MØDE I DET TVÆRGÅENDE UNDERUDVALG ØKONOMIUDVALGET FOR JAMMERBUGT KOMMUNE

Transkript

1 REFERAT MØDE I DET TVÆRGÅENDE UNDERUDVALG ØKONOMIUDVALGET FOR JAMMERBUGT KOMMUNE onsdag, den 1. marts 2006 Mødet afholdes i mødelokale 1, Brovst Rådhus, kl

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Punkt nr. 6: Forslag til Styrelsesvedtægt for Jammerbugt Kommune...3 Punkt nr. 7: Forslag vedrørende mødernes afholdelse i Sammenlægningsudvalget m.m....5 Punkt nr. 8: Principper for overførsel af uforbrugte budgetbeløb fra 2006 til Punkt nr. 9: Kommunikationspolitik for Jammerbugt Kommune Punkt nr. 10: Web-løsning til Jammerbugt Kommune...12 Punkt nr. 11: Kommunevåben og/eller logo samt grafisk linie for Jammerbugt Kommune...16 Punkt nr. 12: Punkter til kommende møder...20 Side 2 af 21

3 Det tværgående underudvalg Økonomiudvalget JAMMERBUGT KOMMUNE MØDEDATO: J.NR.: A01 SAGSNR.: 26 SAGSBEH.: MF Fraværende: Kim Bennike (fraværende hele mødet) Punkt nr. 6: Forslag til Styrelsesvedtægt for Jammerbugt Kommune Sagsfremstilling. De nærmere regler for kommunens styrelse fastsættes i en styrelsesvedtægt, der vedtages af Sammenlægningsudvalget forud for funktionsperiodens start den 1. januar Styrelsesvedtægten skal behandles 2 gange med mindst 6 dages mellemrum. For at sikre en overordnet tilkendegivelse fra Sammenlægningsudvalget om opgavefordelingen mellem de nedsatte underudvalg i 2006 foreslås, at Styrelsesvedtægten førstebehandles allerede på nuværende tidspunkt. Det foreslås samtidig, at andenbehandling udsættes til det sene efterår 2006, så der i den mellemliggende periode kan høstes erfaringer med opgavefordelingen og eventuelt foretages justeringer i vedtægten. Forslaget til Styrelsesvedtægt for Jammerbugt Kommune tager stilling til følgende principielle spørgsmål: Sammenlægningsudvalget overgår til at hedde Jammerbugt Byråd den 1. januar Der vælges 2 viceborgmestre en 1. og en 2. viceborgmester Der nedsættes jf. tidligere beslutning om den politiske organisation et økonomiudvalg med 9 medlemmer Der nedsættes jf. tidligere beslutning om den politiske organisation - følgende stående udvalg: Børne- og Kulturudvalg, Social- og Sundhedsudvalg, Beskæftigelsesudvalg, Teknik- og Miljøudvalg og Tema- og Udviklingsudvalg hver med 7 medlemmer Overordnet opgavefordeling mellem udvalgene Der foretages en fordeling af det politiske ansvar for vedligeholdelse af kommunens bygninger, således at ansvaret for den udvendige vedligeholdelse placeres i økonomiudvalget, mens ansvaret for den indvendige vedligeholdelse placeres i fagudvalget Vederlag til 1. viceborgmester på 10 % af borgmestervederlaget. Efter bekendtgørelsen kan der udbetales op til 10 % af borgmestervederlaget. Der kan ikke udbetales vederlag til 2. viceborgmester Vederlag til formænd for de stående udvalg på 25 % af borgmestervederlaget i alt 125 % af borgmestervederlaget. Efter bekendtgørelsen kan der i Jammerbugt Kommune maksimalt udbetales tilsammen 160 % af borgmestervederlaget til formæn- Side 3 af 21

4 dene for de stående udvalg, formanden for børn og unge-udvalget og formanden for folkeoplysningsudvalget. Der ydes ikke vederlag til formanden for børn og ungeudvalget Der ydes ikke vederlag til formanden for folkeoplysningsudvalget Udvalgsvederlaget udgør 3 % af borgmestervederlaget pr. udvalgspost. Efter bekendtgørelsen kan der i Jammerbugt Kommune maksimalt udbetales udvalgsvederlag svarende til 115 % af borgmestervederlaget. Efter nærværende forslag til styrelsesvedtægt findes der 38 menige udvalgsposter, hvilket indebærer, at der udbetales 114 % af borgmestervederlaget i udvalgsvederlag. Der udbetales ikke udvalgsvederlag til menige medlemmer af børn og ungeudvalget. Der gøres opmærksom på, at der løbende vil fremkomme sager, der kræver udpegning af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser m.v. eller i det mindste stillingtagen til, om man ønsker at lade sig repræsentere i de pågældende organer. Retsgrundlag: Den Kommunale Styrelseslov Bilag: Forslag til Styrelsesvedtægt for Jammerbugt Kommune Involvering af byrådene jf. spilleregler Findes ikke relevant Indstilling: Kommunaldirektøren indstiller: at forslagets principielle spørgsmål drøftes at der udarbejdes indstilling til Sammenlægningsudvalgets 1. behandling af forslaget til Styrelsesvedtægt at 2. behandling af forslaget gennemføres i efteråret 2006 efter en fornyet behandling i Økonomiudvalget, hvor erfaringer med opgavefordelingen evalueres, og hvor der tages endelig stilling til fordeling af ansvaret for vedligeholdelse af kommunale bygninger jf. oplægget på temamødet den 14. februar. Økonomiudvalgets beslutning Økonomiudvalget indstiller til Sammenlægningsudvalget, at Sammenlægningsudvalget overgår til, at hedde Jammerbugt Kommunalbestyrelse den 1. januar 2007, forslaget til styrelsesvedtægt med redaktionelle ændringer oversendes til 1. behandling i Sammenlægningsudvalget, stillingtagen til vederlag til øvrige udvalg afventer endelig afklaring af opgaverne i de respektive øvrige udvalg m.v., 2. behandlingen af forslaget gennemføres i efteråret Side 4 af 21

5 Det tværgående underudvalg Økonomiudvalget JAMMERBUGT KOMMUNE MØDEDATO: J.NR.: A15 SAGSNR.: 21 SAGSBEH.: Sammenlægningssekretariatet Fraværende: Otto Kjær Larsen Punkt nr. 7: Forslag vedrørende mødernes afholdelse i Sammenlægningsudvalget m.m. Sagsfremstilling Sammenlægningsudvalget godkendte den 24. januar 2006 mødeplan for Sammenlægningsudvalgets møder, og godkendte herunder indstillingen om at "Økonomiudvalget inden udgangen af februar 2006 kommer med en indstilling til Sammenlægningsudvalget vedr. praktiske forhold omkring mødernes afholdelse, f.eks. spørgetid og fremlæggelse af sagsdokumenter". På mødet den 1. februar 2006 blev bl.a. følgende forhold drøftet spørgetid, og i givet fald under hvilken form fremlæggelse af sagsdokumenter til udvalgets medlemmer information om mødernes afholdelse åbenhed i forhold til presse og borgere offentliggørelse af bilag anvendelse af andre medier, herunder info-kanaler i regi af fællesantenneforeninger Kommunaldirektøren fik på mødet den i Økonomiudvalget den 1. februar 2006 til opgave at udarbejde oplæg til kommende møde om de nævnte forhold samt oplæg til kommunikationspolitik med signal om størst mulig åbenhed. I tråd med den foreløbige vision og overordnede målsætninger for Jammerbugt Kommune har kommunen og det vil sige politikere, ledelse og medarbejdere interesse i at signalere mest mulig åbenhed overfor borgere og omverden for at sikre dialog og involvering i de lokale beslutninger. Som elementer heri er der udarbejdet forslag til spørgetid og en kommunikationspolitik for forberedelsesåret 2006 (sidstnævnte i et selvstændigt dagsordenspunkt). Endvidere indstilles der nedenfor en række forslag om praktiske forhold omkring mødernes afholdelse. Forslag til spørgetid ved ordinære møder i Jammerbugt Kommunes Sammenlægningsudvalg (fra 1. januar 2007 Byråd): Side 5 af 21

6 1. Ved begyndelsen af Sammenlægningsudvalgets ordinære møder afholdes spørgetid af indtil 30 minutters varighed. Spørgeren skal være til stede ved mødets begyndelse. 2. Spørgeren skal være bosat i den nye Jammerbugt Kommune og oplyse navn og adresse. 3. Spørgsmål skal angå forhold af almen kommunal interesse for kommunens borgere og kan ikke angå oplysninger og forhold om enkeltpersoner ej heller om spørgeren selv. 4. Spørgsmål skal være korte og præcise, så de kan stilles inden for 2 minutter. Spørgsmål kan eventuelt stilles skriftligt, således at spørgsmål oplæses af formanden og derefter besvares. 5. Spørgsmål besvares normalt af formanden/borgmesteren, men spørgeren kan dog - efter anmodning - rette spørgsmålet direkte til et medlem eller en gruppe. Besvarelsen af spørgsmål skal være korte og klare, og det er tilladt spørgeren et kort tillægsspørgsmål med efterfølgende svar. 6. Sammenlægningsudvalgets medlemmer afgør selv, om de ønsker at besvare de stillede spørgsmål. 7. Spørgsmål, der ikke umiddelbart kan besvares, kan henvises til besvarelse på næstkommende ordinære møde. 8. Hvis der stilles spørgsmål vedrørende punkter optaget på dagsordenen, besvares spørgsmålet ikke straks, men først under behandlingen af pågældende punkt på dagsordenen. 9. Spørgsmål der i første omgang rettelig bør stilles til forvaltningen afvises, og spørgeren henvises til at tage kontakt til forvaltningen. 10. Ved mødets afslutning vil der være mulighed for opfølgende spørgsmål fra tilhørere og pressen til beslutningerne på mødet. 11. Det tilkommer alene formanden/borgmesteren som mødeleder at fortolke og administrere ovennævnte bestemmelser. Retsgrundlag Lov om revision af den kommunale inddeling, 12. Økonomiske konsekvenser Ingen Bilag Ingen Indstilling Kommunaldirektøren indstiller at økonomiudvalget indstiller til Sammenlægningsudvalget, at forslaget til spørgetid i forbindelse med møder i Sammenlægningsudvalget godkendes, at dokumenter og bilag vil blive elektronisk tilgængelig ved indførelse af ESDH (elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem) med dagsordenssystem og åbne postlister, at fremlæggelse af dokumenter og bilag til sager på dagsordenerne indtil videre sker ved offentliggørelse af åbne bilag på hjemmesiden, og at medlemmerne i øvrigt kan rette henvendelse til sammenlægningssekretariatet herom, at dagsordener og referater samt mødeplan for underudvalgene synliggøres på hjemmesiden Side 6 af 21

7 at der ikke etableres abonnementsordning for dagsordener og referater, idet der henvises til at disse offentliggøres elektronisk på hjemmesiden Økonomiudvalgets beslutning Indstillingen anbefales godkendt. Side 7 af 21

8 Det tværgående underudvalg Økonomiudvalget JAMMERBUGT KOMMUNE MØDEDATO: J.NR.: S06 SAGSNR.: 21 SAGSBEH.: Sammenlæningssekretariatet Fraværende: Punkt nr. 8: Principper for overførsel af uforbrugte budgetbeløb fra 2006 til 2007 Sagsfremstilling I de nuværende fire kommuner findes der i dag et regelsæt for at overføre uforbrugte budgetbeløb fra et år til det næste. Reglerne om overførsel mellem årene har dels til hensigt at sikre, at institutioner/afdelinger kan spare op, således der kan gennemføres større investeringer i et enkelt år. Dels er det hensigten med overførselsadgangen, at den enkelte institutions drift fortsætter uændret hen over årsskiftet, idet mer- eller mindreforbrug overføres mellem årene. Reglerne i de fire kommuner er: Brovst: Der kan overføres overskud på 5 % af driftsrammen til det efterfølgende år. Underskud overføres til det efterfølgende år, og det vurderes konkret hvor stor procentdel, der kan overføres.. Fjerritslev: Der kan overføres overskud/underskud på 10 % af driftsrammen til det efterfølgende år. Pandrup: Der kan overføres overskud på 10 % af driftsrammen til det efterfølgende år. Der kan overføres underskud på 5 % til det efterfølgende år. Aabybro: Der kan overføres overskud/underskud på 10 % af driftsrammen til det efterfølgende år. Herudover er der på en række områder særregler i de enkelte kommuner. I nedenstående tabel er angivet, hvor store beløb, der blev overført fra 2004 til 2005 (overførslerne fra 2005 til 2006 er endnu ikke endelig opgjort). Dette kan tjene som indikation for, hvor store overførsler, der kan blive tale om, der skal overføres fra 2006 til Det skal bemærkes, at i Pandrup og Aabybro kommuner er lønsummerne udlagt til institutionerne, og de indgår derfor i overførselsbeløbene. Brovst Fjerritslev Pandrup Aabybro Overført beløb 3,1 mio. kr. 2,7 mio. kr. 8,6 mio. kr. 6,1 mio. kr. Side 8 af 21

9 Institutionslederne er allerede nu begyndt at overveje, hvordan reglerne for overførsel fra 2006 (de nuværende kommuner) til 2007 (Jammerbugt Kommune) bliver. For at undgå usikkerhed om overførslerne er det derfor vigtigt med en politisk udmelding, som allerede nu fastlægger overførselsadgangen fra 2006 til De fire kommunaldirektører har drøftet sagen og anbefaler, at de nuværende kommuners regler kommer til at gælde for overførslen fra 2006 til På grund af de forskellige overførselsregler kan det medføre, at institutionerne i den nye kommune ikke bliver stillet lige mht. opsparing pr. 1. januar Det er dog i alle tilfælde institutionerne selv, der har opsparet de overførte beløb, hvorfor fortsættelse af de nuværende regler skønnes at være mest hensigtsmæssigt. Økonomiske konsekvenser Ingen Bilag Ingen Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at det meddeles de nuværende kommuner, at de overførselsregler, der gælder i kommunen i dag også vil gælde overførslen af uforbrugte/merforbrugte midler fra 2006 til Økonomiudvalgets beslutning Indstillingen anbefales godkendt. Side 9 af 21

10 Det tværgående underudvalg Økonomiudvalget JAMMERBUGT KOMMUNE MØDEDATO: J.NR.: P22 SAGSNR.: 23 SAGSBEH.: KB Fraværende: Punkt nr. 9: Kommunikationspolitik for Jammerbugt Kommune 2006 Sagsfremstilling Forandring kræver kommunikation. Derfor er kommunikationen i en fusionsproces et vigtigt styringsredskab. Økonomiudvalget har da også taget initiativ til at få udarbejdet en kommunikationspolitik for 2006 i overgangsfasen til Jammerbugt Kommune. Kommunikationspolitikken skal ses i lyset af fusionsprocessen, og den beskriver initiativer og handlinger i forhold til den eksterne og interne kommunikation med fokus på forskellige kommunikationskanaler. Desuden er kommunikationspolitikken også et signal om, at vi skal være åbne i forhold til offentligheden og formidle vores beslutninger ud til borgerne og pressen. En kommunikationspolitik skal bidrage til at sikre, at medarbejderne informeres, informationerne koordineres, at eksternt materiale kvalitetssikres og at der informeres om Jammerbugt Kommune og fusionsarbejdet. Vi kommunikerer hele tiden, derfor er det vigtigt, at vi kommunikerer på den rigtige måde, i de rigtige kanaler, med de relevante informationer på det rigtige tidspunkt kommunikationen skal styres kommunikationspolitikken er dette styringsdokument i fusionsprocessen. Den offentlige kommunikation har fået stigende betydning i de senere år. En af årsagerne er, at digitaliseringen af det danske samfund har givet nye muligheder for kommunikation mellem kommuner og borgere og ikke mindst internt i forhold til at informere medarbejderne via medarbejderportaler. Nettets hastige fremmarch har bl.a. betydet, at mulighederne for kommunikation mellem borgere og kommune, og for de ansatte, er helt anderledes nu end for blot få år siden. Derfor har kommunikationspolitikken også meget fokus på nettet, som kommunikationskanal såvel i forhold til offentligheden som i forhold til medarbejderne. De traditionelle kommunikationskanaler, som aviser og orienteringsmøder er også medtaget i kommunikationspolitikken, som relevante kommunikationskanaler. Der er udarbejdet et notat, som kommer med forslag til Jammerbugt Kommunes kommunikationspolitik. Notatet tager udgangspunkt i, at følgende kommunikationskanaler benyttes: Interne kommunikationskanaler 1. Det fælles intranet på sammenlægningshjemmesiden 2. Elektronisk personaleblad 3. Informationer fra møder 4. Informationsmøder rådhusene og fælles ledermøde Side 10 af 21

11 5. Det kommende intranet Eksterne kommunikationskanaler Annonceside 3. Radio 4. Infokanalen 5. Spørgetid 6. Den kommende hjemmeside/web-løsning 7. Pressen/pressemeddelelser Retsgrundlag Ingen. Økonomiske konsekvenser Der er afsat kr. på budgettet 2006 til kommunikation til borgerne. Bilag Kommunikationspolitik for Jammerbugt Kommune Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at underudvalget økonomiudvalget indstiller at Sammenlægningsudvalget godkender kommunikationspolitikken og de beskrevne handlinger og initiativer. Økonomiudvalgets beslutning Økonomiudvalget er positiv indstillet over for forslaget til Kommunikationspolitik for Til kommende møde skal udarbejdes et forslag til revideret budget for 2006 for den eksterne kommunikation. Side 11 af 21

12 Det tværgående underudvalg Økonomiudvalget JAMMERBUGT KOMMUNE MØDEDATO: J.NR.: SAGSNR.: 20 SAGSBEH.: MAJ Fraværende: Punkt nr. 10: Web-løsning til Jammerbugt Kommune Sagsfremstilling: Med sammenlægningen af Brovst, Fjerritslev, Pandrup og Aabybro kommuner til Jammerbugt Kommune får vi behov for en ny hjemmeside. I øjeblikket har vi en fælles midlertidig hjemmeside, men tanken har fra starten været, at den netop kun skulle være midlertidig. Systemet bag siden vil ikke kunne leve op til de krav til tilgængelighed og brugervenlighed, der stilles til en moderne kommunal hjemmeside. Det er nærliggende, at den nye hjemmeside skal bidrage til at understøtte visionen for Jammerbugt Kommune som bosætnings- og turistkommune det stiller krav til siden, da der ligger en stor signalværdi i en kommunes hjemmeside hvis siden f.eks. ikke er opdateret, og man kun finder gamle nyheder og uaktuelle oplysninger, får man nemt fornemmelsen af en kommune i tilbagegang. Omvendt signalerer en opdateret, aktuel og dynamisk hjemmeside, at kommunen lever. Sagen har været drøftet på Sammenlægningsudvalgets temamøde den 30. januar, hvor det overordnede signal fra drøftelserne lød: Jammerbugt Kommunes hjemmeside skal være i superligaen. På temamødet blev det besluttet at sende sagen videre til Økonomiudvalget, som får til opgave at tage stilling til: Vision og målsætninger for den nye hjemmeside Valg af leverandør Projektets økonomi Finansiering af projektet Tids- og handleplan for projektet Forslag til vision for hjemmesiden: Jammerbugt Kommunes hjemmeside er kommunen på internettet. Dvs. at den er et af vores vigtige ansigter udadtil. I modsætning til borgerbutikkerne har hjemmesiden altid åbent, og her kan borgere, sommerhusejere, turister, erhvervsliv m.fl. nemt og belejligt finde relevante og aktuelle informationer og nyheder og benytte de elektroniske selvbetjeningsløsninger. Denne hjælp til selvhjælp udgør et rationale for Jammerbugt Kommune. Hjemmesiden er den naturlige kommunikationskanal mellem borgere, sommerhusejere, erhvervsliv, foreninger m.fl. på den ene side og den kommunale administration på den an- Side 12 af 21

13 den, og den spiller en rolle i processen mod at skabe en ny fælles identitet for borgerne i kommunen. Forslag til målsætninger for hjemmesiden: Hjemmesiden er præsentabel og matcher kommunens værdier og øvrige ansigter Hjemmesiden har en brugervenlig indholdsmæssig struktur På siden kan borgere på områder som skoler og børnepasning finde sammenlignelig brugerinformation Siden opdateres decentralt af relevante medarbejdere Hjemmesiden er en portalløsning, som muliggør at skoler, børnehaver og andre kommunale institutioner kan få deres egen side under hjemmesiden Hjemmesiden har integration til vores ESDH-system, edoc, så postlister, dagsordner og referater nemt kan publiceres på nettet. Hjemmesiden muliggør integration til WebGis, så borgere, sommerhusejere, professionelle samarbejdspartnere m.fl. nemt kan få adgang til kortmateriale Hjemmesiden muliggør online borgerbetjening (f.eks. se din sag på nettet) Der er nem adgang til elektronisk selvbetjening og elektroniske borgerserviceløsninger via vores hjemmeside Vi oplever et fald af banale henvendelser, fordi flere borgere betjener sig selv / finder oplysninger på hjemmesiden i de tilfælde, hvor det er muligt Hjemmesiden bidrager til at imødekomme borgernes krav og forventninger om service Hjemmesiden lever op til krav og retningslinier for tilgængelighed Hjemmesiden er baseret på en teknologisk platform, der så vidt muligt imødekommer den øvrige teknologiske udvikling Hjemmesiden er en del af en løsning, som har integration med Intranet på den måde kan vi genbruge information Hjemmesiden er en del af en løsning, som muliggør ekstranet for politikere, eksterne arbejdsgrupper som f.eks. landdistrikts-grupper m.fl. Siden har mindst unikke, månedlige besøgende efter det første år Siden får 5 netkroner i måling af Bedst på Nettet Leverandører En arbejdsgruppe har i løbet af efteråret indhentet overslag og tilbud på egnede systemer. Overslag og tilbud ligger i samme prisleje. Arbejdsgruppen har nedskrevet en række konkrete krav og ønsker til hjemmesidesystemet (se bilaget Krav og ønsker til hjemmesiden ), og har på baggrund disse samt på baggrund af referencer fra andre kommuner kontaktet de pågældende leverandører. Efter mange overvejelser, har arbejdsgruppen valgt at pege på firmaet IntraNote som leverandør af den samlede løsning med hjemmeside og intranet. En af styrkerne ved IntraNote er, at firmaet udover at kunne levere et stærkt system til hjemmeside, er førende indenfor systemer til intranet. Dvs. at vi parallelt med en professionel hjemmeside får et professionelt intranet, som kan være med til at understøtte vores nye organisation (se vision for intranettet i bilaget Ny webløsning til Jammerbugt Kommune ). Derudover er IntraNotes prissætning gennemskuelig i forhold til konkurrentens: Ved IntraNote har et ubegrænset antal brugere ret til at oprette et ubegrænset antal sider prisen ligger fast. Side 13 af 21

14 Det skal pointeres, at uanset hvilket system, der ligger bag hjemmesiden, afhænger sidens succes i høj grad af, at organisationen efterfølgende afsætter de fornødne personalemæssige ressourcer til at opdatere siden. Hvis ambitionsniveauet for siden skal opfyldes, kræver det en løbende indsats, og det kræver at ledere centrale som decentrale - prioriterer denne opgave. Tids- og handleplan I hovedtræk forestiller arbejdsgruppen, at projektet vil forløbe som følger: 1. marts 2006 Økonomiudvalget behandler sagen marts Den valgte leverandør kontaktes Detaljer forhandles på plads Kontrakt underskrives 21. marts Behandles i Sammenlægningsudvalget 24. marts 28. april Informationskontoret indgår i projektforløbet og kontakter grafiske firmaer med henblik på tilbud på grafisk design af hjemmesiden Maj En leverandør af grafisk design indstilles til Økonomiudvalget Juni Et oplæg til hjemmesidens grafiske design indstilles til Økonomiudvalget August Hjemmesiden er klar men indhold vil løbende blive indtastet. Siden præsenteres for Økonomiudvalget/ Sammenlægningsudvalget August - September De kommende decentrale redaktører og skribenter findes og undervises i opdatering af hjemmesiden og godt sprogbrug på nettet. Oktober Offentliggørelse af den nye hjemmeside Økonomiske konsekvenser Den samlede éngangsinvestering for hjemmeside og intranet lander i det valgte tilbud på kr Den løbende drift pr. kvartal beløber sig til kr = kr årligt. Dertil kommer udgifter til hosting, IntraNote tilbyder at hoste hjemmesiden på en dedikeret server for kr pr. måned = kr årligt. De løbende årlige udgifter lander dermed på kr Se bilaget vedr. økonomi for uddybning af tallene. Bilag: - Oplægget Ny webløsning til Jammerbugt Kommune - Arbejdspapiret Krav og ønsker til den nye hjemmeside - Tilbud fra IntraNote - Notat vedr. Økonomi for webløsning til Jammerbugt Kommune Indstilling Kommunaldirektøren indstiller at økonomiudvalget indstiller til Sammenlægningsudvalget, at vision og målsætninger for hjemmesiden godkendes at IntraNote vælges som leverandør af hjemmeside og intranet at ovenstående tids- og handlingsplan for projektet godkendes at de økonomiske konsekvenser godkendes at omkostningerne til hjemmesiden fordeles ligeligt mellem de fire kommuner Side 14 af 21

15 Økonomiudvalgets beslutning Indstillingen anbefales godkendt. Indstillingen fremsendes til behandling i de nuværende Byråd/Kommunalbestyrelser. Side 15 af 21

16 Det tværgående underudvalg Økonomiudvalget JAMMERBUGT KOMMUNE MØDEDATO: J.NR.: / SAGSNR.: 25 SAGSBEH.: KB Fraværende: Punkt nr. 11: Kommunevåben og/eller logo samt grafisk linie for Jammerbugt Kommune Sagsfremstilling I forbindelse med etablering af Jammerbugt Kommune skal der vælges et kommunevåben og/eller et logo. Her er der tre modeller, at vælge imellem: 1. Et kommunevåben samt grafisk linie. 2. Et logo samt grafisk linie. 3. En kombination af kommunevåben, logo samt grafisk linie. Kort beskrivelse af de tre modeller: 1. Et kommunevåben samt grafisk linie Hvis vi vælger et kommunevåben, skal det overholde heraldiske retningsliner omkring indhold, farver og form. De heraldiske farver er fx: rød, blå, sort, grøn samt gul og hvid. Kommunevåbnet er afsenderorienteret - det signalerer myndighed. Kommunevåbnet skal godkendes af en heraldisk konsulent ved Rigsarkivet, og det skal registreres i Patent- og varemærkestyrelsens register for kommunevåbner- og segl. 2. Et logo samt grafisk linie Et logo vil enten kunne anvendes - i både den overordnede branding af Jammerbugten, f.eks. når vi præsenterer turisme, erhverv og andre forhold, som er relateret til Jammerbugten, og som kommunens logo eller - udelukkende som kommunens logo. Et logo er et grafisk mærke, som øjet opfatter som et billede. Det anvendes som bomærke eller firmamærke på brevpapir, konvolutter, stempler, , fakturaer, hjemmesider og meget andet. Et logo består af bogstaver og/eller grafiske elementer og er let at genkende på grund af sine farver og øvrig udformning. Designet skal understøtte og kvalitetssikre men aldrig fjerne opmærksomheden fra - selve budskabet. På den måde vil et godt design fungere som midlet til at opnå en klar identitet. Side 16 af 21

17 Logoet er modtagerorienteret. Det signalerer kommunens værdier, herunder bløde værdier, som medmenneskelighed, omsorg, fællesskab mv. Hvis vi vælger et logo, skal det registreres i Patent- og varemærkestyrelsen. 3. En kombination af kommunevåben, logo samt grafisk linie Et logo kan tage udgangspunkt i kommunevåbnets elementer og kan f.eks. have rødder i de historiske aner men med et mere moderne og energisk udtryk. Logoet ville kunne anvendes i en overordnet branding af vores nye kommune, f.eks. når vi præsenterer turisme, erhverv og andre forhold, som er relateret til Jammerbugten. I al ekstern kommunikation om Jammerbugten, bruger vi logoet, men når det er knyttet til selve kommunen som afsender, anvendes kommunevåbnet. I bilaget Baggrundsmateriale til indledende drøftelse af Proces om visuel kommunikation udvikling af kommunevåben, logo og grafisk linie, kan man læse nærmere om de tre muligheder. Spørgsmålet om valg af kommunevåben, logo og grafisk linie har været behandlet af Den Administrative Styregruppe, som på et møde den 20. september 2005 besluttede, at fremsende følgende indstilling til Sammenlægningsudvalget: 1. Der gennemføres en konkurrence, hvor lokale kunstnere og firmaer inviteres til at deltage 2. Der gennemføres ikke en værdiproces på nuværende tidspunkt 3. Model 2, hvor der vælges et logo samt en grafisk linie indstilles Forslaget har efterfølgende været drøftet på Sammenlægningsudvalgets temamøde den 30. januar, hvor det blev besluttet at sende sagen videre til Økonomiudvalget, som får til opgave at tage stilling til, hvilken af de tre muligheder der skal vælges, om der skal gennemføres en konkurrence, hvor lokale kunstnere og firmaer inviteres til at deltage, herunder o hvem der i givet fald skal inviteres med i en konkurrence (grafiske firmaer, kunstnere eller alle borgere i Jammerbugt Kommune) o Hvor stor præmiesummen i givet fald skal være. De fleste kommuner giver kr. til vinderen af den type konkurrencer o hvem der skal sidde i bedømmelseskomiteen en tidsplan for projektet Forvaltningen har efterfølgende arbejdet videre med et forslag til en tidsplan Forslag til tidsplan for konkurrence mv. Konkurrenceudskrivning primo marts Konkurrencen annonceres i de lokale medier, radioer, Nordjyske og på hjemmesiderne og kommunernes hjemmesider. Forslag indsendes primo april Side 17 af 21

18 Bedømmelseskomiteen finder det kommunevåben/logo, som skal repræsentere Jammerbugt Kommune medio april Økonomiudvalget præsenteres for kommunevåben/logo den 20. april og Sammenlægningsudvalget præsenteres for kommunevåben/logo den 25. april. Ultimo april offentliggøres forslaget kommunevåben/logo ved et pressemøde, hvor vi arrangerer en event. Herefter skal kommunevåben/logo rentegnes ved en heraldisk konsulent/grafisk firma, og der skal udvikles en designmanual. Forslag til tidsplan for den videre proces for rentegning mv. Designlinien skal signalere den nye kommunens vision og identitet. Det er vigtigt, at der er sammenhæng mellem kommunevåben/logo, grafisk linie og den samlede designlinie. Det er vigtigt, at den grafiske linie er velegnet til gengivelse både på tryk og i de elektroniske medier. Rentegning af kommunevåben/logo sker ved et grafisk firma (eller ved en heraldisk konsulent gælder kun for et kommunevåben). Færdig ultimo maj. Godkendelse ved en heraldisk konsulent gælder kun for et kommunevåben. Færdig ultimo maj. Registrering af kommunevåben/logo ved Patent- og Varemærkestyrelsen i juni. Forslag til tidsplan for udarbejdelse af designmanualen Der skal udvikles en designmanual for Jammerbugt kommune. Designmanualen skal i første omgang indeholde retningslinier for: Brug af kommunevåben/logo, grafisk linie, skriftbehandling og farver Korrespondance brevpapir, mail, følgesedler og telefaxforsider, notater, mødeindkaldelser, referater og blanketter Overheads og PowerPoint præsentationer. Annoncer stillings-, informations- og profilannoncer Kuverter diverse størrelser og former Skiltning i første omgang på bygninger og biler Diverse evt. T-shirts, flag, kuglepenne etc. Vi skal have et grafisk firma/bureau til at udføre opgaven for os med udvikling af designmanualen, da designet skal bruges i den visuelle kommunikation udadtil og indadtil i organisationen. Designet og designmanualen skal være professionelt udarbejdet. Tidsplan Firma til at udføre opgaven udvælges af Økonomiudvalget i maj Forslag fra firma præsenteres i Sammenlægningsudvalget/Økonomiudvalget i juni Retsgrundlag Bekendtgørelse nr. 483 af 10. juni 2003 om registrering af kommunevåbner og segl. Side 18 af 21

19 Lovgrundlaget for kommunernes valg af kommunevåben mv. er ikke ændret i forbindelse med opgave- og strukturreformen, men følger de eksisterende procedurer, som de fremgår af styrelsesloven og bekendtgørelse nr. 483 af 10. juni 2003 om registrering af kommunevåbner og -segl. Økonomiske konsekvenser Præmiesummen varierer mellem kr. til vinderen af konkurrencen, hvis vi vælger denne fremgangsmåde. Bilag Proces om visuel kommunikation udvikling af kommunevåben, logo og grafisk linie. Vejledning om navn, kommunevåben og grafisk linie. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at Økonomiudvalget tager stilling til: Hvilke af de tre muligheder, skal vi vælge. Hvem der skal inviteres med i konkurrencen, hvis modellen med konkurrence vælges. Hvem der skal sidde i bedømmelseskomiteen, hvis modellen med konkurrence vælges. Hvor stor præmien skal være, hvis modellen med konkurrence vælges. Det indstilles desuden, at tidsplanen godkendes. Økonomiudvalgets beslutning Der ønskes en kombination af kommunevåben, logo og grafisk linie. Der udskrives en konkurrence, hvor alle kan bidrage. Der udloddes en præmie på kr. Bedømmelseskomiteen udgøres af Økonomiudvalget suppleret med heraldisk konsulent. Der udarbejdes økonomsik overslag over udgifterne til realisering af kommunevåben, logo, design og designmanual m.m. Side 19 af 21

20 Det tværgående underudvalg Økonomiudvalget JAMMERBUGT KOMMUNE MØDEDATO: J.NR.: SAGSNR.: 24 SAGSBEH.: Sammenlægningssekretariatet Fraværende: Otto Kjær Larsen Punkt nr. 12: Punkter til kommende møder Sagsfremstilling Til orientering og drøftelse fremlægger kommunaldirektøren en oversigt over hvilke punkter, der er undervejs til behandling i Økonomiudvalget. Det drejer sig om. Budget 2007 herunder underudvalgenes rolle og principper for økonomistyring Oplæg til organisering af erhvervs- og turismeområdet Landdistriktspuljer Overordnet strategisk planlægning Retsgrundlag Økonomiske konsekvenser Ingen Bilag Ingen Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at underudvalget Økonomiudvalget drøfter tilrettelæggelsen af de kommende opgaver i udvalget. Økonomiudvalgets beslutning Yderligere punkter til kommende møder: Bygningsvedligeholdelse Borgerservice Opfølgning på drøftelse af mål- og rammestyring Distriktsopdeling Side 20 af 21