HVORDAN AFGIVES SAMLET TILBUD VED ET SAMLET UDBUD

Transkript

1 HVORDAN AFGIVES SAMLET TILBUD VED ET SAMLET UDBUD BRUG AF TILBUDSSAMLELISTEN Revideret udgave Denne vejledning belyser ved eksempler hvorledes tilbudssamlelisten skal benyttes og udfyldes. Vejledningen er en støtte til forståelse af den juridisk gældende tekst i Bestemmelser om udbud og tilbud.

2 HVORDAN AFGIVES TILBUD PÅ SAMLET VEDLIGEHOLDSUDBUD Al tilbudsgivning starter med at tilbudsgiver beregner sin tilbudspris for de enkelte entrepriser, på de til entrepriserne hørende tilbudslister. Tilbudsprisen angiver hvad tilbudsgiver vil udføre arbejdet for, hvis han kun får overdraget denne ene entreprise. For at afgive tilbud skal tilbudsprisen overføres til tilbudssamlelisten. Tilbudssamlelisten sikkerhedsbeskyttelse Tilbudssamlelisten er en excel fil, med navnet TBSL-OK_ Tilbudssamlelisten indeholder makroer, og vil ikke umiddelbart kunne fungere efter at den er hentet hjem fra Odense Kommunes hjemmeside ABCD-Tilbudsgiver I Microsoft Office 2007 vil der blive vist en sikkerhedsadvarsel "Makroer er deaktiveret". Er pc'en virusbeskyttet kan man under indstillinger aktivere makroen. Dette gør det muligt at angive flere tilbudskombinationer end der umiddelbart vises på skærmen. Tilbudssamlelisten er skrivebeskyttet, bortset fra de felter, hvor der skal anføres data. På tilbudssamlelisten anføres Tilbudsgivers CVR-nummer og Navn.

3 Dette er den entydige definition, der følger tilbuddet gennem tildelingsfasen. Tilbudssamlelisten filtrering Tilbudssamlelisten omfatter 57 enheder, som der kan afgives enkelttilbud på. Man kan filtrere i tilbudslisten, og ved hjælp af de små piletaster begrænse visningen til de entrepriser, delaftaler eller hovedområder man er interesseret i. Vælges fx hovedområde "kørebaner" vises kun entrepriser fra dette hovedområde. Vælges fx Delaftale 6 vises kun cykelstiruter

4 Tilbudssamlelisten udfyldelse med enkelttilbud I kolonne for enkelttilbud anføres prisen fra tilbudslisten. Det betyder, at man afgiver tilbud på hver enkelt af entrepriserne til den anførte pris. I Kolonnerne til venstre for tilbudsprisen kan man se hvor mange traktorer og lastbiler af forskellig motorstørrelse og motorstatus der indgår i den enkelte entreprise. I delaftale 3 skal man selv anføre om man vil bruge 1 lastbil eller 1 traktor til entreprisen. Der må kun skrives 1 ved enten lastbil eller traktor. Tilbud på enkelt tilbud Her anføres om der skal køres med lastbil eller traktor Tilbudsgiver er dog ikke forpligtet til at overtage flere entrepriser end svarende til den maksimalt ønskede årligt beregnede kontraktsum, eller antal køretøjer, som tilbudsgiver har anført længere nede på tilbudssamlelisten. I skemaet skal tilbudsgiver anføre hvor mange køretøjer af forskellig art, han vil bruge på entrepriserne. Så får han ikke tildelt flere entrepriser end svarende til, hvad der er til rådighed. Det gælder for traktorer > 75 Hk hhv. >150 Hk og for lastbiler. Det vil sige også for traktorer til de tre cykelstientrepriser, der kræver en motorydelse > 75 Hk. For de cykelstientrepriser der kun kræver en motorydelse på 45 Hk, skal tilbudsgiver anføre hvor mange entrepriser han vil have. Da der går en traktor til hver entreprise, tæller entreprisetallet med i det samlede antal traktorer. Bemærk her, at hvis både stage IIIA traktorer og Stage II traktorer kan køre på stage IIentrepriserne anføres det samlede antal ud for stage II. Da der er så mange specifikke højde og breddekrav til traktorerne i disse entrepriser, skal det ønskede antal entrepriser angives, så tilbudsgiver kan sikre at han har de rette traktorer, og ikke risikerer, at en overskydende 75 HK traktor sættes på en tilfældig cykelstientreprise.

5 Maksimal antal køretøjer Maksimal antal entrepriser Maksimal årlige kontraktsummer Her har tilbudsgiver anført at han ikke ønsker en større kontraktsum inden for de tre hovedområder end hhv. 1,5 mio. 1,0 mio. og 1,0 mio. kr. Den samlede årlig kontraktsum er begrænset til kr. (Som angivet i AB92 er alle beløbsangivelser ekskl. moms.) og alle beløbsangivelser er angivet før fradrag af evt. rabat. Angivelse af den maksimale årlige kontraktsum ud for vintertjeneste udgør altså ikke summen af de efterfølgende tal for hvert hovedområde, men er tilbudsgivers egen angivelse af hvor stor en årlig kontraktsum der ønskes overtaget (baseret på tilbudssummer før rabat). Anfører tilbudsgiver "0" eller <blank> i felterne, er der ikke angivet nogen begrænsning. Når tilbudslisten er udfyldt hertil, er der givet tilbud på alle enkeltentrepriser, og tilbuddet er begrænset af det antal køretøjer mv. man ønsker at stille til rådighed, og de beløbsrammer man angiver for sine kontraktsummer..

6 Tilbudssamlelisten udfyldelse med samlede tilbud (kombinationer). Hvis tilbudsgiver ønsker at give rabat ved samlet overdragelse af flere entrepriser, udfylder tilbudsgiver kombinationerne til højre for enkelttilbud. Man kan afgive tilbud på lige så mange kombinationer som man vil. Der er i regnearket fortrykt 4 kolonner til kombinationer. Hvis det ikke er nok, trykker man på feltet "Flere kombinationer" og straks bliver der gjort plads til yderligere 5 kombinationer. Dette kan gentages 47 gange! BEMÆRK: Når man danner flere kombinationer, må regnearket ikke samtidigt være filtreret. DVS. at filtreringspiletasterne skal være sat til "Fjern filter fra området", inden der dannes nye kombinationer. Kombinationerne afgives ved at markere med "Ja" i feltet ud for de entrepriser, der skal indgå i kombinationen, og neden under kombinationen angive den rabat, der gives på de tilbudte priser. Tilbud kan afgives både som et fast kontant beløb, der hvert år trækkes fra honoraret, først og fremmest fra beredskabshonoraret, og som en procentrabat på alle efterfølgende udbetalinger fra entrepriserne. De to rabatter lægger tilbudslisten sammen til en beregnet rabat. Denne beregnede rabat må ikke være større end 20 %. Tilbudskombination omfatter her entrepriserne "2-1-2, 2-2-2, , , , 4-1-3" (samt andre entrepriser, der ikke er vist på udskriften) og der gives en samlet rabat på 4 % på alle beløb, samt kr. hvert år. Denne kombination nr. 2 opfattes derefter som ét tilbud til en pris af kr. (Det ses, at rabatten er ulovlig (større end 20%), og at kombinationen derfor forkastes.

7 Tilbudsgiver har nu i ovenstående eksempel afgivet 15 enkelttilbud og 4 samlede tilbud, i alt 19 forskellige tilbud (hvoraf et tilbud altså ikke tages med ved tildelingen). Som nævnt tidligere har tilbudsgiver anført hvor mange, lastbiler og traktorer af forskellig motorstørrelse og motorstatus tilbudsgiver har kapacitet til at stille til rådighed for arbejdet. Det skal bemærkes, at hvis en traktor både kan benyttes i delaftale 3 og delaftale 4 i samme distrikt, medregnes den ved sammentællingen kun som 1 traktor. Tilbudsgiver har også anført hvor store kontraktsummer pr. år tilbudsgiver har kapacitet til at overtage eller er interesseret i at overtage. Kapaciteten udtrykkes ved den maksimalt ønskede årlige beregnede kontraktsum, tilbudsgiver ønsker at indgå kontrakt om. Beløbsgrænsen skal baseres på entreprisesummer uden rabat. Disse begrænsninger gælder både for enkelttilbud og for samlede tilbud. Tilbudssamlelisten kontroldelen Nederst på Tilbudssamlelisten er det for hvert samlet tilbud beregnet hvor stor den årlige entreprisesum og hvor stort behovet for køretøjer bliver, med de anførte entrepriser og tilbudssummer, beregnet uden rabat. Med rødt er anført, såfremt den maksimalt ønskede årlige beregnede kontraktsum eller antal køretøjer er overskredet. Tilbudsgiver kan se, at i "Samlet tilbud 1" overskrides den maksimalt ønskede årlige beregnede kontraktsum for det samlede tilbud, ligesom antal af lastbiler overstiger det antal der er til rådighed. Dette tilbud er altså ikke "lovligt", og tilbudsgiver må reducere i antallet af entrepriser der indgår i det samlede tilbud og evt. også sænke nogle af tilbudspriserne. Derimod kan tilbudsgiver inden for sit ønskede maksimum godt få overdraget "Samlet tilbud 2", sammen med et eller flere enkelttilbud.

8 Naturligvis kun såfremt disse kombinationer indgår i den samlede laveste pris for alle entrepriser. Tilbudssamlelisten færdiggørelse af tilbud Når tilbudsgiver er færdig med at udfylde tilbudssamlelisten, gemmes denne under navnet XXXXX-TBSL-OK hvor XXXXX er tilbudsgivers (korte) navn eller anerkendte forkortelse. Der er ingen begrænsning i antallet af tegn i filnavnet (som ikke kan overholdes ved at udvise klædelig beskedenhed). [I dette eksempel vil filen skulle gemmes under navnet "ABCD-TBSL-OK.] Samling af tilbud Tilbudssamlelisten samles med de øvrige oplysninger der er angivet i BUT afsnit 3.1 Tilbuddet skal indeholde: Udfyldt tilbudssamleliste Udfyldte tilbudslister Oplysninger om egenkapital eller vedlagt Tilsagn om sikkerhedsstillelse Tro og love-erklæring. i en pdf-fil med navnet XXXXX-Vinterudbud-2014.pdf, [I dette eksempel ABCD-Vinterudbud-2014]. Husk at fjerne filtreringer i excel-filer, før de konverteres til pdf-filer, og husk at få alle ark fra excel-filerne med. Oplysningerne om egenkapital og Tro og loveerklæringen kan fremgår af tilbudslisternes forsider Til licitationen afleveres således: På papir: XXXXX-Vinterudbud 2014 På elektronisk medie XXXXX-TBSL-OK.xls XXXXX-TBL-[delaftalenavn].xls for hver delaftale der er afgivet tilbud på. (inkl. tro og loveerklæring og oplysning om egenkapital) XXXXX-Vinterudbud 2014.pdf Såfremt tilbudsgiver ikke har adgang til at konvertere excel-filerne til pdf-filer, accepteres tilbudsafgivelse på papir og excel-filer.