Områdeudvalg administrationen BESLUTNINGSREFERAT

Transkript

1 Områdeudvalg administrationen BESLUTNINGSREFERAT Sted: Mødelokale 2, rådhuset Dato: Onsdag den 9. december 2015 Start kl.: 12:30 Slut kl.: 15:00 Medlemmer: Fraværende: Eva Iversen (Formand) Kim Bruun Nielsen (Ledelse) Lars Toft Pedersen (Ledelse) Michael Kielsgaard Engelsbæk (Ledelse) Helle Støve (Ledelse) Kirsten Højgaard (DS) Lisbeth Skyum (DS) Vakant - (FTF) Jytte Skiffard (HK) Michael Kielsgaard Engelsbæk (Ledelse) Helle Støve (Ledelse) Lisbeth Skyum (DS) Rikke Munk Mathiesen (HK) Carsten Povlsen (HK) Helle Steffensen (HK) Connie Borup Hansen (3F) Bodil Hiort (TL) Jakob Therchilsen (AC) Grethe Wehner Andersen (AMR) Klaus Dahlin (AMR) Rikke Munk Mathiesen (HK) Helle Steffensen (HK) Norddjurs Kommune

2 Områdeudvalg administrationen Indholdsfortegnelse Side 1. Godkendelse af referat Information om budgetopfølgning og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Høring vedr. udmøntning af budget på økonomiudvalgets område Drøftelse af arbejdsskadestatistik Drøftelse af fraværsstatistik Fokus på tillid Opfølgning på sygefraværsprojekt Godkendelse af mødeplan for Revidering af årshjul Planlægning af arbejdsmiljødag Drøftelse af procedure ved nyansættelse Drøftelse af procedure vedr. besøg fra Arbejdstilsynet Information fra hovedudvalget Information fra ledelsen Information fra medarbejderne, herunder lokaludvalg Information og kommunikation Eventuelt...20 Bilagsoversigt...21 Norddjurs Kommune

3 Områdeudvalg administrationen Godkendelse af referat Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Godkendelse af referat fra mødet den 16. september Indstilling Formanden indstiller, at referatet godkendes. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Referatet blev godkendt. 1

4 Områdeudvalg administrationen Information om budgetopfølgning og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold A00 13/4701 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Sagsfremstilling Det fremgår af MED-aftalen, at områdeudvalget skal informeres om budgetopfølgningen. Der foretages 2 årlige budgetopfølgninger, der forelægges kommunalbestyrelsen. Derudover foretages der månedlige budgetopfølgninger. Formanden informerer om status på budgetopfølgningen.. Indstilling Formanden indstiller, at informationen modtages. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Formanden informerede om, at der ikke er noget i budgetopfølgningen for 2015, der giver anledning til konsekvenser for arbejds- og personaleforhold i administrationen. Formanden informerede også om, at der kan bliver udfordringer med at Norddjurs Kommune kan holde sig inden for servicerammen i 2016, hvis alle bruger de overførsler, der er sparet op fra tidligere. I forhold til likviditeten, så er den over de senere år blevet dårligere, da budgetterne ikke har været i balance. Dette vil betyde, at likviditeten formentlig bliver et tema i den kommende budgetlægning. Områdeudvalget modtog informationen. 2

5 Områdeudvalg administrationen Høring vedr. udmøntning af budget på økonomiudvalgets område A00 13/4701 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Økonomiudvalget behandlede den 10. november 2015 kommunaldirektørens forslag til udmøntning af besparelser på økonomiudvalgets område. Forslaget er nu sendt i høring frem til den 21. december Høringssvar kan indsendes på Hvis de lokale MED udvalg ønsker at afgive et høringssvar og/eller give input til områdeudvalgets høringssvar, er det oplyst, at dette kan indsendes til sekretæren senest den 30. november Der er modtaget høringssvar fra Plan, kultur og natur og Erhverv og miljø som er vedlagt som bilag.. Indstilling Formanden indstiller, at medarbejdersiden overvejer om de vil indsende høringssvar. Bilag: 1 Åben Samlet høringsmateriale for økonomiudvalget /15 2 Åben Høringssvar Plan, kultur og natur /15 3 Åben Høringssvar Erhverv og miljø /15 Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Medarbejdersiden vil efter mødet tage stilling til, om der vil blive indsendt høringssvar. 3

6 Områdeudvalg administrationen Drøftelse af arbejdsskadestatistik A00 13/4713 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Det fremgår af statistikken, at der i 3. kvartal 2015 har været følgende arbejdsskader: 1 arbejdsskade vedr. kontorarbejde af karakteren psykisk, som har resulteret i 0 sygedage, 2 arbejdsskader vedr. andet som dækker over praktikanter udsendt af jobcentret 1 af karakteren ryg som har resulteret i 90 sygedage og 1 af karakteren andet som har resulteret i 0 sygedage, 2 arbejdsskader vedr. andet arbejde, 1 af karakteren ryg som har resulteret i 3 sygedage og 1 af karakteren andet der har resulteret i 0 sygedage, 2 arbejdsskader vedr. andet arbejde, 1 af karakteren ryg som har resulteret i 0 sygedage og 1 af karakteren andet der har resulteret i 0 sygedage. I alt 7 arbejdsskader med sammenlagt 93 sygedage. Til sammenligning var der i 3. kvartal arbejdsskade vedr. kontorarbejde af karakteren psykisk, som har resulteret i 0 sygedage. Der har således været et stigende antal arbejdsskader og også en stigning i antallet sygedage.. Indstilling Formanden indstiller, at statistikken drøftes. Bilag: 1 Åben Arbejdsskadestatistik 3. kvartal /15 4

7 Områdeudvalg administrationen Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Statistikken blev drøftet. Medarbejdersiden spurgte ind til proceduren for indberetning af arbejdsskader og nærvedhændelser. Sekretæren oplyste, at det fortsat er forskelligt, om der indberettes på blanketter eller direkte i Easy. Uanset formen, så gennemgås anmeldelsen altid af en medarbejder i direktionssekretariatet, som kontrollerer at alt er udfyldt korrekt. Mangler der oplysninger bliver arbejdsstedet kontaktet for at få belyst evt. uklarheder. Sekretariatschefen oplyste, at det altid er muligt at invitere arbejdsmiljøkonsulent Trine Kjær Poulsen eller Jette Kusk Simonsen med i lokaludvalget eller arbejdsmiljøgruppen, hvis der ønskes yderligere uddybning af processen. 5

8 Områdeudvalg administrationen Drøftelse af fraværsstatistik A00 13/4771 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Det har af tekniske årsager ikke været muligt at udarbejde en fraværsstatistik til mødet og drøftelsen udgår derfor på dette møde.. Indstilling Formanden indstiller, at punktet udgår denne gang. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Punktet udgik. 6

9 Områdeudvalg administrationen Fokus på tillid G00 15/14542 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Områdeudvalget besluttede på mødet den 16. september 2015, at områdeudvalget skal drøfte tilliden i udvalget. Dette skal ske med udgangspunkt i at alle medlemmer udfylder skemaet for, hvad det er områdeudvalget kan gøre for at fremme tilliden.. Indstilling Formanden indstiller, at tilliden drøftes. Bilag: 1 Åben Brev om tillid /15 2 Åben Skema - hvad kan fremme tillid hos os /15 Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Områdeudvalget drøftede tillid i områdeudvalget og udfyldte skemaet, der vedlægges referatet som bilag. Alle er enige om, at der er et godt og tillidsfuldt samarbejde i områdeudvalget. 7

10 Områdeudvalg administrationen Opfølgning på sygefraværsprojekt A00 13/4774 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Områdeudvalget har bedt alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status om til decembermødet at udfylde og indsende initiativskema i forbindelse med opfølgningen på Norddjurs Kommunes sygefraværsprojekt. De udfyldte initiativskemaer er vedlagt som bilag. Indstilling Formanden indstiller, at indholdet af initiativskemaerne drøftes. Bilag: 1 Åben Initiativskema fra LMU til OA december /15 2 Åben Skole- og dagtilbuds guide til sygefravær /15 Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Initiativskemaerne blev drøftet. Umiddelbart er det ikke til at sige noget generelt ud fra skemaerne, men det tyder på, at mange af de afdelinger, der har et lavt sygefravær, giver udtryk for, at sociale arrangementer er med til at bibeholde et lav sygefravær. Sekretæren har igen ikke modtaget alle skemaer rettidigt, og formanden vil have en dialog med de relevante ledere om vigtigheden af at prioritere opgaven fremadrettet. Den vedlagte folder fra skole- og dagtilbudsafdelingen kan bruges som inspiration, men alle opfordres til at fakta-tjekke først. 8

11 Områdeudvalg administrationen Godkendelse af mødeplan for G00 13/21711 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Sagsfremstilling Formanden og næstformanden har udarbejdet et udkast til mødeplan for 2016, møderne vil fremover blive afholdt på mandage. Dette skyldes den øvrige mødeaktivitet for ledersiden på onsdage... Indstilling Formanden indstiller, at mødeplanen godkendes. Bilag: 1 Åben Mødeplan /15 Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Mødeplanen blev godkendt. Bemærk, at møderne fremadrettet vil blive afholdt på mandage. Alle vil blive inviteret til møderne via Outlook-kalenderen, og sekretæren beder alle bruge accepter/afslå funktionen med besked til sekretæren af hensyn til bestilling af forplejning. Sekretæren opfordrede alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status placeres deres møder ca. 1 måned før områdeudvalgets møder, på den måde er der altid tid til at kunne få indsendt div. oplysninger til områdeudvalget. Der er altid frist for indsendelse af oplysninger til sekretæren 14 dage før mødet. 9

12 Områdeudvalg administrationen Revidering af årshjul A00 14/18747 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Sagsfremstilling Årshjulet er blevet opdateret.. Indstilling Formanden indstiller, at årshjulet godkendes. Bilag: 1 Åben Årshjul /15 Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Årshjulet blev godkendt. Hvis et lokaludvalg eller personalemøde med MED-status ønsker at lave deres eget årshjul, kan de kontakte sekretæren, der kan sende et årshjul, der kan redigeres og tilpasses. Det fremgår af MED-aftalen hvilke opgaver lokaludvalgene har, og der er også et årshjul for hele arbejdsmiljøarbejdet i kommunen. 10

13 Områdeudvalg administrationen Planlægning af arbejdsmiljødag A00 13/10801 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Arbejdsmiljøgruppen, der har planlagt arbejdsmiljødagen den 19. januar 2016, informerer om status på planlægningen.. Indstilling Formanden indstiller, at informationen modtages. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Sekretæren oplyste kort om temaet for dagen den 19. januar Alle er inviteret via Outlook-kalenderen, og formanden vil skrive til alle ledere og opfordre dem til at prioritere dagen. 11

14 Områdeudvalg administrationen Drøftelse af procedure ved nyansættelse G00 15/19767 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Medarbejdersiden ønsker, at det drøftes hvilke procedurer der er i forbindelse med nyansættelser. Skole- og dagtilbudsafdelingen har lavet en velkomstpjece, der vedlægges som inspiration.. Indstilling Formanden indstiller, at punktet drøftes. Bilag: 1 Åben Skole- og dagtilbuds velkomstfolder til nye medarbejdere /15 Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Punktet blev drøftet. Skole-og dagtilbudsafdelingens pjece kan anvendes til inspiration for de enkelte afdelinger, men der kan ikke udarbejdes en fælles velkomstbrochure for hele administrationen, da der er tale om meget forskellige afdelinger og huse. 12

15 Områdeudvalg administrationen Drøftelse af procedure vedr. besøg fra Arbejdstilsynet G00 15/19767 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Medarbejdersiden ønsker en drøftelse af, hvordan områdeudvalget kan blive informeret i forbindelse med besøg fra Arbejdstilsynet.. Indstilling Formanden indstiller, at punktet drøftes. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Medarbejdersiden havde drøftet punktet på formødet og vil gerne, at ledelsen informerer om, hvis der har været besøg fra arbejdstilsynet samt hvad det evt. har givet anledning til, på samme måde som det er sket hidtil. 13

16 Områdeudvalg administrationen Information fra hovedudvalget A00 13/4823 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Dette punkt er et fast punkt på områdeudvalget for administrationens dagsorden og her vil være oplistet de punkter, som hovedudvalget har på deres punkt: Information og kommunikation, som er rettet mod områdeudvalgene. Hovedudvalget gør opmærksom på at der arbejdes på en vejledning der adresserer dilemmaerne ved anmeldelse af vold mod ansatte. Udgangspunktet i Norddjurs Kommune er, at man anmelder vold mod ansatte, da det er meget vigtigt, at medarbejderne føler sig trygge i arbejdet. Der kan dog være konkrete og faglige forhold i de enkelte tilfælde, som altid skal afvejes, inden man skrider til politianmeldelse. Hovedudvalget påbegynder revidering af en række procedureretningslinjer jf. med-aftalen. Udmøntningen af budgettet for 2016 samt udarbejdelsen af budget 2017 bliver en sammenhængende proces bestående af 4 faser. Fase 1: Udmøntning af besparelser og puljer efter vedtagelsen af budget 2016 (oktober 2015 januar 2016). Fase 2: Udmøntning af omprioriteringspuljen, som udmøntes efter finanslovens er vedtaget (januar 2016 maj 2016). Fase 3: Ny budgetproces med involvering af fagudvalgene i udarbejdelse af et politisk katalog for besparelser til budget 2017 Katalog 2017 (januar 2016 juni 2016). Forelægges endeligt for økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen i juni Fase 4: Forslag til budgetprocessen for budget forelægges for økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen i januar

17 Områdeudvalg administrationen Slutteligt forventer hovedudvalget at hele organisationen, i forbindelse med udmøntningen af budgettet, har fokus på, at personalepolitikkens retningslinjer for tryghed i ansættelsen efterleves.. Indstilling Formanden indstiller, at informationen drøftes. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Informationen blev drøftet. 15

18 Områdeudvalg administrationen Information fra ledelsen Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Ledelsen informerer om aktuelle emner.. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Formanden informerede om, at myndighedschefen fratræder til udgangen af året, og at der derfor skal udpeges en ny ledelsesrepræsentant til områdeudvalget. Formanden informerede om, at chefen for tidlig indsat og opfølgning og chefen for job- og virksomhedsservice begge fratræder deres stillinger til udgangen af året. 16

19 Områdeudvalg administrationen Information fra medarbejderne, herunder lokaludvalg Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Medarbejderne informerer om aktuelle emner.. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Intet at behandle. 17

20 Områdeudvalg administrationen Information og kommunikation Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Formålet med punktet er, at områdeudvalget drøfter, om der på baggrund af mødet er emner, der skal informeres ud til lokaludvalg og personalemøder med MED-status. Derudover kan der være emner, som områdeudvalget mener, der skal informeres om.. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Arbejdsskadeanmeldelse Der har været lidt tvivl omkring proceduren for indberetning af arbejdsskader og nærvedhændelser, derfor gentages det her, at det fortsat er forskelligt, om der indberettes på blanketter eller direkte i Easy. Uanset formen, så gennemgås anmeldelsen altid af en medarbejder i direktionssekretariatet, som kontrollerer at alt er udfyldt korrekt. Mangler der oplysninger bliver arbejdsstedet kontaktet for at få belyst evt. uklarheder. Det er altid muligt at invitere arbejdsmiljøkonsulent Trine Kjær Poulsen eller Jette Kusk Simonsen med i lokaludvalget eller arbejdsmiljøgruppen, hvis der ønskes yderligere uddybning af processen omkring anmeldelse af arbejdsskader. Sygefraværsprojekt Indsendelse af initiativskemaer er en tilbagevendende opgave hvert år til decembermødet. Udformningen af skemaet drøftes hvert år på september mødet. Alle lokaludvalg opfordres til at tage højde for behandling af skemaet i deres planlægning. 18

21 Områdeudvalg administrationen Mødeplan for områdeudvalget og tilrettelæggelse af møder i lokaludvalgene Områdeudvalgets mødedag er blevet ændret og møderne vil fremover blive afholdt på mandage. Se mødeplanen som bilag til punkt 8. Sekretæren opfordrer alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status til at placere deres møder ca. 1 måned før områdeudvalgets møder, på den måde er der altid tid til at kunne få indsendt div. oplysninger til områdeudvalget. Der er altid frist for indsendelse af oplysninger til sekretæren 14 dage før mødet. Årshjul Hvis et lokaludvalg eller personalemøde med MED-status ønsker at lave deres eget årshjul, kan de kontakte sekretæren, der skal sende et årshjul, der kan redigeres og tilpasses. Det fremgår af MED-aftalen hvilke opgaver lokaludvalgene har og der er også et årshjul for hele arbejdsmiljøarbejdet i kommunen. 19

22 Områdeudvalg administrationen Eventuelt Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Områdeudvalget drøftede årets julefrokost, som var en stor succes med 258 tilmeldte. Formanden informerede om, at der i forbindelse med budgetlægningen for 2017 må forventes en proces, hvor der vil blive udarbejdet et katalog Katalog 2017 for besparelser, som kommunalbestyrelsen kan overveje. Dette kan desværre betyde en lang periode med utryghed for de ledere og medarbejdere, som løser de pågældende opgaver, der er beskrevet i kataloget. 20

23 Områdeudvalg administrationen Bilagsoversigt 3. Høring vedr. udmøntning af budget på økonomiudvalgets område 1. Samlet høringsmateriale for økonomiudvalget (167678/15) 2. Høringssvar Plan, kultur og natur (170122/15) 3. Høringssvar Erhverv og miljø (171749/15) 4. Drøftelse af arbejdsskadestatistik 1. Arbejdsskadestatistik 3. kvartal 2015 (170344/15) 6. Fokus på tillid 1. Brev om tillid (125788/15) 2. Skema - hvad kan fremme tillid hos os (125789/15) 7. Opfølgning på sygefraværsprojekt 1. Initiativskema fra LMU til OA december 2015 (170358/15) 2. Skole- og dagtilbuds guide til sygefravær (171681/15) 8. Godkendelse af mødeplan for Mødeplan 2016 (167470/15) 9. Revidering af årshjul 1. Årshjul 2016 (167475/15) 11. Drøftelse af procedure ved nyansættelse 1. Skole- og dagtilbuds velkomstfolder til nye medarbejdere (170666/15) 21

24 Områdeudvalg administrationen Underskriftsside Eva Iversen Kim Bruun Nielsen Lars Toft Pedersen Michael Kielsgaard Engelsbæk Helle Støve Kirsten Højgaard Lisbeth Skyum Vakant - Jytte Skiffard Rikke Munk Mathiesen Carsten Povlsen Helle Steffensen Connie Borup Hansen Bodil Hiort Jakob Therchilsen Grethe Wehner Andersen Klaus Dahlin 22

25 Bilag: 3.1. Samlet høringsmateriale for økonomiudvalget Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 09. december Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

26 Høringsmateriale for Økonomiudvalget Udmøntning af besparelser og puljer i budget (fase 1)

27 Økonomiudvalget Budget Udmøntning af puljer og besparelser S00 15/16191 Åben sag Sagsgang: ØK, høring, ØK, KB Sagsfremstilling I forbindelse med budgetvedtagelse for er det besluttet, at en del af de puljer, som er indarbejdet i budgetaftalen skal gennem endnu en politisk behandling i fagudvalg, økonomiudvalg og kommunalbestyrelsen. Det fremgår af budgetaftale , at: I forbindelse med udarbejdelse af et beslutningsoplæg om beparelser på det administrative område, skal der indgå forslag til, hvordan den tværgående tænkning yderligere kan styrkes. Der er allerede et stort fokus på dette blandt medarbejderne og oplægget skal således også illustrere den måde, som der allerede arbejdes på. Forvaltningen har udarbejdet forslag til udmøntning af følgende puljer eller besparelsesforslag på økonomiudvalgets område: Besparelsesmål -3,0-4,0-4,0-5,0 Områder: Arbejdsmarkedsområdet - Omlægning af indsatser 0,5 1,0 1,5 2,0 Økonomiområdet - Flis projektleder - Ubesat stilling løn og bogholderi - Driftsbesparelse IT og digitalisering - Digitaliseringspulje - Demografipulje Velfærdsområdet - Systemadministration 0,45 0,45 0,45 Udviklingsdirektør - Landdistriktsudvikling - Effektiviseringer og omlægning arbejdsgange 0,5 0,1 0,2 0,5 0,2 0,5 0,1 0,2 0,5 0,5 0,5 Direktionssekretariatet - Porto 0,2 0,2 0,2 0,2 Overførsler 0,3 Ikke udmøntet pulje 0,55 0,05 0,55 0,5 0,1 0,2 0,5 0,5 0,5 0,1 0,2 0,5 0,5 9

28 Økonomiudvalget Den vedlagte beskrivelse af forvaltningens organisering og opgaver indeholder også en beskrivelse af organiseringen af tværgående opgaver og fokusområder. Ligeledes beskrives de samarbejdsflader der er i en række daglige drifts- og udviklingsopgaver på tværs af direktørområderne. Der vil i 2016 være et særligt fokus på udvikling af den tværgående tænkning og samarbejde indenfor: arbejdsmarkedsområdet og myndighedsområdet arbejdsmarkedsområdet og erhvervsområdet en indgang : virksomheder og tilflyttere markedsføring og kommunikation Forslagene vil efter behandlingen i fagudvalget blive sendt i høring frem til den 21. december Indsendelse af høringssvar sker via Norddjurs Kommunes hjemmeside Efter høringsperioden behandler fagudvalgene høringssvarene på eget område, og indstiller herefter udmøntning af ovenstående puljer til økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen, der behandler den endelige udmøntning i januar Økonomiske konsekvenser Se ovenstående. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at forslagene drøftes og besparelsen på økonomiudvalgets område sendes i høring i områdeudvalg for administration. 10

29 Økonomiudvalget Bilag: 1 Åben Organisationsbeskrivelse - administrationen (konto 6) /15 Beslutning i Økonomiudvalget den Forslag sendes i høring. Mads Nikolajsen (F) stillede ændringsforslag om at opkræve takst for mer-arbejdet ved mangelfuldt belyste byggesager og besparelser afledt heraf. Forslag medsendes i høring. 11

30 Notat Kommunaldirektøren November 2015 Organisationsbeskrivelse Denne organisationsbeskrivelse er en samlet oversigt over den administrative organisation (konto 6) fordelt på de enkelte direktørområder. Det vil sige, at hver enkelt forvaltning, område eller stabsfunktion kort beskrives ved; struktur, antal afdelinger, antal årsværk, fysisk placering, opgaver og arbejdsområder samt snitflader til andre afdelinger. Samarbejdet på tværs af forvaltningerne er en nødvendighed, da ingen forvaltning kan fungere uden at være i dialog med andre forvaltninger om den opgaveløsning, der går på tværs. Borgeren ser kommunen som en enhed, og tværgående koordinering er dermed vigtig for at kunne møde borgeren ud fra et princip om der er sammenhæng og helhed i mødet med Norddjurs Kommune. Organisationsbeskrivelsen gør derfor, udover det faktiske tværfaglige samarbejde, også rede for de tværgående tiltag, der skal styrke sammenhængskraften i organisationen og udvikle opgaveløsningen ved i højere grad at bringe kompetencer i organisationen sammen på tværs, og dermed sikre bedre udnyttelse af ressourcer og bedre kvalitet i opgaveløsningen i forhold til borgerne. Værdier for organisationen Organisationen bygger på fem værdier: Åbenhed, ligeværdighed, dialog, sund fornuft og prøvehandlinger, som er formuleret i personalepolitikken og ledelsesgrundlaget. Begge politikker er baseret på en tilgang, der på den ene side opfordrer og giver plads til, at de enkelte forvaltninger og afdelinger kan udvikle gode lokale løsninger, samtidig med, at der er respekt for en fælles tilgang til opgaveløsningen og den måde man som organisation samlet set kommunikerer, samarbejder og udfører opgaveløsningen. Den sunde fornuft og prøvehandlingerne er udgangspunktet for de organisatoriske tiltag, der er igangsat på bl.a. arbejdsmarkedsområdet og med etableringen af velfærdsforvaltningen, som fokuserer på en helhedstænkning, og et tværgående samarbejde, der skal skabe bedre sammenhæng i borgerens møde med kommunen. 1

31 Værdierne er den fælles tilgang til arbejdet og et udtryk for den kultur, der skal binde organisationen sammen, på trods af en naturlig forskellighed på tværs af fag og opgavetyper. Ledelsesgrundlaget tilføjer herudover fire pejlemærker for god ledelse i Norddjurs Kommune: Ledelse af medarbejdere fælles forventninger og fælles retning Demokrati, omverden og partnerskab når vi åbner os for omverdenen, åbner der sig nye muligheder Forandring, innovation og nye måder kurs mod fremtiden Økonomi i balance forudsætningen for udvikling Ledelsesgrundlaget viser vejen for den gode ledelse i Norddjurs Kommune og er det fælles fundament alle ledere står på. Ledelsesgrundlaget tager udgangspunkt i præmissen om, at Norddjurs Kommunes ledere til hver en tid skal evne at tage bestik af omverdenen og finde nye løsninger. Derudover er ledelsesfællesskabet i Norddjurs Kommune et særligt fokusområde i ledelsesgrundlaget. Som leder i Norddjurs Kommune er man en del af noget større. Tværgående koordinering, samordning og udvikling Øget tværgående samarbejde og videndeling er omdrejningspunktet for tankerne bag organiseringen af Norddjurs Kommune. Dette gælder både den overordnede organisationsstruktur samt de fleste tiltag, der igangsættes på tværs af organisationen. Direktionen Direktionen består af kommunaldirektøren og fire fagdirektører. Hver enkelt direktør har ansvaret for at drive og udvikle sit eget område. Direktionen samarbejder om den overordnede koordinering og samordning af alle kommunens administrative aktiviteter, den strategiske og overordnede planlægning og udvikling af Norddjurs Kommune og sætter retningen for den ledelses- og organisationskultur, der kendetegner Norddjurs Kommune. Derudover varetager direktionen politisk betjening og koordinering på tværs af fagudvalg samt koordinerer på tværs af fagforvaltninger og direktørområder. I 2011 blev det besluttet at etablere en velfærdsforvaltning, der samler alle aktiviteter på børneområdet, handicap- og psykiatriområdet, ældreområdet og sundhedsområdet. Formålet var at udvikle en mere sammenhængende indsats og 2

32 sagsforløb på tværs af aldersgrupper og hidtidige organisatoriske barrierer, samt styrke det tværgående samarbejde på alle niveauer i organisationen. Med et tilsvarende ønske om at opnå en sammenhængende indsats på områderne erhverv, infrastruktur, miljø, klima, udvikling af by- og landområdet, kultur og fritid samt turisme, blev der er i 2012 oprettet en udviklingsdirektørstilling, der gennem et styrket tværgående samarbejde i en ny samlet forvaltning, skulle kunne løse et stigende behov for sammentænkning af erhvervs og udviklingsområdet. I 2015, er der senest blevet oprettet en stilling som arbejdsmarkedsdirektør. Her er fokus på at skabe et stærkt tværfagligt samarbejde i en ny samlet forvaltning samt på opfyldelsen af den 5 punkts handlingsplan som kommunalbestyrelsens har vedtaget for arbejdsmarkedsområdet: 1. Hurtigere sagsbehandling 2. Bedre kommunikation med borgerne 3. Styrket dialog med omverdenen 4. Godt arbejdsmiljø 5. Fastlæggelse af en klar og tydelig ledelsesstruktur Lederforum og sekretariatschefgruppen To tværgående initiativer, som yderligere skal understøtte de tanker, der ligger bag de beskrevne organisationsændringer, er etableringen af lederforum og en tværgående sekretariatschefgruppe. Lederforum Lederforum består af alle direktører og alle chefer i Norddjurs Kommune. Lederforum mødes 5 gange årligt. Emnerne for møderne veksler mellem fagligt input udefra og ekskursioner til steder i Norddjurs Kommune, hvor der aktuelt er et særligt fokus eller nye tiltag. Formålet med lederforum er at sikre koordinering på tværs af områder og en fælles tilgang til større opgaver. Derudover skal lederforum skabe netværk mellem chefer og direktører på tværs af forvaltningsområder. Dette er for at styrke sammenhængskraften i organisationen samt bevidstheden om, at man som chef og direktør i Norddjurs Kommune er en del af noget større end sit eget område. Sekretariatschefgruppen Sekretariatschefgruppen er et formaliseret samarbejde mellem sekretariatscheferne i de enkelte forvaltninger. Gruppens primære opgave er at udvikle en række tværgående opgaver såsom en ensartet og professionel betjening af det politi- 3

33 ske system, omsætning og gennemførsel af en række beslutninger og nye initiativer i organisationen samt understøtte lederforums møder. Derudover har sekretariatschefgruppen udviklet, igangsat og koordineret Norddjurs Kommunes projektlederuddannelse. Projektlederuddannelsen I Norddjurs Kommune har en lang række medarbejdere projektopgaver, der kræver stærke kompetencer indenfor såvel planlægning, organisering, innovation, forandringsledelse og ledelse af projekter. Desuden er det et stigende behov for at kunne udnytte potentialerne ved at arbejde på tværs af forvaltninger og sektorer. Dette gælder ikke mindst i forhold til at bruge interne resurser og kompetencer på tværs. Projektlederuddannelsen er således endnu et element i en løbende udvikling med fokus på at have blik for at inddrage andre forvaltninger på trods af organisatoriske skel. Med uddannelsen af pt 44 uddannede projektledere, er der skabt grobund for at helhedstænkningen og de nye måder at løfte opgaveløsningen - ved et større tværfagligt samarbejde - også kommer nedefra og udspringer tæt ved kerneopgaven. Projektlederuddannelsen er skræddersyet til Norddjurs Kommune og tager afsæt i såvel de personalepolitiske værdier samt ledelsesgrundlagets pejlemærker. Tværgående grupper og snitflader Der er etableret en række tværgående grupper på tværs af forvaltningerne. Grupperne beskæftiger sig med sikring af sammenhænge mellem fagområder og sammenhængende løsninger for borgerne. Derudover beskæftiger en række grupper sig med videndeling og koordinering på områder, som involverer hele organisationen, såsom digitalisering, kommunikation og indkøb. Derudover er der en række faste samarbejdsrelationer og snitflader på tværs af afdelinger og forvaltninger på konto 6. Disse beskrives også i det nedenstående afsnit. Markedsføringsgruppen Gruppen består af udviklingsdirektøren, direktionssekretariatschefen, chefen for planlægning, kultur og udvikling samt repræsentanter fra udviklingsforvaltningen og direktionssekretariatet og HR. Gruppen står for udarbejdelsen af en markedsføringsstrategi, samt på sigt implementeringen af strategien. Kommunikationsgruppen Gruppen etableres i 2016 og kommer til at bestå af repræsentanter fra alle forvaltninger. Gruppen drives af den centrale kommunikationsfunktion i direktionssekretariatet og HR. Gruppen koordinerer nyheder, pressemeddelelser og kom- 4

34 munikation. Gruppen skal have fokus på, at Norddjurs Kommune kommunikerer på en ensartet måde på tværs af alle forvaltninger, og at emner og historier relateres til Norddjurs Kommunes overordnede visioner og politikker. Gruppen skal også medvirke til at implementere og sikre kendskab til markedsføringsstrategi og kommunens aktiviteter på sociale medier. Digitaliseringsstyregruppen Gruppen består af repræsentanter for alle forvaltninger, it- og digitaliseringschefen, Økonomidirektøren og digitaliseringsprojektlederne. Gruppen igangsætter, koordinerer og informerer om digitaliseringsstrategien samt digitaliseringsprojekter i kommunen, således at digitaliseringsstrategi og -initiativer udbredes mest muligt og at der sikres kendskab til digitaliseringsprojekter som kan kopieres andre steder i organisationen. Indkøbsgruppen Gruppen består af repræsentanter for alle forvaltninger, økonomi- og indkøbschefen samt medarbejdere fra indkøbsområdet. Gruppen igangsætter, koordinerer og informerer om diverse indkøb og udbud i kommunen. Blandt andet er det denne gruppes kompetence at beslutte om Norddjurs Kommune skal gøre bruge af de fælles udbud som foretages via SKI (udgangspunktet er at vi skal tilsluttes medmindre der er gode argumenter for andet). Monopolbrudsstyregruppen Gruppen består af cheferne fra de berørte afdelinger, it- og digitaliseringschefen, økonomidirektøren samt digitaliseringsprojektlederne inden for dette område. Monopolbruddet drejer sig om implementering af nye it-programmer på de områder hvor KMD tidligere havde monopol. Gruppen igangsætter, koordinerer og sikrer fremdrift for monopolbruddet i kommunen, herunder implementering af nye systemer og arbejdsgange inden for den administrative sagsbehandling af sygedagpengeområdet og ydelsesområdet. Det primære fokus for de nye programmer er således borgerservice og udbetalingsområdet. Informations-sikkerhedsgruppen Gruppen består af repræsentanter for alle forvaltninger, It- og digitaliseringschefen samt medarbejdere fra it- og digitaliseringsområdet. Gruppen igangsætter, koordinerer og informerer om diverse informationssikkerhedsspørgsmål, herunder informationssikkerhedspolitikken samt diverse sikkerhedsspørgsmål. Rehabiliteringsteamet Rehabiliteringsteamet er et tværfagligt team, som indstiller til fleksjob, førtidspension, jobafklaring og ressourceforløb. Medlemmerne af rehabiliteringsteamet er rehabiliteringskoordinator fra ressource- og udviklingsafdelingen, sundhedsfag- 5

35 lig rådgiver ansat i Region Midtjylland, medarbejder fra myndighedsafdelingen, medarbejder fra sundhedsafdelingen og medarbejder fra UU Djursland. Økonomi Gældende for alle afdelinger er, at der samarbejdes med økonomifunktionen vedrørende budgetopfølgning, styring samt økonomifaglig sparring. I de følgende afdelingsbeskrivelser fremgår de faglige snitflader på tværs af forvaltninger og afdelinger, som er en fast del at det daglige arbejde. 6

36 Oversigt over den administrative organisation (konto 6) I det følgende beskrives de enkelte forvaltninger og stabe, deres arbejdsopgaver, tværgående snitflader og størrelse. Størrelsen opgøres i årsværk, ikke antal hoveder, da dette giver det mest retvisende billede af det reelle ressourceforbrug. 7

37 Kommunaldirektørens område Afdeling: Direktionssekretariatet og HR Chef: Kim Bruun Nielsen Antal ansatte: i direktionssekretariatet og HR og ca. 15 på serviceområdet Fysisk placering: Rådhuset i Grenaa Afdelingens opgaver: Direktionssekretariatet og HR er en fælles stab, der både betjener kommunalbestyrelse og økonomiudvalg, borgmester og kommunaldirektør med dagsordener, analyser og sekretariatsbistand. Derudover har direktionssekretariatet og HR ansvaret for en række tværgående aktiviteter og funktioner herunder: Den fælles kommunikationsindsats i hele organisationen, herunder kontakt til pressen, udarbejdelse af kommunikationsmateriale og pressemeddelelser, hjemmeside, sociale medier og kommunikationsfaglig bistand og rådgivning til organisationen. Løsning af juridiske opgaver, håndtering af særlige aktindsigtssager samt generel sparring og rådgivning på det juridiske område. Den fælles HR-indsats i hele organisationen, herunder personalejuridiske opgaver, rådgivning og bistand til ledelsen i personalesager og afskedigelsessager, understøttelse af Norddjurs Kommunes MED-system, konsulentbistand på arbejdsmiljøområdet, rekrutteringsbistand og annoncering samt generelle udviklingstiltag og kompetenceudviklingstiltag på tværs af organisationen. Desuden er ansvaret for drift af administrationsbygningerne. Således er servicefunktionerne også placeret i direktionssekretariatet og HR. Dette betyder at direktionssekretariatet og HR har ansvaret for rådhusbetjentene på Rådhuset og administrationsbygningerne i Glesborg og Allingåbro samt rengøringspersonalet og kantinepersonale på de samme adresser. 8

38 Økonomidirektørens område Afdeling: Økonomi- og indkøb Chef: Lisbeth Krogh Antal ansatte: 22 ansatte, heraf 17 i økonomi, 4 i indkøb og 1 medarbejder, der arbejder i begge funktioner. Fysisk placering: Rådhuset i Grenaa Afdelingens opgaver: Økonomi og indkøb er en fælles stab for hele organisationen, der varetager opgaver inden for ledelsesinformation, løbende økonomistyring, budget, regnskab og indkøb og fungerer som sekretariatsbetjening for Økonomidirektøren. Økonomifunktionen er konsulenter for direktørområderne i forhold til den daglige økonomistyring både på drifts og anlægsbudgettet, ved udarbejdelse af budget, månedlige budgetopfølgninger og regnskabsafslutning. Økonomifunktionen spiller således en nøglerolle i arbejdet med kommunens samlede økonomi både i det daglige arbejde og i de mere langsigtede budget- og regnskabsprocesser. Herudover har afdelingen opgaver i forbindelse med blandt andet finansiel styring likviditet og porteføljemanagement, analyser, befolkningsprognose, nøgletal, økonomisystemet OPUS, vedligeholdelse og opdatering af principper for økonomistyring. Indkøbsfunktionen står for at koordinere og samle kommunens samlede indkøb, således at reglerne på området overholdes. Dette inkluderer gennemførsel eller assistance ved udbud på de områder, hvor værdien af kommunens indkøb overstiger fastsatte tærskelværdier. Indkøbsfunktionen er samtidig en konsulentenhed, der rådgiver de decentrale enheder i forbindelse med deres indkøb og evt. udbud samt ved indgåelse af leasingaftaler. Kommunen har siden august 2014 været medlem af det kommunale indkøbsfællesskab Jysk Fællesindkøb, JYFI, hvilket medfører konkurrenceudsættelse af flere af kommunens indkøbsområder. Samtidig er der oprettet en indkøbsportal, hvor de decentrale indkøbere kan indhente oplysninger om hvilke indkøbsaftaler, kommunen har indgået. Herudover har afdelingen opgaver i forbindelse med: overordnet udbudsplan og gennemførsel af udbud koordinering og implementering af aftaler fra Statens og kommunerne indkøbsfællesskab, SKI, og Jysk Fællesindkøb, JYFI kontrol af brug af aftalerne 9

39 samarbejde med leverandørerne Afdeling: Løn- og bogholderi Chef: Marianne Fisker Antal ansatte: 20 ansatte, heraf 5 i bogholderi, 3 i opkrævning, 1 i intern revision og 11 i løn Fysisk placering: Rådhuset i Grenaa Afdelingens opgaver: Løn- og bogholderiafdelingen er en fælles stab for hele organisationen, der løser opgaver inden for løn, opkrævning og bogholderi. Løn- og bogholderiafdelingen er konsulenter for alle ledere, medarbejdere, ansatte, borgere, virksomheder og de faglige organisationer. Løn- og bogholderiafdelingen spiller en væsentlig rolle som forbindelsesled mellem f.eks. fagområder borgere/virksomheder, ledere medarbejdere og fagsystemer administrative medarbejdere/ledere Derudover har afdelingen også ansvaret for en række tværgående aktiviteter og funktioner: Behandling og hjemtagelse af refusioner til hele organisationen (f.eks. dagpenge, barselsdagpenge og løntilskud). Udbetaling af feriepenge og afregning til Feriefonden for ikke afviklet ferie. Sparring til ledere omkring ansættelsesforhold og indplacering af løn. Varetager lønkørsel, udarbejdelse af ansættelsesbreve, rettelser til e- Indkomst og kontakt til KL. Undervisning i fagsystemer og udarbejdelse af vejledninger i henhold til fælles opgaver på tværs af fagområder. Opsættelse af rykkerkørsel for alle kommunale krav. Oversendelse af alle kommunale krav til SKAT og varetager kommunes kontakt til SKAT. Dialog og sparring for fagområderne og borgerbetjening. Indgåelse af betalingsaftaler. Intern revison foretager kontrol om organisationen lever op til diverse ledelsestilsyn. Udarbejdelse principper for økonomistyring og interne retningslinjer. Sparringspartner for alle fagområder i henhold til interne retningslinjer og ledelsestilsyn. Dialog med leverandører om betaling af regninger. Oprettelse af specifikke NemKonti og opfølgning på borgere uden NemKonti i forhold til udbetaling af penge. Implementering af fælles systemer. Løn og bogholderi administrerer tillige tjenestemandspensionerne. Udgiften hertil fordeler sig med beløb til genforsikring af tjenestemandsforpligtigelsen og udbetalingen af pensioner, mens der modtages refusion fra genforsikringen for pensionerede tjenestemænd. 10

40 Lønkontoret løser desuden lønopgaven for flere mellemkommunale enheder, som beredskabet, Reno Djurs, Anholt Færgefart og Djurs mad, foruden der løses lønopgaver for andre institutioner, så som Djursland for fuld Damp m.fl. Afdeling: IT- og digitalisering Chef: Mads Kempel Sørensen Antal ansatte: 16 ansatte, heraf 5 i helpdesk (1 elev), 4 på drift & udvikling, 1 webmaster, 2 skole it, og 4 projektledere på digitalisering (heraf 3 vakante vedr. digitalisering generelt samt midlertidige stillinger vedr. mobil- og bredbåndsdækning og monopolbrud). Fysisk placering: Sønderport, Grenaa Afdelingens opgaver: IT- og digitaliseringsafdelingen er en specialistfunktion, der servicerer hele organisationen. Afdelingen løser en lang række opgaver på IT-området, herunder drift af netværk, trådløst netværk, opdatering og backup af servere, IT-support til kommunens ansatte (helpdesk), ansvar for hjemmeside, indgåelse af ITkontrakter og information om kommunens sikkerhedspolitik mv. IT-afdelingen har desuden ansvar for: Anskaffelse, vedligeholdelse og service på den centrale serverdrift Drift og vedligeholdelse af fællesprogrammer, platformen, fagsystemer samt hovedparten af de KMD-programmer, kommunen anvender i aftaleenhederne Telefonomstillingsanlæg Kommunikationslinjer mellem rådhus og administrationsbygninger samt politiker-opkoblinger. Drift og vedligeholdelse af systemer hos kommunale institutioner, og mellemkommunale enheder, f.eks. bibliotekerne, lokalarkivet, og beredskabet Licensstyring af kommunens programmer Anskaffelse og support af kommunens bærbare pc er, tablets og tynde klienter Drift og vedligeholdelse af skole IT, inklusiv læringsplatformen, bærbare pc er, tablets og andet IT-udstyr på skolerne. Drive og sikre understøttelse af Norddjurs Kommunes digitaliseringsstrategi Projektledelse af tværorganisatoriske digitaliseringsprojekter, de fælles monopolbrudsprojekter og den fælleskommunale rammearkitektur samt mobil- og bredbåndsdækning 11

41 Velfærdsdirektørens område Afdeling: Velfærdssekretariatet Chef: Anders Blæsbjerg Baun Antal ansatte: 5 Fysisk placering: Rådhuset i Grenaa Afdelingens opgaver: Velfærdssekretariatet er en central stab, der bl.a. varetager sekretariatsbetjeningen af velfærdsdirektøren og de to stående udvalg børne- og ungdomsudvalget og voksen- og plejeudvalget. Velfærdssekretariatet varetager ligeledes forskellige sekretariatsopgaver for hele velfærdsområdet. Opgaverne består bl.a. i: Udarbejdelse og kvalitetssikring af dagsordener til børne- og ungdomsudvalget samt voksen- og plejeudvalget. Udarbejdelse af konkrete dagsordenspunkter i sager af tværgående karakter. Opfølgning på udmøntningen af politiske beslutninger i de to fagudvalg samt økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen. Betjening af ældrerådet, handicaprådet, frivilligrådet, dialogforum for integration og dialogforum for socialt udsatte. Indgå i det tværgående samarbejde mellem de centrale sekretariatsfunktioner i Norddjurs Kommune. Indgå i det tværgående samarbejde i forbindelse med it-sikkerhed og udvikling af de administrative it-systemer. Bistå med udarbejdelsen af overordnede og tværgående politikker. Bistå med løsningen af større, strategiske og/eller tværgående analyse-, planlægnings-, økonomi-, it-, velfærdsteknologi- og udviklingsopgaver. Indgå i arbejdet med rammeaftaler og sundhedsaftaler. Bistå med planlægning, styring og koordinering af anlægsprojekter og herunder sikring af det tværgående samarbejde med udviklingsforvaltningen og økonomiafdelingen. Understøtte et tværgående netværk for udviklingskonsulenter i velfærdsforvaltningen. Bogføring af udgifter i forbindelse med anlægsprojekter. Medvirke ved komplicerede sager om udbud, klager, offentligretlige forhold mv. Yde sekretariats- og konsulentbistand til ledelsen i Djurs Mad I/S. 12

42 Indgå i diverse kommunesamarbejder og tværkommunale arbejdsgrupper. Understøtte og videreudvikle det frivillige sociale arbejde i Norddjurs Kommune. Administration af puljemidler til frivilligt socialt arbejde. Afholdelse af særlige arrangementer for frivillige sociale foreninger. Afdeling: Myndighedsafdelingen Chef: Helle Støve Antal ansatte: 58 ansatte Fysisk placering: Rådhuset i Grenaa (25 ansatte) og administrationsbygningen i Glesborg (33 ansatte) Børne- og familieteamet har 24 ansatte, Unge- og voksenteamet 25 medarbejdere og staben 9 ansatte. Afdelingens opgaver: Myndighedsafdelingen varetager en lang række myndighedsopgaver på området for udsatte børn og unge og voksen handicap- og psykiatriområdet. Myndighedsafdelingens centrale opgaver omfatter blandt andet: opfølgning på underretninger om socialt udsatte børn og unge. bevilling af forebyggende foranstaltninger, døgntilbud og serviceydelser/merudgiftsydelser til udsatte børn og unge. rekruttering af plejefamilier samt matchning og samarbejde med plejefamilier og opkvalificering af disse. bevilling af bostøtte, aktivitets- og beskæftigelsestilbud samt døgntilbud på voksen- og psykiatriområdet sagsbehandling og bevilling af ydelser til socialt udsatte, hjemløse, misbrugere mv. godkendelse og opfølgning på indberetninger om magtanvendelse i tilbud på socialområdet. personrettet tilsyn med borgere, hvor Norddjurs Kommune har handlekompetencen (i hele landet). salg af institutionspladser til fremmede kommuner og serviceydelser/merudgifter til børn og unge med behov for særlig støtte som følge af betydeligt nedsat funktionsevne og/eller børn og unge, der er i mistrivsel pga. forældrene har begrænset eller ingen forældrekompetence. Økonomistyring, håndtering af mellemkommunale betalinger og opfølgning på betalinger. tilbud til borgere om åben rådgivning og vejledning. modtagelse og boligplacering af flygtninge og familiesammenførte i den 3 årige integrationsperiode. håndteringer af henvendelser/underretninger på børn og unge under 18 år, der har ophold på asylcentre i Norddjurs Kommune. 13

43 Bidrage ved udarbejdelse af politikker og kvalitetsstandarder på velfærdsområdet Herudover indgår myndighedsafdelingen i tværgående samarbejder i form af f.eks.: Koordineringsmøder med arbejdsmarkedsområdet og socialområdet hver 14. dag Fast tilknytning og placering af socialrådgivere på decentrale skoler, børnebyer og dagtilbud Indgå i arbejdsmarkedsområdets rehabiliteringsteam hver 14. dag Samarbejde med arbejdsmarkedsområdet om visitation til STU-forløb Tæt samarbejde med arbejdsmarkedsområdet i forhold til Norddjurs Kommunes integrationsindsats. Samarbejdet understøttes af, at integrationsmedarbejderne er placeret i fysisk nærhed af relevante medarbejdere på arbejdsmarkedsområdet Samarbejde med ejendomsgruppen i forhold til boligplacering af flygtninge i Norddjurs Kommune Et tæt samarbejde mellem myndighedsafdelingens ungeteam og arbejdsmarkedsområdets ungeindsats, der understøttes af, at medarbejderne sidder sammen i det omfang det er nødvendigt (udgangspunktet er én dag om ugen). Afdeling: Sundheds- og omsorgsområdet Leder: Søs Fuglsang Antal ansatte: 10 fuldtidsstillinger i visitationen og 6,4 fuldtidsstillinger i administrationen (på konto 6) Fysisk placering: Østergade 36, Grenaa Afdelingens opgaver: Sundheds- og omsorgsområdets centrale administration løser primært opgaver inden for visitation og generel administration. De centrale opgaver omfatter blandt andet: Visitation til hjemmehjælp, genoptræningstilbud, hjælpemidler, aktivitetstilbud, ældreboliger og plejeboliger. Boligadministration for kommunale ældre-, pleje- og handicapboliger. Økonomistyring Mellemkommunale afregninger og tværgående administrativ bistand. Salg af pladser til fremmede kommuner. En tværgående koordinering af velfærdsforvaltningens aktiviteter vedrørende utilsigtede hændelser. Besvarelse af borgerhenvendelser Tværgående koordinering af velfærdsforvaltningens servicetilbud på kommunikationsområdet (syn, høre og tale). 14

44 Implementering af sundhedsaftalen og forløbsprogrammer. Bidrage ved udarbejdelse af politikker og kvalitetsstandarder på velfærdsområdet. Administration af puljemidler til sundhedsaktiviteter. Samarbejde med Region Midtjylland om drift af Grenaa Sundhedshus. Herudover indgår sundheds- og omsorgsområdet i tværgående samarbejder i form af f.eks.: Indgå i arbejdsmarkedsområdets rehabiliteringsteam hver 14. dag Via sundhedshuset er der et tæt samarbejde med arbejdsmarkedsområdet i forhold til træningsområdet. Et tæt samarbejde mellem hjælpemiddeldepotet og arbejdsmarkedsområdet. Afdeling: Skole og dagtilbudsområdet Leder: Finn Nørskov Mikkelsen Antal ansatte: 6,6 stilling (på konto 6) Fysisk placering: Administrationsbygningen i Glesborg Afdelingens opgaver: Skole- og dagtilbudsområdets centrale administration varetager overordnede administrationsopgaver for undervisningsområdet og dagtilbudsområdet for børn og unge. De centrale opgaver omfatter blandt andet: Pladsanvisning på dagtilbudsområdet Kapacitetsberegninger på dagtilbudsområdet Elevadministration Administration af skolekørsel Besvarelse af borgerhenvendelser Udarbejdelse og opdatering af informationsmateriale til forældre Økonomistyring, bogføring og betaling af regninger Administrativ understøttelse af PPR og konsulentteam. Bidrage ved udarbejdelse af politikker og kvalitetsstandarder på velfærdsområdet. Herudover indgår skole- og dagtilbudsområdet i tværgående samarbejder i form af f.eks.: Tæt samarbejde mellem PPR og myndighedsafdelingen vedr. udsatte børn og unge Koordination, Udvikling og Kommunikation (KUK) PPR, sundhedsplejen, myndighedsafdelingen afholder månedlige møder på skoler og i børnebyer vedr. konkrete børn og unge. 15

45 Afdeling: Socialområdet Chef: Hanne Nielsen Antal ansatte: Ingen medarbejdere på konto 6 Fysisk placering: Sønderport 8, Grenaa Afdelingens opgaver: Socialområdets medarbejdere på konto 5 indgår i tværgående samarbejder med medarbejdere på konto 6 i andre afdelinger i forbindelse med f.eks.: Koordineringsmøder med arbejdsmarkedsområdet og myndighedsafdelingen hver 14. dag Tæt samarbejde mellem tandplejen og arbejdsmarkedsområdet Tæt samarbejde mellem rusmiddelcentret og arbejdsmarkedsområdet Deltager i særlige tværgående projekter som f.eks. mental sundhed for unge. 16

46 Udviklingsdirektørens område Afdeling: Udviklingssekretariatet Chef: Christina Lundbergh Antal ansatte: I alt 11 samt ¼ mobilitetskoordinator, der deles med Syddjurs, Midttrafik og regionen. De 1 ¼ medarbejdere på mobilitet og letbaneprojekter er finansieret på konto 2. Fysisk placering: Administrationsbygningen i Allingåbro Afdelingens opgaver: Sekretariatet er en stabs- og driftsfunktion, der har det overordnede ansvar for udarbejdelsen af dagsordner til erhvervsudvalget, kultur- og udviklingsudvalget samt miljø- og teknikudvalget. Sekretariatet udfører og koordinerer derudover tværgående opgaver for direktør og chefgruppe. Sekretariatet indgår i det tværgående samarbejde mellem de centrale sekretariatsfunktioner i Norddjurs Kommune, digitaliseringsstyregruppen og det tværgående samarbejde i forbindelse med it-sikkerhed og udvikling af de administrative systemer. Øvrige opgaver, der er forankret i sekretariatet er: Administration af Djurslands Feriefond Tilsyn og styringsdialog, almene boliger Salg af grunde, tinglysning, påtegninger Sekretariatsbetjening af færgeudvalget Opgaver vedrørende sammenlægning af redningsberedskabet Bistand til administrationstunge projekter Kollektiv trafik, herunder bl.a. sekretariatsbetjening af Kollektiv Trafik Råd, letbaneprojekter, færger, bybus, skolekørsel og taxiadministration Mobilitetsstrategi og underliggende mobilitetsprojekter GIS og kort Ejendomsskat og lån til betaling af ejendomsskat Understøttelse af arbejdet med projektkultur Bogføring, fakturering, administration af indberetninger Medvirke ved komplicerede sager om fx juridiske forhold Afdeling: Planlægning, kultur og natur Chef: Helen Rosager 17

47 Antal ansatte: 23 administrative medarbejdere heraf 20 på konto 6 og 3 på konto 5/projektansættelser. Herudover er der 3 aftaleenheder med selvstændig ledelse (bibliotek, kulturskole og kommunalt arkiv) Fysisk placering: Administrationsbygningen i Allingåbro. Kulturskolens administration har til huse i Pavillonen i Grenaa, Det kommunale Arkiv/Grenaa Egnsarkiv har til huse i Museum Østjylland og bibliotekerne har et hovedbibliotek i Grenaa og tre filialer i Ørum, Auning og Ørsted. Afdelingens opgaver: Afdelingen betjener kultur- og udviklingsudvalget, teknik- og miljøudvalget og erhvervsudvalget. Sidstnævnte kun hvad angår sager om turisme. Der er oprettet en række rådgivende organer i forhold til afdelingens arbejde: Grønt råd, Vandråd, Fritidsråd, Idrætsråd, Kulturelt Samvirke, Aftenskole Samvirke og Spejder Samvirke. Afdelingens arbejde er omfattet af planloven, naturbeskyttelsesloven, vandløbslov, lov om erhvervsfremme, folkeoplysningsloven, museumsloven, biblioteksloven og musikskoleloven. Følgende politikker er udarbejdet som ramme for afdelingens arbejde: kultur- og fritidspolitik, turistpolitisk handlingsplan, friluftspolitik og landdistriktspolitik. Afdelingen har en bred samarbejdsflade internt og eksternt og udviklingsopgaver løses i samarbejde med foreningslivet, interesseorganisationer, andre kommuner og regionen, og der arbejdes med at rejse eksterne midler til udviklingsprojekter. Afdelingen er organiseret i 4 teams og en række større udviklingsprojekter: Plan og udviklingsteam Teamet varetager opgaverne inden for by- og landdistriktsudvikling, planlægning, turisme og klima. Teamet har 10 medarbejdere heraf 2 medarbejdere ansat på konto 5/projektansatte. Teamets opgaver: By- og landdistriktsudvikling: Områdefornyelsesprogrammer Byfornyelse Udvikling i lokalområder og de mindre byer Tilskud til Kyst- og Fjordcentret som naturformidlingsenhed, herunder samarbejde om Blå Flag og naturformidling. Tilskud til Djursland for Fuld Damp/Stenvad Mosebrugscenter Planlægning: Udviklingsstrategi/planstrategi Kommuneplanlægning Lokalplanlægning Administration af planloven: Udstykningsgodkendelser, dispensationer, tilladelser, landzoneadministration. 18

48 Administration af naturbeskyttelseslovens beskyttelseslinjer. Ejendomsavancebeskatning Campingreglement Grundejerforeninger Beboelse i sommerhuse Turisme Tilskud til Kattegatcentret Udvikling af kysten med udgangspunkt i Naturpark Randers Fjord, Fjellerup, Bønnerup, Gjerrild og Grenaa. Samarbejde med Destination Djursland. Klima Opfyldelse af aftale med Danmarks Naturfredningsforening om klimakommune og den europæiske borgmesterpagt Risikokortlægning Klimahandlingsplan Tværgående samarbejde om klimatilpasning i forhold til planlægning, byggesagsbehandling og naturgenopretning Kultur- og fritidsteam Kultur- og fritidsteam består af 5 medarbejdere, hvoraf 1 medarbejder er ansat 25 timer på konto 5/projektansættelse og 12 timer på konto 6 i tidsbegrænset stilling. Afdelingens opgaver er: Administration af folkeoplysningsloven på fritids-, kultur- og aftenskoleområdet. Tilskud til kulturinstitutioner og kulturhuse. Digitalisering på folkeoplysningsområdet Samarbejdet med rådgivende fora/samvirker: Kulturelt Samvirke, aftenskolesamvirket, spejdersamvirke, fritidsråd og idrætsråd. Samarbejde med idrætshaller Samarbejde med kulturinstitutioner Kulturring Østjylland Aarhus Kulturby 2017 Børnekultur Naturteam Naturteamet består af 6 medarbejdere, hvoraf 1 medarbejder er ansat på konto 5/projektansættelse indtil udgangen af Teamets opgaver er: Myndighedsopgaver i forbindelse med naturbeskyttelsesloven, Myndighedsopgaver i forbindelse med museumsloven Fredninger Naturplan/Natura

49 Myndighedsopgaver på naturområdet: fortidsminder, hegning af områder til afgræsning, rydninger på særlige naturtyper etc. Drift af strande: tangrydning og inventar. Vedligehold og etablering af informationstavler, kortborde, fugletårne, shelters o.lign. Projekter: Genetablering af natur på lavbundsarealer, Lifeprojekt om højmose i Løvenholmskoven, multifunktionel jordfordeling som giver flere gevinster VVM-opgaver Vandløbsteam Vandløbsteamet består af 3 medarbejdere. Teamets opgaver er: Vandløbsvedligehold Udarbejdelse af regulativer Implementering af vandplaner Søer og vandløb - Tilsyn med miljøtilstand i vandløb og overvågning af fiskebestande Kystbeskyttelse Pumpelag Afdeling: Erhverv og miljø Chef: Lars Toft Pedersen Antal ansatte: 30 medarbejdere, heraf 27 på konto 6 og 3 projektansatte Fysisk placering: Administrationsbygningen i Allingåbro Afdelingens opgaver: Afdelingen betjener erhvervsudvalget og teknik- og miljøudvalget. Erhvervs- og miljøafdelingen arbejder med erhvervsservice/udvikling for virksomheder og myndighedsopgaver indenfor byggeri, miljø, drikke- og badevand samt landbrug. Afdelingen fokuserer på smidig og korrekt behandling af henvendelser fra private og en indgang for erhvervslivet. Det sker gennem et tæt samspil i og på tværs af afdelingen. Afdelingen er opdelt i 5 teams med følgende primære opgaver: Erhvervsudviklingsteamet (1 administrativ, 2 erhvervskonsulenter) Implementering af erhvervspolitikken og kontraktholder for eksterne aktører Udviklingsprojekter til fremme af erhvervslivets rammevilkår Lokalt, regionalt, nationalt og internationalt erhvervsfremmesamarbejde Byggeteamet (4 administrative, 8 byggesagsbehandlere, 1 arkivar) Byggesagsbehandling BBR og ejendomsoplysninger Samarbejde med beredskabet 20

50 Virksomheds- og miljøteamet (6 medarbejdere) Tilsyn, miljøgodkendelser, kampagner og anmeldelser Spildevand, affald, luft- og jordforurening Strategisk energiplanlægning Drikke- og badevandsteamet (4 medarbejdere) Tilsyn med vandværker, boringer og drikkevandssikkerhed Regulativer, takstblade samt indsatsplaner for drikkevand Overvågning af bassin og havvand Landbrugsteamet (4 medarbejdere) Miljøgodkendelser og anmeldelser Tilsyn, kampagner og behandling af klagesager Udviklingsprojekter til fremme af landbrugserhvervet Afdeling: Vej og ejendom Chef: Kim T. Jensen Antal ansatte: 22 stillinger, fordelt med: 9 stillinger på kt. 06, med indtægtskrav på 4 stillinger 12 stillinger på kt. 02, med indtægtskrav på 4 stillinger 1 stilling som barselsvikar, deltid Fysisk placering: Myndighedsopgaven og den administrative driftsplanlægning er fysisk placeret i Administrationsbygningen i Allingåbro, mens selve driftsorganisationen Vej og Park (55 ansatte inkl. elever) er delt på 3 firmaadresser placeret i Allingåbro, Glesborg og Grenaa. Afdelingens opgaver: Vejmyndighedsopgaven. Drift af kommunale veje, parker, strande mv. Vedligehold af kommunale bygninger. Udleje af arealer og Lejeboliger. Afdelingen betjener primært Miljø og teknikudvalget Vej- og ejendom er organiseret i 4 grupper. Administrationsgruppen Trafiksikkerhedsarbejdet Råden over vejarealer, herunder gågaderegulativer og festpladser Forsikringssager Informationsformidling Projektledelse (Landsbyfornyelse) Leje/forpagtning arealer og bygninger Afstemning, budgetkontrol, faktureringer OPUS Afstemning, budgetkontrol, faktureringer Navision Vej og Park, løn- og sagsadministration 21

51 Vej og Park, IT- og telefonsystemer Driftskontoret Borgerhenvendelser Udarbejde driftsgrundlag og økonomi til Vej og Park Opfølgning på og sparring med Vej og Park Vejgruppen Vej- og trafikplanlægning Vejmyndighed vejlovgivning, ekspropriationer, udstykning. Projektering, udbud, tilsyn med anlæg af veje, stier, ombygninger, byggemodninger. Administration af vintertjenesten Administration af gravetilladelser Tilsyn med driftsentreprenør på gadelyset Tilsyn og udbud belægninger (asfalt) Udbud af relevante driftsopgaver Ejendomsgruppen Tilsyn med- og udarbejdelse af drifts- og vedligeholdelsesplaner, for kommunale ejendomme. Gennemførelse af vedligeholdelsesprojekter og mindre anlægsopgaver. Energioptimerende og klimaforbedrende bygningsinvesteringer. Gadebelysning, energioptimering- og overgang til LED. Bygherrerådgivning kommunale bygherrer. 22

52 Arbejdsmarkedsdirektørens område Afdeling: Arbejdsmarkedssekretariatet Chef: Rikke Thind Antal ansatte: 4 Fysisk placering: Rådhuset i Grenaa Afdelingens opgaver: Arbejdsmarkedssekretariatet er en fælles stab for hele arbejdsmarkedsområdet, der understøtter arbejdsmarkedsdirektøren og afdelingscheferne med analyser, juridisk og økonomisk bistand. Derudover varetages tværgående opgaver vedr. administration, lovgivning, klagebesvarelse, ledelsesinformation samt projekt og udviklingsarbejde. Arbejdsmarkedssekretariatet betjener endvidere arbejdsmarkedsudvalget med dagsordener, analyser og øvrig sekretariatsbistand. Afdeling: Job- og virksomhedsservice Chef: Alice Krog Antal ansatte: 19 fordelt på administrative, sagsbehandlere og job og virksomhedskonsulenter. Fysisk placering: Rådhuset i Grenaa Afdelingens opgaver: Afdelingen har til opgave at yde service til alle offentlige og private virksomheder i Norddjurs Kommune. Afdelingen har endvidere ansvaret for at yde service til forsikrede ledige, modtagere af arbejdsmarkedsydelse og jobparate kontanthjælpsmodtagere. Afdelingen varetager også nogle tværgående administrative opgaver for de øvrige afdelinger indenfor arbejdsmarkedsforvaltningen. Disse opgaver omfatter bl.a. telefonbetjening, anmodninger om aktindsigt, borgerbetjening i jobbutik, post, mv. Afdelingen samarbejder bredt med andre afdelinger og forvaltninger i forbindelse med formidling af nye medarbejdere og løsning af beskæftigelsesmæssige opgaver. Der er et bredt tværgående samarbejde med andre forvaltninger i forbindelse med virksomhedspraktik, ansættelse med løntilskud, voksenlærlinge og jobrotationsprojekter. 23

53 Afdelingen samarbejder med arbejdsløshedskasser, faglige organisationer, uddannelsesudbydere, andre jobcentre og øvrige aktører på arbejdsmarkedet. Samarbejdet er vidtfavnende og har til formål at få ledige i job og sikre, at virksomhederne har adgang til den nødvendige arbejdskraft. Afdeling: Tidlig indsats og opfølgning Chef: Vakant Iben Günther Nielsen er konstitueret afdelingschef Antal ansatte: 42 fordelt på administrative, sagsbehandlere, jobkonsulenter og mentorer. Fysisk placering: Rådhuset i Grenaa Afdelingens opgaver: Afdelingen omfatter indsatser i forbindelse med kontanthjælp over 30 år, sygedagpenge og integrationsområdet. Kontanthjælp: Varetager den arbejdsmarkedsrettede indsats i forhold til de borgere, der har problemer ud over ledighed. Der foretages løbende opfølgningssamtaler for sikring af, at borger fortsat opfylder betingelserne for modtagelse af kontanthjælp, samt tilrettelæggelse af den fremadrettede indsats. Kontanthjælp iværksætter praktikforløb og arbejdsprøvningsforløb som led i den arbejdsrettede indsats. Sygedagpenge: Varetager den løbende opfølgning i henhold til lovgivningen for at sikre den fortsatte berettigelse til sygedagpenge. Sygedagpenge træffer efter 22 uger afgørelse om, hvorvidt der skal ske en forlængelse af sygedag, eller om borgerens sag skal overgå til et jobafklaringsforløb. Der er på området fokus på fastholdelse af medarbejdere på virksomhederne, og der etableres løbende afklarende praktikforløb. Integration: Varetager sagsbehandlingen vedrørende flygtninge, som er omfattet af den 3 årige integrationsperiode. Herudover sagsbehandles i forhold til EU borgere i forhold til at tilbyde sprogundervisning. Der er på området ansat mentor og jobkonsulent med henblik på at understøtte den jobrettede indsats. Samarbejde på tværs i organisationen: På området er der et tæt samarbejde med myndighedsafdelingen. Det gælder både i forhold til flygtninge, etablering af støtte til særligt udsatte borgere, bostøtte samt misbrugsbehandling. Der samarbejdes med familieafdelingen i sager, hvor sagsbehandler bliver bekendt med problemer i forhold til børn og unge. På sundheds og omsorgsområdet samarbejdes med Visitator og Sundhedsskolen. Dels til iværksættelse af støtte i hjemmet, og dels i forbindelse 24

54 med etablering af tilbud i form af motion, diætist og samt brug af tilbud på Sundhedsskolen. Der samarbejdes med Entreprenørgården og produktionsenheden for borgere, der tilbydes aktivitet, og for borgere hvor der er behov for en rådighedsvurdering. Derudover er der mange samarbejdsflader med de øvrige afdelinger i arbejdsmarkedsområdet. Herudover er der mange eksterne samarbejdspartnere som inddrages i det udredende arbejde. Afdeling: Ressource og udvikling Chef: Iben Günther Nielsen Antal ansatte: 17 Fysisk placering: Rådhuset i Grenaa Afdelingens opgaver: Afdelingens opgaver omfatter borgere i ressourceforløb og i jobafklaringsforløb, borgere som modtager ledighedsydelse, borgere i fleksjob og skånejob, revalidender samt borgere som modtager hjælpemidler og personlig assistance. Fælles for målgrupperne er, at de alle har en enten varig eller midlertidig nedsættelse af arbejdsevnen. Der arbejdes individuelt sammen med borgere på at udvikle borgerens ressourcer og arbejdsevne. Dette gøres ved en tværfaglig helhedsorienteret og koordineret indsats. Der samarbejdes bredt med de øvrige afdelinger og forvaltninger i kommunen for at nå målet, som er en tilbagevenden til beskæftigelse. Ansvaret for rehabiliteringsteamet ligger også i ressource og udvikling. I ressource og udvikling arbejdes der sammen med Familieafdelingen, Myndighedsafdelingen, Sundhedsafdelingen og de øvrige afdelinger på arbejdsmarkedsområdet. Derudover er der samarbejde med en lang række eksterne interessenter. Afdeling: Ungeindsats og UU-Djursland Chef: Lotte Kruse Antal ansatte: 37 medarbejdere heraf 20 i Ungdommens Uddannelsesvejledning (UU), som er placeret på konto 3 Fysisk placering: Grønland 24 i Grenaa flytter til lokale på GD-grunden i Grenaa Afdelingens opgaver: 25

55 UU er et tværkommunalt samarbejde, der vejleder unge fra 7. klasse og op til 25 år i både Nord- og Syddjurs Kommuner med fælles ledelse og fælles sekretariat. Ungeindsatsen arbejder med unge op til 30 år i forhold til aktivering og afklaring. Målgrupperne omfatter blandt andet: unge, der modtager uddannelseshjælp eller kontanthjælp unge over 18 år der ikke modtager en ydelse, men skal afklares til f.eks. førtidspension eller andre tilbud unge under 18 år uden ydelse, som skal have en indsats Afdelingen er fysisk placeret på egen adresse i Grenaa, hvor afdelingen fungerer som Én indgang for alle unge under 30 år. Der er tæt samarbejde mellem sagsbehandlerne fra ungeindsatsen og UU (der har historik på de unge helt fra 7. klasse i grundskolen), når de unge henvender sig for at søge kontanthjælp. Samarbejdsfladerne er mangeartede blandt andet med myndighedsområdet, der ofte har en sag på de unge, der kommer i ungeindsatsen. Samarbejdet med skoleforvaltningen er en naturlig del af dagligdagen for de yngste, og derudover samarbejdes med Rusmiddelcentret, Ungnorddjurs, Familiehuset, uddannelsesinstitutioner, produktionsskoler og andre, der er i de unges dagligdag. Endelig samarbejdes med de øvrige afdelinger på arbejdsmarkedsområdet. Afdeling: Borgerservice og udbetaling Chef: Tonny Olsen Antal ansatte: 42 Fysisk placering: Rådhuset i Grenaa samt borgerservicefunktioner i Ørsted og Auning 2 dage hvert sted. Afdelingens opgaver: Borgerservice og udbetaling varetager modtagelse af borgere på i Grenaa, modtagelse og fordeling af digital og fysisk post samt telefoni på kommunens hovednummer. Endvidere deltager medarbejdere i Den Digitale Hotline i samarbejde med øvrige kommuner i Midt- og Nordjylland. Borgerbetjeningen foregår primært i Grenaa i det nye borgervenlige modtagelsesområde, hvor der også er mulighed for digital selvbetjening med og uden hjælp fra medarbejderne. Derudover er der borgerbetjening mandag og tirsdag i Ørsted samt onsdag og torsdag i Auning, hvor der også er mulighed for digital selvbetjening. Der kan som udgangspunkt løses samme borgerserviceopgaver i Ørsted og Auning som i Grenaa. Dog kan der ikke laves pas i Ørsted pt. Borgerservice og udbetaling varetager flg. hovedopgaver: 26

56 Ansøgning, afgørelse, beregning og udbetaling af forsørgelsesydelser, enkeltydelser og tilskud Folkeregister, sundhedskort, valg, skatteservice, fribefordring, tilkendelse af førtidspension, forebyggelse og opklaring af socialt snyd Pas, kørekort, valg, vielser, NemID, hjælp til digitalisering Mange af opgaverne varetages i tilknytning til andre afdelinger i arbejdsmarkedsområdet, samt i samarbejde med myndighedsafdeling, løn og bogholderi og sundheds- og omsorgsafdelingen. En del af opgaverne varetages for og i samarbejde med Region Midtjylland, Skat, Rigspolitiet og Udbetaling Danmark. 27

57 Bilag: 3.2. Høringssvar Plan, kultur og natur Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 09. december Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

58 Høringssvar: budget I forhold til udmøntning af puljer og besparelser i budget på det administrative område fremgår af Økonomiudvalgets dagsorden , at der er foreslået følgende besparelser på udviklingsdirektørens område: Landdistriktsudvikling: 0,5 mio. kr. fra 2016 og frem Effektivisering og omlægning af arbejdsgange: 0,5 mio. kr. fra 2017 og frem Afdelingen for Plan, kultur og natur fremsender i den forbindelse følgende høringssvar: Vi tager til efterretning, at kommunen skal spare på det administrative område. Vi mener, at processen omkring udmøntning af besparelserne er meget vigtig og kræver et højt informations- og dialogniveau. I forløbet indtil nu har dette ikke været praktiseret; idet medarbejderne i udviklingsforvaltningen har måttet erfare om de konkrete forslag udelukkende via Økonomiudvalgets dagsorden. Det giver anledning til mange ubesvarede spørgsmål og usikkerhed omkring, hvad der ligger i hhv. besparelser på landdistriktsudvikling og på effektivisering. F. eks. er landdistriktsudvikling et tema, som rækker ind over rigtig mange fagområder i udviklingsforvaltningens fire afdelinger. Der rejses også spørgsmål ved, hvorvidt det påtænkes undersøgt, om besparelserne kan udmøntes ved: - Naturlig afgang - Omplacering i organisationen - Frivillig reduktion i arbejdstiden (jf. Retningslinjer for tryghed i ansættelsen) Tillid er et nøgleord i vores organisation. Vi forventer, at vi kan have tillid til at blive inddraget i dialog om besparelsesudmøntningerne i perioden på udviklingsdirektørens område. Afdelingen for Plan, kultur og natur, 26. november 2015

59 Bilag: 3.3. Høringssvar Erhverv og miljø Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 09. december Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

60 Høringssvar Lokal MED udvalget for Erhverv og Miljø anerkender at der skal foretages besparelserne. I den forbindelse der det vigtigt at alle procedure iagttages, så processen ikke forårsager unødig bekymringer. Derfor skal der peges på anvendelse af tryghedsaftalen med de muligheder det giver, for omplacering og fastholdelse den viden og erfaring som organisationen har opnået, anvendelse af prioriteringer i forbindelse med naturlig afgang så vidt det er muligt, og så videre. I forbindelse med besparelser skal det kommunikeres, at der vil opstå længere sagsbehandlingstider, i det opgaverne skal gennemføres. Opgaver der ikke absolut skal laves er for længst ophørt/sparet væk. Der foretages allerede en betydelig prioritering af hvilke sager der er væsentlige, ligesom der anvendes tid til opgaver, der kan gennemføres på en anden og smartere måde, og som derved spare tid i horhold til den almindelige sagsbehandling.

61 Bilag: 4.1. Arbejdsskadestatistik 3. kvartal 2015 Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 09. december Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

62 Arbejdsskadestatistik - fordelt på områder Periode Område Aftaleenheder / medudvalg Leder Institution Ansættelsestype Skader i alt Sygedage i alt 1. kvartal 2015 Administrationen Arbejdsmarked og borgerservice Karen Skau Jobcenter Andet 1 0 Direktionssekretariat og HR Kim Bruun Nielsen Kantinen, Grenaa RådhusAndet 1 0 Administrationen Total kvartal 2015 Total kvartal 2015 Administrationen Myndighedsafdelingen Helle Støve Børne- og familieteamet Pædagog 1 0 Norddjurs Biblioteker Peter Hansen (tom) Andet 2 0 Administrationen Total kvartal 2015 Total kvartal 2015 Administrationen Arbejdsmarked og borgerservice Karen Skau Jobcenter Andet 2 90 Arbejdsmarked og borgerservice Karen Skau Jobcenter Kontor 1 0 Direktionssekretariat og HR Kim Bruun Nielsen Kantinen, Allingåbro Andet 2 3 Udviklingsdirektørområdet Kim Kofod Hansen Vej og ejendom Andet 2 0 Administrationen Total kvartal 2015 Total 7 93 Hovedtotal Arbejdsskadestatistik - fordeling af skader Periode Område Aftaleenheder / medudvalg Leder Institution Ansættelsestype Sygedage i alt Skader i alt Ryg Arme / ben Psykisk Vold Andet 1. kvartal 2015 Administrationen Arbejdsmarked og borgerservice Karen Skau Jobcenter Andet Direktionssekretariat og HR Kim Bruun Nielsen Kantinen, Grenaa RådhusAndet Administrationen Total kvartal 2015 Total kvartal 2015 Administrationen Myndighedsafdelingen Helle Støve Børne- og familieteamet Pædagog Norddjurs Biblioteker Peter Hansen (tom) Andet Administrationen Total kvartal 2015 Total kvartal 2015 Administrationen Arbejdsmarked og borgerservice Karen Skau Jobcenter Andet Arbejdsmarked og borgerservice Karen Skau Jobcenter Kontor Direktionssekretariat og HR Kim Bruun Nielsen Kantinen, Allingåbro Andet Udviklingsdirektørområdet Kim Kofod Hansen Vej og ejendom Andet Administrationen Total kvartal 2015 Total Hovedtotal

63 Bilag: 6.1. Brev om tillid Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 09. december Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

64 Kære lokaludvalg og områdeudvalg Det gode samarbejde og den stærke relation mellem ledelse og medarbejdere er hjørnestenene i den kultur som Norddjurs Kommune står for, og grundlæggende bygger organisationen på en tillidskultur, som det er vigtigt at værne om og hele tiden arbejde på. Dette vil hovedudvalget gerne understøtte, og vi har derfor sat tillid på dagsordenen. Vores personalepolitik og ledelsesgrundlag understøtter tillid i organisationen, blandt andet ved at lægge op til et minimum af regler og procedurer, for i stedet at give plads til lokale løsninger med udgangspunkt i konkrete faglige vurderinger. Tillid er fundament for Norddjurs Kommunes værdier Norddjurs værdier, åbenhed, ligeværdighed, dialog, sund fornuft og prøvehandlinger er grundpiller i en tillidskultur, hvor medarbejdere og ledelse arbejder sammen om at skabe den bedst mulige arbejdsplads og levere den bedst mulige service til borgerne. Tillidsdagsordenen betyder et opgør med nulfejskulturen til fordel for en kultur, hvor der med udgangspunkt i medarbejdernes faglighed er plads til at udvikle fremtidens velfærdsydelser. I en arbejdshverdag med konstante forandringer, mange krav og forventninger til hinanden og til den service vi leverer, er det nødvendigt hele tiden at være opmærksom på at bevare og styrke tillid og gode relationer. Både mellem ledere og medarbejdere og medarbejdere imellem. Hvorfor tillid? Tillid er motiverende, styrker effektiviteten og understøtter vores mål om at have attraktive arbejdspladser præget af trivsel og faglig udvikling. I hovedudvalget har vi rettet opmærksomheden på, hvordan tillid i hele organisationen kan understøttes og om nødvendigt styrkes. Helt centralt for et tillidsfuldt arbejdsfællesskab er det at turde slække på kontrol, undgå fokus på fejl, og i det hele taget undgå at have paraderne oppe. Det, der fremmer tillid, er for eksempel, at ledelsen kommunikerer klart om bevæggrunde for beslutninger, at der er en høj faglighed og et fællesskab, hvor man tør tænke højt sammen. Både ledere og medarbejdere skal investere i tillid, og ledelsen har en forpligtelse til at gå foran for at sikre og udvikle et tillidsfuldt samarbejde. Medarbejdernes rolle er at gå ind i samarbejdet på en konstruktiv måde og med et fælles ønske om at løfte arbejdspladsen sammen med ledelsen. Hvad kan MED-udvalgene gøre? For såvidt muligt at sikre, at alle får mulighed for at høste de gevinster, der er forbundet med at have en tillidsbaseret tilgang til samarbejdet, vil hovedudvalget gerne bede område- og lokaludvalg om at tage en pejling på, hvordan det står til med tilliden på arbejdspladserne. I kan sætte tillid på dagsordenen som et tema og eventuelt blive inspireret af det vedhæftede skema, som hovedudvalget blandt andet har brugt til at sætte fokus på handlinger, som kan fremme tillidsdagsordenen. 1

65 Hvis I i område- og lokaludvalg har input, gode idéer eller kommentarer til emnet tillid, så hører vi meget gerne fra jer, da det er vigtigt at høre jeres mening omkring dette emne. Venlig hilsen Kommunaldirektør og formand for hovedudvalget Jesper Kaas Schmidt. Næstformand for hovedudvalget, Ellen Birthe Christensen. 2

66 Bilag: 6.2. Skema - hvad kan fremme tillid hos os Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 09. december Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

67 Hvad kan fremme tillid på vores arbejdsplads? Stor Indsats - At turde tale om det, der er svært. - At turde stå ved det man siger og faktisk gøre det. Lille Indsats - At respektere hinanden - At føle temperaturen, hvordan står det til - At være forpligtet til at spørge når man undrer sig over noget - At være bevidst om at drøfte de rette emner på de rette niveauer - At have et højt informationsniveau - At tale sammen og have en god dialog Lille effekt Stor effekt

68 Bilag: 7.1. Initiativskema fra LMU til OA december 2015 Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 09. december Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

69 Navn på afdeling Antal ansatte (hoveder) 23 Økonomi og Indkøb Sygefravær siden sidste skema 4. kvt kvt kvt kvt Angivet i % 1,59 2,23 1,27 1,26 Beskrivelse af, om der hovedsageligt har været tale om korterevarende (under 14 dage) eller længerevarende sygefravær (over 14 dage) (For de helt nyoprettede afdelinger må der forholdes til sygefraværet som det har været i den gamle afdeling, som man har været en del af) Hvis sygefraværet er lavt <2,5 % - Giv eksempler på hvad årsagen kan være (Er der morgengymnastik i afdelingen, fælles spisninger, sociale arrangementer mv.?) - Holdes der sygesamtaler? - Hvordan sker sygemelding, på mail/telefon/sms til leder/kollega? Hvis sygefraværet er faldende: - Oplys hvordan det er lykkedes at få sygefraværet ned. - Holdes der sygesamtaler? - Hvordan sker sygemelding, på mail/telefon/sms til leder/ kollega? - Hvad er den gode historie? (Har der været rygestop kursus, motionstiltag eller lign.?) Der er hovedsageligt tale om korterevarende sygefravær (under 14 dage) Der er mulighed for morgengymnastik for dem der vil være med sammen med løn- og bogholderiet. Der er mulighed for at arbejde hjemmefra. Ja, der holdes sygesamtaler. Sygemelding sker på mail eller telefon til leder og opusstedfortræder samt nærmeste kollegaer. Ja Den gode historie i afdelingen er: Gode sociale arrangementer i afdelingen som der bliver bakket godt op om. Der arbejdes kontinuerligt på vidensdeling/opgavefællesskab, så der er mulighed for at aflaste hinanden i spidsbelastninger. Folk er gode til at spørge kollegaer om sparring ved komplicerede opgaver og man er generelt god til at tage sig tid til at hjælpe hinanden. Hvis sygefraværet er stigende eller højt>5,5 %: - Giv eksempler på hvad årsagen har været. - Oplys hvordan der arbejdes på at nedbringe sygefraværet. - Har der været kontakt til jobcentrets fastholdelseskonsulenter eller andre? Ikke aktuelt, da sygefraværet er stabilt lavt og ligger under 5,5 %. Der er lige indført morgengymnastik 3 gange om ugen. Nej Andre gode erfaringer - Er der ellers eksempler på initiativer, der har været med til sænke eller fastholde lavt sygefravær? (Hvilke samarbejdspartnere har været brugt, ergoterapeuter, psykologer, fysioterapeut, stresscoach eller andet?) Ingen 1

70 Navn på afdeling Antal ansatte (hoveder) Løn- og bogholderi 22 (inkl. 2 elever) Sygefravær siden sidste skema 4. kvt kvt kvt kvt Angivet i % 4,85 5,37 5,39 2,94 Beskrivelse af, om der hovedsageligt har været tale om korterevarende (under 14 dage) eller længerevarende sygefravær (over 14 dage) (For de helt nyoprettede afdelinger må der forholdes til sygefraværet som det har været i den gamle afdeling, som man har været en del af) Det er både korterevarende og længerevarende. Hvis sygefraværet er faldende: - Oplys hvordan det er lykkedes at få sygefraværet ned. - Holdes der sygesamtaler? - Hvordan sker sygemelding, på mail/telefon/sms til leder/ kollega? - Hvad er den gode historie? (Har der været rygestop kursus, motionstiltag eller lign.?) Stigende fra 4. kvt til 2. kvt og faldende fra 2. kvt til 3. kvt Der løbende dialog med medarbejderne. Sygemeldingen sker på telefon - oftest til en kollega. Det er tilfældigt om fraværet stiger eller falder, da sygdommenes karakter ikke har noget med arbejdet at gøre - der er tale om indlæggelser, kroniske sygdomme samt operationer. Hvis sygefraværet er stigende eller højt>5,5 %: - Giv eksempler på hvad årsagen har været. - Oplys hvordan der arbejdes på at nedbringe sygefraværet. - Har der været kontakt til jobcentrets fastholdelseskonsulenter eller andre? Det samme som ovenfor. 2

71 Navn på afdeling IT- og digitaliseringsafdelingen Antal ansatte (hoveder) 13 Sygefravær siden sidste skema 4. kvt kvt kvt kvt Angivet i % 1,13% 0,93% 0,98% 1,88% Beskrivelse af, om der hovedsageligt har været tale om korterevarende (under 14 dage) eller længerevarende sygefravær (over 14 dage) (For de helt nyoprettede afdelinger må der forholdes til sygefraværet som det har været i den gamle afdeling, som man har været en del af) Hvis sygefraværet er lavt <2,5 % - Giv eksempler på hvad årsagen kan være (Er der morgengymnastik i afdelingen, fælles spisninger, sociale arrangementer mv.?) - Holdes der sygesamtaler? - Hvordan sker sygemelding, på mail/telefon/sms til leder/kollega? Der er primært tale om korterevarende sygefravær. Der er ikke fortaget noget specielt i forhold til at fokusere på lavere sygefravær. IT-afdelingen flyttet fra Rådhuset til Sønderport 6a, hvilket har givet en forbedring af arbejdsmiljøet. Der arbejdes forsat med forbedringer af arbejdsmiljøet. Sygefraværet har været svagt stigende i Det kan ikke konkluderes, hvad årsagen er til dette. Der vil være et øget fokus på om det er en general tendens i Generelt er der fokus på arbejdsglæde og trivsel. Der arrangeres sociale arrangementer i og uden for arbejde, samt de små successer fejres. Der er daglig morgenmøder, hvor dagens program for den enkelte informeres til gruppen af person selv. Der er månedlig teammøder. Der er ikke afholdt sygesamtaler. Men der afholdes løbende 1:1 samtaler med hver enkelt medarbejder, hvor fokus er på den enkelte medarbejders hverdag, opgaver, arbejdspres og worklife-balance. Andre gode erfaringer - Er der ellers eksempler på initiativer, der har været med til sænke eller fastholde lavt sygefravær? (Hvilke samarbejdspartnere har været brugt, ergoterapeuter, psykologer, fysioterapeut, stresscoach eller andet?) Sygemelding forgår primært på mail, telefon og SMS til lederne. Morgenmøder 1:1 møder Teammøder Sociale arrangementer 3

72 Navn på afdeling Antal ansatte (hoveder) 6 Velfærdssekretariat Sygefravær siden sidste skema 4. kvt kvt kvt kvt Angivet i % 0,43 0 0,58 0,17 Beskrivelse af, om der hovedsageligt har været tale om korterevarende (under 14 dage) eller længerevarende sygefravær (over 14 dage) (For de helt nyoprettede afdelinger må der forholdes til sygefraværet som det har været i den gamle afdeling, som man har været en del af) Hvis sygefraværet er lavt <2,5 % - Giv eksempler på hvad årsagen kan være (Er der morgengymnastik i afdelingen, fælles spisninger, sociale arrangementer mv.?) - Holdes der sygesamtaler? - Hvordan sker sygemelding, på mail/telefon/sms til leder/kollega? Kun korterevarende fravær. Der er ikke lavet nogen egentlige tiltag, men der tales om sygefravær og fysisk og psykisk arbejdsmiljø på MED-møderne. Da det er en lille afdeling er der tæt kontakt til kollegaer, hvilket måske minimerer antallet af sygedage. Sygemelding sker pr. mail/telefon til chef (og kollegaer) 4

73 Navn på afdeling Antal ansatte (hoveder) 61 Myndighedsafdelingen Sygefravær siden sidste skema 4. kvt kvt kvt kvt Angivet i % 3,14 7,41 6,21 6,30 Beskrivelse af, om der hovedsageligt har været tale om korterevarende (under 14 dage) eller længerevarende sygefravær (over 14 dage) (For de helt nyoprettede afdelinger må der forholdes til sygefraværet som det har været i den gamle afdeling, som man har været en del af) Hvis sygefraværet er stigende eller højt>5,5 %: - Giv eksempler på hvad årsagen har været. - Oplys hvordan der arbejdes på at nedbringe sygefraværet. - Har der været kontakt til jobcentrets fastholdelseskonsulenter eller andre? Andre gode erfaringer - Er der ellers eksempler på initiativer, der har været med til sænke eller fastholde lavt sygefravær? (Hvilke samarbejdspartnere har været brugt, ergoterapeuter, psykologer, fysioterapeut, stresscoach eller andet?) Der har hovedsageligt været tale om korterevarende fravær og tre medarbejdere med længerevarende fravær, hvoraf en er arbejdsrelateret, en er udrednings- og undersøgelsesforløb og den sidste af personlige årsager. Der er en arbejdsrelateret, en der har været i udrednings- og undersøgelsesforløb, som nu er i behandling og den sidste af personlige årsager. Der følges op i henhold til retningslinjerne i personalepolitikken. Der har også været kontakt/dialog med jobcentre/sygedagpengeafdelinger i medarbejderens bopælskommune. At nærmeste leder ved sygefraværssamtalerne sammen med medarbejderen drøfter, hvilken indsats, der kan afhjælpe årsagen til sygefraværet, hvad enten der er tale om private anliggender eller arbejdspladsrelaterede årsager. Omplacering af medarbejdere til andre opgaver i afdelingen. Vikarbistand. 5

74 Navn på afdeling Antal ansatte (hoveder) 12 Skole- og dagtilbudsafdelingen - administration og konsulenter Sygefravær siden sidste skema 4. kvt kvt kvt kvt Angivet i % 5,84 2,66 1,61 1,27 Beskrivelse af, om der hovedsageligt har været tale om korterevarende (under 14 dage) eller længerevarende sygefravær (over 14 dage) (For de helt nyoprettede afdelinger må der forholdes til sygefraværet som det har været i den gamle afdeling, som man har været en del af) Hvis sygefraværet er lavt <2,5 % - Giv eksempler på hvad årsagen kan være (Er der morgengymnastik i afdelingen, fælles spisninger, sociale arrangementer mv.?) - Holdes der sygesamtaler? - Hvordan sker sygemelding, på mail/telefon/sms til leder/kollega? Hvis sygefraværet er faldende: - Oplys hvordan det er lykkedes at få sygefraværet ned. - Holdes der sygesamtaler? - Hvordan sker sygemelding, på mail/telefon/sms til leder/ kollega? - Hvad er den gode historie? (Har der været rygestop kursus, motionstiltag eller lign.?) Hvis sygefraværet er stigende eller højt>5,5 %: - Giv eksempler på hvad årsagen har været. - Oplys hvordan der arbejdes på at nedbringe sygefraværet. - Har der været kontakt til jobcentrets fastholdelseskonsulenter eller andre? Andre gode erfaringer - Er der ellers eksempler på initiativer, der har været med til sænke eller fastholde lavt sygefravær? (Hvilke samarbejdspartnere har været brugt, ergoterapeuter, psykologer, fysioterapeut, stresscoach eller andet?) Vi havde en elev i efteråret 2014, som havde 87 % fravær i oktober og 100 % fravær i november, hvorefter eleven stoppede. Fraværet har en forholdsvis stor effekt på det samlede sygefravær i afdelingen. Vi har en god omgangstone, hvor der både er plads til smil og humor - og plads til en skulder, hvis der er behov for det. Desuden prioriterer vi fællesspisning til frokost, vi fejrer fødselsdage og vi har en årlig trivselsdag. Endelig har vi prioriteret ressourcer til supervision til nogle medarbejdere, der oplever et stort pres ift. borgere og/eller opgaver. Sygemelding sker via mail, SMS eller telefon til kollega. Se ovenfor. - Vi har en god omgangstone, hvor der både er plads til smil og humor - og plads til en skulder, hvis der er behov for det. Desuden prioriterer vi fællesspisning til frokost, vi fejrer fødselsdage og vi har en årlig trivselsdag. Endelig har vi prioriteret ressourcer til supervision til nogle medarbejdere, der oplever et stort pres ift. borgere og/eller opgaver. 6

75 Navn på afdeling Antal ansatte (hoveder) 28 Pædagogisk Psykologisk Rådgivning (PPR) Sygefravær siden sidste skema 4. kvt kvt kvt kvt Angivet i % 1,26 4,65 0,83 0,80 Beskrivelse af, om der hovedsageligt har været tale om korterevarende (under 14 dage) eller længerevarende sygefravær (over 14 dage) (For de helt nyoprettede afdelinger må der forholdes til sygefraværet som det har været i den gamle afdeling, som man har været en del af) Hvis sygefraværet er lavt <2,5 % - Giv eksempler på hvad årsagen kan være (Er der morgengymnastik i afdelingen, fælles spisninger, sociale arrangementer mv.?) - Holdes der sygesamtaler? - Hvordan sker sygemelding, på mail/telefon/sms til leder/kollega? Hvis sygefraværet er faldende: - Oplys hvordan det er lykkedes at få sygefraværet ned. - Holdes der sygesamtaler? - Hvordan sker sygemelding, på mail/telefon/sms til leder/ kollega? - Hvad er den gode historie? (Har der været rygestop kursus, motionstiltag eller lign.?) Hvis sygefraværet er stigende eller højt>5,5 %: - Giv eksempler på hvad årsagen har været. - Oplys hvordan der arbejdes på at nedbringe sygefraværet. - Har der været kontakt til jobcentrets fastholdelseskonsulenter eller andre? Andre gode erfaringer - Er der ellers eksempler på initiativer, der har været med til sænke eller fastholde lavt sygefravær? (Hvilke samarbejdspartnere har været brugt, ergoterapeuter, psykologer, fysioterapeut, stresscoach eller andet?) Det har primært været tale om kortevarende sygefravær. En enkelt medarbejder har haft længerevarende fravær. Vi har en god omgangstone, hvor der både er plads til smil og humor - og plads til en skulder, hvis der er behov for det. Desuden prioriterer vi fællesspisning til frokost, vi fejrer fødselsdage og vi har en årlig trivselsdag. Endelig har vi prioriteret ressourcer til supervision til nogle medarbejdere, der oplever et stort pres ift. borgere og/eller opgaver. Sygemelding sker via mail, SMS eller telefon til kollega. Se ovenfor. - Vi har en god omgangstone, hvor der både er plads til smil og humor - og plads til en skulder, hvis der er behov for det. Desuden prioriterer vi fællesspisning til frokost, vi fejrer fødselsdage og vi har en årlig trivselsdag. Endelig har vi prioriteret ressourcer til supervision til nogle medarbejdere, der oplever et stort pres ift. borgere og/eller opgaver. 7

76 Navn på afdeling Arbejdsmarkedssekretariat Antal ansatte (hoveder) 5 personer pr. 1. november 2015 Sygefravær siden sidste skema 4. kvt kvt kvt kvt Angivet i % Ikke muligt 0,54 1,52 1,34 Beskrivelse af, om der hovedsageligt har været tale om korterevarende (under 14 dage) eller længerevarende sygefravær (over 14 dage) (For de helt nyoprettede afdelinger må der forholdes til sygefraværet som det har været i den gamle afdeling, som man har været en del af) Hvis sygefraværet er lavt <2,5 % - Giv eksempler på hvad årsagen kan være (Er der morgengymnastik i afdelingen, fælles spisninger, sociale arrangementer mv.?) - Holdes der sygesamtaler? - Hvordan sker sygemelding, på mail/telefon/sms til leder/kollega? Udelukkende korterevarende sygefravær Antallet af ansatte har varieret fra 3 i 1. kvt til 5-6 i 2. kvt. og 3. kvt Det er ikke muligt at opgøre sygefravær i 4. kvt. 2014, da afdelingens ansatte blev opgjort sammen med andre enheder med få ansatte under økonomidirektørens område. Afdelingen mødes hver mandag til morgenbrød og starter dermed uge på en uformel måde. Derudover forsøger vi at finde på sociale arrangementer med jævne mellemrum, ligesom vi deltog i Tæl skridt kampagnen. Der har endnu ikke været behov for at afholde sygesamtaler. Sygemelding sker på telefon/sms til leder og kollega. 8

77 Navn på afdeling Antal ansatte (hoveder) 45 Borgerservice- og Udbetaling Sygefravær siden sidste skema 4. kvt kvt kvt kvt Angivet i % 6,15 6,46 7,30 5,21 Beskrivelse af, om der hovedsageligt har været tale om korterevarende (under 14 dage) eller længerevarende sygefravær (over 14 dage) (For de helt nyoprettede afdelinger må der forholdes til sygefraværet som det har været i den gamle afdeling, som man har været en del af) Hvis sygefraværet er faldende: - Oplys hvordan det er lykkedes at få sygefraværet ned. - Holdes der sygesamtaler? - Hvordan sker sygemelding, på mail/telefon/sms til leder/ kollega? - Hvad er den gode historie? (Har der været rygestop kursus, motionstiltag eller lign.?) Andre gode erfaringer - Er der ellers eksempler på initiativer, der har været med til sænke eller fastholde lavt sygefravær? (Hvilke samarbejdspartnere har været brugt, ergoterapeuter, psykologer, fysioterapeut, stresscoach eller andet?) Der har været enkelte længerevarende sygeforløb. Det faldende sygefravær kan skyldes, at afdelingen er ved at være godt på plads efter omstrukturering og fysisk omflytning af teams mellem stueetagen og 1. sal. Der har været et stort engagement hos alle medarbejdere under flytteprocessen, og arbejdsmiljøgruppen har haft stort fokus på indretning af arbejdspladser og løbende løsning af arbejdsmiljømæssige udfordringer. I efteråret 2015 er påbegyndt afholdelse af MUS-samtaler efter en længere periode uden prioritering af samtalerne. Sygemeldinger skal ske til chefen samt orientering til eget team. Chefen afholder sygesamtaler ved længerevarende sygdom. Der er afholdt en fællesdag i afdelingen med start over en let frokost, derefter tour i de 6 teams med forskellig underholdning, afsluttende med aftensmad og hygge. Der var meget stor deltagelse, og alle bidrog til en rigtig sjov dag med formålet at lære hinanden bedre at kende. Det er vigtigt at prioritere sociale arrangementer for at styrke sammenholdet, f.eks. har vi også deltagelse i kageklub og i tæl-skridtkampagne. Vi har før haft ergoterapeut på besøg i afdelingen og vil løbende have fokus på et nyt behov herfor. 9

78 Navn på afdeling Antal ansatte (hoveder) 43 Tidlig indsats og opfølgning Sygefravær siden sidste skema 4. kvt kvt kvt kvt Angivet i % Beskrivelse af, om der hovedsageligt har været tale om korterevarende (under 14 dage) eller længerevarende sygefravær (over 14 dage) (For de helt nyoprettede afdelinger må der forholdes til sygefraværet som det har været i den gamle afdeling, som man har været en del af) Hvis sygefraværet er stigende eller højt>5,5 %: - Giv eksempler på hvad årsagen har været. - Oplys hvordan der arbejdes på at nedbringe sygefraværet. - Har der været kontakt til jobcentrets fastholdelseskonsulenter eller andre? Der har været et både kortere og længevarende fravær. I november var fraværet 6,12 % Det er ikke muligt at trække tal før 1.8., da Jobcentret og de nye afdelinger ikke har været opdelt før. Arbejdsmarkedsforvaltningen har omorganiseret i sommeren 2015 og personalet er endnu ikke på plads itmæssigt. Vi vil dog fremadrettet have fokus på sygefraværet og italesætte det på lokal med-udvalg. Bl.a. som et fast punkt på dagsordenen. Det samlede sygefravær for arbejdsmarkedsområdet var 8,66 i første halve år af I november 2015 var fraværet 6,12 i Tidlig Indsats, vi ser dette som et positivt fald i fraværet sammenlignet med første halve år. Årsagen til det stadig for høje fravær er en kombination af langvarig alvorlig fysisk sygdom kombineret med psykisk betinget fravær p.g.a. følger efter tidligere organisering og uhensigtsmæssige arbejdsgange. Vi er pt. i gang med en vurdering og efterfølgende ændring af arbejdsgangene i afdelingen, ligesom vi er i gang med kompetenceudvikling, Vi arbejder på at nedbringe fraværet bl.a. ved den nye organisering af hele området, mere positiv fokus på de sygemeldte og en mere synlig ledelse. På arbejdsmiljøområdet arbejdes der aktivt med et styrket fokus på det forebyggende område i forhold til vold og trusler om vold. 10

79 Navn på afdeling Antal ansatte (hoveder) 17 Ressource og udvikling Sygefravær siden sidste skema 4. kvt kvt kvt kvt Angivet i % Beskrivelse af, om der hovedsageligt har været tale om korterevarende (under 14 dage) eller længerevarende sygefravær (over 14 dage) (For de helt nyoprettede afdelinger må der forholdes til sygefraværet som det har været i den gamle afdeling, som man har været en del af) Det har ikke været muligt at trække tal for ressource og udvikling, da medarbejderne it- mæssigt endnu ikke er særskilt registret. I ressource og udvikling har der dog udelukkende, siden afdelingens oprettelse i juni 2015 været tale om korterevarende fravær. Hvis sygefraværet er lavt <2,5 % - Giv eksempler på hvad årsagen kan være (Er der morgengymnastik i afdelingen, fælles spisninger, sociale arrangementer mv.?) - Holdes der sygesamtaler? - Hvordan sker sygemelding, på mail/telefon/sms til leder/kollega? Der har endnu ikke været afholdt sygesamtaler, da der ikke har været sygemeldinger udover et par dages varighed og ingen medarbejder har flere på hinanden sygeperioder. 11

80 Navn på afdeling Antal ansatte (hoveder) Job og virksomhedsservice 20 personer. Sygefravær siden sidste skema 4. kvt kvt kvt kvt Angivet i % Beskrivelse af, om der hovedsageligt har været tale om korterevarende (under 14 dage) eller længerevarende sygefravær (over 14 dage) (For de helt nyoprettede afdelinger må der forholdes til sygefraværet som det har været i den gamle afdeling, som man har været en del af) Hvis sygefraværet er stigende eller højt>5,5 %: - Giv eksempler på hvad årsagen har været. - Oplys hvordan der arbejdes på at nedbringe sygefraværet. - Har der været kontakt til jobcentrets fastholdelseskonsulenter eller andre? Da vi er en ny afdeling, er det ikke muligt at trække relevante og dækkende tal for sygefraværet i de ønskede kvartaler. Vi vurderer, at sygefraværet har været stigende. Årsagen er 2 lange sygemeldinger. Øvrige medarbejdere har kun haft korte eller ingen fraværsperioder. Vi holder altid sygefraværssamtaler. Har som hovedregel god kontakt under fravær. Bemærkninger er udarbejdet af TR, AMR og afd.chef. 12

81 Navn på afdeling Antal ansatte (hoveder) 22 UU-Djursland Sygefravær siden sidste skema 4. kvt kvt kvt kvt Angivet i % 0,46 1,71 0,22 0,59 Beskrivelse af, om der hovedsageligt har været tale om korterevarende (under 14 dage) eller længerevarende sygefravær (over 14 dage) (For de helt nyoprettede afdelinger må der forholdes til sygefraværet som det har været i den gamle afdeling, som man har været en del af) Det har udelukkende været korterevarende sygefravær Hvis sygefraværet er lavt <2,5 % - Giv eksempler på hvad årsagen kan være (Er der morgengymnastik i afdelingen, fælles spisninger, sociale arrangementer mv.?) - Holdes der sygesamtaler? - Hvordan sker sygemelding, på mail/telefon/sms til leder/kollega? Det skyldes stor grad af ansvarlighed - ingen andre tager over hvis man er syg og derfor må eventuelle aftaler aflyses. Der har ikke været belæg for at afholde sygesamtaler. Sygemelding er på telefon til administrationen - samt eventuelt pr. mail til leder. 13

82 Navn på afdeling Antal ansatte (hoveder) 15 Ungeindsats Sygefravær siden sidste skema 4. kvt kvt kvt kvt Angivet i % Beskrivelse af, om der hovedsageligt har været tale om korterevarende (under 14 dage) eller længerevarende sygefravær (over 14 dage) (For de helt nyoprettede afdelinger må der forholdes til sygefraværet som det har været i den gamle afdeling, som man har været en del af) Der er konstateret sygefravær over 14 dage for to medarbejdere. En afdeling der er blevet opdelt her i 2015 og derfor ikke noget valid statisk p.t. Der arbejdes på at dele op og derefter få valid materiale der omfatter Ungeindsatsen. 14

83 Navn på afdeling Antal ansatte (hoveder) 15 Direktionssekretariatet - Serviceområdet Sygefravær siden sidste skema 4. kvt kvt kvt kvt Angivet i % 4,88 4,31 1,43 3,30 Beskrivelse af, om der hovedsageligt har været tale om korterevarende (under 14 dage) eller længerevarende sygefravær (over 14 dage) (For de helt nyoprettede afdelinger må der forholdes til sygefraværet som det har været i den gamle afdeling, som man har været en del af) Der har været tale om et længerevarende sygdomsforløb og enkelte - meget få - korterevarende sygefravær. Hvis sygefraværet er lavt <2,5 % - Giv eksempler på hvad årsagen kan være (Er der morgengymnastik i afdelingen, fælles spisninger, sociale arrangementer mv.?) - Holdes der sygesamtaler? - Hvordan sker sygemelding, på mail/telefon/sms til leder/kollega? Der holdes sygesamtaler ca. hver uge, såfremt der ikke fra start er en tidshorisont på f.eks. 2-4 uger. Der sygemeldes til nærmeste overordnede/kollega - f.eks. rådhusbetjente. Kantinepersonale i Grenaa og rådhusbetjente sygemelder sig til leder. 15

84 Navn på afdeling Antal ansatte (hoveder) 19 Direktionssekretariatet & HR Sygefravær siden sidste skema 4. kvt kvt kvt kvt Angivet i % 0,03 0,11 0,01 0,02 Beskrivelse af, om der hovedsageligt har været tale om korterevarende (under 14 dage) eller længerevarende sygefravær (over 14 dage) (For de helt nyoprettede afdelinger må der forholdes til sygefraværet som det har været i den gamle afdeling, som man har været en del af) Hvis sygefraværet er lavt <2,5 % - Giv eksempler på hvad årsagen kan være (Er der morgengymnastik i afdelingen, fælles spisninger, sociale arrangementer mv.?) - Holdes der sygesamtaler? - Hvordan sker sygemelding, på mail/telefon/sms til leder/kollega? Der har kun været kortvarigt sygefravær i Direktionssekretariatet & HRafdelingen. Det er svært at sætte fingeren på hvorfor sygefraværet er så lavt, men årsagerne kan måske være, at det er en lille afdeling, men også at der er et godt arbejdsmiljø og en god uformel tone og kultur i afdelingen. Der er en stor grad af tillid under ansvar hvilket modsvares af at der ageres ansvarligt. Der er nok også en vis grad af positive omstændigheder involveret, da der ikke har været noget langtidssygefravær i afdelingen. Langtidssygefravær rammer en lille afdeling hårdt. Andre gode erfaringer - Er der ellers eksempler på initiativer, der har været med til sænke eller fastholde lavt sygefravær? (Hvilke samarbejdspartnere har været brugt, ergoterapeuter, psykologer, fysioterapeut, stresscoach eller andet?) Der har ikke været nogen initiativer til at mindske sygefraværet da det generelt er meget lavt. 16

85 Navn på afdeling Antal ansatte (hoveder) 10 Udviklingssekretariat Sygefravær siden sidste skema 4. kvt kvt kvt kvt Angivet i % 1,09 1,19 1,97 4,99 Beskrivelse af, om der hovedsageligt har været tale om korterevarende (under 14 dage) eller længerevarende sygefravær (over 14 dage) (For de helt nyoprettede afdelinger må der forholdes til sygefraværet som det har været i den gamle afdeling, som man har været en del af) Der er hovedsagelig tale om kortere varende sygefravær. 1 fuldtidsansat har været sygemeldt med dårlig ryg fra 1. september Hvis sygefraværet er lavt <2,5 % - Giv eksempler på hvad årsagen kan være (Er der morgengymnastik i afdelingen, fælles spisninger, sociale arrangementer mv.?) - Holdes der sygesamtaler? - Hvordan sker sygemelding, på mail/telefon/sms til leder/kollega? Hvis sygefraværet er stigende eller højt>5,5 %: - Giv eksempler på hvad årsagen har været. - Oplys hvordan der arbejdes på at nedbringe sygefraværet. - Har der været kontakt til jobcentrets fastholdelseskonsulenter eller andre? Sygemelding sker på telefon til kollega/leder 1 fuldtidsansat har været sygemeldt med dårlig ryg fra 1. september Sygesamtaler er afholdt pr. telefon. Der er indgået aftale om, at en kollega jævnligt kontaktes 17

86 Erhverv- og miljøafdelingen, udviklingsforvaltningen Antal ansatte (hoveder) 30 Sygefravær siden sidste skema 4. kvt kvt kvt kvt Angivet i % Beskrivelse af, om der hovedsageligt har været tale om korterevarende (under 14 dage) eller længerevarende sygefravær (over 14 dage) (For de helt nyoprettede afdelinger må der forholdes til sygefraværet som det har været i den gamle afdeling, som man har været en del af) Afdelingen blev oprettet pr. 1. august 2015, men ændringer i LOS finder først sted pr. 1. januar Derfor er det ikke muligt at trække statistik for den nye afdeling. Sygefravær siden 1. august har hovedsageligt været af kortere varighed.? Hvis sygefraværet er lavt<2,5 % (Sygefraværstal kendes ikke i den nye afdeling) - Giv eksempler på hvad årsagen kan være (Er der morgengymnastik i afdelingen, fælles spisninger, sociale arrangementer mv.?) - Holdes der sygesamtaler? - Hvordan sker sygemelding, på mail/telefon/sms til leder/kollega? Som forebyggelse af længerevarende sygefravær er der arbejdet med deltidssygemelding efter konkret behov. Der er afholdt sygesamtaler efter konkret vurdering. Elementer i social kapital har indgået i MUS med alle medarbejdere. Sygemelding kan både ske pr. telefon og mail til kollega/sekretariat/leder. Der har hidtil været en god kultur for at holde faste pauser sammen. Pauserne bliver blandt andet brugt til at få drøftet oplevelser i forbindelse med arbejdet. Efter organisationsændringen pr. 1. august er der en opmærksomhed på at fastholde de gode erfaringer med pausekultur. Ligeledes vil vi i den nye organisering arbejde videre med sociale arrangementer af forskellig art, da det har bidraget til at skabe samhørighed i afdelingen. Andre gode erfaringer - Er der ellers eksempler på initiativer, der har været med til sænke eller fastholde lavt sygefravær? (Hvilke samarbejdspartnere har været brugt, ergoterapeuter, psykologer, fysioterapeut, stresscoach eller andet?) Stor tilslutning til "Tæl skridt" kampagne i 3. kvartal. DHL stafetten er et andet både sundhedsfremmende og socialt initiativ. Endvidere har der været afholdt seance omkring indretning af arbejdspladser ved ergoterapeut for alle de medarbejdere, der ønskede vejledning. I 2016 er det hensigten at sætte yderligere fokus på konflikthåndtering bredt i afdelingen. 18

87 Vej og Ejendom Antal ansatte (hoveder) 23 Sygefravær siden sidste skema 4. kvt kvt kvt kvt Angivet i % 2,84 2,72 1,14 1,45 Beskrivelse af, om der hovedsageligt har været tale om korterevarende (under 14 dage) eller længerevarende sygefravær (over 14 dage) (For de helt nyoprettede afdelinger må der forholdes til sygefraværet som det har været i den gamle afdeling, som man har været en del af) Hvis sygefraværet er lavt <2,5 % - Giv eksempler på hvad årsagen kan være (Er der morgengymnastik i afdelingen, fælles spisninger, sociale arrangementer mv.?) - Holdes der sygesamtaler? - Hvordan sker sygemelding, på mail/telefon/sms til leder/kollega? Udelukkende korterevarende sygefravær. Ingen særlige tiltag, så tallene tyder på at afdelingens ansatte har et generelt godt helbred. Vi har heldigvis også været forskånet for langtidssygemeldinger. Sygesamtaler afholdes i overensstemmelse med Norddjurs kommunes personalepolitik. Sygemelding sker telefonisk til kollega, der så underretter de relevante personer. 19

88 Navn på afdeling Antal ansatte (hoveder) Vej og Park - Entreprenørgården 51 om sommeren og 32 om vinteren. Sygefravær siden sidste skema 4. kvt kvt kvt kvt Angivet i % 3,98 4,44 2,49 3,51 Beskrivelse af, om der hovedsageligt har været tale om korterevarende (under 14 dage) eller længerevarende sygefravær (over 14 dage) (For de helt nyoprettede afdelinger må der forholdes til sygefraværet som det har været i den gamle afdeling, som man har været en del af) Hvis sygefraværet er lavt <2,5 % - Giv eksempler på hvad årsagen kan være (Er der morgengymnastik i afdelingen, fælles spisninger, sociale arrangementer mv.?) - Holdes der sygesamtaler? - Hvordan sker sygemelding, på mail/telefon/sms til leder/kollega? Hvis sygefraværet er stigende eller højt>5,5 %: - Giv eksempler på hvad årsagen har været. - Oplys hvordan der arbejdes på at nedbringe sygefraværet. - Har der været kontakt til jobcentrets fastholdelseskonsulenter eller andre? Der har i perioden været både langtidssygemeldinger og korterevarende fravær. De langtidssyge trækker gennemsnittet meget op. Der holdes sygesamtaler med dem der kommer "anmeldelse" på via KMD. Derudover går man i 2. kvartal den lysere tid i møde med færre "snotnæser". Stigningen skyldes altovervejende ikke-arbejdsrelaterede langtidssygemeldinger. Dem kan vi jo ikke gøre ret meget ved. Andre gode erfaringer - Er der ellers eksempler på initiativer, der har været med til sænke eller fastholde lavt sygefravær? (Hvilke samarbejdspartnere har været brugt, ergoterapeuter, psykologer, fysioterapeut, stresscoach eller andet?) Der fokuseres på at minimere ensidig gentaget arbejde, samt indkøb af maskiner m. v. til de tunge løft. 20

89 Navn på afdeling Antal ansatte (hoveder) 25 Plan, kultur og natur Sygefravær siden sidste skema 4. kvt kvt kvt kvt Angivet i % Kun tal for Kultur og udvikling, der er ingen opgørelse for naturområdet Beskrivelse af, om der hovedsageligt har været tale om korterevarende (under 14 dage) eller længerevarende sygefravær (over 14 dage) (For de helt nyoprettede afdelinger må der forholdes til sygefraværet som det har været i den gamle afdeling, som man har været en del af) Hvis sygefraværet er lavt <2,5 % - Giv eksempler på hvad årsagen kan være (Er der morgengymnastik i afdelingen, fælles spisninger, sociale arrangementer mv.?) - Holdes der sygesamtaler? - Hvordan sker sygemelding, på mail/telefon/sms til leder/kollega? Hvis sygefraværet er faldende: - Oplys hvordan det er lykkedes at få sygefraværet ned. - Holdes der sygesamtaler? - Hvordan sker sygemelding, på mail/telefon/sms til leder/ kollega? - Hvad er den gode historie? (Har der været rygestop kursus, motionstiltag eller lign.?) Hvis sygefraværet er stigende eller højt>5,5 %: - Giv eksempler på hvad årsagen har været. - Oplys hvordan der arbejdes på at nedbringe sygefraværet. - Har der været kontakt til jobcentrets fastholdelseskonsulenter eller andre? Andre gode erfaringer - Er der ellers eksempler på initiativer, der har været med til sænke eller fastholde lavt sygefravær? (Hvilke samarbejdspartnere har været brugt, ergoterapeuter, psykologer, fysioterapeut, stresscoach eller andet?) 2,19 2,94 1,89 1,37 Den tidligere kultur- og udviklingsafdeling: Der er tale om kortevarende fravær. Den tidligere Byg og miljø afdelingen - natur nu under kultur og udvikling Der er tale om kortevarende fravær. Der har generelt været trivsel i afdelingen. Godt kollegialt fællesskab. Vi har holdt en ryste-sammen eftermiddag i november, så den nysammensatte afdeling kunne lære hinanden at kende. Ja, der holdes sygesamtaler, hvis der er tale om gentagen korterevarende fravær eller længerevarende fravær. Sygefravær meddeleles som hovedregel telefonisk til lederen af afdelingen. det har tidligere været muligt at sygemelde sig pr. mail. Det er nu ændret. Udslag på sygefravær har været marginalt. Nej. Nej. Vi deltager i Tæl-skridt-kampagnen, og de der ikke har skridttællere får en sådan. Deltager i DHL-stafet (løb og gang)får dækket deres deltagerafgift. Vi holder én årlig fælles studietur for at få et fælles erfaringsgrundlag og noget socialt sammen. 21

90 Bilag: 7.2. Skole- og dagtilbuds guide til sygefravær Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 09. december Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

91 Fraværsdag 1 Fraværsdag 14 2 uger Sygemelding Du skal sygemelde dig til mailen: Sko.dag@norddjurs.dk Send mail eller ring med besked om, at du er syg, og send samtidig i mailen oplysninger om dine aflysninger. Du skal afvente, at du modtager mail retur med at sygemelding er modtaget. Det er vigtigt at bevare en god kontakt fra første sygedag. Vi ønsker at give dig de bedste betingelser for at kunne slappe af. Målet er, igennem tillid, tryghed og anerkendelse, at bevare den gode kontakt. Du kan forvente at få disse spørgsmål fra din leder eller den der modtager din sygemelding: Er der noget, jeg kan gøre? Har du aftaler/opgaver, der skal afmeldes? Hvornår forventer du at blive rask? Til alle samtaler har du mulighed for at tage en bisidder med. Ved alle fraværssamtaler laves referat, som opbevares i personalemappen. Dialog Fraværsdag 5 Det er vigtigt at bevare den gode dialog. Ved sygemelding, der fra start forventes at være af længere varighed, har din leder pligt til at kontakte dig indenfor de første 5 sygedage med henblik på at etablere kontakt samt afklare følgende spørgsmål: Hvordan går det? Sygefraværssamtaler skal normalt afholdes, når du inden for de seneste 6 mdr. har haft 5 sygemeldinger eller været sygemeldt i tilsammen 10 kalenderdage. Hvordan skal arbejdsdagen se ud, for at du kan klare den, selvom du ikke er helt rask? Hvordan kan vi i fællesskab lave en plan for, hvordan du hurtigst muligt kommer godt i gang igen? Har du haft overvejelser om, hvorvidt der er nogle af dine arbejdsforhold, der er medvirkende til, at du er sygemeldt? Hvordan synes du, vi bedst kan være i kontakt i den periode, du ikke er her hver dag? Hvad skal vi aftale, at vi fortæller dine kolleger? Derudover skal det aftales, hvornår din leder ringer næste gang. Din leder ringer til dig. Du kan forvente at blive kaldt ind til en samtale, hvis du fortsat er syg. Hvordan går det? Hvordan skal arbejdsdagen se ud, for at du kan klare den, selvom du ikke er helt rask? Hvordan kan vi i fællesskab lave en plan for, hvordan du hurtigst muligt kommer godt i gang igen? Har du haft overvejelser om, hvorvidt der er nogle af dine arbejdsforhold, der er medvirkende til, at du er sygemeldt? Hvordan synes du, vi bedst kan være i kontakt i den periode, du ikke er her hver dag? Hvad skal vi aftale, at vi fortæller dine kolleger? Hvornår forventer du at blive rask, eller hvor lang tid tror du, at du skal være sygemeldt Det understreges, at sygefraværssamtaler ikke er en disciplinær samtale. Hvis der er udsigt til, at du snart er rask, kan du og din leder aftale, at I blot afventer tilbagevenden. Samtalen kan foregå på arbejdspladsen, men hvis det er mere hensigtsmæssigt, at mødes hjemme hos dig eller på sygehuset, er det oplagt at holde samtalen der. Statussamtale: Senest efter 4-6 ugers sygefravær vurderes behovet for en statussamtale.

92 GUIDE Af hensyn til kollegaer og til driften afgives syge- og raskmelding så tidligt som muligt. I henhold til Norddjurs Kommunes Personalepolitik har vi en fælles udfordring med Den forebyggende samtale Den forebyggende samtale er en individuel samtale, du kan blive indkaldt til, hvis der er tegn på dårlig trivsel på arbejdspladsen. Eller... Hvis du har haft 5 enkeltstående syge fraværsperioder inden for 3 måneder. - til god håndtering af sygefravær og forebyggelse at sygefravær minimeres at afdække årsagen til sygefravær at søge medarbejderen fastholdt som ansat i Norddjurs kommune, primært på ordinære vilkår I vores afdeling er det fortsat vigtigt at fastholde den fælles kultur vi har, om hvordan vi giver en kollega omsorg. Se i øvrigt Norddjurs Kommunes Personalepolitik under HR på Norddjurs Kommunes hjemmeside. God bedring! - os fra jobbet Der gives erstatningsferie Det kræver blot du sygemelder dig på 1. sygedag i din ferie. Fælles spilleregler for, hvornår og hvordan vi afholder syge og fraværssamtaler i Skole og dagtilbudsafdelingen i Norddjurs Kommune. Revideret 29. januar 2015

93 Bilag: 8.1. Mødeplan 2016 Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 09. december Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

94 Mødeplan for områdeudvalget for administrationen 2016 Møderne afholdes en mandag i den 3. kvartalsmåned kl Mødested Grenaa mødelokale 2 Mandag den 7. marts 2016 kl Medarbejdersiden afholder formøde samme dag kl Mandag den 22. februar sidste frist for fremsendelse af forslag til punkter til formand eller næstformand. Torsdag den 25. februar 2016 formand, næstformand og sekretær mødes med henblik på udfærdigelse af dagsorden. Mandag den 29. februar dagsordenen udsendes. Mandag den 13. juni 2016 kl Bemærk dato ændret Medarbejdersiden afholder formøde samme dag kl Mandag den 30. maj sidste frist for fremsendelse af forslag til punkter til formand eller næstformand. Torsdag den 2. juni 2016 formand, næstformand og sekretær mødes med henblik på udfærdigelse af dagsorden. Mandag den 6. juni dagsordenen udsendes. Mandag den 12. september 2016 kl Medarbejdersiden afholder formøde samme dag kl Mandag den 29. august sidste frist for fremsendelse af forslag til punkter til formand eller næstformand. Torsdag den 1. september 2016 formand, næstformand og sekretær mødes med henblik på udfærdigelse af dagsorden. Mandag den 5. september dagsordenen udsendes. Mandag den 5. december 2016 kl Medarbejdersiden afholder formøde samme dag kl Mandag den 21. november sidste frist for fremsendelse af forslag til punkter til formand eller næstformand. Torsdag den 24. november 2016 formand, næstformand og sekretær mødes med henblik på udfærdigelse af dagsorden. Mandag den 28. november dagsordenen udsendes. Arbejdsmiljødag tirsdag den 19. januar 2016 kl Arbejdsmiljødag tirsdag den 24. januar 2017 kl Norddjurs Kommune Torvet Grenaa Tlf: CVR nr Telefon- og åbningstider: Mandag-onsdag: Torsdag: Fredag:

95 Bilag: 9.1. Årshjul 2016 Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 09. december Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

96 Årshjul for områdeudvalg for administrationen Budgetopfølgning Arbejdsskade- og fraværsstatistik Information: Medarbejdere/ledelse Information fra hovedudvalget Information og kommunikation Eventuelt Budgetopfølgning Arbejdsskade- og fraværsstatistik Information: Medarbejdere/ledelse Information fra hovedudvalget Information og kommunikation Eventuelt Behandle skemaer vedr. sygefraværsprojekt Implementering af nye indsatsområder og strategier for næste års arbejdsmiljøarbejde udmeldt af hovedudvalget Næste års mødeplan 4. kvartal 1. kvartal Decembermødet Martsmødet Opfølgning på retningslinjer Budgetopfølgning Arbejdsskade- og fraværsstatistik Information: Medarbejdere/ledelse Information fra hovedudvalget Information og kommunikation Eventuelt 3. kvartal Septembermødet 2. kvartal Juni-mødet Budgetopfølgning Arbejdsskade- og fraværsstatistik Information: Medarbejdere/ledelse Information fra hovedudvalget Information og kommunikation Eventuelt Behandling af arbejdsmiljø-rapporter fra lokale MED-udvalg samt udarbejdelse af samlet rapport til hovedudvalget

97 Bilag: Skole- og dagtilbuds velkomstfolder til nye medarbejdere Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 09. december Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

98 Velkommen til skole- og dagtilbudsafdelingen i Norddjurs Kommune Vi glæder os til at samarbejde med dig!

99 Velkommen til skole- og dagtilbudsafdelingen i Norddjurs Kommune Din tillidsrepræsentant er: Kære Vi er glade for at have fået dig med på holdet og håber, du kommer til at befinde dig godt her i skole- og dagtilbudsafdelingen. Sammen med denne lille folder får du din nøgle til huset, USB-nøgle og printkort. På USB-nøglen kan du finde et uddrag af vores politikker, relevante blanketter og andet nyttigt materiale. Mentorordning Som nyansat i skole- og dagtilbudsafdelingen får du en mentor tilknyttet. Din mentor er:

100 Velkommen til skole- og dagtilbudsafdelingen i Norddjurs Kommune Din arbejdsmiljørepræsentant er: Praktiske oplysninger Alarmkode Alarmkode udleveres ved henvendelse til rådhusbetjenten. Alarmen er automatisk slået fra i disse tidsrum: Mandag til torsdag Fredag Flextid/Pauser Som medarbejder i skole- og dagtilbudsafdelingen har du fleksibel arbejdstid. Du kan læse mere om reglerne på medarbejderportalen på Arbejde hjemme Hvis du vil have mulighed for at arbejde hjemme, kan du få en SMS Passcode hos Vibeke. Faste møder Der er fælles infomøde den 1. tirsdag i hver måned. Herudover er der faste møder i faggrupperne samt en årlig trivselsdag. Kantine/madordning Du kan tilmelde dig madordning via medarbejderportalen. Vi har gratis frugtordning. Frugten kan du finde ved kantinen. Du bliver automatisk tilmeldt kaffeordningen til 35,- kr. pr. måned. Der er kaffe, the og kakao ad libitum. Ferie, seniordage, omsorgsdage og barns sygedage Ferie og fravær aftales med afdelingsleder, og du indberetter det via en mail til Vibeke med cc til Lene. Du kan finde regler for ferie og fravær på medarbejderportalen. Befordring Kørselsblanket afleveres til Vibeke senest den 5. i måneden. Regler for befordringsgodtgørelse finder du i personalepolitikken. Kørselsblanket ligger på USB-nøglen.

101 Hvem kan du spørge? Velkommen til skole- og dagtilbudsafdelingen i Norddjurs Kommune Praktiske spørgsmål Vibeke Acadre Charlotte og Vibeke Officepakken Dorthe B. og Vibeke Pladsanvisning øst Gitte Pladsanvisning vest Dorthe P. Privat børnepasning Peter Skoleområdet Charlotte Økonomi Dorthe B. Administration, PPR Rikke Administration, SD Vibeke Praktiske oplysninger Personaleforening Personaleforeningen har 5-8 sociale arrangementer om året, hvor du har mulighed for at møde dine kolleger i andre afdelinger. Tilmeldingsblanket ligger på USB-nøglen og afleveres til Charlotte. Gavekasse Vi har en gavekasse i afdelingen. Hvis du vil være med, er prisen 25,- kr. pr. måned, og du kan tilmelde dig hos Vibeke. Gavekassen giver gave til næsten alt, der er værd at fejre Brød- og kageordning Vi har tirsdagskage, fredagsbrød og fødselsdagsfejring den sidste torsdag i måneden. Du kan tilmelde dig hos Vibeke. Faste ferie/fridage Administrationen er lukket mellem jul og nytår, dagen efter Kristi Himmelfartsdag samt hele 1. maj og Grundlovsdag. Du kan afvikle ferie eller afspadsering på disse dage. Rygepolitik Det er ikke tilladt at ryge i arbejdstiden i kommunens bygninger eller på udendørs arealer, hvor der færdes borgere. Hvis du flexer ud, må du ryge i cykelskuret. Papir, blyant mv. I depotrummet ved kantinen kan du finde diverse kontorartikler. Feriefonden Når du er ansat ved Norddjurs Kommune, kan du benytte feriefondens huse efter nærmere fastsatte regler. Du kan læse mere på Hjertestarter Hjertestarter er opsat i forhallen.