Bestyrelsesmøde 02. oktober 2005

Transkript

1 Bestyrelsesmøde 02. oktober 2005 Sted: Join Hands Square Dancers klubhus, Enggade 6A, 8700 Horsens Tid: Kl til Referat: Deltagere: Fraværende: Höiberg Pedersen Nielsen, Nielsen, Günter Arnold, vangsgaard og Pedersen. Claus Hansen med afbud Dagsorden: 1: Valg af dirigent. 2: Godkendelse af dagsorden. 3: Godkendelse af referat. 4: Orientering fra formand 5: Orientering fra udvalget omkring Hvidbogen. 6: Orientering vedr. økonomi. 7: Orientering fra 8: Orientering fra 9: Forretningsordnen for bestyrelsesarbejdet. 10: Aktiviteter i DAASDC 11: Convention : Convention fond. 13: Hvilke opgaver skal der tages fat på. 14: Convention : Eventuelt, herunder næste møde. Referat: Aktiv: 1: Valg af dirigent. 2: Godkendelse af Dagsordnen blev godkendt med tilføjelse af dagsorden. punkt 2, 3 og 15. 3: Godkendelse af referat. Godkendt med enkelte kommentarer. 4: Orientering fra formand. Brev til Newsletter. Orientering: Om medlemstilgang i de forskellige klubber, der er ikke sat tal på endnu. Hverve brochure med oplysning om squaredancens rødder, undervisning og om forbundet, den er tænkt som en appetitvækker over for kommende dansere. Convention i Vejle. Convention 2006 i Frederikshavn. Der afholdes juni Samarbejde i bestyrelsen:

2 Jeg føler ikke der trækkes på samme hammel, der reageres ikke på de mails der sendes ud, det har været svært at få fat i, da han kun tjekker sin mail hver 8. dag om sommeren, det er uheldigt da der kan være hastesager. Det er vigtigt at det er den samlede bestyrelse der står bag når der skal træffes nogle beslutninger. I ferie sæsonen må det være flertallet der bestemmer. Der skal svares på alle mails. Det med at have forskellige kasketter på kan være svært i forhold til at man er danser, medlem af forbundet og caller. Hele bestyrelsen skal have samme kasket på. Sag vedr. kursus i weekenden september 2005 i +. Kurset er afholdt i Yellow Rock SDC lokaler. Det er uheldigt da der er festivaldans lørdag den 1. oktober New Friends Squaredancers føler at koordineringsaftalen ikke er overholdt. Klubben mener der udøves strandhugst. orienterede omkring forløbet. New Friends SD, mener at det ikke er i klub regi. Koordineringsaftalen er ikke overholdt, da der ikke må være dans 14 dage før og efter en festival dans, arrangementet var åben for andre dansere end klubbens egne. Problemet tages op på næste koordineringsmøde i NORD, der afholdes den Private interesser må ikke gå forud for forbundets. tager en snak med de implicerede klubber. DAASDC s deltager på koordineringsmøde i NORD. Der er mange henvendelser til DAASDC, vedr. Highlight, klubber, alle henvendelser bliver bekræftet, kan der svares med det samme gøres det ellers undersøges det og derefter svares der. Udmeldelse af klubber: Klar information omkring hvem der tager sig af det administrative. Klubberne skal stadig indberette ændringer til

3 5: Orientering fra udvalget af hvidbog. 6: Orientering vedr. økonomi., der så ajourfører medlemslisterne og sender rettelserne videre til de personer, der skal have besked. Medlemslisterne opdateres en gang om måneden. Arbejdsfordeling: Tages med på næste møde. Werbemappe: Oversat fra det tyske forbund. skal læse den, finder man guldkorn sendes de til. Mappen er tænkt til nye dansere, men der er også råd om hvordan man holder på de nuværende dansere. Hvidbogen forventes færdig omkring februar Der er lavet arbejdsfordeling: Haller og andre lokaler. Organisation. Callere. PR. Regnskab udleveret. Budgettet overholdes. Overskuddet er , 53 kr. Der er afregnet fra Convention Der er sendt kr ,00 til Convention værterne for 2006, det er et lån til opstart. Problem med EU badges, Englænderne har ikke reageret. Der er sendt både mail og alm. Post. Forsøger at få fat i Sue Elloit, medlem af bestyrelsen i det engelske forbund. Hans Pitters John Nygaard Claus Günther Følgende klubber har meldt sig ud: KLM Square Dance. Åbybro SDF. Følgende klubber er lukket: Hamlet Squaredansere. Klarup Square Dance. 7: Orienterig fra Danselandsstævne Præstø amt har fået tildelt danselandsstævnet, som bliver afholdt i Haslev. Styregruppen holder møde den oktober 2005 hvor de overordnede rammer fastsættes. DGI-Præstø Amt har haft jubilæum, inviterede

4 alle klubber på Sjælland til gratis dans, der kom 16 dansere. Opdatering af håndbog. fortsætter med det og kontakter Webmaster for et synligt links til den på hjemmesiden. 8: Orientering fra Har fået 17 ringbind med gamle referater. referater og anden korrespondance scannes ind og lægges derefter på cd. Der udleveres en til hvert medlem af bestyrelsen, der så selv lægger ind, cd erne er forbundets ejendom. Alt skriftligt materiale lægges på Erhvervs Arkivet i Aarhus, Arkivloven anvendes. Beslutninger vedr. Convention samles i en mappe for sig. 9: Forretningsorden for Rettes til. med på næste møde. bestyrelsesarbejde. 10: Aktiviteter i DAASDC. Hvert medlem laver en liste over de materialer de har. Materiale vedr. Convention er ved Bredballe, afleveres til senest den 19. november Vedr. det materiale der er hos Erling W Petersen afleveres til.( Håndbogen m.m.) Opdateret liste opbevares ved kasseren og sekretæren. 11: Convention 2006 Trykker, callere, hoteller, vandrehjem, campingpladser og primitiv camping er på plads. Flyers går i trykken inden for 14 dage. Den skal godkendes af DAASDC s bestyrelse. Der er tegnet kontrakt med de 4 hoved callere. Øvrige callere er der mundtlig aftale med. Arena Nord er ikke på plads, forventes afklaret i uge 40. Der kommer 4 butikker. Der er søgt om økonomisk støtte fra 2 puljer, Der er givet tilsagn fra den ene, men der gives ikke det beløb der er søgt om. Der kan ikke søges i begge puljer til samme arrangement. Hjemmeværnet og gymnastikforeningen har sagt ja, men vil have besked på hvad de skal lave. Foreningerne vil gerne have at deltager i mødet den Günter

5 Der mangler strukturering på deres møder. DAASDC s repræsentant på convention møderne i Frederikshavn. Vedr. callere: Det er uheldigt at Henning Pedersen skal være caller på convention, da han ikke er medlem af nogen klub. Han er medlem af CSD og KLM men KLM er ikke medlem af DAASDC. Han skal calle trail ends dance. Han har undervist i Frederikshavn, og er derfor ligestillet med klubbernes egne callere. Vi er i et dilemma, uanset hvad vi melder ud kommer vi i et dårligt lys. CSD callere får fri entre med ledsager samt forplejning under hele Convention. Caller valget er uheldigt da det er gengangere fra Convention 2005 og til Caller parade i Tranum. Der blev udtrykt tvivl omkring s arbejde i forbindelse med hendes arbejde i forbindelse med Convention. Der er mange gode callere i Danmark, der kunne godt være flere danske callere der kunne dele weekenden. 12: Convention Fond. Forslag om at de penge der kommer ind fra Convention lægges i en fond, hvorfra der kan lånes til opstart af næste Convention, lånet ydes efter de retningslinier der er vedtaget. Tages med på repræsentantskabsmødet. 13: Hvilke opgaver skal der tages fat på. Flere nye dansere. Ny folder fra ØSDC. Afholdelse af 1 2 møder med CSD. Formanden for CSD kontaktes. Arbejdsregler for bestyrelsen. Retningslinier for Webmaster Retningslinier for Redaktør. Highlight. Økonomi. Highlight som det ser ud nu. Samarbejde med EAASDC. Booking system fra Sverige til Convention booking. Debat omkring Lars Christiansens private hjemmeside, skal den have lov til at stå på forsiden af arrangementslisten. Linket skal

6 flyttes til klublisten. Debat omkring musik på listen, er det korrekt, er den omfattet af vores aftale med KODA Gramex. Der er for mange fejl i Highlight. Skal vi hjælpe redaktøren med at læse korrektur? Annoncen fra CSD skal rettes, rettelsen er sendt. Udmeldte klubber skal slettes på klublisten. Mail fra Djurs Square Dance Club: De vil gerne have hjælp til at skaffe nye dansere. Samtidig forespørger de om der findes videoer der kan lånes. Hvis ikke var det måske en ide at lave en. Nicolai Vangsgaard har en video fra Callerparade Vi kontakter Nicolai Vangsgaard. Videoen kan ikke bruges i reklame øjemed, før alle, der er på videoen har givet tilsagn. 14: Convention 2007 Der er en ansøger, ansøgningen behandles på repræsentantskabsmødet den 19. marts Vedtægternes 4. Klubben opfordres til at fastholde ansøgningen. Ansøgningen er kommet fra Hillerød Square 15: Eventuelt, herunder næste møde. Dancers. 13. november 2005 i Horsens. Fællesmøde: januar 2006, sted kommer senere. EAASDC har haft jubilæum, var inviteret, takkede pænt nej, men sendte et telegram. Ruth