UDDANNELSESHÅNDBOG FOR ASSISTERENDE GUVERNØRER

Transkript

1 UDDANNELSESHÅNDBOG FOR ASSISTERENDE GUVERNØRER

2 Det her er 2005 års udgaven af Klubbens ledelsesplan (245-EN). Informationen i denne publikation er baseret på Anbefalede vedtægter for Rotaryklubber og Rotarys policysamling. Ændringer i dette dokument, som er blevet besluttet af RI:s bestyrelse, erstatter hvad der er anført i denne tekst. Kommentarer? Ret spørgsmål eller kommentarer til: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL USA E-post: leadershiptraining@rotaryintl.org Telefon: Fax:

3 Klubbens ledelsesplan Klubens ledelsesplan har reddet liv i den her klub. Klubbens ledelsesplan er det administrative værktøj, som anbefales for alle rotaryklubber. Planen baseres på det, der har vist sig at give fremgang i effektive klubber. Hver rotaryklub er unik og Klubbens ledelsesplan er tilstrækkelig fleksibel til at tage hensyn til enkelte klubbers ønsker over hele verden. Det er ikke obligatoriskt for klubberne at indføre planen, men alle rotaryklubber nye som gamle, opnår helt sikkert fordele ved at standardisere sine arbejdsrutiner baseret på disse gennemarbejde regler: Opsætte langsigtede mål i overensstemmelse med hvad der kræves for at være en effektiv klub. Opsætte årlige mål som understøtter målene på langt sigt. Sørge for at alle klubmedlemmer føler sig engagerede og informerede. Holde kommunikationslinierne åbne, både i klubben og i distriktet. Sikre kontinuitet i ledelsen fra år til år. Tilpasse vedtægterne så de afspejler klubbens aktiviteter. Sørge for regelmæssige muligheder for kammeratskab. Give alle klubmedlemmer mulighed for aktiv deltagelse. Tilbyde regelmæssig og konsekvent information og uddannelse. Målet med Klubbens ledelsesplan er at skabe en effektiv klub, som arbejder for at opfylde Rotarys formål og gennemføre aktiviteter inden for alle fire tjenestegrene. Effektive klubber opfylder Rotarys formål ved at: Bibeholde og øge deres medlemsbase. Gennemføre succesfulde projekter, som retter sig mod behov i lokalsamfundet og samfund i andre lande. Støtte Rotary Foundation både med finansielle bidrag og ved at deltage i programmerne. Uddanne ledere til tjeneste inden for Rotary over klubniveau.

4 Oprindeligt troede vi at indførelse af Klubbens ledelsesplan ville give mere arbejde til allerede meget travle mennesker. Men nu hvor ansvaret er spredt ud på en større gruppe af vores medlemmer, ser vi fordelene ved planen. Klubbens ledelsesplan kan hjælpe klubberne til at øge deres mulighed for at nå deres mål inden for hver af de fire tjenestegrene, og til at gennemføre succesfulde serviceprojekter, som har positiv indvirken på samfundstjenesten, international tjeneste og erhvervstjenesten. En øget medlemsbase indebærer også at en klub har et større antal rotarianere, som har mulighed for at arbejde inden for hver tjenestegren. At støtte Rotary Foundation har positive effekter for både samfundstjenesten og international tjeneste. Forenklede arbejdsrutiner, bedre kommunikation, strategisk planlægning og øget engagement fra medlemmernes side vil forbedre klubtjenesten. Med effektive arbejdsmetoder kan klubben med øget effektivitet gennemføre sine serviceaktiviteter. Klubbens ledelsesplan giver klubben mulighed for at bruge mere tid på hver enkelt tjenestegren og til at opfylde Rotarys formål. ROTARYS FORMÅL Rotarys formål er at fremme og styrke viljen til at tjene andre som en forudsætning for al god virksomhed. Rotary søger at nå dette mål ved at opfordre og opmuntre den enkelte rotarianer til: 1. at udvikle sine bekendtskaber for derved at kunne tjene andre 2. at lægge høje etiske normer til grund for det daglige virke, at anerkende ethvert nyttigt arbejdes værdi samt at højne sit eget arbejde til gavn for samfundet. 3. at søge at virkeliggøre Rotarys ideal om at tjene andre i sit personlige forhold, sit arbejde og sit samfundsvirke. 4. at fremme international forståelse, venskab og fred gennem et verdensomspændende fællesskab af mennesker i alle livsstillinger, der mødes i ønsket om at tjene andre. TJENESTEGRENENE De fire tjenestegrene blev udviklet i 1920 erne for at klargøre Rotarys formål Klubtjenesten fokuserer på at styrke kammeratskabet og sikre at klubben fungerer effektivt. Erhvervstjenesten opmuntrer Rotarianere til at tjene andre gennem deres virke og at efterleve en høj etisk standard. Samfundstjenesten dækker projekter og aktiviteter som klubben gennmfører for at forbedre livskvaliteten i klubbens lokalsamfund International tjeneste omhandler tjenester som udføres for at udvide Rotarys rækkevidde for humanitære indsatser i verden og for at fremme international forståelse og fred. Fordele ved Klubbens ledelsesplan Ved at tilbyde en mulighed for at revurdere nuværende arbejdsmetoder, kan Klubbens ledelsesplan hjælpe klubberne til at realisere følgende: Alle medlemmer har mulighed at sige, hvad de mener, når det gælder klubbens fremtid. Forenklede klubrutiner giver medlemmerne mere tid til at beskæftige sig med service og kammeratskab. Klubmedlemmer som engagerer sig i større udstrækning har øgede forudsætninger for at blive fremtidige klub- og distriktsledere.

5 Et større antal medlemmer bliver i klubben, når de er engagerede i klubbens aktiviteter. Klublederne har hjælp af en større gruppe medlemmer, når de stræber efter at nå klubbens mål. Kontinuitet i udnævnelserne til forskellige poster og klubbens mål gør det nemmere at skifte ledere fra et Rotaryår til et andet. Fornyet entusiasme for Rotary opstår, når man ser klubbens arbejdsopgaver fra en ny vinkel. Sådan gennemføres planen Tak for muligheden for at indføre denne nye struktur. Den har givet os friheden til at tænke i nye baner og vores klub har fået ny energi. Tidligere, nuværende og tiltrædende klubledere samarbejder for at tilpasse Klubbens ledelsesplan til deres egen klub ved at: 1. Opsætte langsigtede mål som tager hensyn til hjørnestenene i en effektiv klub. Klubbens mål på langt sigt skal gælde de kommende tre til fem rotaryår og vælges, så de støtter hjørnestenene i en effektiv klub: medlemskab, serviceprojekter, Rotary Foundation og lederudvikling. Målene skal også omfatte strategier til at hjælpe klubben til fremgang inden for hvert område. Målene skal opdateres alt efter som klubbens plan forandres fra rotaryår til rotaryår. 2. Anvende Planlægningsvejledning for effektive rotaryklubber for at opsætte årlige mål, som stemmer overens med klubbens mål på langt sigt. Planlægningsvejledningen indeholder generelle strategier, som klubberne kan anvende for at nå deres årlige mål og giver klubberne mulighed for at tilføje alternative strategier. Betragt vejledningen som et arbejdsdokument, der kan opdateres om nødvendigt. De årlige mål skal omfatte alle tjenestegrene og hjælpe klubben til at opfylde Rotarys formål. Yderligere information om målsætning findes i the Club Officers Kit (225-EN). 3. Holde interne klubmøder som engagerer medlemmerne i planlægningsprocessen og informerer dem om rotaryaktiviteter. Interne klubmøder hjælper alle klubbens medlemmer til at holde sig informerede og føle sig delagtige i klubbens aktiviteter. Mange klubber ser interne møder som en mulighed for alle medlemmer til at diskutere beslutninger, som vedrører klubben og for udvalgene til at rapportere om deres aktiviteter. 4. Sørge for at klare kommunikationslinier eksisterer mellem klubledere, klubmedlemmer og distriktsledere. Regelmæssige interne klubmøder som omfatter alle klubbens medlemmer og den assisterende guvernør bidrager til at kommunikationen fungerer. Ud over interne klubmøder bør klublederne i samarbejde udarbejde en plan for, hvordan de skal kommunikere med hinanden, med klubmedlemmer og distriktsledere. I kommunikationsplanen bør fastlægges hvem der kommunikerer med hvem og hvordan samt hvornår.

6 5. Skabe kontinuitet i ledelsen, planlægge hvordan efterfølgere skal informeres og se til at fremtidige ledere uddannes. Da rotaryklubbernes ledere skifter hvert år, behøver alle klubber hele tiden nye ledere. Tre af de mest succesfulde måder på at skabe kontinuitet er at gøre udnævnelserne flerårige, og sørge for at en nuværende, en tiltrædende og en tidligere leder sidder med i alle udvalg samt sørge for at den nuværende klubpræsident samarbejder tæt med den tiltrædende klubpræsident, den nominerede klubpræsident og den netop afgåede klubpræsident. 6. Ændre klubbens vedtægter så de afspejler klubbens udvalgsstruktur og klubledernes roller og opgaver. Tilpasse Anbefalede vedtægter for Rotaryklubber fra RI, så de afspejler klubbens aktiviteter. Yderligere information findes i Din klubs vedtægter (side 6) og i Anbefalede vedtægter for Rotaryklubber (side 9). 7. Give muligheder for at forbedre kammeratskabet blandt klubmedlemmerne. Medlemmer som har glæde af Rotary føler sig mere engagerede. Stærke kammeratskabsbånd er også til støtte for en klubs serviceindsatser. 8. Sørg for at alle medlemmer er aktive i et klubprojekt eller har en opgave. At engagere sig i klubben giver medlemmerne viden om Rotary og bidrager til at de bliver i klubben som aktive medlemmer. Aktive medlemmer identificerer sig med klubben og engagerer sig i klubbens projekter. 9. Udvikle en detailleret plan for uddannelse. En omfattende uddannelsesplan garanterer at: Klubledere deltager i distriktets uddannelsesmøder. Nye medlemmer informeres konsekvent og regelmæssigt. Fortløbende muligheder for uddannelse tilbydes alle medlemmer. Uddannelse er af største vigtighed for fremtidige ledere og for at nuværende klubledere er velinformerede om Rotary og kan lede klubben og tilbyde bedre rotaryservice. Klublederne bør opdatere planen hvert år for at kontrollere, at den modsvarer klubbens målsætning og afspejler klubbens identitet. Bed distriktslederne, specielt assisterende guvernør, om hjælp, når planen skal implementeres eller revideres efter behov i løbet af året. Klubudvalg I Klubbens ledelsesplan anbefales det, at klubberne nedsætter følgende fem permanente udvalg for at nå klubbens årlige mål: Medlemsudvalg Udvalget udformer og tilpasser en plan for rekruttering og medlemspleje. PR-udvalg Udvalget udvikler og gennemfører planer for, hvordan offentligheden skal informeres om Rotary samt for at fremme klubbens serviceprojekter og aktiviteter.

7 Administrationsudvalg Udvalget udfører alle klubbens administrative opgaver. Klubsekretæren og kassereren bør være medlemmer i dette udvalg. Projektudvalg Udvalget planlægger og gennemfører humanitære, uddannelses- og erhvervsrelaterede projekter med henblik på lokale og internationale samfundsbehov. Foundation udvalg Udvalget udformer og gennemfører planer for at støtte Rotary Foundation med finansielle bidrag og klubbens deltagelse i Foundation programmer. For at sikre kontinuitet i hvert udvalgs aktiviteter bør udvalgsmedlemmer udpeges for tre år, når det er muligt. Tiltrædende klubpræsident er ansvarlig for at besætte ledige poster og vælge udvalgsformænd. Tiltrædende klubpræsident bør også gennemføre et planlægningsmøde med tiltrædende udvalg, inden det nye rotaryår begynder. I Klubbens ledelsesplan anbefales, at hver udvalgsformand har tidligere erfaring fra det udvalg, for hvilken han/hun er formand. Da ledelsesplanen først blev præsenteret, blev den mødt med den sædvanlige afstandstagen. Men siden da kan alle nu se fordelene ved den. Klubben bør nedsætte yderligere udvalg, når det er nødvendigt som f.eks. for særlige projekter eller for at afspejle klubbens traditionelle aktiviteter. Hvert permanent udvalg skal opsætte mål, som understøtter klubbens årlige mål og mål på langt sigt. Klubber kan også nedsætte underudvalg i den udstrækning, det er nødvendigt. F.eks. kan udvalg for serviceprojekter have underudvalg for samfundstjenste, international tjeneste eller ungdomsprogrammer (som f.eks. Rotarys ungdomsudveksling eller Interact). Hvis klubben er meget aktiv inden for et bestemt Foundationprogram, kan klubben have et underudvalg, som tager sig af det program. Hvert klubudvalg skal regelmæssigt rapportere til klubbens bestyrelse om fremskridt med sine aktiviteter. Mange klubber udnytter de interne klubmøder til det formål. Hvert udvalg har også mulighed for at få støtte fra distriktet ved regelmæssigt at kommunikere med klubbens assisterende guvernør og de siddende distriktsudvalg. Støtte fra distriktet Rotary distrikter er til for at supportere Rotary klubber. Følgende tabel viser hvordan distriktsguvernørens lederteam støtter klubudvalgene. KLUBUDVALG Medlemsskab PR Administration Serviceprojekter Foundation DISTRIKTSSTØTTE Distriktsudvalget for medlemsudvikling og for at danne nye klubber. Distriktsudvalget for PR Assisterende guvernører. Distriktsudvalget for programmer Distriktsudvalget for Rotary Foundation Den tiltrædende assisterende guvernør kan være behjælpelig med at udfylde Planning Guide for Effective Rotary Clubs. Vejledningen er beregnet på at hjælpe klubberne til at opsætte mål i overensstemmelse med planen. Hvis en klub er stærk eller har problemer, er fornylig chartret eller har eksisteret i mange år, kan distriktsleder-

8 ne vise, hvordan planen kan bidrage til at forbedre klubbens aktiviteter. Distriktslederne kan også svare på spørgsmål, som eventuelt dukker op. Andre rotaryklubber Andre rotaryklubber, som uddeler af sine erfaringer med Klubbens ledelsesplan, er en udmærket kilde for information og støtte. Hvis du vil udveksle information med en anden klub i distriktet (eller i en anden del af rotaryverden,) kan du bede guvernøren eller assisterende guvernør om at kontakte andre klubber, som anvender Klubbens ledelsesplan. Uddannelsesmuligheder Uddannelse som gennemføres af distriktet for alle klubledere er en vigtig del af Klubbens ledelsesplan. Den tiltrædende præsident bør deltage i uddannelsesseminariet for tiltrædende klubpræsidenter (PETS) og instruktionsmødet (assembly). Andre klubledere, som bør deltage i instruktionsmødet, er den tiltrædende sekretær, kasserer, udvalgsformænd og så mange udvalgsmedlemmer som muligt. Både under PETS og under instruktionsmødet får de tiltrædende klubledere information om Klubbens ledelsesplan. Distriktets fortløbende uddannelsesmuligheder, som alle klubmedlemmer og ledere opmuntres til at deltage i, omfatter: Distriktskonferencen Distriktsseminariet om lederskab (PETS) Distriktsseminariet om medlemskab (instruktionsmødet) Distriktsseminariet om Rotary Foundation Din klubs vedtægter Vi havde mulighed for at udforme vores vedtægter, så de afspejlede vores klubs særkender og på samme tid tog hensyn til RI s mål. Din klubs vedtægter indeholder retningslinier for at lede klubben. Anbefalede vedtægter for Rotaryklubber er udviklet i overensstemmelse med Standard Grundlov for Rotary Klubber og afspejler gældende rotarypolicy. Vedtægterne kan tilpasses for at modsvare klubbens behov, målsætning og aktiviteter og afspejle klubbens unikke identitet. Afhængig af hvordan klubbens ledelsesplan udvikles, kan vedtægterne revideres for at reflektere nye arbejdsmetoder og procedurer. Klubbens bestyrelse Som beskrevet i Anbefalede vedtægter for rotaryklubber skal klubbens bestyrelse bestå af: Bestyrelsesmedlemmer (antal bestemmes af klubben) Præsident Vicepræsident Tiltrædende præsident Sekretær Kasserer Netop afgåede præsident

9 Hver og en af bestyrelsemedlemmerne vælges med majoritetsstemmer af medlemmerne til at lede rotaryklubben. Da udvalgsformændene udpeges af tiltrædende præsident og ikke vælges af klubben, er de ikke automatisk medlemmer i bestyrelsen. Hvis klubben ønsker at medtage udvalgsformændene i bestyrelsen, bør den ændre sine klubvedtægter. Forslag og afstemning om ændringer Din klub kan ændre sine vedtægter på et regulært møde, hvis majoriteten af klubbens medlemmer er tilstede. Alle foreslåede ændringer skal først vedtages af klubbens bestyrelse og alle medlemmer skal informeres om de foreslåede ændringer mindst 10 dage før afstemning. Ændringer af klubbens vedtægter skal vedtages med to tredjedelsmajoritet af klubbens medlemmer. Anbefalet tidsplan Forbered at indføre klubbens plan (januar-juni) Indfør planen 1. juli Revurdering af planen 1. januar Forbered for det følgende Rotary-år 1. maj Klubbens nuværende og tiltrædende bestyrelsemedlemmer mødes for at beslutte, hvordan klubben vil gennemføre Klubbens ledelsesplan. Et internt klubmøde holdes for at informere hele klubben om beslutningen og diskutere deltagelse med alle klubmedlemmer. Hvis klubbens tiltrædende assisterende guvernør ikke er til stede, skal klubben informere ham/hende om beslutningen. Klubbens nuværende og tiltrædende bestyrelsemedlemmer fastlægger en tidsplan for at gennemføre planen. I tidsplanen skal indgå overgangsaktiviteter og man bør sørge for, at medlemmerne er engagerede i så stor udstrækning som muligt. Klubbens vedtægter opdateres i overensstemmelse med planen. Klubudvalgene arbejder for at nå klubbens mål. The Planning Guide for Effective Rotary Clubs opdateres efter behov. Klubledere og medlemmer reviderer ledelsesplanen og laver nødvendige ændringer og reviderer ligeledes vedtægterne. Når tiltrædende klubledere forbereder sig for det kommende år, laver klubben alle nødvendige ændringer i sin ledelsesplan og klubbens langsigtede mål tilpasses og klubbens vedtægter revideres. Ressourcer Med undtagelse af Official Directory, kan alle RI-publikationer som nævnes neden for bestilles eller downloades fra Club Officers Kit (225-EN) En samling håndbøger, som indeholder en oversigt over opgaverne for klubpræsident, sekretær, kasserer og klubbens udvalg og desuden information om målsætning og forskellige aktiviteter i rotaryklubben, som f.eks. klubadministration, medlemsudvikling, serviceprojekter, Rotary Foundation og PR. Informationspakken indeholder: Club President s Manual (222-EN) Club Secretary s Manual (229-EN)

10 Club Committee Manual (226-EN) The Rotary Foundation Quick Reference Guide (219-EN) Manual of Procedure (035-EN) Retningslinier og procedurer som er vedtaget af RI-bestyrelsen og Rotary Foundations bestyrelse. Den udkommer hver tredje år efter Counsil on Legislation. Indeholder RI:s grundlov, RI:s vedtægter og Standard grundlov for rotaryklubber. Note: Manual of Procedure 2004 indeholder ikke den aktuelle version af Anbefalede vedtægter for Rotaryklubber. Official Directory (007-EN) Kontaktinformation til RI-ledere, udvalg, arbejdsgrupper og sekretariatets personale; lister over distrikter og guvernører for hele verden; alfabetisk liste over klubber inden for distrikterne, inklusive kontaktopgaver for præsidenter og sekretærer samt mødetider og -steder. Planning Guide for Effective Rotary Clubs Praktiskt målsætningsværktøj for klubledere. Vejledningen behandler de nøgleområder for klubbens effektivitet som indgår i the Club President s Manual. RI:s website ( Online-ressource med opdaterede informationer om alle aspekter af Rotary, inklusive medlemskab, Rotary Foundation, RI:s programmer, nyheder, begivenheder, klub- og distriktsupport, uddannelse og materiale til at downloade. Mange af Rotarys publikationer, inklusive ansøgningsformularer til programmer, findes på siden Download Center. Desuden findes ressourcer for Club Leadership Plan så som FAQ og PowerPoint-præsentationer. CDA-repræsentanter (Club and District Administration CDA) Medlemmer af RI-personalet på hovedkontoret i Evanston og på de internationale kontorer, kan svare på mange administrative spørgsmål og viderebefordre andre spørgsmål til rette person hos RI. Distriktsdatabase Kontaktopgaver til distriktsledere og anden information om distriktet.

11 Anbefalede vedtægter for Rotaryklubber Note: Disse vedtægter er kun vejledende og kan ændres af enhver Rotaryklub for at passe til klubbens egne forhold, forudsat ændringerne ikke er i strid med grundloven for Rotaryklubber, RI s forfatning, RI s vedtægter og politikker. I tvivlstilfælde skal foreslåede ændringer sendes til RI s generalsekretær til videre behandling i RI s ledelse. Paragraf 1: Definitioner 1. Bestyrelse: Klubbens bestyrelse 2. Bestyrelsesmedlem: Et medlem i klubbens bestyrelse 3. Medlem: Medlem af denne klub, - gælder ikke honorære medlemmer 4. RI: Rotary International 5. År: Tolvmånedersperioden, som begynder den. 1. juli Paragraf 2: Bestyrelsen Klubbens bestyrelse består af medlemmer af klubben, nemlig de medlemmer, der i henhold til Paragraf 3, stk. 1 er valgt som præsident, vicepræsident, præsident elect, sekretær, kasserer og øvrige bestyrelsesmedlemmer, samt den umiddelbare pastpræsident. Paragraf 3: Valg af bestyrelse Stk. 1. På et ordinært møde en måned før valget af bestyrelsesmedlemmer efterlyser mødelederen forslag blandt klubmedlemmerne til præsident, vicepræsident, sekretær, kasserer og andre bestyrelsesmedlemmer. Forslagene kan fremsættes af en nomineringskomité eller af enkeltmedlemmer enten på den ene eller den anden måde eller på begge måder, alt efter hvad klubben vedtager. Hvis det besluttes at have en nomineringskomité, vælges denne efter retningslinier, som klubben fastsætter. De korrekt indkomne forslag anføres i alfabetisk orden under hvert hverv til skriftlig afstemning på årsmødet. De kandidater til præsident, vicepræsident, sekretær og kasserer, som får et flertal af stemmerne, erklæres for valgt til de respektive poster. De kandidater, som får flertal af stemmerne, erklæres for valgt til bestyrelsesmedlemmer. Præsidenten, der vælges på denne måde, indtræder i bestyrelsen som præsident elect i det år, som begynder den næste 1. juli efter valget, og overtager posten som præsident på den første dag i juli, der følger umiddelbart efter det år, hvor vedkommende har været medlem af bestyrelsen som præsident elect. Stk. 2. De bestyrelsesmedlemmer, der vælges på denne måde, udgør sammen med den umiddelbare pastpræsident klubbens bestyrelse. Inden en uge efter deres valg træder bestyrelsesmedlemmerne sammen for at vælge et eller flere medlemmer til at være klubmester. Stk. 3. Afgår et bestyrelsesmedlem i løbet af året, udpeger de resterende bestyrelsesmedlemmer en afløser. Stk. 4. Afgår et medlem elect, udpeger de øvrige bestyrelsesmedlemmer en afløser. Paragraf 4: Bestyrelsesmedlemmernes opgaver Stk. 1. Præsidenten. Det er præsidentens opgave at lede klubbens møder og at udføre sådanne andre opgaver, som almindeligvis påhviler en præsident. Stk. 2. Præsident elect. Det er præsident elects opgave at arbejde som bestyrelsesmedlem og udføre sådanne andre opgaver, som måtte blive foreskrevet af præsidenten. Stk. 3. Vicepræsidenten. Det er vicepræsidentens opgave at lede møder i klubben og i bestyrelsen i præsidentens fravær og at udføre sådanne andre opgaver, som almindeligvis påhviler en vicepræsident. Stk. 4. Sekretæren. Det er sekretærens opgave at påse at klubbens medlemsdatabase på rotary.dk bliver vedligeholdt og hjælpe de medlemmer, der ikke selv har mulighed for at opdatere egne medlemsdata via Internettet. Sekretæren skal også påse, at mødeindkaldelser bliver lagt på rotary.dk og at referater fra møderne bliver tilgængelige via nettet. Når et ordinært klubmøde er overstået, skal sekretæren ajourføre medlemsfremmødet. Hvis distriktsguvernøren har ønsket det, fremsendes en gang månedligt klubbens mødestatistik til guvernøren eller en af guvernøren udpeget person. Sekretæren skal udfærdige og sende de foreskrevne rapporter til RI inklusive de halvårlige rapporter om medlemstal. Det sker pr. 1. januar og 1. juli hvert år. Også den mellemliggende rapport pr. 1. oktober og 1. april omfattende antallet af nye medlemmer, som er blevet optaget i klubben siden rapporteringen i juli og januar, skal meddeles RI (kontoret i Zürich). Sekretæren skal endvidere udføre andre opgaver, der naturligt påhviler sekretariatsfunktionen.

12 Stk. 5. Kassereren. Det er kassererens opgave at styre klubbens økonomi og fremlægge regnskabet for klubbens medlemmer én gang årligt. Hvis bestyrelsen ønsker det, skal kassereren tillige i oversigtsform forelægge regnskabet ved bestyrelsesmøder. Kassereren skal udføre andre opgaver, som naturligt påhviler en kasserer. Når embedet fratrædes, skal alle midler, regnskabsbøger og alle andre klubejendele afleveres til den indkommende kasserer eller til præsidenten. Stk. 6. Klubmesteren skal udføre alle de opgaver, som normalt påhviler et sådant hverv samt andre opgaver, der bliver pålagt vedkommende af præsidenten eller af bestyrelsen. Paragraf 6: Gebyrer og kontingenter Stk. 1. Indmeldelsesgebyret er kr., og det skal betales, før en aspirant kan regnes som medlem. Stk. 2. Medlemskontingentet er kr. årligt. Det forfalder halvårligt pr. 1. januar og 1. juli og omfatter bl.a. det fastsatte årlige abonnement på Rotary Norden. Paragraf 7: Afstemningsmåder Alle spørgsmål i klubben afgøres ved mundtlig stemmeafgivning undtagen ved valg af bestyrelsesmedlemmer, der skal ske skriftligt. Bestyrelsen kan beslutte, at en specifik afstemning kan afgøres skriftligt i stedet for mundtligt. Paragraf 5: Møder Stk. 1. Årsmøde i klubben afholdes den hvert år, og på dette møde sker der valg af bestyrelsesmedlemmer til at indtræde i bestyrelsen det følgende år. Note. Paragraf 4, Stk. 2 i standard Grundlov for Rotaryklubber fastslår, at et årsmøde til valg af bestyrelsesmedlemmer i denne klub skal afholdes senest inden udgangen af december hvert år som fastlagt i vedtægterne for denne klub. Stk. 2. Det ordinære ugentlige møde i klubben afholdes dag kl. Alle medlemmer har selv pligt til at orientere sig via rotary.dk om der forelægger ændringer eller aflysninger af ordinære møder og har desuden også selv pligt til at til- eller framelde sig et møde via rotary.dk. Alle, der er medlemmer på mødedagen undtagen honorære medlemmer (og medlemmer, som udgår af mødestatistikken efter tilladelse fra bestyrelsen i overensstemmelse med Paragraf 7, Stk. 3 i Grundlov for Rotary klubber) registreres som mødt eller fraværende. Fremmøde tæller kun, hvis medlemmet er til stede i mindst tres (60) procent af den tid, der er afsat til mødet, enten i klubben eller i enhver anden Rotary klub. Stk. 3. Klubben er beslutningsdygtig ved årsmødet og ved ordinære møder, såfremt en tredjedel af medlemmerne er til stede. Stk. 4. Ordinære bestyrelsesmøder afholdes hver måned. Ekstraordinære bestyrelsesmøder indkaldes med nødvendigt varsel af præsidenten, når denne finder det nødvendigt, eller når mindst to bestyrelsesmedlemmer anmoder om det. Stk. 5. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af medlemmerne er til stede. Paragraf 8: De fire tjenestegrene De fire tjenestegrene udgør denne Rotaryklubs filosofiske og praktiske rammer. Disse tjenestegrene er Klubtjeneste, Erhvervstjeneste, Samfundstjeneste og International tjeneste. Klubben skal være aktiv i alle fire områder. Paragraf 9: Udvalg Udvalgenes opgaver er med udgangspunkt i de fire tjenestegrene at arbejde for at nå klubbens mål og gennemføre langsigtede planer. Præsident elect, præsident og netop afgåede præsident skal sammen sikre kontinuitet i ledelsen og videreførelsen. For at sikre kontinuitet i udvalgene skal udvalgsmedlemmer om muligt blive i samme udvalg i tre år. Præsident elect er ansvarlig for at udnævne nye udvalgsmedlemmer i tilfælde af frafald fra udvalgene at udnævne ledere for udvalgene at holde planlægningsmøder med udvalgene inden arbejdsårets start Det anbefales at en leder af et udvalg tidligere har været medlem af samme udvalg. Permanente udvalg nedsættes efter følgende regler: Medlemsudvalg Dette udvalg skal udvikle og gennemføre en overordnet plan for rekruttering og bibeholdelse af medlemmer. PR-udvalg Dette udvalg skal udvikle og gennemføre planer for hvordan offentligheden skal informeres om Rotary samt om klubbens projekter og aktiviteter. Administrationsudvalg Dette udvalg gennemfører aktiviteter i forbindelse med effektiv drift af klubben. Projektudvalg 10

13 Dette udvalg udformer og gennemfører uddannelsesmæssige, humanitære og erhvervsrelaterede projekter i relation til lokale og internationale samfundsbehov. Foundationudvalg Dette udvalg udformer og gennemfører planer for at støtte Rotary Foundation både med økonomiske bidrag og deltagelse i programmer. Yderligere ad-hoc udvalg kan nedsættes efter behov. (a) Præsidenten er født medlem i alle udvalg og oppebær som sådan alle de privilegier dette medfører. (b) Hvert udvalg skal udføre de opgaver som er blevet udvalget tildelt ifølge disse vedtægter samt eventuelle yderligere opgaver tildelt af præsidenten eller bestyrelsen. Uden særskilt tilladelse fra bestyrelsen må udvalgene ikke påtage sig andre opgaver, før en rapport er afleveret til og godkendt af bestyrelsen. (c) Udvalgsformanden er ansvarlig for udvalgets ordinære møder og aktiviteter og leder og samordner udvalgets arbejde samt rapporterer til bestyrelsen om udvalgets aktiviteter. *Note: Ovenstående udvalgsstruktur er i overensstemmelse med både distriktets ledelsesplan (District Leadership Plan) og klubbens ledelsesplan (Club Leadership Plan). Klubber kan efter eget ønske nedsætte de udvalg de finder nødvendige for effektivt at kunne opfylde klubbens service- og kammeratskabsbehov. Eksempler på sådanne alternative udvalg findes i The Club Committee Manual. Klubber kan udforme alternative udvalgsstrukturer efter behov. Paragraf 10: Udvalgenes opgaver Opgaverne for samtlige udvalg fastlægges og revideres af præsidenten for hans eller hendes arbejdsår. Når der tildeles opgaver, skal præsidenten henvise til relevant RI-materiale. Projektudvalget skal tage hensyn til tjenestegrenene Virksomhedstjeneste, Samfundstjeneste og International tjeneste, når årets opgaver planlægges. Hvert udvalg skal have en specifik opgave, klart definerede mål og handlingsplaner, som fastlægges før arbejdsårets start og gennemføres i løbet af året. Det er den tiltrædende præsidents primære ansvarsområde at tilvejebringe det lederskab, som er nødvendigt for at udarbejde en anbefaling til klubudvalg, opgaver, mål og planer samt at præsentere dem for bestyrelsen inden årets afslutning som nævnt ovenfor. Paragraf 11: Orlov Efter skriftlig ansøgning til bestyrelsen kan et medlem få orlov og undlade at deltage i klubbens møder. Ansøgningen skal indeholde gode og tilstrækkelige grunde. *Note: En sådan orlov gives, for at medlemmet ikke skal miste sit medlemskab i klubben. Medmindre medlemmet deltager i et ordinært møde i en anden klub, føres den pågældende som fraværende, undtagen i de tilfælde, hvor fraværet i overensstemmelse med Paragraf 8, Stk. 3 og 4, ikke føres i mødestatistikken. Paragraf 12: Økonomi Stk. 1. Ved begyndelsen af hvert regnskabsår skal bestyrelsen udfærdige eller foranledige udfærdiget et budget over årets forventede indkomster og udgifter, som efter bestyrelsens godkendelse skal stå som grænser for omkostninger til de respektive formål, medmindre andet fastsættes ved bestyrelsesbeslutning. Budgettet skal være adskilt i poster, der visser klubbens drift og i poster, der viser velgørenheds- og projektposter. Stk. 2. Kassereren deponerer alle klubbens midler i en bank, som udpeges af bestyrelsen. Stk. 3. Alle regninger må kun betales mod gyldige bilag godkendt af to bestyrelsesmedlemmer. Stk. 4. En grundig revision af alle klubbens økonomiske transaktioner skal gennemføres hvert år af en revisor eller en anden kvalificeret person. Stk. 5. Bestyrelsen kan anmode bestyrelsesmedlemmer, som kontrollerer andre fonde, om at stille kautionsforsikring, betalt af klubben, som sikkerhed for klubbens midler. Stk. 6. Klubbens regnskabsår går fra 1. juli til 30. juni, og hvad angår opkrævning af medlemmernes kontingent opdeles det i to halvårlige perioder fra 1. juli til 31. december og fra 1. januar til 30. juni. Betaling af per capita kontingent og bladabonnementer til RI sker pr. 1. juli og 1. januar hvert år på baggrund af klubbens medlemstal på disse datoer. Paragraf 13: Valg af medlemmer (for alle former for medlemskab) Stk. 1. Navnet på et vordende medlem, foreslået af et aktivt medlem af klubben, skal afleveres skriftligt til bestyrelsen gennem klubbens sekretær. Et medlem, som er blevet forflyttet, eller et tidligere medlem af en anden klub, kan foreslås som aktivt medlem af den tidligere klub. Forslaget skal behandles konfidentielt med undtagelse af, hvad der følger herunder. Stk. 2. Bestyrelsen skal sikre sig, at forslaget overholder alle klubgrundlovens krav med hensyn til klassifikation og medlemskab. 11

14 Stk. 3. Bestyrelsen skal godkende eller afvise forslaget inden for 30 dage efter dets fremsættelse, og skal orientere forslagsstilleren herom gennem klubbens sekretær. Stk. 4. Hvis bestyrelsen går ind for forslaget skal det foreslåede medlem informeres om Rotarys formål samt klubmedlemmernes privilegier og ansvar. Derefter skal det foreslåede medlem anmodes om at udfylde en medlemsansøgning og give tilladelse til at hans/hendes navn og forslag til klassifikation offentliggøres i klubben. Stk. 5. Hvis ingen skriftlig begrundet protest er modtaget af bestyrelsen fra et medlem af klubben (bortset fra honorære medlemmer) inden for syv (7) dage efter offentliggørelsen af meddelelsen om det kommende medlem, så er denne person efter at have betalt optagelsesgebyret i henhold til disse vedtægter (hvis det ikke drejer sig om et honorært medlem) at betragte som medlem. Hvis en protest er modtaget af bestyrelsen, skal den stemme om dette spørgsmål på sit næste møde. Hvis personen godkendes trods denne protest, skal den pågældende betragtes som medlem efter at have betalt optagelsesgebyret iflg. disse vedtægter (bortset fra honorære medlemmer). Stk. 6. Når personen er blevet medlem, skal præsidenten sørge for at introducere det nye medlem i klubben og at medlemmet får sit medlemsbevis og evt. litteratur om Rotary. Præsidenten eller sekretæren skal desuden indrapportere den nye rotarianers medlemsoplysninger til RI. Præsidenten udpeger et medlem til at hjælpe den nye rotarianer til rette i klubben og sørger desuden for at medlemmet bliver optaget i et udvalg. Sekretær eller CICO skal hjælpe det nye medlem i gang med at bruge Rotary Danmarks kommunikationssystem. Paragraf 15: Forretningsorden for klubmøder Velkomst Præsentation af gæstende rotarianere Korrespondance og meddelelser Eventuelle udvalgsrapporter Eventuel afgørelse efter sidste møde Eventuelle nye sager Foredrag og andre programpunkter Afslutning Paragraf 16: Vedtægtsændringer Disse vedtægter kan ændres på et ordinært klubmøde, når et beslutningsmæssigt antal medlemmer er til stede, med to tredjedele af stemmerne fra alle tilstedeværende medlemmer, forudsat at varsel om de foreslåede ændringer er blevet sendt til hvert enkelt medlem pr. brev eller mindst ti dage før det pågældende møde. Ingen ændring af eller tilføjelse til disse vedtægter kan besluttes, som ikke er i overensstemmelse med klubgrundloven eller med RI grundlov eller vedtægter. Stk. 7. Klubben kan i overensstemmelse med grundlaget for rotaryklubber vælge et honorært medlem, som er foreslået af bestyrelsen. Paragraf 14: Beslutninger Ingen beslutninger eller forslag om at binde klubben i noget spørgsmål kan behandles i klubben, før bestyrelsen har overvejet det. Hvis der fremsættes forslag på et klubmøde, skal dette uden diskussion overføres til bestyrelsen. 12

15 13

16 14