Oplæg til Nordisk Statistikermøde i Bergen august 2013

Transkript

1 29. juli 2013 MGN/BBR Oplæg til Nordisk Statistikermøde i Bergen august 2013 Tema 4: Titel: Forfattere: Sammendrag: Kommunikasjonen av resultat og kvalitet til brukeren (Statistiske produkter) Brugerne i centrum - et nyt perspektiv på processer, metadata og kvalitet Mogens Grosen Nielsen, Metode og Metadata Danmarks Statistik Birgitte Brøndum, Velfærd (Personstatistikafdelingen) Danmarks Statistik Metadata og kvalitets-elementer bliver ikke brugt tilstrækkeligt aktivt i forhold til brugerne. Papiret beskriver først problemer vedr. standarder og metadata samt en kort status. Dernæst følger et afsnit om, hvorledes Personstatistik har opbygget et fælles datagrundlag og det igangværende arbejde med at beskrive arbejdsprocesserne for alle eksisterende tællinger på en ensartet og standardiseret måde. Til sidst foreslår papiret en Business Process Management tilgang, der skal sikre at de mange discipliner kan spille sammen. Vi bør drage fordel af et nordisk samarbejde, men hvordan? 1. Vi skal ændre processer og metoder, så de passer til brugerne behov Tag mere hensyn til brugernes situation Hypotesen: videnssamfundet kræver nye processer og metoder Statistikorganisationer videreformidler statistikker i et omfang aldrig set før. Vi står overfor eksponentielt stigende datamænger og forsøger at følge denne udvikling med nye metoder og værktøjer. Men i produktionen af statistik har vi en tendens til at kigge indad, og vores primære fokus er på, hvorvidt makrotal er rimelige og offentliggjort til tiden. Vi tager ikke tilstrækkeligt hensyn til brugerens situation - fx stigende kompleksitet i de måder statistik bruges eller kan bruges. Ifølge en tilbundsgående analyse af brugernes behov mener vi, at det er en presserende opgave at afdække behovene og give slutbrugerne bedre bistand, når de bruger statistik eller ønsker at finde relevante statistikker. Er det bare et spørgsmål om at forbedre vores output, eller står vi over mere fundamentale problemer på grund af politiske, sociale og teknologiske ændringer for brugere og producenter af statistik? Vores hypotese er, at voksende kompleksitet i brugen af information bør afspejles i den måde vi arbejder og i valg af statistikker, vi producerer med henblik på at opfylde behovene i et videnbaseret samfund. Vores brugere skal konstant øge deres niveau af oplysninger med henblik på at løse mere og mere komplekse problemer i deres virksomhed. Dette kræver processer i statistiske organisationer, der håndterer behov og feedback fra brugerne bedre. Kvalitet og metadata skal defineres og implementeres, så de i højere grad støtter disse processer. 1/5

2 2. Hvad sker der i statistikkens verden omkring os? Kvalitets-rammeværk Reference-rammeværk for arbejdsprocesser og informations-objekter En vigtig udvikling internationalt er introduktion og implementering af standarder for kvalitet, statistiske processer og statistik-informationsobjekter. EU har fx indført Code of Practice (CoP) og Quality Assurance Framework (QAF) som overordnede kvalitets-rammeværk. Vi skal sikre sammenhæng i forhold til QAF, så vi kan bevæge os hen imod fælles standarder for rapportering af kvalitet. De to modeller Generic Statistical Business Process Model (GSBPM) til processer og Generic Statististical Information Model (GSIM) er på hastig fremmarch i hele verden. GSBPM fokuserer på processer, medens formålet med GSIM er at definere og beskrive informationsobjekter, der bruges i statistik på en harmoniseret måde. GSIM er afstemt med GSBPM og metadatastandarderne DDI og SDMX. 3. Udfordringer og vision Problemer med de nuværende metadata Målet er integration og genbrug Problemet med metadata i Danmarks Statistik er at 1) Metadata bliver kun genbrugt i begrænset omfang og indgår ikke som en integreret del af produktionen. De bliver ofte udarbejdet efter produktionen af de endelige data; 2) Præsentation af metadata på internettet er fragmenteret og ufuldstændig; 3) Der mangler en samlet begrebsdatabase; 4) Fælles klassifikationer og kodelister er ikke etableret som en systematisk og fælles ressource. Visionen er at metadata (inklusive kvalitets-elementer) i langt højere grad skal kunne bidrage til løsningen, når brugerne skal håndtere deres egne problemstillinger. Det skal ske ved at metadata understøtter viden-processer blandt andet ved give præcis information om vores produkter. Målet er at kvalitetsdeklarationer, begreber, variabler og klassifikationer skal integreres og genbruges på tværs. Se figur 1. Figur 1. Integrerede metadata Der er ikke nok at opbygge gode integrerede metadata og placere dem i lettilgængelige databaser. Vi skal også etablere processer, der understøtter dette mål. Til dette har vi en tilpasset GSBPM, så vi sikrer at produktionen løbende understøtter brugerbehov. Vi starter med kvalitetsdeklarationerne Hvad har vi konkret gjort i Danmarks Statistik med ovenstående udgangspunkt? Vi har etableret en kvalitets- og metadata-enhed, der skal bidrage til at sikre sammenhæng på tværs og sikre processer vedr. brugerbehov. Vi starter med kvalitetsdeklarationer, så de lever op til EU-krav. Dette skal ikke ske isoleret. Vi vil integrere kvalitets-metadata med øvrige metadata: variabler, klassifikationer og begreber. 2/5

3 DDI-standard med tilpasning til SDMX Projektplan Vi bruger DDI som standard, da denne standard kan sikre integration af elementer beskrevet ovenfor. DDI-standarden (DDI 3.2) er blevet tilpasset, så vi kan inkludere Eurostats SDMX-standarder for kvalitetsrapporter ESMS og ESQRS. I forhold til slutbrugere vil vi invitere fokusgrupper og spørge dem ud om behov mv. og tilpasse formidlingen af kvalitetsdeklarationer, så de opfylder brugerbehov. Projektet om implementering af kvalitetsdeklarationer på grundlag af standarderne ESMS og ESQRS startede december 2012 og det løber frem til december Projektet er opdelt i tre hoveddele. I første halvdel af 2013 var fokus på at opbygge og teste en enkel løsning til indtastning og lagring af ESMS /ESQRS elementer, der integrerer links til dokumentation af begreber, variabler og klassifikationer. I anden halvdel af 2013 vil fokus være på at færdiggøre software løsning, herunder elementer til udveksling af ESMS og ESQRS med Eurostat. I 2014 vil alle statistiske områder i Statistik Danmark implementere kvalitetsstandarden. 4. Fælles datagrundlag og arbejdsproces-dokumentation Vi skal forbedre organisering af data og processer Moduldata og arbejdsproces dokumentation Fælles datagrundlag Metadata og kvalitet er ikke kun relevante for slutbrugere. Det er også vigtigt at de interne processer fungerer godt. På Personstatistik-området har vi med udgangspunkt i en Registerstrategi for Personstatistik etableret et beredskab af data, og vi har begyndt arbejdet med at standardisere arbejdsprocesser. Arbejdet skal sikre bedre kvalitet, samarbejde på tværs og effektiv opgaveløsning. Dette skal dels ske gennem et fælles datagrundlag, der er sammenhængende (begreber, variabler og data), stabilt (fastfrosne versioner) og dokumenteret i et fælles metadata-system. Derudover vil vi, hvor det giver gevinst, standardisere arbejdsprocesser på grundlag af Danmarks Statistiks proces-model (GSBPM). Der er etableret et fælles datagrundlag ( moduldata ) i en database, som består af alle person-identificerbare data, som ikke er stikprøvebaserede. Dette gør det muligt hurtigt at sammensætte data med udgangspunkt i brugerbehov. Med moduldata sikrer vi, at både interne og eksterne brugere kan få adgang til variabler, så snart de er offentliggjort, at det variabelindhold der stilles til rådighed for brugerne stemmer med offentliggjorte data, at variablene er dokumenteret, og at særlige forhold for både statistikken og for det aktuelle år noteres i en tilhørende testrapport. De centrale krav for moduldata kan sammenfattes således - kaldet De 9 Bud : 1. Moduldata er alle person-identificerbare data, som ikke er stikprøvebaserede. 2. Offentliggørelser skal baseres på moduldata. 3. Moduldata frigives samtidig med at NYT og Statistikbank offentliggøres 4. Interne og eksterne dataleverancer fra Personstatistik skal foregå via Moduldata. 5. Moduldata skal indeholde person-ident som person-identifikator og nøgle. 6. Moduldata kan være generelle eller specifikke. Generelle moduldata er variabler, som offentliggøres i NYT eller Statistikbank og variabler, som videregives til mindst 3 andre statistik-områder. Specifikke moduldata er variabler, der udveksles og som ikke er generelle moduldata. 3/5

4 7. Både generelle og specifikke moduldata skal dokumenteres i det nuværende metadata-system TIMES. 8. Udveksling af specifikke moduldata skal bestilles skriftligt (formular benyttes), skal godkendes af kontorchefen og leverancen dækker højst et år. Undtagelsesvis kan data udveksles som specifikke variabler inden offentliggørelsestidspunktet. 9. Der skals udarbejdes en testrapport for alle moduldataset. Testrapporten dokumenterer kvaliteten af data via tjek-lister og hovedtal. Statistikker, der offentliggøres på basis af moduldata, behøver ikke afvente godkendelse af testrapport inden offentliggørelse. Statistikker, der ikke offentliggøres på basis af moduldata, skal afvente godkendelse af testrapport inden moduldata frigives. Dokumentation af arbejdsprocesser Ud over det fælles datagrundlag på mikroniveau har vi også haft fokus på at etablere gode og standardiserede arbejdsprocesser. Det er vanskeligt at ændre arbejdsprocesser. Vi har derfor valgt at starte med at beskrive eksisterende arbejdsprocesser ud fra GSBPM ( as-is ). I 2012 udarbejdede vi en vejledning i procesdokumentation ud fra de erfaringer, som vi fik gennem en række pilotprojekter. Arbejde videreføres i 2013, hvor flere statistikområder dokumenteres og resultatet publiceres. 5. Hvad kan vi gøre sammen i Norden? Mange discipliner skal spille sammen Udfordringer fra EU Et muligt udgangspunkt for samarbejde Change management Vi skal have processer, metadata, ledelse mv. indrettes på en måde ( to-be ), så vi sikrer opfyldelsen af brugerbehov. Der er tale om et arbejde hvor vi skal have mange discipliner til at spille sammen: håndtering af processer (GSPBM), etablering af hensigtsmæssige styrings-strukturer, håndtering af IT-udvikling, håndtering af metadata (GSIM, DDI m.fl.), håndtering af kvalitet (QAF, m.fl.). Dette skal ske i en tid, hvor der også stilles nye krav i EU-regi. Hvordan skal vi forholde os til alle VIP-projekterne med forslag om udveksling af mikrodata, fælles kompetence-centre, fælles informationsmodeller, fælles services, infrastruktur? Måske er det en god ide på lang sigt, men den seneste udvikling er så omfattende og bør i langt højere grad sammentænkes med hvordan medlemslande arbejder i dag. Vi skal etablere processer, der giver den rette viden for brugeren. Men hvordan, mere præcist, skal man bygge processer og interagere med brugerne for at bevæge sig i denne retning? Vi skal have et mere detaljeret billede af statistiske organisationer til at hjælpe vor tænkning. Hvis vi ikke ønsker siloer, som man finder afbildet i det traditionelle organisationsdiagram, hvad skal vi have i stedet? Et godt svar er: Vi skal fokusere på hvordan processer bidrager med værdi til brugeren. Som nævnt er det svært at ændre arbejdsprocesser. Det er derfor vigtigt at have en god metode til dette. Vi er inspireret af arbejdet under samle-betegnelsen Business Process Management (BPM). BPM er en metode, hvor forretningsprocesser styres, designes og løbende forbedres for at øge effektivitet og værdiskabelse hos kunden. Denne metode har de seneste år været på dagsordenen i en række private og offentlige organisationer. Carlsberg, Arla og Forsvarsministeriet i Danmark er eksempler på organisationer, der har indført og anvender BPM [1]. Internationalt er Boeing et godt eksempel, der ofte fremhæves i lærebøger om BPM. 4/5

5 Bidrag til diskussionen Problemer vedr. forandring er blevet diskuteret i både EU-regi og FN-regi. Der er imidlertid kun få bidrag, som tager fat på problemer med forandringer af arbejdsprocesser med fokus på værdiskabelse i statistik-organisationer. Diskussionen er dog så småt gået i gang, se fx referencerne [2] og [3]. 6. Hvad kan vi gøre i forhold til EU? De nordiske lande finder sammen Samarbejd om standarder De nordiske lande finder sammen på møderne i EU og er enige om, at VIP projekterne er for ambitiøse. De nordiske lande er også enige om, at der i højere grad skal tages hensyn til landenes aktuelle situation. Vi bør have dette som udgangspunkt for samarbejde i Norden for at bringe udviklingen i en retning, så vi får opfyldt brugerbehov for national, europæisk og global statistik. Med hensyn til udvikling af EU-samarbejdet er det ikke frugtbart bare at forsøge at påtvinge landenes statistikbureauer modeller udefra. En vej frem er at støtte implementeringen af standarder (GSBPM, GSIM, SDMX, DDI m.fl.) med respekt for forskellighed i de enkelte organisationer. Dette samarbejde og disse standarder skal sikre opfyldelsen af fælles mål og på samme tid give organisationer mulighed for at træffe beslutninger, der passer deres historisk baserede praksis og "lokale" miljø. 7. Vi har et godt fundament i Norden. Hvordan bringer vi dette i spil til fordel for Norden og resten af verden? Fundamentet: Demokrati, ligestilling, retfærdighed og gensidig respekt Den danske minister for Nordisk Samarbejde Manu Sareen skrev følgende i en kronik i den danske avis Jyllandsposten den 11. juni 2013: I Norden har vi noget, ingen andre regioner har vi har en samfundsmodel, der bygger på værdier vi alle sammen deler. Det handler om demokrati, ligestilling, retfærdighed og gensidig respekt. Ingen andre steder findes et regionalt samarbejde, der på samme måde har så mange fællestræk som sit fundament. [4]. Kronikken fremhæver at det ikke var politikere og embedsmænd, som var alene om at etablere det nordiske samarbejde. Der var tale om en række unikke initiativer, på kryds og tværs, hvor vi delte erfaringer og diskuterede løsninger. Vi bør bruge dette, men hvordan? Referencer 1) Deloitte Business Consulting, Trine Bramsen, Christian Gabe and Michael Theill (2009). Business Process Management, Fokus på styring af processer 2) How to fulfil user needs from industrial production of statistics to production of knowledge, Lars Thygesen and Mogen G. Nielsen. Statistics Denmark, Room Paper at Metis ) Piloting GSIM and GSBPM at the International Monetary Fund, Gareth McGuinness, Michaela Denk and Alberto Sanchez, Statistics Department, IMF Paper at Metis ) Nyt liv i den nordiske familie, Manu Sareen, Minister for Nordisk Samarbejde, Jyllandsposten den 11. juni /5