Borgerrådgiverudvalgets beslutning under mødet den 11. marts 2011:

Transkript

1 fra ordinært møde fredag 11. marts 2011 Fraværende: Margrethe Wivel som varslet 1. Godkendelse af dagsorden J.nr. BOR 7/2011 Borgerrådgiverudvalgets beslutning under mødet den 11. marts 2011: Godkendt. 1

2 2. Meddelelser fra formanden J.nr. BOR 8/2011 Intet at bemærke.

3 3. Temadrøftelse om uafhængighed J.nr. BOR 9/2011 Temadrøftelse af Borgerrådgiverens uafhængighed På mødet i Borgerrådgiverudvalget den 29. oktober 2011 blev det besluttet at have en temadrøftelse af Borgerrådgiverens uafhængighed. INDSTILLING OG BESLUTNING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, 1. at udvalget drøfter Borgerrådgiverens oplæg om Borgerrådgiverens uafhængighed, 2. at enkelte borgerrepræsentationsmedlemmers henvendelser til Borgerrådgiveren om verserende sager skal distribueres til Borgerrådgiverudvalgets medlemmer, 3. at Borgerrådgiveren mindst en gang årligt aflægger rapport til udvalget om eventuelle forhold, som er egnede til negativt at påvirke Borgerrådgiverens uafhængighed, og at Borgerrådgiveren i øvrigt løbende orienterer udvalgsformanden om sådanne forhold. Borgerrådgiverudvalgets beslutning under mødet den 11. marts 2011: Udvalget drøftede indstillingen og vedtog punkt 2 og 3. Udvalget tilkendegav desuden et ønske om fortsat at få et oplæg angående økonomisk uafhængighed om muligt på næste udvalgsmøde. Desuden bad udvalget om et notat om Borgerrådgiverens undersøgelsesmetoder i generelle egen driftsager og inspektioner. Dansk Folkeparti bad desuden om at hele protokolbemærkningen fra mødet i Socialudvalget den 26. januar 2011 indgik i notat om Borgerrådgiverens uafhængighed. Protokolbemærkningen fra mødet i Socialudvalget den 26. januar 2011 er, som følger: Borgerrådgiverens undersøgelse har åbenbar mangel på høring af synspunkter fra pårørende/beboere bl.a. i relation til Socialforvaltningens udsagn. Det er efter DF s opfattelse meget kritisabelt. Flere af de forhold, hvor borgerrådgiveren tilkendegiver, at han ikke vil foretage sig yderligere bl.a. pårørendepolitik og misbrugere som blandes med ikke-misbrugere, er forhold som DF finder det nødvendigt at rejse politisk bl.a. ved medlemsforslag.

4 Borgerrådgiveren lovede at indarbejde hele protokolbemærkningen. PROBLEMSTILLING Af mødeprotokollen fra mødet i Borgerrådgiverudvalget den 29. oktober 2010 fremgår blandt andet følgende (under pkt. 2, BOR 55/2010): Formanden initierede en drøftelse af behovet for en temadrøftelse af Borgerrådgiverudvalgets rolle og herunder blandt andet rammerne for, hvornår Borgerrådgiveren skal afholde sig fra at udtale sig om en sag, fordi denne er taget op politisk, f.eks. af et af medlemmerne af udvalget. Det blev besluttet, at temadrøftelsen sættes på dagsordenen for udvalgets møde i januar måned 2011, hvor det tillige kan drøftes, i hvilket omfang Borgerrådgiveren fremadrettet skal orientere alle medlemmerne om spørgsmål stillet af et medlem til Borgerrådgiveren samt Borgerrådgiverens svar herpå. I drøftelsen på mødet den 29. oktober 2010 indgik også Borgerrådgiverens uafhængighed i andre sammenhænge, herunder budgetmæssigt og organisatorisk mv. LØSNING Borgerrådgiveren har udarbejdet vedlagte notat (bilag 1) om Borgerrådgiverens uafhængighed. Notat redegør for Borgerrådgiverens uafhængighed og hensynene bag. Der skelnes i notatet mellem organisatorisk uafhængighed, budgetmæssig uafhængighed, politisk uafhængighed og praktisk uafhængighed/jævnbyrdighed. Endelig gives en kort vurdering af status for Borgerrådgiverens uafhængighed. Det fremgår, at det er Borgerrådgiverens opfattelse, at der ikke er nogen konkret trussel imod uafhængigheden som sådan, men at det med fordel kan overvejes, hvordan man sikrer Borgerrådgiverens uafhængighed bedre. Borgerrådgiveren har desuden inviteret Københavns Kommunes Revisionschef Kurt Wagner til at give et oplæg om hans overvejelser vedrørende budgetmæssig uafhængighed for Intern Revision. Borgerrådgiveren foreslår som opfølgning på drøftelsen, at enkelte borgerrepræsentationsmedlemmers henvendelser til Borgerrådgiveren om verserende sager skal distribueres til Borgerrådgiverudvalgets medlemmer,

5 at Borgerrådgiveren mindst en gang årligt aflægger rapport til udvalget om eventuelle forhold, som er egnede til negativt at påvirke Borgerrådgiverens uafhængighed og at Borgerrådgiveren i øvrigt løbende orienterer udvalgsformanden om sådanne forhold. ØKONOMI Forslaget har ingen økonomiske konsekvenser. VIDERE PROCES - BILAG - Notat om Borgerrådgiverens uafhængighed af 18. februar Johan Busse /Alexandra Linhart

6 4. Regnskab 2010 J.nr. BOR 10/2011 Borgerrådgiverudvalget skal godkende Borgerrådgiverens aflæggelse af regnskab for 2010 med henblik på, at dette kan sendes til Økonomiforvaltningen og indgå i kommunens samlede regnskab for året. INDSTILLING OG BESLUTNING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, 1. at godkende regnskab 2010, herunder kommentaren til balancen, 2. at godkende, at der som svar på indkaldelsen af regnskabsoverførsler anmodes om overførsel af mindreforbruget på 160 t.kr. fra 2010 til Borgerrådgiverudvalgets beslutning under mødet den 11. marts 2011: Begge at-punkter blev godkendt. PROBLEMSTILLING Borgerrådgiveren skal aflægge regnskab på baggrund af regnskabscirkulæret. Borgerrådgiveren har inden udløbet af fristen den 1. marts 2010 kl. 12 aflagt regnskabet for 2010 til Økonomiforvaltningen og Intern Revision med forbehold for Borgerrådgiverudvalgets efterfølgende godkendelse. Fristen for udvalgets godkendelse er den 14. april 2011, og nærværende sag forudsættes derfor behandlet på det ordinære udvalgsmøde den 12. marts Det bemærkes, at Økonomiforvaltningen bearbejder det samlede regnskab i dialog med forvaltningerne. Borgerrådgiveren tager derfor over for Borgerrådgiverudvalget forbehold for de eventuelle tekniske ændringer, som kan følge heraf. LØSNING Borgerrådgiverens bevilling i 2010 udgjorde oprindeligt t.kr. (vedtaget budget). Ved Borgerrepræsentationens beslutning af 20. maj 2010 overførtes yderligere 287 t.kr. (jf. beslutningsprotokollens pkt. 5). Bevillingen blev ved senere korrektioner nedskrevet med 12 t.kr., således at Borgerrådgiverens korrigerede budget for 2010 udgjorde t.kr.

7 Overførsler Den oprindelige overførsel på 287 t.kr. overførtes i kategorien Serviceoverførsler som kan imødekommes. Borgerrådgiverens korrigerede ramme er herefter: Bevilling Beløb (t.kr.) Budget Overført fra Senere korrektioner - 12 Sum Borgerrådgiverens servicemåltal udgør: Bevilling Beløb (t.kr.) Budget Korrektion af måltal for serviceudgifter 116 Sum Borgerrådgiverens samlede forbrug i 2010 udgør t.kr. svarende til et mindreforbrug på 160 t.kr. i forhold til den korrigerede ramme og et mindreforbrug på 1 t.kr. i forhold til serviceudgiftsmåltallet. Der vedlægges udfyldte skemaer (obligatoriske oversigter) vedrørende regnskabsaflæggelsen 2010, jf. bilag 3. Mindreforbruget i forhold til den korrigerede ramme skyldes blandt andet en særlig restriktiv udgiftspraksis som følge af ekstraordinære udgifter i forbindelse med etablering af Borgerrådgiverens Diskriminationshotline samt økonomiske tab på grund af fejl i Koncernservice og fortsat usikkerhed om udgifterne på grund af manglende generel ydelsesaftale med Koncernservice samt hensyntagen til Borgerrådgiverens serviceramme. Det bemærkes i den forbindelse, at Borgerrådgiveren løbende har forsøgt at få en ydelsesaftale i stand med Koncernservice siden foråret 2007 bl.a. for at sikre forudsigelighed i budgetstyringen. En samlet aftale foreligger p.t. fortsat ikke. Borgerrådgiveren ønsker mindreforbruget overført til 2011 med henblik på afholdelse af nedennævnte udgifter, som burde have været afholdt i 2010: 1. Øget kvalitet i borgerbetjening og effektivitet Borgerrådgiveren gør hvert år status på drift og udviklingsopgaver. Status baseres generelt på vision, mission og mål, almindelige iagttagelser om driften og udviklingsperspektiver samt konkret på resultaterne fra trivselsundersøgelse, ledervurdering og opsamling fra medarbejderudviklingssamtalerne og kompetenceregnskab.

8 På baggrund af denne status fastlægges en strategi for den kommende periode med udpegning af et antal fokusområder, herunder angivelse af tidshorisont, prioritering og eventuelt forankring og ressourcetræk. I 2010 udvalgte Borgerrådgiveren blandt andet et fokusområde om øget kvalitet i betjeningen af borgerne og et fokusområde om samtidig øget effektivitet og opgavestyring ved Borgerrådgiveren. Under fokusområdet om øget kvalitet i betjeningen af borgerne drøftede og planlagde Borgerrådgiveren afholdelsen af et temamøde om det vanskelige borgermøde, således at medarbejderne rustes til bedst muligt at varetage mødet med borgeren. Udgifterne hertil var forudsat afviklet i 2010, men blev blandt andet af på grund af usikkerhed om Borgerrådgiverens økonomiske råderum i 2010 samt af mandskabs- og tidsmæssige årsager ikke gennemført og derfor udskudt til Yderligere en temadag vedrørende øget effektivitet og opgavestyring ved Borgerrådgiveren var planlagt afholdt i 2010, men udskudt på samme baggrund. Temadagen vedrørende øget effektivitet og opgavestyring påtænkes blandt andet at adressere afklaring af forhold, der kan stimulere effektiviteten hensigtsmæssig ressourceudnyttelse og prioritering, klare mål med arbejdet, bedre sagsoverblik og -styring samt fleksibilitet og arbejdsglæde. 2. Ledelsesinformation og opgradering af skabeloner til årsberetning mv. Borgerrådgiveren har i 2010 fornyet og udviklet sin beretningsform og et nyt statistiksystem, som understøtter den statistiske afrapportering i beretningen og den løbende afrapportering til Borgerrådgiverudvalget (kvartalsvise rapporter). Det har imidlertid vist sig forholdsvis tidskrævende at udtrække de statistiske data fra systemet, som efterspørges af Borgerrådgiverudvalget i en let tilgængelig form, og der vil være betydelige effektiviseringsgevinster forbundet med udvikling af standardiserede rapporter fra systemet. Udgifterne hertil kunne ikke rummes inden for Borgerrådgiverens ramme i 2010 og afventer derfor afklaring af det økonomiske råderum for Koncernservice har desuden meddelt, at der i 2011 udrulles Office 2007 på Borgerrådgiverens pc ere. Udrulningen har som konsekvens, at de skabeloner Borgerrådgiveren anvender til sin beretning og til sagsbehandlerguiden KlarRet, skal opdateres, hvilket ikke kunne gennemføres i Samlet skønnes de ovennævnte aktiviteter under pkt. 1 og 2 at kunne rummes inden for 160 t.kr. Borgerrådgiveren foreslår på denne baggrund, at det konstaterede mindreforbrug på 160 t.kr. søges overført til 2011.

9 Der vedlægges udfyldte skemaer vedrørende de foreslåede overførsler, jf. bilag 4. Balance for 2010 vedlægges, jf. bilag 5, idet Borgerrådgiveren har følgende bemærkninger hertil, som foreslås indarbejdet i det omkostningsbaserede regnskab 2010: Borgerrådgiverens balance for 2010 udviser et fald på ca. 0,103 mill. kr. i værdien af materielle anlægsaktiver (inventar og tekniske anlæg) grundet afskrivning af aktiver, hvorefter anlægsaktiverne ved årets udgang udgør ca. 0,12 mill. kr. Borgerrådgiveren har anvendt kommunens overordnede regnskabspraksis. ØKONOMI Såfremt mindreforbruget på i alt 160 t.kr. med Økonomiudvalgets og Borgerrepræsentationens godkendelse kan overføres fra 2010 til 2011, vil Borgerrådgiverens ramme for 2010 blive korrigeret med det pågældende beløb. VIDERE PROCES Kommunens samlede regnskab herunder Borgerrådgiverens regnskabsaflæggelse skal behandles af Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. Skemaerne under bilag 3 sendes sammen med udvalgets beslutning og en underskreven ledelseserklæring til Intern Revision og til kommunens eksterne revisor efter udvalgets godkendelse. BILAG 1. Referat fra Økonomiudvalgets møde den 2. november 2010 med bilag 2. Økonomiforvaltningens indkaldelsesbrev af 11. oktober 2010 vedrørende regnskabsoverførsler fra 2010 til Udfyldte skemaer (obligatoriske oversigter) til Økonomiforvaltningen vedrørende regnskabsaflæggelsen 2010 (omfatter flere faneblade) 4. Udfyldte skemaer til Økonomiforvaltningen og Intern revision vedrørende overførsler i forbindelse med regnskab Borgerrådgiverens balance 2010 (skema) som modtaget fra Økonomiforvaltningen ved mail af 21. februar 2011 Johan Busse /Maja Markman

10 5. Borgerrådgiverens status J.nr. BOR 11/2011 Mundtlig status Borgerrådgiveren giver løbende Borgerrådgiverudvalget en mundtlig status. INDSTILLING OG BESLUTNING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, 1. at Borgerrådgiverens mundtlige orientering om status tages til efterretning. Borgerrådgiverudvalgets beslutning under mødet den 11. marts 2011: Taget til efterretning. Udvalget får fremadrettet endelige rapporter i inspektioner og generelle egen driftundersøgelser tilsendt løbende, når de kan offentliggøres. PROBLEMSTILLING Borgerrådgiveren skal i medfør af kommissoriet følge Borgerrådgiverens virksomhed. LØSNING Borgerrådgiveren vil på mødet give Borgerrådgiverudvalget en kort mundtlig orientering om sit virke, herunder om: Henvendelser til Borgerrådgiveren og iværksatte og afsluttede egen driftundersøgelser ØKONOMI Forslaget har ingen økonomiske konsekvenser. VIDERE PROCES -

11 BILAG - Johan Busse /Alexandra Linhart

12 6. Temadrøftelse om Borgerrådgiverens diskriminationsindsats J.nr. BOR 12/2011 Borgerrådgiveren noterede sig under mødet i Borgerrådgiverudvalget den 10. december et ønske om at drøfte, hvordan Borgerrådgiveren bedst kan medvirke til at bekæmpe diskrimination, herunder om den eksisterende hotline er det bedste bud på indsatsen, og om det er hensigtsmæssigt at afsætte flere midler til denne. INDSTILLING OG BESLUTNING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, 1. at udvalget drøfter Borgerrådgiverens oplæg om Borgerrådgiverens diskriminationsindsatser. Borgerrådgiverudvalgets beslutning under mødet den 11. marts 2011: Drøftet. Sekretariatet noterede, at udvalget ønskede en drøftelse på næste udvalgsmøde den 6. maj 2011 angående et muligt møde mellem udvalget og samarbejdspartnere i diskriminationsindsatsen. PROBLEMSTILLING Borgerrepræsentationen traf den 13. juni 2007 beslutning om et styrket diskriminationstilsyn hos Borgerrådgiveren. Udmøntningen af beslutningen har bestået i iværksættelsen af en række forskellige initiativer for at understøtte kommunens antidiskriminationsindsats. LØSNING Borgerrådgiverens diskriminationstilsyn har primært et retssikkerhedsmæssigt sigte med fokus på information om rettigheder, klagesagsbehandling og tilsyn. Dette skyldes borgerrådgiverinstitutionens karakter, størrelse og bemanding. Borgerrådgiveren behandler klagesager og fører tilsyn og er som sådan først og fremmest en driftsorganisation.

13 Borgerrådgiverens diskriminationstilsyn skal ses som et supplement til det generelle arbejde, der blandt andet finder sted i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen vedrørende integration, inklusion og diskriminationsbekæmpelse, men diskriminationstilsynet har altså et mere snævert, retssikkerhedsmæssigt sigte end den generelle indsats. Af konkrete initiativer, som Borgerrådgiveren har iværksat som led i diskriminationstilsynet, kan nævnes synliggørelse af Borgerrådgiverens diskriminationstilsyn med kampagner i 2008 og 2010/11, udvikling af hjemmesiden med information om rettigheder og klagemuligheder, løbende egen driftundersøgelser og inspektioner vedrørende mulig diskrimination i Københavns Kommune, og etablering af diskriminationshotline hos Borgerrådgiveren med tilhørende system til statistikopsamling. Borgerrådgiveren har i forbindelse med styrkelse af diskriminationstilsynet forpligtet sig til at afslutte mindst én generel egen driftundersøgelse årligt om diskriminationsspørgsmål. Af egen driftplanen for 2011 er to inspektioner og en generel undersøgelse planlagt at skulle omfatte spørgsmål med forbindelse til diskrimination (hhv. handicap og alder). Borgerrådgiveren har hidtil afsluttet følgende generelle undersøgelser: håndtering af sager om diskrimination (2008), magtanvendelse (indeholder elementer af diskrimination, 2008), retningslinier og praksis for tolkning (indeholder elementer af diskrimination, 2009) og diskrimination i folkeskolen (2010). Herudover har Borgerrådgiveren gennemført en række tilgængelighedsinspektioner med fysisk tilgængelighed for øje. Den seneste tilgængelighedsinspektion blev gennemført i Grøndalcentret i januar Borgerrådgiveren har desuden mulighed for at iværksætte konkrete egen driftundersøgelser vedrørende diskrimination. Senest har Borgerrådgiveren iværksat en undersøgel-

14 se om mulig aldersdiskrimination i Bellahøj Svømmestadion under Kultur- og Fritidsforvaltningen. Derudover står Borgerrådgiveren til rådighed for forvaltningerne og tilbyder undervisning og oplæg om diskrimination samt svarer på konkrete henvendelser fra forvaltningerne angående diskriminationsspørgsmål, herunder i forbindelse med vurdering af lovligheden af administrative projekter og politiske ønsker. Borgerrådgiverens Diskriminationshotline har fungeret siden april Hotlinen er en nem adgang til hjælp i form af rådgivning og vejledning samt oplysninger om rettigheder og klagemuligheder. Udover at bidrage til oplysning er hotlinen et led i bestræbelserne på at få registreret diskrimination. Diskriminationshotlinen er et samarbejde mellem Borgerrådgiveren, Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen i Københavns Kommune og en række ngo'er (fællesinitiativet): Dokumentations- og Rådgivningscenteret om Racediskrimination, ENAR Danmark, Kvinderådet, Landsforeningen af Polio-, Trafik- og Ulykkesskadede, LGBT Danmark, Det Mosaiske Troessamfund, Muslimernes fællesråd, SOS mod racisme og Ældremobiliseringen. Etableringen af hotlinen er sket via midler fra diskriminationspuljen, hvoraf Beskæftigelses- og Integrationsudvalget i 2009 og 2010 har uddelt i alt 750 t.kr. til projekter i forbindelse med hotlinen. Borgerrådgiveren har altså ikke modtaget de nævnte midler, som i stedet er udmøntet til ngo ere (fællesinitiativet) og et kommunikationsbureau, der understøtter hotlinen. Borgerrådgiveren har derimod selv af driftsbudgettet afholdt udgifter til synliggørelse af hotline, bemanding i opstartsfasen, udvikling af registreringssystem og understøttende telefoni samt diverse oplysningsmaterialer mv. Skønsmæssigt har Borgerrådgiveren afholdt udgifter for ca. 250 t.kr. Hotlinen kom godt i gang og fik mange henvendelser i de første uger efter åbningskampagnen, men siden er synligheden svundet ind, og der har efterfølgende ikke være henvendelser i nævneværdigt omfang. Borgerrådgiveren har imidlertid modtaget lidt flere skriftlige klagesager vedrørende diskrimination end tidligere (13 i 2010 mod 5 i 2009), hvilket formentlig må tilskrives omtalen af Borgerrådgiverens diskriminationstilsyn i forbindelse med hotlinen.

15 Det bemærkes, at der pt. fortsat pågår et arbejde med synliggørelse af hotlinen for de midler, som blev afsat hertil af Beskæftigelses- og Integrationsudvalget i 2010 (100 t.kr) Da opgaven endnu ikke er afsluttet, ses der ingen effekt af indsatsen endnu. Registreringen af henvendelser omfatter henvendelser til Borgerrådgiveren og ni ngo ere i NGO Fællesinitiativet. Status for registreringen er, at der samlet er registreret 57 henvendelser siden åbningen den 8. april 2010 og ngo ere stort set ikke hidtil har benyttet systemet til at registre henvendelser 1. Hvis effekten af synliggørelsen skal måles i henvendelser til hotlinen eller antal registrerede tilfælde af diskrimination, må effekten siges at være næsten udeblevet, men effekten skal også vurderes i omtale af diskriminationsproblemet og dermed indirekte anerkendelse af personer, der har oplevet diskrimination, og for den sociale kapital som Københavns Kommune høster ved at drive en sådan hotline samt i generel synliggørelse af Borgerrådgiverens eksistens og funktion på diskriminationsområdet. Hotlinen er således ikke blevet benyttet i det omfang, man turde håbe på, og registreringsdelen har ikke givet en reel forøgelse af kommunens viden om diskrimination. På den baggrund er det Borgerrådgiverens opfattelse, at det ikke er hensigtsmæssigt at afsætte flere midler til synliggørelsen af hotlinen på nuværende tidspunkt. Borgerrådgiveren finder, at hotlinen bør bestå, uanset om der afsættes yderligere midler til synliggørelse, fordi den indeholder et reelt og nyttigt informationstilbud, som over årene kan blive lidt mere kendt, end den er i dag, og som stort set er omkostningsneutral som et hvilende tilbud. Fra en politisk synsvinkel kan det også anføres, at hotlinen fortsat har en væsentlig signalværdi. Borgerrådgiverens registreringssystem har som nævnt heller ikke været meget anvendt af ngo erne, og det må forventes, at det heller ikke bliver det i fremtiden. En medvirkende årsag hertil skal findes i det forhold, at Institut for Menneskerettigheder sideløbende har arbejdet på at udvikle et tilsvarende system, der dog er landsdækkende, hvilket er mere attraktivt for ngo erne. Instituttets system, som forventes at gå i luften i maj 2011, indeholder desuden et sagsbehandlingssystem, som vil lette ngo ernes arbejde og automatisere dataindsamlingen. 1 Det bemærkes, at registreringssystemet først blev tilgængeligt i november Borgerrådgiveren har dog siden 8. april 2010 manuelt registreret alle henvendelser, som derfor indgår i det nævnte antal.

16 Såfremt der er et politisk ønske om at øge Borgerrådgiverens bidrag til antidiskriminationsindsatsen, vil Borgerrådgiveren i stedet pege på de eksisterende indsatsområder, der primært har et retssikkerhedsmæssigt sigte, hvor Borgerrådgiveren med flere ressourcer ville kunne gennemføre flere egen driftundersøgelser og inspektioner. ØKONOMI - VIDERE PROCES - BILAG - Johan Busse /Diana Overgaard Kristensen

17 7. Eventuelt J.nr. BOR 13/2011 Intet at bemærke.

18 Mødet sluttede klokken Susan Hedlund Neil Stenbæk Bloem Lars Aslan Rasmussen Margrethe Wivel Jakob Næsager Finn Rudaizky Fraværende som varslet Signe Færch