Referat fra bestyrelsesmøde Mandag, den 20. april 2015, kl

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde Mandag, den 20. april 2015, kl Deltagere Michael Tøgersen (MT) John Gothjelpsen (JG) Ole Stids-Jønsby (OSJ) Leif Schunck (LS) Henrik Helt (HH) Peter Basse (PB) Peter Kirketerp (PK) Jeanne Neumann (JN) Inge Rasmussen (IR) IR deltog i mødet til kl Jørgen Bundgaard (JB) Dagsorden IR bad om at måtte fremføre sine punkter til dagsordenen som indledning, da hun skulle gå klokken 1900, hvilket blev accepteret. Punkterne vedrører punktet eventuelt og er medtaget der. 1. Regnskab 2015, JB gennemgik kort regnskabet som var gennemgået af Økonomiudvalget i mødet umiddelbart inden bestyrelsesmødet. Konti med kommentarer var blandt andet indtægter fra hverdagsmedlemmer, der er under budget, idet vi ikke forhøjede kontingentet for denne gruppe så meget som forudset da budgettet blev lagt. Andel af SGO ordningen til fordeling i henhold til greenfee runder (50% af indtægten) er endnu ikke hensat. Vi er bagud med greenfee indtægter, hvilket primært skyldes det kolde vejr. Indtægterne skulle gerne forøges. Vi fortsætter kampagnen med uddeling af flyers, som er i gang. (Der er behov for uddelere til dette arbejde) Sponsorindtægter er ca bedre end budgetteret. Der er ikke lavet budget for Sillebroaktiviteterne idet denne aktivitet først kom til efter budgettet var lagt.. Resten af hverveudvalgets budget forventes anvendt til annoncer i forbindelse med etableringen af fire ekstra åbent hus arrangementer i maj og juni måned. Det samlede resultat er bedre end budget, men dette skyldes til dels forskydninger i udgifterne og vil således justeres over året. 2. Orientering fra Formand og udvalg a. Formand Flot med så mange frivillige til golfens dag og lækkert med den store hit- rate. MT foreslog oprettelse af en gruppe som kunne udarbejde projekt til kommunen om golfens medinddragelse i skolerne idrætsaktiviteter. Et projekt som er initieret af kommunen. Det blev besluttet at gruppen skulle være HH, Carina, Jenny, samt Henrik Mortensen og sekretariatet ved (JPB). Der er nogle udfordringer omkring restauranten, set i forhold til den eksisterende forpagtningsaftale, og det blev besluttet, at (LS) og (PK) skulle tage nogle drøftelser med Frank blandt andet med henblik på at få opdateret forpagtningsaftalen, som er fra Der er i skrivende stund aftalt indledende møde mellem Frank og (LS) primært for at motivere til processen.

2 Jubilæumsbogen er en succes, med mange fine tilbagemeldinger. Særlig tak til (JPB) som i sidste øjeblik måtte ændre ved det elektroniske layout for at trykkeriet kunne klare opgaven. Forslag om, at eliten og juniorerne måtte gennemføre salg af drikkevarer m.v. fra midtvejshuset for at generere lidt indtægter, blev drøftet og endte med at blive afvist. Hvis man vil hjælpe Frank med at sælge noget for restauranten, er det OK hvis Frank ønsker det. MT har kontakt til Nykredit med henblik på omlægning af prioritetslånet. MT forventer tilbagemelding fra Nykredit omkring 1. maj. Formanden opfordrede til at udvalgsformændene aktiverede medlemmerne i udvalgene dels for at skabe motivation, dels for at nyttiggøre de ressourcer, udvalgsmedlemmerne har. Henvendelse fra Odsherred Golfklub om en ændring af fordelingsnøglen for SGO ordningen. FGK ønsker ikke at ændre dette. Aftalen er at der fordeles med 50%/50% fordeling mellem salg og forbrug. Umiddelbart er opfattelsen at såfremt Odsherred ikke vil fortsætte med denne fordeling, må de træde ud af samarbejdet. b. Udvalg Baneudvalg, JG, Status på banen (JG) meddelte, at banen bliver i god stand til de vigtige kampe i weekenden. Greens vandes, klippes og tromles. Vi er tre uger bagud med væksten i græsset på grund af manglende varme i jorden, hvilket kan mærkes på groningen. De lave jordhøje på hul 12 og 13 skal afmærkes med blå pæle til lørdag. Alle out of bounds pæle vil blive kontrolleret og rettet op. Der er flere skæve og væltede. Der var en drøftelse om, hvorledes vi kunne markere de nye buske og træer. Dette er primært i forhold til den daglige golfaktivitet på banen, idet eliten i forbindelse med kampe ikke umiddelbart må anses for potentielle skadevoldere af de nye træer og buske, som jo er placeret i den høje rough. (JPB) skriver til Keldsen for at få en afgørelse om man kan tage dem op i de lokale regler fremover. Begynderudvalg, HH, Status på begynderudvalg (HH). Vi er godt i gang. Der var til mandagsturneringen i dag. Der var flere HCP 54 og deromkring. Golfens dag gav 66 gæster, 5 fuldtidsmedlemmer, 26 begyndere, 5 juniorer og 3 flex medlemmer. Det er tilfredsstillende. Men vi skal videre. Beslutningen om at gennemføre fire søndage som mini åbent hus, vil blive meddelt hjælperne af golfens dag af (HH) Der udsendes også Nyhedsbrev om det for at få hjælpere. Kort drøftelse om mulighederne for at skaffe en eller anden form for beklædningsmæssig afmærkning af begynderudvalget, hjælpere og faddere. (HH) kommer med oplæg. (JPB) koordinerer idet regionsholdene også skal med ind over emnet. Kort drøftelse om hvorfor eliten ikke var repræsenteret ved golfens dag. Der var en række spille- og turneringsmæssige grunde til dette. Man blev dog enige om, at man må prøve at få forankret eliten tættere til klubben og resten af klubbens medlemmer. (OSJ) informerede om, at eliten gennemfører 3 gange træning for regionsholdene og den 2. maj ligeledes træning for veteranerne. Der udsendes info om dette ud til alle på hjemmesiden(osj)

3 Handicapudvalg, JB, Status på handicapudvalg (JPB) informerede om, at der er begyndt at komme scorekort ind til regulering. Hverveudvalg, PB, Status på hvervekampagne (PB) kommenterede golfens dag og de gode resultater. Han informerede også om beslutningen om etablering af fire gange åbent hus, som blev truffet på mødet i udvalget fredag den 17. april Klub 37 er i gang, og man vil etablere turneringer for den kategori af medlemmer. Ikke sket endnu. Der er etableret kontaktannoncer på hjemmesiden hvor begyndere kan etablere kontakt for spil med andre medlemmer i klubben. Dette for at få de nye bedre ind i det sociale fællesskab. (PB) understregede igen, at vi mangler hænder til udlevering af reklamematerialer af enhver art fra klubben. (LS) foreslog om man kunne etablere en form for Gruppe, som ville påtage sig dette arbejde når behovene dukker op. (De er der lige nu) Han vil gerne koordinere en sådan gruppes arbejde. Juniorudvalg, JB, Status på Juniorudvalg (OSJ) fortalte, at man ikke kan presse juniorerne til en masse ekstra arbejde som uddelere, da gruppen ikke selv er etableret rigtigt endnu. Tidligere problemer er man ved at få styr på, og som nævnt ved sidste bestyrelsesmøde, er der planlagt aktiviteter henover sommeren. DGU har fået bekræftet, at vi ikke stiller med juniorhold til eksterne turneringer i denne sæson. Udvalget er meget lille og bør styrkes. ((SJ) kontakter Jenny for at få hendes bud på en styrkelse. (JN) meddelte, at hun godt kunne give en hjælpende hånd med juniorarbejdet. Bygningsudvalg, HH, Status på bygningsudvalg (HH) informerede om, at der er etableret lukning af udhæng på den ene side og i dels af husets gavle. Han mangler pt. Brædder til det fortsatte arbejde. Der er opsat net til forhindring af svalernes bygning af reder. Midtvejshuset skal males igen. Mødelokalet, som ikke bliver ombygget som tidligere foreslået, har fået opsat en Projektor der bruges til begynderuddannelsen. (JPB) kommenterede status på fjernelse af kattene. Kattens værn skal ind over processen, og (JPB) vil igen kontakte dem. (HH) forklarede, at bedet ved køkkendøren skal fjernes, og at der skal etableres en sikkerhedsmur ned til kælderen. Som det er nu, er der risiko for nedskridning af jordvolden. Status på oplagspladsen. Det kører men med nogen administration. Springvandet skal justeres og måske skal nogle af dyserne sløjfes medens andre skal forstørres. Der arbejdes på sagen. Kommunikationsudvalg, LS, Status på kommunikationsudvalg, Medlemsmøde (LS): Vi mangler uddelere. Der arbejdes stadig på revisionen af hjemmesiden, hvilket blandt andet har medført, et en række områder ikke er blevet lagt på siden, eller er blevet opdaterer. Espen og (JPB) arbejder videre med den i denne uge. Medlemsmødet onsdag den 15. April, med Maiken som foredragsholder, var en succes med en god mødedeltagelse. Der vil blive udsendt et referat med en samling af de mange gode råd, Maiken kom ind på. Vi vil prøve at lave flere møder med eksterne foredragsholdere, og medlemmerne opfordres til at komme med ideer.

4 Simulatorudvalg, OSJ, Status på simulatorudvalget (O SJ): Sæsonen præget af at det var første sæson. Der bliver indkald til en evaluering snart.(er sket i skrivende stund) Vi skal starte tidligere i næste sæson. Vi skal have markedsført simulatorerne som events for hyggeaftener for ikke golfspillere, på samme måde man oplever at Pay and Play ofte bliver anvendt. Herre-og damedag fungerede godt. Det var et godt indslag med eliten til juniortræning. Det skal benyttes fremover. Økonomisk var jan. og feb. ok medens marts var ringe. (PB) indføjede, at vi skal overveje opdatering af software i simulatorerne. Det kan mærkes, at den er 10 år gammel. Putning er meget ringe på grund af den gummiliste, der ligger på tværs af banen. (OSJ) informerede om, at vi også kan anvende området til ophængning af plakater til andre golfrelaterede arrangementer. Sponsorudvalg, MT/JB, Status på sponsorer (JPB): Vi er en smule over budgettet. Det er drøftet i økonomiudvalget, og man er enige om, at vi skal have hjælp til at intensivere tegning af sponsorater. Der er stadig en hel række huller, som ikke har hulsponsorater. Sportsudvalg, OSJ, Status på træningslejr, Elite i øvrigt og første turnering (OSJ): Der er vigtige kampe i weekenden, som vi vil opfordre medlemmerne til at møde op til. Det går fremad i gruppen. Vi stiller i stærkeste opstilling. Vi have en god og meget givtig men også anstrengende træningslejr. Drengene kommer ikke sovende til noget. Træningslejren var i forhold til indhold og udbytte rimelig billig. Vi ville godt have flere FGK`ere med næste gang, hvis det er muligt at slå et slag for det. Der er debut for 3. holdet, hvilket vi frem til med spænding. Vi arbejder på at finde en afløser for(osj) i udvalget. Carina er blevet accepteret af drengene, og det virker godt, det samarbejde der er etableret. Turneringsudvalg, PK, Status på turneringsudvalget JG, Åbningsturnering Intet nyt. (PK) som egentlig var gået ud af udvalget besluttede af forblive som kontakt til bestyrelsen. Åbningsturneringen (JG). (JG)Her var der 93 spillere og den blev gennemført på 4 timer og 20 minutter.- Utrolig godt gennemført. Alt gik godt. Der var buffet i restauranten, som var fin og ikke gav ventetid. Super. Der er givet to dages karantæne til to spillere, som ikke mødte op uden afbud. Man drøftede, om den straf var for hård. Advarsel første gang ville måske være passende og derefter en dags karantæne.(pk) tager en snak med turneringslederen Ib. 3. Sekretariatet Generelt, JB, Opstart af sæson, Proshop & træning Proshop kører. Stor aktivitet. Der holdes møde hver mandag mellem (JPB) og (CV) hvilket er en god ide. Åbningstiderne i shoppen er fleksible og situationen afgør meget, hvornår der er åbent. Man drøftede de generelle problemer med konkurrencen mellem netkøb og en almindelig forretning som shoppen. Man var generelt enige om at støtte shoppen. Der kan nu bestilles fire tider på 14 dage i golfbox. 6-timersreglen bliver lavet om til en 5-timers regel

5 Eventuelt (IR) spurgte om den nuværende revisionsform med deraf følgende meget højt kvalificerede påtegning var nødvendig. Det mente hun ikke umiddelbart, da det er den dyreste påtegning i revisionsverdenen. Måske kunne man spare noget. Efter en kort drøftelse, hvor det blev klarlagt, hvad klubben egentlig fik ud af det samarbejde, man betaler revisor for, og som ligger ud over den egentlige revision, blev man enige om, ikke at ændre revisionsformen. (IR) refererede til Vedtægternes 14 som efter hendes opfattelse, havde en ringe formulering. Efter en kort drøftelse blev det besluttet, at IR udarbejder forslag til en ny formulering af denne paragraf til næste bestyrelsesmøde. (PB)informerede om, at der var samlet et team til opsamling af bolde i weekends. De starter kommende fredag aften. Udover opsamling i weekends er gruppen også backup for Karls folk. Projektet med frivillige til sekretariatsarbejde for greenfee gæster i weekends blev drøftet. To har meldt sig til dette på golfbox. (PB) vil kontakte dem og søge at få dem, og de tidligere kørere af banekontrollerne, over til projektet om de ekstra åbent hus arrangementer for ikke at sprede kræfterne. Hvervning har første prioritet. Efter aftale med (OSJ) sender (LS) en mail til Sillebro holdet og foreslår at de eventuelt melder sig til åbent hus arrangementerne.(er sket i skrivende stund) Der skal holdes medlemsmøder om frivilligheds opgaverne. Man skal nøje overveje hvordan man inviterer til den slags møder. Mødet slut

6 Nr. IVÆRENDE OPGAVER/BESLUTNINGER OPGAVE ANSVARLIG START - SLUT 1 Greenfee - Markedsføring af klubben Da flere klubber i omegnen har højere indtæger på greenfee på trods af, at priserne stort set svarer til vores, er det andre ting end prisen, som trækker. Kendskab til klubbens kvaliteter og klubbens navn har betydning LS/JB 08/12/14 - I 2 Debatforum LS/JB Udført 3 Medlemsmøde den 25. sept. LS Udført 4 Juniortræning i sommerperioden JB Udført 5 Begynderudvalg / godkendelse til DGU kort HH Udført 5 Medlemsundersøgelse JB Udført 6 Historieskrivning MT Udført 7 Møbler på terassen Udsendelse af en opfordring om oprettelse af en projektgruppe blandt interesserede medlemmer som kunne påtage sig at udarbejde nogle forslag LS/JB 17/11/14 - I 8 Mail til frivillige PB/JB Udført 9 Greenkeeper info på hjemmeside JG Udført 10 Inforstander i foyerre PK Udført 11 Udsendelse af budgetskemaer JB Udført 12 Greenfee betaling/spil på Nordbanen om onsdagen JB Udført 13 Undersøgelse af Greenfee priser hos vores omliggende klubber JB Udført 14 Turneringsresultater på fjernsyn/info skærm JB Udført 15 Juniorrum til brug for frivillige JB 17/11/14 - I 16 Pokalskab i restauranten JG Udskudt 17 Greenfeebilletter - påtryk om ikke til videresalg JB Udført 18 Aftale med Stiftelsen, Landbrugsministeriets godkendelse JG 08/12/14 - I 19 Golfkanalen på TV i restaurant bestilles JB Udført 20 Sofagruppe fra juniorrum til restaurant JB Udført 21 Indretning af mødelokale i kælderen JB/ HH Udskudt 22 Lukning af udhæng på klubhus HH Udført 23 Naboarrangement, 20/11 kl JB Udskudt 24 Kasse omkring springvand så urenheder holdes ude HH 17/11/ Blokering af tilkørsel foran klubhus for vareleverandører HH Udsat 26 Skilt til Kongeegen JB Udført 27 Maling indendørs, tilbud på JB Udskudt 28 Hæk bag ved 16 green / drivingrange JG / Karl Udført 29 Vinterkørsel, nyt oplæg udsendes LS / JB Udført 30 Boldopsamling - frivillig hjælp weekend og eventuelt hverdage PB / JB Udført 31 Infomateriale om Tjekkisk samarbejdspartner JB / JG 08/12/14-32 Baneservice 2015 PB/JB 08/12/14-33 Polsk samarbejdspartner LS/JB 16/02/15 - I 34 Uddeling af brochurer til ældresagen, turistorganisationer m.m. LS 16/02/15 - I 35 Bestyrelsessamling vedr. frivillighed PB 16/02/15-36 Vision/værdi/måldebat LS 16/02/15 -

7 37 Kontakt til udvalgsformænd vedr. revision/justering af op. Mål LS Udført 38 Medinddragelse af skoler i idrætsaktiviteter (HH, CV, HM & JB) HH 20/04/15 39 Revision af forpagtningsaftale vedr. restauranten LS/PK 20/04/15 I 40 Kontakt til Kjeldsen vedr. markering/regler for nye træer JB 20/04/15 I 41 Klub 37+ turneringer PB 20/04/15 42 Styrkelse af juniorudvalg OSJ 20/04/15 43 Midtvejshus males HH 20/04/15 44 Fjernelse af katte JB 20/04/15 I 45 Bed of mur ved køkkendør fjernes/ændres HH 20/04/15 46 Springvand justeres / ombygges HH 20/04/15