Beskrivelse af KRAM-kommunens og KRAM-enhedens forpligtelser

Transkript

1 Beskrivelse af KRAM-kommunens og KRAM-enhedens forpligtelser Ved underskrivelse af KRAM-kommune kontrakten indgås aftale om gennemførelse af KRAMundersøgelsen i den pågældende kommune. I kontrakten vil KRAM-kommunen og KRAM-enheden forpligte sig til at sikre KRAM-undersøgelsens gennemførelse og igangsættelse af sundhedsfremme- og forebyggelsesindsatser. Nærværende dokument beskriver såvel disse forpligtelser som andre forhold, der kan være gavnligt for kommunen at overveje forud for forberedelse og gennemførelse af KRAM-undersøgelsen. Samarbejdskrav til KRAM-kommunen og KRAM-enheden Der vil blive nedsat en KRAM-kommune styregruppe bestående af repræsentanter fra kommunen og fra KRAM-enheden. Kommunen vil være repræsenteret med minimum tre personer, der tilsammen skal sikre information til borgere og andre aktører i kommunen, udsende invitationer til deltagelse i den internetbaserede spørgeskemaundersøgelse, finde placering til KRAM-bussen og lokaler til gennemførelse af undersøgelsen og hjælpe med andre praktiske forhold vedrørende gennemførelsen af undersøgelsen samt stå for koordinering og dokumentation af lokale aktiviteter. Fra KRAM-enheden vil styregruppen foruden lederen af KRAM-undersøgelsen være repræsenteret ved minimum to fastansatte medarbejdere med ansvar for at invitere deltagere til undersøgelsen ved KRAM-bussen, organisere afviklingen af undersøgelsen, varetage den løbende kommunikation med kommunen og bistå kommunen med rådgivning vedrørende igangsættelse af lokale aktiviteter samt dokumentation heraf. KRAM-kommunens forpligtelser: 1. Hjælp til forberedelse og gennemførelse af KRAM-undersøgelsen a. Engagere og informere lokalpolitikere, borgere og arbejdspladser for derved at øge borgernes deltagelse i såvel den internetbaserede spørgeskemaundersøgelse som i undersøgelsen ved KRAM-bussen samt øge fokus på folkesundhed i kommunen. Informationen kan foregå via lokalpresse, på kommunens hjemmeside og med PRaktiviteter, eksempelvis opsætning af plakater/bannere, postkort, t-shirts eller andet pr-materiale. Til inspiration udsender KRAM-enheden allerede udviklede designs samt priseksempler fra det bureau, der har udviklet undersøgelsens grafiske profil. Brug af undersøgelsens grafiske profil kan kun ske efter aftale med KRAM-enheden og det grafiske bureau. b. Opfordre kommunens ansatte til at deltage i KRAM-undersøgelsen. Kommunen opfordres til at tillade de ansatte at deltage i undersøgelsen ved KRAM-bussen i arbejdstiden. c. Udpege en eller flere lokaliteter for KRAM-bussens placering og anskaffe de nødvendige tilladelser hertil. d. Stille lokaler med adgang til el, internet, vand og toilet til rådighed for gennemførelse af undersøgelser ved KRAM-bussen. Lokalerne skal ligge i umiddelbar tilknytning til KRAM-bussens placering, idet kun velkomst og information om undersøgelsen finder sted i selve KRAM-bussen (station 1), mens gennemførelse af målinger og test vil foregå i de til rådighed stillede lokaler (station 2-5). I lokalerne skal der således være plads til gennemførelse af: måling af højde, vægt og fedtprocent (3 deltagere ad gangen), blodprøvetagning (3 deltagere ad gangen), gennemførelse af Side 1 af 5

2 konditest, styrketest og balancetest (6 deltagere ad gangen) samt udlevering af resultater (2-3 deltagere ad gangen). Ideelt ønskes 3-4 lokaler, hvor det ene, til konditesten, er relativt stort (eks. 40 m 2 ), mens de øvrige kan være af almindelig kontorstørrelse. Antallet af lokaler kan ændre sig, hvis flere målinger inkluderes i undersøgelsen. Det er vigtigt, at lokalerne ligger i umiddelbar tilknytning til hinanden og til bussens placering, således at deltagerne kun har kort afstand mellem stationerne. KRAM-enheden skal have fuld adgang til lokalerne i hele undersøgelsesperioden, og lokalerne skal kunne aflåses, således at udstyr til målinger og test kan efterlades - også i weekender - når der ikke er åbent for undersøgelse. e. Betale for CPR-udtræk for kommunens borgere (ca kr. ekskl. moms pr. kommune). CPR-udtrækket foretages mod betaling af Sundhedsstyrelsen; KRAM-enheden står for anmodning om udtræk til Sundhedsstyrelsen og sender fil med navn og adresser til kommunen. Bemærk at personer, der har ladet sig registrere med forskerbeskyttelse, ikke vil indgå i udtrækket. f. Udsende invitationsbreve til alle kommunens borgere over 18 år på baggrund af den navne- og adresseliste, KRAM-enheden sender til kommunen. Invitationsbrevene skal sendes personligt til alle borgere, idet hvert brev vil indeholde et unikt brugernavn og en adgangskode til brug for besvarelse af det internetbaserede spørgeskema. Invitationsbrevene skal indeholde dels et invitationsbrev fra KRAM-enheden vedrørende deltagelse i spørgeskemaundersøgelsen, dels et informationsbrev fra kommunen med generelle oplysninger om kommunens deltagelse i KRAM-undersøgelsen, oplysninger om lokale aktiviteter mv. Tekst til KRAM-enhedens brev sendes på fil til kommunen sammen med en excelfil med navn og adresser samt brugernavn og adgangskode for hver enkelt borger i kommunen. Kommunen skal stå for tryk af såvel eget informationsbrev som invitationsbrevet fra KRAM-enheden, herunder fletning af oplysninger fra personlisten med brevet fra KRAM-enheden. Kommunen skal desuden stå for pakning, frankering samt udsendelse af brevene. g. Sikre gentagne opfordringer til kommunens borgere om at besvare det internetbaserede spørgeskema. Disse opfordringer kan ske enten via personlige eller husstandsomdelte rykkerskrivelser eller ved opfordringer i lokale medier, på kommunens hjemmeside, foldere der opsættes på biblioteker og andre offentlige steder eller lignende. Kommunen skal desuden informere biblioteker og borgerservice om undersøgelsen og underrette om, at der kan forekomme henvendelser angående hjælp til brug af internet mm. h. Udsende information til kommunens praktiserende læger om gennemførelsen af KRAM-undersøgelsen. Deltagerne i undersøgelsen ved KRAM-bussen vil få udleveret egne testresultater med angivelse af, hvorvidt testværdierne ligger udenfor normalområderne. Såfremt dette er tilfældet, opfordres deltagerne til at kontakte egen læge. Der vil derfor sandsynligvis være læger, der får et øget antal henvendelser i perioden efter KRAM-undersøgelsens gennemførelse. Der forventes i alt 1500 deltagere til undersøgelse ved KRAM-bussen i alle kommuner; i kommuner med mange læger vil den enkelte læge derfor kun kunne forvente enkelte ekstra henvendelser, mens læger i mindre kommuner vil kunne opleve et relativt større antal ekstra henvendelser. En fil med brev til de praktiserende læger sendes fra KRAM-enheden til kommunen. Kommunen kan rundsende dette brev pr. eller post. i. Finde passende og billig allerhelst gratis - overnatningsmulighed for KRAMpersonalet, såfremt kommunen er geografisk placeret udenfor rimelig rejseafstand fra København. Vi har brug for overnatningsmulighed til ca medarbejdere fra KRAM-enheden i hele den måned, hvori undersøgelsen foregår; eksempelvis i et ledigt hus eller lejrskole, på vandrerhjem eller lignende, som ligger tæt ved KRAMbussens og undersøgelseslokalerne placering. Side 2 af 5

3 j. Være behjælpelig med at rekruttere lokal arbejdskraft til gennemførelse af undersøgelser ved KRAM-bussen. Kommunen må meget gerne bidrage med personaleressourcer til gennemførelse af undersøgelser ved KRAM-bussen, men dette er ikke et krav. Kommunen bedes hjælpe KRAM-enheden med at skabe kontakt til relevante uddannelsesinstitutioner mv. med henblik på rekruttering af interesserede studerende, som vil medvirke til gennemførelsen af Kram-undersøgelsen evt. som led i et praktikforløb. KRAM-enheden vil aflønne lokale medhjælpere efter gældende takster. k. Det vil være optimalt, hvis kommunen kan ansætte en sygeplejerske, som kan bistå med rådgivning, herunder information om kommunens forebyggelsesindsatser, til deltagerne i forbindelse med udlevering af resultater fra undersøgelsen ved KRAMbussen. Hvis kommunen vælger at ansætte en sygeplejerske til denne funktion, kan vedkommende indgå deltids i medarbejderstaben ved KRAM-bussen, og KRAMenheden kan derfor betale en del af lønudgifterne. 2. Implementering og forankring af lokale aktiviteter a. Planlægge og implementere konkrete aktiviteter rettet mod KRAM-faktorerne og i særlig grad fysisk aktivitet i den måned, KRAM-undersøgelsen foregår i kommunen. Det er målet, at alle borgere uanset alder i løbet af KRAM-måneden deltager i mindst én aktivitet udover det, de normalt foretager sig. Der skal således være tale om et betydeligt antal forskelligartede aktiviteter. Kommunen opfordres til at nedsætte en planlægningsgruppe med repræsentanter fra forskellige kommunale sektorer (kultur- og fritid, skole og ældreområder mv.) og ikke-kommunale aktører. Det vil være særligt ønskeligt, at kommunen gennemfører aktiviteter på de to lørdage, hvor KRAM-bussen holder åbent. Kommunen afgør internt, hvilke aktiviteter, der skal igangsættes, men det kunne eksempelvis dreje sig om markedspladsaktiviteter på KRAM-bussens holdeplads, gå- og løbsaktiviteter, 'åbent-hus' arrangementer i sports- og idrætsforeninger, aftenskoler og ældreforeninger, emneuger og særlige idrætsarrangementer i kommunens institutioner og skoler, særlige arrangementer på arbejdspladser i kommunen mv. Ved planlægning af aktiviteter opfordres kommunen til at lade sig inspirere af de øvrige KRAM-kommuner. Oplysninger om allerede gennemførte aktiviteter i de øvrige KRAM-kommuner vil være at finde på KRAM-undersøgelsens hjemmeside. Desuden vil KRAM-enheden være behjælpelig med idéer til aktiviteter. b. Indsamle oplysninger om eksisterende aktiviteter vedrørende Kost, Rygning, Alkohol og Motion og indtaste disse i databasen på KRAM-undersøgelsens hjemmeside. Kommunen modtager en kode, der giver adgang til databasens indtastningsmodul, der er opbygget dels med markeringsfelter for tema, målgruppe og forebyggelsesarena, dels felter til indtastning af projektnavn, kort projektbeskrivelse (3-4 linier), tid og sted samt henvisning til, hvor man kan finde mere information. Indtastning af eksisterende aktiviteter i KRAM-kommunerne udgør en væsentlig del af den samlede KRAM-undersøgelse, idet databasen vil fungere dels som information mellem kommune og borger, dels skabe netværk og fungere som inspiration kommunerne imellem. KRAM-enheden har med indtastningsmodulet forsøgt at lette kommunens arbejde med beskrivelse af eksisterende aktiviteter så meget som muligt. c. Dokumentere de konkrete aktiviteter, der igangsættes i KRAM-perioden. Dels i form af en aktivitetskalender, der kan lægges på kommunens og KRAM-undersøgelsens hjemmeside for at informere borgerne om aktiviteterne. Dels i form af en dokumentationsmappe til beskrivelse af processer omkring planlægning og implementering. Dokumentationsmappen bør foruden mødeindkaldelser og referater indeholde Side 3 af 5

4 beskrivelse af aktiviteterne, mål og målgruppe og ressourceforbrug, samt erfaringer vedrørende implementering og gennemførelse af aktiviteten (antal deltagere mv.). d. Igangsætte arbejde med udarbejdelse af politikker samt aktiviteter rettet mod fysisk inaktivitet i en periode på minimum to år efter KRAM-undersøgelsens gennemførelse. Det vil være naturligt, at kommunen nedsætter et tværgående udvalg til sikring af fokus på fysisk aktivitet, men valget af organisatorisk ramme for løsning af opgaven vil afhænge af den eksisterende organisering af sundhedsfremmeog forebyggelsesarbejdet i KRAM-kommunen. KRAM-enhedens forpligtelser: 1. Rådgivning og dokumentation a. Bistå kommunen med rådgivning om planlægning og implementering af nye aktiviteter samt dokumentation og evaluering af de lokale indsatser, der implementeres i tilknytning til KRAM-undersøgelsens gennemførelse i kommunen. Rådgivningen kan eksempelvis omhandle betydning af borgerinddragelse, brug af epidemiologiske data til prioritering af indsatsområder, tilpasning af 'best practice' indsatser til lokale forhold, inddragelse af forskningsbaseret viden om målgrupper og velegnede settings for implementering. Rådgivningen kan være i form af møder, telefonisk kontakt, præsentationer for forebyggelsespraktikere eller institutionsmedarbejdere, ved borgermøder eller andet. Rådgivningen kan frit anvendes, så længe KRAM-undersøgelsen løber (indtil udgangen af 2008). b. Opsamle erfaringer fra alle deltagende KRAM-kommuner (over en 2-årig periode) som dokumentation for udbyttet af KRAM-undersøgelsens kommunedel. Dokumentationen vil bidrage til evaluering af effekten af kommunens særlige indsats rettet mod fysisk inaktivitet ved senere opfølgning i eksempelvis sygdomsregistre eller ved interview. 2. Gennemførelse af undersøgelsen a. Sende kommunen fil med invitationsbrev samt liste med navn, adresse og log-in koder til brug for besvarelse af det internetbaserede spørgeskema for alle voksne borgere, der ikke er tilmeldt forskerbeskyttelse. Gennemføre den internetbaserede spørgeskemaundersøgelse i kommunen, idet borgerne vil have mulighed for at besvare spørgeskemaet fra en uge inden og igennem hele projektmåneden. b. Udsende invitation og informationsfolder til et repræsentativt udsnit af borgerne til deltagelse i undersøgelsen ved KRAM-bussen. Gennemføre undersøgelser ved KRAM-bussen for minimum 1500 borgere inden for en projektperiode på en kalendermåned. Deltagerne vil umiddelbart efter gennemførelse af målinger og test ved KRAM-bussen modtage folder med egne resultater og betydningen heraf. KRAMenheden sørger for nødvendigt udstyr til gennemførelse af målinger og test samt indretning af KRAM-bussen og de af kommunen til rådighed stillede undersøgelseslokaler. c. Vedligeholde KRAM-hjemmesiden, som omfatter link til spørgeskemabesvarelse (kun adgang med tilsendt, personligt brugernavn og dertilhørende adgangskode), link til bestilling af tid til undersøgelse ved KRAM-bussen (kun adgang med tilsendt ID og Password), database over eksisterende forebyggelsesaktiviteter KRAM-kommunerne (indtastet af kommunerne), aktivitetskalender for igangsatte aktiviteter relateret til KRAM-undersøgelsen samt resultatdatabase med anonymiserede resultater af gennemførte spørgeskemaundersøgelser og undersøgelser ved KRAM-bus- Side 4 af 5

5 sen opgjort på kommuneniveau og efter KRAM-faktorerne. Udover at fungere som bindeled for gennemførelsen af KRAM-undersøgelsen er det målet med hjemmesiden, at der KRAM-kommunerne imellem bliver skabt et netværk til udveksling af idéer og erfaringer vedrørende de nye kommunale arbejdsopgaver relateret til sundhedsfremme og forebyggelse. 3. Analyse og afrapportering a. Afrapportere resultater fra registeranalyser, spørgeskemaundersøgelse samt undersøgelser ved KRAM-bussen til kommunen. KRAM-enheden sender kommunen en standardiseret rapport, en kommunal sundhedsprofil, senest tre måneder efter KRAM-undersøgelsens gennemførelse i kommunen. b. Udlevere kommunens spørgeskemadata i anonymiseret form, såfremt kommunen har ønske om selv at foretage yderligere analyser. Eventuel statistisk hjælp fra KRAM-enheden til dette arbejde er ikke inkluderet i kontrakten, og prisen herfor aftales særskilt. c. Samle alle resultater fra KRAM-kommunerne i en forskningsdatabase, der vil kunne anvendes til fremtidig forskning om sygdom, sundhedsfremme og forebyggelse. Side 5 af 5