BRUGERTEST AF EFTERUDDANNELSE.DK

Transkript

1 KVALITATIV UNDERSØGELSE AF BRUGERNE PÅ EFTERUDDANNELSE.DK Oktober 2014 Udarbejdet af Lars Jansen & Claus Dan Pedersen, Advice Digital STYRELSEN FOR IT OG LÆRING BRUGERTEST AF EFTERUDDANNELSE.DK

2 KVALITATIV UNDERSØGELSE AF BRUGERNE PÅ EFTERUDDANNELSE.DK Index OVERORDNET VURDERING... 1 Generelt... 1 Kursister (herunder tillidsmænd og selvstændige)... 1 Kursusadministratorer... 1 Skoleadministratorer... 2 VEU administratorer (a-kasse)... 2 ID OG PROBLEMKATEGORISERING... 4 GENERELT... 5 Navigation... 5 Login og manglende/forkerte rettigheder... 5 Tilbage-navigation via Browser... 7 Informationer skal genfindes manuelt... 7 Indhold og design... 8 Sprogbrug... 8 Tekstmængde... 8 Design... 8 Koncept... 9 App... 9 betaling... 9 Sammenligning med andre offentlige løsninger FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK Fremsøgning af kursus Forside Kursussøgning Kursusoversigt Kursusbeskrivelse Tilmelding til kursus (kursist) Trin 1: Arbejdspladsen Trin 2: Valgte kurser... 21

3 KVALITATIV UNDERSØGELSE AF BRUGERNE PÅ EFTERUDDANNELSE.DK Trin 3: Personlige oplysninger Trin 4: Indkvartering Trin 5: Tilmeldingsresumé Trin 6: kvittering Tilmelding til kursus (Kursusadministrator) ID og log ind Trin 1: Valgte kurser Trin 2: tilmeldingsresumé Trin 3: Kvittering Min side / Virksomhedens side Kommende kurser Navngiv kursister (Kursusadministrator) enkelt redigering Samlet navngivning - Kursist Samlet navngivning Bopæl og beskæftigelse Samlet navngivning - Kontaktoplysninger Samlet navngivning - Indkvartering Ansøgning om VEU-godtgørelse og befordringstilskud (Enkelt ansøgning) : HVad søges? : Personlige oplysninger : Udbetaling (kun kursusadministratorer) : Uddannelse : Anden offentlig støtte : Beskæftigelse : Arbejdsgiver : Befordringstilskud : resumé Ansøgning om VEU-godtgørelse og befordringstilskud (Samlet ansøgning kun kursusadministratorer) FLOWS: EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN Log ind Skoleadministrator Generelt om efteruddannelse.dk/admin til skoleadministratorer Fejl på efteruddannelse.dk (tilmeldingsflow)... 65

4 KVALITATIV UNDERSØGELSE AF BRUGERNE PÅ EFTERUDDANNELSE.DK Periodisk langsom udveksling af informationer mellem systemer Holdoversigt - Holdbetegnelse Holdoversigt Hold Tilmeldingsoversigt Tilmeldingsoversigt - kursist Dokument- og skabelonarkiv VEU administrator Generelt om efteruddannelse.dk/admin til VEU administratorer Vis tilstedeværelse Ændret tilstedeværelse Ansøgninger - oversigt Ansøgninger - kursist Afsluttede ansøgninger - oversigt Afsluttede ansøgninger - kursist APPENDIKS Fakta om undersøgelsen Baggrund Formål Metode - Tænke højt-fjerntest Deltager-profiler Testmateriale og login Deltageroversigt... 89

5 OVERORDNET VURDERING Overordnet vurdering Generelt Overordnet fungerer både efteruddannelse.dk samt efteruddannelse.dk/admin udmærket. Deltagere udtrykker i vid udstrækning tilfredshed med løsningerne og føler, at deres behov er dækket. Deltagerne løser generelt de stillede opgaver på tværs af brugergrupperne, om end især uerfarne kursister og kursusadministratorer oplever udfordringer ifm. tilmelding til kurser samt søgning af VEU godtgørelse og befordringstilskud. Den generelle brugeroplevelse præges i nogen grad af problemer relateret til universet uden om efteruddannelse.dk, herunder login-problemer, hvor deltagerne fx ikke har den korrekte NemID signatur med de fornødne rettigheder (eller viden herom), eller hvor deltagerne vælger login med en forkert profiltype. Kursister (herunder tillidsmænd og selvstændige) Tilmelding: Kursisterne gennemfører i vid udstrækning tilmelding til kurser samt efterfølgende ansøgning om VEU godtgørelse og befordringstilskud. Der opleves indledningsvis i tilmeldingsflowet nogen usikkerhed omkring prisen. Det fremgår ikke tydeligt for alle, at kursister med videregående uddannelse skal betale en højere pris, samt hvad prisen er. Kursisterne savner generelt mere hjælp ifm. nogle af de oplysninger, de skal angive i tilmeldingsflowet. For nogle kursister er det fx ikke tydeligt, hvordan de klassificerer deres uddannelse ud fra de præsenterede valgmuligheder. For andre er det ikke tydeligt, hvad bestemte oplysninger anvendes til, fx og telefonnummer. Ansøgning: Ansøgning om VEU godtgørelse og befordringstilskud opleves overordnet som udmærket. Kursisterne fremhæver et godt overblik grundet trin-for-trin oversigten, men undres over, at de igen skal angive oplysninger, som de tidligere har angivet i tilmeldingsflowet, herunder fx uddannelse og bopæl. Også ifm. ansøgning om VEU godtgørelse og befordringstilskud efterspørger kursisterne mere hjælp til visse typer af indtastningsfelter, herunder hvorfor de skal angive disse oplysninger. I praksis betyder det, at nogle kursister undlader at udfylde oplysninger, som har relevans senere i processen. Det er endvidere ikke tydeligt for alle kursister, hvordan de får udfyldt de manglende oplysninger i ansøgningen om VEU godtgørelse og befordringstilskud, når de afslutningsvis præsenteres for resumé. Kursusadministratorer De erfarne kursusadministratorer har typisk nemt ved at anvende efteruddannelse.dk, herunder samlet navngivning af kursister og ansøgning om VEU godtgørelse og befordringstilskud. Side 1

6 OVERORDNET VURDERING Tilmelding til kurser opleves også generelt ligetil for uerfarne kursusadministratorer. Disse kursusadministratorer oplever dog problemer relateret til login, hvor nogle forsøger at logge ind med forkert profil (medarbejderlogin). Flere kursusadministratorer oplever desuden fejl eller rettighedsproblemer ifm. login. Derudover er det uklart for nogle uerfarne kursusadministratorer, hvordan og hvornår de foretager valg af fag til åbne værksteder i tilmeldingsprocessen. Navngivning af kursister kan særligt for uerfarne kursusadministratorer være en udfordring. Således er det ikke helt klart, hvordan de påbegynder og gennemfører navngivningen. Samlet navngivning af flere kursister kan virke en smule uoverskuelig og til tider ulogisk. Flere kursusadministratorer efterspørger (som kursister) også i højere grad hjælp ifm. indtastning af oplysninger i hhv. navngivningsprocessen og ifm. ansøgning om VEU godtgørelse og befordringstilskud. Ansøgningsprocessen præges i nogen grad af, at nogle kursusadministratorer enten ikke forstår formålet med eller ikke umiddelbart kender svaret på visse spørgsmål. Det betyder i praksis, at kursusadministratorerne udelader relevante informationer (fx kontaktoplysninger), eller at enkelte kursusadministratorer blot angiver de svar, som er nødvendige for at fortsætte ansøgningsforløbet. Skoleadministratorer Skoleadministratorerne har forskellige behov og benytter løsningen i forskellig udstrækning og på forskellig vis. De udtrykker dog enstemmigt overordnet tilfredshed med de dele af løsningen, som de kender. Flere skoleadministratorer beretter, hvordan de fra tid til anden bliver kontaktet af kursister og kursusadministratorer pga. fejl i tilmeldingsprocessen på efteruddannelse.dk. Ligeledes beskriver flere skoleadministratorer, hvordan systemet i visse perioder reagerer meget langsomt. Dvs. at kursister oprettet i fx EASY-A ikke fremgår af oversigterne på efteruddannelse.dk/admin. Skoleadministratorerne har som nævnt forskellige erfaringer med brugen af løsningen. Typisk har de ingen eller meget begrænset erfaring med at behandle/registrere erklæringer om beskæftigelse i Danmark og ved ikke, hvordan dette gøres. Ligeledes er formålet med siden Dokument- og skabelonarkiv uklart for skoleadministratorer uden praktisk erfaring med siden, og de er generelt usikre på, hvordan de bruger de tilhørende funktioner. Det samme gælder for Tilføj skabelon/dokument og Generér funktionen under Holdoversigt. VEU administratorer (a-kasse) Som skoleadministratorerne har VEU administratorerne også forskellige behov, hvilket betyder at de benytter løsningen i forskellig udstrækning og på forskellig vis. Også VEU administratorerne er dog generelt glade for de elementer af løsningen, de benytter. Siden Ændret tilstedeværelse benyttes generelt ikke af VEU administratorerne, og dens indhold og formål er ikke umiddelbart selvforklarende for VEU administratorerne. Enkelte VEU administratorer udtrykker betænkning over, hvorvidt alle filtre fungerer som intenderet, fx filteret Uddannelsessted. Side 2

7 OVERORDNET VURDERING VEU administratorerne beskriver ligeledes det problem, at ændringer i data fremstår meget nedtonet og derfor let overses. Problemet forstærkes af, at systemmæssige ændringer ikke medtages i udprint. I forlængelse heraf beskriver flere VEU administratorer problemer med manglende eller forkerte svar fra arbejdsgivere på returnerede ansøgninger. Fx fordi arbejdsgiverne ikke opdager VEU administratorernes kommentarer. Side 3

8 ID OG PROBLEMKATEGORISERING ID og problemkategorisering Problemerne i rapporten har fået et ID nummer for hurtig reference og er kategoriseret i henhold til graden af alvorlighed jf. nedenstående oversigt. Kategori Beskrivelse Kritisk Problem (KP) Problemet kan gøre det direkte umuligt for brugeren at gennemføre opgaven eller fortsætte på en meningsfyldt måde. Brugeren må eksempelvis have hjælp fra andre for at komme videre/gennemføre opgaven på korrekt vis. Problemet ødelægger brugeroplevelsen. Moderat Problem (MP) Problemet forstyrrer brugen af løsningen. Forårsager tøven eller irritation. Begrænset Problem (BP) Problemet har kun minimal betydning for brugen af løsningen. Kan forårsage tøven eller irritation. Forslag (F) Et forslag, som kan forbedre brugen af løsningen og give en endnu bedre brugeroplevelse Kategoriseringen af problemerne skal udelukkende ses som vejledende. Forskellige brugere kan og vil ofte opleve en problematik på forskellig vis jf. deres generelle IT-kundskaber, deres erfaring med efteruddannelse.dk m.m. Det vil med andre ord ikke nødvendigvis være alle deltagere, som har oplevet et problem som kritisk, uanset at problemet er kategoriseret som sådan. Side 4

9 GENERELT Generelt Navigation LOGIN OG MANGLENDE/FORKERTE RETTIGHEDER ID: 1 (KP). Den samlede brugeroplevelse præges i nogen udstrækning af problemer relateret til universet uden om efteruddannelse.dk. Herunder login-problemer, hvor deltagerne fx ikke har den korrekte NemID signatur med de fornødne rettigheder (og ej heller viden herom). 1 Der er mange virksomheder, som har digital signatur, som prøver at booke medarbejdere på. Men de skal ind og have rettigheder til at gøre det. Vi spørger dem, om det er dem (person som har behov for hjælp), som har hovedsignaturen. De er dybt frustrerede, fordi de ikke kan få det til at virke (pga. manglende rettigheder). Vi leder dem over til virk.dk, rådgiver over telefonen, guider osv. D28, skoleadministrator Det allermest problematiske er den her NemID digital signatur. Det er ikke så nemt med den. Den kan gå ind og blokere på computeren det har den gjort for mig selv. Og hvis man så skal have renset sin computer, så skal man lægge den ind igen. Og der kan gå noget tid, inden man får NemID fra Virk. Og der kan tage noget tid at finde ud af, hvem der kan hjælpe en. Fx en kommune skal have rettigheder til at tilmelde medarbejdere og søge VEU godtgørelse. D26, skoleadministrator ID: 2 (KP). Enkelte deltagere forstår desuden ikke umiddelbart, hvilken profil de skal benytte ifm. login. Fx prøver en kursusadministrator for en lille virksomhed at logge ind som medarbejder (med sit personlige NemID) i sit forsøg på at tilmelde sin medarbejder til et kursus. Deltageren guides til at logge ind som kursusadministrator, men er sluttelig nødt til at give op, da han løbende får fejlbeskeder ifm. login (se ID: 3). Det kan med fordel ekspliciteres, at kursusadministratorer tilmelder andre medarbejdere. Fx via teksten Jeg tilmelder en kollega på vegne af virksomheden (kursusadministration). Placer valget til kursusadministratorer øverst. Se også ID: Jeg har ikke en login jeg har en, men jeg bruger den så sjældent. Min kode var udløbet eller forkert. D4, mellemstor virksomhed Det var noget med det kodeværk, for at finde det rigtige. Hvis jeg tænker mig om, så ringede jeg til skolen og fik det etableret. D8, lille virksomhed Det tager lige så lang tid som kurset nærmest. Så kan den ikke så er det blokeret så tænker man skidt med det. Det kunne være lavet, så man havde det på skrivebordet og klikkede på det. Så havde man en kode Jeg har glemt hvordan jeg kommer ind på det. D20, enkeltmandsvirksomhed Jeg kan logge ind med medarbejdersignatur det kan jeg nok ikke. Hvilken signatur har jeg som selvstændig? D19, enkeltmandsvirksomhed Det skal bare fungere. Jeg skal ikke bruge lang tid på at få det til at virke. Det irriterer mig. Det er utroligt møjsommeligt frem og tilbage med NemID. Medarbejdersignaturen virkede ikke første gang. Men da jeg fik det hele på plads, så gik det. D17, kursist Side 5

10 GENERELT.ID: 3 (MP). Systemet husker til tider tidligere login, hvilket overskriver det nye valg man træffer. Her har vi tidligere været logget ind som kursist, og prøver nu at logge på som kursusadministrator, men allerede før vi har logget ind, får vi en fejlmeddelelse, og er nødt til at lukke browseren og starte forfra. Det undrer mig, at jeg ikke skulle logge mig på. (Har tidligere på dagen været logget på). D28, skoleadministrator Her har vi først været logget på som kursusadministrator. Vi vil efterfølgende logge ind som kursist - dette er dog ikke muligt, da systemet automatisk går ud fra, at vi vil bruge anden login funktionalitet, end den vi har valgt. Vi er nødt til at lukke browseren og starte forfra. I praksis vil brugerne typisk ikke have behov for at logge ind med forskellige profiler. Overvej dog om det er et sikkerhedsmæssigt problem, at brugerne nøjes med at lukke den aktive browser og ikke ved, at de reelt set ikke er logget ud. Der skete en fejl. Prøv venligst igen. D20, enkeltmandsvirksomhed.id: 4 (MP). En VEU administrator og en skoleadministrator beskriver ligeledes, hvorledes man som bruger logges ud efter kort tid som inaktiv. Et irritationsmoment, når man har behov for at søge informationer til behandlingen af ansøgninger. Andre VEU- / skoleadministratorer lader dog ikke til at opfatte det som et problem. Arbejder man ikke på den i ca. 2 minutter, så lukker den ned. Møg irriterende! Der kan man få en længere frist på. Nogle gange skal man lige undersøge noget. Fx ift. deres arbejde ift. deres uddannelsesbaggrund. D21, VEU administrator [Logger ud automatisk?] Det gør det jo. Men det skal jo være der, det sikkerhedsmæssige. Jeg synes, det giver mig lang tid, før det logger ud. D24, VEU administrator Jeg kunne godt tænke mig, at den var aktiv længere tid. Vi sidder fx og snakker i telefon og guider nogen, og lige pludselig popper den op i efteruddannelse, og så virker den ikke. Så er du nødt til at logge ud og ind igen [ ] vi farer lidt frem og tilbage. Hvis man ikke lige sidder her, kan man ikke se, at man bliver logget ud om 2 minutter. Det ville være dejligt, hvis man ikke skulle gøre det (logge ind) hele tiden. Det er irriterende. D28, skoleadministrator Side 6

11 GENERELT Overvej at forlænge sessions-timeout for VEU- og skoleadministratorer. Såfremt brugeren forsøger at logge ind som en ny profil, bør systemet tillade dette. TILBAGE-NAVIGATION VIA BROWSER.ID: 5 (MP). Flere deltagere forsøger undervejs i brugen af efteruddannelse.dk at navigere tilbage til foregående sider via tilbage tasten i browseren. Ofte sendes deltagerne dog for langt tilbage i historikken og ikke tilbage til det foregående skærmbillede som forventet. Det ville være 10 gange lettere, at jeg kunne vælge den der oppe (back). Men ellers fint system. Det har Uni-c gjort godt. D24, VEU administrator Åhh nu gik jeg helt tilbage. Jeg håber ikke, jeg skal starte forfra. Det tror jeg, jeg skal. Hvor blev den der tilmelding af. Nu starter jeg forfra. Det var ikke så godt. Hvis den bare havde gået én gang tilbage, så var det meget lettere. D14, kursist Overvej hvorvidt systemet kan gøres mere robust ift. brug af tilbage tasten. Sørg for ensartet placering af tilbage links i systemet, så brugerne lettere lærer deres placering at kende. Det foreslås at lægge tilbage links i øverste venstre hjørne, så de visuelt står tæt ved browserens tilbage piletast. Fx som ved samlet navngivning. INFORMATIONER SKAL GENFINDES MANUELT.ID: 6 (BP). Deltagerne oplever fra tid til anden, at de lukker siderne ned ved en fejl. I praksis betyder det, at deltagerne manuelt er nødt til at genfinde de sider og informationer, de tidligere benyttede. (Kommer til at lukke hele siden ned i stedet for fanen). Den kommer ikke tilbage til det, jeg sad med. Det er underligt, at man ikke kommer tilbage til det, man slap. D26, skoleadministrator Overvej at lade brugerne bekræfte, at de ønsker at forlade siden, hvis de har foretaget ændringer i bestillings- eller ansøgningsflowet og dernæst forsøger at lukke siden ned, uden at have fuldført processen. Overvej at give VEU administratorer og skoleadministratorer hurtig adgang til tidligere fremfundne data, fx Seneste funktion Side 7

12 GENERELT Indhold og design SPROGBRUG Sprogbruget modtages generelt godt. Teksterne er forståelige. Det står meget klart og tydeligt. Teksten er meget kort og præcis. Det skal ikke være lange sætninger. D21, VEU administrator Ok. D24, VEU administrator Jeg har ikke tænkt nærmere over det. Det må være forståeligt. D27, skoleadministrator Nogle kursister og uerfarne administratorer beskriver dog, at de har svært ved at forstå forkortelser som AMU (samt de andre typer kurser), GVU elev osv. Læs mere herom senere. TEKSTMÆNGDE Tekstmængden på de enkelte sider er overordnet fin. Det er meget overskueligt. Der er rigtig mange oplysninger på siden. D24, VEU administrator Der er ikke noget, jeg vil undvære. Der er ting, vi ikke bruger, men det er fint nok, at det står der. D27, skoleadministrator Det er ikke for meget. Det er vist det rækker. Jeg kunne overskue det. D19, enkeltmandsvirksomhed Det jeg er inde på lige nu, det er fint. Men kursusdetaljer er rigtig kedeligt. Der er ikke nogen, der kan få mig til at læse alt det her (åbne værksteder). Men jeg er jo nødt til at læse overskrifter på alle, for at finde ud af, hvad er relevant for mig. D14, kursist DESIGN Designet beskrives som neutralt, men passende. Det er sgu meget enkelt. Der skal ikke flere farver og blomster. Det er fint, at det er holdt i neutrale farver. Det er en god side at kigge på. D21, VEU administrator Det er et meget roligt design. D19, enkeltmandsvirksomhed Selve brugerfladen i farver osv. Den er behagelig at arbejde med. Alle systemerne er i grå, blå jordfarver. D6, mellemstor virksomhed Det ved jeg sku ikke. Det går jeg ikke det vilde op i. Det rager mig langsom. Men det er en dejlig rolige side at se på. D16, tillidsmand.id: 7 (BP). Nogle sider (fx indhold i fanen Vis tilstedeværelse under /admin) beskrives dog som visuelt rodede. Side 8

13 GENERELT Den er ikke særlig tiltalende. Fx når man scroller ned det her medlem (Vis tilstedeværelse). Den her stjerne skubber hele linjen. Når jeg skal printe så bliver det meget småt og rodet. Datoerne stod forskelligt. Småt og rodet at finde rundt i. D23, VEU administrator Sørg generelt for en visuelt pæn opstilling af indholdet som understøtter, at brugerne hurtigt kan skanne indholdet og finde den information, som er relevant for dem. Koncept APP.ID: 8 (F). Meget få af de adspurgte deltagere udtrykker behov for eller ønske om en app-version af efteruddannelse.dk eller -/admin. Især de professionelle brugere har behov for det fulde overblik, som en traditionel PC skærm giver. 2 Jeg synes, det bliver for småt. Det ville blive for omstændeligt på en mobiltelefon. Scrolle frem og tilbage. D21, VEU administrator Nej. Jeg er ikke meget til telefoner. Jeg vil have en pc, hvor jeg kan se, hvad jeg laver. D25, skoleadministrator Det kan ikke på baggrund af deltagerens feedback anbefales at udvikle en app-version af efteruddannelse.dk. Kursustilmeldinger, ansøgninger og behandling af ansøgninger er komplekse processer, hvor fejl kan have store konsekvenser. Brugerne vil derfor typisk ikke lade sig nøje med mobile devices med små skærme og/eller (erfaringsmæssigt) begrænset funktionalitet. BETALING.ID: 9 (F). Meget få af de adspurgte deltagere udtrykker interesse i at overdrage tilmeldingsprocessen eller ansøgningsprocessen til en anden aktør mod betalinger. Deltagerne ønsker selv at håndtere processerne. 3 2 Nej. Nej. Det tror jeg ikke, at vi vil bruge. Det vil være småt, det du kommer til at sidde og kigge på. Og vi skal logge ind med digital signatur. D24, VEU administrator Nej. Jeg vil ikke bruge det ift. mit arbejde. Vi sidder ved computer. Jeg skal være ved min pc, da jeg skal have mit eget system med mig også. D23, VEU administrator Vi er ikke tilknyttet arbejdstelefoner eller tablets, så nej. D27, skoleadministrator Joh, den skal bare have en vis størrelse. Det skal ikke være noget småt noget. D26, skoleadministrator Jeg har ikke nogen smartphone. Jeg bruger det ikke. D19, enkeltmandsvirksomhed Hvis det findes, så tror jeg, at det ville være meget lettere. Jeg bruger jo primært min telefon til alting. Det ville være det mest optimale for mig. Det kunne være fedt, hvis der var en app. D14, kursist Nej, jeg ville ikke gide sidde og fedte med det. Der vil jeg gerne have det op på en stor skærm. D17, kursist Der er jeg fuldstændig lang bagefter. Jeg ejer ikke en ipad. Jeg har først for nyligt fået en iphone, som jeg synes er noget lort. D16, tillidsmand Nej. Al vores refusionsanmodning osv. Det foregår via virk. Derfor er det mest naturligt for os, hvis vi skal søge penge nogen steder, at gå via virk. Om det er nem refusion osv. Jeg arbejder ikke i apps til dagligt. D6, mellemstor virksomhed Nej. Ikke så længe, vi er så store. En app, det er mere til små enkeltmandsvirksomheder. D3, stor virksomhed Side 9

14 GENERELT Vi ville helt sikkert ikke benytte andre aktører til administration af dette.. Vi har ikke mange kurser og ikke mange penge. D13, lille offentlig organisation Nej. Det er jo ikke raketvidenskab. D14, kursist Der lader ikke umiddelbart til at være et stort marked for eksterne aktører..id: 10 (MP). Dog forveksler én svag it-bruger (enkeltmandsvirksomhed) en ekstern leverandør af efteruddannelse for at være efteruddannelse.dk, da han søger på efteruddannelse i Google. Deltageren guides herefter over på efteruddannelse.dk. Da efteruddannelse.dk allerede fremkommer som første regulære søgeresultat ved søgning på efteruddannelse (Google, Bing, Yahoo), vil langt hovedparten af de potentielle brugere nemt kunne finde sitet. Såfremt STIL vurderer det som et problem, at potentielle brugere klikker på fx Google annoncer, kan STIL med fordel iværksætte en Google AdWords kampagne og teste responsen sammenholdt med omkostningerne for denne. SAMMENLIGNING MED ANDRE OFFENTLIGE LØSNINGER Deltagerne er splittede, når de sammenligner efteruddannelse.dk med andre offentlige løsninger. Mange deltagere fremhæver løsningen positivt. VEU administratorer er generelt godt tilfredse. De beskriver løsningen som hurtig, overskuelig og dækkende ift. deres behov. 4 3 Hvis jeg var Danfoss måske. Men vi er kun 2 medarbejdere. Det er svært for mig at forestille mig, hvilken virksomhed, der ikke selv kunne håndtere det. Det kan jeg ikke forestille mig. D17, kursist Vi har nogen, som booker kurserne for os. Men jeg søger al VEU-godtgørelse. D3, stor virksomhed 4 Det er nemt og overskueligt. Ikke for mange detaljer og valg. Nemt delt op. Jeg skal ikke rode rundt. D23, VEU administrator Jeg er på virk.dk engang imellem. Der er efteruddannelse meget mere overskuelig. Det er nemt at finde det, du har brug for. På de andre sider skal man lede efter tingene nogle gange. Det her (/admin) har forbedret vores arbejdsgange meget. I starten var man skeptisk, men det har gjort det gange nemmere. Jeg kan slet ikke forestille mig ikke at bruge det. D27, skoleadministrator Det jeg godt kan lide ved efteruddannelse.dk er, at den ikke åbner 27 andre sider. Hvis man skal bruge SKAT, og skal indberette noget, så lukker den de første 4-5 sider op. Det skal du ikke her. Det er ualmindeligt nemt at komme ind her. D17, kursist Det er lige så sindssygt. Angivelse af moms er rimeligt. Der er kun 2 felter, jeg skal udfylde som regel. D8, lille virksomhed Ift. NemRefusion, så er det her lidt mere kompliceret. NemRefusion tager adresse fra cpr nummeret. De stiller ikke krav om adresse/by, som den her gjorde. Den her beder om oplysninger, jeg ikke kan søge i systemerne. De oplysninger, de beder om her, er mere komplicerede. Det er klart. De beder om så mange oplysninger, og så mange forskellige faner. I NemRefusion, der går det slavisk derudaf. 7 faner og så trykker du signer. Det her med, at man kan tilmelde i starten af året, men først signere senere, det gør den også mere kompliceret. Mere man skal huske på. Det ligger i den tungere ende. Når man udfylder, der tænker man, beder de om oplysningerne, fordi de skal bruge dem, eller til statistik. Det kan man undre sig over. Hvorfor skal de vide din adresse, når man ikke beder om befordringsgodtgørelse. Og jeg har jo angivet dit cpr nummer. D6, mellemstor virksomhed Jeg vil ikke skælde det her ud. Godt overblik. Enkelt. Ufatteligt at man kan samle så mange ting i én portal. Jeg synes virkeligt, at det er en god løsning. Jeg kan ikke finde på noget at brokke mig over. D3, stor virksomhed Side 10

15 GENERELT Det her er meget pænere og mere overskueligt. Det er ok det her. Fx ift. indkomstregisteret. Og det går hurtigt. Den er lynhurtig, når jeg trækker lister. Og det med, at jeg kan gøre listerne længere. D24, VEU administrator Jeg er på virk.dk engang imellem. Der er efteruddannelse meget mere overskuelig. Det er nemt at finde det, du har brug for. På de andre sider skal man lede efter tingene nogle gange. Det her (/admin) har forbedret vores arbejdsgange meget. I starten var man skeptisk, men det har gjort det gange nemmere. Jeg kan slet ikke forestille mig ikke at bruge det. D27, skoleadministrator Det er nok på plan med NemRefusion den er heller ikke specielt nem.. Der er også rigtig mange punkter man skal igennem og have læst.. D13, lille offentlig organisation Side 11

16 Flows: efteruddannelse.dk Fremsøgning af kursus FORSIDE Forsiden opleves generelt simpel og overskuelig. Erfarne deltagere benytter typisk blot søgefeltet og login på forsiden. 5 Den er umiddelbart nem og overskuelig. Man kan se det, man skal bruge. Og de søgefunktioner er faktisk nemme at bruge. D17, kursist Enkelte deltagere har tidligere læst vejledninger og/eller set videoer og er glade for disse. Det er generelt tydeligt for deltagerne, hvor de kan læse indhold som vil være relevant for deres baggrund (administrator, kursist etc.)..id: 11 (F). En kursusadministrator savner information om, hvordan hun skal forholde sig, hvis en kursist selv tilmelder sig, og kursusadministratoren dermed mangler essentielle rettigheder ift. kursisten. Jeg har set deres præsentationsvideo igennem 2 gange. Den er fin. Fortæller det, man skal vide. Den giver de oplysninger, den skal. Og gør det på en præsentabel måde. D6, mellemstor virksomhed Tilføj evt. information til kursusadministratorer om muligheder og begrænsninger ved, at kursister selv tilmelder sig vs. når kursusadministratoren tilmelder kursisten. 5 På forsiden bruger jeg ikke andet end søgefeltet eller login.. Enkelte gange har jeg været nede og søge på regler.. Jeg bruger generelt ikke det i bunden (portal, e-guides..) D1, stor virksomhed Den ser da meget venlig og overskuelig ud. Der står ikke alt for meget, og den er delt op i rubrikker D18, enkeltmandsvirksomhed Den virker lidt kommunal Jeg kan dog godt lide at den er forholdsvis simpel D15, kursist Den er umiddelbart nem og overskuelig. Man kan se det, man skal bruge. Og de søgefunktioner er faktisk nemme at bruge. Der er ikke så meget at vælge imellem. Problemet er, hvis der er 1000 ting. Her starter man med at søge D17, kursist Jeg kan umiddelbart ikke lige se hvordan man kan få en oversigt over, hvad der er at tilbyde sådan en som mig, med mindre jeg skal søge specifikt på noget D5, mellemstor virksomhed Jeg kan se det er efteruddannelse fra undervisningsministeriet.. Og der er noget for virksomheder, kursister, uddannelsessteder og a- kasser.. Det virker ganske overskueligt D10, stor offentlig organisation Side 12

17 .ID: 12 (BP). Brugeroplevelsen relateret til guides og vejledninger lider i begrænset grad under døde links. Fx ift. linket Medarbejdersignatur. Sørg jævnligt for automatisk linktjek..id: 13 (BP). Enkelte uerfarne kursister og kursusadministratorer tror fejlagtigt, at de finder indgange til selvbetjeningsløsninger i undermenupunkterne i de 3 søjler med guides og vejledninger. Det vil fx sige, at de klikker på den interaktive guide VEU-ansøgning, når de ønsker at udfærdige en VEU ansøgning. Mindst én deltager forventer eksplicit, at det øverste grafikelement (fx Interaktive e-guides ) i hver søjle er adgangen til guiden / vejledningen, mens de underliggende punkter er adgange til selvbetjeningsløsningerne. Deltagerne finder dog typisk efter lidt tid ud af, at de blot ser en guide. Vejledninger og support har vi garanteret også været inde at bruge. Og VEU-ansøgning, har vi nok også klikket på. Der vil jeg tro, at der kommer noget, hvor vi skal trykke Det vil jeg gøre som noget af det første. Det er noget i den retning, jeg skal ind på. D20, enkeltmandsvirksomhed Jeg loggede vel ind. Så gik jeg ned i virksomhed (hjælp til virksomhed). (Leder tøver). Nu kan jeg ikke engang finde kurset. (Fortabt i guides). Så kommer guides, det har vi ikke tid til. (Leder efter mulighed for at søge om VEU godtgørelse klikker på link til interaktiv guide) Jeg skal bare have den ansøgning, hvor jeg skal skrive. (Forstår ikke, at det er en guide) Det her er ligesom en brugsanvisning. Det er det sidste, man bruger. D8, lille virksomhed Jeg vil gerne direkte til VEU godtgørelse. Det kan jeg ikke. Jeg er nødt til at logge ind. Her på forsiden er det en guide. Jeg har set dem før. Dem kunne jeg ikke rigtig bruge til noget. Ikke til at komme ind med i hvert fald. D17, kursist Tydeliggør at alt indholdet under de 3 søjle-overskrifter er guides og vejledninger dvs. ikke blot de grafisk fremhævede søjle-overskrifter. Fx ved at nedtone overskrifterne visuelt, så de ikke ligner knapper. KURSUSSØGNING Typisk giver deltagerne udtryk for, at de har forholdsvist nemt ved at fremsøge de ønskede kurser. Søgemaskinens søgeforslag benyttes i nogen udstrækning, og især muligheden for at benytte kviknumre modtages godt. Side 13

18 .ID: 14 (BP). Det forvirrer dog, at brugeren er nødt til at trykke på Enter knappen 2 gange eller klikke Søg, før søgningen påbegyndes. Den er ikke altid rigtig god (om søgefunktion). Den finder ikke det, jeg gerne vil have. Den finder ikke noget flødekage (søger efter testkurset moderne flødekager). Man skal trykke søg. Jeg trykkede Enter. D6, mellemstor virksomhed Påbegynd søgningen direkte, når brugeren vælger søgeforslag..id: 15 (MP). Deltagerne beskriver, hvordan de til tider har svært ved at finde de rette (eller alle relevante) kurser. Der gives forskellige grunde hertil. Nogle deltagere kommenterer, at søgemaskinen tilsyneladende returnerer irrelevante resultater fx får en deltager ved søgning på moderne flødekager i Nordjylland udelukkende resultater relateret til moderne (dvs. eller søgning). Deltageren er ikke i stand til at se relevansen af resultaterne, da oversigten ikke viser hvilke søgeord, som er fundet, eller den kontekst de fremfundne søgeord indgår i (som vist på eksemplet forneden). Det er mærkeligt, at der er alle mulige andre kurser herinde. D19, enkeltmandsvirksomhed Problematikken optræder også, såfremt et kursus ændrer navn, eller hvis der benyttes forskelligartet navngivning til relaterede kurser, hvor kursustitlen alene ikke er sigende. 6 6 Jeg ved ikke hvordan jeg finder nogle relevante kurser, med mindre jeg søger på noget specifikt [..] (bliver hjulpet til Søg på kategori) [..] Ja, her var noget.. Jeg ved dog ikke, om jeg skal søge på AMU, VEUD, GVU og Deltid eller VVU og diplom? D5, mellemstor virksomhed Det fungerer fint. Altså, skolerne skal tænke over det kan være lidt irriterende flere skoler kan godt udbyde et kursus, der har det samme navn. Hvis den ene skole sætter en bindestreg foran, så kan det være svært at søge frem. Nogle laver forkortelser Det kan være svært at få alle kurserne op, når man søger. D3, stor virksomhed Side 14

19 Det er irriterende, at de blander efteruddannelse og alm. uddannelse. Hvis en kunde ringer og siger, jeg vil gerne have kursus i efteruddannelse, så kommer 7 sider frem med alle uddannelser. Man skulle kunne grænse det lidt af, så det var efteruddannelse. D25, skoleadministrator Nogen gange er søgefunktionen svær at bruge hvis man ikke ved præcis hvad kurset hedder D1, Stor virksomhed Jeg var inde og søge på et kursus i dag til en kollega, der ønsker at få uddannelse som lager eller logistik assistent. Man har ændret navn fra det kurset hed til noget nyt fancy. Det var IT-brugerbaseret, hvor man har ændret navn til noget andet. Så sidder jeg der og tænker, det ville være rart, hvis jeg vidste det. Det har jeg oplevet et par gange. D16, tillidsmand Overvej at vise 1-2 linjers uddrag af den fremsøgte tekst i resultatoversigten, så konteksten for søgeordet (-ene) fremgår. Opmærk hvert kursus med typisk brugte søgeord for kurset samt med evt. tidligere kursusnavne. Overvej at give mulighed for at se lignende kurser, som det sker, når kurser føjes til kurv. Overvej (såfremt det ikke allerede er tilfældet, fx ifm. kategoriseringen af indhold til Kursusoversigten) at lade skoleadministratorerne tage udgangspunkt i prædefinerede navne og kategorier i forbindelse med kursusoprettelsen og redaktionelt at ensrette kursusnavngivningen.id: 16 (BP). En tillidsrepræsentant beretter, at søgemaskinen periodisk reagerer langsomt. Ind imellem er den for langsom, hvor den bare står og søger og søger. Om den er for langsom, eller der er for mange på, det ved jeg ikke. D16, kursist (tillidsrepræsentant) Undersøg hvorvidt søgemaskinen fungerer som intenderet på alle tidspunkter, fx i spidsbelastningsperioder. Der er et eller andet med, hvis man skal ind på et specifikt kursus, så kan der være flere afarter. Så kan det være en kamp at finde det rigtige. D8, lille virksomhed Side 15

20 KURSUSOVERSIGT Kursusoversigten modtages positivt. Enkelte deltagere efterspørger kursusdatoer på dette niveau, men erkender samtidig, at det er en udfordring, da der kan være flere hold på kurset, og dermed flere mulige datoer. I stedet benytter deltagerne startdato og slutdato som filtrering til at finde frem til et relevant kursus. Filtrering modtages ligeledes fint. Typisk er deltagerne interesserede i at indsnævre deres søgning ud fra startdato, slutdato samt kommune. Jeg ved ikke, hvad garantikursus er. Det er ikke noget, jeg plejer at blive spurgt om. (Ser mouse over) Ja ok. D4, mellemstor virksomhed.id: 17 (MP). Det er som tidligere nævnt ikke tydeligt for alle deltagere, hvad forkortelserne AMU, VEUD, GVU, Deltid samt diplom dækker over. Det er ligeledes ikke klart for alle deltagere, hvad der menes med pristillæg og garantikurser. Nogle deltagere overser muligheden for at få hjælp via mouse-over. Giv via? ikon brugeren mulighed for at læse mere information om, hvad de forskellige uddannelsestyper dækker over. Præsenter ligeledes informationen om garantikurser og pristillæg med? ikon, så informationen tilgås på samme måde undervejs i løsningen..id: 18 (BP). Vælges en startdato på kurset i fx december, kan det undre, at brugeren stadig er nødt til at navigere fra dags dato til december i slutdato. Typisk tilpasses datovisningen automatisk på baggrund af brugerens valg - vælges startdato i december, da vil kalenderen automatisk sørge for, at en slutdato før december ikke kan vælges. Tilpas kalenderes slutdato efter valgte startdato, så brugeren kun tilbydes valide datovalg. Side 16

21 KURSUSBESKRIVELSE Kursusbeskrivelserne modtages overordnet positivt. Typisk er deltagerne interesseret i dato og tidspunkt, sted, pris, antal ledige pladser samt en kursusbeskrivelse. Deltagerne mener således, at de her har de oplysninger, de har brug for. 7 Jeg vil gerne vide, hvad man får ud af kurset, og hvad det koster. Så, jeg synes faktisk, det er meget godt det her. Der er også et kort, så man kan se, hvor det er. Det er fint D10, stor offentlig organisation Jeg synes egentlig hvad jeg lige kan huske, så har det været ualmindeligt godt. Der står de ting, man har brug for. Jeg kan ikke huske, at der er noget, jeg har været i tvivl om. D17, kursist Deltagere med mindre erfaring i tilmelding til kurser, studser generelt mere over beskrivelser eller oplysninger her, end erfarne brugere gør..id: 19 (BP). Før tilmeldingsknappen fremgår teksten Hvis du vil tilmelde dig et enkelt fag, så henvend dig til uddannelsesstedet. Teksten er formegentlig ikke relevant ift. enkeltkurser, men kun for åbne værksteder..id: 20 (MP). Én selvstændig erhvervsdrivende kommer ved en fejl til at vælge et hold, hvor der ikke er flere ledige pladser. Deltageren forstår i nogen tid ikke, hvorfor der intet sker, når han klikker på Tilmeld nu knappen. Derefter opdager deltageren den forklarende mouse over-tekst og fortsætter. Overvej at fjerne fuldt bookede hold fra drop down-menuen, så brugerne udelukkende præsenteres for valide valgmuligheder. Alternativt eksplicitér forklaringen på den inaktive tilmeldingsknap via overlay, hvis brugeren klikker på knappen. Angiv desuden hvad brugeren skal gøre for at komme videre. 7 Hvorhenne det er, hvor det er, og om der er ledige pladser. Der står det hele. D8, lille virksomhed Side 17

22 Åbent værksted Deltagerne finder siden teksttung, men forstår samtidig princippet i, at teksten er opdelt i forskellige fag. Der er lige lovligt meget. Der står en hel del. Under den som hedder fag, er den en hel masse informationer. Der er lige lovligt meget. Jeg ville aldrig sidde og læse alt det her igennem. D14, kursist.id: 21 (BP). Såfremt man er interesseret i at læse mere om et fag, er man nødt til manuelt at scrolle til beskrivelsen af faget. Lav tekstankre fra fagtitel til fagbeskrivelse. Dvs. at siden ved klik på fagtitel scroller ned til fagbeskrivelsen..id: 22 (BP). Det kan i oversigten være en smule problematisk at se hvilket fag, der hører til hvilken dag, da fagnavne og ikoner ikke præcist flugter, og da listens indhold visuelt flyder en smule sammen. Den visuelle præsentation af sidestillede kolonner med sammenhørende informationer bør generelt optimeres, så det altid tydeligt fremgår, hvilke informationer der hører sammen. Tilføj fx baggrundsfarve på hvert andet fag, således at der nemmere kan skelnes mellem fagene (se eksempel)..id: 23 (BP). Teksten Læs mere om kurset på UddannelsesGuiden i forbindelse med de enkelte fag kan skabe tvivl om, hvorvidt der linkes til kursus- eller faginformation samt i værste fald skabe tvivl om forståelsen af termen fag vs. termen kursus. Ensret brugen af begreberne fag og kursus.id: 24 (BP). For nogle er det ikke tydeligt, hvordan de tilmelder sig til et af fagene på listen. Det er ikke klart, at man først skal vælge fag i selve tilmeldings flowet. Således prøver en deltager gentagne gange at tilmelde sig via det enkelte fag her på siden, ved at klikke på! ikonet. Tydeliggør gennem beskrivelsen og præsentation hvor i flowet man vælger fag. Side 18

23 Tilmelding til kursus (kursist) Generelt har kursisterne nemt ved at gennemføre tilmeldingen til kurser. Hovedparten af kursisterne formår at tilmelde sig et kursus uden ekstern hjælp. (Bemærk Der tages i nedenstående afsnit udgangspunkt i skærmbilleder fra kursisters tilmelding til ordinære kurser. Der suppleres efter behov med skærmbilleder fra tilmelding til åbne værksteder og for selvstændige.) ID og log ind.id: 25 (BP). Slutprisen for deltagere med videregående uddannelse ses ikke af alle kursister. Teksten fremstår en smule diskret, og det er ej tydeligt for alle kursister, at der ligger et link til den fulde pris. Slutprisen kan derved komme som en negativ overraskelse senere i tilmeldingsforløbet. Nåh, nu er der kommet en ny pris på det hele. 673 kr. (Læser tekst). Det er ikke sikkert, at jeg har ret til at få et tilskud. Så det koster 182 kr. Jeg har valgt en anden form for udd. Så skal de først afgøre, om det tæller som en faglært udd. Eller ej. D14, kursist (Trin 4) Så står der hernede (læser beskrivelse om videregående uddannelse). Det kunne godt være lidt tydeligere, det betyder alligevel en merpris på 900 kr. - altså jeg kan godt se at forklaringen står der, og endda med rødt, men det er meget småt D15, kursist Placer linket til den fulde pris direkte under den samlede normpris (se eksempel). Side 19

24 Den ligner umiddelbart de andre, jeg har prøvet af de her tilmeldings sites. Jeg ved ikke, om det er den samme, men der var i hvert fald de her 5 valgmuligheder. Og så er det jo bare her, jeg skal vælge medarbejder og så logge ind [ ] Nå, det virkede ikke (virksomheden betaler). Så vælger jeg bare mig selv, og så går jeg ud fra, at jeg senere i processen kan vælge en alternativ faktureringsadresse til min virksomhed. D15, kursist.id: 26 (BP). For en enkelt kursist er det ikke klart, hvem der betaler forløbet. Deltageren antager, at hans arbejdsgiver betaler, men efter login og angivelse af virksomhedens CVR nummer, får han en fejlmeddelelse om, at virksomheden ikke har givet tilladelse til, at han på deres regning kan tilmelde sig kurset. Deltageren går efterfølgende tilbage og retter tilmeldelsen til egen betaling, og forventer så, at han senere i forløbet kan angive virksomheden som faktura adresse. Overvej at afhjælpe tvivl om betaling ved at tilføje uddybende tekst i en boks under radio-valget. (Som det ses under Jeg deltager i uddannelsen som medarbejder radio-valget. Åbent værksted.id: 27 (BP). Kursisterne har typisk ikke tidligere prøvet at tilmelde sig et åbent værksted, og det er ikke tydeligt for alle, hvornår i processen de skal vælge fag. Således giver en kursist her udtryk for bekymring om, hvorvidt hun har overset fagvalget på kursusbeskrivelsessiden deltageren klikker tilbage og undersøger, om hun skulle have valgt fag tidligere i processen. Vent med at angive start- og slutdato for kursets periode til trin 2 i tilmeldingsflowet (hvor datovalg også figurerer, men her sammen med valg af fag, hvilket giver mere mening for brugeren). Gør det samtidig tydeligt for brugeren, at fagvalget sker senere i flowet. Side 20

25 TRIN 1: ARBEJDSPLADSEN.ID: 28 (BP). Kursisterne (og én selvstændig) kan generelt ikke huske deres virksomheds CVR nummer. I den forbindelse undrer de sig over, at systemet ikke husker tidligere anvendte CVR numre. Typisk vil det være det samme CVR nummer og de samme faktureringsinformationer, som kursisterne benytter fra tilmelding til tilmelding. (Leder efter CVR nummer) Nåh, det kan jeg se på min lønseddel, at det står her ikke. Jeg vil kontakte min arbejdsgiver. Jeg kan jo ikke komme videre uden at taste mit CVR nummer ind. D14, kursist Så skriver jeg firmaets CVR nummer. Og der kunne jeg godt tænke en forløber. Jeg kan aldrig huske vores CVR nummer. Det ville have været dejligt, hvis der var en boks (Med forslag knyttet til navne). D16, tillidsmand Angiv link til CVR.dk Lad systemet huske de senest anvendte CVR numre og foreslå disse som valgmuligheder (fx via drop down-menu). Alternativt giv via Husk mine valg tjekboks brugeren mulighed for at gemme sidens oplysninger som default valg. TRIN 2: VALGTE KURSER Siden virker enkel og overskuelig for kursisterne. De overser dog også her i nogen grad link til og beskrivelse af fuld pris for kursister med videregående uddannelse. Side 21

26 Åbent værksted (her ses samme trin, hvor kursusformen åbent værksted i stedet er valgt) Det kan undre, at det er muligt at angive dato for kursusforløb igen på dette trin. Det giver dog mere mening for kursisterne, at angive dato for kursus sammen med fag, og de forstår, at de efter valg af dato skal vælge fag..id: 29 (BP). Det modtages positivt, at man ved at klikke på i ikonet kan se, hvilke datoer man kan melde sig på forskellige fag. Selve listen med datoer og fag opleves dog - som beskrevet på kursusbeskrivelsen for åbent værksted - noget uoverskuelig. Det er grundet den visuelle opstilling svært for deltagerne at se, hvilke datoer der relaterer sig til hvilke fag. Den visuelle præsentation af sidestillede kolonner med sammenhørende informationer bør som tidligere nævnt generelt optimeres, så det tydeligt fremgår, hvilke informationer der hører sammen..id: 30 (BP). Kursisterne undrer sig ligeledes over, at alle fag på det anvendte testkursus har samme start/slut dato - konceptforståelsen for åbent værksted er ikke klar. Præsentationen af separate datoer ud for de enkelte fag indikerer, at datoerne kan variere fra fag til fag, hvilket gør det sværere for brugerne, at skanne og overskue indholdet. Såfremt alle start- og slutdatoer er ens, vil det være mere meningsfuldt at angive disse datoer som en generel information øverst i listen i stedet for at skrive datoerne specifikt ud for de enkelte fag. Valg af fag opleves af kursisterne som overskuelig. De har et godt overblik, og har typisk nemt ved, at gå ind og vælge specifikke datoer for kursusforløbet via kalenderen til højre. Det er positivt, at kalenderen fremhæves ved valg af fag, da den er med til at drage kursistens fokus hen på dennes næste valg. Kursisterne har nemt ved at vælge dato. Side 22

27 .ID: 31 (MP). Det kan undre, at tilmeldingen kan fortsættes uden valg af fag, da det ikke fremgår, hvad konsekvensen af manglende fagvalg er. Såfremt brugeren fortsat kan gennemføre tilmeldingen uden at vælge fag, bør brugeren adviseres om det videre forløb samt gives kontaktinformation til kursusstedets repræsentant med henblik på at iværksætte valget af fag. Side 23

28 TRIN 3: PERSONLIGE OPLYSNINGER.ID: 32 (MP). Det er umiddelbart uklart for kursisterne, hvad og mobilnummer bruges til, og hvilke informationer de kan forvente at modtage. Kursisterne ser således ikke umiddelbart en personlig fordel i at give deres kontaktinformationer, og flere vælger derfor som udgangspunkt ikke at angive og mobilnummer. Jeg synes umiddelbart ikke og mobiltelefonnummer har de ikke noget at bruge til (indtaster ikke). Jeg vil gerne have det tilsendt per . Så derfor indtaster jeg min alligevel. D17, kursist Problematikken forstærkes af, at det ikke tydeligt fremgår, om kontaktinformationerne skal udfyldes af alle, eller blot af kursister bosat i udlandet. Revider teksten koblet til og mobilnummer, så formålet med informationerne fremgår. Tydeliggør hvorvidt kontaktinformationerne skal udfyldes af alle, eller blot af kursister bosat i udlandet. Tilføj ligeledes mulighed for at læse mere om hvilke oplysninger og adviseringer, der kan forventes ved SMS tilmelding. Det er dog udmærket, at man senere i forløbet bliver advaret om, at man skal huske at angive en / et mobilnr., såfremt man afkrydser, at oplysninger skal sendes pr. mail / SMS..ID: 33 (BP). Det kan undre, at systemet har behov for brugerens angivelse af, hvorvidt brugeren har fast bopæl i Danmark. Denne information er at finde i cpr-registeret, og brugerens cpr-nummer er kendt ifm. login med NemID. Fjern unødvendige spørgsmål, herunder spørgsmål hvor svaret i forvejen er kendt (fx bopæl) Side 24

29 Kursister og selvstændige har generelt nemt ved at angive deres uddannelsesmæssige baggrund. ID: 34 (KP). Enkelte er dog usikre på, eller ikke klar over, hvordan de klassificerer deres uddannelse, fx landmand eller hundefrisør. Jeg ved ikke, om jeg har en videregående udd. Jeg er landmand. Det er vel en mellemlang uddannelse. Som en håndværker. Jeg skal nok betale fuld pris. D19, enkeltmandsvirksomhed Jeg leder efter en, hvor der står gymnasial udd. Den er der ikke. Så er det vel ufaglært? Næh jeg kan vælge den her Anden udd.. Jeg skriver handelsskole. D14, kursist Enkelte kursister vælger bevidst et lavere uddannelsesniveau, for at opnå et billigere kursus. Jeg har kollegaer, som har en videregående udd. Så er det en anden pris pludselig. Så starter hele processen Uha uha. Så vil de ikke betale. Så stiger priserne 10 gange. Vi har hos os nogle ingeniører fra udlandet, som går i ufaglærte stillinger. Hvis de snakker om det og åbner munden, så bliver det en anden pris. D16, tillidsmand Placer et link til uddannelsesguiden.dk, hvor man har mulighed for at læse mere om de forskellige ungdomsuddannelser, videregående uddannelser samt voksen og efteruddannelser. (Se også ID: 56) Side 25

30 Selvstændig.ID: 35 (MP). Såfremt en selvstændig undervejs i processen beslutter sig for at modtage oplysninger per , og først derefter vælger at indtaste sin adresse, opstår det problem at indtastningsfeltet blev låst, da den selvstændige valgte pr. . Brugeren får med andre ord at vide, at adresse skal indtastes, men har ikke mulighed for at gøre dette. Undlad at låse indtastningsfeltet ved valg af pr. Side 26

31 TRIN 4: INDKVARTERING.ID: 36 (MP). Kursisterne benytter generelt ikke indkvartering. Typisk søger de kurser i nærområdet. Det er på siden her ikke tydeligt for kursisterne, om uddannelsesstedet er under eller over 60 km fra bopæl. Det forudsætter, at de husker adressen fra trin 2, hvilket oftest ikke er tilfældet, eller at de klikker på ja, hvorefter uddannelsesstedet vises..id: 37 (BP). Det undrer nogle kursister, at de præsenteres for valg om indkvartering, når uddannelsesstedet ikke tilbyder indkvartering. Der står jo ønsker du tilbud om indkvartering? Og så står der hernede, uddannelsesstedet tilbyder ikke indkvartering.. Det burde man vel kunne kode sig ud af, at man ikke fik det valg D15, kursist Uddannelsesstedets adresse bør fremgå ifm. spørgsmålet om afstand til bopæl. Alternativt kan spørgsmålet omdefineres til udelukkende at omhandle særligt vanskelige transportforhold (forudsat at kursistens bopælsadresse automatisk kan trækkes via CPR-registeret). Spørgsmål relateret til kost og logi bør kun fremkomme såfremt relevante. I stedet bør kursisten blot oplyses om, at uddannelsesstedet ikke tilbyder indkvartering. Side 27

32 TRIN 5: TILMELDINGSRESUMÉ Overordnet er kursisterne positivt stemte overfor tilmeldingsresuméet. Kursisterne er typisk interesserede i at få tilsendt en tilmeldingskvittering til deres . Flere nævner i denne forbindelse, at de ikke mener, de før har set muligheden for, at modtage en kvittering. Det synes jeg aldrig, jeg har set. Det er da super. Det er noget nyt. Det er super. D16, tillidsmand Omvendt er kursisterne ikke interesserede i, at læse skolens betingelser for tilmelding - således vil de blot acceptere, og klikke videre (Læs mere herom ifm. tilmelding for kursusadministratorer). Side 28

33 TRIN 6: KVITTERING Generelt opfattes kvitteringen som fin. Kursister som er interesseret i, at søge VEU godtgørelse og befordringstilskud, har nemt ved at starte processen herfra. Knappen fremstår tydelig..id: 38 (F). En kursist forventer, at den mail han modtager med kvittering for tilmelding vil indeholde link til at fortsætte processen med ansøgning om VEU og befordringsgodtgørelse. Hvis jeg forlader siden nu, så går jeg ud fra, at jeg kan fortsætte min ansøgning om VEU og befordringsgodtgørelse på hvilket som helst tidspunkt via den mail, jeg nu har fået tilsendt. Men jeg ved det faktisk ikke. D15, kursist Tydeliggør at VEU og befordringsgodtgørelse kan søges fra virksomhedssiden og (hvis tilfældet) via tilsendt kvitteringsmail angiv desuden ansøgningsfristen..id: 39 (MP). Har man tidligere tilmeldt sig kurset, vil man først på kvitteringssiden få oplyst, at det ikke er muligt at tilmelde sig, da der allerede findes en holdplacering for denne person - dette til trods for, at CPR oplysninger angives allerede på trin 1. Såfremt en holdplacering allerede findes, bør kursisten oplyses herom allerede ifm. login med NemID eller indtastning af CPR nummer (såfremt kursisten ikke logger på med NemID) Side 29

34 Tilmelding til kursus (Kursusadministrator) Generelt har kursusadministratorerne ganske nemt ved at gennemføre tilmeldingsprocessen. Dette gælder både for erfarne og uerfarne brugere af erfteruddannelse.dk. Systemet er meget fra a å. Det er nogen (informationer), vi skal ligge inde med. Den beder ikke om noget, man ikke allerede burde vide. D6, mellemstor virksomhed ID OG LOG IND Kursusadministratorer er generelt ikke i tvivl om, hvordan de skal logge på ifm. tilmelding af kursister. ID: 40 (KP). Enkelte uøvede kursusadministratorer (fra en mindre og en mellemstor virksomhed) vælger dog medarbejder-login frem for login som kursusadministrator, da de skal tilmelde en (anden) medarbejder til et kursus. Kursusadministratorerne opdager ikke umiddelbart selv fejlen. Det kan med fordel ekspliciteres, at kursusadministratorer tilmelder andre medarbejdere. Fx via teksten Jeg tilmelder en kollega på vegne af virksomheden (kursusadministration). (Bliver gjort opmærksom på fejlvalg) Nå ja.. Jeg var lige lidt for hurtig.. Der står jo medarbejder.. Så ville jeg vælge virksomhed D10, stor offentlig organisation Placer valget til kursusadministratorer øverst. Jeg sidder som administrator som en medarbejder. Jeg vil logge ind som medarbejder. D4, mellemstor virksomhed Side 30

35 ID: 41 (KP). Flere kursusadministratorer får en fejlbesked efter at have forsøgt at logge ind med egne oplysninger via linket Log ind med medarbejdersignatur. Det er ikke tydeligt for kursusadministratorerne, hvad fejlen består i fx om de har anvendt det forkerte login, eller om de mangler rettigheder? Fejlboksen siger, at kursusadministratoren skal anvende en medarbejdersignatur, mens fejlteksten på efterfølgende side siger, at kursusadministratoren mangler rettigheder. Denne boks ses/nærlæses typisk ikke af kursusadministratorerne, og derfor er de ikke klar over, hvad de nu skal stille op. Det skete også sidst. Derfor tænker jeg, at jeg ikke er den rette til at deltage i denne test, jeg gør åbenbart et eller andet forkert. Det gjorde sidst, at jeg tænkte nu gør jeg ikke noget rigtigt, så jeg bliver ikke meldt til [...] Jeg bliver skide irriteret, fordi jeg ikke ved, hvem jeg skal tage kontakt til. Jeg ville enten ringe til uddannelsesstedet, eller lukke ned og prøve forfra. D5, mellemstor virksomhed Ensret formulering i fejlboks og fejltekstfelt således, at kursusadministratoren er klar over, hvad den reelle fejl er. Giv ifm fejlbeskeden kursusadministratoren direkte kontaktinformation til support, som kan hjælpe denne videre ifm. tilegnelsen af den korrekte medarbejdersignatur / rettighed. Side 31

36 TRIN 1: VALGTE KURSER Kursusadministratorer har nemt ved at angive antal kursister. Uerfarne kursusadministratorer overser dog (som det var tilfældet for kursister) i flere tilfælde den fulde pris for kursister med videregående uddannelse. Åbent værksted Det er positivt, at brugeren oplyses om, at valg af fag sker senere i tilmeldingen, og kursusadministratorerne bemærker oplysningen..id: 42 (BP). Det fremgår dog ikke, hvornår i tilmeldingen fagvalget finder sted. Præciser at valget af fag sker ifm. navngivning af kursister - således forsikres brugeren i, at valget af fag ikke er en del af den indledende 3-trins tilmelding..id: 43 (F). En tillidsmand beretter, at han på uddannelsesstedets opfordring typisk ikke tilmelder kursisten til noget fag, men i stedet blot tilmelder kursisten til det åbne værksted. Det fremgår dog ikke, hvordan processen er, såfremt kursusadministratoren ikke vælger et fag. Normalt får jeg at vide af skolerne - lad være med at vælge noget (fag), lad kursisten snakke med underviseren. Så det er meget sjældent, at jeg gør det. D16, tillidsmand Overvej at tilføje et? ikon med uddybende information om mulighederne for at vælge fag undervejs i processen. Prisen kan på nuværende tidspunkt ikke beregnes, da fag ikke er valgt. I praksis betyder det, at kursisterne bliver tilmeldt åbent værksted, uden at administratoren kender prisen. Kursusadministratorerne lader dog ikke til at opfatte dette som et problem. Side 32

37 TRIN 2: TILMELDINGSRESUMÉ Siden fungerer udmærket. Flere kursusadministratorer giver dog (som kursisterne) udtryk for, at de ikke gider læse skolernes betingelser for tilmelding. Hov, den havde jeg ikke set. Det var noget af det jeg snakkede om indledningsvis, at jeg savnede sidst jeg tilmeldte mig. [ ] Jeg accepterer, og klikker videre - uden at læse betingelserne. (Griner). D5, mellemstor virksomhed Enkelte kursusadministratorer giver udtryk for, at de ikke før har bemærket muligheden for, at tilmelde sig en kvittering. Muligheden modtages generelt positivt. Én finder den overflødig. 8 Tilmeldingskvittering? Det synes jeg aldrig, jeg har set. Det er da super. Det er noget nyt. Det er super. Problemet kan være, at nogle få kollegaer ikke har mail. Der bruger de vores andres. Der kunne det være pr. sms også. Så kunne man sætte flueben. D16, tillidsmand 8 Jeg så den godt (Tilmeldingskvittering), men der havde jeg trykket på den anden. (Bekræft tilmeldingen). D8, lille virksomhed Det med tilmeldingskvitteringen er nyt. Det vil jeg ikke sige, at jeg har behov for. Jeg får sku mail nok. D3, stor virksomhed Side 33

38 Åbent værksted.id: 44 (MP). Kursusadministratorerne gider ikke læse tilmeldingsbetingelser. Enkelte giver udtryk for, at det jo bare er noget, man skal acceptere. Teksten indikerer ikke, at det i høj grad er økonomiske forhold relateret til fx framelding og udeblivelse, som står beskrevet i betingelserne. Tydeliggør, at brugeren accepterer tilmeldings- og betalingsbetingelser ifm. framelding og udeblivelse fra kursus Side 34

39 TRIN 3: KVITTERING Kursusadministratorerne er tilfredse med kvitteringen. De ser med det samme knappen til navngivning af kursister, og vil i den forbindelse straks gå ind og navngive kursisterne. Jeg har, det jeg skal bruge. D3, stor virksomhed Så ser jeg linket til at navngive kursister. Der vil jeg så klikke, så jeg kan navngive dem nu, og ikke skal ind og finde holdet igen senere. D5, mellemstor virksomhed Åbent værksted.id: 45 (BP). Det kan på kvitteringen for åbne værksteder undre, at valg af start og slutdato kan redigeres. Kursusadministratoren har endnu ikke haft lejlighed til at vælge/ændre fag, og har derfor ikke noget incitament til at ændre de allerede valgte datoer. Fjern muligheden for at redigere startog slutdato på kvitteringssiden. Side 35

40 Min side / Virksomhedens side KOMMENDE KURSER Der kan jeg se alle de 3 breve, jeg har fået. Der er en historik over, den dag fik jeg en sms, og så et brev og et mere. Og kursusdetaljer. Der er først nu i dag, at jeg har siddet og læst, hvad kurset går ud på. D14, kursist Min side. Den er fin. Der står hvilke kurser, jeg har afholdt. Og der kommer kommende kurser. D16, tillidsmand Kursister: Kursisterne sætter pris på oversigten over kommende og afholdte kurser, om end flere ikke har set siden før. Modsat kursusadministratorerne, har kursisterne ifm. kvitteringen i tilmeldingsprocessen slutteligt klikket på Ansøg VEU godtgørelse og befordringstilskud. Derved er kursisternes formål på siden her primært at danne sig et overblik over kommende kurser samt søge VEU godtgørelse og befordringstilskud..id: 46 (BP). Kursisterne forstår at gå til ansøgning om VEU godtgørelse fra siden her, om end linket Ingen aktive i sit ordvalg er meget neutralt. Kursisterne kigger (som kursusadministratorerne) efter handlingsorienterede links og knapper, der kan guide dem videre i flowet. Nu kom jeg ind som mig selv. Jeg skal se, hvilket kursus jeg har været med på. Og jeg kan se, at jeg har været med på 8 før. Jeg har fundet 1 kursus, jeg er tilmeldt. Jeg kan se her, der står ansøgning. Den er meget svær, hvis man ikke har været inde før. Men jeg ved, at jeg skal trykke på det her link. Men det ved man ikke, hvis det er første gang, man kommer ind. D17, kursist Omskriv overskriften Ansøgning til VEU og befordring. Ekspliciter de forskellige statusser herunder, fx omskrivning af Ej relevant til Mangler oplysninger såfremt dette er tilfældet, og Ansøg fremfor Ingen aktive. Side 36

41 ID: 47 (KP). Såfremt kursisten ikke allerede har valgt fag til et åbent værksted ifm tilmeldingsprocessen, er det yderst problematisk at gøre dette fra Kommende kurser. Kursisten oplyses i hjælpeboksen om, at man skal klikke på linket Redigér, men oplyses ikke om, hvor linket Redigér befinder sig. Der gives ingen åbenlys mulighed for at vælge fag til åbent værksted fra siden. Ekspliciter for brugeren, hvor og hvordan fag vælges til åbne værksteder. Kursusadministratorer: Kursusadministratorerne benytter primært Kommende kurser, når de skal navngive kursister eller søge om VEU godtgørelse og befordringstilskud. Overordnet beskriver kursusadministratorerne siden som værende overskuelig og udmærket. Der står noget med at jeg skal navngive dem? Men jeg synes ikke der sker noget når jeg klikker på knappen? D10, stor offentlig organisation Særligt de uerfarne kursusadministratorer udviser dog nogen usikkerhed ift. at forstå, hvilke valg de kan træffe her mht. enkelt- og samlet navngivning / enkeltog samlet ansøgning. De er ofte ikke bevidste om, at de både kan angive oplysninger for en eller flere kursister ad gangen. I praksis betyder det, at de vælger navngivning / VEU ansøgning lidt impulsivt - deres valg vil oftest være samlet navngivning / samlet ansøgning, da disse links fremstår tydeligere og mere eksplicit beskrevet. Således anvender flere uerfarne kursusadministratorer samlet navngivning / ansøgning ved betjening af 1 eller 2 kursister. Side 37

42 .ID: 48 (MP). Ift. enkeltnavngivning virker det ikke logisk for de uerfarne kursusadministratorer, at de skal klikke på rediger, når de endnu ikke har angivet nogen kursister. Således er flere i tvivl om, om det nu også er det rigtige valg, de er ved at træffe, før de klikker på linket. Omskriv kolonneoverskriften Rediger til Navngiv/rediger. Omdøb også det underliggende link Redigér til Navngiv før brugeren har angivet en deltager - herefter bør linket omdøbes til Redigér. Dokumenter? Nææ.. Det ved jeg sku ikke. Det var nok der, jeg havde regnet med at finde det.. (bliver hjulpet til at finde linket) Ahh Ja, der står VEU, når man holder musen over. Jeg ved ikke, er det ikke almindeligt kendt, at man kalder det VEU eller befordringsgodtgørelse? Det kunne man godt have skrevet, så man vidste, at det havde noget med det at gøre. D15, kursist.id: 49 (MP). Ifm. enkeltansøgning om VEU godtgørelse og befordringstilskud, oplever flere kursusadministratorer kolonneoverskriften Ansøgning som værende for generisk - de leder typisk efter meningsbærende ord som VEU godtgørelse og befordringstilskud. Idet det ikke er tydeligt, hvad man ansøger, leder enkelte deltagere under Dokumenter og Kursusdetaljer. Det er derudover ikke klart for uerfarne kursusadministratorer (som kursister), hvad beskrivelsen Ej relevant dækker over. Beskrivelsen kan dække over flere situationer (fx at oplysninger mangler), men kursusadministratorerne skelner umiddelbart ikke mellem disse - de konstaterer blot, at det ikke er relevant at ansøge. Således risikerer nogle brugere at antage, at de ikke kan ansøge om VEU godtgørelse eller befordringstilskud, hvor de i virkeligheden blot mangler at angive en eller flere informationer ift. deres tilmelding, fx valg af fag. Omskriv (som for kursister) overskriften Ansøgning til VEU og befordring, og overvej, at eksplicitere de forskellige statusser herunder, fx omskrivning af Ej relevant til Mangler oplysninger såfremt dette er tilfældet, og Ingen aktive til Ansøg Side 38

43 ID: 50 (KP). Det kan undre, at kursister ved tilmelding til åbent værksted bliver oplyst om, at de (såfremt dette er tilfældet) endnu ikke har valgt fag, mens der for kursusadministratorer ingen oplysning fremgår herom. Det er tillige ikke tydeligt, hvordan kursusadministratorerne kommer i gang med at vælge fag til kursisterne. Tydeliggør hvordan valget af fag sker. Såfremt ingen fag er valgt, bør informationen fremgå under kolonnen fag, med et? ikon, som kan hjælpe kursusadministratoren med at få valgt fag til kursisten. Navngiv kursister (Kursusadministrator) ENKELT REDIGERING Overordnet fungerer siden udmærket..id: 51 (F). Kursusadministratorerne er generelt ikke i tvivl om, hvilke oplysninger de skal eller kan udfylde (således bemærker flere *skal udfyldes, om end denne fremstår noget nedtonet). Placér *skal udfyldes først i formularen over CPR nr. og tydeliggør med fed.id: 52 (MP). Nogle kursusadministratorer studser også her over oplysninger som kunderef og GVU elev. Derudover er det igen ikke tydeligt, hvad tilmelding til SMS indebærer. Angiv til hvilke formål og mobilnummer anvendes vha.? ikon ID: 53 (KP). En kursusadministrator beretter, at hun tidligere har prøvet at anvende SMS-funktionen, men uden succes, da kursisterne tilsyneladende ikke modtog nogen SMS. Hun er derfor holdt op med dette. Jeg prøvede, da jeg startede, at sætte nogle mobilnumre ind på vores kursister og sige, sms ønskes. Men de fik ikke nogen sms. Og så har jeg ikke prøvet det siden. D3, stor virksomhed Tjek at SMS-funktionen virker som intenderet Side 39

44 .ID: 54 (BP). En kursusadministrator for en stor virksomhed efterspørger, at tidligere anvendte informationer huskes, fx valget af arbejdsadresse. Kursusadministratorens virksomhed har mange forskellige P-numre, og administratoren er derfor nødt til at gennemse en lang liste for at finde det korrekte. Overvej at lad systemet huske brugerens tidligere valg.id: 55 (F). En kursusadministrator efterspørger, at spørgsmålet Har kursisten fast bopæl i Danmark per default er besvaret med ja, da kursisterne langt overvejende kommer fra Danmark. Overvej jf. evt. statistik at lade spørgsmålet om bopæl være besvaret med ja per default Her er der noget. Om det bare er mig eller vores butik. Vi har mange P numre. Det er vanvittigt. Det vil altid være hovedkontoret, jeg melder til og fra på. Det kunne jeg tossegodt tænke mig, at det altid var den, der stod der. Det kunne jeg godt have gavn af, at den stod der default. D3, stor virksomhed Vi har sommetider nogle flexjobbere, som jeg i princippet ikke ved hvilke uddannelser, de har. Jeg har måske ikke lige mulighed for at snakke med dem igen. Så skriver jeg bare, hvad jeg tror det er, og håber på at det går. Jeg savner nogle flere valg (ved dog ikke hvilke). D13, lille offentlig organisation En sætteskipper. Og jeg var i tvivl om, hvor jeg kunne finde informationen. D3, stor virksomhed Flere kursusadministratorer har været i tvivl om, hvilke uddannelsesmæssige baggrunde deres kursister har haft. Typisk henvender de sig til kursisten, såfremt oplysningerne ikke fremgår andetsteds, fx i HR..ID: 56 (MP). Det er dog ikke altid tydeligt for kursusadministratorerne, hvilken kategori deres kursister hører under. Fx kursister med en gymnasial eksamen. Hvis kursusadministratorerne er i tvivl om, hvordan de uddannelsesmæssigt skal kategorisere en kursist, giver flere udtryk for, at de blot vælger kategorierne faglært eller ufaglært, for at komme videre i processen. Det er positivt, at der gives eksempler på uddannelsesmæssige baggrunde. Man kan yderligere overveje, at angive et generelt link til ug.dk (eller direkte mulighed for at indtaste sin uddannelse på efteruddannelse.dk og søge på denne, hvorefter et nyt vindue med søgeresultatet åbner på ug.dk), da brugeren ikke nødvendigvis ved, om denne skal kigge under ufaglært, faglært, videregående udd. osv. Lad med andre ord brugeren søge med udgangspunkt i uddannelsesnavn fremfor niveau. Side 40

45 Åbent værksted Her vælger kursusadministratorerne fag til kursisterne. De ser knappen til valg af fag og har efterfølgende (ligesom kursisterne) ganske let ved at vælge fag og dato. (Se evt. tidligere anbefalinger vedr. valg af fag og dato for kursister) SAMLET NAVNGIVNING - KURSIST Erfarne kursusadministratorer sætter stor pris på muligheden for samlet navngivning af kursister. Den her side, hvor man skal udfylde. Det er den første af 6 faner. Den hopper mellem fanerne. Den tager dem ikke i rækkefølge. Det kan man undre sig over. Ud over det, er brugerfladen nem og rar. Man kan udfylde ét sted, og så udfylder den for 12 mennesker. D6, mellemstor virksomhed Side 41

46 .ID: 57 (BP). Typisk forstås røde krydser, om end enkelte kursusadministratorer (uerfarne) umiddelbart er i tvivl om deres formål. De er klar over, at der er noget, de skal være opmærksomme på her. Det er dog ikke klart for dem, om der er sket en fejl, eller om de blot mangler at udfylde information. Hvor er fejlen henne?: Det ved jeg ikke. Det skriver den ikke noget om. Der var et rødt kryds, jeg tænkte, om det kunne være det. (Udfylder kun felter med X, springer de andre faner over). Et rødt kryds siger ikke nogen ting. Det er held og lykke. Man skal mindst have gået 5 år på uni for at kunne lave sådan en side. D8, lille virksomhed Heroppe markerer den, hvor man skal udfylde. Jeg hopper til den. (Fane med X). Så er det ikke sikkert, at den har nogen fejl. Det kan godt være, den her gem funktion først kan bruges, når det er udfyldt det hele. D6, mellemstor virksomhed Problematikken forstærkes af det røde kryds ud for kursistens navn, hvor det ikke klart fremgår, at der er tale om en generel status (på tværs af faner) for navngivningen/redigeringen. Således er nogle kursusadministratorer (uerfarne) umiddelbart i tvivl om, hvorfor det røde kryds fremgår her, og ikke mindst hvordan de skal fjerne det de tror, at fejlen skal rettes på fanen her. Den generelle statusangivelse af, hvorvidt der mangler informationer for de enkelte kursister, bør fremstå på en måde, så den ikke forveksles med en manglende udfyldelse på den enkelte fane. Fx via ændring af baggrundsfarven og tydeligere adskilles fra indtastningsfelterne Der bør i feedbacken til kursusadministratoren skelnes mellem fejlagtig information og manglende information det er forståelsesmæssigt set ikke det samme. Side 42

47 .ID: 58 (BP). Flere uerfarne kursusadministratorer tror fejlagtigt, at de skal udfylde alle felter på siden, hvorfor de i den grå barre foretager valg i drop downlisterne uden først at have angivet, i hvilket tilfælde understående felter skal overskrives. Jeg kan ikke regne ud med det grå felt her, Overskriv hvis. Hvad skal jeg bruge den til? D5, mellemstor virksomhed Det er det smart med overskriv. Det er en god feature... Hvis den kan. (Har ikke valgt Overskriv feltet hvis ). [Forstår senere] Det er rigtig smart, når man har så mange. D6, mellemstor virksomhed Det bør udelukkende være muligt at foretage valg i den grå barre (Overskriv feltet hvis), såfremt brugeren har valgt i hvilke tilfælde, felterne skal overskrives..id: 59 (MP). Flere kursister formoder, de via Gem knappen løbende kan gemme ændringer i tilmeldingen. Det forvirrer derfor, når de modtager en fejlmeddelelse om, at oplysningerne ikke kan gemmes, og deltagerne tror grundet feedbacken, at de har indtastet forkerte info. Derudover forvirrer det, at fejlmeddelelsen oplyser, at de andre 0 tilmeldinger er gemt. Gør det muligt at gemme ændringer undervejs i processen, uanset at alle oplysninger ikke er indtastet. Dvs. at ufærdige tilmeldinger gemmes og kan tilgås ved fremtidige sessioner. Såfremt dette ikke er muligt, bør Gem knappen omdøbes, så det tydeligt fremgår, at den ikke gemmer men sender tilmeldingerne ved klik på knappen. Feedbacken til kursusadministratoren bør alternativt angive den korrekte grund til, at tilmeldinger ikke kan gemmes. Dvs. at alle oplysninger ikke er indtastet. Side 43

48 .ID: 60 (MP). Til tider oplyses det ikke engang i feedbacken, at tilmeldingen indeholder fejl, men blot at tilmeldingen ikke kan gemmes. Brugeren er selv nødt til at undersøge, hvorfor tilmeldingen ikke kan gemmes, ved at klikke på advarselsikonet som efterfølgende dukker på ved kursistens navn (som vist på eksemplet). Ensret feedbacken til brugeren. Tydeliggør hvorfor tilmeldingen ikke kan gemmes..id: 61 (BP). Det virker tillige underligt, at fejlbeskeden i visse situationer refererer til cpr-numre, som brugeren ikke har inkluderet i navngivningsprocessen, som vist i eksemplet ( 0914 numre). Det bør for at modvirke forvirring sikres, at systemet ikke inddrager uønskede/ukendte cpr-numre i feedbacken til kursusadministratoren..id: 62 (MP). Enkelte uerfarne kursusadministratorer leder efter muligheden for at navngive kursisterne, hvilket de har læst på forrige side, at de skulle gøre her. De forventer et simpelt forløb, hvor de indtaster navnet på en kursist, og det er ikke tydeligt for dem, at navngivningen sker automatisk ifm. indtastning af CPR numre. Således opgiver en uerfaren kursusadministrator, og forlader siden her igen, uden ønske om at navngive kursisterne, da hun ikke kan gennemskue hvordan hun gør. 9 Der stod, jeg skulle navngive dem. Men hvordan gør jeg det? Jeg synes ikke lige, jeg kan se noget. Jeg er i tvivl om, hvad jeg skal gøre nu? Jeg ville nok gå tilbage og ikke navngive dem. D10, stor offentlig organisation Tilføj teksten (Indtast CPR) under Unavngiven for at tydeliggøre hvordan kursusadministratoren får navngivet kursisterne (ved at indtaste CPR) som illustreret på eksemplet herunder. 9 (Hvad er det?) Jeg ved det ikke. Lige før kunne jeg navngive Det kan jeg ikke her. Det ved jeg ikke. Det er en irriterende side. (Hvad vil du gøre nu?) Trykke på hjælp. (Ser hjælp) Så ringer jeg til VEUC syd i morgen tidligt. Jeg vil nok lukke ned og prøve i morgen tidligt. Jeg forventede at få et felt op. Det eneste der står her er navngivning fra fil. Det er noget lort. Så står der cpr nummer. Men det er ikke cpr nummer, jeg skal give. Jeg skal give et navn. (Indtaster så cpr nummer. Det må jeg jo gøre. D8, lille virksomhed (Vælger samlet navngivning) De står som unavngivne. Jeg bliver i tvivl om, hvor jeg skal navngive de der henne. (Går tilbage). Jeg ved ikke, hvor jeg vil skrive de her navne på. (Tøver længe) Jeg ville være i tvivl om, hvor jeg skriver navnene. (Vælger så enkelt redigering). Ja, det var her, man gør det. (Guides til samlet redigering igen)jeg ved ikke, hvor jeg skal redigere (Kigger i faner, prøver overskriv). Skal jeg skrive et navn her? Det ved jeg ikke. Er det her, jeg skal skrive navnet på medarbejdere? (Går ud igen). Den er ikke logisk. D4, mellemstor virksomhed Side 44

49 Kursusadministratorerne kender generelt de oplysninger, de skal angive på fanen her. Der er dog (som ved enkelt navngivning) nogen tvivl omkring hvad GVU-elev betyder. 10 Jeg bliver enormt forvirret over det grå felt, og over GVU-elev. Jeg ved ikke, om mine medarbejdere er det? D5, mellemstor virksomhed.id: 63 (BP). I flere tilfælde oplever kursusadministratorerne, at systemet afventer cpr opdatering efter indtastning af visse cpr numre. Beskeden forstås ikke umiddelbart og kan skabe usikkerhed, da andre cpr numre genkendes med det samme (oplysningen fremgår dog ikke på eksemplet her). Afventer cpr opdatering. Aner det ikke. D8, lille virksomhed Henter den så fra cpr-registeret? Der står den og afventer? Man kan ikke rigtig se, at den arbejder Den står åbenbart og afventer. Men jeg kan prøve at udfylde det næste. D4, mellemstor virksomhed (Afventer cpr opdatering) Du er ikke i et offentligt system? ). Vi har ikke oplevet det. De medarbejdere vi taster ind, de har været der. D6, mellemstor virksomhed Overvej at tilføje? ikon som giver mulighed for at læse mere information om, hvorfor et cpr nummer afventer opdatering. 10 GVU elev? Jeg aner det ikke. D8, lille virksomhed Øhhh ja. GVU elev. Så er jeg i tvivl? Jeg kan ikke regne ud med det grå felt her, Overskriv hvis. Hvad skal jeg bruge den til? D5, mellemstor virksomhed Det ville jeg normalt vide, om det er noget, jeg skal forholde mig til. Jeg aner det ikke. D6, mellemstor virksomhed Side 45

50 SAMLET NAVNGIVNING BOPÆL OG BESKÆFTIGELSE.ID: 64 (BP). Siden her er et godt eksempel på, hvorfor flere (navnlig uerfarne) kursusadministratorer opfatter samlet navngivning som mere kompleks end enkeltnavngivning. Her vises alle valg, uanset om de er relevante eller ej. Er man bosat i Danmark, er resten af felterne på siden ikke relevante. Det er dog ikke tydeligt for især de uerfarne kursusadministratorer, som fejlagtigt forholder sig til alle felter. Nogle kursusadministratorer udfylder ikke nødvendigvis indtastningsfelterne fra venstre mod højre, hvilket gør, at de i sidste ende kommer til at udfylde mere end højst sandsynligt nødvendigt. Gør underliggende spørgsmål inaktive, indtil brugeren har truffet et valg, der gør dem relevante. Det vil i dette tilfælde sige spørgsmålet, om kursisten er bosat i Danmark eller ej - som det også er tilfældet i enkelt navngivning. Side 46

51 SAMLET NAVNGIVNING - KONTAKTOPLYSNINGER.ID: 65 (MP). Det fremgår (som tidligere beskrevet) ikke tydeligt, hvad og mobil anvendes til i denne kontekst samt hvad SMS ønskes dækker over. Dermed er det ej heller entydigt, hvem skal man angive mail og mobil oplysninger for (kursisten, kursusadministratoren eller arbejdsgiveren?). Hvis der står nogle oplysninger, der knytter op til medarbejderen, så vil jeg rette det til vores. (Hun håndterer det hele ift. medarbejderen). De har ikke noget med VEU godtgørelsen at gøre. Vi er ved at forberede en ansøgning til VEU godtgørelse. Det er bare et bump on the road til VEU godtgørelsesansøgningen. D6, mellemstor virksomhed Én kursusadministrator beretter, at hun oprindeligt angav kursisternes informationer, men at hun nu indsætter sine egne kontaktinformationer, da hun så personligt kan sikre, at kursisterne får den information, de har behov for. Tilbyd uddybende forklaring til felterne , mobil samt SMS ønskes Side 47

52 SAMLET NAVNGIVNING - INDKVARTERING Fint at der tilbydes en forklaring til felterne med ej relevant status. Deltagerne giver dog udtryk for, at beskrivelsen Ej relevant generelt fremstår noget indforstået. I tilfældet her drejer det sig om, at uddannelsesstedet ikke tilbyder indkvartering..id: 66 (BP). Som udgangspunkt er Ej relevant en fin beskrivelse her. Vær dog opmærksomme på, at Ej relevant benyttes i flere sammenhænge, herunder også når brugeren blot mangler at angive oplysninger. Brugeren kan dermed forledes til at tro, at han/hun her blot mangler at angive informationer. I den forbindelse er det dog positivt, at der gives uddybende informationer ved? ikoner. Ej relevant bør kun benyttes såfremt det faktisk ikke er relevant at tilføje informationer ikke som en Mangler flere informationer status (som tidligere beskrevet for kursister og kursusadministratorer / kommende kurser) Side 48

53 Ansøgning om VEU-godtgørelse og befordringstilskud (Enkelt ansøgning) Både kursister og kursusadministratorer synes godt om trin-for-trin oversigten. Således giver flere udtryk for, at de har et godt overblik over den proces, de nu skal igennem ift. ansøgning til VEU godtgørelse og befordringstilskud. (Bemærk - processen her er grundlæggende ens for både kursister og kursusadministratorer, blot formuleret forskelligt, fx du/kursisten etc.) Nå, der var noget step-by-step.. Det er rart, så kan jeg se hvor langt jeg er i processen.. Og jeg kan se, at jeg faktisk ikke er færdig det troede jeg at jeg var? (om samlet ansøgning om VEU godtgørelse og befordringstilskud) D5, mellemstor virksomhed 1: HVAD SØGES? Både kursister og kursusadministratorer har nemt ved at udfylde oplysningerne på siden her..id: 67 (MP). Én kursusadministrator påpeger dog det besværlige i, at hun hverken oplyses om kursets navn eller startdato ifm. spørgsmålet Har kursisten været ansat mindst 14 dage forud for kursets start?. Hun er nødt til at slå informationerne op, før hun kan besvare spørgsmålet. Der er en ting det kan godt drille mig lidt. Når jeg kommer herind, så kan jeg ikke se hverken perioden eller hvilket kursus det er. Nogle gange kan jeg have brug for det ifm. ansat 14 dage forud. Så skal jeg til at gå ind i vores lønsystem og til at finde kurset frem. Hvornår var det nu, det var. D3, Stor virksomhed Angiv kursets stamdata (navn og kursusperiode) Side 49

54 2: PERSONLIGE OPLYSNINGER ID: 68 (KP). Nogle kursusadministratorer betragter spørgsmålet om, hvorvidt de kan bekræfte at kursisten er orienteret om VEU ansøgningen som en (overflødig) formalitet. Flere giver således udtryk for, at de blot klikker ja, uden at kursisten rent faktisk er orienteret om ansøgningen. Det er ikke helt tydeligt, hvorfor kursisten skal orienteres - informationen står øverst i højre spalte, men ses typisk ikke af deltagerne. Det er en besynderlig besked. Er deltageren oplyst om VEU godtgørelse. Jeg orienterer dem ikke. Hvorfor skal de orienteres? Det bliver de vel ude på kurset. Jeg kan ikke se, hvorfor de skal vide, at jeg søger VEU godtgørelse. D13, lille offentlig organisation Det er okay for mig, at vi skal oplyse, at vi søger VEU godtgørelse til kursisten. D10, stor offentlig organisation Tydeliggør via? info hvorfor kursisten skal orienteres om ansøgning om VEU godtgørelse og beskriv evt. tillige konsekvenserne ved IKKE at oplyse kursisten om ansøgningen. Promover evt. teksten ved at skrive den direkte ifm. valgmulighederne. Side 50

55 .ID: 69 (MP). Som tidligere beskrevet, er det heller ikke tydeligt, med hvilket formål man angiver kontaktoplysninger her, og incitamentet for at angive oplysningerne er dermed begrænset. Enkelte deltagere forvirres desuden i forbindelse med de tomme inputfelter over informationen om, at oplysningen hentes fra tidligere ansøgninger. Nogle deltagere fravælger således at indtaste informationer, da de fejlagtigt forventer, at informationerne allerede kendes af systemet. Jeg ved ikke, om jeg skal skrive noget her, for der står, at de 3 oplysninger ER hentet. Jeg kan prøve at trykke videre og se, om den beder mig indtastet noget. ( ) Det gjorde den ikke. D14, kursist Beskriv hvad og mobilnummer anvendes til. Angiv udelukkende at oplysninger hentes fra tidligere ansøgninger, såfremt der reelt er hentet oplysninger. Side 51

56 3: UDBETALING (KUN KURSUSADMINISTRATORER).ID: 70 (BP). Flere af kursusadministratorerne er i tvivl om, hvad der menes med produktionsenhed. Andre kursusadministratorer pointerer, at de altid benytter den samme produktionsenhed (ud af en lang liste af mulige produktionsenheder), hvorfor de foretrækker, at denne enhed er valgt automatisk. Produktionsenhed. Øøøh, ja. Nu kan jeg ikke lige huske med de der produktionsenheder. Vores virksomhed er vist bare delt op i afdelinger? Altså hvis man har 1000 medarbejdere på en arbejdsplads, så betyder det vel, at det bliver sendt til ens nærmeste arbejdsleder? Nu er jeg faktisk lidt i tvivl her. Jeg tror det er dem i Silkeborg, der styrer hele økonomidelen, så jeg vælger dem. D15, kursist (Om produktionsenhed) Jeg ved faktisk ikke. Det tror jeg, vi skal? Men jeg ved det ikke. Der ville jeg nok lige spørge nogen. Det ville lige tage en 5 minutter at undersøge det. D10, stor offentlig organisation Giv yderligere information om produktionsenheder via? ikon. Link evt. til virk.dk for information. Husk den senest anvendte produktionsenhed i drop down-menuen og angiv, at produktionsenheden er hentet fra en tidligere ansøgning. Side 52

57 4: UDDANNELSE.ID: 71 (MP). Både kursister og kursusadministratorer giver udtryk for, at de forventer en større sammenhæng mellem de informationer, de tidligere har udfyldt i tilmelding/navngivning og her i VEU godtgørelse- og befordringstilskudsansøgningen. Således undrer flere sig over, hvorfor de skal indtaste oplysninger, som de føler, de allerede har indtastet i tilmeldingen, fx uddannelsesniveau. Muligheden for igen i ansøgningen at angive uddannelsesniveau åbner også op for den situation, at kursisten eller kursusadministratoren angiver forskellige uddannelsesniveauer i kursustilmeldingen og i ansøgningen om VEU godtgørelse. Fx angiver én kursusadministrator i tilmeldingen uddannelse som faglært, mens uddannelsen ifm. ansøgningen om VEU godtgørelse angives som Anden uddannelse (truckcertifikat). Slutteligt stiller en kursist spørgsmålstegn ved, hvilket niveau han skal vælge med sin gymnasiale baggrund. Der skulle være én til. Hvor der var gymnasiale uddannelser. Det er meget relevant i stedet for, at man skal trykke Anden udd.. Og så skal de til at se, om man er berettiget til tilskud eller ej. D14, kursist Træk i videst muligt omfang informationer fra kursustilmeldingen til ansøgningen om VEU godtgørelse (som det fx sker på trin 2 i ansøgningen). Ekspliciter at gymnasiale uddannelser som STX, HTX m.m. hører under kategorien ufaglært'. Side 53

58 5: ANDEN OFFENTLIG STØTTE ID: 72 (KP). Enkelte kursusadministratorer giver udtryk for, at de ikke ved, om kursisterne modtager anden offentlig støtte. En deltager forklarer, at hun ikke ønsker at spørge sine kursister om, hvorvidt de modtager anden offentlig støtte. Hun vil derfor blot vælge Nej. Det er en mærkelig side. Jeg ved jo ikke, om de får anden offentlig støtte. Det er heller ikke noget jeg spørger mine medarbejdere om. Så jeg ville bare klikke nej D13, lille offentlig organisation Der kan man godt blive fanget. Jeg kan ikke sidde hver gang og tjekke på de 900 asfalt medarbejdere. Der kan jeg godt sige nej, uden at have tjekket. Der må jeg ærligt tilstå, at der siger jeg bare nej. Det er det samme med Fuldtid. Jeg tjekker det ikke, fordi jeg har så mange. Og ved Helt væk. Der har jeg heller ingen skrupler med bare at skrive ja. D3, Stor virksomhed Lad så vidt muligt information om offentlig støtte blive trukket automatisk, når brugerens CPR nummer er kendt. Side 54

59 6: BESKÆFTIGELSE ID: 73 (KP). Flere kursister og kursusadministratorer undrer sig over spørgsmålet om kursistens sædvanlige løn i uddannelsesperioden. De giver udtryk for, at de ikke ved, hvad godtgørelsen er, og derfor ikke ved, hvad de skal svare. Her ses teksten i højre margin heller ikke. Flere (herunder erfarne) kursusadministratorer påpeger, at de blot vil vælge Større end eller lig med godtgørelsen, såfremt de er i tvivl. 11 Jeg er noget i tvivl omkring godtgørelse, om det er lig med sædvantlige løn. Man får vel hvad der svarer til dagpenge, og det er vel mindre end man får for arbejde? Jeg ved det ikke. D13, lille offentlig organisation Øøøh... Det ved jeg sku ikke. Hvordan kan jeg se godtgørelsen? Jeg regner ikke med, at godtgørelsen er særlig mange penge, så det går jeg bare ud fra. D15, kursist Tydeliggør hvordan VEU godtgørelsen beregnes via? ikon. Sørg generelt for at give hjælpen i den relevante kontekst i indholdsfeltet frem for i højre spalte. Overvej at give et konkret eksempel på en udregning af VEU godtgørelse 11 Jeg kender ikke godtgørelsessummen. Men den vil formentligt være mindre. (Hvordan få info?) det ved jeg ikke. Det står ikke her, hvor meget den er. Men der må være faste takster for det. Jeg kan ikke se det her. D4, mellemstor virksomhed Om man får mere i løn (Ved ikke, hvad godtgørelsen er). Men godtgørelsen er normalt så lille, at der ikke er nogen fare. D8, lille virksomhed Det er fint nok, at der er alle de her informationer, men jeg ved jo stadig ikke, hvad det betyder. Jeg forstår det ikke. Jeg ved ikke, hvad prisen er. Er det lig med det, jeg plejer at få? Eller er det en fast sats? Jeg havde nok stadig søgt det Jeg har nok bare valgt lig med godtgørelsen. Der er ikke nogen grå boks ud for den sidste. Det synes jeg, der mangler. Det kunne godt være forklaret, hvordan man beregner det. D14, kursist Løn større eller lig med den fatter jeg ikke, kan jeg huske. Jeg tror, jeg bare har valgt den her. (Større). Hvad er godtgørelsen? Hvor skal jeg vide det fra? Hvis de mener, at det er VEU-godtgørelsen, så er den mindre. (Vælger mindre får rød tekst) Nej, det gider jeg ikke. Jeg gør sådan (større igen). D17, kursist Der er en sætning deri, om din løn er større eller lig med den har jeg aldrig forstået. Jeg har skrevet større eller lig med. Ellers nervøs for, om de vil få mindre løn. D16, tillidsmand Hvad er 80% af det højest mulige dagpengebeløb. Det kender jeg ikke til. Det er småbeløb. Det ville jeg ikke bøvle med. D19, enkeltmandsvirksomhed Side 55

60 7: ARBEJDSGIVER ID: 74 (KP). Siden udfyldes hurtigt, men flere kursister og kursusadministratorer angiver ikke nogen adresse til kontaktpersonen og kan således ikke senere ifm. resuméet vælge at modtage en advisering, når ansøgningsfristen nærmer sig. Jeg ville nok skrive min afdelingsleder på her. D15, kursist Ekspliciter formålet med at indtaste kontaktinformation Side 56

61 8: BEFORDRINGSTILSKUD Siden vises kun hvis brugeren har valgt at søge VEU godtgørelse og befordringstilskud. Kun enkelte kursusadministratorer valgte i testsituationen både VEU godtgørelse og befordringstilskud..id: 75 (BP). På dette trin præsenteres brugeren for redundant information vedr. perioden for indkvartering, når? ikonet benyttes. Fjern i ikon vis udelukkende sådanne ikoner, når der reelt er ekstra information at hente. Ellers risikerer I, at brugerne skuffes over indholdet og efterfølgende ignorerer ikonerne (og dermed overser relevant information). Side 57

62 9: RESUMÉ Såfremt ansøgningen ikke er udfyldt fyldestgørende, er det nemt for deltagerne at se, hvor de evt. mangler at angive oplysninger, da disse er tydeligt markeret med rødt..id: 76 (MP). Det er dog ikke tydeligt for alle kursister og kursusadministratorer, hvordan de hurtigt vender tilbage og redigerer i ansøgningen. Således klikker flere deltagere på den røde tekst, der angiver manglende oplysninger. Eller deltagerne klikker gentagende gange på Forrige linket (fx for at nå trin 2, hvor personlige oplysninger skal indtastes). Enkelte svage it-brugere må hjælpes til at påbegynde redigering. 12 Det er fint nok, at den vurderer, om man har udfyldt rigtigt. Men det er ikke tydeligt, hvordan man retter det. D13, lille offentlig organisation Jeg kan ikke rigtig komme videre, synes jeg. Kan jeg trykke på noget? Nææ. Altså jeg kan jo ikke skrive noget? Måske kan man bare ikke søge? D15, kursist Tydeliggør redigeringsmulighed for hvert trin, ved at angive teksten Redigér sammen med ikonet. Link evt. direkte til det relevante trin ved klik på den røde tekst, som angiver manglende information 12 Det havde jeg sku da udfyldt? Havde jeg ikke? Så må jeg gå tilbage igen forrige (klikker først direkte på den røde tekst, som angiver manglende information, dernæst forrige link 7 gange). D8, lille virksomhed Jeg sidder og prøver at finde ud af, hvor jeg skal (har svært ved at komme i gang med at udfylde data prøver at klikke på røde tekster ser så redigeringsmulighed) Ok. Fint nok. D14, kursist Side 58

63 ID: 77 (KP). Som beskrevet, har flere kursister og kursusadministratorer ikke angivet en i ansøgningen, og undrer sig efterfølgende over, at de ikke kan klikke ja til, at modtage en når ansøgningsfristen for VEU godtgørelse nærmer sig. Bemærk desuden at der skal angives 2 s i ansøgningen - Det er ikke tydeligt for deltagerne, hvor de skal angive for at kunne tilmelde sig servicen her. Der er ikke angivet ? Den står sku da her personlige oplysninger. D14, kursist Der står her, at jeg kan få en ? (Deltageren prøver at klikke, men kan ikke gennemskue hvordan hun angiver sin mail) D10, stor offentlig organisation Der står, at den først kan signeres efter Hvis det er derfor, at man ikke kan signere, så er det, at den kan få lov at ligge. Med mindre, man husker at krydse af heroppe. (Har ikke udfyldt tidligere, så tjekboksen er ikke aktiv). Der må være noget med mail tidligere. (Giver op). Så er det, at den får lov til at blive liggende. D8, lille virksomhed Endnu mere forvirrende bliver det, når modtagelsen af ser ud til at være valgt per default, men brugeren samtidig får besked om, at adressen ikke er angivet, og brugeren ikke har mulighed for at ændre i valget. I praksis betyder problemerne, at flere deltagere ender med ikke at modtage e- mail om ansøgningsfristens udløb. Nogle kursusadministratorer beretter, hvorledes de tidligere har oplevet at søge for sent om VEU godtgørelse. Andre (også erfarne) kursusadministratorer fortæller om interne systemer med papirer og excel-ark, for at sikre, at de ansøger rettidigt. Side 59

64 Jeg fik popup mht. VEU godtgørelse. Så kunne jeg ikke komme ind. Så forlagde jeg det og det blev forældet. Så fik vi ikke VEU godtgørelsen. D8, lille virksomhed Nu kan jeg signere ansøgningen. Jeg vil lade den ligge. Inde hos mig selv have en husker, at jeg har de her mennesker, der skal på kursus, og jeg skal signere. D6, mellemstor virksomhed Jeg har 4 uger fra sidste kursusdag tror jeg det er. Jeg har mine egne rutiner. Jeg går ind 2 gange i ugen, mandag og fredag. Der skal jeg søge VEU. Så går jeg ind under ansøgninger. Jeg tager helt tilbage til første maj. Jeg stoler ikke helt på mig selv. Hvornår var det, jeg søgte sidst. I starten skulle man lige vænne sig til det Man skulle huske selv at gå ind og opsøge den information. Ligger der noget derinde. Men det har jeg nu fået ind som en rutine. Nu er de begyndt at sende en mail nu er det tid at gå ind og få søgt. Men jeg kan ikke helt gennemskue, hvornår man får den mail. Om det er, når der er x antal dage tilbage at søge i. Jeg ved det ikke. D3, stor virksomhed Placer valget om at modtage advisering nederst på siden i nærhed af signeringsinformationen. Det er når brugeren får at vide, at signeringen ikke kan gennemføres, at behovet for adviseringen opstår. Eksempel på nyt layout Giv direkte mulighed i resuméet for at angive adresse og angive, at e- mail ønskes. Alternativt tydeliggør hvor brugeren mangler at angive , før end denne kan sige ja til at modtage besked, når ansøgningsfristen udløber. Tydeliggør i den fremsendte mailadvisering, hvor lang tid der er tilbage, inden ansøgningsfristen om VEU godtgørelse udløber. Overvej desuden at tilføje mulighed for at modtage en kalenderinvitation til dagen, hvor signeringen kan finde sted (se eksempel). Side 60

65 .ID: 78 (MP). Det er ikke helt klart for alle deltagere, hvordan det forholder sig med signering af ansøgningen. Herunder hvornår de kan eller skal signere ansøgningen. Deltagerne leder efter oplysninger ifm. signeringsknappen og ser derfor ikke hjælpeteksten øverst i højre spalte (over dette skærmbillede), som beskriver processen for signering. Nogle overser tillige teksten, som forklarer, at ansøgningen først kan signeres efter en bestemt dato. 13 Signering. Det er jeg heller ikke specielt tilfreds med. Jeg har nogle, der venter på, at jeg skal ind og gøre det. Jeg kan ikke huske, hvor langt tid man har til at signere, og jeg kan ikke forstå, hvorfor man ikke bare kan signere med det samme? Så kan dem i den anden ende vurdere, om de ikke mødte op til kurset eller ej [...] Jeg signerer, at de oplysninger jeg har givet er korrekte.. [...] Jeg ved ikke, hvad årsagen er til, at jeg ikke kan signere med det samme. [ ] Jeg kan signere når kursisten har været afsted i 3 dage. Hvis kurset er et endags kursus, så ved jeg ikke lige. Jeg ville bare gøre det, så snart jeg har fået en mail. Men jeg får kun en mail, når ansøgningsfristen er ved at udløbe. Ikke når jeg KAN signere den. Det er bøvlet D13, lille offentlig organisation Tydeliggør processen omkring signering af ansøgninger via? ikon i konteksten. Såfremt brugeren klikker på den inaktive Signér ansøgningen boks, kan I med fordel vise en lille forklarende besked, som angiver, hvorfor ansøgningen ikke kan signeres endnu. 13 (Prøver at signere - kan ikke, da kurset ikke er afholdt. Prøver tjekboks) Jeg ved det ikke. Jeg har udfyldt den her ansøgning efter alle kunstens regler. (Scroller op og ned, ved ikke, hvorfor han ikke kan komme videre). D8, lille virksomhed Jeg vil være i tvivl om, hvordan jeg skal huske det den 5-11 hvordan signeringen skal foregår. Jeg vil skrive op i min kalender. D4, mellemstor virksomhed Side 61

66 Ansøgning om VEU-godtgørelse og befordringstilskud (Samlet ansøgning kun kursusadministratorer) Erfarne kursusadministratorer har nemt ved at benytte samlet ansøgning om VEU godtgørelse og er glade for løsningen. (Deltageren har ikke tidligere set samlet ansøgning, og bliver forevist denne) Øj, det ser da ikke specielt nemt ud.. Det ser altså rimelig uoverskueligt ud. Jeg ville ikke lige vide hvor jeg skulle gå hen. D13, lille offentlig organisation Hvis jeg søger noget (VEU godtgørelse), så søger jeg det inde i det her billede, hvor jeg hakker af og trykker masserediger udvalgte. Uanset om jeg har 1 eller flere. Det kan jeg bedst lide. Giver det bedste billede. Hurtigere. [ ] Jeg elsker efteruddannelse. Det er godt. Det fungerer. [ ] VEUgodtgørelse er super. Jeg har siddet med stakke af papir før. Nu kan jeg søge flere af gangen. Jeg kan se, nu har a- kassen modtaget det osv. D3, stor virksomhed.id: 79 (BP). Som tidligere beskrevet skal kursusadministratorerne (som i samlet navngivning/redigering af kursister) også her, forholde sig til alle spørgsmål, uanset om de er relevante eller ej, da de visuelt præsenteres som relevante. Det er en medvirkende årsag til, at særligt uerfarne kursusadministratorer føler, at samlet redigering af VEU ansøgning og befordringstilskud er mere kompleks end enkeltansøgning. Se tidligere anbefalinger for samlet navngivning/redigering af kursister Side 62

67 (Klikker på gem) Hmm.. Er den sendt? Jeg ved ikke om den er sendt? D9, lille virksomhed Jeg har opfattet forløbet, som at jeg har manglet at udfylde nogle røde krydser, ikke som en rød tråd. Jeg griber lidt ud i luften her. D5, mellemstor virksomhed.id: 80 (MP). Processen efter at have udfyldt samlet redigering er ikke nødvendigvis klar for den uerfarne kursusadministrator. Hvor brugeren i enkelt ansøgning som et led i trin-for-trin udfyldningen automatisk sendes til resumé og herfra også kan signere ansøgningen, hjælpes kursusadministratoren ikke videre i ansøgningsprocessen ved samlet ansøgning. Det fremstår uklart for nogle kursusadministratorer, hvad der forventes af dem, og hvilke muligheder de har, efter at de har gemt ansøgningsoplysningerne. (Brugeren går til signering ved at klikke på brevikonet som vist på eksemplet.) Tydeliggør overfor brugeren, hvad næste step i ansøgningen er (signer ansøgning). Fx ved at fjerne redigér ikonet (brugeren har ikke behov for at redigere ansøgningen i enkelt ansøgning-visning) og i stedet benytte den ekstra plads på en fremtrædende, orange Gå til signering knap. Ved klik på knappen ledes brugeren til resuméet for enkelt ansøgning og siden scrolles til bunden, så accept- og signeringsmulighederne er direkte synlige. Side 63

68 /ADMIN Flows: efteruddannelse.dk/admin Log ind Deltagerne fra henholdsvis a-kasser og skoler har let ved at identificere den indgang, der passer til deres profil. Hovedparten af VEU administratorerne og skoleadministratorer beretter dog, at de kun benytter et begrænset udvalg af sider og funktioner på efteruddannelse.dk/admin. I stedet bruger de EASY-A eller de udnytter systemintegration til egne systemer, fx Modulus, som trækker data fra efteruddannelse.dk. Nemt og overskueligt. Det fungerer fint nok. D27, skoleadministrator Skoleadministrator GENERELT OM EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN TIL SKOLEADMINISTRATORER Skoleadministratorerne er glade for siden. De er vant til at benytte siden og føler overordnet, at den dækker deres behov. Det er dejligt nemt. Det er vi helt enige i alle sammen. Det fungerer rigtig godt. Det er nemt og overskueligt. Det er dejligt, at der ikke bliver ændret layout så tit. [ ] Jeg kan slet ikke forestille mig ikke at bruge det. D27, skoleadministrator Side 64

69 /ADMIN FEJL PÅ EFTERUDDANNELSE.DK (TILMELDINGSFLOW) ID: 81 (KP). Flere skoleadministratorer beretter, hvordan de fra tid til anden bliver kontaktet af kursister og kursusadministratorer pga. fejl i tilmeldingsprocessen på efteruddannelse.dk. Fejlen gør, at tilmeldingerne bliver afvist. Fejlen har ikke noget med skolerne at gøre, men fremstår som om, afvisningen kommer fra skolen. Derfor henvender brugerne sig til skoleadministratorerne for information og hjælp. Skoleadministratorerne er dog ikke altid i forvejen blevet gjort opmærksomme på fejlen på efteruddannelse.dk og forvirring opstår. Der kan gå flere timer, fra fejlen opstår, til skoleadministratorerne finder ud af dette. Hvis der er en fejl på efteruddannelse.dk fx en systemfejl, at der kommer en mærkelig kode. Eller at tilmeldingen bliver afvist det er ikke noget, vi har med at gøre. Der kan godt gå nogle timer. Vi får en mail om at problemet er løst, før vi får en mail om, hvad problemet er. Det vil være godt at få hurtigere, så vi kan melde det ud til kunderne. D27, skoleadministrator Der kan gå lang tid, hvis der er fejl, inden vi hører det. Fx at folk ikke kan tilmelde sig. Det kan være flere timer. D26, skoleadministrator Undersøg hvorvidt fejlmeldingsprocessen kan optimeres / automatiseres, så skoleadministratorerne hurtigst muligt får besked om problemer på efteruddannelse.dk PERIODISK LANGSOM UDVEKSLING AF INFORMATIONER MELLEM SYSTEMER ID: 82 (KP). To skoleadministratorer (og en kursusadministrator fra en stor virksomhed 14 ) beskriver, hvordan systemet i visse perioder reagerer meget langsomt. Dvs. at kursister oprettet i fx EASY-A ikke fremgår af oversigterne på efteruddannelse.dk/admin. Det er især et problem fredag eftermiddag, hvor sidste øjebliks-tilmeldinger fra kursister skal behandles, men endnu ikke kan fremsøges i systemet. Problemet kan fx vedrøre systemintegrationen, men kan også være lokalt funderet på skolen. Når de kommer ind i vores system, kan det tage evigheder, inden de ryger over i efteruddannelse. Jeg er nødt til at sige til dem jeg kan ikke få papirerne sendt til dig i dag. Du er bare nødt til at møde op på mandag og få dem, når du kommer.[ ] Dvs. det system vi arbejder i er Easy, og så skal de videre over på holdene. De to systemer snakker ikke rigtig sammen fredag eftermiddag. Det er meget, meget tit fredag eftermiddag, hvor vi sidder og hiver os i håret. [ ] Vi bliver ved med at sidde og logge os ind og ud af efteruddannelse.dk/admin for at se, om det bliver opdateret. D28, skoleadministrator Det er holdt op med vores EASY system. Det kører over på efteruddannelse. Der ved vi, at nogle gange går der tid med opdateringen, før det kommer over. Nogle gange nogle timer. D26, skoleadministrator Undersøg hvorvidt udvekslingen af informationer mellem EASY-A og efteruddannelse.dk/admin fungerer som tiltænkt i spidsbelastningsperioder (?), fx fredag eftermiddag. Overvej desuden hvorvidt og hvordan brugerne gøres opmærksom om problematikken med fx lokale batchkørsler, som går i stå. Overvej at tilføje en overordnet opdater funktion til brugerne, så de slipper for at logge ind og ud for at opdatere data. 14 Der kan være dage, hvor hvis systemet ikke lige kan snakke sammen med skolerne. Det der EASY halløj, men det er ikke ofte. D3, stor virksomhed Side 65

70 /ADMIN HOLDOVERSIGT - HOLDBETEGNELSE Filtreringsmuligheder og holdoversigten modtages godt. Skoleadministratorerne finder hurtigt det hold, de søger, og er tilfredse med holdinformationerne, som vises i listen. Især muligheden for at se antal tilmeldte kursister og udsendte indkaldelsesbreve opfattes positivt, når deltagerne har forstået informationen..id: 83 (BP). Det kan dog undre, at man under menuen Holdoversigt finder kurser. Sammenblandingen af begreber risikerer at skabe forvirring om, hvorvidt hold og kurser er det samme eller forskellige ting. Det ser da rigtig fint ud. Så skriver man da bare de oplysninger man har og så søg. Den er rigtig god. Der står også, hvor mange breve der er sendt ud. Det ser fint ud. D25, skoleadministrator Ensret de anvendte termer, fx Kur susoversigt ID: 84 (KP). Skoleadministratorerne har ingen eller meget begrænset erfaring med at behandle/registrere erklæringer om beskæftigelse i Danmark. Skoleadministratorerne ved ikke, hvor eller hvordan erklæringen tilknyttes den relevante kursist. Flere forventer, at erklæringen skal tilføjes på tilmeldingsoversigten for den enkelte kursist (Se ID: 89). (Kender ikke til proceduren). Jeg har prøvet én gang. Det er noget tid siden. Vi fandt erklæringen inde på UVM.dk. (Opdager så link til erklæring på sitet og finder erklæring). (Går til konkret kursist og Dokumenter for at tjekke, om erklæring er indsendt). Jeg har ikke set et andet sted, hvor man kan tilføje det. D27, skoleadministrator Det bør være muligt at hente erklæringen på den side, hvor erklæringen skal anvendes. En introduktion til brugen af erklæringen bør tilføjes hjælpen, såfremt erklæringen er vigtig at kende til. Advice Digital har ikke i testen set eksempler på anvendelsen af erklæringen i praksis herunder hvordan erklæringen angives for en kursist i systemet? Det vil dog umiddelbart give mening at oplyse om den manglende erklæring i tilmeldingsoversigten samt at tilknytte erklæringen ved oversigten over den konkrete kursist. Side 66

71 /ADMIN HOLDOVERSIGT HOLD 2 af de 4 skoleadministratorerne har ingen eller meget begrænset erfaring med udsendelse af breve via efteruddannelse.dk/admin. Nogle beskriver fx, hvordan de i dag sender fysiske breve ud vha. egne Word-skabeloner. Som følge af manglende erfaring med området og manglende oprettelse af skabeloner/dokumenter, kan (og tør) disse skoleadministratorer ikke fortsætte opgaven relateret til brevfletning og generering af breve. ID: 85 (KP). Formålet med Tilføj skabelon /dokument og Generér funktionen under Holdoversigt er ikke umiddelbart klart for alle deltagere. Én skoleadministrator forventer således, at breve skal sendes ud via funktionerne under Dokument- og skabelonarkiv. Introduktionen på siden læses af flere skoleadministratorer og modtages godt. Introduktionen er dog ikke tilstrækkelig fyldestgørende til, at deltagerne føler sig sikre på sidens formål og brugen af siden. [Hold] Er det ikke der, hvor man indkalder. I dag indkalder vi per brev. Det har jeg ikke været inde over. [Udsendelse af introduktionsbreve?] Det har jeg ikke nogen anelse om. Det er vi ikke blandet ind i som administratorer via efteruddannelse.dk. Vi gør det almindeligt via Word Men vi kan da prøve det via dokument og skabeloner. D25, skoleadministrator Indkaldelsesbreve, dem bruger vi ikke. [ ] Her kan jeg brevflette og generere indkaldelsesbrev. Jeg tror ikke, der står noget her, før jeg tilknytter noget. (Kigger på holdoversigt og tilføj skabelon og læser introduktionen). Jeg synes, det er rart, at der er forklaringer løbende. Det står der også på forsiden. Link til vejledere. D27, skoleadministrator Tilbyd i de enkelte sektioner tydeligt og direkte link til specifik hjælp til den pågældende sektions indhold og funktioner. Brugeren er muligvis ikke klar over, at forsiden af efteruddannelse.dk indeholder links til hjælp, og ofte har brugeren ikke tid til eller mod på at gennemsøge større dokumenter for den specifikke hjælp, brugeren aktuelt har behov for. De skoleadministratorer, som benytter muligheden for at sende breve ud til kursisterne via efteruddannelse.dk, er positive ift. løsningen. Nu har jeg brugt den et stykke tid. Det er ikke så lang tid siden, at vi begyndte at sende breve ud elektronisk. Nu har vi gjort det et stykke tid. Det er faktisk godt. Det hjælper os. Hvis vi har indkaldt et hold, så kan vi gå ind kun og sende ud til dem, vi ikke tidligere har sendt ud til. Og folk kan få det ud på mail. D26, skoleadministrator Indkaldelsesbreve, dem bruger vi ikke. [ ] Her kan jeg brevflette og generere indkaldelsesbrev. Jeg tror ikke, der står noget her, før jeg tilknytter noget. (Kigger på holdoversigt og tilføj skabelon og læser introduktionen). Jeg synes, det er rart, at der er forklaringer løbende. Det står der også på forsiden. Link til vejledere. D27, skoleadministrator Side 67

72 /ADMIN TILMELDINGSOVERSIGT Oversigten over kursisttilmeldinger modtages overordnet godt, om end flere skoleadministratorer beretter, at de kun i begrænset grad benytter filtre. Fx benyttes filtrene EASY-A-hold samt Ansvarsområde. Flere skoleadministratorer har ikke brug for alle de tilgængelige filtre og/eller er bange for at bortfiltrere relevante informationer..id: 86 (MP). Rækkefølgen af resultaterne beskrives som rodet. Det fremgår ikke for deltagerne, at de selv har mulighed for at sortere rækkefølgen af indholdet. Vi går ind på tilmeldingsoversigten. Vi vinger af her, vis kun digitale tilmeldinger. Vi søger dem frem. Så afgrænser vi, så de nyeste kommer først. Så kan jeg se kursisten og printe ud. Vi bruger ikke rigtig andre mulighederne end Vis kun digitale tilmeldinger. En sjælden gang søger vi på cpr-nummer. Og på Easy-A hold. Det kan være, at man er lidt bange for, at man ikke får det hele med (hvis man bruger filtre). Så er vi sikre på at få alle med, så ingen smutter. Det andet er overhovedet ikke noget, vi bruger til noget. Heller ikke noget, vi vil komme til at bruge. D27, skoleadministrator Her kan jeg søge et hold op på en kode. Det fungerer udmærket. [De andre filtre?] Dem har jeg ikke rigtig brugt. D28, skoleadministrator Jo, der kan jeg se Den har jeg været inde på. Men jeg føler mig stadig som en nybegynder. Her kan jeg faktisk se, hvad de forskellige har fået. Den er rigtig god. Hvis de ringer ind og siger, jeg har ikke modtaget noget, så kan jeg se her, at de har modtaget på mail. [ ]Jeg ved ikke helt, hvad tilmeldingsoversigten skal til for. For mig står det jo i en pærevælling. D26, skoleadministrator Overvej at tracke brugernes adfærd på efteruddannelse.dk/admin (både skoleadministratorer og VEU administratorer) og afklar, hvilke filtre brugerne reelt benytter. Filtre som ikke eller kun i begrænset omfang benyttes, kan med fordel gemmes væk eller helt fjernes. Sorter per default efter dato. Sorteringsmuligheden bør fremhæves, fx via default pil-markering, som viser kolonnen og rækkefølgen, informationer er sorteret efter. Brugeren bør med andre ord ikke skulle klikke på kolonneoverskriften, før sorteringsinformationen vises. (Dette gælder både for VEU administratorer og skoleadministratorer) ID: 87 (BP). En skoleadministrator efterspørger (som VEU administratorerne) mulighed for at se flere resultater per side. Det fungerer fint nok, som det er. Man kan selv vælge, hvor mange sider man vil have. Jeg vil gerne have flere end det her. D27, skoleadministrator Overvej at tilbyde længere resultatlister (såfremt systemet kan loade data tilstrækkeligt hurtigt) Side 68

73 /ADMIN TILMELDINGSOVERSIGT - KURSIST.ID: 88 (MP). Skoleadministratorerne mangler visse informationer på tilmeldingsoversigten for den enkelte kursist, bl.a. AMU-nummer, udspecificerede periodeoplysninger samt uddannelsesinfo. Når man går ind på dem, så mangler vi en udspecificeret periode. Altså hvornår de skal have de enkelte fag. Vi printer den ud (kursistinfo) og så skriver vi i hånden, hvilke dage, de skal have. Der mangler også et fagnummer. Der står kun tekst på, hvad faget hedder. Der mangler et 5 cifret AMUnummer[ ] Jeg kunne måske godt mangle, hvilken uddannelse kursisten har. Det afgør, hvilket beløb de skal opkræves. Det kunne være fint, at det stod der. D27, skoleadministrator Angiv det specifikke 5 cifrede AMUnummer for hvert tilmeldt fag. Angiv udspecificeret periode for hvert tilmeldt fag. Angiv kursistens højest gennemførte uddannelse (eller blot højest gennemførte uddannelsesniveau) ID: 89 (KP). Skoleadministratorerne har som nævnt i ID: 84 meget begrænset erfaring med erklæringer om arbejde i Danmark, og det er ikke klart for skoleadministratorer, hvordan man angiver, at en kursist uden fast bopæl i Danmark har indsendt en erklæring om, at vedkommende arbejder i Danmark. En skoleadministrator forventer, at man skal tilføje dokumenter til en tilmelding, men ved ikke, hvordan dette gøres. Skoleadministratoren kigger som udgangspunkt under selve kursisten for muligheden. Der er ingen dokumenter Hvor kan man tilføje dokumenter? [Angive indsendt erklæring?] Det aner jeg ikke. Ingen anelse. D25, skoleadministrator Jeg har ikke haft nogen D26, skoleadministrator Side 69

74 /ADMIN Overvej at linke til Tilføj dokument fra Dokumenter fanen (Muligheden for at indsende erklæringen bør naturligvis kun vises for kursister, som ikke er registreret med fast bopæl i Danmark) DOKUMENT- OG SKABELONARKIV ID: 90 (KP) Formålet med siden Dokument- og skabelonarkiv er uklar for flere skoleadministratorer, og skoleadministratorerne er generelt usikre på, hvordan de bruger siden. Hvad er fx formålet med at hente et dokument fra PC? Det er mine breve, der ligger der. Der vil jeg få mine breve. (Ser popup). Hent dokument fra pc, slet mappe, omdøb mappe, tilføj mappe. Jeg tror ikke, jeg kan få lov. Aner ikke hvad det er. Er det fra min pc? Jeg tror, at det er lukket. Jeg ved ikke, hvor jeg skal hente det henne. Jeg skal skrive filer og et eller andet. Jeg ved ikke, hvad det er. D25, skoleadministrator Dokument og skabelonarkiv kunne vi godt bruge noget mere info og hjælp til. Den har vi slet ikke kommet i gang med overhovedet. Den virker lidt uoverskueligt. [Hvad er arkivet?] Man skal bruge et bestemt program til at lave skabeloner til optagelse, aflysning osv. Så skal man lægge dem i systemet og bruge dem. Men der skal nogle koder osv. i, som vi ikke kan finde ud af. [ ]Det er i hvert fald, om det er en pdf fil eller hvilken type det er. Det har nok noget med, hvilken slags dokument, du skal sende ud. Om brev eller sms er bedst? Jeg ved det faktisk ikke. Det må være noget med den måde, det bliver sendt ud på? D27, skoleadministrator [Bruger?] Næh, egentlig ikke. Det er der, vores breve ligger, som vi henter ind på holdene. D28, skoleadministrator Det tror jeg ikke, at jeg har brugt. Her kan man gå ind og hente de breve, vi selv laver. Og man kan have dem liggende derude. I skabelonarkivet. [ ] Jeg ved, at andre har valgt det fra også. D26, skoleadministrator Såfremt den hentede fil tilføjes den valgte mappe, bør hent omskrives til tilføj. Overvej at linke direkte fra siden til hjælp vedr. brugen af siden. Og hvorfor skal brugeren både hente en fil og vælge dokumenttype? En skoleadministrator uden kendskab til løsningen forsøger at benytte funktionen, men får at vide, at den valgte fil og dokumenttype ikke stemmer overens. Side 70

75 /ADMIN Der er noget, der hedder skabelon til eller uspecificeret dokument osv. Jeg ved ikke, hvad jeg skal bruge det til. Jeg har aldrig været inde i det her. Så jeg aner ikke (Vælger forkert type ift. skabelon får fejl og filvalget slettes). Nej, det kunne jeg ikke få lov til. D25, skoleadministrator Det bør tydeliggøres, at valget af dokumenttype reelt er et valg af den form, udsendelsen sker på. Brugeren bør kun tilbydes relevante valgmuligheder fx at der kun tilbydes relevante dokumenttyper i drop downlisten, når filen er tilføjet (eller omvendt, at der kun gives mulighed for at vælge relevant filer, når filtypen er valgt). Undlad at fjerne brugeres valg af fil, når fejl opstår Side 71

76 /ADMIN VEU administrator GENERELT OM EFTERUDDANNELSE.DK/ADMIN TIL VEU ADMINISTRATORER Siden modtages grundlæggende udmærket, om end der stadig er mulighed for optimering. VEU administratorerne i testen benytter forskellige dele af løsningen. Alle benytter Ansøgninger. Nogle benytter Afsluttede ansøgninger, mens andre benytter Vis tilstedeværelse. Som udgangspunkt er det et udmærket system at arbejde med. Det står meget klart og tydeligt. Overskueligt. [ ] Efteruddannelse.dk/admin, det er rent til arbejdsgiveren (meddelelser til arbejdsgiveren). Det her er rent og skært meddelelser. (Bruger eget system til reel udbetaling). D21, VEU administrator Hos os kører alt manuelt. Det er i listeform fra efteruddannelse.dk, det bliver taget. Det bliver behandlet direkte fra efteruddannelse.dk. Jeg har det stående åbent, samtidig med at jeg taster de oplysninger jeg skal bruge i vores eget system. [ ] Det (efteruddannelse.dk/admin) er nemt. Der er en god forståelse for, hvor tingene ligger henne. D22, VEU administrator En VEU administrator fortæller, at langt hovedparten af de ansøgninger administratorens a-kasse modtager får afslag eller returneres pga. fejl. Vi har rigtig mange afslag %. Måske 1-2 ud af 10 er udfyldt korrekt. Rigtig mange udfylder dem forkert. [Typiske problemer?] De har ikke ret til det. De må ikke være uddannet eller have arbejdet med uddannelsen inden for de sidste 5 år. Det er langt den største del. D21, VEU administrator Det store antal afslag og returneringer er dog ikke symptomatisk for de resterende a-kasser. VEU administratorerne beskriver det typiske grundlag for afslag som værende for sene ansøgninger, uoverensstemmelser i de angivne data, udbetalinger af andre ydelser til elever samt for høje uddannelsesniveauer. Men det der gives afslag på oftest er, at de har søgt senere end 4 uger. D24, VEU administrator Det er ikke mange, der får afslag. Mange af dem bliver godkendt. Det er størstedelen, der bliver godkendt og ryger til udbetaling. [Typiske grunde til afslag?] Det er uddannelse, der er noget, der ikke stemmer overens og det, de tidligere har søgt. Uddannelsesniveauer der ikke stemmer overens med det, der tidligere er givet besked om. Afslag er fx, hvis de er elever, eller får udbetalt noget andet samtidig med. Eller hvis de får udbetalt en anden ydelse samtidig med. Eller hvis udd. niveauet er for højt. D23, VEU administrator Vi har meget få tilbagebetalinger. Vi sidder og vurderer det hele, inden vi taster ind i systemet (ifm. manuel indtastning og behandling). Selve vurderingen er nok nemmest, at den ligger hos personen og ikke maskinen. D22, VEU administrator.id: 91 (MP). De ovennævnte problemer kan indikere, at tidsfristerne for ansøgning eller signering ikke kendes eller huskes, og at reglerne for VEU godtgørelse ifm. uddannelse og brug af uddannelse ikke er klare for alle ansøgere. Det belyser også problemet i, at VEU administratorerne skal behandle ansøgninger, uanset at disse åbenlyst vil modtage afslag. Alt i alt en uhensigtsmæssig situation, da de mange fejlbehæftede/uberettigede ansøgninger medfører en unødvendig arbejdsbyrde for VEU administratorerne. I det øjeblik man vælger uddannelsesniveau videreuddannet og ikke er berettiget til VEU godtgørelse, der kunne jeg tænke mig, at afslaget blev givet med det samme, i stedet for at vi skal sidde og skrive afslag til dem. [ ] Det er måske en % af ansøgningerne, vil jeg tro. D22, VEU administrator Side 72

77 /ADMIN Såfremt brugerens besvarelser entydigt vil medføre, at VEU godtgørelse ikke kan opnås, er det et unødvendigt spild af ressourcer for VEU administratoren, at ansøgningen skal behandles manuelt efterfølgende. Overvej hvorvidt processen kan optimeres, fx gennem oplysning til brugerne samt gennem automatisk afslag af ansøgninger ud fra udvalgte parametre. Det er vigtigt at afslag fremgår af systemet, da a-kasserne dermed kan følge op på evt. snyd (hvor kursisternes uddannelsesniveau ændres med det formål, at kursistens ansøgning bliver godkendt). Sørg i ansøgningsprocessen for at promovere muligheden for at blive adviseret, når tidsfristen for ansøgning og signering nærmer sig. VEU administratorerne har ud over sagsbehandling af ansøgninger til opgave at hjælpe a-kassernes medlemmer med tilmeldings- og ansøgningsprocesserne..id: 92 (F). Flere VEU administratorer efterspørger i denne sammenhæng en lettere tilgang til at se systemet fra kursisternes vinkel. Dvs. se de sidetyper, som kursisterne skal udfylde. En VEU administrator beretter, at hun har været nødt til at logge sig ind for selv at gennemgå tilmeldings- og ansøgningsproceduren for at hjælpe en kursist. Det eneste ærgerlige er, at jeg ikke som administrator kan se, hvordan medlemmerne søger. At jeg kan se den modsatte side. At jeg kunne følge spørgsmålene, de skal følge. Hvordan skemaet er sat op. Hvordan de udfylder. De ringer jo og spørger hvordan søger jeg befordring osv. Og alle de spørgsmål kan jeg ikke rigtig hjælpe med. D23, VEU administrator Det som kan være rigtig svært for os, når vi sidder, er at guide vores kursister. Vi kan ikke komme ind i alle systemerne Vi har måttet oprette os selv, så vi kan følge med i, hvad kunden sidder og laver. Det kunne være rart at have en prøveside, man kunne følge med i. Vi sidder blinde og skal guide dem. D26, skoleadministrator Overvej at give VEU administratorerne yderligere værktøjer til brug i vejledningssituationen. Fx mulighed for at sætte skærmdeling op med kursisterne eller en demo-løsning med de tilgængelige klik-flows. (Samme problematik gør sig gældende for skoleadministratorer).id: 93 (F). En VEU administrator efterspørger i forbindelse med diskussionen af fejl i ansøgninger en mulighed for, at ansøgere kan trække deres ansøgning tilbage, såfremt de opdager fejl i denne. Hvis jeg skulle have ændringer til systemet, så kunne det være rart, at virksomheden kunne trække ansøgningen tilbage, hvis de laver fejl, og skal have den returneret. D24, VEU administrator Overvej hvorvidt ansøgere har behov for en mulighed for at trække ansøgninger tilbage inden sagsbehandlingen påbegyndes. Side 73

78 /ADMIN VIS TILSTEDEVÆRELSE De tilgængelige informationer under Vis tilstedeværelse modtages blandet. 2 VEU administratorer beskriver informationerne som udmærkede, men unødvendige. De trækker informationen om tilstedeværelse fra egne systemer eller fra ansøgningen om VEU godtgørelse. Omvendt fremhæver 1 VEU administrator Vis tilstedeværelse som den typisk benyttede fane. Nååh, det er interessant. Det er fravær. De timer, han har været på kursusstedet. Men dem tager vi et andet sted. Vi trækker statistikken et andet sted. Den er fin nok, men jeg har ikke brugt den. D21, VEU administrator Vis tilstedeværelse den bruger vi faktisk ikke. [ ] Vi kan se det samme, hvis jeg kigger på ansøgningen. D24, VEU administrator Jeg bruger vis tilstedeværelse 90% af tiden. [ ] Og så bruger jeg den, der hedder Ansøgninger. D23, VEU administrator.id: 94 (BP).Resultatlisten er som udgangspunkt tom, og brugeren skal fremsøge tilstedeværelse for en kursist ved at søge på CPR-nummer. Såfremt brugeren blot klikker Søg uden at indtaste en værdi (fx belært af søgefunktionen under Ansøgninger ), fremkommer en generisk fejlbesked, som henviser til værdi. Sørg på sitet generelt for at præsentere brugeren for meningsfulde og konkrete fejlbeskeder, fx Indtast et CPRnummer.ID: 95 (MP). VEU administratorerne kan have svært ved at finde præcist det kursus eller den periode, de søger information om for en given kursist, da rækkefølgen af informationerne beskrives som uklar / uhensigtsmæssig. Det beskrives som uhensigtsmæssigt, at de nyeste informationer per default placeres nederst på siden (eller ude af datoorden), så brugeren tvinges til at scrolle. VEU administratorens mulighed for selv at sortere indholdet ved klik på kolonneoverskrifter overses. Side 74

79 /ADMIN Fraværsoplysninger, der er kun en fra-dato. Hvis der nu havde været et kursusnummer for eksempel. At der var flere søgekriterier, jeg kunne vælge imellem. Hvis jeg skriver 1. januar, kommer der rigtig meget frem, jeg skal søge i. Skolerne kan have ændret dato eller kursusnummer. Der kan være meget, jeg skal lede rundt i. Jeg ville gerne snævre mere ind. Hvis jeg vidste præcist hvilket kursusnummer eller der skulle være til- og fra- dato. [ ] Det står ikke altid i datoorden. Det er som om, den er delt op i kursusnumre. D23, VEU administrator (Ser kursist) Hvis han havde været afsted på andre kurser tidligere år, så ville hele rækken have lagt sig herunder. Det kan nogle gange være svært at finde overblikket, for årstallet står herude, men de står blandet. Du har ikke mulighed for at sortere i dem. Vi vælger derfor at gå ind under Ansøgninger og søge på CPR-nummer. Så vi kan finde tilstedeværelsen på lige netop den periode, vi ønsker at behandle på. D22, VEU administrator Overvej at tilføje yderligere filtreringsoptioner for det fremsøgte indhold, fx slutdato samt kursusnummer. Sorter som standard listen, så de nyeste kurser ligger øverst. Sorteringsmuligheden bør fremhæves, fx via default visning af pil op / pil ned -markering, som tydeliggør kolonnen og rækkefølgen, informationer er sorteret efter. Brugeren bør med andre ord ikke (som i det nuværende system) skulle klikke på kolonneoverskriften, før pil-markeringen vises. (Dette gælder både for VEU administratorer og skoleadministratorer).id: 96 (BP).Om end sidens indhold generelt forstås, beskrives en deltager det som unødvendigt besværligt, at hun selv er tvunget til at regne det eksakte antal timer ud, som kursisten har været fraværende. Deltageren har tilsyneladende brug for at kende fraværet (og ikke blot tilstedeværelsen). De grå viser, at hun har været der, og de røde, at hun ikke har været der. Det ville være rigtig rart, hvis der stod, hvor mange timer, hun har været væk. Hvis der står 3,21 timer (tilstedeværelse) så skal jeg selv sidde og regne ud, hvad tiden hun har været væk egentlig er. D23, VEU administrator Overvej at eksplicitere den konkrete tid, kursisten har været fraværende. Side 75

80 /ADMIN ID: 97 (BP). Mindst én VEU administrator stoler ikke på stjerne-markeringen, som angiver ændringer i fraværet. Dernæst forskubber stjernen visuelt indholdet, hvilket mindsker overblikket over siden. Tjek hvorvidt markeringen af ændrede fraværsoplysninger fungerer som intenderet. Der er den røde stjerne (under fraværsoplysninger). Den stoler jeg ikke på. Den virker ikke altid. Vi har oplevet før, at hvis jeg går ind og der er kommet nye oplysninger, så er den der nogle gange, og nogle gange ikke. [ ] Den her stjerne skubber hele linjen. Når jeg skal printe så bliver det meget småt og rodet. Datoerne stod forskelligt. Småt og rodet at finde rundt i. D23, VEU administrator Sørg for en visuelt pæn opstilling af indholdet herunder at de enkelte kolonner kan indeholde tilstrækkelig information til, at indholdet ikke forskubbes..id: 98 (F). I forbindelse med præsentationen af informationerne om tilstedeværelse efterspørges kontaktinformation til en kontaktperson hos skolerne, som kan bistå VEU administratorerne i forbindelse med spørgsmål. Det kunne være rart at have en adresse stående på skolen. Adresse og telefonnummer kontaktpersonen til personen med fraværsoplysninger. Det kunne være meget rart. D23, VEU administrator Overvej at linke til kursusbeskrivelsen hvor kontaktpersonens kontaktinformationer står..id: 99 (F). En VEU administrator udtrykker slutteligt et stort ønske om en print-funktion, hvormed sidens indhold nemt kan printes pænt ud. Jeg kunne godt tænke mig en printknap. Så det var nemmere at printe ud. Fx fraværsoplysninger. Jeg havde en sag, hvor vi havde behov for at dobbelttjekke alt for mange, mange medlemmer. Der skulle jeg lave screendumps. Den er ikke printvenlig. Så jeg kunne vælge, når jeg skriver cpr-nummer og dato, så kommer der vildt mange oplysninger frem, som jeg skulle bruge. Der skulle jeg scrolle ned, tage et nyt klip (screendump), og videre og videre. D23, VEU administrator Tilføj en generel print-funktion (som under Ansøgninger ) og sørg for at brugerne kan printe udskriftsvenlige sider ud efter behov. Side 76

81 /ADMIN ÆNDRET TILSTEDEVÆRELSE ID: 100 (KP). Ændret tilstedeværelse benyttes generelt ikke af VEU administratorerne. Sidens indhold (eller mangel på samme) og formål er ikke umiddelbart selvforklarende og opfordrer dermed ej heller til brug. Én VEU administrator benytter tilstedeværelses-oplysningerne under Vis tilstedeværelse, men ved ikke, hvad Ændret tilstedeværelse gør. En anden VEU administrator opdager undervejs i testforløbet helt konkret værdien af informationerne, da hun finder ud af, at a-kassen har udbetalt for meget i godtgørelse til en kursist. Deltageren påpeger i den forbindelse det store problem i, at ændringerne ikke nødvendigvis opdateres umiddelbart efter kursets afholdelse. I eksemplet med den fremfundne kursist er ændringen først sket 3 måneder senere, dvs. efter godtgørelsens udbetaling. Der kom ikke rigtig noget. [Hvad gør opdater tilstedeværelse?] Det ved jeg ikke. Der skete ingen ting. D21, VEU administrator (Om markering af ændret tilstedeværelse under Vis tilstedeværelse ) For mig er det kun relevant, hvis der er sket ændringer ift. timeantallet. At jeg er gået ud fra, at der ikke var fuld tilstedeværelse, og medlemmet så ringer og siger, jeg har været til stede. [Ændret tilstedeværelsefanen?] Jeg bruger en ikke. Har ingen anelse mit gæt er det er medlemmer, vi har, som har fået ændringer i deres VEU ansøgning? Eller stedet er ændret. Eller timer har ændret sig. Ændringer til deres første ansøgning, som de har trykket godkend til. [Får forklaring Gavnligt?] Nej, når jeg bruger fraværsoplysninger, så søger jeg på det enkelte medlem. Det her er fuldstændigt uoverskueligt at søge på. Jeg ved ikke, hvor jeg skal starte. Jeg går ind og søger kun på Knud (kursist), når han ringer. D23, VEU administrator Bruger ikke. Det burde vi måske. Det er dem, der er ændret tilstedeværelse på. Det er nogle, hvor der er en tilstedeværelsesoplysning, der er ændret på. [Behov for?] Det ved jeg faktisk ikke. (Ser tilstedeværelse for en kursist og sammenligner så med eget system) Jeg får røde ører nu. Der er noget, vi ikke er opmærksomme på, kan jeg se. Hvordan skal vi vide, at der lige nøjagtigt er ændringer på et givent cpr-nummer. Vi skal ind og se på det her, kan jeg godt se. Det er måske et problem, vi har, fordi vi kører det manuelt. Men det er forfærdeligt, at man laver ændringer 3 måneder efter. Nu skal vi sådan set trække penge tilbage. Det er et problem, at det kommer 3 mdr. efter. D24, VEU administrator Formålet med siden bør klarificeres og dens vigtighed pointeres for især de brugere, som ikke benytter automatiserede processer. Det bør ligeledes overvejes at fremhæve antallet/eksistensen af nye poster i fane-overskriften, så brugerne i højere grad promptes til at klikke på fanen. (En sådan markering kan dog virke som unødig og potentielt irriterende information for brugere med automatiserede processer). Værdien af Ændret tilstedeværelse forudsætter i høj grad, at ændringer registreres inden udbetalingen af VEU godtgørelse alternativt kan a-kasserne være nødt til at udbetale/opkræve penge efterfølgende med administrativt besvær til følge. Side 77

82 /ADMIN ANSØGNINGER - OVERSIGT Oversigten forstås og giver overordnet VEU administratorerne de informationer, de har behov for. Jeg er vant til at arbejde i den. For os fungerer det fint. Bare at vi kan få det ændret til, at når vi videresender nogen, at det også sker. D24, VEU administrator Under selve ansøgningerne, så er det meget fint, at jeg kan skrive cpr-nummer og cvrnummer. Den er meget nem at finde rundt i. (Får de info, hun søger). Jeg får hele ansøgningen frem, og der har jeg en knap til print. Meget fint. D23, VEU administrator [Filtre?] Dem bruger jeg typisk ikke. Jeg trykker søg og ser, hvad der ligger. Vi får måske mellem 3 og 8 om ugen. D21, VEU administrator [Filtre?] Afsendt, det er nogle, jeg slet ikke har rørt. Det er lister, vi trækker fra. Den er fin for os. Startdato. Det er det, der er relevant for os. Vi bruger overhovedet ikke de andre felter. Vi bruger ikke intern reference. Den har jeg sagt ja til, at der bliver fjernet. D24, VEU administrator Jeg går ind i ansøgninger og vælger (under filter Status ) Afsendt. [ ] Jeg bruger Status og Kursist mest. Det med hvornår kurset er startet og sluttet. Det sker stort set aldrig, at vi er nødt til at udsøge på det. [ ] Pr. uge får vi mellem 20 og 50 ansøgninger det varierer meget hvornår på året. Efterår og forår, ligger vi typisk på stykker. D22, VEU administrator.id: 101 (BP). Det kan dog undre, at listen som udgangspunkt er tom, og at VEU administratorerne skal klikke søg for at få indhold vist. Filtrene benyttes primært af VEU administratorer, som foretager manuel behandling. Filtrene beskrives af én VEU administrator som overflødige, da a-kassen typisk ikke har mere end max 8 ansøgninger på en uge. En anden a-kasse har til sammenligning mellem ansøgninger per uge. Simplificer fremsøgningen af ansøgninger. Vis per default modtagne ansøgninger. (Samme problematik går igen for bl.a. kursusadministratorer, hvoraf én eksplicit efterspørger, at kommende kurser vises automatisk). Evt. performanceproblemer bør kunne afhjælpes ved default begrænsningen af antal viste resultater per side (som fastholdes indtil brugeren selv vælger et andet antal resultater per side). Skjul dernæst evt. som udgangspunkt filtre og lad brugeren vælge dem efter behov. Såfremt brugeren vælger at vise/skjule filtre, bør denne indstilling naturligvis huskes til efterfølgende sessioner. Side 78

83 /ADMIN ID: 102 (KP). En VEU administrator beretter, at hun har blandede erfaringer med at bruge filteret Uddannelsessted. Hun mener ikke, at de eftersøgte ansøgninger altid fremkommer ved brug af filteret. Jeg har nogle få gange gerne villet udsøge på uddannelsesstedet. Og der fungerer det her ikke 100 %. Ansøgningen som bør ligge der, kommer ikke nødvendigvis frem. Så må jeg forsøge alle parametre, fx søge på cprnummer. D22, VEU administrator Ret evt. fejl ifm. filtrering på uddannelsessted..id: 103 (MP). Det beskrives ligeledes som et problem, at kolonnen Uddannelsessted ikke nødvendigvis viser de navne på uddannelsessteder, som fremgår af Undervisningsministeriets lister (VEUfag og VEU-institutioner). Dermed bliver det sværere for VEU administratorerne at fremfinde de korrekte uddannelsessteder på listen. Jeg kunne godt tænke mig, at uddannelsessteder bliver tvunget til at skrive deres udd. steder her, som det bliver kaldt på listen hos undervisningsministeriet. Der er nogen, der bruger forkortelser det ene sted og ikke det andet. Det giver os problemer. Når vi skal oprette en bevilling, så skal vi fortælle, hvilken skole det foregår på. Der har vi denne liste. Men når det ikke er samme navn, der står her, som der står i ansøgningen, så har vi et problem. Bare at navnene matcher. D24, VEU administrator Side 79

84 /ADMIN ID: 104 (KP). En VEU administrator beskriver dernæst det problem, at ændringer af fx dato ikke fremgår på listen over ansøgninger. Her vises stadig de oprindelige fra- og til datoer. Ændringer foretaget efter afsendelsen af ansøgningen skal findes nederst på siden, hvor der er risiko for, at ændringen overses. Når der er sendt en ansøgning, så hvis man ændrer datoer på det Hvis man kigger på det øverste på bevillingen, så ser den ud for oven, som den gjorde i starten. Så skal vi ned i bunden og finde det. Det generer. D24, VEU administrator Sørg ved systemmæssige ændringer for at opdatere ansøgningens stamdata i listen over ansøgninger..id: 105 (BP). Flere VEU administratorer foretrækker konsekvent længere lister over ansøgninger. Det opfattes som besværligt at skulle springe mellem sider. Desuden huskes brugerens valg af antal resultater per side tilsyneladende ikke fra session til session. Jeg kan ikke vælge flere jeg ville gerne vælge 500. Jeg ville gerne, at den husker, at jeg gerne vil have så lange lister, som jeg overhovedet kan få. Jeg skal altid sætte den til det. D24, VEU administrator Lad systemet gemme brugerens præference for antal resultater per side. Overvej at tilbyde længere lister med ansøgninger, som brugerne kan vælge efter behov (såfremt systemet kan loade data tilstrækkeligt hurtigt) Side 80

85 /ADMIN ANSØGNINGER - KURSIST VEU administratorerne benytter funktionerne i systemet på forskellig vis. Nogle benytter primært egne systemer, fx til udbetalingsmeddelelser og har dermed ikke behov for at godkende, returnerer eller afslå ansøgninger via løsningen på efteruddannelse.dk/admin. Afslag, der går vi for det meste ind og skriver vores eget brev. Det hele kører automatisk. Så vi har faktisk aldrig brug den her. Vi bruger den ikke. Så kører det hele automatisk gennem vores egne systemer. Returner, den bruger vi faktisk heller ikke. Så er de blevet stoppet via vores system. D23, VEU administrator Andre godkender manuelt ansøgninger via efteruddannelse.dk/admin (og kan i den forbindelse savne information om muligheden for automatisk samkøring af informationer imellem eget system og efteruddannelse.dk). Jeg åbner hver eneste ansøgning og kigger på tilstedeværelse i ansøgningen og vurderer, om de har retten til at få udbetaling. Så indtaster jeg periode og udbetalingsbeløb i vores eget system, og så godkender jeg i efteruddannelse.dk. Vi bruger vores eget system til udbetalingsdelen. Vi skal jo have lagt oplysningerne derover. Ellers skulle det kunne overføres elektronisk. Jo færre systemer, man skal arbejde rundt i, jo bedre er det jo. D22, VEU administrator.id: 106 (F). I forbindelse med den manuelle behandling af ansøgninger, efterspørger en VEU administrator mulighed for at markere ansøgninger, som kræver opfølgende undersøgelse eller dokumentation, før de kan færdigbehandles. Jeg mangler lidt en parkeringssted til ansøgninger som jeg skal undersøge noget på først, inden at jeg kan taste dem bl.a. hvis en medarbejder har deltaget i et kursus i en weekend, så skal de have dokumentation på, at de får en kompenserende fridag. Det betyder ikke, at ansøgningen skal afvises, men jeg kan ikke godkende den før jeg har fået de oplysninger jeg skal bruge. (Forhåndsgodkender via efteruddannelse.dk/admin og afviser derefter i eget system, indtil hun har modtaget de fornødne oplysninger.) D22, VEU administrator Overvej at tilføje en 7. valgmulighed for status under fanen Sagsbehandling (fx Afventer dokumentation), hvormed VEU administratoren kan tilføje en note til en ansøgning og markere for sagsbehandlere såvel som kursister, at ansøgningen kræver yderligere information fra 3. part, inden ansøgningen kan færdigbehandles. VEU administratoren skal desuden kunne filtrere på denne status i ansøgningsoversigten. Det skal i denne sammenhæng noteres, at filtervalget Under behandling i menuen Ansøgninger bruges til at vise ansøgninger, som allerede er forhåndsgodkendt dvs. der er tale om ansøgninger med en anden status, end den her foreslåede Afventer dokumentation..id: 107 (BP). Det fremgår ikke klart af systemet, hvorledes brugeren fremsender breve til anden digital postkasse eller hvorvidt systemet kan håndtere udsending af fysiske breve. (Det skal her noteres, at brugeren ikke benyttede tjekbokse i praksis og derfor ikke gennemgik proceduren). Side 81

86 /ADMIN Brev sendt til anden digital postkasse hmm, det kan jeg jo ikke. Jeg vedhæfter brevet her. D24, VEU administrator Overvej hvorvidt der er behov for yderligere information eller trin til at guide brugeren ifm. brugen af systemet, herunder tjekbokse under Afslag. Hjælpen Brugerguide A-kassens sider giver ikke information herom..id: 108 (MP). Præsentationen af faner relateret til den enkelte kursist er ikke i alle tilfælde optimeret til indholdet. Fx fanen Tilstedeværelse som kan være meget indholdstung ifm. 12 ugers kursus. Desuden beskrives sorteringen efter kursusnummer som uhensigtsmæssig. Sortering efter dato efterspørges. Jeg kunne godt tænke mig, at den rullede mere ud. Hvis det er et forløb på 12 uger, så skal jeg sidde og scrolle ned her. Og det ligger hulter til bulter. Det burde ligge i datoorden. De ligger kursusnummervist. Jeg ville hellere have, at de lå i datoorden. Det er mere brugervenligt. D24, VEU administrator Tilpas automatisk fanernes størrelse til deres indhold. Alternativt giv brugerne mulighed for selv at justere fanernes højde ved at trække i disse. Sorter automatisk indholdet efter dato, men giv brugerne mulighed for at sortere de enkelte kolonner efter behov. Tydeliggør desuden muligheden for at sortere indholdet via kolonneoverskrifter. Side 82

87 /ADMIN ID: 109 (BP). En VEU administrator finder det irriterende, at hun ikke kan scrolle helt ned på siden via musens scrollhjul, når muse-markøren er placeret over indholdsfeltet (accordions) på siden. Den har nogle fejl. Især scroll på siden. Når vi får ansøgninger. Jeg SKAL ud og have fat i pilen. Det er møgirriterende. Det kunne vi godt tænke os bedre. D21, VEU administrator Det bør undersøges, hvorvidt scrollfunktionen kan optimeres, så scroll via scrollhjul muliggøres overalt uanset markørens placering.id: 110 (F). Desuden finder deltageren det uhensigtsmæssigt, at hun er nødt til at scrolle op og ned gentagende gange på siden med kursistens oplysninger for at trække de informationer ud af siden, som hun skal overføre til sit eget system Modulus. Rækkefølgen af præsentationen af informationer i de to systemer stemmer ikke overens. Den er dumt opbygget (ift. data hun skal trække ud til eget system). Jeg skal sidde og scrolle rigtig meget. Det er datoen for kurset. CVR-nummer for virksomheden. Virksomhedens navn og adresse. Som vores system er opbygget, skal jeg sidde og køre frem og tilbage (scroller op og ned). Det er frem og tilbage. D21, VEU administrator Det kan ifm. kommende opdateringer af efteruddannelse.dk/admin med fordel undersøges, i hvilken grad præsentationen og rækkefølgen af informationer stemmer overens med de interne løsninger, som de største a- kasser benytter. Jo højere grad af overensstemmelse mellem løsningerne, jo lettere bliver det for VEU administratorerne at trække de ønskede data (manuelt) ud. Alternativt fokuser på at promovere webservices til integration. Side 83