Referat fra mødet i Kultur- og Idrætsudvalget. (Indeholder åbne dagsordenspunkter)

Transkript

1 Kultur- og Idrætsudvalget, Referat fra mødet i Kultur- og Idrætsudvalget (Indeholder åbne dagsordenspunkter) Mødedato: Onsdag den 14. maj 2014 Mødested: Det Bruunske Pakhus, Kirkestræde 3 Mødetidspunkt: Kl. 12:00-15:00 Medlemmer: Formand: Lars Ejby Pedersen (A) Næstformand: Kurt Halling (O) Bente Ankersen (A) Christian Jørgensen (V) Lasse Strüwing Hansen (A) Nicolaj Wyke (V) Turan Savas (A) Side 1

2 Kultur- og Idrætsudvalget, Indholdsfortegnelse 52 Godkendelse af dagsorden Besøg i Det Bruunske Pakhus budgetopfølgning 2014, Kultur- og Idræt Budgetstrategi Kultur- og Idrætsudvalget Fredericia Teater - regnskab Fredericia Teater - økonomisk instruks og vedtægtsændring EGIF Aktiv Tirsdag - ansøgning om støtte til genetablering af petanquebaner Fredericia Cricketklub - ansøgning om tilskud til kunstpitch Fredericia Biblioteks strategiplan Event- og turismestrategi Anius-samlingen Lukket - Orientering...25 Side 2

3 Kultur- og Idrætsudvalget, Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Indstillinger: Fagafdelingen indstiller Bilag: Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den : Indstillingen godkendt. Side 3

4 Kultur- og Idrætsudvalget, Besøg i Det Bruunske Pakhus Sagsnr.: Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: Udvalgsmødet afholdes i Det Bruunske Pakhus, Kirkestræde 3 hvor der indledes med en introduktion ved leder Helle Lillethorup og senere en rundvisning i Det Bruunske Pakhus. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Ingen. Indstillinger: Ingen. Bilag: Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den : Introduktion og rundvisning ved Helle Lillethorup. Side 4

5 Kultur- og Idrætsudvalget, budgetopfølgning 2014, Kultur- og Idræt Sagsnr.:14/4316 Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: I henhold til kommunens principper for økonomistyring gennemføres der hvert år 3 overordnede budgetopfølgninger. Ved budgetopfølgningerne kan budgettet tilrettes i overensstemmelse med de retningslinjer, der gælder for budgetlægningen, det vil sige, at der kan tilrettes for: Ny lovgivning Byrådsbeslutninger Ændret efterspørgsel på overførselsudgifterne Fejl og mangler For alle øvrige budgetmæssige afvigelser gælder rammestyringens principper overskridelser på ét område skal finansieres via reduktioner på andre områder inden for udvalgets ramme. Hvis udvalget alligevel vælger at ansøge om tillægsbevillinger, som ikke er omfattet af ovenstående spilleregler, skal der særskilt tages stilling hertil i Byrådet. Ved de overordnede budgetopfølgninger gives der endvidere en status på udvalgets indsatsområder i aktivitetsbeskrivelserne. Status på indsatsområder vedlægges som bilag. Udvalgets økonomi fra vedtaget budget til forventet regnskab er vist i nedenstående skema. Tallene dækker perioden til og med marts måned. Mio. kr. Drift Korrigeret budget 1. Budgetopfølgning Forventning spar/lån Forventet regnskab Serviceudgifter Kultur, Idræt og Turisme 99,407 0,764-3,230 96,941 Serviceudgifter i alt 99,407 0,764-3,230 96,941 Drift i alt 99,407 0,764-3,230 96,941 Anlæg 8, ,530 6,237 Anlæg i alt 8,767-2,530 6,237 Total 108,174 0,764-5, ,178 Korrigeret budget Side 5

6 Kultur- og Idrætsudvalget, Kolonnen Korrigeret budget dækker over vedtaget budget samt eventuelle meddelte tillægsbevillinger samt spare-/låneoverførsler fra 2013 (godkendt af Byrådet d. 24. marts). 1. budgetopfølgning Kolonnen 1. budgetopfølgning indeholder de tillægsbevillinger og omplaceringer, som udvalget ansøger om i denne sag, og som sendes videre til godkendelse i Byrådet. De ordinære budgetopfølgningssager omfatter: Under serviceudgifter søges der om tillægsbevillinger på i alt 0,764 mio. kr. i disse sager: Der er overført kr. fra ØK til Turistbureauets budget en medfinansiering af administrativ hjælp i forbindelse med krydstogtskibe. Finansiering af merudgifter til løn i Ungdommens Hus fra både 2013 og kr. er overført fra Børn og Uddannelse. Mindre ændringer vedr. barselsfond, domænenavne samt udmøntning af indkøbsbesparelse netto kr. Anlæg Der søges endvidere videre om frigivelse af rådighedsbeløb på investeringsoversigten, 1,746 mio. kr., for 2014 vedr. anlægsprojektet Vedligeholdelse af idræts- og svømmehaller. Området anvendes efter godkendelse i KIU til løbende vedligeholdelse af de fire selvejende haller. Forventet Spar/lån Kolonnen Forventet Spar/lån dækker over opsparing til senere eller lån af næste års budget. I henhold til kommunens principper for økonomistyring er der fri adgang til spar/lån på serviceudgifter. Ved et evt. merforbrug indenfor udvalgets ramme er der altså mulighed for at indhente dette i det følgende år. Spar/lån behandles og godkendes umiddelbart før regnskabsafslutningen. Spar/lån er gennemgået med de decentrale institutioner og endvidere beregnet ud fra de faktisk ændrede forhold. Det betyder derfor også, at der p.t. ikke er forventninger om at opspare det samme store beløb som i 2013, hvor der på driften blev overført. For en yderligere specifikation af sagerne henvises der til bilaget på sagen. Side 6

7 Kultur- og Idrætsudvalget, Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Ingen. Indstillinger: Kultur, idræt og turisme indstiller: 1. at der søges om tillægsbevilling/omplacering for i alt 0,764 mio.kr. til serviceudgifter i at der søges om tillægsbevilling til anlægsbevilling på 0,883 mio., hvorved det afsatte rådighedsbeløb frigives. 3. at sagen videresendes til Økonomiudvalg og Byråd Bilag: Åben - PDF Indsatsområder pr Åben - Budgetændringer PDF Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den : Indstillingen tiltrådt. Side 7

8 Kultur- og Idrætsudvalget, Budgetstrategi Kultur- og Idrætsudvalget Sagsnr.:14/3484 Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: Økonomiudvalget besluttede 18. marts budgetstrategien for den kommende budgetlægning. Strategien forudsætter, at der skal være balance mellem indtægter og udgifter, og at der skal skabes råderum til investeringer. Råderummet skal skabes gennem ekstraordinære indtægter som eksempelvis salg af jord og ejendomme og altså ikke gennem servicereduktioner. Byrådet er blevet orienteret om budgetstrategien på temamødet den 24. marts. Budgetstrategien indebærer, at udvalgene skal pege på effektiviseringer og servicetilpasninger for i alt mio. kr. med henblik på at skabe balance mellem udgifter og indtægter. På udvalgsmøderne i april og maj er der lagt op til, at det enkelte udvalg drøfter, hvordan udvalget kan bidrage til, at reduktionskravet gennemføres. De enkelte udvalgs budgetbidrag skal afleveres medio juni. Bidragene indgår herefter i det samlede budgetforslag til 1. behandlingen. Økonomiske konsekvenser: Ingen Vurdering: På udvalgets møde vil der blive indledningsvis blive givet en gennemgang af udvalgets politiske mål, økonomi og opgaver. Udgiftsniveauet på området sammenlignes med andre kommuner, og opgaver, som ikke er bestemt i lovgivningen, listes op. Udvalget kan på denne baggrund starte drøftelserne af, hvordan reduktionen kan gennemføres. Der er metodefrihed med hensyn til effektiviseringer og servicetilpasninger. Der kan som eksempler peges på følgende muligheder: Reduktion af serviceniveau Bortfald af ikke-obligatoriske opgaver Øgede indtægter Effektiviseringsprojekter Ændret organisering af opgaven Konkurrenceudsættelse Samdrift evt. med andre kommuner Indkøbsbesparelser Reduktion af pris pr. enhed Grønthøster Et af de bærende principper i budgetstrategien er, at der ikke må indarbejdes usikre gevinster i budgetforslaget. Det betyder, at hvis udvalget ønsker at arbejde med eksempelvis effektiviseringer med usikre Side 8

9 Kultur- og Idrætsudvalget, gevinster, så skal der udarbejdes alternative forslag, som kan tages i anvendelse, hvis gevinsterne ikke realiseres. Udvalget kan på baggrund af de indledende drøftelser pege på konkrete spareforslag eller områder, der nærmere skal analyseres og konsekvensbeskrives frem til udvalgsmødet i maj. Indstillinger: Kultur, Idræt og Turisme indstiller, at reduktionskravet drøftes. Bilag: Åben - Økonomisk oversigt Åben - Politiske mål - Kultur- og Idrætsudvalget Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den : Drøftedes. Side 9

10 Kultur- og Idrætsudvalget, Fredericia Teater - regnskab 2013 Sagsnr.:14/3880 Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: I egnsteateraftalen mellem Fredericia Kommune og Fredericia Teater fremgår det af punkt 8 i aftalen, at Fredericia Teater, hvert år skal indsende revideret regnskab, revisionsprotokollat og årsberetning efter godkendelse i bestyrelsen. Årsregnskab skal følge den til enhver tid gældende kommunale regnskabsinstruks, samt være revideret af en registreret eller statsautoriseret revisor. Regnskabet skal efter godkendelse indsendes til Kunststyrelsen senest fem måneder efter regnskabsårets afslutning. Regnskabet er godkendt af Fredericia Teaters bestyrelse på møde den 1. april Årets resultat udviser et underskud på mio. kr. Revisionsfirmaet BDO s påtegning angiver, at revisionen ikke har givet anledning til forbehold og det konkluderes herfra, at det interne årsregnskab giver et retvisende billede af institutionens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2013 samt at resultatet af institutionens aktiviteter og pengestrømme for regnskabsåret 1. januar 31. december 2013 er i overensstemmelse med årsregnskabsloven. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Økonomi har gennemgået resultatet, der udviser en afvigelse på 1,8 mio. kr. i forhold til det budget, som teatret fremsendte til forvaltning og Byrådet i november og december 2013 i forbindelse med gennemgangen af Teatrets økonomi. Det forventede underskud ved Byrådets behandling den 9. december 2013 var på 9 mio. kr. Formanden for teaterbestyrelsen har til denne afvigelse fremsendt følgende forklaring: Hovedårsagen til afvigelserne skyldes, at man ikke har fået hensat til skyldige omkostninger i forbindelse med kvartalsafslutningen. Herudover har man ikke være gode nok til at budgettere og forecaste afskrivninger pr Afvigelsen beror derfor pga. af den manglende administration i teatret, hvilket forventes at blive genoprettet snarest. Der er pr. 1. Maj Side 10

11 Kultur- og Idrætsudvalget, ansat en bogholder, som nu vil indgå i tæt samarbejde med det økonomiske team og med bestyrelsen. Indstillinger: Økonomi indstiller, at regnskabet godkendes og videresendes til Økonomiudvalget og Byrådet med anbefaling. Bilag: Åben - Underskrevet årsregnskab Fa. Teater Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den : Anbefales. Side 11

12 Kultur- og Idrætsudvalget, Fredericia Teater - økonomisk instruks og vedtægtsændring Sagsnr.:14/3467 Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: Fredericia Teater har fremsendt økonomisk instruks til godkendelse sammen med mindre ændring i vedtægterne. Instruksen er udarbejdet på baggrund af beslutning truffet i Byrådet den , hvor Økonomi udarbejdede en vurdering af Fredericia Teaters økonomi. Vurderingen blev udarbejdet efter anmodning fra Fredericia Teaters daværende bestyrelse, idet Teatret kunne oplyse, at der var udsigt til overskridelse af budgettet for 2013 samt likviditetsmæssige vanskeligheder. En del af vurderingen indeholdt anbefaling af en række skærpede krav til Fredericia Teater samt udvidet kommunalt tilsyn. Disse krav er alle beskrevet i instruksen og omhandler de materialer, der skal indsendes til Kultur- og Idrætsudvalget alternativt til Økonomiudvalget og Byrådet, såfremt der er udsigt til økonomiske problemer. Instruksen omhandler bl. a. en beskrivelse af ansvars- og opgavefordeling, budget for det kommende år ledsaget af aktivitetsplan, kvartalsvise budgetopfølgninger, regnskab samt daglig administration og procedurer, herunder bogføring. Med hensyn til vedtægtsændringer, så anmoder Fredericia Teater samtidig Byrådet om indtil videre at få udsat beslutningen om at ansætte en administrerende direktør. Teaterbestyrelsens formand varetager p.t. de funktioner som en administrerende direktør normalt ville varetage i forbindelse med bl. a. budgetansvar. Dette vil foregå indtil bestyrelsen får et overblik over, hvorvidt der er økonomisk råderum samt faktisk behov for ansættelse af en egentlig administrerende direktør. Bestyrelsen har derfor på baggrund af ovennævnte bedt Byrådet om at godkende ændringer i vedtægterne i de paragraffer, hvor der tidligere har stået Teaterchef og Administrerende direktør til alene at omtale Teaterchef. Der er endvidere en enkelt redaktionel rettelse i 7, hvor der står det bestyrelsesmedlem. Det skal ændres til de bestyrelsesmedlemmer. Og ligeledes skal der i 4 stå blandt disse tre medlemmer vælges i stedet for blandt disse to medlemmer. Side 12

13 Kultur- og Idrætsudvalget, Økonomiske konsekvenser: Ingen Vurdering: Instruksen er udarbejdet i tæt samarbejde med Økonomi, som i tæt dialog med Fredericia Teater har sikret, at alle detaljer på forlangende af Økonomiudvalg og Byråd er beskrevet i instruksen. Bestyrelsen for teatret har dog ønsket, at der ikke kræves revisorpåtegning af budgettet. Med det nye administrative setup på Teatret bruges revisor udelukkende til at påtegne rapporten og ikke længere til bogføring og budgettering. Fredericia Teaters bestyrelse godkendte instruksen på møde den 1. april Instruksens indhold er baseret på de forhold, der i dag organisatorisk gældende på Fredericia Teater og vil blive justeret i det omfang det er nødvendigt. Ændringer vil blive fremsendt løbende til orientering for udvalget. Det vurderes endvidere at være hensigtsmæssigt at få vedtægterne godkendt med de ønskede rettelser for så vidt angår 5, 8, 10 i forhold til den administrerende direktør. Ligeledes bør de redaktionelle ændringer rettes som beskrevet. Både vedtægtsændringer samt instruks forefindes som bilag på sagen. Indstillinger: Direktør for Børn og Kultur indstiller, at sagen fremsendes med anbefaling til Økonomiudvalget og Byrådet med 1. Godkendelse af den økonomiske instruks samt 2. Godkendelse af vedtægtsændringerne Bilag: Åben - Ændrede vedtægter - seneste Åben - Godkendt økonomisk instruks fra bestyrelsen Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den : Anbefales. Side 13

14 Kultur- og Idrætsudvalget, EGIF Aktiv Tirsdag - ansøgning om støtte til genetablering af petanquebaner Sagsnr.:14/3584 Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: Aktiv Tirsdag, som er en del af Erritsø Gymnastik- og Idrætsforening (EGIF), har haft to petanquebaner. Banerne er blevet sløjfet i forbindelse med tilbygningen til Erritsøhallen, og foreningen ønsker banerne genetableret på et andet område nær hallen. Det er på kommunal jord, og Aktiv Tirsdag har fået tilladelse til genetableringen. Genetableringen koster kr., hvoraf Aktiv Tirsdag selv har de kr. Foreningen søger derfor om tilskud på kr. til genetableringen. Aktiv Tirsdag Aktiv Tirsdag har ca. 300 aktive medlemmer mellem år. I vinterhalvåret er der aktiviteter for medlemmerne i Erritsøhallen, og fra maj er der aktiviteter udendørs, bl.a. på petanquebanerne. Der er ca. 40 medlemmer, der bruger petanquebanerne hver gang. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Kultur, Idræt & Turisme vurderer, at banerne bør genetableres, og at der skal gives et tilskud til foreningen på kr. Tilskuddet kan finansieres af udvalgets tilskudskonto, hvor der pt. er kr. Indstillinger: Kultur, Idræt & Turisme indstiller at 1. Aktiv Tirsdag under Erritsø Gymnastik- og Idrætsforening bevilges et tilskud på kr. til genetablering af deres petanquebaner. 2. Tilskuddet finansieres af Kultur- og Idrætsudvalgets tilskudskonto. Bilag: Åben - Ansøgning om tilskud til petanquebaner Åben - Foto af den kommende placering af Aktiv Tirsdags petanquebaner ved Erritsøhallen.pdf Åben - EGIF Aktiv Tirsdag - årsregnskab 2013 Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den : Indstilling tiltrådt. Side 14

15 Kultur- og Idrætsudvalget, Side 15

16 Kultur- og Idrætsudvalget, Fredericia Cricketklub - ansøgning om tilskud til kunstpitch Sagsnr.:14/4615 Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: Fredericia Cricketklub skal have en ny pitch på deres cricketbane på Godthåbsvej 7 i Fredericia. Den eksisterende gruspitch er nedslidt. En gruspitch er som underlag på vej ud af cricketsporten, idet klubber udskifter dem med en kunststofpitch, der samtidig er langt lettere at vedligeholde. I forbindelse med udskiftningen af pitchen søger Fredericia Cricketklub om støtte til anlæggelse af en kunststofpitch. Der søges om kr. til formålet. Pitchen koster samlet set kr. at indkøbe og anlægge. Klubben har i udgangspunktet selv fundet de kr. Det er Dansk Cricket Forbund, der forestår anlæggelsen af en kunststofpitch på cricketbaner, da der kræves specialviden. Der er flere grunde til, at cricketklubber ønsker en kunststofpitch. Helt centralt er det, at Dansk Cricket Forbund er på vej med en vedtagelse om, at fremtidens turneringskampe i elitedivisionen og 1. Division fremadrettet kun må finde sted på en kunststofpitch af sportslige årsager. Det betyder, at foreninger i de to bedste rækker ikke vil kunne gennemføre hjemmekampe uden en kunststofpitch. Fredericia Cricketklub er i dag i 2. Division. Det betyder, at klubben vil blive mødt med et krav om en kunststofpitch, hvis det skulle lykkes foreningen at rykke op, hvad der er sandsynlighed for kan ske. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Anlæggelsen af en kunststofpitch er en fordel, fordi underlaget gør det muligt at gennemføre træning året rundt og ikke kun i sommerhalvåret. Det vil begunstige foreningen i forhold til at give et bedre tilbud til medlemmer, der vil spille cricket året rundt. Fredericia Cricket Klub er ifølge dem selv én af kun to klubber i Jylland, der i dag ikke har en kunststofpitch. Alle øvrige klubber har fået én anlagt. Anlæggelsen af en kunststofpitch kræver hjælp og materialer fra England. Om Fredericia Cricketklub Fredericia Cricketklub har ca. 65 medlemmer, hvoraf 30 er under 25 år. 20 af disse er under 18 år. Side 16

17 Kultur- og Idrætsudvalget, Fredericia Cricketklub har både bredde- og elitespillere. Aktuelt har klubben 2 ungdomslandsholdsspillere og 4 damelandsholdsspillere. Cricketsporten er ikke prioriteret i en Team Danmark sammenhæng, hvorfor atleter i denne idrætsgren ikke støttes økonomisk. Fredericia Cricketklub har en medlemsskare med anden etnisk baggrund. Cricketklubben er ofte aktiv som partner, når Fredericia Kommune arbejder med projekter, hvor idrætten er midlet til at opnå mål i sundheds- og forebyggelsesøjemed. Det kan være for udsatte unge og/eller børn og unge med anden etnisk herkomst. I 2013 havde klubben et overskud på kr., samt en egenkapital på kr. I 2012 havde klubben et underskud på kr. og en egenkapital på kr. Kultur, Idræt & Turisme vurderer, at det er af stor betydning for Fredericia Cricketklub at få etableret en kunststofpitch. Det vil dels sikre dem muligheden for at kunne spille hjemmekampe i Fredericia ved en oprykning. Dels vil sporten kunne fungere på et højere niveau for medlemmerne året rundt. Det vurderes, at klubben, med den nuværende egenkapital, kan finansierer en del af udgifterne til kunststofpitchen selv. Samtidig vil det dog være en alt for stor økonomisk byrde for klubben, hvis de ikke modtager et tilskud til etableringen af kunststofpitchen. Kultur, Idræt & Turisme vurderer, at klubben skal bevilges et tilskud på kr. for at komme i mål med projektet. Det vil betyde, at klubben selv skal finde kr. til projektet, hvoraf klubben har fundet de kr. Indstillinger: Kultur, Idræt & Turisme indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, at 1. Fredericia Cricketklub bevilges et tilskud til etableringen af en kunststofpitch på kr. 2. Tilskuddet finansieres via Kultur- og Idrætsudvalgets tilskudskonto. Bilag: Åben - Ansøgning om kunstpitch Side 17

18 Kultur- og Idrætsudvalget, Åben - Prisredegørelse til Fredericia Åben - Regnskab 2013 Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den : Sagen udsættes. Undersøger gymnasiets holdning samt eventuel medfinansiering. Side 18

19 Kultur- og Idrætsudvalget, Fredericia Biblioteks strategiplan Sagsnr.:14/3401 Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: I forbindelse med vedtagelsen af budget 2014, blev det besluttet, at der skal udarbejdes en strategi og udviklingsplan for kommunens bibliotek. Bibliotekschefen foreslår, at der i forbindelse med udarbejdelse af planen igangsættes en proces, der involverer et bredt udsnit af kommunens borgere, nuværende og potentielle brugergrupper, bibliotekets brugerråd og Kultur- og Idrætsudvalget. Målet med planen er: en overordnet strategi for biblioteket en række klare operationelle spor beskrivelse af udviklingsspor, der forholder sig til Fredericias socioøkonomiske udfordringer Det foreslås, at der inddrages en ekstern konsulent i faciliteringen af processen og brugerinddragelsen, så kendte rammer og praksis udfordres i passende omfang. Udgiften afholdes af bibliotekets spar/lån. Økonomiske konsekvenser: Ingen Vurdering: Kultur, Idræt & Turisme vurderer, at den beskrevne fremgangsmåde er et godt udgangspunkt for arbejdet med en strategi- og udviklingsplan. Indstillinger: Kultur, Idræt & Turisme indstiller, Side 19

20 Kultur- og Idrætsudvalget, at bibliotekschefen tager initiativ til at igangsætte arbejdet med en strategi- og udviklingsplan at Kultur- og Idrætsudvalget godkender grundlaget for arbejdet inden det gangsættes at alle udgifter i forbindelse med strategi- og udviklingsplanen afholdes af biblioteket Bilag: Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den : Indstilling tiltrådt. Side 20

21 Kultur- og Idrætsudvalget, Event- og turismestrategi Sagsnr.:14/4083 Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: I vinteren 2013/14 er der på foranledning af det tidligere Erhvervs-, Innovations-, og Strategiudvalg udarbejdet en event- og turismestrategi med det formål, at tilvejebringe et grundlag for at kunne prioritere det fremtidige arbejde med events, begivenheder og turisme. Strategien, der har fokus på events, er udarbejdet af konsulenterne Eskild Hansen og Mogens Stendrup i samarbejde med Fredericia Kommune. Strategien baseres på interviews og workshop med lokale interessenter og aktører. Strategien har en række overordnede anbefalinger: Man skal fokusere på 1-2 store årlige events (anbefaling: Tri-stævner og 6. Juli, sidstnævnte i en gentænkt form). Man skal adskille drift og politik i arbejdet med events. Man skal fastholde og udvikle samvirket omkring begivenhedsproduktionen, gerne med kommunen som tovholder/sekretariat. Under forudsætning af de fornødne ressourcer kan der iværksættes en indsats for at tiltrække arrangører af møder7konferencer mv. udefra. Man skal udvikle procedurer/strategier for byens medvirken i store besøg udefra. Man skal opbygge relationer til erhvervslivet, herunder et fælles årligt kick-off. Evaluering og revurdering af Tallship med henblik på målsætninger og ambitioner for de kommende år. Man skal have fokus på en parallel indsats der styrker bylivet, herunder detailhandel, kreative uddannelsestilbud, kulturlivet samt ferie- og erhvervsturismen. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Kultur, Idræt & Turisme vurderer, at der er et meget stort potentiale for at udvikle event- og turismeområderne. Der kan skabes udviklingsforløb, der styrker et bredt fællesskab på tværs af kommunens, organisationers Side 21

22 Kultur- og Idrætsudvalget, og private aktørers interesser og der kan udvikles et særligt Fredericia- DNA, når det gælder værtskab og gennemførelse af events. Det er vurderingen, at der er et stort potentiale for at udvikle nye produkter samt at skabe langt mere synlighed omkring både faciliteter og muligheder Der er et stort erfaringsgrundlag, men også en lang række ønsker til forbedringer, ikke mindst til evnen til at holde fast og fokusere. Event- og turismestrategiens anbefalinger kan således danne udgangspunkt for en positiv udvikling til gavn for en lang række områder. Indstillinger: Kultur, Idræt & Turisme indstiller sagen til drøftelse med henblik på igangsætning af en konkretisering af handlinger, der kan opfylde ambitionen om at fokusere og udnytte Fredericias potentialer på event- og turismeområdet. Bilag: Åben - Fredericia_signaturevents_ehsb.pdf Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den : Drøftedes. Kultur, Idræt og Turisme udarbejder et oplæg. Side 22

23 Kultur- og Idrætsudvalget, Anius-samlingen Sagsnr.:14/4084 Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Sagsbeskrivelse: Bestyrelsen for Aniusmuseet v. Benny Lauridsen henvendte sig i efteråret 2013 til Kultur- og Fritidsudvalget med henblik på en drøftelse af samlingens fremtidige sikring. Aniusmuseet består af en kunstsamling, primært malerier, skabt af Søren Anius, der boede en stor del af sit liv på Fagerlien i Egum, hvor samlingen også befinder sig i dag. Søren Anius donerede samlingen til Fredericia Kommune. Bestyrelsesmedlemmerne er på grund af alder ved at forlade bestyrelsen. Man ønskede derfor at drøfte, hvorledes man bedst kunne opfylde de vedtægter, som Fredericia Kommune sammen med repræsentanter for Anius-samlingen underskrev i 1991 og hvori der blandt andet står, at der skal arbejdes for at sikre, at samlingen bevares og sikres mod beskadigelse og forfald. Kultur- og Fritidsudvalget var i efteråret 2013 på besigtigelse i Aniussamlingen og indbød siden bestyrelsen til en drøftelse af samlingens fremtid. På mødet drøftede man muligheden for at flytte samlingen til et mere tilgængeligt sted, hvilket bestyrelsen stillede sig positiv overfor med det ønske, at samlingen digitaliseres og lægges ud på Fredericia Kommunes hjemmeside. Kultur- og Fritidsudvalget gav tilsagn om at ville behandle sagen om sikring af forholdene omkring samlingen. På mødet blev det gjort klart, at Fredericia Kommunes økonomi ikke tillader investeringer. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Kultur, Idræt & Turisme har i samråd med byrådssekretariatet vurderet mulighederne for at sikre Anius-samlingen i forhold til den aftale der i 1991 blev indgået mellem bestyrelsen for Anius-samlingen og Fredericia Kommune og i forhold til bestemmelserne i det testamente, hvor samlingen overdrages Fredericia Kommune. Side 23

24 Kultur- og Idrætsudvalget, Der er i forhold til de to ovennævnte dokumenter ikke noget juridisk til hinder for at flytte samlingen til en anden lokalitet. Den nuværende opbevaring synes uhensigtsmæssig på længere sigt, ikke mindst af hensyn til tilgængeligheden. Indstillinger: Kultur, Idræt & Turisme indstiller, at Anius-samlingen foreløbig bevares på Fagerlien Der arbejdes på en flytning af samlingen til lokaliteter, der sikrer en bedre tilgængelighed til værkerne Der arbejdes på at gennemgå samlingen med henblik på en digitalisering, der gøres tilgængelig for publikum Bilag: Åben - Referat af møde den om Anius-samlingen.docx Åben - Vedtægter for Aniusmuseet (2).docx Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den : Indstillingen tiltrådt. Side 24

25 Kultur- og Idrætsudvalget, Lukket - Orientering Sagsnr.: Sagen afgøres i: Kultur- og Idrætsudvalget Bilag: Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den : Ingenting til orientering. Side 25

26 Kultur- og Idrætsudvalget, Underskriftsside Lars Ejby Pedersen Kurt Halling Turan Savas Lasse Strüwing Hansen Bente Ankersen Christian Jørgensen Nicolaj Wyke

27 Bilag: PDF Indsatsområder pr Udvalg: Kultur- og Idrætsudvalget Mødedato: 14. maj Kl. 12:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 28169/14

28 Kultur og idræt opfølgning på indsatsområder 2014 Indsatsområde: 1. Plan for, at idrætsfaciliteter bliver attraktive væresteder, hvor der er rum og plads til fordybelse, netværk og med adgang til information. På baggrund af allerede iværksatte initiativer, herunder udviklingsplan for FIC og dialogmøder med selvejende haller arbejdes der videre med planen for attraktive idrætsfaciliteter. Opdateret pr Status: Siden foråret 2013 har der været en proces med de selvejende haller og FIC om udvikling af hallerne som attraktive væresteder. Med FICs udviklingsplan og med gode drøftelser blandt hallerne er der iværksat initiativer, der peger mod øget samarbejde mellem hallerne. Det skal tilgodese udnyttelsen af faciliteterne og skabe bedre rum for fordybelse, netværk og adgang til information. Konkrete resultater afventes i løbet af efteråret Indsatsområde: 2. Plan for afvikling af Årets Kultur-, Idræts- og Fritidsfest 2014, der skal rumme den kendte Årets Idrætsfest og samtidig have et fremadrettet perspektiv med workshops, tværgående arrangementer, uddeling af priser inden for f.eks. kultur, fritid og frivillighed. Afviklingen i 2014 skal ske i tæt samarbejde med de relevante parter og danne baggrund for at indføre en årlig fælles fest. Opdateret pr Status: Forvaltningen forbereder forslag til politisk drøftelse og evt. beslutning i juni Indsatsområde: 3. Undersøgelse af basis for etablering af talentudviklingsnetværk for de, der arbejder med talenter i idrætslige, kulturelle og fritidsmæssige sammenhænge. Netværket skal styrke talentarbejdet via videndeling og gensidig erfaringsudveksling. I tværgående projekter skal muligheden for fordybelse øges. Grundlaget for talentudviklingsnetværk skal afdækkes og aftales med henblik på en plan for igangsætning af aktiviteten. Opdateret pr Status: Der arbejdes kontinuerligt på at skabe netværk mellem og for talenter, herunder på tværs af de mange discipliner inden for kultur- og idrætsområdet.

29 Indsatsområde: 4. Etablering og udvikling af læringsrum for børn og unge på tværs af interesse- og faggrænser. Eksempelvis historie og bevægelse, kunst og bevægelse osv. Den nedsatte arbejdsgruppe Ud i Fredericia, der tilrettelægger et bredt tværgående undervisningstilbud skal præsentere konkrete forslag i Opdateret pr Status: Opgaven er løst Indsatsområde: 5. I samarbejde med Institutionsafdelingen og Skoleafdelingen etableres et kulturforløb for børn, der har til hensigt at give børnene mulighed for at møde forskellige discipliner indenfor f.eks. kultur, kunst, bevægelse og musik uden bestemt tilrettelagte lære- og dannelsesplaner. Børnene skal tilbydes et frirum for oplevelse og nydelse. I samarbejde med Institutionsafdelingen og Skoleafdelingen og forskellige institutioner under Kultur- og fritidsafdelingen tilrettelægges et kulturelt læringsforløb, der retter sig mod førskolebørn og folkeskolens indskolingsklasser. Opdateret pr Status: Opgaven afventer stadig at blive igangsat. Indsatsområde: 6. Plan for øget tilgængelighed i haller, kulturinstitutioner mv. ud fra behov og efterspørgsel. Et konkret projekt i Bøgeskov skal iværksættes. Opdateret pr Status: Med processen med de selvejende haller og FIC er der skabt et bredere fundament for at arbejde med øget tilgængelighed i alle haller. Projektet med Bøgeskovhallen afventer endnu at blive igangsat. Indsatsområde: 7. I samarbejde med Pleje & Sundhed udvikling af plan for projekt Kultur, idræt og fritid i eget liv, der giver den enkelte borger mulighed for at dyrke kulturelle, idrætslige og fritidsmæssige interesser og aktiviteter i eget hjem, såfremt det ikke er muligt at deltage i aktiviteter uden for hjemmet. Kultur & Fritid tilvejebringer i samarbejde med sundhedssekretariatet en oversigt over mulige samarbejdsflader mellem hjemmeplejen og kulturelle og idrætslige institutioner. Arbejde præsenteres for Kultur- og Fritidsudvalget forår 2014.

30 Opdateret pr Status: Opgaven afventer stadig at blive igangsat. Indsatsområde: 8. ) I samarbejde med Voksenservice og Pleje og Sundhed udvikling af plan for at bibeholde borgere samt inddrage sårbare grupper og nye brugere i kommunens kulturelle, fritids- og idrætsmæssige tilbud. I FIC er projektet Sund & Glad et eksempel på et allerede igangværende projekt, der har til formål at fastholde sårbare grupper i kulturelle og idrætsmæssige tilbud. Kultur- og fritidsafdelingen undersøger i samarbejde med Voksen- og handicapservice mulighederne for at skabe en bedre kontakt mellem institutionerne under Voksen- og handicapservice og institutionerne under Kultur & Fritid med henblik på at de øger kendskabet til hinandens områder og muligheder. Undersøgelsen forelægges Kultur- og Fritidsudvalget på dets ordinære møde i november. Opdateret pr Status: Undersøgelsen afventer stadig at blive igangsat. Indsatsområde: 9. Plan for udvidelse af Masterplanen for idrætsfaciliteter, så den også gælder kultur- og fritidsområdets faciliteter. Det vil kunne give bedre udnyttelse af alle faciliteter og være et godt afsæt for en debat om fremtidens investeringer i faciliteter. Kultur & Fritid tilvejebringer et overblik over faciliteter på kultur- og fritidsområdet med henblik på at oplysningerne indlemmes i Masterplanen. Overblikket med konkrete oplysninger om faciliteter er tilvejebragt i marts Der arbejdes videre med planen med henblik på en bedre udnyttelse af de kommunale bygninger og for at sikre vedligehold af både kommunale og selvejende faciliteter Opdateret pr Status: Opgaven, der er ganske omfattende, er igangsat. Indsatsområde: 10. Plan for bidrag til idéer om kulturelle, idrætslige og fritidsmæssige faciliteter og muligheder på FredericiaC, herunder en fremtidig sammenhæng med de allerede eksisterende tilbud. Kultur & Fritid udvikler ideer i samarbejde med eksterne partnere og institutioner. Arbejdet præsenteres løbende for Kultur- og fritidsudvalget. Opdateret pr Status: I august 2013 blev et samlet resultat forelagt udvalget.

31 Indsatsområde: 11.Turist og event I løbet af 2014 skal der vedtages en ny event og turisme strategi. Opdateret pr Status: Event- og turismestrategien forventes fremlagt for Kultur- og Idrætsudvalget maj 2014.

32 Bilag: Budgetændringer PDF Udvalg: Kultur- og Idrætsudvalget Mødedato: 14. maj Kl. 12:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 29150/14

33 Budgetændringer - 1. budgetopfølgning Regnskabsår 2014 Tillægsbevilling / Priskode 0 Udgiftsbaseret Årsagskode * DKK 1. Budgetopfølgning 764 Øksen specifikation 764 Skattefinansieret område 764 Driftsudgifter 764 Kultur- og Idrætsudvalget 764 Kultur og idræt 764 Serviceudgifter 764 Fredericia Idrætscenter 95 NUL Udmøntning af barselsfonden 1. BO 95 Kultursekretariatet -3 NUL Budget til domænenavne, central betaling -3 Biografer -25 NUL Indkøbsbesparelse fra Ungdommenshus 449 NUL Budgetompl. fra DMK til UH Spar/Lån 2013<> Budgetompl. fra Klubtilbud til UH vedr. Spar/Lån 2013>> 427 Eventsekretariatet -2 NUL Budget til domænenavne, central betaling -2 Fredericia Turistbureau 250 BÅT Finansiering af ½ stilling på TB vedr. krydstogtskibe 250

34 Bilag: Økonomisk oversigt Udvalg: Kultur- og Idrætsudvalget Mødedato: 14. maj Kl. 12:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 21340/14

35 26. marts 2014 Idræt mio. Lokaletilskud Idræt i Dagtimerne Udendørs idrætsanlæg Selvejende Haller tilskud Fredericia-ordningen Fredericia Idrætscenter Folkeoplysende voksenundervisning Folkeoplysningsråd, udv.pulje m.m. Feriesjov, Idræt 7000, Eliteidræt marts 2014 Kultur I alt mio. Det Danske Musicalakademi Fredericia Teaterforening Fredericia Teater netto Kongensgade Det Bruunske Pakhus Depotgården Den Kreative Skole/Kongensgade Biografer Biblioteksvirksomhed 6. Juli

36 Bilag: Politiske mål - Kultur- og Idrætsudvalget Udvalg: Kultur- og Idrætsudvalget Mødedato: 14. maj Kl. 12:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 21332/14

37 Politiske mål Kultur-, Idræts- og Fritidspolitikken Fællesskab er at høre hjemme. Det er afgørende for menneskers trivsel og fremtidens velfærd. Det kan skabe mod og handling. Fællesskab er forudsætningen for menneskelighed. Det er vores mål, at alle borgere i Fredericia har mulighed for at indgå i fællesskaber, der styrker deres livskvalitet og trivsel. For at nå dette mål vil vi styrke åbenhed og gæstfrihed i foreninger, institutioner og projekter på tværs. Vi vil støtte samarbejder, der sætter fokus på inddragelse og nye fællesskaber, særligt for dem, der i dag er uden for eksisterende fællesskaber. Nye fællesskaber kan i den forbindelse sagtens være flygtige eller kortvarige, fordi de sociale strukturer og måder at danne fællesskab på forandrer sig. Frivillighed er lyst. Det er lig med engagement og ejerskab. Det er en livsnerve for fællesskabet og den skal vi passe godt på og samtidig udvikle. Frivillighed skal være fyldt af indhold og mening. Det er vores mål at sætte fokus på frivillighed, dels gennem anerkendelse og dels gennem oplysning om mulighederne for at blive frivillig, også i enkeltstående projekter. Frivillighed kan føre til, at man gerne vil lære og uddanne sig. Vi støtter borgernes muligheder for at lære nyt og øge de personlige og faglige kompetencer. Herved styrkes foreningernes mulighed for at udvikle sig og gennemføre projekter. I forlængelse af frivillighed arbejder vi med medborgerskab, som vi opfatter som et bredere engagement, hvor man som borger har øje for udviklingsmuligheder i det frivillige arbejde til gavn for fællesskabet. Fordybelse er nærvær og tid. Det er indflydelse på egen udvikling. Det er vores mål, at alle borgere skal have mulighed for at fordybe sig i en aktivitet, der giver mening for den enkelte. Vi vil støtte de rum, der giver plads til fordybelse og den enkeltes muligheder for udfoldelse, som samtidig smitter fællesskabet med energi og balance. Fordybelse er læring og uddannelse, men det kan også være nydelse og intensitet. Vi skal have øje for den langsigtede indsats. Den er afsæt til det gode liv det, der giver mod på livet.

38 Udvikling er vores livsnerve. Det er forbindelsen til de kommende tider og generationer. Den udfordrer vores kreativitet og skaber gå-på-mod og nysgerrighed. Det er vores mål at understøtte kreativitet og nytænkning overalt i kultur-, idræts- og fritidslivet. Vi skal bruge ressourcerne optimalt, så flest muligt får glæde af dem. Det gavner helheden og styrker initiativet. Derfor skal vi have mod til at prioritere udvikling. Vi skal hele tiden have fokus på det, der giver os bedre resultater og som skaber den kreativitet, der understreger og er en del af det unikke ved Fredericia. Åbenhed er, at der er plads til alle. Vi støtter rummelighed, nysgerrighed og initiativ. Vi skal invitere til nye måder, og vi skal mødes på tværs. Det er vores mål at synliggøre mulighederne i Fredericia og vise omverdenen, hvem vi er. Vi vil skabe Mod på livet energi til handling det skal være noget særligt at være borger i Fredericia!

39 Bilag: Underskrevet årsregnskab Fa. Teater Udvalg: Kultur- og Idrætsudvalget Mødedato: 14. maj Kl. 12:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 30804/14

40

41

42

43

44

45 IBDO 5 DEN UAFHÆNGIGE REVISORS ERKLÆRINGER Supplerende oplysning vedrørende forhold i regnskabet Uden at det har påvirket vores konklusion, skal vi henvise til omtale i ledelsesberetningens afsnit "Udviklingen i aktiviteter og økonomiske forhold" samt note 1, hvori ledelsen redegør for forventningerne til den økonomiske udvikling de kommende år. UDTALELSE OM LEDELSESBERETNINGEN Vi har i henhold til årsregnskabsloven gennemlæst ledelsesberetningen. Vi har ikke foretaget yderligere handlinger i tillæg til den udførte revision af det interne årsregnskab. Det er på denne baggrund vores opfattelse, at oplysningerne i ledelsesberetningen er i overensstemmelse med det interne årsregnskab. Middelfart, den 31. marts 2014 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Claus Urhøj Statsautoriseret revisor

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63 Bilag: Ændrede vedtægter - seneste Udvalg: Kultur- og Idrætsudvalget Mødedato: 14. maj Kl. 12:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 30800/14

64

65

66

67

68

69 Bilag: Godkendt økonomisk instruks fra bestyrelsen Udvalg: Kultur- og Idrætsudvalget Mødedato: 14. maj Kl. 12:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 30799/14

70 Økonomisk instruks for Fredericia Teater Formål Denne instruks har til formål at beskrive principperne og grundlaget for den økonomiske styring af teatrets aktiviteter. Generelt for nedenstående beskrivelse, skal det nævnes, at teatret pt. er i gang med at etablere et samarbejde med Monjasa A/S vedr. bogholderi og økonomisk rapportering, hvorfor den nuværende situationsbeskrivelse er baseret på hensigter med en vis usikkerhedsmargin. Ansvars- og opgavefordeling Bestyrelse: Ny bestyrelse er tiltrådt primo Formand er Anders Østergaard (CEO for Monjasa A/S) og næstformand er Preben Skou Nielsen. Derudover består bestyrelsen af Thomas Agerholm (Konstitueret rektor for Det Danske Musicalakademi), Christian Have (Direktør for Have PR), Lars Ejby Pedersen og Pernelle Jensen (byrådsmedlemmer), samt Jørgen Weimar-Rasmussen. Bestyrelsen godkender forestillingsbudgetter, driftsbudget og likviditetsbudgetter leveret af teaterchefen. Administrativt niveau: Teaterchef Søren Møller forestår den kunstneriske ledelse med ansvaret for den daglige drift, budgetlægning og budgetoverholdelse. Teaterchefen har alt ansvar for personale, der har sin daglige gang i institutionens lokaler. Af øvrige væsentlige (økonomiske) poster ligger teatrets markedsføring også hos teaterchefen inden for budgetrammerne. Administrator Jan Matthiesen forestår administration af bygningen, udarbejdelse af udkast til ansættelseskontrakter, håndtering af indkommende bilag/fakturaer samt godkendelse og kontering. På nuværende tidspunkt forestår administrator også betaling af fakturaer, denne opgave bliver overdraget til bogholderen på sigt. Konterede bilag scannes og bogføres herefter af bogholder. Løn køres p.t. hhv. hos Fredericia Kommune (Fastansatte) og i Dataløn (øvrige ansatte). Sidstnævnte indtastes på nuværende tidspunkt af teatrets sekretær. Løn til kunstnerisk personale beregnes af administratoren. Det er hensigten at al lønkørsel samles til et system, så snart man er klar med dette i 1. halvår Bogholderifunktionen er fra 1. marts 2014 placeret hos Monjasa A/S indtil økonomirapporteringen er kommet op og køre, hvorefter man på sigt flytter bogholderifunktionen ind på teatret. Bogholderen forestår indtastning af konterede bilag i teatrets økonomisystem. På sigt skal denne også overtage betaling af fakturaer og al lønkørsel. Herudover skal bogholder stå for den løbende økonomiske rapportering i samarbejde med controlleren. Controller er ansat hos Monjasa A/S og udarbejder den løbende økonomiske rapportering i samarbejde med bogholderen. Revisor:

71 Teatret benytter BDO Revision, Middelfart Afd., med Statsaut. Revisor Claus Urhøj som kontaktperson. Virksomheden har desuden forestået bogføringen af teatrets bilag siden 2. Kvartal 2013 til og med 28. februar 2014, bogføringen har været lavet på grundlag af kontering foretaget af teatrets administrator. Procedurer for budgetlægning Forud for et nyt regnskabsår udarbejdes et driftsbudget, hvori der også indgår hovedposter fra produktions/forestillingsbudgetter, der indgår i året. Driftsbudgettet for 2014 er udarbejdet af teaterchef og administrator i fællesskab på baggrund af tidligere års budget, og tilrettet ud fra kendte og forventede forudsætninger. Budgettet er opdelt månedsvis, og fungerer på denne måde samtidig som et vejledende likviditetsbudget. Budgettet skal godkendes af bestyrelsen. Krav til budget og opfølgning herpå: 1. Der skal udarbejdes både likviditetsbudget/oversigt og alm. Budget til opfølgning. Altså selvstændigt likviditetsbudget (jf. Økonomiudvalgets og Byrådets krav). 2. Budgetterne skal godkendes af bestyrelsen. 3. Samlet drifts- og likviditetsbudget skal fremsendes til Fredericia Kommune. Ledsaget af aktivitetsplaner og forudsætninger sammen med Bestyrelsens vurdering senest udgangen af august måned. 4. Kvartalsvis budgetopfølgning skal sendes til Fredericia Kommune, sammen med en redegørelse fra bestyrelsen. For 2014 er budgettet endvidere opdelt således, at teatrets faciliteter i form af scenografisk værksted, teaterboliger og kostumemagasin/skræddersal fremtræder selvstændigt, således det kan synliggøres, hvilke omkostninger der dækkes via egenproduktion. Når det påtænkes at lave nye forestillinger fremadrettet, skal teatrets ledelse udarbejde et forestillingsbudget, som skal godkendes af bestyrelsen, inden der arbejdes videre med den påtænkte forestilling. Budgetopfølgning: Der skal udarbejdes balancer som grundlag for budgetopfølgning internt hver måned, med kommentarer fra teatrets ledelse på udvikling og budgetafvigelser, som sendes i kopi til Kommunens økonomiafdeling og teatrets bestyrelse. Derudover aflægges kvartalsvis rapportering til både bestyrelse og kommune, ledsaget af en skriftlig redegørelse for den aktuelle situation samt forventninger til resten af året. Denne udarbejdes i samarbejde mellem bogholderifunktionen og teatrets ledelse. Materialet skal være i samme form som budgettet. De kvartalsvise budgetopfølgninger fremsendes senest en måned efter kvartalets afslutning. Daglig drift Nuværende Fakturaer fra leverandører og afregninger fra offentlige myndigheder modtages enten med almindelig post eller pr. . Administratoren håndterer disse bilag, og får dem godkendt hos den medarbejder, der har bestilt varen (tjek af pris+leverance). Af hensyn til i videst

72 muligt omfang at overholde betalingsfrister på en institution med mange skiftende arbejdstidspunkter, kan det forekomme, at administratoren forhåndsgodkender og betaler bilag med mindre beløbsstørrelser, som senere søges godkendt hos den medarbejder, der har bestilt varen. Efter betaling indscannes de konterede bilag, til bogholderifunktionen, som herefter bogfører i økonomisystemet C5online, hvortil teatret også har adgang. Originalbilag (inkl. modtagne pr. ) gemmes i papirform i mapper hos teatret. Fra senest 1. juni 2014 Fremadrettet er der ingen ændringer i måden, hvorpå teatret modtager fakturaer og afregninger. Det vil i en periode fortsat være administratoren der håndterer fysisk modtagne bilag på teatret, idet bogholderen fysisk er placeret hos Monjasa A/S i en opstartsperiode. Ved påtænkte udgifter eller investeringer over en nærmere fastsat beløbsgrænse, skal der oprettes en indkøbsordre i økonomisystemet, som godkendes efter nedenstående godkendelseshierarki, inden ydelse/varer/anlæg bestilles hos leverandør. Foranstående til sikring af at budget overholdes. Efter modtagelsen af bilagene, bliver disse indscannet til økonomisystemet og forhåndsregistreret af bogholder, som sender bilagene til godkendelse efter nedenstående niveauinddelte godkendelseshierarki: Bogholder registrerer bilag og sender til godkendelse hos administrator og/eller teaterchef inden endelig bogføring Administrator og/eller teaterchef godkender fakturaer og tjekker pris+leverance. Administrator og/eller teaterchef kan endeligt godkende op til en nærmere fastsat beløbsgrænse. Hvis faktura overstiger den fastsatte grænse, sendes bilaget automatisk videre til controller til godkendelse Controllers godkendelse består i at sikre sig at budget overholdes. Controller kan igen godkende endeligt op til en nærmere fastsat beløbsgrænse. Hvis faktura overstiger den fastsatte grænse, sendes bilaget automatisk videre til bestyrelsesformand Bestyrelsesformand godkender fakturaer, der overstiger beløbsgrænser fastsat for de øvrige godkendelsesniveauer. Bogholder sikrer at fakturaer bliver betalt til tiden. Bogholder har kun fuldmagt til at lægge betalinger til godkendelse, hvorefter administrator eller teaterchef foretager endelig godkendelse af betalinger. Konteringsprocedure: For at give det mest retvisende billede af de enkelte produktioner, konteres bilag både på en regnskabskonto og en afdeling. En afdeling er lig med en produktion/forestillingstitel. Det enkelte bilag, fx annoncering, bliver ofte fordelt på flere afdelinger. Kan man ikke fordele det helt præcist ud fra de anførte posteringslinjer, foretager ledelsen et skøn over fordelingen, og bilaget fordeles procentuelt på de respektive afdelingsnumre. Lønninger er opdelt i fastansatte på én konto, mens øvrige ansatte som hovedregel kan henføres, og dermed konteres på, en eller flere afdelingsnumre. Undtaget er dog forhus- og cafepersonale, der konteres som fællesudgifter (på egen konto), da man ikke altid kan henføre udgiften til en bestemt forestilling.

73 Indtægter, som primært hidrører fra billetsalg via Billetnet og/eller faktura til erhvervskunder, indtægtsføres på den forestilling de vedrører. Øvrige indtægter kan henføres til konferencer/møder, udlejning af udstyr eller salg af personalekompetencer. Årsregnskab Fredericia Teaters bogholderi sørger fremadrettet for, at der foreligger gennemarbejdet bogføringsbalance og dertilhørende dokumentation, som grundlag for revision. Revisor gennemgår det af bogholderiet udarbejdede materiale og opstiller årsregnskab på baggrund heraf. Udover den talmæssige opstilling, ledsages regnskabet af en beretning fra teatrets ledelse samt revisionsprotokollat. Årsregnskab skal jf. egnsteateraftalen og teatrets vedtægter 9 godkendes af bestyrelsen senest 1. marts og efterfølgende fremsendes til Fredericia Kommune senest 1. april.

74 Bilag: Ansøgning om tilskud til petanquebaner Udvalg: Kultur- og Idrætsudvalget Mødedato: 14. maj Kl. 12:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 21904/14

75 ERRITSØ GYMNASTIK- OG IDRÆTSFORENING Erritsø Fredericia Medlem af: DIF og DGI ,900 l 6 LOL OL801, l Erritsø, den 26. marts 2014 Fredericia Kommune Udvalget for kultur og fritid Vedr. ansøgning om tilskud til petanquebaner. Aktiv Tirsdag-seniorsport er en afdeling under Erritsø Gymnastik- og Idrætsforenings hovedbestyrelse. Vi har en medlemsskare på ca. 300 pensionister, der benytter hallerne mandag, tirsdag og torsdag i vinterperioden og fra maj måned er der sommeraktiviteter på banerne omkring hallerne. Nu er man påbegyndt et nyt halbyggeri, og dette er så skyld i, at vore petanquebaner er inddraget og skal placeres et andet sted. Kjeld Vestergaard fra kommunen har set på forholdene og lovet at ansøge kommunen om tilladelse til at anlægge 2 nye baner. Vi har desværre trods adskillige henvendelser ikke hørt fra herr Vestergaard, hvilket er skyld i at vi er i et tidspres, da vi allerede starter udendørs i maj måned. Vi er ved at komme i tidnød, men håber snart, at tilladelsen foreligger. Vi har fået et tilbud fra kommunen om anlæg af banerne, det lyder på kr., hvilket er mange penge for os.vi har selv kr. og vil derfor søge kommunen om et tilskud på kr ,00 Vi håber, at I vil tage godt imod vor ansøgning, og at tilladelsen snarest foreligger. Aldersgruppen for vore deltagere er som nævnt pensionister på 60 år og helt op til 80 år, der gerne vil holde sig i form, hvilket jo også sparer kommunen for penge.motion er sundt og holder os i gang. Vi er 2 ledere, nemlig Inger Nissen tlf og Vivi Jensen tlf Med venlig hilsen Vivi Jensen.