BORGERRÅDGIVERUDVALGET

Transkript

1 INDSTILLING 1. Godkendelse af dagsorden J.nr. BOR 50/2010 1

2 2. Meddelelser fra formanden J.nr. BOR 51/2010 2

3 3. Borgerrådgiverens status J.nr. BOR 52/2010 Mundtlig status Borgerrådgiveren giver løbende Borgerrådgiverudvalget en mundtlig status. INDSTILLING OG BESLUTNING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, 1. at Borgerrådgiverens mundtlige orientering om status tages til efterretning. PROBLEMSTILLING Borgerrådgiveren skal i medfør af kommissoriet følge Borgerrådgiverens virksomhed. LØSNING Borgerrådgiveren vil på mødet give Borgerrådgiverudvalget en kort mundtlig orientering om sit virke, herunder om: Personalesituationen Task Force ved Borgerrådgiveren Borgerrådgiverens nyhedsbrev KlarRet Synlighed i fagudvalg af Borgerrådgiverens arbejde (jf. BOR 36/2010) Bocentret Sundbygård ØKONOMI Forslaget har ingen økonomiske konsekvenser. VIDERE PROCES - BILAG - Johan Busse /Maja Markman 3

4 4. Kommunikationsstrategi J.nr. BOR 53/2010 Borgerrådgiverens kommunikationsstrategi Borgerrådgiveren har udarbejdet en kommunikationsstrategi, som forelægges udvalget. INDSTILLING OG BESLUTNING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, 1. at kommunikationsstrategien godkendes. PROBLEMSTILLING Borgerrådgiverudvalget havde på mødet den 18. juni 2010 en temadrøftelse af Borgerrådgiverens synlighed (BOR 37/2010). Borgerrådgiverudvalget bad om en fornyet drøftelse af sagen, og herunder at der i en ny indstilling vedrørende synliggørelse af Borgerrådgiveren ville være taget højde for de bemærkninger, udvalget fremsatte under mødet den 18. juni LØSNING Borgerrådgiveren har på baggrund af drøftelsen i Borgerrådgiverudvalget (BOR 37/2010) udarbejdet en kommunikationsstrategi, som tager afsæt i Borgerrådgiverens vision og mål, tager højde for udvalgets bemærkninger i forhold til synliggørelse af Borgerrådgiveren og som samtidig er afstemt i forhold til Borgerrådgiverens behov og ressourcer. Borgerrådgiverens Kommunikationsstrategi er et sæt af overordnede retningslinjer for Borgerrådgiverens kommunikation, der sikrer, at vi kommunikerer i overensstemmelse med institutionens vision. Kommunikationsstrategien omhandler både den interne og eksterne kommunikation, herunder også synliggørelse/branding af Borgerrådgiveren. Strategien beskriver Borgerrådgiverens kommunikationsprodukter og tiltag i forhold til synliggørelse og er udarbejdet med henblik på gradvist at øge kendskabsgraden inden for Borgerrådgiverens økonomiske ramme og kapacitet. Synliggørelsen af Borgerrådgiveren har to formål. Dels at gøre opmærksom på institutionens tilbud så flest mulige kan få nytte af det og dels at gøre opmærksom på Borgerrådgiveren som et tryghedsskabende sikkerhedsnet i Københavns Kommune (social kapital). Begge formål er væsentlige, og det er Borgerrådgiverens opfattelse, at de to 4

5 formål understøtter hinanden og bliver en realitet i kraft af, at Borgerrådgiveren i sin kommunikation er opmærksom på og prioriterer begge dele. Borgerrådgiverens kommunikation skal sikre, at kommunens forvaltninger og ansatte samt byens borgere har kendskab til Borgerrådgiveren og Borgerrådgiverens arbejde. Synliggørelsen af Borgerrådgiveren gælder derfor såvel internt i kommunen som udadtil over for borgerne. Kommunikationsstrategien er inddelt i fire hovedområder: Vision og mål Intern kommunikation Ekstern kommunikation Kommunikationsprodukter/interaktioner Uanset at der ikke i de senere år er taget nye større initiativer (kampagner) vedrørende Borgerrådgiverens synlighed, har Borgerrådgiveren løbende arbejdet for at sikre sin synlighed. Dette er blandt andet sket via presse og andre medier, hjemmeside, nyhedsbreve, trykning og distribution af foldere og årsberetning, kontakt med interesseorganisationer, interne og eksterne foredrag og oplæg mv. i overensstemmelse med principperne i synliggørelsesplanen for 2005/2006. Borgerrådgiveren vil også fremadrettet løbende arbejde for at sikre sin synlighed på samme vis som tidligere, blot vil fundamentet for dette arbejde nu være kommunikationsstrategien og de principper for kommunikation, den foreskriver. Borgerrådgiveren vil i overensstemmelse med Borgerrådgiverudvalgets tilkendegivelser fortsat benytte sig af eksisterende kontaktflader til borgerne (f.eks. synliggørelse overfor lokaludvalg samt distribution af plakater og foldere til modtagelsesafsnit o.l.) og vil navnlig søge at være mere opsøgende i forhold til pressen. Derimod finder Borgerrådgiveren det ikke muligt inden for sine nuværende økonomiske og personalemæssige rammer at være væsentligt mere udfarende i forhold til deltagelse i eksisterende, lokale arrangementer. Borgerrådgiveren har blandede erfaringer med deltagelse i arrangementer, der har andre hovedformål. Borgerrådgiveren vil derfor fortsat deltage i sådanne arrangementer, når lejligheden byder sig, og det efter en konkret vurdering skønnes at være formålstjenligt og foreneligt med kontorets ressourcer. ØKONOMI Forslaget har ingen økonomiske konsekvenser. VIDERE PROCES Arbejdet med at implementere kommunikationsstrategien iværksættes straks efter udvalgets godkendelse. 5

6 BILAG 1. Borgerrådgiverens Kommunikationsstrategi Johan Busse /Anne Breining Reinecke 6

7 5. Høring om Københavns Kommunes Handicappolitik J.nr. BOR 54/2010 Borgerrådgiverudvalgets høringssvar vedrørende Københavns Kommunes Handicappolitik Indstilling om Borgerrådgiverudvalgets høringssvar vedrørende Københavns Kommunes Handicappolitik INDSTILLING OG BESLUTNING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, 1. at godkende at høringssvar vedlagt som bilag 1 fremsendes til Socialudvalget. PROBLEMSTILLING Borgerrepræsentationen besluttede den 10. december 2009 at igangsætte en proces med henblik på at formulere en ny handicappolitik. Socialudvalget skulle stå for denne proces. Socialudvalget behandlede på møde den 8. september 2010 udkast til Københavns Kommunes Handicappolitik. Socialudvalget anmodede den 15. september 2010 Handicaprådet, Danske Handicaporganisationer København, Dialogforum, Ældrerådene og Borgerrådgiverudvalget om at udtale sig. Udkast til Københavns Kommunes Handicappolitik er tillige sendt i høring i Økonomiudvalget og de øvrige fem fagudvalg. LØSNING Borgerrådgiveren har udarbejdet vedlagte udkast til høringssvar (bilag 1) fra Borgerrådgiverudvalget. Handicappolitikken indeholder følgende målsætninger: 1. Tværgående målsætninger 2. Målsætninger for udvalgte grupper 3. Interne målsætninger i Københavns Kommune I svaret tiltrædes målsætningerne med supplerende kommentarer og forslag. 7

8 Opsummerende i forhold til tværgående målsætninger henvises til, at Borgerrådgiveren tidligere har sat fokus på vigtigheden af det tværgående samarbejde. For så vidt angår målsætninger for udvalgte grupper henvises til, at Borgerrådgiveren tidligere har anbefalet, at der udvises særlig omtanke og øget opmærksomhed og hensynsfuldhed over for de særligt sårbare eller særligt udsatte borgere. Endelig i relation til de interne målsætninger i Københavns Kommune peger Borgerrådgiveren på muligheden for at bidrage med input via Borgerrådgiverens nye værktøj, KlarRet. Handicappolitikken indeholder tillige en række principper for handicapindsatsen i Københavns Kommune. I svaret tiltrædes definitionen af principperne, som skal være styrende for indsats og service i forhold til borgere med handicap, og som skal være gældende i alle kommunens forvaltninger. Afslutningsvist bemærkes, at Borgerrådgiveren i overensstemmelse med sit mandat stiller sig til rådighed i forhold til deltagelse i undervisning og arbejdsgrupper i forbindelse med det videre arbejde med Københavns Kommunes Handicappolitik. Borgerrådgiveren tager forbehold for ressourceanvendelsen i så henseende, idet Borgerrådgiveren ikke vil kunne udvide undervisningsvirksomhed væsentligt uden tilførsel af flere ressourcer. ØKONOMI Indstillingen har ingen umiddelbare økonomiske konsekvenser. VIDERE PROCES Når Borgerrådgiverudvalget har godkendt høringssvaret, fremsendes dette til Socialforvaltningen. BILAG Bilag 1: Udkast til høringssvar Bilag 2: Socialudvalgets høring af 8. september 2010 om udkast til Københavns kommunes Handicappolitik Bilag 3: Kompensationsmuligheder for de forskellige handicapgrupper udarbejdet af Center for Ligebehandling af Handicappede. Johan Busse /Diana Overgaard Kristensen 8

9 6. Status for samarbejdet med Koncernservice J.nr. BOR 55/2010 Status for samarbejdet med Koncernservice Borgerrådgiverudvalget har ønsket, at Borgerrådgiveren i efteråret 2010 giver en status for samarbejdet med Koncernservice. INDSTILLING OG BESLUTNING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, 1. at orienteringen tages til efterretning. PROBLEMSTILLING Borgerrådgiverudvalget har ønsket, at Borgerrådgiveren giver en status for samarbejdet med Koncernservice. Baggrunden var en mundtlig redegørelse, som Borgerrådgiveren gav udvalget på udvalgets møde den 18. juni 2010, hvor Borgerrådgiveren orienterede om, at problemer med samarbejdet med Koncernservice havde resulteret i et møde med ledelsen af Koncernservice dagen før, den 17. juni Mødet den 17. juni 2010 med Koncernservice tog udgangspunkt i dels det generelle samarbejde med Koncernservice fra 2007 og til daværende tidspunkt, dels et meget utilfredsstillende forløb i forbindelse med implementering af et nyt statistiksystem for Borgerrådgiveren. Fsva. det generelle samarbejde var Borgerrådgiverens problem, at der ikke foreligger noget samlet grundlag for levering af ydelser fra Koncernservice til Borgerrådgiveren. Borgerrådgiveren har forgæves forsøgt at få etableret en aftale herom siden Aftalen skal blandt andet sikre grundlaget for samarbejdet, og at de ydelser, som Borgerrådgiveren aftager, faktisk faktureres hos Borgerrådgiveren. Det er i den forbindelse en problemstilling, at Borgerrådgiveren ikke anerkendes og er registreret som adskilt fra Økonomiforvaltningen i Koncernservices systemer og af medarbejderne. Det betyder, at Borgerrådgiveren ikke får ydelser, der er målrettet til Borgerrådgiveren, men derimod er målrettet Økonomiforvaltningen, og at Borgerrådgiveren ikke faktureres korrekt (Borgerrådgiveren må gå ud fra, at en del ydelser, som leveres til Borgerrådgiveren, faktureres hos Økonomiforvaltningen), hvilket har negati- 9

10 ve konsekvenser for Borgerrådgiverens budgetføring (og for Økonomiforvaltningens regnskaber). Borgerrådgiveren har desuden ingen faste kontaktpersoner i Koncernservice og uden aftaler om sådanne tovholdere i Koncernservice, gør Koncernservices forretningsmodel det vanskeligt eller umuligt at rette op på fejl og mangler i Koncernservices leveringer uden at gå direkte til ledelsesniveauet. Generelt er det Borgerrådgiverens oplevelse, at Koncernservices opgavestyringssystem fungerer bedst for kunden, når man omgår det. Borgerrådgiveren har heller ikke samme muligheder som de syv forvaltninger for at prioritere særlige hasteopgaver (fast track). Samlet stiller det Borgerrådgiveren ringere end de syv forvaltninger, og Borgerrådgiveren har siden 2007 anvendt uforholdsmæssigt meget tid på løbende at samle op på fejl og mangler i Koncernservices leverancer, hvilket er yderligere vanskeliggjort af den manglende ydelsesaftale. Borgerrådgiveren har i denne forbindelse siden 2007 involveret en række medarbejder og ledere i Koncernservice, uden at det har flyttet sig til mere end en lang række samtaler og tilkendegivelser om gode intentioner uden reel opfølgning. Der er anvendt mange ressourcer hos Borgerrådgiveren for at få en sådan aftale. Udfaldet af mødet den 17. juni 2010 var, at Koncernservice lovede snarest muligt at tilvejebringe et samlet grundlag for levering af ydelser til Borgerrådgiveren. Fsva. implementeringen af Borgerrådgiverens statistiksystem havde Koncernservice ensidigt brudt en kontrakt med Borgerrådgiveren og forlangte en væsentlig højere pris, ligesom Koncernservice ikke forholdt sig til Borgerrådgiverens erstatningskrav fremsat i anledning af omkostninger, som Borgerrådgiveren havde haft på grund af Koncernservices manglende opfyldelse af kontrakten, herunder manglende opfølgning på løbende aftaler og manglende organisatorisk placering af ansvar for opgaven hos Koncernservice. Koncernservices manglende opfyldelse af sine forpligtelser fik den konsekvens, at Borgerrådgiveren nye statistiksystem ikke kunne tages i brug, herunder de dele af systemet som indgår i Borgerrådgiverens Diskriminationshotline. Altså et højt profileret politisk initiativ, som ikke kunne gennemføres rettidigt med det resultat, at politikeres og Borgerrådgiverens troværdighed led skade. Fsva. Borgerrådgiverens statistiksystem måtte Borgerrådgiveren efter mødet den 17. juni 2010 med Koncernservices ledelse bl.a. konstatere: At betalingen blev som oprindeligt aftalt, dvs. uden forhøjelser At Koncernservice nu forpligtede sig til at besvare henvendelser og overholde aftaler i overensstemmelse med driftsaftalens formulering om at "Udbygning og 10

11 implementering af aftalen betragtes som en forpligtende proces for begge parter." At Koncernservice generelt ikke mener at kunne ifalde erstatningsansvar over for andre enheder i Københavns Kommune for kontraktbrud og misligholdelse, og at dette er baggrunden for, at Koncernservice afviste Borgerrådgiverens dokumenterede erstatningskrav i størrelsesordenen kr. På mødet i Borgerrådgiverudvalget den 18. juni 2010 orienterede Borgerrådgiveren om status for samarbejdet og det møde, der var afholdt med Koncernservices ledelse. Borgerrådgiverudvalget bad om at modtage en status for samarbejdet i efteråret LØSNING Status pr. 1. oktober 2010 Der er pr. 1. oktober 2010 indgået ydelsesaftaler på følgende leveranceområder: Brugeradministration (ny) Telefoni (forelå inden mødet den 17. juni 2010) HR (forelå inden mødet den 17. juni 2010) Men der mangler fortsat aftaler på områderne: IT Bogholderi og Økonomi IT-sikkerhedsopgaver 1 Samlet ydelsesaftale (serviceaftale) Den samlede ydelsesaftale skal udgøre en rammeaftale med kontaktpersoner, sikring af korrekt organisatorisk placering af Borgerrådgiveren i Koncernservices systemer og hos Koncernservices medarbejdere. Borgerrådgiveren modtog et forholdsvis ufærdigt udkast til en samlet ydelsesaftale (serviceaftale) 8. oktober Borgerrådgiveren anvender fortsat tid på at rette op på fejl og mangler i Koncernservices leverancer blandt andet på grund af, at Borgerrådgiverens uafhængige indplacering fortsat ikke anerkendes og er registreret adskilt fra Økonomiforvaltningen af Koncernservices systemer og medarbejdere. Borgerrådgiveren må fortsat konstatere at have lidt et økonomisk tab i størrelsesordenen kr. i relation til kontrakten om Borgerrådgiverens statistiksystem, som Koncern- 1 Borgerrådgiveren samarbejder i denne forbindelse med Intern Revision for at få en ensartet aftale med Koncernservice. 11

12 service har anerkendt grundlaget for, men har afvist at kunne dække som erstatningsansvarlig. Borgerrådgiveren må konstatere, at Koncernservice generelt ikke mener at kunne ifalde erstatningsansvar over for andre enheder i Københavns Kommune for kontraktbrud og misligholdelse af aftaler. Borgerrådgiveren anser det som principielt uholdbart, at Koncernservice ikke mener sig forpligtet af kontrakter indgået med forvaltningerne i denne forstand, men må afskrive beløbet. Borgerrådgiveren har derudover lidt et tab på ca kr. på grund af manglende sygedagpenge- og barselsrefusion på grund af manglende rettidig indberetning fra Koncernservices side. De kr. af beløbet har Borgerrådgiveren fået godtgjort ved, at Koncernservice har undladt at fakturere Borgerrådgiveren for HR-ydelser i Det resterende tab er ca kr. Borgerrådgiveren vil søge at få et forholdsmæssigt afslag i faktureringen af HR-ydelser i 2011 på dette beløb. Koncernservice har siden mødet den 17. juni 2010 udvist en vis vilje til at forbedre samarbejdet og imødekomme Borgerrådgiveren, og med det udgangspunkt er det rimeligt at sige, at samarbejdet overordnet er blevet forbedret, men uanset at der (på ny) er givet løfter om forbedringer, er de konkrete resultater ikke på plads, og Borgerrådgiveren er fortsat stillet ringere end de syv forvaltninger i kommunen i samarbejdet med Koncernservice. Borgerrådgiveren modtager god bistand og service for så vidt angår edoc og telefoni, og der er sket mærkbare forbedringer på HR området. Borgerrådgiveren har med nærværende indstilling ikke forholdt sig til den generelle kvalitet af ydelser fra Koncernservice. ØKONOMI Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. VIDERE PROCES - BILAG - Johan Busse /Maja Markman 12

13 7. Regnskabsprognose, oktober 2010 J.nr. BOR 56/2010 Regnskabsprognose, oktober 2010 INDSTILLING OG BESLUTNING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, 1. at Borgerrådgiverudvalget godkender regnskabsprognosen, oktober PROBLEMSTILLING Regnskabsprognosen udarbejdes tre gange om året og er Borgerrådgiverudvalgets opfølgning på, om udvalgets bevillinger overholdes. LØSNING Oktoberprognosen peger på, at Borgerrådgiveren overholder sine bevillinger. Borgerrådgiverens korrigerede bevilling i 2010 udgør t.kr. Servicemåltallet er på t.kr. Borgerrådgiveren har i de første ni måneder af 2010 forventet et samlet forbrug på t.kr. fordelt på 975 t.kr. til lokaler (husleje, energiforbrug mv.) og t.kr. til administration (kontorhold, lønninger mv.). Det faktiske forbrug i de første ni måneder af 2010 udgør t.kr. fordelt på 139 t.kr. til lokaler og t.kr. til administration, dvs. et mindreforbrug på 977 t.kr. Mindreforbruget beror på betalingsforskydninger primært som følge af, at huslejen for 1. 2, og 3. kvartal 2010 endnu ikke ses internt afregnet og konteret og forventes således udlignet hen over året. 13

14 Tabel 1. Regnskabsprognose 2010 (tusinde kr.) Bevilling Vedtaget budget 2010 Korrigeret budget 2010 Periodiseret budget pr. 31. marts 2010 Perioderegnskab pr. 31. marts 2010 Forventet regnskab 2010 Forventet afvigelse 2010 i kr. Forventet afvigelse 2010 i pct. Forventede overførsler til 2011 Rammebelagt drift Borgerrådgivning ,3 194 Bevilling... Efterspørgselstyret service, drift Bevilling... Bevilling... Drift i alt Anlæg Bevilling... Bevilling... Efterspørgselsstyrede overførsler Bevilling... Finansposter Bevilling... I alt ,3 194 Tabel 2. Opfølgning på servicemåltal (tusinde kr.) Udvalg: Borgerrådgiverudvalget Gældende måltal Forventet forbrug Forventet afvigelse Borgerrådgiveren forventer at overholde sit servicemåltal for

15 Opfølgning på mål og resultater Borgerrådgiverens aktiviteter omfatter behandling af klager vedrørende kommunens sagsbehandling og betjening. Borgerrådgiveren har desuden kompetence til at behandle sager af egen drift, herunder foretage undersøgelser og inspektioner. Borgerrådgiveren har i budget 2010 indarbejdet konkrete mål og resultatkrav samt en nærmere ydelsesbeskrivelse. Målene angår blandt andet Borgerrådgiverens kapacitet for så vidt angår antallet af sager, som skal kunne behandles inden for rammebevillingen, samt sagsbehandlingstiden hos Borgerrådgiveren. For så vidt angår antallet af iværksatte og afsluttede egen driftsager forventes målene i budget 2010 ikke fuldt opfyldt. Der henvises til særskilt indstilling om ny egen driftplan for 2010, jf. BOR 44/2010, som blev behandlet på Borgerrådgiverudvalgets møde den 27. august Det henvises i øvrigt til Borgerrådgiverens Beretning 2009 for en nærmere redegørelse af Borgerrådgiverens aktiviteter. ØKONOMI - VIDERE PROCES Borgerrådgiverens regnskabsprognose indgår i en samlet redegørelse for kommunens økonomiske situation, som udarbejdes af Økonomiforvaltningen til Økonomiudvalget. BILAG - Johan Busse /Maja Markman 15

16 8. Mødeplan for 2011 J.nr. BOR 57/2010 MØDEPLAN Borgerrådgiverudvalget skal vedtage en mødeplan for INDSTILLING OG BESLUTNING Borgerrådgiveren indstiller til Borgerrådgiverudvalget, 1. at forslaget til mødeplan for 2011 godkendes. PROBLEMSTILLING Borgerrådgiverudvalgets nuværende mødeplan udløber med udgangen af 2010, hvorfor der er behov for vedtagelse af en mødeplan for LØSNING Ved tilrettelæggelse af mødeplan for 2011 skal der tages hensyn til, dels at udvalget i medfør af sit kommissorium løbende skal følge Borgerrådgiverens virksomhed, dels at der er en række sager såsom Borgerrådgiverens Beretning 2010, løbende regnskabsprognoser for 2011, budgetbidrag 2012 mv., som skal behandles henover året. Det bemærkes, at den løbende opgave med at følge Borgerrådgiverens virksomhed håndteres ved den faste tilbagevendende mundtlige status på udvalgsmøderne, som løbende suppleres med statistiske oversigter. Der skal desuden tages hensyn til regnskabsaflæggelse, 3 årlige regnskabsprognoser og Borgerrådgiverudvalgets budgetbidrag. Med baggrund i erfaringerne fra udvalgsarbejdet i de foregående år og henset til de nævnte sager, anbefaler Borgerrådgiveren, at udvalgsmøderne i 2011 afholdes på fredage med et passende mellemrum henover året i tidsrummet kl På den baggrund foreslås følgende mødeplan for 2011: Fredag den 28. januar 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) Fredag den 11. marts 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) Fredag den 15. april 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) 16

17 Fredag den 6. maj 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) Fredag den 10. juni 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) Fredag den 26. august 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) Fredag den 28. oktober 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) Fredag den 9. december 2010 kl (ordinært udvalgsmøde) Møderne afholdes i Borgerrådgiverens mødelokale, Vester Voldgade 2 A, 1552 København V, medmindre andet meddeles. ØKONOMI Samtlige udgifter til sekretærbistand, forplejning mv. afholdes indenfor rammerne af Borgerrådgiverens driftsbudget. VIDERE PROCES - BILAG - Johan Busse /Maja Markman 17

18 9. Eventuelt J.nr. BOR 58/