Introduktion til Ny Afleveringsproces

Transkript

1 Introduktion til Ny Afleveringsproces Udarbejdet af Bygherreforeningens Kvalitetsudvalg Version af 14. januar 2009

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Ny Afleveringsproces... 3 Kort om initiativet... 3 Digitaliseringen... 3 Hvem er det til gavn for?... 4 Den samlede pakke... 4 Rationalet bag... 4 Hvad er med?... 5 Ny praksis?... 5 Svar på 7 ofte stillede spørgsmål om Ny Afleveringsproces... 5 Ændrer Ny Afleveringsproces på kontraktgrundlaget/rammebetingelserne?... 5 Indebærer Ny Afleveringsproces en (ny) formel aflevering?... 5 Vil indførelsen af Ny Afleveringsproces tage tid fra byggeprocessen?... 6 Er Ny Afleveringsproces blot en yderligere bureaukratisering af byggeprocessen?... 6 Indfører Ny Afleveringsproces nye sanktioner i processen?... 6 Er Ny Afleveringsproces nødvendig?... 6 Løser Ny Afleveringsproces så alle byggeriets kvalitetsproblemer?... 6 Bilag... 7 Introduktion til Ny Afleveringsproces side 2 af 7

3 Ny Afleveringsproces Bygherreforeningen har taget initiativ til en opstramning af afleveringsprocessen indenfor byggeriet, og efter aftale med EBST indgår initiativet som en del af EBSTs handlingsplan Indsatsområder & Initiativer: Fejl og mangler i byggeriet. Bygherreforeningen har således udarbejdet et forslag til Ny Afleveringsproces, hvori indgår et nyt element betegnet før-aflevering. Forslaget blev præsenteret første gang ved et temamøde i Bygherreforeningen i september Herefter blev der foretaget nogle tilretninger efter drøftelser med Dansk Byggeri og internt i Bygherreforeningen. Initiativet er nu klar til afprøvning. Der afholdes møde med gennemgang af stadeopgørelse samt evt. besigtigelse der aftales oplæring af driftspersonale mv. så bygningen er funktionsklar ved aflevering der aftales tidsplan og proces frem til afholdelse af aflevering Her overgår ansvaret til bygherren, såfremt der ikke er væsentlige mangler og såfremt driftsplaner og instruktioner foreligger der udfærdiges mangelafhjælpningsplan for udbedring af evt. mangler i prioriteret rækkefølge Mangelafhjælpningsplan gennemgås og det konstateres, om de oplistede mangler er udbedret Ratebetaling Ratebetaling Frigivelse af evt. indgår i indgår i tilbagehold rateplan rateplan Udarbejde stadeopgørelse og rapport Med henblik på forberedelse af aflevering udarbejdes stade-opgørelse af entreprenør på foranledning af bygherre eller dennes rådgiver Før-aflevering (ca. 1 måned før aflevering) Færdiggørelse/ idriftsættelse Restarbejder gennemføres i prioriteret rækkefølge bygningen gennemgås og afprøves oplæring af driftspersonale mv. gennemføres, så bygningen bliver driftsklar Aflevering Evt. afhjælpning De ved afleveringen eventuelle konstaterede mangler afhjælpes der sker supplerende instruktion og oplæring og evt. aftalte udskudte arbejder udføres Evt. mangelsyn I perioden, som løber frem til etårseftersynet, afhjælpes evt. mangler konstateret efter afleveringen Projektets fremdrift Figur 1: Oversigt og Ny Afleveringsproces Kort om initiativet I lyset af de mange reaktioner siden den første offentlige præsentation er det vigtigt at få slået fast, at initiativet ikke er en universalløsning på byggebranchens mange problemer med relation til kvalitet. Vi beskæftiger os her med et i forhold til de mange problemer der ofte debatteres afgrænset problem, der angiveligt er en konsekvens af mange andre problemer, som ikke umiddelbart lader sig løse på nuværende tidspunkt. Vi arbejder ud fra den præmis, at mange andre problemer manifesterer sig i forbindelse med afleveringsforretninger, og prøver altså at afhjælpe skadevirkningerne, i højere grad end at løse de mange problemer. For bygherrer er afleveringsproblemet ganske væsentligt, idet det er her bygherrens egentlige forretning kommer under pres nemlig levering af lokaler og byggerier til en række forskelligartede slutbrugere. I erkendelsen af at der er mange og komplicerede problemstillinger heriblandt specielt projekternes kvalitet samt koordinering og afgrænsning af de mange aktørers indsats er vi dog samtidig ivrige deltagere i andre initiativer, i samarbejde med byggesektorens andre organisationer. Faktisk håber vi, at disse samarbejder på et tidspunkt kan gøre Ny Afleveringsproces overflødig det vil være den ultimative succes. Digitaliseringen I et større perspektiv og med tanke på et af de mange initiativer, der er i gang vedrørende digitalisering, anbefales anvendelse af BIPS værktøj vedrørende digitale mangellister ( Digitale mangellister ; Introduktion til Ny Afleveringsproces side 3 af 7

4 BIPS publikation C207) allerede fra den før-aflevering, som vores initiativ lægger op til. Ved at anvende denne som skabelon for den opgørelse af restarbejder og udbedringspunkter, der opgøres ved Før-afleveringen, kan disse data for alvor genbruges af alle de involverede aktører både ved den egentlige juridiske Afleveringsforretning (AB 92), ved 1-års gennemgangen, samt slutteligt ved 5-års eftersynet. Ved anvendelsen af den digitale form skabes der mulighed for ensartethed i gennemførelserne, og vigtigere, mulighed for at alle kan få adgang (online, fx ved anvendelse af Projektweb) til at bruge den dynamiske liste. Det betyder fx at der skabes mulighed for at udbedringstakten kan aflæses dag for dag, og at listen altid kan være ajourført. En stor fordel for både de direkte involverede tilsynet og de udførende og for processens andre parter. Hvem er det til gavn for? Initiativet er beskrevet ud fra et bygherreperspektiv, men har haft fokus på at klarlægge alle aktørernes ansvar og behov, og dermed lette denne proces for alle involverede. Initiativet har ligeledes haft som opdrag at indtænke Ny Afleveringsproces indenfor de eksisterende rammebetingelser (aftaler, lovgivning etc.). Udgangspunktet er en oplevelse af at aflevering af byggerier som oftest er et problemfyldt område, hvor både bygherren, brugerne og i nogen grad rådgiverne og entreprenørerne, står med en række problemer der ikke klart har en adresse. Afleveringen er samtidig et juridisk omdrejningspunkt i byggeprocessen, hvor produktet for første gang overleveres til bygherren med deraf følgende risikoovergang. Mange bygherrer skal herefter videreoverdrage byggerierne til brugere, kunder og lejere, og dermed til driftssituationer af forskellig karakter. Dette giver med hensyn til mangler problemer i forhold til disse. Udgangspunktet er også en erkendelse af, at antallet af mangler ved afleveringsforretninger opleves som stigende, uden at det øjensynligt endnu har kunnet stadfæstes, at mængden af mangler i sig selv medfører væsentlighed, så bygherren kan nægte at modtage byggeriet. Der er sket en uheldig glidning, så der i dag accepteres aflevering med flere og flere mangler. Bygherreforeningen mener, at der er behov for at tænke byggeprocessen til ende, og fokusere på det centrale punkt i byggeprocessen afleveringen da dette punkt er et vigtigt element for alle interessenterne. Der er ikke tale om en i juridisk forstand ny slags aflevering, men derimod om en føraflevering (stadeopgørelse mm.) og en planlægning, som forberedelse til Afleveringsforretningen, som de fleste kender den. Den samlede pakke Ny Afleveringsproces indeholder følgende elementer: Indkaldelse til før-aflevering Entreprenørens stadeopgørelse Før-afleveringsmøde aftale om færdiggørelse og mangelafhjælpning Afleveringsforretning iht. AB92/ABT93 Afhjælpning af evt. restmangler fra afleveringsforretningen Mangelsyn Rationalet bag Formålet er at satse på forebyggelse og fokusering, frem for efterfølgende afhjælpning. Ved at vælge en fælles metode, og indføre denne proces, er det tanken at ændre adfærden hos aktørerne, herunder også i bygherrevirksomheder. Efterhånden som metoden udbredes og anvendes, vil genkendeligheden og gentagelsen skabe struktur og forhåbentlig gevinst for alle implicerede. Introduktion til Ny Afleveringsproces side 4 af 7

5 Hvis der således er afsat tid hos de involverede til den Ny Afleveringsproces, og hvis der kræves bestemte handlinger af rådgivere og entreprenører såvel som af bygherrer og deres brugere i forbindelse med denne, så vil dette kunne få de respektive parter til dels at handle, og dels at forberede sig på det med andre ord at ændre adfærd. Herudover kan der eventuelt knyttes forskellige incitamenter til, som yderligere kan motivere aktørerne. Adfærdsændringen vil give gevinst på den korte bane i form af bedre afleveringer (dvs. færre mangler og mere effektiv proces), og forhåbentlig også på den lange bane færre fejl og mangler både før og efter afleveringen, alene som følge af fokuseringen. Herudover kan der være mindre målbare gevinster som fx mere tilfredse brugere/kunder/leverandører, bedre omdømme for virksomhederne og for branchen som helhed. Hvad er med? Ny Afleveringsproces medtager ikke overdragelsen fra bygherre til bruger, og heller ikke perioden efter (dvs. 1-års eftersyn og 5-års eftersyn). Bygherrer skal derfor udbygge løsningsmodellen, så den omfatter fremgangsmåden ved selve overdragelsen til kunden eller driftsenheden. Der er store forskelle mellem de forskellige typer af bygherrers procedure ved overdragelse, og én model kan formentlig ikke dække dem alle. Ny praksis? Den foreslåede løsningsmodel medfører ikke en egentlig ændret praksis i forhold til de kontrakter, der indgås i dag, men fokuserer på en mere omhyggelig afleveringsmetodik end den der gennemføres i dag. Man kan sige at Ny Afleveringsproces er et forsøg på at genindføre tidligere tiders mere omhyggelige praksis omkring afleveringer. Løsningsmodellen forsøger altså at ændre aktørernes adfærd ved fokusering og formalisering af denne del af processen, evt. suppleret ved incitamentstiltag. Til denne løsningsmodel er det således muligt at tilknytte en række forskellige incitamenter, i form af ændrede ratebetalinger, bonusordninger mv. Introduktion af Ny Afleveringsproces er ikke en genopfindelse af den dybe tallerken der er tale om pligter og proces som burde finde sted, uanset om dette blev beskrevet og præciseret, alene fordi det ville være en økonomisk fordel for alle parter, i og med at de mange uoverensstemmelser og konflikter, der opstår omkring aflevering, er kostbare og besværlige. Rettidig omhu, planlægning og stringent ansvarlig gennemførelse af processen kan afværge en del af de kendte problemer. Ny Afleveringsproces forsøger at bringe denne omhu tilbage i afleveringsprocessen. Svar på 7 ofte stillede spørgsmål om Ny Afleveringsproces Bygherreforeningen har fremlagt et koncept for Ny Afleveringsproces, ud fra et ønske om at få bedre afleveringer dvs. med færre mangler og færre konflikter. Afleveringen tænkes i højere grad som en proces, hvor man tidligt får overblik over udfordringerne i forhold til afleveringen. Konceptet indeholder blandt andet indførelse af før-aflevering, og bygger på tidligere tiders gode erfaringer med lignende praksisser samt enkelte bygherrers og entreprenørers erfaringer med lignende aktuelle tiltag. I forbindelse med fremlæggelsen af konceptet for Ny Afleveringsproces er blevet stillet en række spørgsmål, som søges besvaret herunder. Ændrer Ny Afleveringsproces på kontraktgrundlaget/rammebetingelserne? Nej, der er ingen ændring i forhold til fx AB 92 eller andre normalt anvendte dokumenter. Indebærer Ny Afleveringsproces en (ny) formel aflevering? Nej, den juridiske aflevering finder sted som altid (senere). Som noget nyt indføres en (tidligere) føraflevering. Ny Afleveringsproces indeholder altså både en før-aflevering og en normal aflevering. Introduktion til Ny Afleveringsproces side 5 af 7

6 Navnet før-aflevering afspejler, at der er tale om en forberedelse til den egentlige aflevering. Tidligere har en tilsvarende praksis (i rådgiverkredse) været benævnt Teknisk gennemgang. Vil indførelsen af Ny Afleveringsproces tage tid fra byggeprocessen? Nej, indførelsen af før-aflevering forventes ikke at tage tid fra byggeprocessen. Denne tidlige status i forhold til den kontraktuelle aflevering bør ikke ændre ved den samlede byggetid. Før-aflevering vil blot være et statuspunkt undervejs, som både entreprenører og rådgivere fra begyndelsen har regnet med og indlagt, da det er en del af udbuds-/kontraktgrundlaget. Selve arbejdet med at forberede og afholde gennemgangen/statusmødet burde ikke påvirke byggetiden. Det materiale der skal bruges, skal i forvejen findes dels fra fagtilsynet (tidsstatus, eventuelle potentielle mangelpunkter), og dels fra entreprenøren (der i forvejen løbende leverer materiale om disse ting til tilsynet). Ideen er blot at sikre, at materialet er udarbejdet og at der gennem et særligt møde kommer ekstra fokus på og dialog om tingene. Bygherreforeningen anbefaler alligevel, at der i relation til byggesager er særlig opmærksomhed på at sikre realistiske tidsplaner. Er Ny Afleveringsproces blot en yderligere bureaukratisering af byggeprocessen? Nej, det meste af det nødvendige materiale for at gennemføre Ny Afleveringsproces findes i forvejen (se punkt 3 om byggetiden), og skal blot systematiseres/samles, og så skal der ofres mere fokus på det. Der er formentlig ikke meget nyt papirarbejde i det (med mindre det i forvejen mangler). I et større perspektiv og med tanke på et af de mange initiativer, der er i gang vedrørende digitalisering, anbefales anvendelse af BIPS værktøj vedrørende digitale mangellister ( Digitale mangellister ; BIPS publikation C207) allerede fra den før-aflevering, som vores initiativ lægger op til. Indfører Ny Afleveringsproces nye sanktioner i processen? Nej, som udgangspunkt indeholder den nye proces ingen nye sanktioner. Den enkelte bygherre kan dog (som nu) indføre særlige sanktioner i forbindelse med forslagets fikspunkter. Bygherreforeningen foreslår at afholdelse af Ny Afleveringsproces kobles med ratebetalingsplanen, således at der er et incitament til at sikre afholdelsen. Dette indeholder ingen sanktion eller bod, men er kun en betalingstakt knyttet til den leverede ydelse. Er Ny Afleveringsproces nødvendig? Har vi ikke allerede de kontrakter og tilknyttede dokumenter der skal til at sikre afleveringen? De eksisterende aftaler og kontrakter burde være tilstrækkeligt grundlag til at arbejdet kan udføres uden de mange fejl og mangler ved afleveringstidspunktet, som bygherrerne oplever. Da fejlene og manglerne og de mange tvister omkring afleveringerne og den efterfølgende ibrugtagning opleves problematiske, må styringen af byggesektorens processer være uhensigtsmæssige på en eller anden måde. Selv i totalentreprise, hvor der kun er én ansvarlig for hele processen, findes de her nævnte problemer. Over tid, hvis entreprenørerne og rådgiverne er helt klar over deres forpligtelser og lever op til dem, så vil denne nye foranstaltning efterhånden miste sin betydning, og formentlig bortfalde. Indtil da, er det Bygherreforeningens opfattelse at Ny Afleveringsproces vil være til fordel for alle parter. Løser Ny Afleveringsproces så alle byggeriets kvalitetsproblemer? Nej, kun en lille del. Afleveringsproblematikken dvs. de mangler og den manglende færdiggørelse der blev konstateret ved afleveringen udgjorde kun ca. 10 % af omfanget af de problemer, der blev nævnt i SBi s svigtrapport. Til gengæld er disse 10 % særligt problemfyldte for bygherrerne, da de konstateres og skal håndteres på det tidspunkt hvor byggeriet skal videreoverdrages til bygherrens kunder: køberne, lejerne eller andre brugere. Introduktion til Ny Afleveringsproces side 6 af 7

7 Bilag Yderligere oplysninger findes i notatet Ny Afleveringsproces: Bilag A-I, der inkluderer følgende bilag: A. Indledning B. Terminologi C. Processen D. Incitamenter E. Kontraktbestemmelser F. Eksempel på staderapport Før-aflevering G. Eksempel på dagsorden Før-aflevering H. Eksempel på checkliste Før-aflevering I. Baggrundsnotat Introduktion til Ny Afleveringsproces side 7 af 7