Udbud af flexkørsler. Alice Judith Bekker Souschef Lis Christiansen. Udarbejdet af: Gennemlæst og kommenteret af: Dato: 26.

Transkript

1 Udbud af flexkørsler Udarbejdet af: Gennemlæst og kommenteret af: Alice Judith Bekker Souschef Lis Christiansen Dato: 26. april 2016 Sagsnummer: S Version nr.: 06

2 Udbud af flexkørsler 1. Indledning Sammenfatning Afgrænsning Fakta om kørselsordninger der kan udbydes Nuværende kontrakthaver Nuværende udbudsform Fællesudgifter til FynBus hvad dækker de over? Opmærksomhedspunkter ved eget udbud Mulige konsekvenser ved eget udbud...8 a) Pris...8 b) Leverandører...9 c) Digitalisering...9 d) Kørselskoordinering Procesplan...10 Bilag 1: Tilrettelæggelse af kørslen i de andre fynske kommuner...11 Bilag 2: KL s nøgletal for flexkørsler...12 Side 2

3 1. Indledning I 2014 blev den borgerrettede kørsel analyseret med henblik på at finde effektiviseringer inden for befordring. Hertil kommer at Økonomi og Løn i 2015 fik til opgave at analysere flexkørsel hos FynBus yderligere, for at finde ud af, hvorvidt der vil være potentiale i at hjemtage kørslen fra FynBus 1 og i stedet udbyde kørslen selv. Flexkørsel hos FynBus omfatter lægekørsel, genoptræningskørsel og aktivitetskørsel. Analyserne af de 3 kørselstyper er tilendebragt og i forbindelse med behandling heraf er det besluttet, at den konkrete beslutning om at opsige samarbejdet med FynBus til fordel for eget udbud af flexkørsel skulle afvente en samlet fremlæggelse af udbud for de 3 kørselsordninger. Den borgerrettede kørsel i Faaborg-Midtfyn Kommune omfatter følgende: Kollektiv trafik samt telekørsel og handicapkørsel udbydes og administreres fast af FynBus jf. Lov om Trafikselskaber. Disse kørsler kan dermed ikke udbydes af kommunen. Udbudt kørsel, bestående af kørsel til fx specialskoler, specialbørnehaver, heldagsskoler, VSU, STU etc., har vi selv udbudt og indgået kontrakter på. Flexkørsler, bestående af lægekørsel, genoptræningskørsel og aktivitetskørsel er også udbudt blot af vores trafikselskab. Disse kan udbydes af Faaborg-Midtfyn Kommune selv. Det samlede befordringsbudget udgør i 2016 ca. 47 mio. kr. Den kollektive trafik udgør ca. 25,8 mio. kr., egne udbudte kontrakter til vognmænd ca. 14 mio. kr. og den resterende del til flexkørsler hos FynBus udgør ca. 7,5 mio. kr. inkl. fællesudgifter svarende til ca. 16 % af befordringsbudgettet. Flexkørsler udgør således den mindste del af budgettet. Fordeling vist grafisk Dette notat har til formål, at danne baggrund for en beslutning om, hvorvidt Faaborg- Midtfyn Kommune selv bør udbyde de flexkørselsordninger som FynBus i dag har udbudt for os. 1 De 10 fynske kommuners trafikselskab Side 3

4 2. Sammenfatning Notatet giver anledning til følgende bemærkninger: Der er tale om et konceptvalg. Skal FynBus udbyde og varetage administrationen af flexkørselsordningerne eller skal de udbydes af Faaborg-Midtfyn Kommune selv. Ønskes det at teste markedet af mht. pris, er et eget udbud den eneste reelle mulighed. FynBus løfter mange forskelligartede administrative opgaver og det vil være ressourcekrævende at løfte denne opgave i kommunen. Det er svært at vurdere, om det kan gøres for samme ressourcer som FynBus bruger. Det er ikke muligt at give et kvalificeret bud på en eventuel besparelse ved et udbud. En eventuel billigere kilometerpris på kørslen vil skulle holdes op mod den ekstra administrative omkostning samt omkostning til IT-systemer, der vil være ved at udbyde kørslen selv. Der vil være mange specifikationskrav samt kørsler af stor volumen i et udbud, hvorfor dette vil kunne resultere i enten højere pris eller færre bydende. Det administrative samarbejde med FynBus fungerer godt, og der er pt. mange interessante tiltag i gang inden for fx digitalisering via FynBus. 3. Afgrænsning Det er udelukkende flexkørsler, udbudt af FynBus, der behandles i dette notat. De andre kørselsordninger er enten placeret i den kollektive trafik eller allerede udbudt af Faaborg- Midtfyn Kommune selv. Budgettet for 2016 for flexkørsler: Side 4

5 4. Fakta om kørselsordninger der kan udbydes Kørselsordning Kørsel til Geografi 2 Aktivitetskørsel Træningscenter FMK Specialiseret genoptræning Sygehus Fyn Lægekørsel Egen læge FMK Speciallægekørsel Nærmeste speciallæge Fyn Kørsel til afprøvning af proteser Bandagist DK Genoptræningskørsel Træningscenter FMK Nøgletal på ovenstående kørselsordninger for : Genoptr Specialiser Aktivitetstr Læge Speciallæge Afprøvning Opgørelse 2015 æning et æning af genoptræn proteser ing Antal kørsler Antal km Ejer bidrag Fællesudgifter Faste udgifter/tur 21,8 21,8 21,8 21,8 21,8 21,8 Variable udgifter/tur 10,7 10,7 10,7 8,9 8,9 8,9 Kr/km inkl. fællesudg. 22,8 13,5 23,2 33,8 16,9 13,73 Kr/km excl. fællesudg. 18,8 12,3 17,0 27,5 14,7 12,5 Km pr. tur 8,1 26,3 5,1 4,8 14,1 25,6 5. Nuværende kontrakthaver FynBus håndterer den kollektive trafik samt flextrafik i Faaborg-Midtfyn Kommune. De koordinerer, planlægger samt udbyder kørslen. Faaborg-Midtfyn Kommune fastlægger omfanget af kørslerne, definerer serviceniveauet samt betaler for kørslen. Vi modtager månedsvis data på samtlige kørselsordninger fra FynBus. Disse indlæses i ledelsesinformationssystemet, TARGIT, hvorfra der kan trækkes statistisk materiale og løbende skabes et overblik over udviklingen inden for kørsel. Administrativt opleves der en høj grad af service og åbenhed fra FynBus side, og der er i 2015 udført en kundetilfredshedsundersøgelse på flextrafik af konsulentfirmaet Wilke, der placerer kundetilfredsheden i den højeste kategori 6. Desuagtet opleves der ind i mellem utilfredshed med enkelte af kørslerne utilfredshed, der dog ikke har resulteret i konkrete klager. Der er i 2016 sat fokus på dette, for at identificere, hvad utilfredsheden dækker over, samt hvilke tiltag der skal til for at forbedre kundeoplevelsen. Specielt vil der blive sat fokus på, hvorvidt information og kommunikation er tilstrækkelig i forhold til anvendelsen af det enkelte tilbud og til 2 Den primære geografiske grænse for kørslen 3 Faaborg-Midtfyn Kommunes omkostning til kørslen, når indtægter og fællesudgifter er indregnet 4 Faaborg-Midtfyn Kommunes andel af de udgifter vi dækker solidarisk med de andre fynske kommuner (ejere). 5 Kilometerpriserne er beregnede ud fra et gennemsnit 6 Kundetilfredshedsundersøgelsen for Fyn kan læses her Side 5

6 kommunens serviceniveau. Dertil vil det blive identificeret, hvad mulige utilsigtede hændelser består af, samt hvordan de håndteres. 6. Nuværende udbudsform 7 FynBus har i samarbejde med Midt- og Sydtrafik ansvaret for at udbyde kørslen og indgår aftaler med vognmænd omkring udførelsen. Når trafikselskaberne samler flere typer kørsel i et fælles udbud, får byderne mulighed for at byde på en meget stor volumen, hvilket har en positiv effekt på de afgivne tilbud. Trafikselskaberne bliver kontraktholdere i forhold til vognmændene. Vognene registreres i Planet-systemet 8 med pris, geografisk placering og vogntype. Når en bestilling modtages i systemet, er det på baggrund af disse data, systemet automatisk beregner, hvilken vogn der vil være billigst ud fra borgerens behov til vogntype, vognens placering i forhold til borgeren og prisen på vognen. Denne udbudsform betyder, at den enkelte vognmand ikke skal byde på en stor mængde kørsel, som han måske ikke har vogne til at håndtere. Vognmanden byder i stedet sin vognkapacitet ind, og Planet-systemet fordeler herefter løbende ture til de vognmænd, som FynBus har indgået kontrakt med. Udbudsformen bevirker, at mindre vognmandsforretninger har mulighed for at deltage, da der ikke kræves en bestemt vognkapacitet for at kunne håndtere kontrakten, og fordi den geografiske placering af vognene i forhold til borgerne også er et væsentligt konkurrenceparameter. Flextrafik har p.t. kontrakt med ca. 160 entreprenører og disponerer via disse over ca vogne. Det er muligt for alle taxavognmænd med bevilling at byde ind på de kørselsordninger som trafikselskabet udbyder. I Faaborg-Midtfyn Kommune varetager flere af de lokale vognmænd en del af den flexkørsel, som FynBus har udbudt for os. 7 Flextrafik konceptbeskrivelse 8 IT-planlægningsystem Side 6

7 7. Fællesudgifter til FynBus hvad dækker de over? Fællesudgifter dækker over de administrationsomkostninger vi årligt betaler til FynBus. De variable udgifter afhænger af graden af selvbetjening 9. De faste udgifter dækker over fx husleje, lønomkostninger mv. De samlede fællesudgifter til FynBus på de 6 ovenstående kørselsordninger beløb sig til ca. 1,3 mio. kr. i Fællesudgifterne dækker over udgifter til mange forskelligartede opgaver. Hvis Faaborg- Midtfyn Kommune vælger at udbyde kørslerne selv, skal disse funktioner varetages af medarbejdere med lige så forskelligartede kompetencer og ressourcer for at tilbyde samme serviceniveau til borgerne som i dag. Det vurderes at være en ikke-uvæsentlig administrativ ressource, der vil skulle anvendes på at håndtere kontakten til og kontrollen af vognmænd i forbindelse med ca årlige kørsler og som skal holdes op mod udgiften til fællesudgifter på ca. 1,3 mio. kr. 9 En kørsel, hvor borgeren har benyttet selvbetjening til bestilling, er billigere for kommunen end, hvis de har bestilt telefonisk. Side 7

8 8. Opmærksomhedspunkter ved eget udbud EU-udbud Kørselsmængden er af et omfang, der gør den EU udbudspligtig. Deadline 31. juli 2016: FynBus skal informeres, om hvorvidt vi fratræder samarbejdet. 1. marts 2017: Samarbejdet kan ophøre og vi kan indgå egne kontrakter. Tidsforbrug Det er vanskeligt at forudsige et nøjagtigt tidsforbrug på at gennemføre et udbud. Det er tvivlsomt, om Fællesindkøb Fyn kan nå at gennemføre et udbud med kontraktopstart marts Der vil normalt være tale om et udbudsforløb på 8 måneder, ekskl. 2 måneders implementering. Vælges det at udbyde kørslerne selv, har vi fra beslutningen i juni 2016 ca. 8 måneder til at være klar med en ny kontrakt. Ressourcer Faaborg-Midtfyn Kommune indgår i et samarbejde med Fællesindkøb Fyn, og kan hente hjælp herfra ved et udbud. Fællesindkøb Fyn forestod udbuddet af kørsel til specialskoler. Vi vil ikke blive faktureret for deres assistance i forbindelse med et udbud, men der skal tages højde for, at der vil skulle bruges tid og personaleressourcer på at samle et udbudsmateriale i form af brugergrupper, samling af statistisk materiale mv. 9. Mulige konsekvenser ved eget udbud Den service vi i dag modtager fra FynBus, vil i nogen udstrækning kunne skrives ind som krav i et udbudsmateriale. Jo flere krav - des højere vil prisen sandsynligvis blive og der er også risiko for, at der vil være færre eller slet ingen bydende i takt med stigende krav. a) Pris Det er ikke muligt at forudsige, hvorvidt det vil være økonomisk fordelagtigt at udbyde kørslen, eller om vi i sidste ende både vil stå med en større udgift inden for flexkørslerne samt mere administration. I Faaborg-Midtfyn Kommune har vi kontrakter på kørsel hos mange af vores lokale vognmænd såvel som vognmænd uden for kommunegrænsen. Det er ikke muligt at oplyse om priser i dette notat, men nedenfor er der lavet en prislinje, der viser, hvordan de forskellige kørselsordninger ca. positionerer sig i forhold til hinanden i forhold til kr./km 10 : FynBus inkl. fællesudgifter Taxa markedsforespørgsel Taxa igangværende kontrakter 10 Illustrationen er ikke målfast. Kr/km. Side 8

9 Det bemærkes, at der i ovenstående figur skal tages højde for, at priserne på kørslerne i FynBus-regi indeholder fællesudgifter. I figuren er der angivet både en streg og en klamme for kørselspriser: Stregerne er beregnede FynBus kørselspriser baseret på kørselsstatistik og klammerne er de priser, som vognmænd har budt ind med på andre kontrakter. Grunden til spredningen i priserne på fx specialbørnehaver kan fx være, hvilke taxa der er behov for; en liftvogn er dyrere end en almindelig taxa. b) Leverandører Alle taxavognmænd kan byde ind på kørslen, uanset om det er FynBus eller Faaborg- Midtfyn Kommune, der udbyder. Der er i dag således også flere lokale vognmænd, der allerede kører Faaborg-Midtfyn Kommunes flexkørsel via FynBus. c) Digitalisering I Faaborg-Midtfyn Kommune anvender vi FynBus IT-systemer til flexkørsler; WebSolen anvendes til indtastning og opbevaring af stamdata. C-plan vedligeholder kundestamdata, der aflyses kørsler samt ajourføres fx lukkedage på institutioner mv. Programmet køres som pilotprojekt, hvor vi giver input om brugerfladen til FynBus. Der er i FynBus fokus på udvikling af dette system, således at vi også kan få adgang til bestilling af kørsler i systemet, og dermed springe flere administrative led over. C-plan forventes at kunne implementeres i vores genoptrænings- og aktivitetskørsel i september Turbestilling gør operatøradgang mulig (fra fx plejecentre, hvor der kan bestilles handicap- og/eller lægekørsel på borgeres vegne). Dette fungerer fint i dag på ét af vores plejecentre. Besluttes det at beholde flexkørsel hos FynBus vil de resterende plejecentre få mulighed for denne selvbetjeningsløsning, der er med til at nedbringe fællesudgifterne. Anvendelse af disse IT-systemer er omkostningsfrit. Udviklingen og vedligeholdelsen af IT-systemerne er en del af fællesudgifterne. Fokus på øget digitalisering skyldes, at det kan bidrage til at nedbringe fællesudgifterne samt formindske forgæves kørsler. Sagsgangen bliver desuden kortere ved at samme information ikke skal igennem flere led, men indtastes direkte i IT-systemet af den første medarbejder, der får beskeden. Ved at udbyde kørslen vil vi ikke længere have adgang til disse systemer, og vi vil skulle investere i nye måder at håndtere ovenstående på alternativt stille det som et krav i udbudsmaterialet. Det vurderes, at der er kommet meget større fokus på udvikling af digitale løsninger fra FynBus side, og det er netop meldt ud, at der i 2016 kommer en selvbetjeningsløsning for borgere på lægekørsel. Dette kan få fællesudgiften på lægekørsel til at falde væsentligt. FynBus har som trafikselskab som tidligere nævnt mulighed for at bidrage med en stor mængde kørselsdata til analyseformål. Vi modtager ikke samme omfattende datamateriale fra vognmænd. Side 9

10 d) Kørselskoordinering Det vurderes, at være en fordel at kunne samtænke kørselsordningerne og drifte disse hinanden imellem samt på tværs af kommunegrænser. En fordel der kun eksisterer, hvis der er én overordnet planlægningsenhed. Kørselsordningerne imellem Det kan være hensigtsmæssigt at sammentænke kørselsordningerne for at opnå højere effektivitet i form af koordineret kørsel og dermed lavere samlede udgifter. Udbydes fx kun én kørselsordning risikeres suboptimering på andre kørselsordninger, ved at denne udgår af den samlede kørselspulje og man dermed ikke kan pakke taxierne så godt. I dag kan mange af de borgere, der er visiteret til forskellige kørselsordninger køre sammen det kræver dog, at det er ét selskab, der planlægger kørslen. Kommunerne imellem Det bemærkes, at kilometerprisen varierer meget de enkelte kørselsordninger imellem. Der ses en sammenhæng ved, at de korte ture inden for kommunens grænse typisk er de dyreste rent kilometermæssigt. Dette kan evt. forklares ved, at de længere ture kan koordineres bedre også kommunernes kørselsordninger imellem; hvis en genoptræningspatient fra Nordfyns Kommune skal til genoptræning på Svendborg Sygehus, vil den udførende taxa kunne samle andre kommuners borgere op på vejen i både kæde-og samkørsler og dermed koordinere kørslen til fordel for alle kommuner. Skal en genoptræningspatient fra bopæl til nærmeste genoptræningscenter, vil kørslen være kortere og dermed vanskeligere at koordinere med andre kørselsordninger og/eller kommuner. Hvordan koordineres flexkørslerne så i dag 11? Planet-systemet er udviklet til at koordinere kørsler, der bestilles afhængigt af hinanden, og som i mange tilfælde stiller krav til vognens egenskaber og det ønskede serviceniveau for borgeren. Systemet udsender automatisk turene til vognene og overvåger driften. Planet-systemet kender kapaciteten i alle de tilsluttede vogne og ved derfor, hvornår fx kørestolskapaciteten er opbrugt i en vogn, og en ny vogn skal disponeres. Planet-systemet koordinerer automatisk de indkomne bestillinger, hvorefter systemet finder en ledig vogn og meddeler bestilleren, hvornår borgeren afhentes. Når medarbejderen afslutter indlægningen af bestillingen, bruger Planet-systemet ca. 2 sekunder på at beregne rute, ledig kapacitet og billigste vogn, samtidig med at der tjekkes, om kravene til borgerens service overholdes. Planet-systemet følger alle vogne og holder øje med forsinkelser og sender en alarm til trafikstyringen i Flextrafik, hvis der er problemer med at overholde tiden. Hvis den vogn, der er planlagt til at afhente en borger er meget forsinket, er der i systemet mulighed for at flytte turen fra den pågældende vogn til en anden vogn, der vil kunne hente borgeren mere rettidigt dette altså uden at borgeren mærker noget til denne ændring. 10. Procesplan Mødefora Mødedato Frist dagsordenpunkt Direktionen Økonomiudvalget Kommunalbestyrelsen Beslutning meddeles FynBus Udsnit af Flextrafik konceptbeskrivelse Side 10

11 Bilag 1: Tilrettelæggelse af kørslen i de andre fynske kommuner I andre fynske kommuner håndteres kørsel som nedenstående 12 : Kommune Genoptræning center Genoptræning sygehus Vedligehol dende træning Læge og speciallæg e Afprøvning hjælpemidl er Assens Flextrafik Flextrafik Flextrafik Flextrafik Flextrafik FMK Flextrafik Flextrafik Flextrafik Flextrafik Flextrafik Kerteminde Flextrafik Flextrafik Flextrafik Flextrafik Flextrafik Langeland Flextrafik Flextrafik - Flextrafik Flextrafik Middelfart Taxi Taxi Taxi Flextrafik Taxi Nordfyns Flextrafik Flextrafik Flextrafik Flextrafik Flextrafik Nyborg Flextrafik Flextrafik Taxi Flextrafik Flextrafik Odense Taxi Taxi Taxi Godtgørelse Taxi Svendborg Taxi Taxi Taxi Taxi Taxi Ærø Flextrafik Flextrafik - Flextrafik Flextrafik Svendborg Kommune har eget kørselskontor Svendborg Kommune har valgt at udbyde kørsel til læge og speciallæge, med en forventning om, minimum at spare, hvad der svarer til fællesudgifterne til Flextrafik. Svendborg Kommune har valgt at organisere sig med et kørselskontor omkostningen til dette er ikke kendt af Faaborg-Midtfyn Kommune. Nordfyns Kommune har holdt al kørsel hos FynBus Det er i Nordfyns Kommune besluttet at beholde al kommunal kørsel hos FynBus. Langeland Kommune har valgt at beholde kørslen hos FynBus Langeland Kommune har valgt at beholde kørselsordningerne hos FynBus, da man vurderede at vognmænd ville have god mulighed for at byde ind på kørslen, at det ville være billigste løsning samt at FynBus gør det nemt ved at administrere det hele. Nyborg Kommune har netop valgt at udbyde nogle af flexkørslerne Nyborg Kommune har vedtaget at hjemtage kørslen for læge- og genoptræningskørsel, når kontrakten med FynBus udløber februar Odense Kommunes godtgørelsesordning 13 I Odense Kommune bestiller borgeren selv turen til læge hos det lokale taxiselskab, hvorefter udgiften refunderes af kommunen. Det er primært de store byer, der har valgt godtgørelsesløsningen, hvorfor det er svært at drage en sammenligning til Faaborg-Midtfyn Kommune. 12 FynBus notat Forventet 2015 og budget 2016 fra 4. juni Jf. sagsresumé fra dagsorden v. By- og Kulturforvaltningen Odense Kommune 28. januar 2015 Side 11

12 Bilag 2: KL s nøgletal for flexkørsler 2. halvår 2015 Udgifter Rammevilkår Serviceniveau Effektiv tilrettelæggelse Kvalitet Kørselsordning Udgifter pr. indbygger (kr.)* Udgift pr. bruger (kr.) Befolkningstæthed (indbygger pr. km2) Gns. varighed af rejser (dir. min. pr. rejse)* Brugerfrekvens (%)* Udnyttelse (rejser pr. bruger) Udgift pr. direkte rejseminut (kr.) Samlet koordineringsgrad (%) Andel rejser med samkørsel (%) Andel rejser med kædekørsel (%) Omvejskørsel (%) Andel rettidige afhentninger (%) Andel rettidige afleveringer (%) Lægekørsel 70, ,46 7 9, Genoptræning 66, , , Det bemærkes, at under lægekørsel hører kørsel til speciallæge, samt proteseafprøvning og under genoptræning hører både kørsel til genoptræning på center, på sygehus samt kørsel til vedligeholdende træning. Side 12