Systematisk arbejdsmiljøarbejde Drejebog til trivselsundersøgelse. De fire faser Drejebog til gennemførelse af trivselsundersøgelse i skovbranchen.

Transkript

1 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Drejebog til trivselsundersøgelse. De fire faser Drejebog til gennemførelse af trivselsundersøgelse i skovbranchen. Udarbejdet af: Inge Nørby 2007

2 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse 1. Forord Indledning Forberedelse, Fase Organisering: Planlægning og rollefordeling: Tidsplan: Kommunikationsplan Undersøgelsesmateriale Besvarelse Præsentation af resultatet Udsendelse og indsamling. Fase Hent materiale Information og motivation af medarbejderne Præsentation af spørgeskemaet Arbejdstid til besvarelse Indtastning af skemaer Udarbejdelse af rapport Analyse og prioritering. Fase Inddragelse af anden viden Arbejdsgruppens analyse af rapporten Dialog med medarbejderne om resultaterne Grundlaget for analysen og prioriteringen Analysen Prioritering Input til en handleplan Organiseringen af det videre forløb Handlingsplan og opfølgning. Fase Færdiggørelse af handleplanen Aktiviteternes igangsættes Opfølgning og evaluering Bilagsliste Litteraturliste Drejebog til trivselsundersøgelse 2

3 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Forord 1. Forord Denne drejebog er skrevet til jer, der står overfor at gennemføre en trivselsundersøgelse med skovbranchens fælles værktøj. Ved at følge beskrivelsen i drejebogen sikrer I, at I arbejder systematisk og strategisk med at videreudvikle en attraktiv arbejdsplads. Værktøjet er udarbejdet i forbindelse med Branchearbejdsmiljørådet (BAR) Jord til Bords, projekt om arbejdsmiljø i skovbranchen, februar Erfaringer er indhentet i et pilotprojekt, på en virksomhed med 17 skovarbejdere, og danner grundlag for denne guide, om hvordan man bedst kommer igennem en trivselsundersøgelse, trin for trin. En systematisk og vedvarende arbejdsmiljøindsats giver jer viden til at udpege de arbejdsmiljøområder, der aktuelt kræver en ekstra indsats, og det sætter jer i stand til at sætte forbedrende aktiviteter i gang. Det bliver lettere at gøre indsatsen forebyggende, når arbejdsmiljøindsatsen tænkes langsigtet og strategisk i forhold til arbejdspladsens øvrige udfordringer og forhold. En trivselsundersøgelse fortæller, i en noget mere detaljeret version, end en arbejdspladsvurdering (APV) hvordan det står til med trivslen på arbejdspladsen på et givet tidspunkt. Formålet med undersøgelsen er, at den skal føre til en dialog på arbejdspladsen, hvor I opstiller mål og formulerer handleplaner med aktiviteter, der gør, at I kan forbedre jeres arbejdsplads. I de tilfælde hvor I finder der er store problemer med det psykiske arbejdsmiljø i APV en, kan det være nyttigt at gennemføre en trivselsundersøgelse. APV er den lovpligtige gennemgang af arbejdspladsens fysiske og psykiske arbejdsmiljø, som skal gentages, hvis der sker ændringer i arbejdsprocesser og arbejdsgange, og mindst en gang hvert 3. år (se også APVmaterialet). Drejebogen er en del af et samlet værktøj til systematisk arbejdsmiljøstyring i skovbranchen. Værktøjet er gratis og kan benyttes af alle arbejdspladser i skovbranchen. Udover denne drejebog indeholder værktøjet: 1. Informationspjecen Vejen til det gode Arbejdsliv om APV og trivselsundersøgelse 2. De fire faser - Drejebog til APV APV kortlægningsskema om fysisk og psykisk arbejdsmiljø APV handlingsplanskema 3. De fire faser - Drejebog til trivselsundersøgelse Trivselsundersøgelse, spørgeskema til kortlægning Trivselsundersøgelse, vejledning og handlingsplan 4. Eksempel på følgebrev Materialet kan downloades fra Drejebog til trivselsundersøgelse 3

4 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Indledning 2. Indledning At gennemføre en trivselsundersøgelse er at sætte en proces i gang. Processen består af fire faser: 1) Forberedelse 2) Udsendelse og Indsamling 3) Analyse og Prioritering 4) Handleplan og Opfølgning Denne drejebog giver et overblik over processen og gode råd til de opgaver og problemstillinger, som kan opstå undervejs. Drejebogen er en vejledning til gennemførelsen af trivselsundersøgelse, men kan også anvendes i forbindelse med arbejdspladsvurdering APV. Værktøjet til trivselsundersøgelse er et redskab til at danne overblik, og derigennem skabe et sundt og sikkert arbejdsmiljø. Derfor er drejebogens enkelte faser baseret på, at både ledelse og medarbejdere er involverede i og deltager i processen - fra planlægning til opfølgning. Det bliver nemmere at gennemføre en trivselsundersøgelse, når det materiale der bruges er tilpasset den aktuelle branche. Med rutine, kan tjeklisterne alene tjene som støtte til gennemførelsen. Se bilag 1-4. Deltagelse i trivselsundersøgelse er frivilligt, så det er vigtigt at give medarbejderne en grundig information om hvad trivselsundersøgelse er og hvad den er et redskab til. Medarbejderne har ret til at deltage i kortlægningen anonymt, og dette skal overholde, så medarbejderne føler sig trygge ved at deltage. Drejebog til trivselsundersøgelse 4

5 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Forberedelse, Fase 1 3. Forberedelse, Fase 1 Dette afsnit hører sammen med bilag 1 Tjekliste: Forberedelse. 3.1 Organisering Start med at nedsætte en arbejdsgruppe, det kan være sikkerhedsgruppen, eller nogle fra denne. Det er vigtigt at ledelsen er inddraget, og at I har dennes fulde opbakning. Der skal være mindst én fra ledelsen i arbejdsgruppen, evt. personaleleder. 3.2 Planlægning og rollefordeling Arbejdsgruppen planlægger hele forløbet og fordeler rollerne mellem sig. For at undgå at glemme nogle punkter anbefales det at starte med at læse hele drejebogen samt tjeklisterne (bilag 1-4) igennem. Drøft formålet, målet og forventningerne med undersøgelsen / kortlægningen, find evt. tidligere trivselsundersøgelser frem, og afstem forventningerne til et realistisk niveau. Udarbejd tidsplan for forløbet, således at tidsfrister for aflevering af udfyldte skemaer ikke bliver hverken for korte eller for lange. Det er ligeledes vigtigt, at der er et fornuftigt tidsperspektiv i processen, så der ikke går for lang tid, fra at skemaerne er udfyldt til der kommer tilbagemelding til medarbejderne. Fastsæt datoer for forløb, så medarbejderne, under hele processen, har fornemmelsen af at tingene skrider frem. At gennemføre en trivselsundersøgelse og følge op på denne er en tids- og ressourcekrævende proces. I skal derfor helt fra starten gøre op i gruppen, om der er behov for ekstern hjælp til at gennemføre dele af processen. Det er vigtigt at få en høj svarprocent, da det alt andet lige giver et bedre materiale at arbejde med. Diskuter i gruppen hvordan I opnår dette. Husk, for at få medarbejderne til at deltage, skal de have ejerskab og medindflydelse. Derfor er det vigtigt at give grundig information og at drage medarbejderne ind i processen helt fra starten. I kan evt. diskutere om: medarbejderne skal have mulighed for at foreslå emner til spørgeskemaet medarbejderne med særlige behov, læsevanskeligheder, sprogproblemer o.l. skal have særlig hjælp eller andre betingelser skemaet skal læses op i mindre grupper. Overvej i arbejdsgruppen om det materiale i har besluttet at bruge, passer til jeres virksomhed, om der evt. skal tilføjes eller fjernes spørgsmål fra skemaet. 3.3 Tidsplan Det anbefales, at I udarbejder en tidsplan for gennemførelsen af processen. Tidsplanen skal relatere sig til alle punkter i drejebogen, og I kan derfor tage udgangspunkt i Tjeklisterne (bilag 1-4). Til alle de relevante aktiviteter tjekpunkter skal I beskrive, hvad aktiviteten går ud på, hvordan og hvornår den gennemføres samt hvem, der har ansvaret for gennemførelsen og evt. hvordan der evalueres. På den måde får I planlagt hele processen. I skal regne med at bruge flest timer i analyse- og opfølgningsfaserne. Her skal I afsætte tid til at drøfte resultaterne med medarbejderne, prioritere udviklingsområder, udarbejde handleplan og ikke mindst gennemføre aktiviteterne i handleplanen. Drejebog til trivselsundersøgelse 5

6 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Forberedelse, Fase Kommunikationsplan Beslut hvornår og hvordan medarbejderne orienteres om, at der skal til at ske noget som de bliver en vigtig aktør i. En forhåndsorientering kan ske ved et fællesmøde i anden sammenhæng. Fastsæt en dato til et informationsmøde med medarbejderne. Beslut hvem der skal informere og under hvilke former mødet skal foregå. På dette møde skal alle medarbejder have en grundig information om spørgeskemamaterialet, processens faser, formål og betydning osv. Afsæt tid på dette møde til at medarbejderne kan stille spørgsmål. Beslut hvornår og hvordan resultatet af undersøgelsen skal formidles, skal der udarbejdes rapporter til medarbejderne, hvor mange dialogmøder skal der afholdes og hvordan. Tag stilling til hvordan I skal kommunikere under vejs i processen (pr. telefon, personligt), og hvem medarbejderne kan kontakte hvis de har spørgsmål. Tag stilling til rammen for den dialog processen efterfølgende skal ligge til grund for. Hvad der er til debat og hvad der ikke skal diskuteres. 3.5 Undersøgelsesmateriale Materialet til trivselsundersøgelse består af kortlægningsskema/spørgeskema, vejledning/- handlingsplanskema, informationspjece og følgebrev. I kan overveje om der skal tilføjes spørgsmål til materialet, det kan være at I har arbejdsfunktioner med særlige risici, materialet ikke har taget højde for, eller en medarbejdergruppe med særlige behov. 3.6 Besvarelse Beslut i hvilken form medarbejderne skal have spørgeskemaet. Hvis ikke alle medarbejder har computer, er elektronisk besvarelse udelukket. Det skal overvejes om skemaet skal læses op for medarbejderne, evt. i flere hold. Medarbejderne må ikke sidde for tæt, så de kan se hvad hinanden svarer anonymitet er vigtigt for de fleste. 3.7 Præsentation af resultatet Beslut om der skal udarbejdes en rapport til alle medarbejder, og hvordan I vil afholde dialogmødet / møder. Drejebog til trivselsundersøgelse 6

7 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Udsendelse og indsamling, Fase 2 4. Udsendelse og indsamling, Fase 2 Dette afsnit hører sammen med Bilag 2 - Tjekliste: Udsendelse og indsamling. 4.1 Hent materiale Indhent materiale til den forestående undersøgelse. Ret det evt. til så det passer til netop jeres virksomhed, med logo, datoer, navne på kontaktpersoner og evt. egne spørgsmål. 4.2 Information og motivation af medarbejderne Nu er I klar til at sætte undersøgelsen i gang. Den bedste start vil være at uddele skemaerne personligt. Indkald til et møde for at informere om den forestående proces, og uddel informationspjecen og følgebrevet, som indeholder afleveringsfrist og andre nyttige oplysninger. Medarbejderne motiveres nemmest til at deltage i undersøgelsen ved at få viden om undersøgelsens formål og forløb. Forklar, hvorfor I har sat undersøgelsen i gang, og hvad den gerne skal resultere i. Medarbejderne skal kunne se, at der er en mening i at bruge tid på undersøgelsen. Det er også vigtigt, at I allerede på nuværende tidspunkt fortæller, hvordan der skal arbejdes med undersøgelsens resultater. Det kan I gøre på baggrund af drøftelserne og afklaringen fra forberedelsesfasen. Gør rede for hvordan I har planlagt at opretholde anonymitet i forbindelse med skemaer der rummer personlige besvarelser. Opstil evt. en kasse med lås hvor medarbejderne kan smide deres besvarelser i, og forklar hvordan skemaerne bliver behandlet (destrueres umiddelbart efter indtastning). Det er vigtig at understrege at der ikke bliver fremlagt enkeltstående svareksempler, men resultatet bliver fremlagt som en helhed der viser tendenser. Tilbyd evt. nogle tidspunkter hvor der vil være en fra arbejdsgruppen tilstede, hvor man kan udfylde skemaet. Har man mange medarbejdere, kan man dele dem i nogle grupper, så der fred og ro. Det giver de der har behov, mulighed for at få hjælp til at udfylde skemaet. Tidspunkt og sted skal stå anført i følgebrevet. Husk at understrege tidsfristen for aflevering af besvarelse, også selvom at den er anført på følgebrevet. 4.3 Præsentation af spørgeskemaet Det er en god idé, at I præsenterer spørgeskemaet for medarbejderne, så I kan sikre jer, at der ikke er uafklarede spørgsmål. Hvis mange af jeres medarbejdere har læsevanskeligheder, vil de have stor glæde af en gennemgang. Afsæt tid til spørgsmål, så I undgår misforståelser. 4.4 Arbejdstid til besvarelse Afsæt en eller flere datoer og klokkeslæt, hvor medarbejderne kan møde, og have muligheden for at få hjælp til at udfylde skemaet. Det afhænger af medarbejdergruppens størrelse, og hvor meget plads man har til rådighed, hvor mange udfyldningsmøder der skal arrangeres. Hvis møderne arrangeres fra arbejdsdagens start, griber det mindst ind i produktionen. Dato og klokkeslæt for hver enkelt medarbejder skal stå på følgebrevet, lav evt. grupper på 5 7 medarbejdere ad gangen, og byd på kaffe og morgenbrød. Drejebog til trivselsundersøgelse 7

8 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Udsendelse og indsamling, Fase Indtastning af skemaer Skemaernes svar tælles sammen og resultaterne indtastes evt. i Excel. Når tallene er indtastet og færdigbehandlet, kan der laves diagrammer, så resultatet er lettere at læse og giver mere overblik. Det er vigtigt at der højest er to personer, der har med skemaerne at gøre, og at skemaerne bliver destrueret, straks efter korrekt overførsel. 4.6 Udarbejdelse af rapport Udarbejd en rapport med forklarende diagrammer og tekst, diagrammer er gode til at vise spredningen, og send rapport til arbejdsgruppen. Når arbejdsgruppen har gennemlæst rapporten, aftal da et møde til analyse (Bilag 5 og 6). Drejebog til trivselsundersøgelse 8

9 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Analyse og prioritering, Fase 3 5. Analyse og prioritering, Fase 3 Dette afsnit hører sammen med Bilag 3 Tjekliste: Analyse og prioritering. 5.1 Inddragelse af anden viden I skal overveje om der er andet materiale, der indeholder viden, som er interessant for undersøgelsen. Det kan være sygefraværsstatistik/analyse, ulykkesstatistik og lignende. I skal, hvis I bruger denne viden, overveje hvordan I formidler dette til medarbejderne, således at der ikke sker misforståelser, som indebærer at der i fremtiden ikke bliver indberettet om ulykker eller sygdom. 5.2 Arbejdsgruppens analyse af rapporten Når I har modtaget rapporten, skal I mødes i arbejdsgruppen for at læse og analysere rapporten. Arbejdsgruppen skal sikre, at alle områder i rapporten bliver vurderet for at finde ud af, hvilke områder, der kræver en nærmere analyse. 5.3 Dialog med medarbejderne om resultaterne Arbejdsgruppen besluttede allerede i Forberedelsesfasen, hvordan undersøgelsens resultater skulle præsenteres for arbejdspladsen, og hvordan medarbejderne skulle inddrages i drøftelserne. Dialogen skal planlægges, så den passer bedst til rammerne og kulturen på netop jeres arbejdsplads. Det anbefales, at arbejdsgruppen afholder et decideret dialogmøde, medarbejderne og evt. ledelsen deltager. Det kan i visse tilfælde være en fordel at arbejdsgruppen arrangere gruppemøder, hvor medarbejderne deles i mindre grupper, hvor man kan diskuterer de udvalgte udviklingsområder. Beslut hvordan mødet/møderne skal holdes, afsæt god tid, så alle kan få tid til at give sin mening til kende. Husk at indlægge tid til pauser og forplejning. Overvej om det er en god ide at bruge en ekstern mødeleder. Udvælg principperne for den konstruktive dialog, og forbered spillereglerne for mødet, så I undgår mudderkastning: Tag afsæt i dig selv, når du påpeger, at noget skal gøres bedre. Lyt aktivt og afbryd ikke andre. Lad alle komme til orde. Tal kun om konkrete episoder og kom med konkrete forslag til forbedringer. Drøft problemerne, ikke personen. Gå ikke i forsvar, men stil uddybende spørgsmål. Tænk i muligheder frem for begrænsninger. Afklar rammen for dialogen, informér medarbejderne om hvad der kan drøftes og hvad der ikke kan. Det er vigtigt at gøre opmærksom på, at det er arbejdspladsen det handler om og ikke private anliggender eller personer. Når I har analyseret rapporten i arbejdsgruppen, skal I uddele en kopi til medarbejderne, så de har mulighed for, at sætte sig grundig ind i materialet inden dialogmødet. Lav et eksemplar til medarbejderne uden alt for mange kommentarer, men nøjes med at fremstille resultaterne med let forståelige diagrammer og/eller tal (Bilag 5). Overvej om der andet relevant Drejebog til trivselsundersøgelse 9

10 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Analyse og prioritering, Fase 3 materiale der skal udleveres til medarbejderne, det kan være tidligere undersøgelsesresultater, statistikker ol. I skal i arbejdsgruppen beslutte om det er hele rapporten der skal diskuteres, eller om I vil fokusere på udvalgte udviklingsområder. Overvej i den forbindelse, om I på forhånd vil informere medarbejderne, om hvilke områder det er I har valgt til udvikling, og evt. hvorfor. 5.4 Grundlaget for analysen og prioriteringen Redegør for forskellen på vilkår og belastninger - og afstem forventningerne. Vilkår er forhold i arbejdet, der ikke kan laves om, idet de hænger sammen med selve arbejdets natur eller ydre vilkår. Hvis der er belastende vilkår i arbejdet, som ikke lader sig reducere, skal I fokusere på, hvordan I kan øge den enkeltes og arbejdspladsens samlede resurser og kompetencer, så den enkelte bliver i stand til at tackle vilkårene. Lederen eller lederens repræsentanter skal gøre det klart, hvilke aktuelle grundvilkår, der kendetegner arbejdspladsen, og som spiller ind på trivslen og udviklingen af den - herunder om der er vilkår, som ledelsen ikke vil, eller ikke kan ændre på. Som nævnt tidligere skal I være opmærksomme på, at en trivselsundersøgelse skaber forventninger om konkrete forbedringer af arbejdsmiljøet. For at undgå misforståelser og skuffede medarbejdere er det vigtigt, at I afstemmer arbejdspladsens indbyrdes forventninger og sætter rammerne for, hvordan I udvælger udviklingsområder. Det er ligeledes vigtigt at få klarlagt hvad der, for medarbejderne er vigtigt og hvad der er oplevelse. Dermed at forstå, at det ikke nødvendigvis behøver at være et problem, at men eksempelvis ikke kan snakke med kolleger under arbejdet, men det er det man oplever, og at den dimension så scorer lavt. Det er vigtigt at skelne mellem årsager og virkninger. Når arbejdspladsen skal forbedre arbejdsmiljøet, nytter det ikke at fokusere på virkninger som f. eks. lav arbejdsglæde, lav tilfredshed i jobbet generelt, dårlig stress balance eller højt sygefravær, da disse blot er symptomer på andre uhensigtsmæssige forhold. Dialogmødet er et godt forum til at få afdækket de årsager, der ligger bag. Det er ikke altid det første, man kommer i tanke om, der er den egentlige årsag, så det gælder om at komme så dybt i årsagskæden som muligt. Der er ikke sat normer for, hvornår et resultat er godt henholdsvis dårligt. Det er helt og holdent op til jer selv at vurdere. Hver gang I har gennemført trivselsundersøgelse, opstiller I mål for de udvalgte udviklingsområder. Målene er jeres målestok for hele udviklingsarbejdet. I kan også sammenligne jeres resultater med andre arbejdspladser, der bruger samme materiale, og udveksle erfaringer og gode råd. 5.5 Analysen I dette afsnit får I gode råd til, hvordan I kan analysere rapporten i arbejdsgruppen og under dialogmødet. Efter hvert delafsnit stilles nogle proces-spørgsmål. Spørgsmålene kan dels bruges til at komme ind bag resultaterne - ind til årsagerne. Dels kan spørgsmålene bruges til at holde fokus i drøftelserne frem mod formulering af indsatsområder, prioritering og input til handleplanerne. Drejebog til trivselsundersøgelse 10

11 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Analyse og prioritering, Fase 3 Resultaterne kan deles op i positive og negative resultater, samt i resultater, som I ikke synes, er relevante i den konkrete måling. Det vil være naturligt, at arbejdspladsen starter med at prioritere de områder, hvor den ligger dårligt eller har problemer i øvrigt. Det vil sige de negative resultater, som beskrives i boks 2. Men fokusér også på de positive forhold, da det er her, I skal hente ressourcerne til at forbedre de negative. Boks 1 De positive resultater I en proces, hvor bølgerne kan gå højt, kan det være en fordel at lægge stor vægt på de positive forhold, så I ikke lader undersøgelsens negative resultater overskygge de positive. Der er tre indikatorer på det positive resultat: 1. Oplevelsen ligger højere end eller på niveau med vigtigheden. 2. Der er fremgang i oplevelsen af trivslen i forhold til den seneste måling. Se både på gennemsnit for hele kategorien og på det enkelte spørgsmål. 3. Resultatet for oplevelse lever op til arbejdspladsens opstillede mål. I dialogen om de positive resultater bør arbejdsgruppen eller hele arbejdspladsen: Finde ud af, hvad det gode resultat skyldes, så I kan bibeholde resultatet ved en senere måling. Drøfte, om det er muligt at overføre de gode erfaringer til andre områder. Drøfte, om I ønsker at være endnu bedre og dermed fortsat vil have det som udviklingsområde. Drejebog til trivselsundersøgelse 11

12 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Analyse og prioritering, Fase 3 Boks 2 De negative resultater Der er fem indikatorer på det negative resultat: 1. Oplevelsen ligger lavere end vigtigheden. 2. Oplevelsen af trivsel er gået tilbage i forhold til den seneste måling. 3. Oplevelsen lever ikke op til de opstillede mål. 4. Oplevelsen ligger under niveauet for andre arbejdspladser, som I ønsker at sammenligne jer med. 5. Oplevelsen ligger under det niveau, som I, før iværksættelsen af undersøgelsen, troede eller ønskede, den ville ligge på. I dialogen om de negative resultater bør arbejdsgruppen eller hele arbejdspladsen: Tage stilling til, om det resultat, der umiddelbart ser negativt ud, reelt er et problem. Afdække, hvilke mulige årsager, der kan ligge til grund for resultatet. Drøfte, hvad der skal til for at forbedre resultatet input til den senere handleplan. Drøfte, om der findes barrierer for at opnå ønskede forbedringer. Vurdere, om det er muligt for jer at gøre noget ved det selv. Et resultat, Drøfte, der hvem er negativt og hvad ud der fra kan ovenstående hjælpe arbejdspladsen punkter, kan til godt at nå samtidig bedre resultater. være positivt, hvis det er gået Drøfte, frem i hvorfor forhold arbejdspladsen til forrige måling. ligger lavere end andre, som I sammenligner jer med og kan I lære noget af dem? Svarfordelingen fortæller noget om, hvor enige respondenterne er, hvor stor spredning viser stor uenighed. Arbejdsgruppen skal vurdere diagrammerne for spredningen og for hvilke hældning svarene ligger til, eksempelvis om det overvejende ligge fra midten mod negativ. Arbejdsgruppen kan overveje slet ikke at bruge spredningen i drøftelserne på dialogmødet, hvis ikke diagrammerne giver nogen væsentlig information. Stor spredning kan have mange forklaringer, en forklaring kan være at der er flere ledere. Det er også værd at medtage i analysen, hvis få medarbejdere ligger meget langt fra gennemsnittet. Der kan godt være et højt gennemsnit samtidig med, at nogle få vurderer et forhold meget lavt. Det skal med i drøftelserne blot skal man altid passe på ikke at blive personlig og huske de aftalte spilleregler for den konstruktive dialog. Stil spørgsmål, der kan hjælpe til forklaring på fordelingen. Boks 3 I dialogen om svarfordelingen kan arbejdsgruppen eller evt. hele arbejdspladsen drøfte: Drejebog til trivselsundersøgelse 12

13 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Analyse og prioritering, Fase 3 Hvad der kan forklare medarbejdernes forskellige oplevelse af forholdene på arbejdspladsen. Hvad der kan forklare medarbejdernes forskellige vurderinger af, hvad de synes er vigtigt. Hvilke forhold, der kan ligge bag, at enkelte medarbejdere eventuelt ligger langt fra gennemsnittet. Hvordan en relativ højere score på oplevelse hos nogle kan overføres til hele arbejdspladsen. 5.6 Prioritering Ud fra analysen og drøftelserne har arbejdspladsen nu kortlagt, hvor de potentielle udviklingsområder er. Næste skridt er at prioritere mellem udviklingsområderne. Prioritering af indsatsen kræver ikke blot, at arbejdspladsen har sikret sig, at der er tale om et reelt problem, og at man er i stand til at gøre noget ved det. Det kræver også vilje, ressourcer og motivation til at gøre noget ved det. Det anbefales, at I koncentrerer jer om relativt få udviklingsområder, som I beslutter jer for at gøre noget ved. Hvis I udvælger for mange områder, risikerer I, at indsatsen bliver for ressourcekrævende, og resultaterne udebliver måske. Da I med dette værktøj arbejder systematisk med at forbedre arbejdsmiljø og trivsel, er der mulighed for at tage flere eller nye områder med næste gang. Overvej også at prioritere områder, hvor I vurderer, at I med få ressourcer kan forbedre nogle forhold forholdsvis meget eller hurtigt med andre ord: Pluk de lavt hængende frugter. Tit fører en forbedring andre med sig! Udvælg områder, som I finder vigtige, og som I har indflydelse på at ændre. Hvis der er områder I synes er vigtige at ændre, men som I ikke har indflydelse på, kan I måske bede andre om at ændre forholdene. Boks 4 Kriterier for prioriteringen: Prioritér kun forhold, som medarbejderne genkender som problemer. Tag udgangspunkt i analysen og især i de problematiske områder. Nå til enighed om, hvilke områder, det er vigtigst for jer at arbejde videre med. Kig i krystalkuglen og tag højde for, hvad fremtiden bringer for arbejdspladsen er der forhold, der kan påvirke arbejdsmiljøet i negativ retning, hvis ikke I forebygger? Vær bevidste om, i hvor høj grad arbejdspladsen selv har mulighed for at påvirke forholdene på området. Vær bevidste om, hvor I med mindst indsats kan forbedre arbejdsmiljøet mest. Overvej at plukke de lavt hængende frugter Udvælg de udviklingsområder og igangsæt de aktiviteter, som arbejdspladsens medarbejdere og leder har lyst til at arbejde med og føler sig motiverede til at gøre en indsats for. Drejebog til trivselsundersøgelse 13

14 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Analyse og prioritering, Fase Input til en handleplan I næste fase skal I arbejde med handleplanerne. I har sikkert allerede nu fået mange input til elementer i planerne. Sørg for at notere dem ned undervejs. 5.8 Organiseringen af det videre forløb Når prioriteringsskemaet er udfyldt, skal arbejdspladsen finde ud af, hvem der skal fortsætte arbejdet med at udarbejde de konkrete handleplaner. Det gælder om at fastholde den energi og motivation, der forhåbentligt er opbygget under dialogmødet og tage en snak om, hvem der har lyst til at arbejde med handleplanerne og konkret udføre aktiviteterne. Drejebog til trivselsundersøgelse 14

15 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Handlingsplan og opfølgning, Fase 4 6. Handlingsplan og opfølgning, Fase 4 Dette afsnit hører sammen med Bilag 4 Tjekliste: Handlingsplan og opfølgning. 6.1 Færdiggørelse af handleplanen Når dialogmødet er afholdt, skal I hurtigst muligt i arbejdsgruppen eller andre nedsatte udvalg færdiggøre selve handleplanen. Se materialet til trivselsundersøgelse. Af handleplanen skal det fremgå, hvorfor og hvornår aktiviteterne igangsættes, hvem der har ansvaret for dem og hvornår og hvordan, der bliver fulgt op og evalueret på aktiviteterne. Forhold jer også til, om I har de nødvendige resurser, der skal til, for at gennemføre aktiviteterne er der behov for kompetenceudvikling eller brug for hjælp udefra. Hvis det er muligt, så opstil mål for udviklingsområderne, som I kan følge op på ved en evt. næste trivselsundersøgelse. 6.2 Aktiviteternes igangsættes Det er vigtigt, at medarbejderne bliver informeret om handleplanen og inddrages i selve gennemførelsen af aktiviteterne. Lederen har det overordnede ansvar for, at der bliver taget hånd om opfølgningen, men hele arbejdspladsen har et fælles ansvar for at udvikle den gode arbejdsplads. Derfor kan det være en god idé at lade medarbejderne have medansvaret for at gennemføre de enkelte aktiviteter. 6.3 Opfølgning og evaluering I skal vurdere og følge op på de aktiviteter, I har valgt at sætte i værk. I skal vurdere, om aktiviteterne virker eller, om det er noget andet, der skal til. I kan f.eks. vælge, at evalueringen er et punkt, som jævnligt tages op på jeres personalemøde/driftsmøder eller, at I holder en større samlet opfølgning. Drejebog til trivselsundersøgelse 15

16 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Bilags- og litteraturliste 7. Bilagsliste Bilag 1 4: Tjeklister Fase 1-4 til gennemførelse af trivselsundersøgelse. Bilag 5: Eksempel op grafisk fremstilling. Bilag 6: Eksempel på skema til rapport og handlingsplan. 8. Litteraturliste Arbejdstilsynets: Vejledning om arbejdspladsvurdering, vejledning D.1.1.: Arbejdsmiljøvejviser 43 Gartneri og skovbrug: Kortlægning af psykisk arbejdsmiljø: Lovbekendtgørelse af lov om arbejdsmiljø marts 2005: Drejebog til trivselsundersøgelse 16

17 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Bilag 1 Fase 1: Forberedelse Tjekliste: Forberedelse Nedsæt en arbejdsgruppe, evt. sikkerhedsgruppen, som: o diskuterer formålet med undersøgelsen o tilpasser forventningerne o aftaler opgave- og rollefordeling o udarbejder tidsplan/kommunikationsplan, se under punktet Tidsplan Organisering o afklarer, om der er behov for ekstern bistand til hele eller dele af processen o diskuterer, hvordan I opnår en høj svarprocent o involverer ledelse, sikkerhedsorganisation og evt. samarbejdsudvalg o vurderer, om der skal tilføjes spørgsmål til materialet. Tag stilling til, om trivselsundersøgelsen samtidig skal udgøre den psykiske del af APV *Psykisk APV Arbejdsgruppen involverer ledelse, sikkerhedsorganisation og evt. samarbejdsudvalg Vurdér, om der skal tilføjes spørgsmål til materialet Planlæg hele forløbet med angivelse af, hvem der står for de enkelte Tidsplan aktiviteter, samt hvordan og hvornår de gennemføres. Tidsplanen relaterer sig til alle punkter i samtlige tjeklister. Hvordan orienteres medarbejderne om, at processen sættes i gang Hvordan informeres medarbejderne om trivselsundersøgelsens faser, formål, organisering etc. Kommunikationsplan Hvordan præsenteres undersøgelsesmaterialet og senere resultatet Hvordan og til hvem kommunikeres der undervejs i forløbet Hvad er rammen for dialogen Trivselsundersøgelsesskema baseret på AMI s korte version med brancheorienteret dimensioner Tilføj evt. egne spørgsmål Undersøgelsesmateriale Pjece Vejen til det gode arbejdsliv, information til medarbejdere Følgebrev Beslut, på hvilke form medarbejderne skal have spørgeskemaet Besvarelse o Papir o Elektronisk o Oplæst Præsentation Beslut hvordan I vil fremlægge resultaterne *Feltet er alene beregnet for trivselsundersøgelse.

18 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Bilag 2 Fase 2: Udsendelse og indsamling. Tjekliste: Udsendelse og indsamling Hent undersøgelsesmaterialet Informér og motivér medarbejderne Præsentér spørgeskemaet Tilbyd arbejdstid til besvarelse Indtast de besvarede skemaer Udarbejd en rapport Download materialet Indsæt evt. eget logo på materialet Tilret evt. instruktionsteksten så den passer til jeres virksomhed Uddel spørgeskemaet og informationspjece Vejen til det gode arbejdsliv og følgebrev. Fortæl om formål og mening med undersøgelsen Fortæl om processens forløb og rammer Fortæl hvad der til debat, og hvad der ikke skal diskuteres Redegør for, hvordan anonymiteten opretholdes under besvarelse, opbevaring, indtastning og visning af resultater Gør det klart at medarbejderne kan udfylde skemaet i arbejdstiden Sæt tidsfrist på aflevering af besvaret skema Opstil en aflåst kasse hvor de udfyldte skemaer smides i Gennemgå skemaet Afsæt tid til spørgsmål Afsæt en eller flere datoer, hvor de ansatte i mindre grupper kan møde og udfyldning deres skema med mulighed for at stille spørgsmål undervejs til en i arbejdsgruppen Skemaerne indtastes samlet, og højest af 2 personer Destruér skemaerne efter indtastning Udarbejd en rapport om undersøgelsen. Forbered et oplæg og debatmøde om resultatet Drejebog til trivselsundersøgelse 18

19 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Bilag 3 Fase 3. Analyse og prioritering Tjekliste: Analyse og prioritering Inddrag anden viden Arbejdsgruppens analyse Forberedelse af dialogmøde Grundlaget for analysen og prioriteringen Analyse Prioritering Input til handlingsplanerne Organisering af det videre forløb Overvej, om der er anden viden på arbejdspladsen f. eks. sygefraværsstatistik/analyse, ulykkesstatistik ol. I ønsker at bruge. Overvej, hvordan denne viden kan formidles til medarbejderne. Analysér rapporten i arbejdsgruppen. Skriv de kommentarer ind i rapporten som arbejdsgruppen er kommet frem til. Send den færdige rapport til øverste leder. Planlæg i arbejdsgruppen dialogmødet med medarbejderne. Vælg mødeform. Overvej, om der skal inddrages ekstern mødeleder. Afklar rollefordeling i arbejdsgruppen. Udvælg principper for den konstruktive dialog, og forbered spilleregler for mødet. Afklar rammer for dialogen hvad kan drøftes, hvad kan ikke. Uddel i god tid en kopi af rapporten til medarbejderne. Overvej om der er andet relevant materiale der skal udleveres. Beslut om der er hele rapporten eller udvalgte udviklingsområder der skal drøftes på mødet. Skab rum på selve dialogmødet for den konstruktive dialog og aftal spilleregler. Afstem forventningerne gør det klart, hvad rammen for dialogen er, hvilke grundvilkår der eksisterer. Redegør for forskellen mellem vilkår og belastning. Redegør for forskellen mellem årsag og virkning. Definér hhv. positive og negative resultater. Gennemgå hele rapporten eller de udvalgte områder. Observér henholdsvis positive og negative resultater. Drøft, om der er behov for yderligere undersøgelser af udvalgte dimensioner. Udfyld skemaet til kortlægning og prioritering. Udpeg de udviklingsområder, arbejdspladsen vil arbejde videre med. Foretag en prioritering mellem de valgte områder Notér input til konkrete aktiviteter. Organisér det videre arbejde med udvikling af handlingsplanerne. Drejebog til trivselsundersøgelse 19

20 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Bilag 4 Fase 4. Handlingsplan og opfølgning Tjekliste: Handlingsplan og opfølgning Færdiggørelse af handlingsplan Aktiviteterne sættes i gang Opfølgning og evaluering af aktiviteterne Evaluering af hele processen Udarbejd handlingsplaner for udviklingsområder, benyt evt. tilhørende skema. Redegør for, hvad formålet med indsatsen er. Sørg for allokering af resurser (økonomi og tid), er der behov for at kompetenceudvikle involverede medarbejdere, skal der bruges ekstern hjælp osv. Opstil evt. mål for udviklingsområderne. Redegør for, hvem der har ansvaret for aktiviteterne. Redegør for, hvornår og hvordan der vil blive fulgt op på handlingsplanen og de enkelte aktiviteter. Sørg for ledelsens fortsatte opbakning og prioritering af udviklingsområderne. Informér løbende medarbejderne om arbejdets forløb. Overvej hvordan alle eller nogle af medarbejderne kan inddrages i aktiviteterne. Hvilke aktiviteter er gode, hvilke virker og hvorfor? Kan de gode eksempler bruges i andre sammenhænge? Hvilke aktiviteter virkede mindre godt og hvorfor? Nåede I de opstillede mål for udviklingsområdet? Er der noget, der skal gøres anderledes i det videre arbejde mod den gode arbejdsplads? I arbejdsgruppen foretages en samlet evaluering af alle de igangsatte handlingsplaner. Drejebog til trivselsundersøgelse 20

21 Antal i % Systematisk arbejdsmiljøarbejde Bilag 6 Eksempel på grafisk fremstilling 1. Kvantitative krav Altid Ofte Sommetider Sjældent Aldrig 1.A Skovarbejdere lønmodtager i DK. 2,4 13,7 37,6 29,6 16, A Skovarbejdere lønmodtager i Dk Alt id Of t e Sommet ider Sjældent Aldrig Drejebog til trivselsundersøgelse 21

22 Systematisk arbejdsmiljøarbejde Bilag 6 Eksempel fra vejledning til rapport/handlingsplan Kvantitative krav Altid Ofte Sommetider Sjældent Aldrig Løsningsforslag Ansvar/frist Point 1.A. Kommer du bagud med dit arbejde? 2,4 % 10 % 4 13,7 % 20 % 3 37,6 % 40 % 2 29,6 % 20 % 1 16,8 % 10 % 0 1.B. Har du for lidt tid til dine arbejdsopgaver? 4,8 % 4 1 9,7 % 3 31,4 % 2 33,7 % 1 10,6 % 0 Drejebog til trivselsundersøgelse 22