EU-UDBUD Kørsel af visiterede borgere til kommunale tilbud Offentligt udbud Stevns Kommune Stevns Marts 2016

Transkript

1 EU-UDBUD Kørsel af visiterede borgere til kommunale tilbud Offentligt udbud Stevns Kommune Stevns Marts 2016 Side 1 af 13

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Udbudsbetingelser Tilbudsdisposition Kravspecifikation Kontraktudkast Bilag 1: Beskrivelse af delkontrakterne 1 9 Bilag 2: Tilbudsskema Bilag 3: Ferieplan for skoleåret 16/17 Bilag 4: Adresser på visiterede borgere (rekvirereres på mailen: tomatoma@stevns.dk) Bilag 5: ESPD (European Single Procurement Document) Side 2 af 13

3 1. Indledning Stevns Kommune udbyder en række kørselsopgaver. Det drejer sig om kørsel med visiterede borgere til Dagcenter Særlige tilbud Dagskole og specialiserede skoletilbud mm. Der er i alt 9 kørselsopgaver, som udbydes som selvstændige delkontrakter. Delkontrakt nr. Kørsel Center 1 Dagcenter Hotherhaven Sundhed & omsorg 2 Demens Dagcenter Nichen Sundhed & omsorg 3 Krydset Sundhed & omsorg 4 Mødestedet Sundhed & omsorg 5 Dagskolen Boestofte Børn & læring 6 Acaciebo Børn & læring 7 Strøbyskolen (Regnbuen) Børn & læring 8 Hotherskolen og velkomstklasse Børn & læring 9 St. Heddingeskole Børn & læring Valg af leverandør er først afsluttet når kontrakt(er) er underskrevet af begge parter. I udbudsmaterialet kan Stevns Kommune også være benævnt udbyder eller ordregiver, og tilbudsgiver som leverandør eller kontrakthaver. Side 3 af 13

4 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med Udbudsloven (lov nr af 15. december 2015). 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 1 underskrevet version, 2 kopier og 1 digitalt eksemplar på en USB nøgle. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det digitale materiale gælder det skriftlige tilbud. Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudsdispositionen i kapitel 3 følges. 2.3 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende elementer: Kapitel Bilag Indhold 1 Indledning 2 Udbudsbetingelser 3 Disposition 4 Kravspecifikation (1) 5 Kontraktudkast (2) 1 Beskrivelse af delkontrakterne 1 9 (3) 2 Tilbudsskema 3 Ferieplan for skoleåret 2016/17 4 Adresser (4) 5 ESPD (European Single Procurement Document) (1) Kapitel 4 er en generel kravspecifikation for alle delaftaler. (2) Kontraktudkast som udbyder udfylder efter tildeling. (3) Opgavebeskrivelse og eventuelle krav gældende for de enkelte delkontrakter. (4) Bilaget indeholder adresser på visiterede borgere til beregning af ruter. Bilaget skal rekvireres på mailadressen tomatoma@stevns.dk. Adresserne er fortrolige og må ikke videregives eller offentliggøres. 2.4 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 2.5 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.6 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal sendes pr. mail til tomatoma@stevns.dk. I emnefeltet skrives: "Spørgsmål - EU udbud kørsel af visiterede borgere til kommunale tilbud. Spørgsmål skal være modtaget hos udbyder senest den kl Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive sendt til alle, som har rekvireret udbudsmaterialet. 2.7 Tilbudsfrist Tilbuddet skal afleveres eller sendes i lukket kuvert senest den kl til: Stevns Kommune Økonomi, HR & IT Side 4 af 13

5 Kuverten skal være mærket: Rådhuspladsen St. Heddinge Att.: Indkøbschef Tomas Tomasson Tilbud EU-udbud Kørsel af visiterede borgere til kommunale tilbud Må kun åbnes af Indkøbskontoret. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.8 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.9 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil den Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede ydelser indgås på grundlag af vedlagte kontraktudkast. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten Delkontrakter Der kan afgives tilbud på én, flere eller alle delkontrakter Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder på en delkontrakt i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til udbyder. Det skal fremgå af tilbuddet, med hvilken tilbudsgiver udbyder kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.16 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet Udbyders forbehold Stevns Kommune understreger at det i udbudsmaterialet anførte kørselsbehov er udtryk for kommunens nuværende behov og aktuelle serviceniveau. Antallet af brugere vil variere i løbet af kontraktperioden Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt Udvælgelseskriterier Følgende kriterier skal være opfyldt for at komme i betragtning som leverandør. Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiver må ikke have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Side 5 af 13

6 Egenkapitalen i tilbudsgivers virksomhed skal være positiv. Teknisk kapacitet Tilbudsgiver skal have de nødvendige tilladelser til erhvervsmæssig personbefordring. Tilbudsgiver skal inden kontraktstart fremvise børneattester for de chauffører, som skal køre med børn. Tilbudsgiver skal have udført lignende kørselsopgaver indenfor de seneste 3 år. Dokumentationen skal ikke vedlægges tilbuddet. Tilbudsgiver skal derimod udfylde og underskrive ESPD (European Single Procurement Document), (Bilag 5). Vindende tilbudsgivere kan blive bedt om at fremlægge dokumentation for opfyldte udvælgelseskriterier inden kontrakttildeling. Brug af ESPD er bestemt i Udbudsloven, som trådte i kraft den 1. januar Tildelingskriterium Det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet pris. Tilbudsgiver kan afgive tilbud på én, flere eller alle delkontrakter. Tilbudsgiver kan derudover tilbyde rabat på en kombination af delkontrakter indenfor intervallerne 1-4 og 5 9. Tilbudsgiver beslutter selv kombination af delkontrakter indenfor hvert interval, som der tilbydes rabat på. Tilbudspriser og evt. rabat angives i Bilag 2 Tilbudsskema. Tildeling af delkontrakter: Samlet set laveste pris for hhv. delkontrakterne 1 til 4 og delkontrakterne 5 til 9, uanset at det kan betyde at en vindende tilbudsgiver ikke har afgivet laveste pris på alle delkontrakter. Delkontrakterne 1 4 vedrører Center for sundhed & omsorg og køres hele året, mens delkontrakterne 5 9 vedrører Center for børn & læring og køres i skoleåret. Side 6 af 13

7 3. Tilbudsdisposition Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudsdispositionen følges. Dispositionen modsvarer de i udbudsmaterialets afsnit 2.16 opstillede udvælgelseskriterier og det i udbudsmaterialets afsnit 2.17 anførte tildelingskriterium. Vedrørende forbehold skal disse samlet oplyses under tilbudsdispositionens afsnit 3. Afsnit Indhold 1 ESPD 2 Eventuelle forbehold fra tilbudsgiver til krav og ønsker i udbudsmaterialet. 3 Tilbudsskema Tilbud afgives ved brug af Bilag 2 Tilbudsskema. Tilbudsprisen skal afgives i danske kr. inklusive alle afgifter, gebyrer mm., men eksklusive moms. Den tilbudte pris skal indeholde samtlige udgifter forbundet med kørslen, såsom ventetid, tomkørsel, service mm. Alle forhold vedrørende den udbudte kørsel skal således være indregnet i prisen. Side 7 af 13

8 4. Kravspecifikation 4.1 Opgavens udførelse Leverandøren står selv for ruteplanlægningen. Efter kontraktstart drøfter parterne løbende den bedst mulige løsning af opgaven. Opgaven skal udføres således, at borgeren oplever kvalitet i ydelsen, både i forhold til service og i forhold til overholdelse af aftaler. Kørslen skal planlægges, så der er punktlighed omkring tidspunkter for opsamlings og returkørsel. Leverandøren er forpligtiget til at overholde arbejdsmiljølovgivningens bestemmelser, herunder anvendelse af tekniske hjælpemidler ved transport af kørestolsbrugere op og ned ad trapper, hvis det måtte vise sig nødvendigt for løsning af opgaven. Hvis der er forhold, som vanskeliggør en planmæssig gennemførelse af kørslen, skal udbyder kontaktes med henblik på en alternativ løsning. Ved færdselsuheld skal udbyder straks kontaktes. I tilfælde af færdselsuheld med personskader skal der også optages politirapport. Leverandøren skal tilstræbe at befordringen sker med faste chauffører og faste afløsere, og at disse har lokalkendskab. Leverandøren skal registrere afvigelser fra planlagte ankomst- og afhentningstider. 4.2 Krav til køretøjer Der skal være siddepladser med seler til alle brugere inkl. eventuel ledsager, således at alle gældende regler for antal passagerer i køretøjet overholdes. Køretøjerne skal være udstyret med hjælpemidler i et omfang og på en måde, der sikrer at al befordring sker på en for brugerne betryggende måde og er i overensstemmelse med lovgivning, myndighedskrav, retningslinjer og vejledning på området. Tilbudsgiver skal på opfordring kunne dokumentere at opfylde lovgivningsmæssige krav i forbindelse med erhvervsmæssig personbefordring, herunder krav til køretøjer og deres indretning. Køretøjerne skal være indrettet til den enkelte brugers handicap, herunder evt. kørestolsbrugere. Der skal være plads til de hjælpemidler, som kørselsopgaven kræver. Befordringen af kørestolsbrugere skal foregå i køretøjer med handicaplift. Køretøjerne må ved kontraktstart ikke være mere end 7 år gamle. Køretøjerne skal ved transportens start fremtræde renvaskede og rengjorte. 4.3 Krav til chauffører Chauffører, som kører med børn, skal have rene børneattester. Udbyder kan til hver tid i løbet af kontraktperioden bede om at få fremvist børneattester for chauffører som kører med børn. Leverandøren skal på forlangende kunne forevise straffeattest for chaufførerne. Udbyder skal have forelagt oplysninger i tilfælde af idømte straffe og forbeholder sig ret til at afgøre, om disse skal medføre udelukkelse fra kørsel for kommunen. Side 8 af 13

9 Chaufføren skal optræde høfligt og imødekommende og udvise forståelse og fleksibilitet for brugernes personlige forhold og særlige problemer. Chaufføren skal være indstillet på at udvise omtanke og konduite ved afhentning eller afsætning, f.eks. at hjælpe frakke eller nødkald af/på, hente den visiterede gæst i boligen eller låse døren. Hvis brugeren ikke er hjemme eller døren er låst, skal chaufføren straks kontakte destinationen og aftale hvad der videre skal ske. Hvis en bruger har behov for omgående hjælp,(pga. fald eller sygdom), skal chaufføren blive hos brugeren og omgående kontakte kommune/alarmcentral. Chaufføren må ikke forlade brugeren, før der er truffet aftale med modtagerdestinationen om det videre forløb. Der må ikke ryges i bilerne eller i nærheden af borgerne. Chaufførerne skal desuden - kunne tale og forstå dansk - kunne kontaktes på mobiltelefon under transporten - bære synligt ID - være velsoignerede og bære ensartet og passende arbejdsbeklædning Side 9 af 13

10 5. Kontraktudkast Kontraktudkastet er en del af det samlede udbudsmateriale. Ved kontraktindgåelse udfylder udbyder kontrakten. Kontrakt om kørsel af visiterede borgere til [Delkontrakt]. Mellem 1 Kontraktens parter Stevns Kommune Rådhuspladsen St. Heddinge CVR (Udbyder) og [Navn] [Adresse] [Adresse] [CVR nr.] (Kontrakthaver) Er der indgået kontrakt om kørsel af visiterede borgere til [Delkontrakt]. Kontrakten regulerer parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med kontrakthavers opfyldelse af kontrakten. 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med Udbudsloven (lov nr af 15. december 2015). Kontrakten består af følgende dokumenter, nævnt i prioriteret rækkefølge: 1. Kontrakt om kørsel af visiterede borgere til [Delkontrakt]. 2. Eventuelt uddybende materiale i form af spørgsmål og svar. 3. Udbudsmateriale med bilag fra udbyder marts Kontrakthavers tilbud af [Dato]. 3 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den til den Udbyder har option på at forlænge kontrakten i op til 2 x 12 måneder. Forlængelsen sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Hvis udbyder vælger at benytte optionerne, ophører kontrakten uden særskilt opsigelse ved kontraktens udløb. De første 3 måneder af kontraktperioden betragtes som en prøveperiode, hvor udbyder er berettiget til at opsige kontrakten med 3 ugers skriftligt varsel. Efter udløb af prøveperioden er begge parter berettiget til at opsige kontrakten med 3 måneders skriftligt varsel til udgangen af en måned. Side 10 af 13

11 Stevns Kommune, februar 2016 I henhold til lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. kan Klagenævnet for Udbud i særlige tilfælde af overtrædelse af udbudsreglerne erklære en indgået kontrakt for uden virkning, og påbyde udbyder at bringe kontrakten til ophør inden for en af klagenævnet fastsat frist. På den baggrund fastsættes nedenstående bestemmelser om udbyders adgang til i sådanne tilfælde at opsige kontrakten. Udbyder er berettiget til at opsige kontrakten helt eller delvist med et varsel i overensstemmelse med Klagenævnet for Udbuds eller domstolenes påbud. Kontrakten ophører ved opsigelse således helt/delvist, som fastsat i påbuddet, med virkning fra påbuddets virkningstidspunkt. 4 Kontrakthavers forpligtelser Kontrakthaver forpligter sig til at levere de i kontrakten nævnte ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. 5 Priser Udbyder skal betale den i kontrakthavers tilbud angivne pris for den omfattede ydelse. Priserne inkluderer alle på kontrakttidspunktet gældende afgifter, gebyrer mm., bortset fra moms. 6 Prisregulering Prisen reguleres hver den 1. august med første prisregulering den 1.august Prisen reguleres efter trafikselskabernes omkostningsindeks ( opgjort fra juni til juni. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som vedrører de af kontrakten omfattede ydelser og som først bliver kendt efter at kontrakten er indgået, tillægges de aftalte priser. 7 Ændring i kørselsomfang Hvis den skemalagte kørsel ændres mere end 10 % i op eller nedadgående retning, justeres prisen forholdsmæssigt. Ændringen måles som ændring i tidsforbrug i en faktureringsperiode som følge af flere eller færre visiterede borgere til kørselsordningen. Lejlighedsvise afbud eller kortere sygdomsperioder indgår ikke i beregningen. 8 Fakturering Fakturering sker månedsvis. Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. 9 Betalingsbetingelser 30 dage fra modtagelse af korrekt faktura. 10 Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for den tilbudte ydelse, såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten, som i kontraktperioden. 11 Miljø, arbejdsmiljø mv. Kontrakthaver garanterer at ydelserne gennemføres i overensstemmelse med de til enhver tid gældende miljølove, - direktiver, -regler, -forskrifter mv. Kontrakthaver skal, hvis antallet af medarbejdere berettiger dette, have et velfungerende samarbejds- og sikkerhedsudvalg. Kontrakthaver skal sikre at der er et sikkert og sundt fysisk, psykisk og socialt arbejdsmiljø. Det er kontrakthavers ansvar at gældende direktiver, love, regler og forskrifter om arbejdsmiljø overholdes. 12 Etik og socialt ansvar Kontrakthaver og dennes underleverandører skal overholde internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Side 11 af 13

12 Stevns Kommune, februar 2016 Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Kontrakthaver skal sikre, at lønarbejdere og eventuelle underentreprenørers lønarbejdere tilsikres løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der er gældende i henhold til de mest repræsentative overenskomster, voldgiftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter. Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Manglende overholdelse anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger udbyder til at ophæve kontrakten med omgående virkning. Udbyder til enhver tid adgang til at kontrollere at kontrakthaver overholder bestemmelserne. 13 Forsikring Kontrakthaver, og dennes eventuelle underleverandører, er forpligtet til at være dækket af sædvanlige forsikringer, herunder arbejdsskadeforsikring, erhvervsansvarsforsikring og personskadeforsikring. Betjener kontrakthaver sig af underleverandører, er kontrakthaver forpligtet til at sørge for, at underleverandørerne på samme måde opfylder de nævnte krav om forsikringsdækning. Udbyder kan til enhver tid forlange dokumentation for at der er tegnet de nødvendige forsikringer. 14 Driftsforstyrrelse Ved driftsstop, sygdom, eller lignende skal kontrakthaver indsætte reservemateriel og/eller chauffør eller træffe aftale om kørslens planmæssige gennemførelse med anden vognmand. Udbyder orienteres hurtigst muligt. Kontrakthaver har det fulde ansvar for, at kørslen gennemføres i henhold til nærværende vilkår og retningslinjer. Udgift forbundet hermed er udbyder uvedkommende. 15 Misligholdelse I tilfælde af væsentlig misligholdelse fra en af parternes side, er den anden part berettiget til at hæve kontrakten med øjeblikkelig virkning. Væsentlig misligholdelse foreligger bl.a. når en af parterne gør sig skyldig i væsentlig eller gentagen tilsidesættelse af sine forpligtelser i henhold til kontrakten. 16 Konkurs Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 17 Erstatning Parterne er erstatningsansvarlige efter dansk rets almindelige erstatningsregler. 18 Statistik Kontrakthaver skal efter anmodning udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen, fordelt på ydelsestyper. Statistik skal fremsendes elektronisk i et format kompatibelt med gængse Office produkter. Kontrakthaver skal på forlangende fremvise dokumentation/statistik for at ankomst og afhentningstider er overholdt. 19 Underleverandører Kontrakthaver er ansvarlig for eventuelle underleverandørers leverancer på samme vis, som hvis de pågældende leverancer var leveret af kontrakthaver selv. Side 12 af 13

13 Stevns Kommune, februar Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager kontakten i relation til kontrakten. Parterne aftaler ved kontraktstart, hvor ofte der er behov for statusmøder. Samarbejdsmøder afholdes efter behov, hvis en af parterne ønsker det. 21 Forhold ved ophør Kontrakthaver skal opfylde kontrakten loyalt indtil ophørstidspunkt. 22 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtelser i henhold til denne kontrakt kan hverken i fuldt eller delvist omfang overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig aftale med udbyder. Kontrakthaver kan ikke overdrage, sælge, eller optage lån på grundlag af de krav, som kontrakthaver har ifølge kontrakten med tilhørende bilag. Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 23 Force Majeure I tilfælde af force majeure, hertil regnes kun generalstrejke, naturkatastrofer, krig o. lign., som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er til stede. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres. I det omfang force majeure midlertidigt medfører reduktion af de ydelser, som kontrakthaver skal levere ifølge kontrakten, reduceres kontrakthavers vederlag forholdsmæssigt. 24 Lovvalg og værneting Kontrakten er underlagt dansk ret, og dansk rets almindelige regler gælder i parternes indbyrdes forhold. Værneting for alle tvister, der måtte udspringe af denne kontrakt, er Retten i Roskilde. 25 Tavshedspligt Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden at parterne på forhånd har aftalt hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Kontrakthaver og dennes ansatte er omfattet af tavshedspligt om kontraktens indhold og viden om personer, som kommer til kontraktshavers erfaring. Dette gælder også efter kontraktens udløb. Viden om brugernes personlige forhold er fortrolige, og må ikke videregives til udenforstående. Chaufførerne er dermed undergivet den samme tavshedspligt som kommunens personale. 26 Ændringer af kontrakt Ændringer i kontrakten kan kun ske med udbyders og kontrakthavers skriftlige samtykke. 27 Underskrift Denne kontrakt er udfærdiget og underskrevet i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: For udbyder Dato: For kontrakthaver Side 13 af 13