Samarbejdet mellem bygherre og bygherrerådgiver nytænkning af ydelser

Transkript

1 Samarbejdet mellem bygherre og bygherrerådgiver nytænkning af ydelser Temamøde tirsdag den 4. oktober 2011 kl Om Bygherreforeningens udkast til Ønskeseddel til Ydelsesbeskrivelser for bygherrerådgivning Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

2 Program for temamødet Velkomst, Henrik L. Bang, direktør for Bygherreforeningen Præsentation af ønskelisten, Hanne Ullum, udviklingschef i Bygherreforeningen Processer og kompetencer i den strategiske ejendomsfunktion. Bygherrerådgiveren som med- og modspiller, Gitte Elefsen, Danske Bank Bygherrens nye tillidsmand? Rollefordeling ved bygherrens og bygherrerådgiverens ledelsesopgaver, Knud Toft Andersen, MUNKSGAARD plus ANDERSEN Bygherrerådgivning fra HVAD til HVORDAN, Tina Mølby, Kommunale Ejendomme, Vejle Kommune Udfordring af bygherrens proceshåndtering og kompetencer, Per Zwinge, Witraz og Stine Tarhan, Gentofte Ejendomme Debat om fremtidens samarbejde mellem bygherre og bygherrerådgiver og ønskelistens indhold Vin og snacks og snak Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

3 Bygherreforeningens ønskeliste til ydelsesbeskrivelser for bygherrerådgivning Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

4 Udsagn fra temamøde i januar Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

5 Arbejdsgruppen Ralf Bo Petersen, A/S Hifab Bygherreombud Michael Sloth, Bascon A/S Niels Anker Jørgensen, EMCON Lone Ankjær, Grontmij Line Maj Aagreen, Københavns Ejendomme Bent Ellegaard, Lyngby Taarbæk Kommune Knud Toft Andersen, MUNKSGAARD plus ANDERSEN Ida Garre, Rambøll Nanna Thorup, Region Sjælland Stig Ib Christensen, Region Sjælland Lars Krogh, Slots- og Ejendomsstyrelsen Sanna Gøbel Larsen, Universitets- og Bygningsstyrelsen Tina Mølby, Vejle Kommune Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

6 Workshops Fire møder henover foråret Inspirerende dialog mellem bygherrer og bygherrerådgivere Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

7 Ønskelisten i overskrifter 1. Hvad er bygherrerådgivning? 2. Afklaring af bygherreorganisationen 3. Fastlæggelse af ydelserne - Strategiske og ledelsesmæssige ydelser - Styringsmæssige ydelser - Niveaudeling af ydelser mindstekrav til ydelser Karakteren af samarbejdet - Værdier som grundlag for samarbejde - Afstemme roller og forventninger Mulige roller/stillingsbeskrivelser for bygherrerådgiveren Gentænke faserne. Struktur - tre dele? (Værktøjer til hjælp for bygherren) - En vejledning til bygherren - Et inspirationskatalog - Konkrete formuleringer Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

8 Hvad er bygherrerådgivning Bygherrerådgivning er ydelser, som supplerer bygherrens kompetencer Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

9 2. Afklaring af bygherreorganisationen Bygherreorganisationen Rammer og vilkår Kultur og værdier Strategiske valg Eksterne kompetencer Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

10 2. Afklaring af bygherreorganisationen Definere sin egen bygherrerolle og kompetencer for at kunne supplere dem: 1. Hard core oplysninger: Organisationens størrelse, karakter, og kompetencer 2. Interne beslutningsprocesser, værdier og kulturer - karakteren af det samarbejde som etableres. 3. Bygherrens strategiske valg - efterspørge visse kompetencer eksternt frem for at løse dem internt Gensidigt behov for viden og indsigt i hinandens forudsætninger for samarbejdet Vejledning? Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

11 3. Fastlæggelse af ydelserne Strategiske og ledelsesmæssige ydelser Styringsmæssige ydelser Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

12 Strategiske og ledelsesmæssige ydelser Strategiske ydelser Bygherrerådgiverens bidrag til strategiske valg i de tidlige faser nye øjne på projektet: Driver for projektet skabe fremdrift og engagement Ide-genererende Samle de rette kompetencer i projektet Kortslutte processer give bygherreorganisationen nye vinkler på projektet Bidrage i beslutningsprocessen Strategisk rådgivning om udbudsstrategier, brugerinvolveringsmetoder, kommunikation i projektet mm Ledelsesprocesser Etablering af organisationen omkring projektet Ledelse og procesfacilitering undervejs Bygherrerådgivers kompetencer, evner og mulighed for at agere Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

13 Styringsmæssige ydelser Assistance til etablering og opfølgning på styringsværktøj budget, risiko, tid, kvalitet mm. Øget fokus på omfang af styring - og grænseflader mellem bygherreorganisationen og øvrige samarbejdspartnere. Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

14 Niveaudeling af ydelser mindstekrav til ydelser Forskellige bygherrer har forskellige krav til styring Niveaudele bestemte ydelser, passende til organisationens krav og projektets størrelse Ufravigelige ydelser (fx staten byggesagsrapporten) mindstekrav i ydelsen som en standard eller en grundydelse. Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

15 4 Karakteren af samarbejdet Fastlæggelse af værdier som grundlag for samarbejde Afstemme roller og forventninger Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

16 Fastlæggelse af værdier som grundlag for samarbejde Nært samarbejde fælles værdier Bløde værdier med krav til entydighed i en konkurrencesituation Et sæt anbefalinger: Definere og beskrive bløde værdier til forståelige og konkrete handlinger. Hvad skal opnås med kompetencer Suppleres med konkrete eksempler Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

17 Afstemme roller og forventninger Bygherrerådgivning kan have meget forskellig karakter af alt fra ekspeditionsrolle til bygherrens forlængede arm Vigtigt at bygherren definerer og formidler graden af samarbejdet - fx Fastlægge og formidle de fælles mål også til den øvrige projektorganisation. Etablere en fælles forståelse for tidsforbrug, grænseflader mm. Definere hvor megen (beslutnings-) kompetence og hvilken funktion, bygherrerådgiver får. Anbefalinger for forventningsafstemning? Som en del af udbudsmaterialet Som dialog før kontraktskrivning Optimering af viden om hinanden i udbudsforløbet. Beskrive gode udbudsprocesser, fx dialog undervejs i udbudsprocessen i to-fasede forløb. Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

18 5. Mulige stillingsbeskrivelser for bygherrerådgiveren På trods variation mellem organisationer, ydelser og projekter Kan der defineres en række roller eller stillingsbeskrivelser for bygherrerådgiveren? Driver for projektet skabe fremdrift og engagement Ide-genererende Samle de rette kompetencer i projektet (ikke nødvendigvis besidde dem selv) Kortslutte processer give bygherreorganisationen nye vinkler på projektet (fx analyser af mulige alternative veje og løsninger) Bidrage i beslutningsprocessen Strategisk rådgivning om udbudsstrategier, brugerinvolveringsmetoder, kommunikation i projektet mm) Og måske endda arketyper af bygherrerådgivning fx procesrådgiveren, bestillerrådgiver eller klassisk bygherrerådgivning. Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

19 6. Gentænke faserne De nuværende ydelsesbeskrivelser - faseopdelte ydelser. Bygherrerådgivning er ikke i samme grad faseopdelt, men ydelser og kompetencer som understøtter faserne og går på tværs af faserne, I højere grad tages udgangspunkt i en ny forståelse af strategisk rådgivning og de tværgående processer Og så alligevel en ny fase: før-idefasen, fase 0, eller initiativfasen : Overveje at forsøge at beskrive de forløb for bygherrerådgivningsydelserne i faserne, og som definerer karakteren af ydelserne. - Få tingene til at falde på plads (strategiske ydelser i fase 0), - Den lange proces og styringsforløb (ledelses- og styringsmæssige ydelser) - Afslutningen. På papiret ens opgaver, men ændrer karakter efter, hvor i faserne projektet er. Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

20 7. Struktur tre dele? En vejledning til bygherren Et inspirationskatalog Konkrete formuleringer Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

21 7. Struktur tre dele? En vejledning til bygherren Understøtte bygherrens behov for at definere egne kompetencer hvordan de suppleres, og på hvilke værdisæt aftalen etableres. vurdere egen organisation, projektets karakter og hvilke ydelser, der skal efterspørges. egne kompetencer, eller ønsker at indkøbe kompetencer af strategiske årsager? Fastlægge projektets karakter og omfang og dermed omfang af forskellige ydelser og opgaver undervejs? Derudover kan vejledningen guide bygherrerådgiveren i at svare på bygherrens udbud. Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

22 7. Struktur tre dele? Et inspirationskatalog Ydelser inden for bygherrerådgivning er i stadig forandring, derfor Inspirationskatalog over ydelser, som bygherren kan efterspørge. Fx digitalt og ikke-statisk Afspejle det som tilbydes og efterspørges i branchen. Inspirationskataloget kunne fx inddeles i niveauer: Ydelsen, understøttet med eksempler på typer af projekter/løsninger cases, som illustrerer/inspirerer. Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

23 7. Struktur tre dele? Konkrete formuleringer Eksempler på konkrete formuleringer for forskellige ydelser og tilhørende opgaver. Mulighed for at niveaudele ydelser Definere grundydelser, som er alment accepterede af både bygherrer og bygherrerådgivere. Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon

24 Workshop - spørgsmål Fælles - Spm 1: Giv et hurtigt bud på, hvad der kendetegner bygherrerådgivning? Gruppevis Drøft ønskelistens punkt 2 Afklaring af bygherreorganisationen Drøft ønskelistens punkt 3 Fastlæggelse af ydelserne med fokus på afsnittene Strategiske og ledelsesmæssige ydelser Drøft ønskelistens punkt 3 Fastlæggelse af ydelserne med fokus på afsnittene Styringsmæssige ydelser samt Niveaudeling af ydelser mindstekrav til ydelser Drøft ønskelistens punkt 4 Karakteren af samarbejdet Drøft ønskelistens punkt 5 Mulige roller/stillingsbeskrivelser for bygherrerådgiveren Drøft ønskelistens punkt 6 Gentænke faserne Drøft ønskelistens punkt 7 Struktur - tre dele? Giv jeres bud på: - Tre gode elementer - Tre muligheder for forbedring Bygherreforeningen Borgergade 111 DK-1300 København K Telefon