Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub Tid: Fredag den 20. januar 2012 Fremmødte: Formand - Uffe Steffensen (US) Næstformand - Marianne D. Jensen (MDJ) Baneansvarlig - Egon Christensen (EC) Turneringsansvarlig - Peter A. Svendsen (PS) Sportsansvarlig - Peter Bragh (PB) Golfmanager - Casper Lindenmayer (CL) Chefgreenkeeper - Per Knudsen (PK) Golftræner Niels Erik Hansen (NEH) Forpagter af Golf Café - Tage Hansen (TH) (deltog under punkt ) Referat: : Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde Referatet fra bestyrelsesmødet den 23. november blev godkendt : Årsafslutning 2011 samt status 2012 Regnskabet for 2011 er færdigt, og der har været revision fra Beierholm. Resultatet bliver et underskud på kr I forhold til den seneste gennemgang af det forventede resultat, har der været nogle udsving, hvilket har flyttet det forventede underskud fra ca kr. til de kr. Udsving i forhold til seneste gennemgang af det forventede resultat: Greenfee kr Company Days kr Baneguider kr Indskud kr Renter kr El kr Scorekort/baneguider kr Momsregulering delvis moms kr Diverse småjusteringer I alt ca. kr I forhold til det oprindelige budget for 2011, bliver resultat kr lavere. Afvigelsen skyldes i det væsentlige en uforudset stigning i afdrag på gæld (og deraf følgende forøget afskrivning), forøgelse af ejendomsskat, nedgang i indtægter fra medlemmer og sponsorater samt nedgang i greenfeeindtægter. Bestyrelsen besluttede at tage budgettet for 2012 op til revision på førstkommende bestyrelsesmøde, idet årets resultat blev dårligere end forventet på tidspunktet for budgetlægning. CL, PK og NEH holder møde i ledelsesteamet forud for næste bestyrelsesmøde, for at drøfte yderligere besparelser. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

2 CL informerede om status på medlemssiden. Udmeldelser og øvrige kategoriskift i slutningen af året ligger på et lidt lavere niveau end budgetteret. Det var dog endnu for tidligt at se de endelige tal. En opdateret medlemsliste vil blive fremlagt på førstkommende bestyrelsesmøde. CL informerede om at klubben primo 2012 har leasingforpligtelser på ca. kr årligt. De nuværende leasingaftaler har en løbetid på mdr. I løbet af marts-april måned optages ny leasingforpligtelse på 3 stk. Verti Drains, til luftning af fairway og greens mm : Orientering og planer for sæsonen 2012 fra ledelsesteam samt områdeansvarlige Golfmanager: CL informerede om følgende: Der er kommet en ny mulighed i GolfBox, hvor klubberne kan lave forskellige priser på greenfee, afhængig af hvad dag og tidspunkt det er på ugen, og den normale belægningsprocent. Princippet kendes i dag bedst fra fly- og hoteldrift. Punktet behandles igen på et senere bestyrelsesmøde. Klubben har købt et markedsføringsmodul til GolfBox, som giver mulighed for at sende skræddersyet beskeder til greenfeegæster når de bestiller en tid i GolfBox, samt mulighed for at sende opfølgende beskeder efter et besøg. Det forventes at modulet er sat op til brug inden sæsonstart. Prisen for drift af klubbens alarmsystem samt telefon er efterhånden blevet forholdsvis høje. CL ønsker at undersøge markedet nærmere på disse områder, for at vurdere om der kan opnås besparelser, uden at forringe kvaliteten. Klubben har fortsat en forsikringssag kørende med forsikringsselskabet efter lynnedslaget i september. Den nuværende forsikring har tilsyneladende ikke dækket den form for skade efter lynnedslag. Forsikringsselskabet har nu meddelt, at det ønsker at træde ind i et skadesforløb. CL og PK afholder møde med assurandør i nærmeste fremtid. Klubben kører en såkaldt Sweetdeal i Viborg den 9. marts. Tilbuddet kommer til at inkludere en dag på golfbanen med leje af udstyr, undervisning, spil på Pay & Play bane og en sandwich i Caféen. Tilbuddet sendes ud via Sweetdeal til ca mailadresser i og omkring Viborg, samt bliver annonceret i Viborg Stifts Folkeblad. 150 medlemmer har tilmeldt sig PBS siden november måned. Fordelingen er nu således, at 711 af klubbens medlemmer er tilmeldt PBS, mens 561 fortsat ikke er tilmeldt. De medlemmer som ikke er tilmeldt PBS, har fået et fakturagebyr på 25 kr. sammen med opkrævningen, som følge af øgede udgifter for klubben til PBS/Nets. Bimålere til lockerrum og klubhus/café er bestilt hos BE. Sportsansvarlig: PB informerede om følgende: Talentprojekt Der arbejdes i øjeblikket på at arrangere en træningslejr Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

3 Fokus er rettet mod et nyt hold DM for juniorerne. Med afgangen af halvdelen af det vindende hold fra 2011, er det dog ikke realistisk i 2012, men der kommer et nyt kuld af gode spillere, så det vurderes at være realistisk i 2013 eller Ungdomsudvalg Torben Klavsen har trukket sig som formand for ungdomsudvalget. Der arbejdes i øjeblikket på at finde en ny formand. Primær fokus i 2012 bliver på bredden, og der arbejdes hen imod at få en lidt større adskillelse mellem ungdomsudvalget og talentprojektet. Et nyt koncept som skal prøves i 2012 bliver nogle mindre turneringer på Pay & Play banen, hvor der eventuelt udsendes en kampseddel, som det kendes fra fodbold Elite 2012 bliver første år hvor herrerne er repræsenteret i tre divisionsrækker. Målsætningen med 1. holdet i 2. division er at spille med om 1. pladsen i puljen. Målsætningen for de øvrige herrehold er at fastholde deres plads i deres divisioner. Målsætningen for dameholdet er at vinde puljen og spille med om oprykning til 2. division. En forældregruppe til nogle af spillerne på dameholdet har ønsket at give lidt ekstra opbakning til holdet, og vil hjælpe til med økonomi til at holdet kan få nogle ekstra træningssamlinger mm., så det forhåbentlig kan blive til den længe ventede oprykning. Som noget nyt i 2012 bliver juniorernes mandagsturnering en tællende turnering, og vil indgå i udtagelsen af spillerne til de forskellige hold. Vintertræningen er i gang, og er i år henlagt til Volstrup indendørs træningscenter. På spillersiden har klubben mistet en af de bedste spillere, Nikolaj Lund Jensen, som har valgt at spille for Holstebro i Elitedivisionen i Omvendt er der kommet tilgang af en ny spiller fra Skive, som har spillet for Skives hold i 1. division i de seneste sæsoner. Turneringsansvarlig: PS informerede om følgende: Turneringskalenderen for 2012 er nu på plads i forhold til datoer. Der mangler fortsat at blive sat turneringsledere på enkelte turneringer, men dette sker i nærmeste fremtid. Onsdagsherrernes turnering Hall of Fame, flytter spilledag fra en lørdag til en onsdag. Handelsbanken turnering udgår i 2012, og bliver indtil videre ikke erstattet af en anden turnering. Klubmesterskaberne ændrer termin som følge af en ændring i DGU s turneringsprogram. Klubmesterskaberne afvikles i de sidste weekender i hhv. august og september. Synoptik Cup fortsætter i Turneringsudvalget holder møde den 31. januar, hvor de blandt andet skal tage stilling til en ændring af turneringsbetingelserne for klubmesterskaberne. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

4 Den årlige BestMan turnering afvikles fredag den 1. juni. Nærmere informationer følger. Baneansvarlig og Chefgreenkeeper: EC og PK informerede om følgende: Hegnet omkring de beplantede områder mellem hul 13 og 14 vil blive fjernet forud for sæsonstart, idet beplantningen nu er vokset tæt og stærk. Hegnet mellem hul 12 og 15 bliver stående noget tid endnu. Det vil blive lavet en del nybeplantning i eksisterende områder på banen. I løbet af vinteren er der blevet tyndet en del ud i træer, primært i området mellem hul 22 og 26. Det store træ i fairway på hul 22 er ligeledes blevet fældet, idet træet efterhånden var meget råddent. Derudover er der diverse anlægsarbejde, eksempelvis nyt hvidt teested på hul 16 og nye bunkere på hul 9, som forventes færdiggjort inden starten på sæsonen, eller umiddelbart derefter. Begynderudvalg: NEH informerede om følgende: Der var færre begyndere i 2011 end forventet, hvilket også betyder færre overvintrende prøvemedlemmer. Forhåbentlig får vi et solrigt og varmt forår med mange nye begyndere. Der afvikles åbent hus lørdag den 24. marts og søndag den 15. april. Den 15. april er åbent hus en del af Golfens Dag. Som noget nyt vil der også blive afholdt åbent hus umiddelbart efter sommerferien den 11. august. Begynderudvalget er uændret i forhold til Det overvejes om udvalget skal udvides med en person mere i Proen: NEH informerede om følgende: Bemandingen i shoppen fortsætter uændret i forhold til : Langtidsbudget herunder investeringsstrategi for maskiner Investeringsstrategien for maskiner blev diskuteret. Der investeres i tre nye maskiner i Det er tre Verti Drains i forskellige størrelser, som bruges til at lufte græsset på fairway, greens, teesteder mm. Bestyrelsen besluttede at fremtidig maskinkøb skal drøftes i FU forud for bestyrelsesmøder, og fremlægges for den øvrige bestyrelse minimum en uge før bestyrelsesmøder. Langtidsbudgettet blev gennemgået. Bestyrelsen besluttede at tage langtidsbudgettet op til revidering på førstkommende bestyrelsesmøde, idet årets resultat blev dårligere end forventet på tidspunktet for budgetlægning. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

5 12-005: Resultat af medlemsundersøgelsen (DGU) Kim Uldahl fra DGU deltog i dette punkt, og fremlagde resultatet af medlemsundersøgelsen for bestyrelsen. Svarprocenten i Viborg Golfklub er på blot 31 %, hvor den i 30 DGU gennemførte undersøgelser i gennemsnit har været på 46 %. Efterfølgende er der sendt en undersøgelse ud til de medlemmer, som ikke har svaret. 30 % af disse angiver som primær årsag til ikke at have svaret, at de kommer meget lidt i klubben, og derfor ikke mener, at undersøgelsen er relevant for dem. 20 % angiver manglende tid og at undersøgelsen var for lang. Svarprocenten for hhv. kvinder og mænd er 29,1 % og 70,9 %, hvor fordelingen blandt kvinder og mænd i DGU er 31 og 69 %. På trods af den lavere deltagelse end normalt, kan resultaterne betegnes som repræsentative for Viborg Golfklubs medlemmer. Bestyrelsen besluttede at afholde et medlemsmøde i februar, hvor DGU skal præsentere resultatet af medlemsundersøgelsen for medlemmerne : Planlægning af medlemsmøde i februar Medlemsmødet afvikles tirsdag den 21. februar kl i Golf Caféen. CL sørger for at sende invitation ud til medlemmerne og lægge på hjemmesiden : Udviklingsforløb med DGU 2012 (DGU) Kim Uldahl informerede nærmere omkring et udviklingsforløb, som han også var inde på i efteråret 2011 på mødet med bestyrelsen omkring klubudvikling. Det vil ikke være Kim som vil være konsulent på forløbet, men derimod Kim s kollega Mikkel Øhrgaard fra DGU. Klubbens skal som noget af det første vælge en projektansvarlig, og så skal der afholdes et indledende møde med DGU. Det er ikke nødvendigt at hele bestyrelsen er repræsenteret på dette møde, men det skal være en som er beslutningsdygtig. Bestyrelsen besluttede at FU deltager i et møde med DGU. CL aftaler nærmere med Mikkel fra DGU : Samarbejde med Caféen i 2012 TH deltog i dette punkt og informerede om følgende: I 2012 vil der være fokus på priserne. TH er spændt på restaurationsmessen i marts, hvor han får et større indblik i udbud og prisniveau. TH forventer at holde uændrede priser i forhold til Prisniveauet kan ikke sammenlignes med priserne inde i byen, og bliver nødt til at være billigere end i byen. TH synes samarbejdet med klubber i klubben kører ok. TH efterspørger lidt mere opsøgende kontakt fra klubber i klubben, som tilfældet er med Old Boys. Bestyrelsen opfordrede TH til selv at tage den opsøgende kontakt, hvis ikke klubber i klubben henvender sig selv. PS skulle dog nok sørge for at informere klubberne i klubben på det kommende møde i turneringsudvalget, hvor alle Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub

6 klubber i klubben er repræsenteret. TH var også meget åben overfor differentieret priser til klubber i klubbens turneringer. Det var ikke et must at prisen skulle være den samme hver gang. De fleste omkostninger i Caféen går til lønninger, og TH var meget åben overfor tiltag, som kunne hjælpe til at begrænse bemandingen på de yderste timer, specielt om aftenen : Godkendelse af Forpagtningsaftale og ansættelsesaftale med Café Bestyrelsen besluttede at forlænge forpagtningsaftalen og ansættelsesaftalen, dog med en enkelt ændring, idet aftales ændres til at blive genforhandlet hvert femte år mod tidligere hvert tredje år. Næste gang i november Tillæg til forpagtningsaftalen udarbejdes i løbet af februar/marts : Opdatering af Virksomhedsplan Bestyrelsen gennemgik klubbens Virksomhedsplan. Der var enkelte småjusteringer. Virksomhedsplanen rettes til og foreligger til godkendelse på kommende bestyrelsesmøde : Opdatering af Ordens- og Etiketteregler Bestyrelsen gennemgik klubbens Ordens- og Etiketteregler, som blev godkendt uden bemærkninger : Fastlæggelse af datoer for bestyrelsesmøder i 2012 Datoerne for bestyrelsesmøder i første halvår af 2012 blev fastlagt til følgende datoer: Torsdag 16. februar kl Tirsdag 6. marts kl (forud for generalforsamlingen) Tirsdag 3. april kl Torsdag 10. maj kl Onsdag 13. juni kl : Planlægning af generalforsamling 2012 Dagsordenen for generalforsamlingen blev gennemgået. To bestyrelsesmedlemmer er på valg. De to er Egon Christensen og Marianne D. Jensen. Begge er villige til genvalg, og bestyrelsen besluttede at foreslå genvalg af begge. Generalforsamlingen afholdes tirsdag den 6. marts 2012 kl i Golf Caféen i Viborg Golfklub : Eventuelt Repræsentantskabsmøde i DGU DGU holder repræsentantskabsmøde den 24. marts i Korsør. Det vedtages på kommende bestyrelsesmøde hvem klubben sender som repræsentanter. Referent: Casper Lindenmayer [Underskrifter] Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub