Referat af kredsledelsesmøde 10. december 2014 kl

Transkript

1 Referat af kredsledelsesmøde 10. december 2014 kl Mødelokalet v. kantinen på Beredskabsstyrelsen Midtjylland H P Hansens Vej 100, 7400 Herning Indkaldte Indbudte Kim Jensen, Lise Maj Rasmussen, Tommy Lind Krog, Anne- Lene Nedell Jöhnk,, David Bennike Davidian Henning Skallebæk Afbud - Referat - 1. Valg af mødeleder + referent HHV. Martin og Lise Maj 2. Godkendelse af referat fra sidste møde Ikke eksisterende 3. Siden stiftelsen - Martin a. Medlemmer Der er kommet flere medlemmer til efter stiftende årsmøde. Dette inkluderer både normalt, statslige frivillige, og hundefører. b. Registrering af forening Foreningen er blevet registreret i CVR registret. Vi har derfor fået CVR nummer og digital postkasse c. Hjemmeside og mail Domænet bf- kredsmidt.dk er indkøbt, og der er oprettet hjemmeside og mailadresser ved UnoEuro. Side 1 af 8

2 4. Info fra BF - Martin a. Online portaler Der er medlemsvendte portaler på både den nationale side beredskab.dk og på regionens bf- midtjylland.dk. Login er fjernet fra de offentlige referater. b. Samarbejdsaftale Der er på landsplan lagt arbejde i en samarbejdsaftale mellem forbundet og beredskabsstyrelsen. Den er ikke færdig men eftersom er en forsøgsordning, kan vi eventuelt være medvirkende til det endelige resultat. Planen er en overordnet aftale som vil kunne dække både ved BRSMJ men også eventuelle fremtidige kredse ved beredskabsstyrelsens centre. Lokale forhold vil så være afspejlet i et appendiks som varierer fra center til center. Denne dækker blandt andet brug af styrelsens faciliteter i forbundsregi og eventuel repræsentation i samarbejdsudvalg, arbejdsmiljøudvalg o.l. Som det er nu, er det hovedsageligt Henning Skallebæk og Christian Rosgaard der arbejder på denne. c. Forsikring Alt arbejde i forbundsregi er dækket af forbundets forsikring. Dette gælder også indtægtsgivende opgaver. d. Ansvarsområder Et hurtigt oprids fra Henning. Overordnet noteres det, at Kredslederen typisk er ansigt udadtil, mens Vicekredslederen er ansigt ind mod medlemmer. e. Uniformering Det kræver tilladelse at optræde i forbundsregi, i styrelsens uniform. En sådan tilladelse kan i nogle situationer fremgå af samarbejdsaftalen med myndigheden. Forbundet har sine egene uniformer. På sigt både U1 som vi kender den til ledelse, instruktører og lignende, og så en fin model til kredsleder og vicekredsleder. Alle uniformsudgifter er dækket af forbundet på landsplan, og ikke i kredsene. Side 2 af 8

3 5. Økonomi - Tommy a. Konto Vi skal have oprettet en konto. Planen er at Martin og Tommy opretter denne ved Ringkjøbing Landbobank 11. December. At det ikke er sket før skyldes at vi har måtte vente på et CVR nummer. b. Startkapital Når konto er på plads kan vi få overført 2000 kr. fra forbundet som startkapital. c. Info/hvervemidler Info/hvervemidler er en pulje penge i beredskabsforbundet. Pengene skal bruges ude i kredsene på at informere borgere og hverve frivillige. Kredsene søger løbende regionsledelsen om penge til arrangementer af denne type, og regionsledelsen kan så vælge at uddele penge til fornuftige projekter. Eksempler på disse ting kunne være en stand til åbent hus, eller information om det at være frivillig på styrelsens centre eller ude i kommunerne til værnepligtige inde de hjemsendes. Pengene skal søges forud for arrangementer! d. Mødelokaler Mindre møder (kredsledelsesmøder o.l.) er gratis for kredsen at låne lokaler til. Større møder kan koste penge, da det som udgangspunkt er en omkostning at have disse lokaler, og udefrakommende skal være med til at dække disse omkostninger. e. Overslag over mødeomkostninger (Kørsel) Vi skal hurtigst muligt have lavet et overslag over mødeomkostninger for Dette vil hovedsageligt inkludere kørsel. Det betyder at vi kan få kørepenge på forskud for 2015 hvor kredsen normalt selv ligger ud. f. Arrangementer Forbundstilskud til arrangementer skal søges i starten af året, og ikke som Info/hvervemidler løbende. Forbundet er som udgangspunkt økonomisk behjælpelige med ca. tre arrangementer i løbet af et kalenderår. Disse arrangementer er oftest julefrokoster, bowlingture o.l. eller ture ud i Danmark for at se noget beredskabsrelateret. Side 3 af 8

4 g. Indtægt Kredsen må gerne have indtægter på brandvagter, førstehjælpsvager og lignende. Disse penge går til kredsen og vi kan bruge dem på hvad vi vil (så længe det er lovligt) 6. Web - Kim a. Fremvisning af hjemmeside Vores egen hjemmeside på bf- kredsmidt.dk vises frem. PT indeholder den sparsommelig info, og seneste udrykninger fra BRSMJ b. Idéer til hjemmeside Der mangler BF logo, og info om Robust Borger. Eventuelt links til centrale ting fra BF. Mødereferater. c. Mailadresser Der er oprettet mailadresserne mmh@ + kredsleder@ til Martin og kj@ + vicekredsleder@ til Kim. Der skal også oprettes tilmelding@ til arrangementstilmelding og gives adgang til denne til Anne- Lene og Lise Maj. d. Online samarbejde Til samarbejde online bestyrelsen imellem er der flere muligheder. Skal det bibeholdes på mail, et lukket og privat forum, en lukket facebook gruppe eller Office 365? Der er mange argumenter. Indtil videre kører vi videre med mail. Martin opretter en prøveperiode af Office 365 til test. Så bliver det vurderet på næste møde. 7. Udvalg Martin a. Hvordan Det står kredsen frit for at uddelegere ansvar ned i udvalg. Typisk vil disse udvalg have en tovholder som sidder i kredsledelsen. Alternativet er at udpege et af kredsens øvrige medlemmer til at være med i ledelsen i en begrænset periode (maks. 1 år) og så at han får et ansvarsområde eller en konkret opgave. b. Hvilke Hvilke udvalg kunne vi forestille os? Side 4 af 8

5 * Konkret Julefrokost/Festudvalg: Jeg julefrokosten i år tager Anne- Lene og Lise Maj opgaven. Aktivitetsudvalg: Kunne være en idé til at koordinere øvrige aktiviteter for det kommende år, og arrangere dem senere hen. Ideelt inkluderende én eller to fra kredsledelsen. * Ideer til senere Hjemmesideudvalg IV- udvalg 8. Arrangementer Martin a. Årsmøde 2015 Der skal indkaldes til årsmøder senest 14 dage forinden. Martin laver et udkast i December. Under årsmødet skal vi huske samtlige punkter, også selvom de ikke er relevante for en nystartet kreds. Regionslederen skal inviteres. b. Julefrokost Som aftalt tidligere på mødet står Lise Maj og Anne- Lene for julefrokost. Ved tilmelding til julefrokost skal der tilkendegives om man ér medlem af kredsen, agter at melde sig til på kredsårsmødet for inde, eller ikke er medlem. På denne måde ved vi forinden hvor mange der selv betaler, og hvor mange vi skal søge forbundet for penge til. BF betaler 200 kr. per medlem under julefrokosten. Dette inkluderer mad, og to drikkevarer. Vi kan overveje at opgøre drikkevarer i drikke- biletter for at simplificere afregning. Budget: 125 kr. til mad, resten til diverse. c. Nytårsparole Skal vi holde sådant et? Det er et kommunalt koncept, og vi vælger ikke at holde det. d. BF stævne BeredskabsForbundets stævne er en dyst mellem kredsene. Info kan findes på hjemmesiden. Vi ville måske have brug for at låne udstyr af styrelsen, så det skal vi have i orden inden. Side 5 af 8

6 Eftersom det holdes i lige årstal, går vi ikke videre med det nu. 9. Eventuelt a. Robust borger Robust Borger er forbundets måde at uddanne civilbefolkningen. Kurset har været en del oppe i medierne for tiden. Henning Skallebæk har eksempelvis lige været i P4 midt/vests med det. Det har også været nævt på P3 flere gange og det gav anledning til over 1000 tilmeldelser på et døgn. På sigt skal kredsen også undervise i det direkte eller ved at stille instruktører til andre kredse. For at kredsens medlemmer ved hvad det er, skal der arbejdes på at de kan få kurset i en nedkogt, 4 timers udgave. Det er et statsstøttet kursus og må derfor ikke gives til firmaer, men gerne til private eller eks. personaleforeninger. b. Arrangementer I starten vil vi sørger for at både medlemmer og ikke medlemmer (evt. mod betaling) må deltage i arrangementer, men ikke nødvendigvis på sigt. Ideer til arrangementer: Der har været snak om at arrangere en sommerlejr med temadage og beredskabsfaglige ting. c. UMS VoiceBroadcast Kasernen har tilbudt kredsen et gratis kursus i VoiceBroadcast, og vil i så fald stille systemet frit til rådighed for kredsen. David og Martin er tilmeldt kurset d. 11. December. d. Presse Der arbejdes på at en journalist fra Herning Folkeblad og Martin får snakket sammen til en artikel. e. Logo/våbenskjold Brevpapir skal indeholde logo. Vi skal mest muligt få brugt logo og våbenskjold. Side 6 af 8

7 f. Referat til de frivillige Vi vil gerne at alle referater ligger tilgængelige for medlemmer og eventuelt også offentligheden. Det vil så være muligt at have lukkede punker, dette værende eksempelvis personsager. g. Kommunikation til kredsens medlemmer Der er mange muligheder for at kommunikere ud til medlemmerne. Vi vil fokusere på at få al info på hjemmeside og linke til det på Facebook og lign. Nogle ting vil være oplagt at bruge VoiceBroadcast. h. Tegningsberettiget At være tegningsberettiget vil sige at kunne skrive under på foreningens vegne. Normalt har kredsleder og kassere denne ret. Det besluttes på mødet at Kredsleder (), Vicekredsleder (Kim Jensen) og Kasserer (Tommy Lind Krog) er tegningsberettiget. Ting som dette kan vi senere skrive ned i en foreningsorden. i. Årsplan Vi skal have lavet en årsplan, et årshjul. Det kan vi ikke endnu da der er mange ting som ikke er på plads. j. Kørsel Forbundet betaler transport for kredsledelsen til dens arbejde. Dette inkluderer årsmøder, kredsledelsesmøder o.l. Skemaer til dette findes indtil videre i Martins dueslag på stue 5. k. Postkasse på stue 5 Vi får både ekstern post på kasernen, og eventuelt også papir fra vore medlemmer. Til dette kunne vi godt tænke os en aflåst postkasse på frivilligstuen. Vi kunne måske også ønske en infotavle også med ledelsens navne. Disse samt ansvarsbeskrivelse måske også på hjemmesiden. l. Næste møde Næste møde bestemmes til at være fredag d. 30 Januar kl på BRSMJ. Vi vil forsøge forinden at lave fælles aftensmad. David og Henning ved allerede nu at de må melde afbud. Side 7 af 8

8 Martin finder ud af om vi må overnatte på frivilligstuen til lørdag. Inden mødet skal regnskabet være klart og revideret. m. Telefonliste Vi kunne have interesse i at have kasernens telefonliste tilgængelig. Skal eventuelt arrangeres med Ruth fra sekretariatet. Vi vil også gerne selv fremgå af listen med Martins telefonnummer. Martin arbejder videre. Side 8 af 8