Akademisk Råds møde nr , onsdag den 28. november 2018 kl. 12:30 16:00 NOVI 6, mødelokale A, Alfred Nobelsvej 21

Transkript

1 TECH Dekansekretariat Dokument dato: 4. december 2018 Dokumentansvarlig: Rikke Poulsen REFERAT Akademisk Råds møde nr , onsdag den 28. november 2018 kl. 12:30 16:00 NOVI 6, mødelokale A, Alfred Nobelsvej 21 Indkaldte: Mads Græsbøll Christensen, Henrik Pedersen, Petar Popovski, Knud Erik Skouby, Arne Remmen, Henrik Lund, Bent Thomsen, Ivan Aaen, Stefania Serafin, Thomas Bak, Claus Lassen, Lukas Bjørn Leer Bysted, Pelle Andersen, Emil Jørgensen Njor, Bent Thomsen, Torben Larsen, Lise Kirk Nordensgaard, Louise Kiilerich Pratas, Rikke Poulsen (ref). Afbud: Arne Remmen, Henrik Lund, Ivan Aaen, Claus Lassen, Stefania Serafin, Lise Kirk Nordensgaard. Dagsordenpunkter 1. Godkendelse A. Godkendelse af dagsorden for AR møde B. Godkendelse af referat af AR møde Orientering: C. Ph.d. udvalgsmøde torsdag den 25. oktober 2018 Begge godkendt. 2. Tildeling af ph.d. grad til positivt bedømte ph.d. afhandlinger fra: A. Rikke Hagensby Jensen, Institut for Datalogi. Afhandlingens titel: Interaction design for sustainable energy consumption in the smart home B. Romain Sacchi, Institut for Planlægning. Afhandlingens titel: Decoupling environmental impacts from the energy intensive production of cement Begge godkendt. 3. Valg af formand for Akademisk Råd (10 min) v/henrik Pedersen Rådet vælger en formand blandt sine medlemmer. I henhold til standardforretningsordenen vælges der en formand efter nyvalg, hvilket betyder, at der skal vælges en formand igen på det første møde i februar. (Mødet i januar er sidste møde i 2018 rækken) Ingen bilag. Side 1 / 5

2 Bent Thomsen blev valgt som formand, og er villig til også at stille op som formand til februar. I tilfælde af at Bent vælges som formand til februar, skal en anden vælges til hans sæde i Udvalget for Ligestilling og Diversitet. 4. Indstilling af nyt medlem til Akademisk Råd v/henrik Pedersen (25 min) En repræsentant fra hvert institut præsenterer deres kandidat (max 5 min). Efter præsentationerne træffer rådet beslutning om hvilken kandidat der skal indstilles. Sagsfremstilling og tidligere fremsendt mail vedlagt. PLAN var ikke repræsenteret ved mødet. Datalogi havde vendt det og meldingen var, at der var tilfredshed med den gældende repræsentation. CREATE har to mulige kandidater, som man ikke havde haft mulighed for at kontakte på forhånd. Dekanen og Mads Græsbøll (til trods for fratrædelsen) fik mandat til at gå videre med emnet og vælge en af de to kandidater. ES foreslog at Rafal Wisniewski indtræder som substitut for Thomas Bak i den periode Thomas Bak er konstitueret institutleder. Rådet bakkede op om dette. Opfølgning efter mødet: Mathias Rehm fra CREATE blev udpeget som nyt medlem. 5. Æresdoktor 2019 v/ Henrik Pedersen (10 min) Akademisk råd bedes tage stilling til, hvorvidt rådet kan godkende den indstillede kandidat og bedømmelsesudvalgets udtalelse. Sagsfremstilling og udtalelse vedlagt. Akademisk råd besluttede endeligt at indstille Stephen Graham som æresdoktor og tiltrådte bedømmelsesudvalgets udtalelse. 6. Akademisk Råd 2019 v/ Rikke Poulsen (10 min) Til godkendelse: Årsplan 2019 Forretningsorden Skriftlig godkendelsesprocedure Ovenstående vedlagt i bilag. Alle godkendt. Ifht skriftlig godkendelsesprocedure afprøver vi proceduren med at bemærkninger, hvor afhandlingen kan godkendes alligevel, sendes til sekretæren, der drøfter dem med formanden. Spørgsmål kan sendes til alle. Godkendelser skal være enstemmige. Bemærkninger medtages på følgende møde. Fra februar 2019 forventes det, at vi kan tage systemet FirstAgenda/Prepare i brug til mødemateriale. I forhold til mødeforberedelse og dagsorden, blev der opfordret til at man kan sende punkter til dagsordenen til formanden og sekretæren. Vi kan også forsøge med et fast punkt på møderne der hedder næste møde hvor man drøfter et evt. tema og finder ansvarlige til at stå for det. 7. Akademisk Råds møde 11. december 2018 v/rikke Poulsen (5 min) Akademisk råd bedes tage stilling til, hvorvidt man ønsker at afholde ekstra mødet tirsdag den 11. december 2018, eller mødet erstattes af en skriftligt godkendelsesprocedure. Side 2 / 5

3 Ingen bilag Mødet 9. januar blev ligeledes drøftet, da det er meget problematisk i forhold til mødemateriale. Mødet 9. januar 2019 aflyses og erstattes af en skriftlig procedure midt i januar. 11. december mødet fastholdes og der bliver tid til julehygge. Punkt: bl.a. høring AAU budget. 8. Delegering af rådets kompetence til dekanen v/rikke Poulsen (5 min) Rådet bedes i lighed med situationen i 2017 tage stilling til, hvorvidt rådets kompetence til at godkende ph.d. afhandlinger og bedømmelsesudvalg kan delegeres til dekanen (evt. i forening med en valgt formand) for så vidt angår de emner, der ikke kan nå med på mødet/den skriftlige godkendelsesprocedure den 11. december 2018 og frem til og med den 21. december Delegeringen skal sikre at flest mulige modtager deres ph.d. grad i indeværende år, og at eventuelle ansættelsessager ikke forsinkes unødigt. Ingen bilag. Der er opstået tvivl om hvorvidt rådet kan delegere sin kompetence til en enkelt person. Problematikken søges løst med en skriftlig procedure december PAUSE 10 min 9. Orientering om proceduren for ansættelse af VIP på TECH v/henrik Pedersen Orientering som opfølgning på den tidligere behandling af emnet i akademisk råd. Sagsfremstilling og bilag vedlagt. Henrik orienterede om at flere af de forslag rådet havde tidligere er indarbejdet i de nuværende regler. Der var dialog om emnet, idet flere stadig finder beslutningen om reglerne problematisk. Det blev præciseret at dekanen kan dispensere og at reglerne kun gælder faste stillinger og ikke tidsbestemte stillinger. 10. Orientering om muligheden for sabbaticals v/ Henrik Pedersen Henrik orienterede om den politik for sabbaticals der er besluttet i TECH ledelsesgruppen. Typer af sabbaticals Type 1: Fuldtidsophold ved et udenlandsk universitet. Type 2: Delt tid mellem AAU og en virksomhed. Ca. 80 % af tiden skal anvendes i virksomheden, og ca. 20 % af tiden skal anvendes på AAU. Virksomheden betaler for den tid der arbejdes for virksomheden. Lønnen låses på instituttet, så medarbejdere kan søge støtte til fx gæster der besøger instituttet, eller til understøttelse af samarbejde med virksomheder. Der skal foreligge en kontrakt med den pågældende virksomhed. Formkrav En sabbatical er noget man sparer op til: 6 års fuldtid på AAU kan give mulighed for optil 1 års orlov med løn. 3 års fuld tid kan give mulighed for et halvt år med løn En sabbatical skal implementeres i karriereplanen Der skal foreligge en kort beskrivelse af det projekt, som den enkelte ønsker at arbejde med under opholdet: forskningsplan Med henblik på at dokumentere ovenstående skal beskrivelsen indeholde oplysninger om arbejdsopgaver/ansvarsområder samt hvad succeskriterierne er for opholdet Praktik Aftale om sabbatical skal aftales med nærmeste leder og institutlederen skal give tilsagn/godkende den enkeltes sabbatical Side 3 / 5

4 Dekan for Det Tekniske Fakultet for IT og Design skal ligeledes underskrive og godkende aftalen Der er ingen ansøgningsfrister, og der anvendes til dette formål ikke specielle ansøgningsskemaer Økonomi: den enkelte må gerne undersøge om der er fonde der kan søges, fx kan der være mulighed for at få betalt dele af lønnen af universitet/virksomhed Instituttet skal kunne håndtere fraværet uden kompensation Kommentarer: På datalogi har man allerede en politik for det, hvor man har mulighed for at spare op ved at undervise mere i en periode, således at man skubber sin forskningstid til man skal på en sabbatical. Det fungerer og er noget man tilrettelægger efter. Det er ikke alle steder der er en fungere ordning, hvorfor politikken kan være en hjælp andre steder. Henrik: politikken er netop en grundlæggende politik og er lagt ud til ledelsesgruppen der med deres ledelsesret forvalter den. Der er ikke bundet midler til det fra fakultetet. 11. TECH Budget 2019 v/ Henrik Pedersen Præsentation af TECH budget 2019 og orientering om den igangværende proces. v/henrik Pedersen. Henrik gennemgik de overordnede resultater og den interne fordeling af midler. Institutterne har fået besked om at den fordeling der har fundet sted i år ikke vil ske igen i 2020 hvorfor der er behov for at finde midler på særligt CREATE og PLAN. På ES går det nogenlunde lige op, men der er behov for at finde et økonomisk råderum, så der er penge til investering til strategiske satsninger. Det er stadig for tidligt at sige noget helt konkret om 2020 og 2021, da der forsat er flere ubekendte bl.a. hvad reduktionen af internationale studerende kommer til at betyde. TECH har stadig en opgave med en tvungen opsparing. Anlægsinvesteringerne dækker laboratorier og laboratorieudstyr. I særdeleshed antennelab. AAU budgettet kommer med på næste møde, men det er allerede meldt ud at der er et markant fald i indtægter, der selvfølgelig rammer ud på institutterne. På TECH er man mindre udfordret end andre fakulteter. Der blev sat spørgsmålstegn ved om man på AAU var dygtige nok til at komme igennem til Christiansborg når man ser at ITU pludselig fik særskilte midler. Der skal større fokus på at fremme vores dagsorden. 12. Orientering om lukning af en uddannelse og sprogskifte på andre v/ Henrik Pedersen. Henrik redegjorde for processen op til beslutningen, herunder hvorfor medarbejdere ikke har været inddraget. Det blev understreget, at der er tale om en ledelsesmæssig strategisk beslutning, som ligger hos ledelsen alene, og som ville have skabt unødigt uro i organisationen forud for udmeldingen. Der har derudover været tale om en meget kort proces, hvor dekanatet blev involveret i uge 39, og skulle træffe en beslutning i uge 41. Møder og proces mv.: Tidspunkt: Brev fra ministeriet om AAU s reduktion af engelsksprogede studerende. 23. august 2018 Side 4 / 5

5 Udarbejdelse af analyser af engelsksprogede uddannelser i den nedsatte taskforce. 23. august-21. september Afklaringsmøde med ministeriet. 21. september 2018 Dialogmøder med de enkelte dekanater. Uge 39 ( september) og 40 (1.-5. oktober) Indsendelse af AAU s indspil til reduktion til ministeriet. Deadline for indsendelse uge 41 ( oktober) AAU har fået til opgave at åbne nye hårde IT uddannelser i KBH. Men når vi vil åbne nye uddannelser, bliver vi mødt med krav om at vi så lukker noget andet. Der blev sat spørgsmålstegn ved nødvendigheden af at lukke i ITcom i stedet for at tilpasse uddannelsen til det man ønsker at opbygge, især når det skal gå stærkt. Vi har en opgave om nye hårde IT uddannelse, bl.a. med security. I forbindelse med arbejdet med den nye uddannelse vil man naturligt se på om noget af det eksisterende kan anvendes i det fremtidige. Beslutningen truffet og kan ikke laves om. Men der efterspørges en hurtig udmelding om hvad der så skal ske, så man bremser murren i krogene og bekymring for medarbejderne. Ideer til nye uddannelser skal ligge klar hos DSUR i slutningen af januar. Dekanen har fokus på at sikre inddragelse i forbindelse med arbejdet med nye uddannelser. I forhold til den snak der har været om at åbne en software uddannelse i KBH som pt kører rigtig godt i Aalborg, er der rejst en problemstilling om, at man ikke kan dække hele uddannelsen rent personalemæssigt, da man i forvejen har store problemer med at tiltrække personale i aalborg. Det er vigtigt at man gennemtænker den personalemæssige situation, ellers risikerer man at sætte vores gode rygte på spil for en dårlig historie. 13. Eventuelt (10 min) Side 5 / 5