BESLUTNINGSREFERAT. Områdeudvalg administrationen

Transkript

1 Områdeudvalg administrationen BESLUTNINGSREFERAT Møde nr. : 05/2012 Sted : Mødelokale 2, Grenaa Dato : 5. december 2012 Start kl. : Slut kl. : Medarbejdersiden holder formøde samme dag, samme sted kl Medlemmer Eva Holm Iversen (Formand) Kim Bruun Nielsen (Ledelse) Lotta Sandsgaard (Ledelse) Karen Skau (Ledelse) Kirsten Højgaard (DS) (Næstformand) Lisbeth Skyum (DS) Agnete Munk Nielsen (DS) Jytte Skiffard (HK) Marianne Bach (HK) Carsten Povlsen (HK) Helle Steffensen (HK) Connie Borup Hansen (3F) Bodil Hiort (TL) Jakob Therchilsen (DJØF) Grethe Wehner Andersen (AMR) Lise Elkjær (AMR) Deltog Afbud Afbud Norddjurs Kommune

2 1. Godkendelse af referat Orientering om budgetopfølgning for 2012 og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Arbejdsskadestatistik for 3. kvartal Fraværsstatistik for 3. kvartal Sygefraværsprojekt i Norddjurs Kommune Opfølgning på arbejdsmiljødag den 25. september Orientering om den nye MED-aftale Professionsbacheloruddannelsen i offentlig administration Den nye personalepolitik Mødeplan 2013, nyt årshjul og ny forretningsorden Information fra hovedudvalget Information fra ledelsen Information fra medarbejderne, herunder fra lokaludvalg Information og kommunikation Eventuelt Norddjurs Kommune

3 1. Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra ordinært møde den 12. september Som opfølgning på punkt 6 fra sidste møde om Norddjurs Kommunes sygefraværsprojekt var HR-afdelingen inviteret til at fortælle om de forskellige aftaler Norddjurs Kommune har hos Falck og ArbejdsmiljøCentret Randers. Aftalen med ArbejdsmiljøCentret Randers indeholder en fast årligt pulje, der kan bruges på forskellige ting inden for arbejdsmiljøområdet, eks. krisehjælp, arbejdsmiljøuddannelse og rådgivning. Pengene er typisk blevet brugt til hjælp vedr. det psykiske arbejdsmiljø og til hjælp til ergonomisk korrekt indretning af arbejdspladser. Aftalen med Falck vedrører krisehjælp i forbindelse med akutte opståede hændelser. Tidligere er puljen hos AMC Randers blevet brugt efter først til mølle princippet, men der er nu nedsat en arbejdsgruppe, der skal se på hvordan vi fremadrettet skal indrette os på dette område således at vi ikke har dobbelt dækning, som vi eksempelvis har vedr. krisehjælp. Alle henvendelser vedr. AMC Randers og Falck skal ske til HR-afdelingen. Formanden indstiller, at referatet godkendes. Referatet blev godkendt. 1

4 2. Orientering om budgetopfølgning for 2012 og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Det fremgår af MED-aftalen, at områdeudvalget skal orienteres om budgetopfølgningen. Der foretages 2 årlige budgetopfølgninger, der forelægges kommunalbestyrelsen. Derudover foretages månedlige budgetopfølgninger. Formanden indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Formanden orienterede om, at der ikke er noget i budgetopfølgningen på nuværende tidspunkt, der giver anledning til konsekvenser for arbejds- og personaleforhold. Orienteringen blev taget til efterretning. 2

5 3. Arbejdsskadestatistik for 3. kvartal 2012 Det fremgår af statistikken, at der på rådhuset i Grenaa har været 1 arbejdsskade af karakteren arme/ben og 1 af karakteren psykisk der til sammen har forårsaget 14 sygedage. Dette er fordelt med henholdsvis 0 og 14 sygedage. På administrationsbygningen i Allingåbro har der været 1 arbejdsskade af karakteren ryg, der har forårsaget 14 sygedage. Til sammenligning var der i 3. kvartal af arbejdsskade af karakteren andet, som forårsagede 6 sygedage../. Arbejdsskadestatistikken for 3. kvartal 2012 for administrationsområdet vedlægges som bilag. Formanden indstiller, at statistikken drøftes. Statistikken blev drøftet og sekretariatschefen fortalte, at der fortsat arbejdes med statistikkens udformning. 3

6 4. Fraværsstatistik for 3. kvartal 2012 Pga. overgang til nyt lønsystem har det ikke været muligt at udfærdige en fraværsstatistik for perioden 1. januar 2012 til 30. september 2012, og punktet udgår derfor. 4

7 5. Sygefraværsprojekt i Norddjurs Kommune Områdeudvalget for administrationen besluttede på mødet den 12. september 2012, at formand og næstformand skulle blive enige om, hvordan områdeudvalget skal følge op på projektet fremadrettet. Formand og næsteformand har besluttet, at lokaludvalgene og personalemøderne med MED-status 3 gange årligt skal udfylde skemaer med fokus på initiativer til nedbringelse af sygefraværet. Dette skal sikre, at alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status fortsat har fokus på nedbringelse af sygefraværet men det skal også sikre, at lokaludvalgene og personalemøderne med MED-status kan få inspiration til nedbringelse ved denne videndeling. Skemaerne skal ikke indsendes i 2. kvartal, da der her indsendes arbejdsmiljørapporter. Eksempel på det første skema er vedlagt. Det indeholder et punkt med beskrivelse af sygefraværet, dette vil, så snart det er muligt at trække en fraværsstatistik ud, blive udskiftet med fraværsoplysningerne for de enkelte afdelinger. Formanden indstiller, at skemaet godkendes. Skemaet blev godkendt med mindre rettelser, der vil bl.a. blive indsat en dato på skemaet, således at lokaludvalgene ved, hvilken periode der ønskes oplysninger om../. Det godkendte skema til udfyldelse vedlægges som bilag. 5

8 6. Opfølgning på arbejdsmiljødag den 25. september 2012 På arbejdsmiljødagen den 25. september 2012 blev Grethe Wehner Andersen og Lise Elkjær valgt som arbejdsmiljørepræsentanter i områdeudvalget for administrationen. Områdeudvalget skal evaluere den afholdte arbejdsmiljødag samt drøfte hvorledes tilrettelæggelsen af skal ske fremadrettet. Formanden indstiller, at områdeudvalget evaluerer den afholdte arbejdsmiljødag samt drøfter hvorledes tilrettelæggelsen af arbejdsmiljødagen skal ske fremadrettet. Områdeudvalget gav udtryk for, at det havde været en god arbejdsmiljødag med en passende længde og en god oplægsholder. Det havde været godt, at man ikke sad og var passiv hele dagen I henhold til MED-aftalen skal den årlige arbejdsmiljødag for områdeudvalgene afholdes i 1. kvartal, derfor skal forhandlingsorganet spørges i forhold til at flytte dagen til 4. kvartal. Hvis forhandlingsorganet accepterer at arbejdsmiljødagen flyttes til 4. kvartal, vil der på juni-mødet blive nedsat en arbejdsgruppe, der skal planlægge arbejdsmiljødagen

9 7. Orientering om den nye MED-aftale Områdeudvalget har bedt HR-afdelingen om at komme og orientere om den nye MED-aftale. Områdeudvalget skal herefter tage stilling til, hvordan MED-aftalen skal implementeres på områdeudvalgets område. Formanden indstiller, at orienteringen tages til efterretning samt at områdeudvalget drøfter hvordan implementeringen skal ske. HR-afdelingen orienterede om processen omkring indgåelsen af den nye MED-aftale samt aftalens centrale emner, herunder MED-struktur, TR-vilkår og arbejdsmiljø. Områdeudvalget har en mæglingsfunktion i forhold til hvis man på en arbejdsplads ikke kan blive enige om, hvordan den lokale arbejdsmiljøorganisation skal se ud. Orienteringen blev taget til efterretning. Det er områdeudvalgets opfattelse, at der er et godt samarbejde og god dialog mellem områdeudvalget og lokaludvalgene og personalemøderne med MED-status og områdeudvalget ønsker at fortsætte det gode samarbejde og dialog som hidtil. 7

10 8. Professionsbacheloruddannelsen i offentlig administration VIA University College, der udbyder den nye uddannelse Professionsbachelor i offentlig administration, har kontaktet Norddjurs Kommune med henblik på at etablere en aftale om praktikforløb for de studerende. Etableringen af en praktikaftale vil betyde, at Norddjurs Kommune indvilliger i, at modtage praktikanter fra uddannelsen og dermed tage del i udviklingen af en ny gruppe af medarbejdere målrettet arbejdet i offentlige organisationer. Professionsbachelorerne i offentlig administration gennemgår en basisdel bestående af: Jura Samfundsfag Politik Økonomi Kommunikation Organisationspsykologi Herefter specialiserer de sig inden for enten: HR Velfærd Uddannelses- og erhvervsvejledning Økonomi Beskæftigelse Skat Praktikforløbet ligger sidst i uddannelsesforløbet og tager således udgangspunkt i den studerendes specialiseringsområde. Uafhængig af, hvorvidt Norddjurs Kommune indgår en decideret praktikaftale, så foreligger der pt. en konkret henvendelse om en praktikplads i Norddjurs Kommune, fra en lokal studerende. Formanden indstiller, at punktet drøftes. 8

11 Sekretariatschefen orienterede om uddannelsen, og om at forventningerne til et praktiksted er de samme som ved kontorelever. Der skal være tale om et egnet praktiksted i forhold til den studerendes speciale, og der skal være en praktikvejleder. En praktikaftale vil ikke få nogen indflydelse på uddannelsen af kontorelever. Når en studerende er ude i praktik vil der være tale om en ulønnet praktik, hvilket betyder, at det ikke vil betyde noget økonomisk for den afdeling, der har en studerende i praktik. Områdeudvalget var positivt stemt for at oprette en praktikaftale i Norddjurs Kommune../. Brochure vedr. uddannelsen vedlægges som bilag. 9

12 9. Den nye personalepolitik Den nye personalepolitik blev lanceret ved et stort kick-off møde for alle lokaludvalg den 12. november Kommunaldirektøren har i forbindelse med lanceringen opfordret alle MED-udvalg til at benytte lejligheden til at give de lokale regler et servicetjek og overveje om man kan gøre det på andre måder. Inden for områdeudvalget for administrations ansvarsområde findes følgende retningslinjer: Arbejdstider og lukkedage Fleksibel arbejdstid Receptioner i forbindelse med jubilæum og fratræden til pension/efterløn Retningslinjer vedr. grænseoverskridende adfærd Medgået tid ved uddannelse og kurser Områdeudvalget skal på dette møde alene tage stilling til, hvordan og hvornår de enkelte retningslinjer skal behandles. Alle retningslinjerne kan findes på HR-portalen på hjemmesiden. Formanden indstiller, at retningslinjerne drøftes. Områdeudvalget drøftede kort de oplistede retningslinjer, som vil blive gennemgået på næste møde. Personalepolitikken er trådt i kraft den 12. november 2012 i forbindelse med lanceringen. De retningslinjer der ligger på HR-portalen er gældende indtil de ændres eller ophæves. 10

13 10. Mødeplan 2013, nyt årshjul og ny forretningsorden Formanden og næstformanden har udarbejdet et udkast til mødeplan for 2013 samt et nyt tilrettet årshjul. På baggrund af ændringer i den nye MED-aftale har formand og næstformand også udarbejdet et udkast til en ny forretningsorden. Formanden indstiller, at mødeplanen, årshjulet samt forretningsordenen godkendes. Mødeplan, årshjul og forretningsorden blev med enkelte rettelser godkendt../. Mødeplan for 2013, nyt årshjul samt ny forretningsorden vedlægges som bilag. 11

14 11. Information fra hovedudvalget Dette punkt er et fast punkt på områdeudvalget for administrationens dagsorden og her vil være oplistet de punkter, som hovedudvalget har på deres punkt: Information og kommunikation. Hovedudvalget gør opmærksom på, at der skal meldes ind til HR-afdelingen når der sker ændring i arbejdsmiljøorganisationen. Når der kommer nye arbejdsmiljørepræsentanter eller arbejdsledere skal der gives besked, således at vi altid har en opdateret arbejdsmiljøorganisation. Formanden indstiller, at punktet drøftes. HR-afdelingen orienterede om vigtigheden af at vi har en opdateret arbejdsmiljøorganisation. Punktet blev drøftet. 12

15 12. Information fra ledelsen Ældrechefen orienterede om organisationsændringen på ældreområdet, hvor det bl.a. i forbindelse med beslutningen om at styrke den politiske betjening i Velfærdsforvaltningen, har vist sig muligt at sammenlægge det nuværende ældreområde og sundhedsområde til en ny afdeling: Sundhed og Omsorg. Sammenlægningen skal ses som et ønske om at styrke den naturlige sammenhæng mellem sundhedsområdet og ældreområdet, som skal komme såvel borgere, som medarbejdere og samarbejdspartnere til gode. Det vil for områdeudvalget for administrationen få den betydning, at der etableres en ny afdeling: Sundhed, administration og udvikling, som vil være en samlet stabsfunktion under en ny områdeleder. Der vil i den nye afdeling senere blive taget stilling til, om der fortsat skal refereres til områdeudvalget for administrationen eller til områdeudvalget for ældreområdet. Sekretariatschefen orienterede kort om at man på rådhuset i Grenaa både har haft anmeldt besøg af datatilsynet og uanmeldt besøg af arbejdstilsynet. 13

16 13. Information fra medarbejderne, herunder fra lokaludvalg 14

17 14. Information og kommunikation Formålet med punktet er, at områdeudvalget drøfter, om der, på baggrund af mødet, er emner, der skal informeres ud til resten af organisationen. Derudover kan der være andre emner, som områdeudvalget mener, der skal informeres om. Områdeudvalget ønsker at gøre alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status særligt opmærksom på følgende: Der vil blive udsendt et skema vedr. Norddjurs Kommunes sygefraværsprojekt som bedes udfyldt og sendt retur til senest den 20. februar Personalepolitikken er trådt i kraft den 12. november 2012 og alle retningslinjer på HR-portalen er gældende. Juni-mødet 2013 afholdes på en tirsdag og ikke en onsdag Der skal meldes ind til HR-afdelingen når der sker ændring i arbejdsmiljøorganisationen. Når der kommer nye arbejdsmiljørepræsentanter eller arbejdsledere skal der gives besked, således at vi altid har en opdateret arbejdsmiljøorganisation. 15

18 15. Eventuelt I henhold til lov om røgfri miljøer skal der på de enkelte arbejdssteder være en lokal rygepolitik, der angiver om eller hvor der må ryges, samt hvad konsekvensen er ved overtrædelse. Der vil blive udarbejdet et udkast til lokal rygepolitik for rådhuset og hver af de 3 administrationsbygninger til drøftelse på det næste møde. 16