Følgende spørgsmål blev stillet på mødet: 2. Hvorfor svarer tidspunkter for indsats ikke til regulativet?

Transkript

1 MØDEREFERAT TITEL Referat fra spørgemøde ved udbud af vintertjeneste i Syddjurs Kommune DATO 28. maj 2014 STED Natur og Vejservice, Lerbakken 21, 8410 Rønde DELTAGERE Potentielle bydende Bo Erik Worsøe, (Syddjurs Kommune), samt Ane Toftegård Grosmann (COWI) REFERENT ATG, 4. juni 2014 FORDELING Syddjurs Kommunes hjemmeside PROJEKTNR A ADRESSE COWI A/S Stormgade Esbjerg TLF FAX WWW cowi.dk SIDE 1/2 Der er den 28. maj 2014 afholdt spørgemøde vedrørende udbud af vintertjeneste i Syddjurs Kommune. Betingelserne for Udbud og Tilbud (BUT) er gennemgået med fokus på det de bydende skal huske ved tilbudsgivningen. Udbudsmaterialet er også gennemgået med hensyn til opbygning og indhold. Følgende spørgsmål blev stillet på mødet: 1. Krav til traktor/redskabsbærer til stier i Vilkår s. 19 er bredde maks. 1,3 m, men spredebredden er 1,5 m. Hvordan hænger det sammen? Svar: Kravet til spredebredden ændres til 1,3 m og kravet til traktorens bredde fastholdes på 1,3 m. 2. Hvorfor svarer tidspunkter for indsats ikke til regulativet? Svar: Krav i vinterregulativet skal ses som minimumskrav. 3. Hvorfor er beredskabshonoraret ikke fastsat og fortrykt i tilbudslisterne? Svar: Ordregiver ønsker konkurrence på denne parameter. 4. Hvis man f.eks. får tildelt entreprise 1 og 5/5A kan der så køres videre på klasse 2 veje efter klasse 1 veje er saltet? Svar: På entreprise 1 skal der hele tiden være 2 lastbiler til rådighed. Entreprise 5/5A kan udføres med 1 traktor og vogn eller 1 lastbil, der skal være til rådighed i Projekt dokumenter/udbud_2014/spørgemøde/referat_spørgemøde_ docx

2 Udbud af vintertjeneste i Syddjurs Kommune Referat fra spørgemøde SIDE 2/2 tidsrum i henhold til udbudsmaterialet. Alle 3 køretøjer skal være til rådighed til samtidig kørsel. 5. Man kan byde på flere entrepriser end tilbudsgiver har køretøjer til. På tilbudslistens samleside 2 skal der angives, hvor mange entrepriser tilbudsgiver ønsker. Hvordan meddeler tilbudsgiver, at der ønskes andre entrepriser, hvis de første entrepriser ikke bliver tildelt? Svar: Spørgsmålet Spørgsmålet giver anledning til en ny revision 2.0 af tilbudslisten, samt en ny revision 2.0 af Betingelser om Udbud og Tilbud BUT. Dokumenterne vil blive lagt på Syddjurs Kommunes hjemmeside, sammen med de øvrige udbudsdokumenter. Der er på revision 2.0 af tilbudslistens samleliste, side 2 tilføjet nye rubrikker til angivelse af, hvor mange entrepriser der ønskes, såfremt den tilbudte kapacitet på andre entrepriser ikke tildeles. Ændringer er markeret med blå farve. Der skal afgives tilbud på samtlige ønskede entrepriser. Der er i revision 2.0 af Betingelser om Udbud og Tilbud BUT ændret i tildelingsbetingelserne i kapitel 1.5 på side 10. Ændringer er markeret med blå farve. Tildelingsrækkefølgen af entrepriser er ændret, så den nu følger entrepriserækkefølgen. Entrepriser med kun 1 tilbud tildeles først og derefter tildeles entrepriser med flere end 1 tilbud. 6. Kan tilbudsgiverne få en huskeliste til brug ved tilbudsafgivelsen? Svar: Huskeliste vil blive lagt på Syddjurs Kommunes hjemmeside, sammen med de øvrige udbudsdokumenter. Generelt: Siderne fra fremlæggelsen på spørgemødet er vedlagt i dette referat. En ny tilbudsliste, revision 2.0 bliver, samtidigt med dette referat, uploaded på Syddjurs Kommunes hjemmeside. Ændringer er markeret med blå overstregning. En ny Betingelser om Udbud og Tilbud BUT i revision 2.0 bliver, samtidigt med dette referat, uploaded på Syddjurs Kommunes hjemmeside. Ændringer er markeret med blå overstregning. Projekt dokumenter/udbud_2014/spørgemøde/referat_spørgemøde_ docx

3 Udbud af vintertjeneste i Syddjurs Kommune Syddjurs Kommune Orienterings- og spørgemøde den 28. maj 2014 Vintertjeneste Ane Toftegård Grosmann, ATG, COWI

4 Glatførebekæmpelse, snerydning og kombikørsel 4 entrepriser med 2 lastbiler til G/K/S med ordregivers spreder/plov på kørebaner: Entreprise entrepriser med 1 traktor og egen plov til S på kørebaner: Entreprise entrepriser med 1 traktor og vogn / Alt. lastbil til G/K/S med ordregivers spreder/ plov på kørebaner: Entreprise 5/5A-10/10A 5 entrepriser med 1 traktor/ redskabsbærer med egen spreder, kost og plov til G/K/S på stier: Entreprise I alt 28 entrepriser for perioden (4 vintersæsoner) + 2x1 år Udbudsmateriale:

5 Forventet antal udkald/timer på kørebaner og stier: Vinterklasse Entreprise 1-4 Entreprise 5/5A- 10/10A Entreprise Entreprise Gns. antal udkald til glatførebekæmpelse Gns. antal timer til glatførebekæmpelse Gns. antal timer til kombikørsel Gns. antal timer til snerydning /25 20/25 20/25 40/ Veje, stier og fortove i klasse 1 saltes og sneryddes på alle tider af døgnet efter behov. Veje og stier i klasse 2 saltes og sneryddes mellem kl alle dage. Veje i klasse 3 saltes og sneryddes mellem kl alle dage, når andre veje er færdige. Veje i klasse 4 saltes og sneryddes kun, hvis øvrige opgaver tillader det.

6 Entreprise K1R01 RUTEKORT

7 Betingelser for udbud og tilbud, BUT

8 Betingelser for udbud og tilbud, BUT Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Eventuelle rettelsesblade offentliggjort efter offentliggørelsen af udbudsmaterialet Betingelser for udbud og tilbud (BUT) Særlige Betingelser (SB) Vilkår for lastbiler og traktorer Instruks for lastbiler og traktorer 64 stk. rutekort 34 stk. tilbudslister med tilbudssamleliste (TBL) Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) Bilag 1, Oversigt Emmisionsstandarder lastbiler og traktorer Bilag 2, Entrepriseoversigt Bilag 3, Afmærkning af chauffører og maskinfører Bilag 4_Lastbil, Oplysningsskema Lastbil og chauffører Bilag 5_Traktor, Oplysningsskema Traktor, plov samt maskinfører Bilag 6_Traktor med vogn, Oplysningsskema Traktor, vogn og maskinfører Bilag 7_traktor til stier/fortove, Oplysningsskema Traktor, spreder, kost, plov og maskinfører Det er de bydendes eget ansvar, at sørge for at holde sig orienteret om eventuelle rettelsesblade eller meddelelser vedrørende udbuddet på hjemmesiden.

9 Betingelser for udbud og tilbud, BUT Ordregiver leverer: Salt, evt. saltlage og evt. grus Spredere og plove til entrepriserne 1-10/10A Tilbudsgiver leverer: Køretøj, vogn og redskaber, alt efter entreprisen Alle nødvendige beslag, frontplader og sammenkoblingsudstyr på tilbudsgivers køretøj samt det i Vilkår pkt. 3.6 krævede Hvis tilbudsgiver skifter køretøj i kontraktperioden eller forlængelser af kontraktperioden, afholder tilbudsgiver omkostningerne ved fornyet tilpasning

10 Betingelser for udbud og tilbud, BUT Spørgsmål til udbudsmaterialet: Tilbudsgiver kan skriftligt stille spørgsmål til nærværende materiale og udbudsforretningen i øvrigt. Spørgsmål, der fremsendes senest den 5. juni 2014 kl vil blive besvaret senest den 9. juni Spørgsmål der fremsættes efter den 5. juni 2014 kl vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare disse senest den 9. juni Spørgsmål skal stilles skriftligt til: COWI A/S Ane Toftegård Grosmann pr. mail på: ATG@COWI.DK

11 Betingelser for udbud og tilbud, BUT Ordregiver leverer: Tilbudsafgivelse: Der kan afgives tilbud på én eller flere af de anførte entrepriser, idet de dertil svarende tilbudslister skal benyttes. Såfremt tilbudsgiver afgiver tilbud på flere entrepriser, end han ønsker overdraget, skal der på tilbudssamlelisten anføres det maksimale antal entrepriser, der ønskes overdraget. Slide 15

12 Betingelser for udbud og tilbud, BUT Udvælgelse Ved tilbuddet skal der angives/oplyses følgende for at komme i betragtning ved tildeling af entrepriserne: Retlig form Retten til at udføre erhvervet Økonomiske og finansielle formåen (Tro og Love Erklæring) Teknisk og/eller faglig formåen

13 Betingelser for udbud og tilbud, BUT Retlig form Enkeltfirma Selskabsform (A/S, ApS, I/S..) Angivelse af forhandlingsberettiget person Sammenslutning af firmaer. Selskabsform (f.eks. konsortium eller joint venture.) Klar og entydig angivelse af den juridiske person i hvert firma Fra samtlige medlemmer i sammenslutningen af firmaer skal der foreligge en skriftlig erklæring om solidarisk og ubetinget hæftelse for den enkelte entreprises gennemførelse Angivelse af fælles befuldmægtiget og forhandlingsberettiget person for sammenslutningen af firmaer, som ordregiver med bindende virkning kan indgå aftale med (fuld prokura)

14 Betingelser for udbud og tilbud, BUT Retten til at udføre erhvervet Optagelse i Det Centrale Virksomhedsregister dokumenteres ved at anføre sit CVR-nummer på tilbudssamlelistens side 2. Slide 16

15 Betingelser for udbud og tilbud, BUT Tro og Love Erklæring samt Erklæring om arbejdspladsbeskyttelse og arbejdspladsforhold i øvrigt Alle tilbudsgivere skal afgive Bilag A,Tro og love Erklæringer (enkeltfirmaer og alle firmaer i sammenslutning af firmaer) Ordregiver vil udelukke leverandører, der er omfattet af udelukkelsesgrundene, i henhold til "Udbudsdirektivets" artikel 45, stk. 2. (under konkurs mm.) Ordregiver vil udelukke leverandører, der har ubetalt forfalden gæld, der er større end kr. til det offentlige, medmindre der er stillet sikkerhed for den del af gælden, der overstiger kr. senest på accepttidspunktet, eller at der er indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om en afviklingsordning, og denne ordning er overholdt. Erklæring om arbejdspladsbeskyttelse og arbejdspladsforhold i øvrigt. Tro og Love erklæring SKAL udfyldes, underskrives og vedlægges i tilbuddet af alle tilbudsgivere, selv om tilbudsgiver ikke har forfalden ubetalt gæld til det offentlige.

16 Betingelser for udbud og tilbud, BUT Teknisk og/eller faglig formåen: Tilbudsgivere, der ikke råder over det nødvendige materiel ved tilbudsgivningen, men agter at anskaffe dette, skal vedlægge tilbuddet: Erklæring om, at det nødvendige materiel anskaffes, såfremt man får tildelt en kontrakt. Det skal fremgå tydeligt, at materiellet er klart inden kontraktstart, således at det kan blive monteret med det nødvendige udstyr i så god tid, at køretøjet er klar til kørsel efter de fastsatte tidsfrister m.v. KORREKT udfyldt Bilag 4, 5, 6 eller 7 om leverandørens materiel, 1 stk. pr. lastbil eller traktor Erklæring om råden over andres ressourcer, samarbejdspartnere, underentreprenører

17

18

19

20 Tildeling Betingelser for udbud og tilbud, BUT Tildelingskriteriet er "laveste pris". Tildelingsrækkefølge iht. BUT. 1. Entrepriser med mere end 1 tilbud tildeles først. Entrepriserne vil blive tildelt i henhold til rækkefølgen i BUT og under hensyntagen til den tilbudte kapacitet. Traktor m. vogn / alt. lastbil tildeles først (5/5A-10/10A), derefter lastvognsentrepriser (1-4), traktor med plov (11-23) og til sidst traktorer til stier (24-28) 2. Entrepriser med kun 1 tilbud tildeles efter entrepriser med mere end 1 tilbud. Hvis der kun er ét bud på en eller flere entrepriser, tildeles disse entrepriser efter entrepriserne med mere end 1 tilbud. De vil blive tildelt i henhold til rækkefølgen i BUT og under iagttagelse af den oplyste kapacitet for hver enkelt tilbudsgiver. Eksempel A: Tildelingen af f.eks. entreprise 5/5A sker ved direkte sammenligning af de sideordnede tilbudte summer på entreprise 5 og 5A. Alle tilbud på både entreprise 5 og 5A sammenlignes og entreprisen tildeles til tilbudsgiveren med det billigste tilbud, hvad enten det er et tilbud med traktor og vogn eller med lastbil. Eksempel B: En leverandør byder på entreprise 1 samt entreprise 2 og er billigst på begge entrepriser i forhold til øvrige tilbudsgivere. Leverandøren ønsker dog kun 1 entreprise overdraget og bliver således tildelt entreprise 1, som er den første entreprise i entrepriserækkefølgen. Den efterfølgende entreprise 2 bliver så tildelt til den leverandør, der er anden-billigst på entreprisen, idet det billigste tilbud på entreprise 2 ikke kan tildeles til den lavestbydende, fordi dennes kapacitet er opbrugt.

21 Betingelser for udbud og tilbud, BUT Tildeling - fortsat Sideordnede tilbud, entreprise 5/5A-10/10A Tilbudssummer for entrepriserne nr kan direkte sammenholdes med tilbudssummer for de sideordnede tilbud på entrepriserne nr. 5A-10A jf. kapitel 1.6. Ved enslydende priser er tildelingsrækkefølgen den på tildelingslisten anførte rækkefølge af tilbudsgivere. Rækkefølgen er bestemt af, i hvilken rækkefølge de indkomne tilbud er modtaget.

22 Betingelser for udbud og tilbud, BUT Tildeling - fortsat Stand-still periode Efter licitationen underrettes samtlige tilbudsgivere skriftligt pr. mail om den påtænkte tildeling. Samtidig starter stand-still perioden. Der må ikke indgås kontrakter før stand-still perioden er udløbet, hvilket sker 10 dage efter denne underretning er afsendt. I stand-still perioden kan tilbudsgiverne stille spørgsmål til tildelingen, hvilket skal ske skriftligt pr. mail til: ATG@cowi.dk.

23 Tilbudsafgivelse Pr. mail SENEST mandag den 16. juni 2014, kl til

24 Særlige betingelser, SB Juridisk grundlag for indgåelse af kontrakterne (AB Service) Bestemmelser om bl.a. kontraktperiode, leverandørens ydelser, sikkerhedsstillelse, forsikring, betalingsbetingelser, indeksregulering, bod, ophævelse af kontrakt, voldgift mm.

25 Vilkår for lastbiler og traktorer Præventiv saltning på klasse 1 veje Opstartsmøde og instruktion inden beredskabsperioden og evt. møder i perioden. Leverandøren skal deltage. Opdateret skema med oplysninger om materiel og mandskab afleveres hvert år inden beredskabsperioden Leverandøre monterer alle nødvendige beslag, frontplader og sammenkoblingsudstyr Ordregivers plove og spredere vedligeholdes af leverandøren Opbevares på pladsen eller hos leverandøren (efter aftale) Afleveres senest 30. april hvert år, rengjort og smurt 1 materialeplads med saltlager og værksted GPS-udstyr er monteret på saltspredere. Overføres til VINTERMAN Leverandøren skal anvende VINTERMAN-app

26 Vilkår for lastbiler og traktorer Udkald Vintervagten udkalder leverandøren pr. telefon Tidsfrist ved glatførebekæmpelse: 45 min. Tidsfrist ved snerydning og kombikørsel: 60 min. Tidsfristen gælder fra udkald og indtil køretøjet er læsset og klar til start ved rutens startsted

27 Personale Vilkår for lastbiler Alle chauffører skal have: Kursus i "Grunduddannelse i vintertjeneste på veje, stier og fortove" Chauffører til glatførebekæmpelse og kombikørsel skal have: Kursus i "Fugtsaltspredning med lastbil" eller "Lagespredning med lastbil" Chauffører til snerydning og kombikørsel skal have: Kursus i "Snerydning med lastbil med plov" Kursusbevis: Max. 5 år gammelt Undtagelse Chauffører, der har været fast chauffør på en snerydningsrute, hhv. glatførebekæmpelsesrute i sammenlagt 2 år inden for de seneste 5 år, kan undtages fra uddannelseskravet for den relevante arbejdsopgave, såfremt de overfor ordregiver kan dokumentere en tilsvarende viden og kunnen.

28 Vilkår for lastbiler og traktorer Krav til leverandørens materiel (lastbiler og traktorer) UDFYLDELSE AF BILAG 4, 5, 6 og 7 i TBL Nødvendige beslag/frontplade/frontlift mm. til sammenkobling med udstyr Mål Ydeevne Lastevne Totalvægt Antal aksler, akseltryk og akselafstand Miljømæssig kvalitet (EURO/TIER) Lad Trækbeslag Stik i førerhus og front El-udtag til hydraulik til plov Lift og 4-hjulstræk Mobiltelefon Udstyr plov/spreder/kost Lygter og blink Fartskriver Materialegårdens værksted v. Tom Christensen på telefon

29 Instruks for lastbiler og traktorer Instruks Til brug for chaufføren Arbejdets udførelse (før, under og efter indsats) Tjeklister

30 Tilbuds- og afregningsgrundlag, TAG Bestemmelser om: Mængdeændringer Betaling af udført arbejde Afregning af beredskabshonorar. Max. sum angivet på tilbudslisterne Afregning af enhedspris for standardrute Afregning af timepriser, glatførebekæmpelse, snerydning og kombikørsel Afregning af timepris, værksted/ventetid/ledigtid

31 Udbud Syddjurs af Kommune vintertjeneste i Syddjurs Vintertjeneste Kommune Orienterings- og spørgemøde den 28. maj 2014 Vintertjeneste? Ane Toftegård Grosmann, ATG, COWI

32 Udbud Syddjurs af Kommune vintertjeneste i Syddjurs Vintertjeneste Kommune Orienterings- og spørgemøde den 28. maj 2014 Indsendelse af tilbud Vintertjeneste Mandag den 16. juni 2014, kl Tak for i dag Ane Toftegård Grosmann, ATG, COWI