COSMIC PIXIBOG. Klinikkens pixibog i forbindelse med COSMIC skifter til SQL databasen. 3. Udgave, den 21. maj Sektion for Projekt og Udvikling

Transkript

1 COSMIC PIXIBOG 1 3. Udgave, den 21. maj 2014 Klinikkens pixibog i forbindelse med COSMIC skifter til SQL databasen Sektion for Projekt og Udvikling

2 2 PIXIBOG Indhold Hvad skal gøres før nedlukning? Hvad skal gøres under nedlukning? Hvad skal gøres efter nedlukning? Hvilke systemer kan tilgås under nedlukning og hvordan? COSMIC-nødberedskab COSMIC-read-only FPAS BCC KMA/MADS Røntgen Onbase Kommunekommunikation Hvem har ansvar for patientdata? Ansvaret for at data kommer i de rigtige systemer, når systemerne fungerer normalt, påhviler den afdeling, hvor patienten fysisk befinder sig ved genåbning af systemer. Er patienten fysisk på en intensivafdeling eller lign., påhviler ansvaret stamafdelingen. FAM sørger selv for at få deres dokumentation ført i COSMIC. De relevante laboratorie-afdelinger/ røntgenafdeling m.v. har ansvaret for at deres data i form af laboratorieresultater, svar på røntgenundersøgelser m.m. overføres til de respektive producentsystemer, hvorfra de vil blive overført elektronisk til COSMIC. Hvad kan du bruge pixibogen til? Pixibogen er lavet for, at du nemt kan orientere dig og finde svar på, hvordan og hvad du skal forholde dig til og gøre før, under og efter det 42-timer lange servicevindue.

3 Hvad kan/skal klinikerne i faserne. Overgangen mellem de forskellige faser kan følges på lysavisen. 3 Fase 0 Servicevinduet Der kan intet gemmes i COSMIC COSMIC Oracle read-only er tilgængeligt COSMIC nødberedskab er tilgængeligt Al dokumentation skal foregå manuelt Fase 1A COSMIC SQL FPAS, FMK, CPR og XREF01 er kørende Dokumentation skal foregå i COSMIC SQL Al dokumentation skal også gemmes manuelt, så det kan registreres igen, hvis fallback. Manuel procedure ift. mange eksterne systemer bibeholdes, da kun integrationerne til FPAS, FMK, CPR og XREF01(indgående henvisninger) er åbne. Der skal dobbeltdikteres det vil sige, at der dikteres i COSMIC og på bånd eller på skrift også. Fase 1B COSMIC SQL FPAS, FMK, CPR og XREF01 er kørende Fase 2 COSMIC SQL Opstart af ikkegensendelige integrationer Efterfølgende faser 3-4 COSMIC SQL er kørende Dokumentation skal foregå i COSMIC SQL SQL read-only kan etableres hvis fallback Manuelt noteres blot berørte cpr.nr. og funktion, således at det kan slås op i SQL read-only, hvis fallback. Manuelle procedure ift. mange eksterne systemer bibeholdes, da kun integrationerne til FPAS, FMK, CPR og XREF01(indgående henvisninger) er åbne. Der skal dobbeltdikteres det vil sige, at der dikteres i COSMIC og på bånd eller på skrift også. Dokumentation skal foregå i COSMIC SQL Alle integrationerne startes op. Der vil på nogle integrationer være en kø, som skal afvikles, før normal drift er etableret. Almindelig drift Følg med i skærpet driftinfo på lysavis og intranettet. Vi vil bestræbe os på at gøre fase 1A, med dobbeltregistrering, så kort som mulig.

4 Hvad skal gøres før nedlukning? * Bestille ekstra toner og papir til print. * Planlægge forstærket bemanding i weekenden, hvor den planlagte nedlukning sker. Desuden forstærket bemanding i dagene efter med henblik på øget tidsforbrug til opdatering af dokumentation i COSMIC. * Der skal så vidt muligt skrives i bund af gamle diktater, da disse IKKE kan aflyttes i COSMIC-read-only. I starten af uge 21 vil hver afdelingerne pr intern post få udleveret 100 medicinskemaer til brug under nedlukningen. Er antallet ikke tilstrækkeligt, kan der rekvireres yderligere skemaer ved at skrive til louise.bang@rsyd.dk. 4 I Infonet finder du de skabeloner og andet, der skal bruges under Servicevinduet. Under pkt. 2.2 skabeloner og fremgangsmåder, kommer du til nødjournal og bilag. Disse skal printes og være tilgængelige i afdelingen under servicevinduet. Hvad skal gøres under nedlukning? FPAS-registrering I FPAS skal der registreres som vanligt under hele servicevinduet. Alle registreringer bliver overført til COSMIC, når der åbnes for integration søndag. Vær opmærksom på at der vil være lang kø i integrationerne, da alle weekendens registreringer skal indlæses i COSMIC. Dokumentation Al dokumentation skal føres på papir se skabeloner ovenfor i afsnittet før nedlukning. Efter servicevinduet skal dette føres i COSMIC. COSMIC-nødberedskab Fredag den 23. maj kl og ca. 1½ time frem skal COSMIC-nødberedskabet benyttes. Søndag den 25. maj kl. xx.xx skal COSMIC-nødberedskab igen benyttes, det forventes at blive søndag eftermiddag. COSMIC-read-only Der etableret en læseadgang (kaldet read-only ) i COSMIC, hvor man får adgang til alle data under nedlukningen. I COSMIC vil teksten Read-only stå hen over skærmen. I COSMIC-read-only er der KUN læseadgang, der kan således ikke gemmes nye data i COSMIC Der kan ikke aflyttes diktater i COSMIC read-only. Fra ca. kl den 24. maj skal COSMIC-read-only benyttes. Tilgås fra sædvanligt COSMIC-drift-ikon. Fra COSMIC-read-only er der KUN læseadgang, der kan således ikke gemmes nye data i COSMIC

5 5 Statusopdateringer intranettet og lysavis Der vil under hele servicevinduet ( maj) være løbende statusopdateringer på lysavisen. I dagene efter vil der også være statusopdateringer på Intranettet. Der er skærpet ITberedskab både under og efter servicevinduet. Hvad skal gøres efter nedlukning? Når der åbnes for adgang til COSMIC-drift, vil integrationerne til COSMIC i løbet af de første et til to døgn blive startet efter en nøje tilrettelagt plan. Al håndskreven dokumentation skal indskrives i COSMIC. Det er derfor nødvendigt at fastholde nogle af de alternative arbejdsgange efter ibrugtagningen af det nye miljø.. Dobbeltdokumentation - notater I 1-2 døgn efter servicevinduet skal der dobbeltdokumenteres. Det vil sige, at det notat eller diktat, der skrives, også skal printes. Dette fordi data skal foreligge, hvis det bliver nødvendigt at lave fallback. Marker det notat, du ønsker udskrevet, højreklik, vælg print markeret notat. Herefter vælger du arbejdskopi

6 Medicinskemaer Der skal føres medicin på de papir-medicinskema kan printes fra Infonet Tværgående Retningslinier. Der vil ligeledes blive sendt et X-antal til hver afdeling. 6!! Der er den 14. maj 2014 kommet svar fra OUHs jurister: Der må skannes medicinskemaer i Onbase, hvis og kun hvis det fremgår af COSMICs medicindel, at der ligger et notat/skema med ordinationer fra den pågældende dato. Det vil sige, at medicinskema skal skannes ind på nøgleordet Medicinskema i skabelonen indskannede dokumenter. Dobbeltdokumentation medicinskema I 1-2 døgn efter servicevinduet skal papirudfyldte medicinskemaer gemmes. Dette fordi data skal foreligge, hvis det bliver nødvendigt at lave fallback.!!!!!! OBS - blodprøvesvar Efter den planlagte nedetid på COSMIC fra fredag til søndag, vil der i COSMIC være uorden i den rækkefølge, hvorpå analysenavne til svar på klinisk kemi præsenteres (i svar på analyser ). Et eksempel på dette er, at Hæmoglobin, B ikke vil have den samme plads i rækkefølgen, som den har i dag, se billede. Analysenavne kan enten fremgå længere oppe eller nede i kolonnen over analysenavnene. Prøvetagningstidspunkter og resultater vil stadig være i korrekt kronologiske rækkefølge. Vi vil gå i gang med at genoprette den korrekte rækkefølge af analysenavne straks efter, at COSMIC er kørende igen. Der bliver informeret om dette løbende.

7 Indtil der er orden på sorteringen af analysenavne anbefaler vi kraftigt, at BCC-web (link fra COSMIC) anvendes til at se den kumulerede oversigt i svar på analyser. Svar der ses i indbakken i COSMIC vil opføre sig som normalt, samtidig med at godkendelse af svar, fortsat skal foregå i COSMIC. 7 Hvilke systemer kan tilgås under nedlukning og hvordan? COSMIC-nødberedskab Tilgås fra programvindue eller pc ens skrivebord. COSMIC-read-only I COSMIC-read-only er der KUN læseadgang. EPJ-Drift samme ikon som vanligt Tilgås fra programvindue eller pc ens skrivebord. Når COSMIC er åben, vil der over skærmen stå read-only. Du kan IKKE dokumentere i Read-only, men blot orientere dig. Men du kan tilgå Eksterne Systemer som vanligt. Eksterne systemer kan tilgås under servicevinduet fra ca. kl den 24. maj, når COSMIC-read-only skal benyttes.

8 8 FPAS Der kan og skal registreres i FPAS under hele servicevinduet. BCC Kan tilgås via eksterne systemer klinisk biokemi. Svar på producerede analyser ses direkte i BCC-Web via nødlink på intranetsiden KMA/MADS KMAs InfoNet-side - rekvirering af undersøgelser ( Bestilling af kliniske mikrobiologiske undersøgelser, hvor prøven tages af rekvirerende afdeling (ikke afdeling KBF/KBA) skal foretages på papirrekvisition, der sendes med prøvematerialet. Nødrekvisitionsseddel kan findes på KMAs side på Infonet. Glasset med prøvemateriale skal mærkes med patientens cpr.nr., en kort beskrivelse af prøvematerialet og dato for prøvetagning. Bestilling af klinisk mikrobiologiske undersøgelser hvor prøven tages af bioanalytiker på KBF/KBA foretages via BCC s rekvireringsmodul. Svar Undersøgelsesresultater kan ses i - FPAS (modul G-82 -> G-30 -> MB), - på Sundhed.dk direkte eller - på Sundhed.dk via BCC-WEB (Svar-oversigt -> Svar fra andre systemer og historik -> Laboratorier: Sæt kun flueben i MIBA). Undersøgelsesresultatet vil i denne nedlukning blive udskrevet på papir, som sendes til de rekvirerende afdelinger med intern post. Tilbage til normaldrift De elektroniske svar fra nedlukningsperioden vil efterfølgende blive sendt til COSMIC. Røntgen Rekvirering af akutte nødvendige undersøgelser foretages på papirhenvisning.

9 9 Den rekvirerende afdeling udfylder en papirhenvisning på den akutte nødvendige undersøgelse. Den rekvirerende afdeling kontakter Radiologisk afdeling telefonisk: - Svendborg Radiologisk Afd.: Odense Radiologisk Afd.: Papirhenvisningen sendes med rørpost (Odense) og/eller med patienten til Radiologisk afdeling efter aftale. Billeder og evt. beskrivelse kan ses i WebPACS (tilgås fra programvindue). Beskrivelse, som er synlig i WebPACS, kan udskrives derfra. Evt. akut beskrivelse udført på papir sendes med patienten eller rørpost (Odense) GE Web Pacs Skadestuepatienter skal have en papirhenvisning med i hånden. Fra kl om natten til 07.30, ringer skadestuen, hvis der sendes patienter til røntgen. Der skal stadig ringes om akut undersøgelser som traumer og medicinsk nødkald. Onbase Der ventes med at skanne til OnBase indtil integrationen åbnes. Forventeligt mandag. Kommunekommunikation Der lukkes for alt elektronisk kommunikation til/fra COSMIC i perioden fredag den 23. maj kl til mandag den. 26. maj kl. ca Kommunerne er adviseret om at COSMIC ikke kan sende eller modtage elektronisk korrespondance indtil mandag den 26. maj kl. ca Kommunikationen med kommunen skal under servicevinduet foregå på telefon. Mandag den 26. maj og de første 1-2 døgn vil den elektroniske kommunikation til/fra COSMIC trinvist blive startet. Derfor vil det være nødvendigt at fastholde nogle af de alternative manuelle arbejdsgange i de første dage efter servicevinduet. Sygehus Odense Universitetshospital og Svendborg Sygehus Advis kan afsendes Korrespondancemeddelelser kan modtages/sendes (herunder SAM:BOmeddelelsestyper) Henvisninger kan modtages Ja Nej Ja Nej Epikriser kan sendes