Virksomhedsplan Udarbejdet januar 2015

Transkript

1 Jobcentret Arbejdsmarkedsafdelingen, FAB Virksomhedsplan Udarbejdet januar 2015 Fotograf: Mike Reuter

2 INDHOLD FORORD 3 VIRKSOMHEDENS RAMMER 4 Opgaver... 4 Organisation... 4 Personale... 5 Sygefravær... 5 Økonomi... 5 Antal modtagere af offentlig forsørgelse... 6 INDSATSOMRÅDER 7 Direktionens indsatsområder... 7 Egne indsatsområder... 9 BILAG OPFØLGNING PÅ INDSATSOMRÅDER Direktionens indsatsområder Egne indsatsområder

3 FORORD Indsatsen ift. de beskæftigelsesrettede udfordringer er beskrevet i Beskæftigelsesplan 2015 og derfor forholder Virksomhedsplanen sig ikke til udfordringerne i den beskæftigelsesrettede indsats men alene til de administrative udfordringer. Jobcentret har i 2014 arbejdet hårdt på den videre kvalificering af indsatserne i førtidspensionsog fleksjobreformen, som trådte i kraft fokusområder har været og er fortsat oprettelse af rehabiliteringsteam, kvalificering af indsatsmuligheder i ressourceforløb, fortsætte de gode erfaringer med mini-fleksjob og brugen af rehabiliteringsplaner i stedet for de tidligere ressourceprofiler, som havde været anvendt siden I 2014 trådte kontanthjælpsreformen i kraft ligesom dele af sygedagpengereformen trådte i kraft. Vi har derudover brugt året på at forberede os på kommende reformer som den resterende del af sygedagpengereformen, beskæftigelsesreformen og den forventede refusionsreform. Fælles for reformerne på beskæftigelsesområdet er blandt andet krav om kulturforandring i Jobcentret og ændret tilgang til borgerens forløb og det har og kræver fortsat stort overskud og omstillingsparathed i organisationen både ift. organisering af arbejdet, ændring af sagsforløb, tilgang til borger og aktiv indsats med videre. Samtidig skal Jobcentret selvfølgelig tilpasse og omstille sig i henhold til de beslutninger, som gælder for hele rådhusadministrationen her er de ændrede åbningstider et godt eksempel. Jobcentret gennemførte en organisationsændring i januar 2014, som blev tilpasset igen i efteråret 2014 blandt andet som konsekvens af de erfaringer, som der var gjort indtil da. Den fremtidige organisationsplan kan ses på side 4. Organisationen har desuden haft fokus på øget digitalisering i samarbejde med både borgere og virksomheder, styrkelse af det tværfaglige samarbejde også på tværs af forvaltninger, gennemførelse af APV, skærpet fokus på sikkerhedsforhold med videre. Som det fremgår af ovenstående står Jobcentret overfor en stor opgave formentlig den største og mest gennemgribende opgave på beskæftigelsesområdet igennem længere tid og det kræver stort ledelsesmæssigt overblik og stor omstillingsparathed blandt medarbejderne. Fokusområderne er mange og gør sig gældende på stort set alle områder af organisationen! Virksomhedsplanen beskriver derfor bevidst kun 4 områder, selvom der er en lang række områder, som ligeså vel kunne have været beskrevet i planen. Vores egne fokusområder i 2014 er; 1: Kulturforandring med brug af kerneopgavebegrebet som udgangspunkt 2: Strategier for ledelse i Jobcentret 3: Implementering af ny åbningstid og sammenhængen med reformernes krav til sagsbehandling 4: Effekt- og resultatstyring 3

4 VIRKSOMHEDENS RAMMER OPGAVER Jobcentret varetager den beskæftigelsesrettede indsats i kommunen for alle borgere over 30 år og unge under 30 år, der har en kompetencegivende uddannelse. Det er her både borgere og virksomheder henvender sig, når det handler om job, sygemelding, rekruttering, brug af Jobnet med videre. I Jobcenter Køge arbejder vi blandt andet med rådgivning om job og uddannelse, formidling af arbejdskraft, varslinger, arbejdsfastholdelse, rehabilitering, etablering af fleksjob/skånejob/løntilskud/praktik/jobrotation med videre. ORGANISATION Arbejdsmarkedschef Bjarne Andersen Team Svend Jobformidling og virksomhedsindsats Team Malene Sygefravær og rehabilitering Team Karen Sekretariat Kontanthjælp og integration Team Flemming Ungecenter Koordinator - A-dagpenge Koordinator - fastholdelse og revalidering Sekretariat Kontanthjælp og integration Koordinator - Jobparate kth. Koordinator - opfølgning Koordinator -Sekretariatet Koordinator - Aktivitetsparate kth. Koordinator - Fleksjob Koordinator - ressourceforløb Koordinator - Aktive tilbud og henvendelser Fagperson - Integration Virksomhedsindsasts 4

5 PERSONALE Personalegruppe Årsværk 2015 Ledelse & stab 6 Administrative medarbejdere 12 Beskæftigelsessagsbehandlere/jobkonsulenter 56 Virksomhedskonsulenter 9 Mentorer 3 Elev 2 Modtagelse af flygtning 2 I alt 90 SYGEFRAVÆR Sygefravær % I alt 4,6 % 5,0 % 6,1 % ØKONOMI Regnskab (forventet) Løn Materiale- og aktivitet IT, inventar og materiel Grunde og bygninger Indtægter, projekter I alt

6 ANTAL MODTAGERE AF OFFENTLIG FORSØRGELSE Antal ydelser pr. kvartal (fuldtidspersoner) kvt. 2.kvt. 3.kvt. 4.kvt (forventning ved 1. ØR) Vedr. 4.kvt. A-dagpenge Særlig uddannelsesydelse Arbejdsmarkedsydelse Afventer tal Afventer tal Kontanthjælp Uddannelseshjælp Kontanthjælp omfattet af integrationsloven Revalidering Forrevalidering Sygedagpenge Afventer tal Afventer tal Jobafklaringsforløb Ledighedsydelse Ressourceforløb Fleksjob Afventer tal I alt

7 INDSATSOMRÅDER DIREKTIONENS INDSATSOMRÅDER Det sunde arbejdsliv Fælles indsats for at fastholde og gerne forbedre trivsel, velvære, gode relationer, lavt sygefravær, fysisk form mv. Optimering af fysisk arbejdsmiljø: - vedligehold af Jobcentrets lokaler maling, planter og farver - Udskiftning af toiletter, som løber - Arbejde efter, at det skal være indbydende både for medarbejdere og borgere - Udarbejdelse af kontaktliste for fysisk arbejdsmiljø (fx hvis der er koldt, så kontakt x, hvis toilettet løber, så kontakt x og så videre) Løbende gennem hele året Ovenstående vil påvirke sygefravær, trivsel og arbejdsglæde, borgertilfredshed og det er synligt for alle. Rygepolitik: - Overveje holdning til rygning på arbejdspladsen (politik i overensstemmelse med MEDsystem og personalepolitik) - Fokus på kampagne for rygestop til Jobcentrets medarbejdere - Nedsættelse af arbejdsgruppe med både rygere og ikkerygere for at tilrettelægge indsats 2015 Målet er ikke en kampagne mod rygerne, men derimod et mål om et sundere liv. Fysisk aktivitet på arbejdspladsen: - Genstarte løbeklub/gåklub

8 - Overveje muligheden for massør - Fysioterapeut som gennemgår arbejdsstillinger - Plan for fysisk aktivitet under arbejdsdagen fx med elastikker på fast tidspunkt - Forebyggelse af museskader Målet er mindre sygefravær og bedre fysisk trivsel. Psykisk sundhed: Mål for den enkeltes arbejde og prioriteringer i det daglige skal være klart for alle. Forståelse og accept af kerneopgaven skal hjælpe den enkelte medarbejder. Fokus på balance mellem ressourcer og kvalitet i arbejdet gerne gennem supervision ellers ved ledelsesmæssigt fokus. Alle niveauer har et ansvar: Mål og prioriteringer - Ledelse Nedbrydelse af dem og os, god tone, mindske sladder Kollegialt Tage ansvar hver dag, hvad bidrager vi med hver især individuelt 2015 Vi skal desuden blive bedre til at udbrede succeshistorierne på tværs af Jobcentret konkret og systematisk. Fokus på når vi lykkes! Brugertilfredshed Kortlægning af brugertilfredsheden for at undersøge, om vi lever op til andres forventninger til os og til vores indsats i det daglige Arbejdsguppen som arbejder med den videre udvikling af kerneopgavebegrebet skal have dette som særligt fokus i Der skal afklares følgende; - Hvad vil vi vide - Hvordan kan vi bruge defgo.net eller skal vi bruge det tidligere BRHS nu

9 AMR-undersøgelsen - Hvad skal vi bruge denne viden til - Hvordan og hvornår giver det mening Vi skal overveje timing i iværksættelse af brugerundersøgelse grundigt og først iværksætte, når vi er klar til at handle på de ting, som konstateres i undersøgelsen. Andre ideer som kan overvejes er et bruger- advisoryboard, gennemførelse af en række kvalitative interviews med Jobcentrets brugere (både tidligere og aktuelle brugere) eller grøn, gul eller rød knap til umiddelbar måling ved udgang af Jobcentret. EGNE INDSATSOMRÅDER Videre arbejde med kerneopgavebegrebet At opnå den kulturforandring som beskæftigelsesreformerne kræver, at skabe klarhed over mål og prioriteringer i arbejdet, at blive tydeligere på hvilke kompetenceprofiler det kræver. Arbejdet i arbejdsgruppen fortsætter- der er lavet konkret handleplan for det videre arbejde, som foregår på alle planer i Jobcentret (ledelse, teams og individniveau). Arbejdet er i gang og vil fortsætte løbende i Strategier for ledelse i Jobcentret At udarbejde de strategier for ledelse i Jobcentret som er nødvendige for, at vi kan imødekomme de krav der ligger i reformerne samtidig med, at det selvfølgelig er et fokus at ledelsesstrategierne skal øge trivsel, arbejdsglæde og i sidste ende brugertilfredsheden. Ledelsen skal sætte tid af til dette arbejde og der skal arbejdes med blandt andet: - Generel ledelsesstrategi - Værdier - Kompetencestrategi - Kompetenceudviklingsstrategi - Kommunikations- Er i gang og fortsætter løbende i

10 strategi Der er lavet aftale om ekstern styring af processen og der er afsat dage til dette arbejde. Det bør også overvejes med det øvrige ledelseslag i forvaltningen, hvordan vi kan styre ledelsen på tværs af afdelingerne. Implementering af ny åbningstid for hele rådhuset At få implementeret de nye åbningstider på en hensigtsmæssig måde, som hænger sammen med krav til sagsbehandling af borgersager Øge tilfredsheden fra samarbejdsparter (internt i kommunen, eksterne samarbejdsparter og borgere) i forhold til telefonisk og personlig betjening. Her er der følgende fire underområder; 1. Telefoner internt: hvordan sikrer vi bedst, at henvendelser internt i kommunen håndteres? (afhænger af indkøb af nyt modul til eksisterende telefoner forventes i april) 2. Telefoner eksternt: Vi skal sikre, at borgere, virksomheder og øvrige samarbejdsparter føler, at de kan få svar på deres henvendelse på trods af borgersamtaler og klar mindskning af åbningstid 3. Personlige henvendelser/indkaldelser til samtaler: følge op på de aftaler, der er lavet omkring indkaldelser af borgere udenfor åbningstid. 4. Serviceniveau for både telefoniske og personlige henvendelser skal justeres som konsekvens af de nye åbningstider April Februar 2015 Februar- Marts

11 Dette skal gøres ved justering af den eksisterende telefonpolitik. Effekt- og resultatstyring Drøftelse i de enkelte teams Vi skal styrke vores arbejde ift., hvordan vi styrker progressionsarbejdet med den med effekt- og resultatstyring. Dette gælder både for enkelte borger ved brug af den enkelte borgers forløb mål, delmål og progressionsmåling. En kommentar til men også på brugen af de eksterne leverandører i dette er dog, at kommunerne beskæftigelsesindsatsen fortsat afventer computersystem, som kan understøtte arbejdet med progressionsmålinger. Indkaldelse af tovholderne for de eksterne leverandører til temamøde om rollen som tovholder, forventninger, metoder og samarbejde på tværs. Formålet med mødet og tovholderfunktionen generelt er, at vi skærper vores fokus på de effekter og resultater, som de eksterne leverandører leverer. På den måde kan vi optimere samarbejdet med den enkelte leverandør og også hurtigt handle, hvis det konstateres, at leverandører ikke leverer det forventede output. Marts

12 BILAG OPFØLGNING PÅ INDSATSOMRÅDER 2014 DIREKTIONENS INDSATSOMRÅDER Digitalisering Overgang til digital kommunikation mellem Jobcentret og hh. borgere og virksomheder Implementering af tilkøbsmodul til Workbase som muliggør digital kommunikation direkte fra WorkBase Januar 2014 Gennemført. Afholdelse af Kick-off møde i Jobcentret, hvor medarbejderne informeres og oplæres i brug af digital kommunikation Gennemført. Vejledning og motivation af borgere ift. brug af digital postkasse Løbende frem mod , hvor det er obligatorisk Gennemført men dog løbende fokus. Vejledning af virksomheder ift. digital kommunikation Løbende Gennemført men dog løbende fokus. Implementering af selvbetjeningsløsning for virksomhederne, som digitaliserer blanketgangene mellem Jobcentret og den enkelte virksomhed Implementering af selvbetjeningsløsning på følgende områder: Fleksjob Jobrotation Løntilskud/praktik Februar Marts Sommer Gennemført Gennemført Afventer leverandør men organisationen er klar. Ledelsesgrundlag Arbejde med de fælles Afdække rammer og indhold fokuspunkter i ledelsesgrundlaget for hvert fokuspunkt 2014 Omsætte ledelsesgrundlaget til konkrete og lokale handlingsmål Ledelsesgrundlagets hovedfokus i 2014: Definition og kommunikation omkring Jobcentrets kerneopgave Definere og evaluere fokuspunkterne ét for ét på personalemøder hen over året. Opnå fælles definition og forståelse af kerneopgaven og derudover blandt andet: - Drøfte og tilpasse opgaveløsning, samarbejde med videre ift. Jobcentrets 2014 Dette område har medført, at ledelsen har set et behov for udarbejdelse af en konkret og nedfældet ledelsesstrategi og dette arbejder er igangsat og er et af organisationens egne indsatsområder i Der har desuden været arbejdet intenst med kerneopgavebegrebet i lederkoordinatorforum og arbejdet med kerneopgaven er nu gået ind i den mere operationelle fase. Arbejdet med kerneopgaven er et af organisationens egne indsatsområder i

13 kerneopgave - Drøfte og tilpasse Jobcentrets interne og eksterne kommunikationsstrategi - Drøfte og implementere brugen af kerneopgaven som et ledelsesværktøj i Jobcentret EGNE INDSATSOMRÅDER Konsolidering af organisationsændringen At nå i mål med organisationsændringen Fysisk flytning af medarbejdere internt Praktiske forhold med indretning af arbejdspladser, telefonlister, LOS med videre Kommunikation udadtil med orientering om den nye organisation herunder koege.dk, Kjukken mv. Januar Februar Februar/marts Alle indsatser gennemført der er dog gennemført en organisationstilpasning blandt andet på baggrund af de erfaringer, som er gjort med den oprindelige ændring. Udarbejdelse af relevante snitfladebeskrivelse som følge af organisationsændringen også mellem Jobcenter og Ungecenter Fra februar og frem Gennemførelse af APV i forbindelse med trivselsmåling At gennemføre APV i forbindelse med den generelle trivselsmåling Udfærdige spørgsmål til APV i samarbejde med tillidsrepræsentanterne og arbejdsmiljørepræsentanten Planlægge proces i forhold til praktisk gennemførelse herunder lægge spørgsmål i Defgo.net Gennemføre proces i øvrigt i henhold til den udarbejdede procedurebeskrivelse ift. APV i Jobcentret Marts April Maj Alle indsatser er gennemført. Videreudbygning af kvalitetskontrollen 13

14 Optimere arbejdet med kvalitetskontrol Indgå aftale med BDO ift. abonnement på spørgsmål til brug for kvalitetskontrol Marts Gennemført og implementeret Øge videndeling og læring i forbindelse med kvalitetskontrollen Udarbejde procedurer til brug for læring og faglig udvikling 2014 Stadig i proces Klagebehandling og læring Udarbejdelse af retningslinjer for håndtering af klager Øget fokus på klagebehandling og læring i forbindelse hermed med opdeling i klager over sagsbehandling og konkret afgørelse Retningslinjerne skal forklare arbejdsgang og arbejdsdeling fra klagen modtages til den er færdigbehandlet. Definition af serviceniveau, svarfrister med videre Udarbejdelse af statistik Aftaler om hvordan vi sikrer relevant læring af dels klager over sagsbehandling og dels klager over konkrete afgørelser. Første møde afholdes den derefter proces løbende Alle indsatser er gennemført. Skærpet fokus på sikkerhedsforhold, herunder ombygning Optimering af sikkerhedsforhold i Jobcentret Ombygning af jobbutikken, receptionsområdet og 1. sal i bygning 7 efter anvisninger fra den udarbejdede sikkerhedsscreening Tilpasse retningslinjer for voldsforebyggelse og retningslinjer for voldsforebyggelse og sikre kendskab til disse bredt i organisationen Februarmarts Marts og derefter løbende Gennemført og afsluttet med opfølgende kursus i konflikthåndtering i december 2014-januar Gennemført 14