Fælles retningslinjer for udbud af varer og tjenesteydelser i Kulturministeriet

Transkript

1 Fælles retningslinjer for udbud af varer og tjenesteydelser i Kulturministeriet Version april 2015

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Forpligtelser ved udbud af varer og tjenesteydelser i Kulturministeriet Fremgangsmåde ved indgåelse/anskaffelse af vareindkøbsaftaler/vareindkøb Fremgangsmåder ved indgåelse/anskaffelse af tjenesteydelsesaftaler/tjenesteydelser Definition af udbud, vareindkøbs- og tjenesteydelseskontrakter Definitioner Definition af udbud Vareindkøbskontrakt Tjenesteydelseskontrakt Blandede ydelsesanskaffelser (tjenesteydelser og varer) Regler på udbudsområdet Lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v Arbejdsklausul Bilag IIA og bilag IIB til udbudsdirektivet Anbefalinger fra Rigsrevisionen om statens køb/brug af konsulentydelser

3 1. Indledning Formålet med Fælles retningslinjer for udbud af varer og tjenesteydelser i Kulturministeriet er at bidrage til, at Kulturministeriets statsinstitutioner ved anskaffelse af varer og tjenesteydelser følger udbudsreglerne. Retningslinjerne omfatter kun udbud af varer og tjenesteydelser. Bygge- og anlægsarbejder samt tjenesteydelser i forbindelse med bygge- og anlægsarbejder er ikke omfattet af retningslinjerne. Tjenesteydelser i form af rådgivning omkring et byggearbejde er omfattet af bestemmelserne i henhold til statsbyggeloven. Dette gælder både ved nybyggeri, ombygning, tilbygning og vedligeholdelsesarbejder samt rådgivning i alle stader af denne proces, dvs. lige fra de tidligste forundersøgelser. Definitioner og sondringer mellem varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder er beskrevet i afsnit 3. Retningslinjerne er versionsstyret og opdateres løbende. Den sidste nye version af retningslinjerne kan altid findes på Ændringer siden sidst: Som noget nyt indeholder disse udbudsretningslinjer indledningsvis en beskrivelse af seneste ændringer. NB: Koncernledelsen har bestemt, at der i alle kontrakter på Kulturministeriets område skal indskrives arbejdsklausuler (se afsnit 4.3). Følgende er ændret i udbudsreglerne: National annonceringspligt af bilag II B tjenesteydelser er blevet ophævet. Dette betyder ikke fuldkommen valgfrihed for ordregiver. Ordregiver skal nemlig fortsat foretage en afvejning af, om den rekvirerede tjenesteydelse kan have grænseoverskridende interesse fra firmaer uden for DK. Er dette tilfældet, skal der foretages et udbud. Overstiger kontrakten kr. ekskl. moms, skal bestemmeler i udbudsdirektivets art. 23 og 35 stk. 4 fortsat følges. Ordregiver bør desuden udvise godt købmandsskab og konkurrenceudsætte opgaven ved at indhente to eller flere tilbud på grundlag af en skriftlig opgavebeskrivelse. Lov om håndhævelse af udbudsreglerne er blevet ændret. Lovændringen indebærer bl.a., at der indføres forkortelse af klagefrister, og der indføres klagefrister for overtrædelse af tilbudsloven. De ændrede regler/frister m.v. er omtalt i afsnit 4.2 nedenfor. Der er kommet nye tærskelværdier fra EU, som betyder, at tærskelværdien for EU-udbud af varer og tjenesteydelser er blevet hævet lidt. Udbudspligt: Disse retningslinjer fastlægger området for udbudspligt for henholdsvis varer og tjenesteydelser. Alle statsinstitutioner i Kulturministeriet er forpligtet til at følge udbudsreglerne, når de foretager indkøb af varer og tjenesteydelser. Udbudspligt og forpligtelser til at konkurrenceudsætte anskaffelsen af varer og tjenesteydelser fremgår af udbudsskema 1 og 2 neden for. 2. Forpligtelser ved udbud af varer og tjenesteydelser i Kulturministeriet I venstre side af udbudsskema 1 i afsnit 2.1, som omhandler vareindkøb og i udbudsskema 2 i afsnit 2.2, som omhandler tjenesteydelsesanskaffelser er de beløbsmæssige intervaller/tærskelværdier oplistet, og i højre side er fremgangsmåderne for indgåelse af aftaler beskrevet med henvisning til gældende udbudsregler. 3

4 For at afgøre, hvordan ydelsesanskaffelsen af en given vare eller tjenesteydelse håndteres i Kulturministeriet, er det således nødvendigt først at afgøre inden for hvilket interval anskaffelsen beløbsmæssigt befinder sig og derefter følge den fremgangsmåde, som er beskrevet ud for intervallet (se afsnit 4.1 vedrørende metoden til beregning af kontraktens anslåede værdi). Hvis et indkøb overstiger beløbsgrænsen/tærskelværdien for, hvornår der skal foretages udbud kan institutionen vælge at afløfte udbudsforpligtelsen, ved at foretage indkøbet via en SKIrammeaftale, se Bemærk at det er institutionens ansvar at påse at udbudsreglerne overholdes ved indkøb efter SKI rammeaftaler, navnligt de i art. 32 fastsatte regler om indgåelse af kontrakter efter proceduren om udbud af rammeaftaler, som kan indebære pligt til at gennemføre såkaldte miniudbud. I tvivlstilfælde kontaktes Koncern udbud og indkøb, se Henvisninger til bilag IIA og bilag IIB i udbudsskema 2 vedrører henvisning til to bilag til EU s udbudsdirektiv, der opremser alle tjenesteydelseskategorier (se afsnit 4.1). Bilag IIA vedrører udbudspligtige tjenesteydelser og bilag IIB vedrører ikke udbudspligtige tjenesteydelser. 2.1 Fremgangsmåde ved indgåelse/anskaffelse af vareindkøbsaftaler/vareindkøb Udbudsskema 1: Beløbsgrænser/tærskelværdier og fremgangsmåder for indgåelse af vareindkøbsaftaler i Kulturministeriet: Beløbsgrænser/tærskelværdier (ekskl. moms). Opgørelsesmetode: Anslået værdi af vareindkøbsanskaffelsen Fremgangsmåde ved indgåelse af vareindkøbsaftaler 1. Ingen krav om udbud men krav om konkurrence ved indhentning af tilbud 1.1) DKK ) DKK ) DKK Ingen formkrav. Institutionen bør indhente mindst 2 skriftlige tilbud, såfremt det økonomisk og administrativt kan svare sig. Institutionen bør udarbejde kravspecifikation og indhente minimum 2 skriftlige tilbud samt indgå en skriftlig kontrakt. 2. Udbuds- og annonceringspligt! Nationalt udbud efter lov om indhentning af tilbud 2.1) DKK Institutionen skal annoncere/udbyde vareindkøbsaftalen i henhold til Lov om indhentning af tilbud. LBK nr af 07/12/2007. Udbudsproceduren er valgfri, men skal annonceres på Der skal udarbejdes kravspecifikation og kriterierne for tildeling af ordren/aftalen skal annonceres. Principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet i udbuddet skal følges (se Konkurrencestyrelsens vejledning om annonceringspligten fra 13. juni 2007 benævnt ANNONCERINGSPLIGT og hvad så nu?). 4

5 3. Udbudspligt! EU-udbud efter udbudsdirektivet 3. DKK og derover. Udbud skal gennemføres efter udbudsdirektivet med offentliggørelse i enotices på adressen: Kontrakten skal senest 48 kalenderdage efter kontraktindgåelsen offentliggøres via en ordretildelingsbekendtgørelse i enotices på adressen: Bemærk, at skemaerne ovenfor også gælder for indkøb af løst inventar, der indkøbes og finansieres af byggebevillinger, selvom selve byggearbejderne (og rådgivningen) er omfattet af andre retningslinjer. 2.2 Fremgangsmåder ved indgåelse/anskaffelse af tjenesteydelsesaftaler/tjenesteydelser Udbudsskema 2: Beløbsgrænser/tærskelværdier og fremgangsmåder for indgåelse af tjenesteydelsesaftaler i Kulturministeriet: Beløbsgrænser/tærskelværdier (ekskl. moms). Opgørelsesmetode: Anslået værdi af tjenesteydelsesanskaffelsen Fremgangsmåde ved indgåelse af tjenesteydelsesaftalen 1. Ingen krav om udbud men krav om konkurrence ved indhentning af tilbud 1.1) DKK ) DKK ) DKK Ingen formkrav. Institutionen bør indhente mindst 2 skriftlige tilbud, såfremt det økonomisk og administrativt kan svare sig. Institutionen bør udarbejde skriftlig opgavebeskrivelse, indhente minimum 2 skriftlige tilbud samt indgå en skriftlig kontrakt. 2. Udbuds- og annonceringspligt! Nationalt udbud efter lov om indhentning af tilbud 5

6 2.1) DKK og derover 2.1 a) Institutionen skal foretage en overvejelse om opgaven kan have en grænseoverskridende interesse, jf. endvidere pkt. 2.4.b) Udbudsdirektivets bilag IIB tjenesteydelseskategori (se afsnit 4.1): Finder institutionen, at opgaven ikke har grænseoverskridende interesse, kan institutionen vælge at annoncere/udbyde tjenesteydelsesaftalen i henhold til Lov om indhentning af tilbud LBK nr af 07/12/2007. Udbudsproceduren er valgfri, men skal annonceres på Der skal udarbejdes kravspecifikation og kriterierne for tildeling af ordren/aftalen skal annonceres. Principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet i udbuddet skal følges (se Konkurrencestyrelsens vejledning om annonceringspligten fra 13. juni 2007 benævnt ANNONCERINGSPLIGT og hvad så nu?). 2.2) DKK Udbudsdirektivets bilag IIA tjenesteydelseskategori 1-16 (se afsnit 4.1): 2.3) DKK Udbudsdirektivets bilag IIA tjenesteydelseskategori (se afsnit 4. og 4.1): Institutionen skal annoncere/udbyde tjenesteydelsesaftalen i henhold til Lov om indhentning af tilbud LBK nr af 07/12/2007. Udbudsproceduren er valgfri, men skal annonceres på Der skal udarbejdes kravspecifikation og kriterierne for tildeling af ordren/aftalen skal annonceres. Principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet i udbuddet skal følges (se Konkurrencestyrelsens vejledning om annonceringspligten fra 13. juni 2007 benævnt ANNONCERINGSPLIGT og hvad så nu?). 6

7 2.4) DKK og derover Udbudsdirektivets: a) bilag IIA tjenesteydelseskategori (se afsnit 4.) og b) bilag IIB (se afsnit 4.1): 2.4 a) Institutionen skal udbyde tjenesteydelsesaftalen efter tilbudsloven og følge udbudsdirektivets art. 23 vedrørende udformning af tekniske specifikationer samt udbudsdirektivets art. 35 stk. 4 om offentliggørelse af kontrakten. Kontrakten skal senest 48 kalenderdage efter kontraktindgåelsen offentliggøres via en ordretildelingsbekendtgørelse i enotices på adressen: b) Institutionen skal foretage en overvejelse om opgaven kan have en grænseoverskridende interesse fra leverandører uden for DK. For så vidt, at opgaven har en grænseoverskridende interesse fra leverandører uden for DK, skal institutionen udbyde/offentliggøre tjenesteydelsesaftalen ved at ligge sig tæt op ad reglerne for EU-udbud. Dette indebærer et EU-udbud af bilag II B tjenesteydelser i enotices. Institutionen skal dog fuldstændigt følge udbudsdirektivets art. 23 vedrørende udformning af tekniske specifikationer samt udbudsdirektivets art. 35 stk. 4 om offentliggørelse af kontrakten. Kontrakten skal senest 48 kalenderdage efter kontraktindgåelsen offentliggøres via en ordretildelingsbekendtgørelse i enotices på adressen: For så vidt at opgaven ikke har en grænseoverskridende interesse fra leverandører uden for DK, kan institutionen vælge helt at undlade et udbud. Bemærk: Det er institutionens fulde ansvar at foretage en vurdering af den grænseoverskridende interesse. I tvivlstilfælde kan Koncern udbud og indkøb kontaktes. 3. Udbudspligt! EU-udbud efter udbudsdirektivet 3.1) DKK og derover Udbudsdirektivets bilag IIA tjenesteydelseskategori 1-16 (se afsnit 4.1): Udbud skal gennemføres efter udbudsdirektivet med offentliggørelse i enotices på adressen: Kontrakten skal senest 48 kalenderdage efter kontraktindgåelsen offentliggøres via en ordretildelingsbekendtgørelse i enotices på adressen: 3.2) DKK og derover. Visse ydelser i Udbudsdirektivets bilag IIA tjenesteydelseskategori (se afsnit 4.1 nedenfor): OBS! Vær opmærksom på at der i henhold til regeringens følg- og forklarprincip gælder en forpligtigelse til at gøre brug af sociale klausuler om uddannelses- og praktikaftaler i alle relevante udbud af tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver. Relevant udbud er af KFST defineret som udbud af opgaver med en varighed af minimum 6 måneder og med en forventet 7

8 kontraktsum på 10 mio. kr. og/eller en lønsum på 4 mio. kr. Hvor et udbud falder ind under kategorien relevante udbud skal ordregiver foretage en konkret vurdering af, om opgaven i praksis egner sig til en klausul om praktikaftale. Link til vejledning til sociale klausuler om uddannelses- og praktikaftaler i udbud: KFST/Publikationer/Dansk/2013/~/media/KFST/Offentlig%20konkurrence/Regler%20og%20vejled ninger/vejledninger/vejledning%20sociale%20klausuler%20final.pdf Alle ministerier skal ved udgangen af hvert år foretage en indrapportering til EVM omkring status på anvendelse af klausulerne. Koncern Udbud og Indkøb koordinerer denne indrapportering. 3. Definition af udbud, vareindkøbs- og tjenesteydelseskontrakter 3.1 Definitioner Definition af udbud Finansministeriets definition af et udbud: Ved et udbud forstås den konkurrenceudsættelse, der sker ved den udbydende myndigheds opfordring til interesserede leverandører om at afgive tilbud på varetagelsen af en offentlig opgave Vareindkøbskontrakt Ved»offentlige vareindkøbskontrakter«forstås køb, leasing eller leje med eller uden forkøbsret af varer. En offentlig kontrakt, der vedrører levering af varer, og som også accessorisk omfatter monterings- og installationsarbejde, betragtes som en»offentlig vareindkøbskontrakt« Tjenesteydelseskontrakt Ved»offentlige tjenesteydelseskontrakter«forstås offentlige kontrakter, bortset fra offentlige byggeog anlægskontrakter og vareindkøbskontrakter, der vedrører tjenesteydelser nævnt i bilag IIA og bilag IIB til udbudsdirektivet, se afsnit 4. For at afgøre om, der er tale om en offentlig tjenesteydelseskontrakt er det dermed nødvendigt både at kende definitionen for vareindkøbskontrakt (se afsnit 3.1.1) og for bygge- og anlægskontrakt. Definitionen på en bygge- og anlægskontrakt er: Ved»offentlige bygge- og anlægskontrakter«forstås offentlige kontrakter om enten udførelse eller både projektering og udførelse af arbejder vedrørende en af de i bilag I til udbudsdirektivet omhandlede aktiviteter eller af bygge- og anlægsarbejde eller om udførelsen ved et hvilket som helst middel af et bygge- og anlægsarbejde, der svarer til behov præciseret af den ordregivende myndighed. Ved»bygge- og anlægsarbejde«forstås resultatet af et sæt bygge- og anlægsaktiviteter bestemt til i sig selv at udfylde en økonomisk eller teknisk funktion. Bemærk, at de tjenesteydelser i bilag IIA, der er nævnt under kategori 12, er omfattet af og skal behandles i bestemmelserne i statsbyggeloven og tilhørende bekendtgørelser og cirkulærer Blandede ydelsesanskaffelser (tjenesteydelser og varer) Ved blandede tjenesteydelses- og vareindkøbskontrakter, gælder der en almindelig 50 % regel, hvorefter kontrakten betragtes som en»offentlig tjenesteydelseskontrakt«, hvis værdien af tjenesteydelsesanskaffelserne overstiger værdien af vareindkøbsanskaffelserne og omvendt. 8

9 Der er også tale om en offentlig tjenesteydelseskontrakt, hvis værdien af bygge- og anlægsarbejderne som nævnt i udbudsdirektivets bilag I kun er accessoriske aktiviteter i forhold til kontraktens hovedgenstand. 4. Regler på udbudsområdet Dette afsnit indeholder en kortfattet beskrivelse af de udbudsregler, som finder anvendelse ved udbud af vare- og tjenesteydelsesaftaler (se udbudsskema 1 i afsnit 2.1 og udbudsskema 2 i afsnit 2.2). De vigtigste regelsæt på udbudsområdet er følgende: Forordninger: 1. Fristforordningen (Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter). 1.1 Fristforordningen anvendes i sagens natur til beregning af lovregulerede tidsfrister. 2. CPV-glosaret: Kommissionens forordning (EF) Nr. 213/2008 af 28. november 2007 om ændring af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 2195/2002 om det fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV) og Europa-Parlamentets og Rådets udbudsdirektiver. 2.1 CPV glosaret indeholder en oversigt over samtlige indkøbskoder og anvendes til at indkøbskode anskaffelsen. CPV skal identificeres og anvendes både ved EU-udbud og udbud efter tilbudsloven. EU-direktiver af relevans ved udbud af vare og tjenesteydelser: 3. Udbudsdirektivet: Rammebekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 vedrørende europaparlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer, benævnt (Udbudsdirektivet). De senere ændringer er bekendtgørelse nr. 895 af 17. august Udbudsdirektivet indeholder EU s udbudsregler og fremgangsmåder ved indgåelse af offentlige vareindkøbs-, tjenesteydelses- og bygge- og anlægskontrakter. Danske love af relevans ved udbud af vare og tjenesteydelser: 4. Lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. lov nr. 492 af 12/05/2010: Loven implementerer EU s kontroldirektiver og indeholder skærpede regler på udbudsområdet for EU-udbudspligtige kontrakter. Loven gælder fra d. 1. juli De senere ændringer til loven er: ændring af 7 i håndhævelsesloven (LOV nr af 21. december ), ændringer til håndhævelsesloven (LOV nr. 618 af 14. juni 2011) og lov om ændring af lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. (LOV nr. 511 af 27. maj 2013). 4.1 Håndhævelsesloven indeholder klagefrister for EU-udbud og udbud efter tilbudsloven, indholdskrav til afslag ved prækvalifikation og tilbud, regler om stand-still m.v. (se afsnit 4.2 neden for). 5. Lov om klagenævnet for udbud (lov nr. 538 af 8. juni 2006 og lov nr. 572 af 6. juni 2007). 5.1 Fastlægger klagenævnets beføjelser navnlig i klagesager m.v. 6. Bekendtgørelse om klagenævnet for udbud (BEK nr. 887 af 11. august 2011). Ændret ved bekendtgørelse om ændring af bekendtgørelse om Klagenævnet for udbud (BEK nr. 550 af 29. maj 2013). 7. Tilbudsloven: LBK nr af 07/12/2007. De senere ændringer til loven er: Ændring til tilbudsloven (Lov nr. 618 af 14. juni ) ophævelse af tilbudslovens kapitel 7. Annoncering af vare- og tjenesteydelser på Udbud.dk (BEK nr. 280 af 23. marts 2012). Ændring til tilbudsloven (LOV nr af 18. december ) ophævelse af annonceringspligten for bilag b ydelser. 7.1 Tilbudsloven indeholder bl.a. en national annonceringspligt af varer og tjenesteydelser. 9

10 8. Konkurrenceloven: Bekendtgørelse nr. 972 af 13. august Indeholder danske konkurrenceregler. 9. Restanceloven: Finansministeriets lov nr af 21. december 1994 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger ( Restanceloven ). Ændret ved lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love. 9.1 Ifølge restanceloven har Kulturministeriet pligt til ved udbud at angive, at tilbudsgiver sammen med sit tilbud skal afgive en tro og love erklæring om ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Loven gælder både for nationale udbud og EU-udbud. 10. Virksomhedsoverdragelsesloven: Bekendtgørelse nr. 710 af 20. august Ved udliciteringer og ved genudbud er det vigtigt at være opmærksom på om der er pligt til at iagttage virksomhedsoverdragelseslovens regler om virksomhedsoverdragelse af medarbejdere. 11. Arbejdsmiljølovens 33a: Bekendtgørelse nr af 7. september Miljøbeskyttelseslovens 6: Bekendtgørelse nr. 879 af 26. juni Cirkulære og cirkulæreskrivelser af relevans ved udbud af vare og tjenesteydelser: 13. Udbudscirkulæret: Finansministeriets cirkulære nr. 2 af 13. januar 2010 om udbud af statslige drifts- og anlægsopgaver. 14. Cirkulæreskrivelse om samtidig underretning af ansøgere og tilbudsgivere: Cirkulære om samtidig underretning af ansøgere og tilbudsgivere nr. 149 af 19. december Cirkulære om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter (CIR1H nr af 30/06/2014). Cirkulære med krav om arbejdsklausuler i alle statslige myndigheders kontraktforhold, som sikrer, at leverandørens ansatte får sædvanlige løn- og arbejdsvilkår (se afsnit 4.3). 16. Cirkulære om miljø og energihensyn ved statslige indkøb (Cirkulære nr. 26 af 7. februar 1995). 17. Regeringens Følg- og forklar- princip er vedtaget i forbindelse med Finanslov 2013 om. Statslige ordregivere forpligtes til i relevante udbud at gøre brug af sociale klausuler om uddannelses- og praktikaftaler. 18. Cirkulære om sikring af bæredygtigt træ i statens aftaler om vareindkøb, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder (CIR1H nr af 25/06/2014). Cirkulære med krav om at der i alle kontrakter, hvor træ indgår som et væsentligt element, skal stilles krav om, at træet skal være bæredygtigt. 4.1 Udbudsdirektivet Særligt om tjenesteydelsesaftaler/tjenesteydelser i udbudsskema 2: Udbudsdirektivets anvendelse på tjenesteydelsesaftaler er todelt. Direktivet inddeler alle tjenesteydelser i 27 kategorier, og kategorierne er delt mellem to bilag benævnt bilag IIA og bilag IIB. Bilag IIA indeholder 16 udbudspligtige tjenesteydelseskategorier nummereret 1-16, mens bilag IIB indeholder 11 ikke udbudspligtige tjenesteydelseskategorier nummeret 17-27, se bilagene i afsnit 4.3. For tjenesteydelser opført på bilag IIA er der udbudspligt, hvis aftalens anslåede værdi er større end eller lig med DKK ekskl. moms. Ved bilag IIA ydelser er der pligt til at offentliggøre den indgåede aftale i EU-Tidende i overensstemmelse med bestemmelsen i art. 35 stk. 4. For tjenesteydelser opført på bilag IIB er der ikke udbudspligt efter udbudsdirektivet, medmindre tjenesteydelsen vurderes at have en grænseoverskridende interesse fra leverandører uden for DK. Er aftalens anslåede værdi større end eller lig med DKK ekskl. moms skal bestemmelserne i art. 23 og 35 stk. 4 følges. Ved bilag IIB ydelser er der pligt til at følge proceduren i art. 10

11 23 vedrørende udformning af tekniske specifikationer og art. 35 stk. 4 vedrørende offentliggørelse af resultatet af kontraktindgåelsen i EU-Tidende. Særligt om kategori 5 og 8 til bilag IIA (udbudsskema 2): Udbudspligten efter udbudsdirektivets kategori 5 til bilag IIA gælder ikke for følgende tjenesteydelser: taletelefoni, telex, radiotelefoni, personsøgning og satellitkommunikation. Bemærk: Hvis der ikke er pligt til EU-udbud efter udbudsdirektivet er der udbudspligt efter tilbudsloven for så vidt, at opgavens værdi overstiger DKK ekskl. moms. Følgende andre tjenesteydelser er udbudspligtige efter udbudsdirektivets kategori 5 når tærskelværdien er DKK og derover (listen er ikke udtømmende): telekommunikation, telefon- og datatransmissionstjenester, mobiltelefontjeneste, lukkede brugertelefontjenester, telefonomstillingstjenester, elektroniske meddelelser- og informationstjenester, elektroniske dataudvekslingstjenester, elektroniske posttjenester, value-added-informationstjenester, sammenkobling af netværk, distancearbejde, telekonferencetjenester, telematiktjenester m.v. Udbudsdirektivets bilag IIA kategori 8. For så vidt angår tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling er disse omfattet af direktivets udbudspligt, når udbyttet af forsknings- og udviklingsprojektet alene tilhører ordregiver til brug for egen virksomhed og ordregiver egenfinansierer projektet. Tærskelværdien for, hvornår der foreligger pligt til EU-udbud af tjenesteydelser efter kategori 8 er DKK kr. Bemærk: Hvis der ikke er pligt til EU-udbud efter udbudsdirektivets bilag IIA kategori 8, er der fortsat udbudspligt efter tilbudsloven for så vidt, at tjenesteydelsesaftalen overstiger DKK ekskl. moms. Særligt om beregning af kontraktens anslåede værdi: Hvorvidt institutionen forpligtes til at gå i udbud og følge udbudsreglerne afhænger af den konkrete aftales anslåede værdi inkl. værdien af eventuelle optioner herunder tilkøbsydelser og forlængelser. Der må ikke ske opdeling af opgaver og leverancer i flere aftaler og delaftaler, herunder en tidsmæssig opdeling, med det formål at omgå udbudsreglerne. Ved offentlige kontrakter om leasing eller leje med eller uden forkøbsret af varer er grundlaget for beregning af kontraktens anslåede værdi a) eller b): a) den offentlige kontrakts anslåede samlede værdi for så vidt angår tidsbegrænsede kontrakter, hvis løbetid er tolv måneder eller derunder, eller kontraktens samlede værdi for så vidt angår tidsbegrænsede kontrakter, hvis løbetid er over tolv måneder, inklusive den anslåede overskydende værdi. b) den månedlige værdi, multipliceret med 48, for så vidt angår tidsubegrænsede offentlige kontrakter eller offentlige kontrakter, hvis løbetid ikke kan fastsættes nærmere. For offentlige vareindkøbs- eller tjenesteydelseskontrakter, der indgås med regelmæssige mellemrum, eller som skal fornyes inden for et bestemt tidsrum, beregnes kontraktens anslåede værdi på grundlag af: a) enten den samlede faktiske værdi af lignende successive kontrakter, der er indgået i løbet af de foregående tolv måneder eller det foregående regnskabsår, så vidt muligt korrigeret for at tage hensyn til forventede ændringer i mængde eller værdi i løbet af de tolv måneder, der følger efter indgåelsen af den oprindelige kontrakt 11

12 b) eller den samlede anslåede værdi af de successive kontrakter, der indgås i løbet af de tolv måneder, der følger efter den første levering, eller i løbet af kontraktperioden, hvis denne er over tolv måneder. Ved beregningen af den anslåede værdi af offentlige tjenesteydelseskontrakter, hvori der ikke er fastsat en samlet pris: a) for tidsbegrænsede kontrakter, hvis de løber i 48 måneder eller derunder: den anslåede samlede værdi for hele løbetiden b) for tidsubegrænsede kontrakter eller kontrakter, hvis løbetid er over 48 måneder: den månedlige værdi multipliceret med 48. Såfremt tjenesteydelserne er opdelt i flere delydelser, for hvilke der indgås særskilte aftaler, skal værdien af hver enkelt delydelse tages i betragtning/sammenlægges ved beregningen af den anslåede værdi. Aftalens værdi anslås inden beslutningen om, der skal foretages udbud. Værdien skal anslås på et tilstrækkeligt grundlag dvs. på grundlag af vurderinger af opgavens omfang og prisniveauet for udførelse af tilsvarende opgaver. I tilfælde af tvivl skal der indhentes oplysninger (men ikke tilbud) herom fra to eller flere leverandører. I forbindelse med indhentning af oplysninger om prisniveau m.v. er det ikke tilladt at gennemføre forhandlinger med det formål at bringe aftalens værdi under en tærskelværdi for udbud. Hvis den anslåede værdi er under en tærskelværdi for udbud, og det viser sig, at den endelige aftale mod forventning overstiger en tærskelværdi for udbud, skal udbud kun afholdes, hvis værdien af tjenesteydelsesaftalen er anslået på et utilstrækkeligt eller forkert grundlag. Ved væsentlige afvigelser bør der som hovedregel gennemføres et udbud. 4.2 Lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. Lov om håndhævelse af udbudsreglerne indebærer følgende regler, som institutionen skal være særlig opmærksom på at overholde, når de gennemfører et udbud: EU-udbud: Stand-still: Stand-still perioden er den periode, der løber fra ordregiver har meddelt hvem, der vinder udbuddet og til endelig kontrakt underskrives/indgås. o Stand-still perioden er på 10 kalenderdage og de 10 kalenderdage regnes fra dagen efter meddelelse/tildelingsbeslutning sendes til tilbudsgiverne om, hvem der vinder og, hvem der får afslag (meddelelser om tildeling/afslag skal sendes samtidigt/samme dag). o Hvordan beregnes stand still perioden? Sendes meddelelse/tildelingsbeslutning dagen før en søgne-/helligdag regnes søgne-/helligdagen som første kalenderdag i stand still perioden. Ender stand still perioden på en søgne-/helligdag regnes udløbet af stand still perioden fra førstkommende hverdag ved midnat. Dvs. første mulige dag for kontraktunderskrivelse/-indgåelse vil være dagen efter udløb. Eksempler: Udsendes meddelelse/tildelingsbeslutning fredag d. 2. august 2013, er første kalenderdag i stand-still perioden lørdag d. 3. august Stand-still-perioden udløber i dette tilfælde mandag d. 12. august 2013 ved midnat. Kontrakten kan tidligst underskrives/indgås tirsdag d. 13. august Udsendes meddelelse/tildelingsbeslutning onsdag d. 7. august 2013, er den 10. kalenderdag i stand-still perioden lørdag d. 17. august I dette tilfælde regnes frem til førstkommende hverdag d. 19. august 2013 ved midnat før stand-still perioden udløber. Kontrakten kan i dette tilfælde tidligst underskrives/indgås tirsdag d. 20. august

13 o Bemærk: Sendes meddelelse/tildelingsbeslutning med brevpost er stand still perioden på 15 kalenderdage regnet fra dagen efter afsendelse af brevposten. Oplysningspligt ved underretning/tildeling: Ordregiver skal i sin meddelelsesskrivelse/underretning (om afslag på tildeling af kontrakt) oplyse hvornår stand-still perioden udløber. Hvis ordregiver ikke oplyser om hvornår stand-still perioden udløber, kan ordregiver risikere, at Klagenævnet for Udbud udsteder påbud om lovliggørelse af udbudsproceduren eller erklærer en indgået kontrakt for at være uden virkning (se neden for). Ordregiver er forpligtet til både ved underretning om afslag ved prækvalifikation og ved afslag på tilbud (til ansøgere og tilbudsgivere), at afgive en kort redegørelse for de relevante grunde for afslag. Ordregiver kan risikere at klagenævnet udsteder påbuddet uden virkning : Uden virkning betyder i realiteten, at kontrakten er virkningsløs og skal bringes til ophør inden for den frist som Klagenævnet fastsætter. Klagenævnet for Udbud, kan i visse tilfælde udstede påbud om, at en kontrakt, som erklæres for uden virkning, helt eller delvist skal bringes til ophør og Klagenævnet for Udbud er i nærmere bestemte situationer, forpligtet til at udstede påbud om, at en kontrakt, som erklæres for uden virkning, helt eller delvist skal bringes til ophør. o Klagenævnet for Udbud kan erklære en kontrakt for at være uden virkning, hvis kontrakten er indgået i stand-still perioden, eller hvis kontrakten indgås, selvom klage har opsættende virkning eller klage er tillagt opsættende virkning (se neden for). o Klagenævnet for Udbud kan erklære en kontrakt for at være uden virkning i følgende tilfælde: Hvis en udbudspligtig kontrakt er indgået uden afholdelse af et udbud. Hvis kontrakten er indgået i strid med reglerne om stand-still eller opsættende virkning af en klage og ordregiver samtidig har handlet på en måde, der har påvirket tilbudsgivernes muligheder for at få tildelt kontrakten. Hvis et mini-udbud er undladt på en rammeaftale (f.eks. en SKI rammeaftale), og kontraktværdien er over tærskelværdien. Erklæres kontrakten for uden virkning skal det angives fra hvilket tidspunkt kontrakten skal anses for uden virkning og uden virkning kan kun ske for fremtidige leverancer i kontrakten. Anvendelse af SKI rammeaftale: Ordregiver kan ikke blive mødt med sanktionen uden virkning hvis rammeaftalen ikke er annulleret på tidspunktet for tildelingsbeslutningen af en SKI rammeaftale. Ordregiver/institutionen skal her være opmærksom på at tjekke at SKI-rammeaftalen ikke er annulleret når denne benyttes, da institutionen ellers risikerer at blive mødt med sanktionen uden virkning. Automatisk opsættende virkning: Klage indgivet til Klagenævnet for Udbud i standstill perioden vil automatisk blive tillagt opsættende virkning i op til 30 dage. (Opsættende virkning, indebærer for ordregiver at ordregiver ikke må foretage sig yderligere i udbudsprocessen, fx underskrive kontrakt, før Klagenævnet for udbud har vurderet klagen) Præklusive klagefrister: Der gælder præklusive klagefrister for tilbudsgiverne/ansøgerne. o Tilbudsgivers klagefrist er 45 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag at bekendtgørelse er offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. o o Ansøgers klagefrist ved prækvalifikation er 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret. Tilbudsgivers klagefrist er 6 måneder ved indgåelse af rammeaftaler og regnes fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere. Mulighed for suspension af udbud: Klagenævnet for Udbud kan suspendere ordregivers udbudsprocedure eller ulovlige beslutninger i forbindelse med 13

14 udbudsforretningen og udstede påbud om lovliggørelse af udbudsproceduren eller beslutninger i forbindelse med udbudsproceduren. Mulighed for bøder: Klagenævnet for Udbud skal i visse tilfælde pålægge ordregiver en økonomisk sanktion, som alternativ til >>uden virkning<<. Den økonomiske sanktion vil altid udgøre mindst kr. og maksimalt 10 mio. kr. Ordregiver kan lovligt tildele en kontrakt direkte, (dvs. uden udbud) ved at offentliggøre bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed (benævnt profylaksebekendtgørelse) i Den Europæiske Unions Tidende, såfremt en række betingelser er overholdt i lovens 4. Her gælder også en stand-still periode på 10 dage (hvilket i realiteten er 11 dage, da kontrakten først kan underskrives på den 11. dag fra underretning er udsendt). Bemærk, at det er forudsat, at begrundelsen for at tildele direkte er lovlig i henhold til udbudsreglerne. Udbud efter tilbudsloven: Som noget nyt er der indført præklusive klagefrister ved udbud/annoncering efter tilbudsloven: o Tilbudsgivers klagefrist er 45 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte tilbudsgivere om hvem der er blevet tildelt kontrakten. o Ansøgers klagefrist ved prækvalifikation er 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret. o Tilbudsgivers klagefrist er 6 måneder ved indgåelse af rammeaftaler og regnes fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere. Ordregiver er forpligtet til både, ved underretning om afslag ved prækvalifikation og ved afslag på tilbud (til ansøgere og tilbudsgivere), at afgive en kort redegørelse for de relevante grunde for afslag. Godt råd ved gennemførelse af udbud i lyset af lov om håndhævelse af udbudsreglerne: Ansvarsbegrænsning: Koncern udbud og indkøb anbefaler, at institutionerne i EU-udbudspligtige kontrakter, fremover overvejer at begrænse institutionernes erstatningsansvar i forhold til den valgte leverandør, for det tilfælde at Klagenævnet for Udbud erklærer hele eller dele af kontrakten for at være uden virkning og/eller aftaler et opsigelsesvarsel, så institutionen kan komme ud af kontrakten før tid. 14

15 4.3 Arbejdsklausul Med Beskæftigelsesministeriets Cirkulære om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter er det et krav, at der i alle offentlige kontrakter om levering af ydelser uanset værdi skal indskrives arbejdsklausuler, som sikrer, at leverandørens ansatte får sædvanlige løn- og arbejdsvilkår. Der skal endvidere stilles krav om hvordan leverandøren skal dokumentere overholdelse af arbejdsklausulen, hvordan leverandøren skal orientere de ansatte om løn- og arbejdsvilkår, sanktion for manglende overholdelse, samt hvordan brug og overholdelse af arbejdsklausuler vil blive kontrolleret. Koncernledelsen har på den baggrund besluttet, at Kammeradvokatens arbejdsklausul skal indskrives i alle kontrakter om levering af ydelser til Kulturministeriet. Klausulen kan findes her: klausul.pdf Klausulen kan enten indarbejdes i kontrakten eller vedlægges kontrakten som et bilag. Når kontrakten udbydes efter EU s udbudsregler skal der informeres om den anvendte arbejdsklausul i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet. Kravet om arbejdsklausuler gælder ikke for kontrakter, der vedrører indkøb af varer, der indgår i en leverandørs almindelige produktion eller varelager. Beskæftigelsesministeriet har udarbejdet en vejledning til cirkulæret som findes her: Bilag IIA og bilag IIB til udbudsdirektivet Bilag IIA Kategorier Beskrivelse CPC-reference- CPV-referencenummer nummer 2) 1 Vedligeholdelse og reparation 6112, 6122, 633, (undt og , , 2 Landtransport 3), herunder sikkerhedstransport og kurérvirksomhed, undtagen postbesørgelse 3 Lufttransport: Transport af personer og gods, undtagen postbesørgelse 712 (undt ), 7512, , ) (undt , , ) og (undtagen 7321) (undt , ) 4 Postbesørgelse på land 71235, , og i luften , Teletjenester 4) , og Finansielle tjenesteydelser: a) Forsikring b) Bank- og investeringstjenesteyde lser 5) 7 Edb-tjenesteydelser og her med beslægtede ex 81, 812, og ) , (undt. 15

16 tjenesteydelser og ) 8 FoU-tjenesteydelser 6) (undt , , ) 9 Regnskab, revision og bogholderi 10 Markeds- og og opinionsunder søgelser 11 Managementkonsulent virksomhed 7) og hermed be slægtede tjenesteydelser 12 Arkitektvirksomhed: Rådgivende ingeniørvirksomhed og integreret ingeniørvirksomhed, byplanlægning og landskabsarkitektur, hermed beslægtet teknisk-videnskabelig konsulentvirksomhed, teknisk afprøvning og analyse , , , (undt ) og , , , , , , og og Reklamevirksomhed (undt og ) 14 Bygningsrengøring og ejen domsadministration 874, til og Forlags- og trykkerivirksomhed på honorar- eller kontraktbasis 16 Kloakering og affaldsbortskaffelse: rensning og lignende tjenesteydelser og , , ) I tilfælde af forskellige fortolkninger mellem CPV og CPC finder CPC-nomenklaturen anvendelse. 2) CPC-nomenklaturen (den midlertidige udgave), som bruges ved fastlæggelse af anvendelsesområdet for direktiv 92/50/EØF. 3) Undtagen de i kategori 18 omhandlede jernbanetransportydelser. 4) Undtagen radio- og tv-selskabers indkøb, udvikling, produktion eller samproduktion af programmateriale, der er beregnet til udsendelse, og aftaler om sendetid 5) Undtagen finansielle tjenesteydelser vedrørende emission, køb, salg og overdragelse af værdipapirer eller andre finansielle instrumenter samt centralbankers tjenesteydelser. Tjenesteydelser, der består i erhvervelse eller leje - uanset de finansielle betingelser - af jord, eksisterende bygninger eller anden fast ejendom, eller som vedrører rettigheder hertil, er også udelukket; dog er aftaler om finansielle tjenesteydelser, der indgås samtidig med eller før eller efter aftalen om erhvervelse eller leje, uanset form, omfattet af dette direktiv. 6) D.v.s. for så vidt angår tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling er disse omfattet af bilag IIA kategori 8, når udbyttet af forsknings- og udviklingsprojektet alene tilhører ordregiver til brug for egen virksomhed og ordregiver fuldt ud betaler for projektet. Tærskelværdien for, hvornår der foreligger fuld udbudspligt af tjenesteydelser efter kategori 8 er kr. 7) Undtagen voldgiftsafgørelser og mægling. 16

17 Bilag IIB Kategorier Beskrivelse CPC-referencenummer 17 Hotel- og restaurationsvirksomhe d CPV-referencenummer og Jernbanetransport og Transport ad vandveje og Støtte- og hjælpetransporttjeneste ydelser , , , , (undt , , ) og , Juridiske tjenesteydelser 22 Personaleudvælgelse og (undt. rekruttering 1) ) og Efterforsknings- og 873 (undtagen sikkerhedstjenesteydels 87304) er, undtagen sikkerhedstransport 24 Undervisning og erhvervsuddannelse 25 Sundheds- og socialvæsen 26 Fritids- og sportsaktiviteter samt kulturelle aktiviteter 27 Andre tjenesteydelser 2) og (undt og ) og (undt ) 1) Undtagen ansættelseskontrakter. 2) Undtagen aftaler om radio- og fjernsynsforetagenders erhvervelse, udvikling, produktion eller koproduktion af programmer og aftaler om sendetid. 5. Anbefalinger fra Rigsrevisionen om statens køb/brug af konsulentydelser Anbefaling fra Rigsrevisionen Rigsrevisionen har ved Beretning (10/06) om statens køb af konsulentydelser gennemgået en række statslige myndigheders køb af eksterne konsulentydelser. Beretningen indeholder to hovedkonklusioner: Den første går på, at der bør formuleres en strategi for køb af konsulentydelser Den anden går på, at der skal udvise omkostningsbevidsthed ved køb af konsulentydelser. Strategi for køb af konsulentydelser Rigsrevisionen anbefaler, at statslige myndigheder, der i stort omfang og hyppigt anvender konsulenter, formulerer en egentlig strategi herfor. Strategien bør formuleres på baggrund af systematisk viden om, hvordan man normalt bruger konsulenter, og bør indeholde klare kriterier for, hvornår man vælger at bruge en konsulent til at 17

18 løse en given opgave. Som eksempel herpå fremhæver Rigsrevisionen Rigspolitiets strategi for køb af konsulentydelser: Rigspolitiets strategi for køb af konsulentydelser Det er Rigspolitiets strategi for køb af konsulentydelser, at der hovedsageligt kun skal anvendes konsulenter i de situationer, hvor: markedet for kompetencer er karakteriseret ved relativt høje lønomkostninger det er vanskeligt at rekruttere og fastholde kompetencer det er omkostningskrævende at vedligeholde faglige kompetencer opgaven kræver særlige it-kompetencer. Herudover anbefaler Rigsrevisionen, at man dokumenterer hvorfor man i hvert tilfælde har valgt at bruge en konsulent (med henvisning til strategien). Omkostningsbevidsthed ved køb af konsulentydelser Rigsrevisionen anbefaler, at der ved køb af konsulentydelser udvises (og ikke mindst dokumenteres) omkostningsbevidsthed. Af konkrete tiltag, der kan sikre omkostningsbevidsthed nævner Rigsrevisionen: Præcision i beskrivelse af konsulentopgaven. Dokumentation for valg af leverandør (bedst og billigst). Præcision i kontraktjura. Løbende resultatopfølgning. Kompetenceoverførsel fra konsulent til myndighed. Løbende opfølgning på, hvordan man anvender konsulenter. Rigsrevisionens oversigt over tiltag skal ses som en bruttoliste over ting man bør tage højde for, inden der anvendes eksterne konsulenter. Institutionerne i Kulturministeriet skal forholde sig til rigsrevisionens anbefalinger i forbindelse med, at der indgås aftaler/kontrakter med eksterne konsulenter. 18