Tilbudsindhentning uden grænseoverskridende interesse. På Glatførebekæmpelse af fortove for Kolding Kommune

Transkript

1 Tilbudsindhentning uden grænseoverskridende interesse På Glatførebekæmpelse af fortove for Kolding Kommune September 2016

2 Indholdsfortegnelse 1. Generel beskrivelse af tilbudsindhentningen Tidsplan Aftaleindgåelse Meddelelse om resultat Betingelser for tilbudsindhentning Tilbudsfrist og formkrav Spørgsmål til tilbudsindhentningen Vedståelsesfrist for tilbud Kravspecifikation Tilbudsindhentningen omfatter Alment Gyldighedsområde Opgavens karakter Opgavens omfang Glatførebekæmpelse kombineret med snerydning på 8 fastlagte ruter Ændring i opgaven Tilstræbt kvalitet Kolding Kommunes ydelser Orienteringsmøder og instruktion Organisation Kolding Kommunes materiel Materialer Tilbudsgivers ydelser Planlægning Ledelse Beredskab Udkald Personale Materiel Kontrol og dokumentation Tilbudsgivers kontrol Kolding Kommunes kontrol Rammeaftale Parterne Aftalegrundlag Rammeaftalens omfang Aftaleperiode Kontakt mellem parterne Bestilling af glatførebekæmpelse Fakturering Priser Prisregulering Betalingsbetingelser Bonusudbetaling til tredjemand Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Aftaleændringer Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud

3 23 Miljø Etik og socialt ansvar Underskrift Bilag Bilag 1 ERKLÆRING om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige Bilag 2 Virksomhedsoplysninger Bilag 3 - Referenceliste Bilag 4 Opfyldelse af kravspecifikation Bilag 5 Arbejdsklausul Bilag 6 Instruks for glatførebekæmpelse og snerydning Bilag 7 - Tilbudsliste for glatførebekæmpelse Bilag 8 - Ruteplan for rute Bilag 9 Vinter- og Renholdelsesregulativ for Kolding Kommune Bilag 9B Vinter- og Renholdelsesregulativ for Kolding Kommune

4 1. Generel beskrivelse af tilbudsindhentningen Som en tilbudsindhentning under tærskelværdien uden klar grænseoverskridende interesse (efterfølgende kaldet tilbudsindhentningen) i henhold til lov nr af 15. december 2015 om udbud (udbudsloven) 193, indhenter Kolding Kommune tilbud på glatførebekæmpelse på fortove. Indtil underskrift af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende tilbudsindhentningen af Maiken Nielsen. Tilbudsindhentningen vedrører snerydning og saltspredning på de kommunale fortove og stier i Kolding Kommune og omfatter 8 ruter. Ruterne kan ses elektronisk på følgende kortlink a. Det er muligt at afgive tilbud på én, flere eller alle ruter. Opgaven udbydes for perioden 1. november 2016 til 15. april I det tilfælde, at der forsat er vinter efter 15. april, kan kontrakten forlænges april måned ud. Længderne på de 8 ruter er følgende: Rute 1: Rute 2: Rute 3: Rute 4: Rute 5: Rute 6: Rute 7: Rute 8: meter meter meter meter meter meter meter meter Kolding Kommune forpligter sig ikke ud over sit faktuelle behov. Kravene til de af tilbudsindhentningens omfattede ydelser fremgår af afsnit 3. Der foretages kontrolbud ved denne tilbudsindhentning. 1.1 Tidsplan Nedenstående er en vejledning til tidsplanen for tilbudsindhentningen. Det skal understreges, at tidsplanen alene er vejledende og at der kan forekomme afvigelser i forhold hertil. Udsendelse af materiale 19. september 2016 Der besvares ikke spørgsmål modtaget efter 2. oktober 2016 Sidste frist for modtagelse af tilbud 10. oktober 2016 kl Forventet tilbudsvurdering/ beslutning om leverandørvalg uge Forventet kontraktstart 1. november Aftaleindgåelse Kolding Kommune vil indgå rammeaftale på hver rute, dvs. at der indgås i alt 8 rammeaftaler. Rammeaftalerne vil blive tildelt den/de tilbudsgiver(e), der afgiver den for Kolding Kommune 4

5 laveste pris på hver rute, og som i øvrigt opfylder de stillede krav og er fundet egnet til opgaven. En tilbudsgiver kan godt blive tildelt en rammeaftale på flere ruter, hvis denne tilbudsgiver har afgivet den laveste pris for Kolding Kommune på flere ruter. Vurderingen vil blive foretaget ud fra en summering af priserne på hver tilbudsliste, jf. bilag 7. I tilfælde af tilbudsgivers tildeling af en rammeaftale indgås det i afsnit 4 vedlagte udkast til rammeaftale. Rammeaftalen regulerer vilkårene i aftaleperioden og er en integreret del af tilbudsindhentningen. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Den udfyldes af Kolding Kommune i tilfælde af en aftaleindgåelse. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved Kolding Kommune i den udbudte aftaleperiode. 1.3 Meddelelse om resultat Alle tilbudsgivere vil samtidig pr. mail blive orienteret om resultatet af tilbudsindhentningen. Tildeling af rammeaftalerne er ikke afsluttet, før rammeaftalerne er underskrevet af tilbudsgiver og Kolding Kommune. 5

6 2. Betingelser for tilbudsindhentning 2.1 Tilbudsfrist og formkrav Tilbuddet skal være Kolding Kommune i hænde senest d. 10. oktober 2016 kl Tilbuddet skal sendes til indkoeb@kolding.dk og være mærket: Tilbud Glatførebekæmpelse af fortove til Kolding Kommune. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet er udfyldt korrekt og når rettidigt frem. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Tilbud samt al kommunikation i tilbudsindhentnings- og kontraktperioden skal være på dansk. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Kolding Kommunes ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbuddet skal bestå af følgende dokumenter: Bilag 1 Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Det er et krav at tilbudsgiver ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Bilag 2 Virksomhedsoplysninger. Det er et krav, at der er positiv egenkapital, samt at det skønnes at tilbudsgivers økonomiske formåen i øvrigt ikke giver anledning til tvivl om at opgaven kan løftes. Såfremt tilbudsgivers virksomhed er blevet etableret inden for de seneste 3 år og dermed ikke kan udfylde bilag 2 vedr. omsætning, egenkapital mv., skal anden relevant og egnet dokumentation fremsendes - f.eks. revisorerklæring vedrørende tilbudsgivers kapitalforhold. Bilag 3 Referenceliste. Det er et krav at der er min. 2 sammenlignelige referencer der max er 4 år gamle. Bilag 4 Opfyldelse af kravsspecifikation. Bilag 5 Arbejdsklausul. Bilag 7 - Tilbudsliste for rute 1-8 (udfyldt for den/de rute(r), der afgives tilbud på). Alle bilag skal mærkes med firmanavn. Kolding Kommune forbeholder sig ret til forkaste alle de afgivne tilbud. 2.2 Spørgsmål til tilbudsindhentningen Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til materialet og helst så tidligt som muligt i forløbet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende tilbudsindhentningen skal stilles skriftligt og sendes til adressen: indkoeb@kolding.dk, med emnet: "Spørgsmål Tilbudsindhentning på glatførebekæmpelse af fortove til Kolding Kommune senest den 2. oktober september Spørgsmål modtaget efter denne frist besvares ikke. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, blive offentliggjort på under siden Aktuelle Tilbud. Kolding Kommune opfordrer derfor tilbudsgiver til at holde øje med ovennævnte side. 6

7 2.3 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den 1. december Vedståelsesfristen ophører ikke før endelig aftale er underskrevet med vindende tilbudsgiver(e). 7

8 3. Kravspecifikation Glatførebekæmpelse til Kolding Kommune vedrører snerydning og saltspredning på de kommunale fortove og stier i Kolding Kommune og omfatter 8 ruter. Nedenstående krav gælder for alle 8 ruter. 3.1 Tilbudsindhentningen omfatter Glatførebekæmpelsen omfattet af nærværende tilbudsindhentning for Kolding Kommune, omfatter snerydning og saltspredning på de kommunale fortove/stier m.fl. i Kolding Kommune. Kolding Kommune stiller krav, jf. afsnit Materiel, om køretøjstype ved snerydning og saltning på den enkelte rute skal kunne gennemføres som beskrevet i Vinter- og Renholdelsesregulativ for Kolding Kommune, se bilag 9. Der forventes at blive vedtaget et revideret Vinter- og Renholdelsesregulativ i Dette er vedlagt som bilag 9B, men er ikke det gældende på nuværende tidspunkt. Vintertjenesten udføres på 8 ruter, hvor samtlige ruters beliggenhed er anført på kortlink a Kolding Kommune bestiller og betaler salt, men stiller hverken plove, efterløbere, spredere, koste eller skrabeblade til rådighed for tilbudsgiver. Hvad snerydningen angår, så skal anvendte plove udstyres med polyurethan/gummiskær. Det tilbudte udstyr skal overholde de stillede tidskrav ved en instrueret saltmængde, jf. afsnit 3.4 Materialer. Salt til ruterne opbevares og læsses fra kommunens saltplads på: Materielgården, Smedegade 11, 6000 Kolding Saltladen, Kastanjealle 4, 6640 Lunderskov Det er valgfrit for tilbudsgiver, hvor det ønskes læsset. Det er opstillet en ældre saltspreder, der fungerer som container med læssebånd. Vintertjenestens omfang er afhængigt af vejret. I en gennemsnitlig vinter kan der forventes: 30 udkald til glatførebekæmpelse 16 timer til snerydning Udkald til snerydning vil være afhængigt af vinterens forløb. Kolding Kommune er: Kolding Kommune By- og Udviklingsforvaltningen, Vej og Park afdelingen Nytorv Kolding Vintertjenesten ledes og koordineres af: Vintervagten 8

9 3.2 Alment Gyldighedsområde Disse vilkår gælder for glatførebekæmpelse udført på de Kolding Kommunes fortove og gangarealer ved busstoppesteder, med det udstyr, som er påkrævet for den enkelte rute. Vilkårene suppleres med: Vintertjeneste med traktor: Instruks glatførebekæmpelse, jf. bilag 6 Vintertjeneste med traktor: Instruks snerydning, jf. bilag Opgavens karakter Vintertjenesten har i høj grad offentlighedens bevågenhed, da den skal medvirke til at skabe fremkommelighed og sikkerhed under ringe vejrforhold. Rigtigt udført vintertjeneste skal sikre fremkommelighed for alle, og at færdselsarealerne ikke er glatte. Herudover skal det så vidt muligt undgås, at der: sker tilsprøjtning af fodgængere, cyklister, biler og bygværk m.m. med sne fra skrabeblade og koste. udspredes salt på steder, hvor der ikke må saltes. Berettiget kritik skal begrænses ved, at arbejdet udføres efter de aftalte retningslinjer, og at alle parter optræder venligt og hensynsfuldt Opgavens omfang Kolding Kommunes vejnet er opdelt i fire vintervejklasser, A D. Stier i Kolding Kommune er opdelt i 2 vinterklasser A og B. Fortove og pladser er ikke opdelt i vinterklasser. Nærværende tilbudsindhentning omfatter kommunale fortove samt gangarealer ved busstoppesteder. I praksis skal vintertjenesten udføres på fortovene, og busstoppestederne ryddes eller saltes i samme arbejdsgang (tages med når man kører forbi). Omfanget fremgår af kort for den enkelte rute, a. Vintertjenesten udføres normalt i tidsrummet kl. 05:00 18:00 på alle ugens dage. Serviceniveauet er beskrevet i Koldings Kommunes "Vinter- og Renholdelsesregulativ for Kolding Kommune, jf. bilag Glatførebekæmpelse kombineret med snerydning på 8 fastlagte ruter Glatførebekæmpelsen på fortovene er opdelt i 8 saltruter, der hver køres af et køretøj, traktor eller specialmaskine med saltspreder. Der må kun benyttes egnede køretøjer jf. afsnit Materiel. Kørslen under indsatsen vil finde sted på fortove og gangarealerne ved busstoppestederne. Tilbudsgiver skal forvente, at arbejdet hovedsageligt foregår med maskine, men håndarbejde kan forekomme på de enkelte ruter. Samtlige ruter er beskrevet med rutekort. Den samlede længde for indsatsen er noteret på tilbudslisterne. Det er op til tilbudsgiver at tilrettelægge kørslen. Tilbudsgiver skal selv gøre sig 9

10 bekendt med ruternes udformning, i forhold til særlige krav til køretøjets lasteevne, højde eller bredde. Ved udkald til saltning af en rute med en dosering på 5 20 g/ m2 skal ruten kunne køres igennem på max 4 timer eksklusiv udkalds tid Ændring i opgaven Kolding Kommune kan i kontraktperioden reducere eller udvide udstrækningen af de enkelte ruter, mod regulering af de aftalte enhedspriser, som beskrevet i rammeaftalens 9. Tilbudsgiver skal acceptere, at Kolding Kommune ved glatførebekæmpelse lader en anden udføre arbejde i områder omfattet af denne tilbudsindhentning. Dette kan ske uden erstatning til tilbudsgiver. Dette kan bl.a. være ved ekstremt vejr, hvor der er behov for kolonnekørsel. Læsning af salt finder sted på de fastlagte saltpladser. Kolding Kommune kan dog i særlige tilfælde, f.eks. ved modtagelse af salt kræve arbejde udført på en anden af Kolding Kommunes saltpladser Tilstræbt kvalitet Ved glatførebekæmpelse vil der normalt blive anvendt saltdoseringer, mellem 5 og 20 g/m2, dosering vil blive oplyst i forbindelse med udkald. Snerydning påbegyndes når snefald er af et sådant omfang, at fremkommeligheden ikke er acceptabelt. Vintervagten foretager udkald. Kommunale fortove tilstræbes holdt farbare uden væsentlige gener i tidsrummet på alle ugens dage. Ved snerydning vil der kunne accepteres stedvise pletter af sne i et omfang der kan saltes væk. I praksis betyder det at max 1 cm tykt lag sne pletvis på fortovet vil blive accepteret. Ved overfladetemperaturer under -10 C vil Kolding Kommune acceptere et sænket serviceniveau, pga. saltets nedsatte virkning. 3.3 Kolding Kommunes ydelser Orienteringsmøder og instruktion Kolding Kommune afholder inden beredskabsperiodens start et opstartsmøde og slutter sæsonen af med et afslutningsmøde. På opstartsmødet gennemgås de enkelte ruter, procedurer for udkald, læsning og afregning m.m. På evalueringsmødet gennemgås årets vinterdriftsopgaver, og der udarbejdes en liste med positive og negative erfaringer. Listen vil blive gennemgået på det efterfølgende opstartsmøde, for, at de opnåede erfaringer bliver opfrisket og indarbejdet i arbejdsrutinerne forud for den kommende vintersæson. Yderligere møder vil blive afholdt i det omfang Kolding Kommune konstaterer behov herfor. Tilbudsgiver skal deltage i alle disse møder Organisation Kolding Kommune opretholder døgnet rundt i hele vinterperioden et vagtberedskab, hvis hovedformål er at gøre det muligt at sætte ind med saltspredning og snerydning i rette tid. 10

11 Beredskabet ledes af vintervagten, som suverænt træffer beslutning om iværksættelse af enhver saltspredning og snerydning og fastlægger de overordnede rammer for indsatsen. Vintervagten har ledelsen af alle aktiviteter i marken og er Kolding Kommunes repræsentanter både under planlægning af arbejdet, i forbindelse med udkald og under arbejdets udførelse. Vintercentralen er beliggende på adressen: Materialegården Smedegade Kolding Kolding Kommunes materiel Kolding Kommune stiller IKKE køretøjer, snerydnings- eller saltspredningsmateriel til rådighed for tilbudsgiver. Kolding Kommune kræver GPS logningsudstyr. Tilbudsgiver skal tåle at Kolding Kommune kræver installation af GPS logningsudstyr i køretøjerne. Installation af udstyret foretages af leverandøren af GPS udstyret eller af et autoriseret værksted. Kolding Kommune betaler alle omkostninger i forbindelse med indkøb og montering af GPS udstyret. Når aftaleperioden er overstået, skal udstyret demonteres efter samme fremgangsmåde som ved montagen. Tilbudsgiver skal stille køretøjerne til rådighed ved montagen og demonteringen. Hvis udstyret skal monteres på et værksted, skal tilbudsgiver sørge for at køre køretøjet til værkstedet både ved montagen og når udstyret skal afmonteres. Tidsforbruget ved monteringen og afmonteringen afregnes særskilt. 3.4 Materialer Kolding Kommune leverer salt. Saltet skal afhentes på saltlagerne Tilbudsgivers ydelser Det er tilbudsgivers pligt at sørge for snerydning, forud for saltspredning. Tilbudsgiver skal med andre ord rydde vejstrækningerne forud for saltning. Det er et krav at materiellet skal kunne rydde og salte i samme arbejdsgang Planlægning Tilbudsgiver skal hvert år inden beredskabsperiodens start opdatere skemaer om køretøj, materiel og mandskab, således at ændringer i materiel og uddannelse af personale kan være klar i god tid inden Kolding Kommunes besigtigelse og beredskabsperiodens start Ledelse Tilbudsgiver meddeler Kolding Kommune, hvem der til hver en tid er chauffør på det enkelte køretøj og arbejdsleder/holdleder på de enkelte hold. Arbejdet gennemføres af chaufføren hhv. arbejdsleder/holdleder, som under indsatsen arbejder under instruktion fra og træffer eventuelle aftaler med vintervagten om arbejdets gennemførelse. Arbejdsledere og holdledere skal være udstyret med mobiltelefon som skal være tændt (og kunne høres) under indsatsen Beredskab Tilbudsgiver skal i hele beredskabsperioden som strækker sig fra 15/10 til 15/4 det efterfølgende år være at træffe på ét telefonnummer. Telefonnummeret meddeles skriftligt til Kolding Kommune senest 14 dage før beredskabsperiodens start. Der må ikke benyttes telefonsvarer, personsøger eller lignende. 11

12 Ved ændring af telefonnummer skal dette omgående skriftligt meddeles til Kolding Kommune Udkald Vintervagten udkalder tilbudsgiver pr. telefon. Udkaldet kan finde sted på ethvert tidspunkt mellem 05:00 og 18:00, også på lørdage samt søn- og helligdage. I tilfælde af særlige vejrforhold vil udkald kunne finde sted hele døgnet. Vintervagten skal bruge et telefonnummer per rute. Der udkaldes direkte til dette nummer. Tilbudsgiver udkalder selv evt. og øvrigt personale. Chaufføren skal ved glatførebekæmpelse påbegynde sit arbejde på ruten senest 45 min. efter udkald. Såfremt tidskrav undtagelsesvist ikke kan overholdes, skal tilbudsgiver straks underrette vintervagten, således at anden aftale kan træffes. Tilbudsgiver skal sikre afløsning af chauffører og andet personale, så arbejdsmiljølovens bestemmelser om hvileperioder overholdes. Dette gælder uanset om personalet evt. som arbejdsgiver, eller hørende til arbejdsgiverens husstand, ikke er omfattet af loven. Udkaldet samt arbejdets omfang bliver registreret af vintervagten. Registreringen sker i Vinterman via SMS. Registreringen danner grundlag for afregningen Personale Tilbudsgivers chauffører skal være fortrolige med udførelsen af de aftalte arbejdsopgaver. Mindst én chauffør pr. rute skal have erfaring fra tidligere vintertjeneste. Alt personale skal være udstyret med det fornødne værktøj og sikkerhedsudstyr, samt skal senest 1/ , have deltaget i og bestået kurset Vejen som arbejdsplads. I første sæson kan der dispenseres fra dette krav. En dispensation vil bero på en konkret vurdering og som minimum kræve en dokumentation for at personalet er tilmeldt kurset. Chauffører skal under arbejdet være iført fluorescerende arbejdstøj (gult, orange eller rødt) med reflekser i henhold til DS/EN 471 klasse 3 beklædning. Personalet skal optræde hensynsfuldt overfor trafikanter og andre borgere og skal med hensyn til arbejdets udførelse rette sig efter vintervagtens anvisninger. Chauffører, arbejdsleder og holdledere skal kunne kommunikere med vintervagten på et forståeligt dansk Materiel Alle køretøjer skal være i god mekanisk stand og velegnet til at udføre det aftalte arbejde. Kolding Kommune afviser køretøjer, der ikke overholder disse krav. Tilbudsgiver må kun i nedbrudssituationer udføre den udbudte opgave med andet end det godkendte materiel og kun efter aftale med vintervagten Krav til traktor/specialmaskiner Maskiner der benyttes til glatførebekæmpelse på fortove og stier skal være firehjulstrukne, have en maksimal motorydelse på 90 Hk, samt en maksimal bredde på 1,5 meter. Tilbudsgiver skal ud over egnet køretøj selv stille spredeudstyr, sneplove, kost og skrabeblade til rådighed. Der vil kunne anvendes små traktorer og specialmaskiner. Køretøjet skal være udstyret med kost eller plov egnet til snerydning, plov og kost skal være svingbar. Saltudlægger skal kunne 12

13 indstilles til at sprede salt med 5 20 g/m2 det betyder, at saltspredningen skal foregå hastighedsafhængigt. Der skal kunne ryddes sne samtidig med, at der spredes salt. Kun i særlige tilfælde vil der kunne ryddes sne uden at der saltes. Køretøjet skal kunne rumme mindst 300 liter salt svarende til ca. 450 kg salt. Køretøjer til snerydning skal have gul afmærkningslygte (rotor-blink, løbelys e.l.) jf. vejregler for afmærkning af vejarbejder m.m. Den gule afmærkningslygte skal også kunne ses bagfra. Køretøjer til snerydning skal være forsynet med ekstralygter, som anført i seneste udgave af "Detailforskrifter for køretøjer 2014", som kan findes på samt gul afmærkningslygte (rotorblink, løbelys e.l.) jf. vejregler for afmærkning af vejarbejder m.m. Alle køretøjer skal være forsynet med mobiltelefon, der kan betjenes lovligt under hensyn til gældende lovgivning, og telefonen SKAL være tændt og anvendes under indsats. Mobiltelefonnummeret skal være det samme hver gang. Ved permanent ændring af telefonnummer, skal dette omgående skriftligt meddeles vintervagten. Inden beredskabsperiodens start indkalder Kolding Kommune tilbudsgivers materiel og køretøjer til besigtigelse. Tilbudsgiver skal ved besigtigelsen kunne sandsynliggøre, at maskinen kan gennemføre sæsonen og ruten. Materiellet kan mellem udkaldene stå på Kolding Kommunes plads på Smedegade 10 i Kolding. Alle udgifter til vedligeholdelse skal være indeholdt i tilbudsgivers enhedspriser. Det er tilbudsgivers ansvar, at overholde gældende lovgivning, herunder også Færdselsloven, lovgivning om brug af afgiftsfrit brændstof m.m. Overtrædelse af dette er principielt et anliggende mellem tilbudsgiveren og de relevante myndigheder, men dokumenterede overtrædelser vil i gentagelsestilfælde medføre ophævelse af den indgåede aftale. Tilbudsgiver må kun i nedbrudssituationer anvende andet end det godkendte materiel på ruten. Vintervagten skal orienteres inden andet materiel indsættes. 3.5 Kontrol og dokumentation Tilbudsgivers kontrol Tilbudsgiver skal selv føre kvalitetskontrol med det udførte arbejde, herunder at: arbejdet igangsættes indenfor den fastsatte tidsfrist ruten behandles i henhold til ruteplan og instruks kørehastigheden tilpasses forholdene saltspredere fyldes i henhold til instruks Tilbudsgiver skal udfylde de af Kolding Kommune udleverede kontrolskemaer til opgørelse af tidsforbrug m.m. Skemaer udleveres efter kontraktindgåelse. 3.6 Kolding Kommunes kontrol Vintervagten og Kolding Kommunes tilsyn registrerer dagligt tidspunkt for arbejdets påbegyndelse og afslutning. Endvidere kontrolleres stikprøvevis arbejdets kvalitet, og at det er udført i henhold til de trufne aftaler. Hvis dette ikke er tilfældet skal tilbudsgiver straks - efter ordre fra vintervagten - afhjælpe de påpegede mangler. 13

14 Kolding Kommune skal til et vilkårligt tidspunkt i løbet af arbejdssæsonen, kunne teste tilbudsgivers maskineri, i forbindelse med dokumentation af krav til bl.a. udspredning af maksimal saltmængde m.m. 14

15 4. Rammeaftale 1 Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER Kolding Kommune By- og Udviklingsforvaltningen Nytorv Kolding og AFTALEHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] 2 Aftalegrundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til tilbudsindhentning under tærskelværdien uden grænseoverskridende interesse med tilbudsfrist d.10. oktober 2016 kl Rammeaftalen beskriver Kolding Kommunes og Aftalehavers forpligtigelser og rettigheder. Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammeaftale mellem Aftalehaver og Kolding Kommune B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar. C. Materiale til tilbudsindhentning med bilag fra Kolding Kommune af [mm.åååå] D. Aftalehavers tilbud af [dd.mm.åååå]. Aftalehavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende rammeaftale. 3 Rammeaftalens omfang Aftalehaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalens nævnte ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Kolding Kommune er ikke forpligtiget udover sit behov. 4 Aftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den 1. november 2016 til den 15 april I det tilfælde, at der forsat er vinter efter 15. april, kan kontrakten forlænges april måned ud. Dette vil blive meddelt Aftalehaver, så snart det kan lade sig gøre. Rammeaftalen har et gensidig opsigelsesvarsel på 6 måneder for begge parter. Kolding Kommune er ligeledes berettiget til at opsige rammeaftalen med 3 måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af rammeaftalen annulleres eller erklæres for uden virkning. Kolding Kommune er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab i den resterende aftaleperiode. Kolding Kommunes ret til at opsige gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes. 5 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. 15

16 På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem Aftalehaver og Kolding Kommune. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra rammeaftalens ikrafttræden. Hver part er forpligtet til deltagelse i møder i denne forbindelse. 6 Bestilling af glatførebekæmpelse Udkald sker fra Vintermans udkaldsrobot eller telefonisk af vintervagten. Ved udkald meddeler Vintermans udkaldsrobot, hvor meget salt der skal spredes. 7 Fakturering Vintervagten fremsender hver fredag fakturaforslag på baggrund af elektronisk data fra GPSdata i Vinterman. 8 Priser For bestillinger foretaget i henhold til rammeaftalen gælder de i Aftalehavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. 9 Prisregulering Priserne er faste i hele aftaleperioden. Ved Kolding Kommunes ændring af en rutes udstrækning/omfang vil enhedsprisen blive reguleret forholdsmæssigt i forhold til rutens totale længde. Der reguleres ikke for ændringer på mindre end +/- 3%. 10 Betalingsbetingelser Netto 30 dage efter afsendelse af korrekt elektronisk faktura. 11 Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne rammeaftale med Kolding Kommune må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Kolding Kommune til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 12 Underleverandører Såfremt Aftalehaver anvender underleverandører til opfyldelsen af rammeaftalen, garanterer Aftalehaver for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis Aftalehaver selv havde udført ydelsen. Såfremt Aftalehaver agter at anvende underleverandører til selve udførelsen af den udbudte ydelse, opfordrer Kolding Kommune til, at navne på den eller disse juridiske personer angives i tilbuddet. 13 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Aftalehavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne rammeaftale kan hverken helt eller delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke med Kolding Kommune. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Kolding Kommune til at hæve rammeaftalen. 14 Tredjemandsrettigheder Aftalehaver indestår for, at Aftalehavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. 16

17 Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Aftalehaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde Kolding Kommune skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer Aftalehavers opfyldelse af rammeaftalen i et omfang, som er væsentligt for Kolding Kommune, er Kolding Kommune berettiget til skriftligt at hæve rammeaftalen med omgående virkning, og Aftalehaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Kolding Kommune lider som følge af denne ophævelse. 15 Forsinkelse Kolding Kommune anser enhver forsinkelse som væsentlig. Ved Aftalehavers overskridelse af tidsfrister betales bod pr. køretøj, der ikke overholder tidsfristerne. Der betales bod for overskridelse af udkaldsfrist pr. gang, baseret på timepris for det relevante arbejde min. 1 * timepris min. 4 * timepris. - - Over 91 min. = udeblivelse 10 * timepris. Ved udeblivelse kan Kolding Kommune udover at opkræve bod lade arbejdet udføre for Aftalehavers regning, således at Kolding Kommune holdes skadesløs. Gentagne forsinkelser eller udeblivelser behandles som kontraktbrud. Det betragtes som udeblivelse, såfremt Kolding Kommune i løbet af mindst tre telefonopkald inden for mindst 10 minutter ikke får kontakt med Aftalehaver, eller såfremt Aftalehaver uden at det er meddelt/aftalt med Kolding Kommune undlader at stille med det aftalte mandskab og materiel inden for 90 minutter efter udkald. 16 Mangler Aftalehaver er ansvarlig for mangler ved de af rammeaftalens omfattede ydelser efter dansk rets almindelige regler. Aftalehaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis Aftalehaver tilkaldes til afhjælpning af fejl og mangler, der skyldes forhold, for hvilke Kolding Kommune bærer risikoen, afholder Kolding Kommune alle omkostninger. Undlader Aftalehaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning, er Kolding Kommune berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for Aftalehavers regning. Aftalehaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler. Hvis leverede ydelser gentagne gange er mangelfulde, eller hvis Aftalehaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning, er Kolding Kommune berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve rammeaftalen helt eller delvist med omgående virkning. Aftalehaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, Kolding Kommune lider som følge af denne ophævelse. 17 Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver Kolding Kommune begrundet mistanke om, at Aftalehaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse over for Kolding Kommune i 17

18 aftaleperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige Kolding Kommune til omgående at ophæve rammeaftalen. Såfremt boet har ret til at indtræde i rammeaftalen i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 18 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for Aftalehavers opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra Aftalehavers side for at kunne genoptage leveringen. 19 Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Nærværende rammeaftale er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele rammeaftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Udtalelser til pressen, der vedrører enten rammeaftalen eller den anden aftalepart, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages. Rammeaftalen vil blive gjort tilgængelig for Kolding Kommunes medarbejdere i Kolding Kommunes indkøbssystem. Aftalehaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne rammeaftales indhold. Dette gælder også efter rammeaftalens udløb. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Kolding Kommune til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 20 Aftaleændringer Nærværende rammeaftale, herunder bilag til rammeaftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Kolding Kommune og Aftalehaver. Indførte ændringer, må ikke forrykke tilbudsindhentningsgrundlaget væsentligt, og skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter. 21 Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende rammeaftale er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. 18

19 Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Kolding Kommunes retskreds. 22 Offentlige påbud Aftalehaver er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen som i aftaleperioden. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Kolding Kommune til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 23 Miljø Aftalehaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende rammeaftale opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. På forlangende skal Aftalehaver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at Kolding Kommune kan foretage en miljøvurdering af produktet. Aftalehavers udgifter i den forbindelse er Kolding Kommune uvedkommende. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Kolding Kommune til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 24 Etik og socialt ansvar Kolding Kommune forudsætter, at Aftalehaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILOkonventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Arbejdsklausuler i offentlige kontrakter (ILO konvention nr. 94) Bilag 5 skal underskrives. Det forudsættes endvidere, at Aftalehaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Kolding Kommune til at ophæve rammeaftale med omgående virkning. 25 Underskrift Nærværende rammeaftale underskrives af hver part. Dato: Kolding Kommune Dato: Aftalehaver 19

20 Bilag 1 ERKLÆRING om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige Undertegnede erklærer hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige. overstigende 0 kr. Virksomhedens navn og adresse (stempel): Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 0 kr. Dato og underskrift 20

21 Bilag 2 Virksomhedsoplysninger Virksomhedens navn: Adresse: Postnr. og by Selskabsform: CVR. nr. Telefonnr. adresse: Web adresse: Kontaktperson: Navn: Tlf. nr. Mail:. Samlet omsætning Regnskabsår et 201x Regnskabsår et 201x Note/kommentarer Soliditetsgrad (Egenkapital/Samlede passiver x 100) Egenkapital Firma: Dato: 21

22 Bilag 3 - Referenceliste I dette skema anføres referencer over de betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de seneste 4 år. Alle kolonner skal udfyldes pr. reference. Minimumskrav: Tilbudsgiver skal som minimum have 2 sammenlignelig referencer. Med sammenlignelig reference menes glatførebekæmpelse på ruter tilsvarende den udbudte. Kolding Kommune har ret til at indhente oplysninger hos nedenstående. Ydermere skal det i den sidste kolonne angives hvorvidt leverancen var en enkelt leverance eller en aftale med løbende leverancer. Tilbudsgiversnavn: Firmanavn: Kontaktperson Navn og tlf. nr. Beskrivelse af leverancen Enkelt eller løbende leverancer 22

23 Bilag 4 Opfyldelse af kravspecifikation Undertegnede tilbudsgiver: Firma / navn Adresse CVR nummer bekræfter hermed at leve op til kravene i nærværende tilbudsindhentning fastsat i afsnit 3 Kravspecifikation. Tilbudsgiver Dato Underskrift 23

24 Bilag 5 Arbejdsklausul Undertegnede Firma / navn Adresse I det følgende kaldet tilbudsgiver erklærer på tro og love i henhold til ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter ratificeret af Danmark den 22. juli 1955 og i forbindelse med afgivelse af tilbud til Kolding Kommune på følgende tjenesteydelse at respektere nærværende klausul: Såfremt arbejdsforhold af den i nærværende kontrakt omhandlende art ikke på den egn, hvor arbejdet udføres, er omfattet af kollektiv overenskomst, må løn- og arbejdsvilkårene ikke være mindre gunstige end de vilkår, der inden for det fag eller den industri, i hvilken entreprenøren (leverandøren) har sin virksomhed, i almindelighed bydes under tilsvarende forhold. Ansvaret for, at denne bestemmelse overholdes, påhviler virksomhedens leder. Tilsvarende gælder også for arbejder, der udføres af underentreprenører (underleverandør) eller af personer, der har fået overdraget kontrakten til udførelse. I så tilfælde påhviler det lederen af den virksomhed, der står som entreprenør (leverandør) at påse, at bestemmelsen finder anvendelse. Såfremt entreprenøren (leverandøren) ikke overholder bestemmelsen, betragtes dette som misligholdelse af kontrakten. Endvidere er Kolding Kommune berettiget til at bestemme, at tilbudsgiver afskæres fra at opnå fremtidige kontrakter af den nævnte karakter, indtil det er dokumenteret, at det pågældende forhold er bragt i orden. Tilbudsgiver Dato Underskrift 24

25 Bilag 6 Instruks for glatførebekæmpelse og snerydning Instruks for glatførebekæmpelse og snerydning er vedlagt som selvstændigt PDF dokument 25

26 Bilag 7 - Tilbudsliste for glatførebekæmpelse. Se særskilt excelark 26

27 Bilag 8 - Ruteplan for rute 1-8. Se de respektive ruter på følgende link: a Øverst til højre på kortet kan de enkelte ruter vælges fra og til. Dette gøres ved at klikke på pilen øverst til højre i den hvide bjælke, hvor der står: Vinter Fortovsruter F1 F8.. Herefter kommer de respektive ruter frem og kan vælges fra eller til ved at klikke på fluebenet. 27

28 Bilag 9 Vinter- og Renholdelsesregulativ for Kolding Kommune Vinter- og Renholdelsesregulativet er vedlagt som selvstændigt PDF dokument. Bilag 9 er det gældende Vinter- og Renholdelsesregulativ. 28

29 Bilag 9B Vinter- og Renholdelsesregulativ for Kolding Kommune Der forventes at blive vedtaget et revideret Vinter- og Renholdelsesregulativ i Dette er vedlagt som bilag 9B, men er ikke det gældende på nuværende tidspunkt. 29