ReferaT for bestyrelsesmøde Mandag, den 16. juni 2014, kl

Transkript

1 ReferaT for bestyrelsesmøde Mandag, den 16. juni 2014, kl Deltagere Michael Tøgersen (MT) John Gothjelpsen (JG) Jeanette Stids-Jønsby (JSJ) Leif Schunck (LS) Henrik Helt (HH) Peter Basse (PB) Peter Kirketerp (PK) Jeanne Neumann (JN) Flemming Gottschalck (FG) Jørgen Bundgaard (JPB) Dagsorden 1. Aktuel Økonomi Status på jubilæum 3. Orientering fra Formand, udvalg og sekretariat a. Formand b. Udvalg c. Sekretariat 4. Eventuelt Ad 1. Aktuel økonomi. Gennemgangen omhandlede udelukkende driftsregnskabet. Generelt er regnskabet flere steder bedre end budget, men det drejer sig i de fleste tilfælde om forskydninger. Konkret er dog indtægter bedre end budget, og her er ikke tale om forskydninger. Yderligere: Bygningsudgifter: Der kan ligge nogle problemer omkring EL udgifterne i forhold til budget, idet a-conto betalingerne er blevet ændret, og kan ligge for lavt i forhold til reelt, forventet forbrug. Restaurant: De indkøbte mobile skillerum til restauranten medfører det anførte overforbrug på konto for Sponsorindtægter: Der er tilgået 2 nye sponsorer. Sportsudvalg: Her er der bedre end budgetteret, som ikke drejer sig om periodeforskydninger. Ny sponsorer er Spilleland og endvidere Louis Nielsen, som er sponsor for både elite og klub. (Kort drøftelse om udgifter i forbindelse med regionsmatcher. Man fortsætter med at give udeholdet en drink på lige fod med de fleste andre steder. Emnet om gratis prøverunde tages op i erfagruppen for regionen.)

2 Turneringsudvalg: Er på budget. Der er indkøbes mobiltelefoner med taletidskort i stedet for de nuværende Walkies. Juniorudvalget: Bedre end budget, men da der er ved at komme gang i ungdomsarbejdet igen forventes en del træk blandt andet i forbindelse med lejr, m.v. Konto 5345 rettes teksten til : Udvalgstøj. Begynderudvalget: Udgifterne er primært mad til hjælpere om onsdagen, men det udlignes gennem mandagsmatcherne i løbet af sæsonen. Kontorhold: Her er tale om periodiseringer i forbindelse med indkøb, samt forskydninger. Konklusion: Det samlede resultat ser rimeligt ud i forhold til budget, og vi må forvente, at de steder der er bedre end budget erfaringsmæssig udlignes gennem året. Ad 2. Status på Jubilæum. Formanden gennemgik status på aftaler og arrangementer, som i det store og hele er på plads. Programmet blev herefter gennemgået. Vedrørende middagen blev det besluttet, at Formanden byder velkommen til bords og annoncerer sig selv som toastmaster. Der var derefter en drøftelse om, hvem af gæsterne, der skal sidde hvor. Det blev besluttet, at bestyrelsen skal fordeles ved bordene sammen med udpegede gæster og klubbens medlemmer, så der ikke blev dannet Kliker. (JPB) tog notater om detaljer til bordplanen og koordinerer med Birgit. AD 3. Formanden. (MT) informerede om, at der var mulighed for, at Jesper Parkov ville indtræde i Regeludvalget, som mangler medlemmer. Han åbnede herefter debatten om Sillebroprojektets værdi, gennemførelse og koordinering. Det gav anledning til en god rundbordssamtale om Sillebroarrangementes betydning og ansvarligheden for den praktiske gennemførelse. Der var en rimelig enighed om, at Silebroarrangementerne af klubbens udvalg, mest knyttede sig til Hverveudvalget. Man var enige om, at Ole ikke skulle stå alene med arrangementerne, og det blev besluttet, at invitere ham med til et møde i Hverveudvalget eventuelt med det resultat, at han indgår som fast medlem af udvalget. (LS) koordinerer med Ole og formanden for hverveudvalget. Herefter var der en kort drøftelse om hverveudvalgets nuværende situation og bemanding. Knud Kristoffersen er påbegyndt skriveriet på Jubilæumsbogen. Han vil ikke give deadline, da han ønsker en motiverende gennemførelse uden at føle presset som i sit tidligere erhverv. Det var der fuld forståelse for generelt. Ad Sportsudvalget. (JSJ) kommenterede weekendens golfresultater, og konstaterede, at selvom resultaterne ikke helt levede op til forventningerne, så var stemningen og sammenholdet i truppen helt på toppen. Referatet fra sidste Sportsudvalgsmøde lægges på nettet af Kommunikationsudvalget ved Keld Andreasen.

3 Hun meddelte, at der ville komme rettelser til Sportsinformationerne til nettet som ligeledes vil blive sendt til Kommunikationsudvalget. Ad. Begynderudvalget. Den påtænkte turnering for begyndere(og andre) med handicap er ikke blevet gennemført, men (JB & HH) vil forsøge at få den etableret senere. Ideen er, at skabe noget særligt for den gruppe, som har en stor risiko for at miste modet og opgive golfspillet. Gennemføres efter sommerferien og annoncereds direkte til målgruppen. Ad. Kommunikationsudvalget. (LS) informerede om, at der er lagt nyt indhold ind på hjemmesiden om Pay and Play på Nordbanen med billeder og motiverende tekst. (Lay out skal måske justeres) Indskærpelse af sikkerhed på banen er lagt på hjemmesiden og udsendes som nyhedsbrev. Arbejdsopgaver med opfordring til medlemmerne om at melde sig er lagt på Info-tavlen med tilmeldingslister på opslagstavlen. Ad. Hverveudvalg Der har været en intensiv markedsføring med omdeling af mange brochurer til firmaer i området om Fyraftens/firmagolf. Første arrangement er gennemført med nogle mindre misforståelser, men med det resultat, at klubben fik tre nye medlemmer. Materialer til Company days er næsten færdigt, og der vil blive taget fat på denne del snarest. Ad. Baneudvalg. (JG) informerede om, at der har været nogle problemer med at indskole de nye sommerfolk til greenkeeperarbejdet, og at Karl bruger mange kræfter på dette projekt. (JG) stillede forslag om, at det sidste, store, gamle træ mellem de to puttinggreens blev fældet. Træet trækker væden ud af greens og påvirker i øvrigt begge greens med sin placering. Vil blive drøftet med Karl. (HH) stillede forslag om, at man fik en trækunstner til at lave en figur af stammen på lige fod med den ide, man havde tidligere, om det træ som væltede. Ad. Sekretariatet. (JPJ) informerede om han og Karens deltagelse i Leg i byen aktiviteterne fredag aften. Det hele blæste væk, og den placering klubben havde fået foran Handelsbanken gav ikke ret mange besøgende. Der blev uddelt nogle få brochurer og gennemført nogle få puttinglege på en medbragt puttingbane. (JPJ) informerede om status for medlemstilgangen for I alt 140 nye medlemmer fordelt således. 63 begyndermedlemsskaber 28 fuldtids medlemmer 2 ung seniorer 1 erhvervsmedlem 17 A9 medlemmer 4 B9 medlemmer 25 juniorer.

4 Stor ros til Hverveudvalget, Sekretariatet, Sillebroarrangementet og Begynderudvalget. (Og så er arbejdet med at skaffe nye medlemmer jo ikke sluttet for 2014 endnu). Der har været gennemført et møde mellem Peter Thomsen og Martin Kold, (MT), (PB) og (JPB) om træningsaktiviteterne, idet klubben har et ønske om en form for omstrukturering. Emnet tages op til drøftelse igen senere. Der vil blive behov for trænererstatning under Marti Kolds barsel. Ad medlemsundersøgelse. Der er gennemført første undersøgelsesmodul i klubben i projektet Golfspilleren i Centrum. De adspurgte i denne undersøgelse er ca. en tredje del af klubbens medlemmer, hvor de resterende to tredje dele vil blive inddraget i fase 2 og fase 3. Resultaterne af undersøgelsen blev debatteret og resulterede ikke umiddelbart i konkrete tiltag fra klubbens side foranlediget af besvarelserne. Der var, som man kunne forvente, både ris og ros og konkrete forslag til ændringer. Bestyrelsen afventer de to næste runder i undersøgelsen, og vil derefter træffe beslutninger om konsekvenserne af medlemmernes besvarelser. Et enkelt forslag gav anledning til en del debat. Det var et forslag om, at lave en trappe eller en anden form for opstigningsmulighed på bakken på hul 6 på Nordbanen. Fjernsynet i Restauranten er nævnt nogle gange, og man vil søge, at minimere ligegyldige TV serier på skærmen og satse på sport generelt med fokus på golfsporten. Der træffes foranstaltninger til anskaffelse af udsendelser med sportsrelevant indhold. Ad Eventuelt. Forskønnelse af indgangen til klubområdet. (JSJ) bemærkede, at der bør gennemføres en forskønnelse af indkørslen af klubområdet.(jg) meddelte, at de to store jordbunker skal bruges til den planlagte fodringsgreen ved T- stedet på hul 2, og vil blive flyttet,når det arbejde går i gang. Organisering af flere frivillige. (LG) rejste problemet med at få motiveret flere af klubbens medlemmer til at deltage i arbejdet i klubben på forskellige niveauer. På Infotavlen præsenteres en række opgaver, som er listet i samarbejde med Bygningsudvalget. Herudover er der andre opgaver, som kræver hjælp især i forbindelse med bemanding af åbningstiderne i Golfcenteret i Sillebroen og i forbindelse med uddeling af diverse brochurer til forøgelse af medlemstallet. Der var en drøftelse, hvor forslaget om en eller anden form for belønning for en arbejdsindsats blev forkastet, primært med henvisning til alle de mange som allerede er aktive uden nogen form for belønning andet end arbejdet i sig selv og glæden i øjnene hos alle de øvrige medlemmer. Så det kan blot igen konstateres, at vi har behov for, at man melder sig til diverse opgaver i klubben. Søen på hul 11. Torben Vinberg har tilbudt sin medvirken til retablering af søen på 11. hul. (JG) og (LS) kontakter Torben om emnet. Skilt ved første tee. (JSJ) foreslog, at det skilt, der er opstillet ved 1. tee, fjernes eller indholdet ændres.. Indholdet virker demotiverende, og det er ikke alle, som kan se den joke, der ligger i skiltet. Der var en kort debat om emnet. Kommunikation. Da den del af svarene i spørgeskemaundersøgelsen tilsyneladende hænger sammen med manglende informationer, også selvom langt de fleste allerede findes på hjemmesiden og udsendes i nyhedsbreve m.v.,

5 blev det drøftet, om man skulle etablere et FAQ punkt på hjemmesiden, hvor, som forkortelsen siger, ofte stillede spørgsmål kan findes med svar. Der var ikke enighed om forslaget. Men, det blev understreget, at da banen tilsyneladende er meget i fokus hos medlemmerne skal nyheder/informationer fra green keeperen på hjemmesiden opdateres hver uge, og når der iøvrigt er behov. Hvis Karl sender notat til Kommunikationsudvalget, vil man her sikre, at det kommer på nettet. Trådløs internet. (JPB) informerede om at etableringen af det nye trådløse internet, som er indkøbt,vil blive etableret når jubilæumsaktiviteterne er gennemført. Greenfee: Det blev besluttet at tilbyde reducerede greenfeepriser fredag eftermiddag, lørdag og søndag. Tilbudet laves til at pop-op på golfbox, når man vil bestille tid.