Chartret 6. april Klubhåndbog

Transkript

1 Chartret 6. april 1974 Klubhåndbog Opdateret 14. februar 2011

2 FORORD Denne klubhåndbog indeholder en samling af klubbeslutninger og retningslinjer, som har blivende betydning for klubbens virke. Klubben er dog til enhver tid underlagt de vedtægter, der er gældende for Lions Danmark og Lions Clubs International. Ajourføring og ændringer af klubhåndbogen påhviler bestyrelsen. Klubbens sekretær er ansvarlig for udsendelse af trufne klubbeslutninger af blivende betydning. Det enkelte klubmedlem er selv ansvarlig for at holde sig ajour med klubhåndbogen, som forefindes på klubbens hjemmeside nibe.lions.dk. Denne klubhåndbog er i sin første udgave udarbejdet af P Bjarne Nielsen, VP Ole Pedersen og PP Leif Møller Jensen og vedtaget på generalforsamlingen, d. 26. marts Klubhåndbogen er revideret i 2010 af MED Ole Pedersen, PP Tage Pedersen og P Børge Lindberg og godkendt på generalforsamlingen, d. 8. marts Hyppigt anvendte forkortelser for klubbens tillidsposter: P Præsident PP Past præsident VP Vicepræsident S Sekretær K Kasserer CM Clubmester TT Tailtwister

3 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. KLUBMØDER Mødested Mødetidspunkter Mødekalender Mødedagsorden Mødeleder Fra- og tilmelding til møder Make-Up Generalforsamling DONATIONER OG GAVER Støtteberettigede formål Bevilling/godkendelse BESTYRELSEN Valg til bestyrelsen Forberedelse og opgaver Møder Præsident (P) Vicepræsident (VP) Sekretær (S) Kasserer (K) Clubmester (CM) Tailtwister (TT) Past præsident (PP) UDVALGENE Generelle retningslinier Programudvalget Aktivitetsudvalget IR-udvalget Ungdomsudvalget Udvalg for Holdning & Handling Medlemsudvalget Faste aktiviteter IT-udvalget Sverigesudvalget Grønlandsudvalget Seniorudvalget BESLUTNINGSPROCESSER Beslutninger med væsentlige økonomiske konsekvenser Beslutninger, der kan splitte klubben Øvrige beslutninger Registrering... 19

4 6. MEDLEMSKAB OG KONTINGENT Forslag til nye medlemmer Optagelse Opsigelse af medlemskab Orlov Kontingent GÆSTER Medlemsemner Foredragsholdere eller andre indbudte gæster Kabinetsbesøg Lions fra andre Klubber Enker efter Lionsmedlemmer CHEVRON/AWARDS Jubilæumschevron % møde awards Awards for ekstraordinær indsats i klubben KLUBBENS HILSEN TIL ET MEDLEM Fødselsdage Bryllup, sølvbryllup og guldbryllup Sygdom, hospitalsindlæggelse Dødsfald Andre mærkedage Receptioner, jubilæum og lign Gavekomitéen EKSTERNE LIONS MØDER Generelt Årsmøde Distriktsmøde Midtvejsmøde Zonemøde PSK-møde Orienteringsmøder Chartringer og jubilæer Møde for nye Lions Nye medlemmers deltagelse Zonebowling Refusion af udgifter KABINETSARBEJDE RÅD OG VEJLEDNING TIL SPONSOR/MENTOR Før første møde i klubben Det første møde Den første tid... 30

5 1. KLUBMØDER 1.1 Mødested Klubbens faste mødested er Nibe Idræts & Kulturcenter, Hobrovej 36, Nibe. 1.2 Mødetidspunkter Klubben afholder møde den 2. og 4. mandag kl Første mødedato i klubåret er den 2. mandag i august. Afslutning på klubåret sker primo juni. Der afholdes ikke klubmøde i juli. 1.3 Mødekalender Mødekalenderen skal indeholde følgende faste programpunkter: August December Januar Februar Februar/Marts Marts April Juni Almindeligt klubmøde, hvor P fremlægger sin handlingsplan Julefrokost med ledsager Madlavning på Nibe Skole Deltagelse i zonebowling Kegleaften Generalforsamling Distriktsmøde (Bestyrelse) Afslutning med ledsager Derudover skal der i mødekalenderen indlægges et besøg fra enten zonen eller distriktet aftemt med henholdsvis zoneformand eller distriktsguvernør. 1.4 Mødedagsorden Dagsordenen til klubmøder skal som minimum indeholde følgende faste punkter: 1. Clubmester 2. Spisning 3. Præsidenten, herunder godkendelse af referat fra sidste møde 4. Bestyrelse og udvalg 5. Eventuelt 6. Tailtwister Ved virksomhedsbesøg, andre eksterne møder samt festlige lejligheder kan dagsordenen afkortes til et minimum. Uopsættelige sager skal dog altid forelægges og behandles. 1.5 Mødeleder P udpeger mødeleder for klubbens møder, det kan fx være CM eller VP. Side 1

6 1.6 Fra- og tilmelding til møder Ved ordinære klubmøder i klublokalet uden ledsager er der aktiv framelding, dvs. det antages at alle klubmedlemmer deltager, med mindre klubben hører fra dem inden den angivne frameldingsfrtist. Framelding meddeles til den, der aktuelt har påtaget sig arbejdet med registrering af afbud, normalt CM. I særlige tilfælde kan et medlem have opnået bestyrelsens tilsagn om generel tilmelding, og da gælder de samme regler blot med modsat fortegn. Der dispenseres ikke fra den angivne frameldingsfrist. Der er aktiv tilmelding ved alle øvrige klubmøder, dvs. klubmøder, der foregår eksternt samt klubmøder, interne såvel som eksterne, hvor ledsager er inviteret. Når møderne er med ledsager angives ved tilmelding også antal. Ved aktiv tilmelding antages det altså at alle klubmedlemmer ikke deltager, med mindre klubben hører fra dem inden den angivne frameldingsfrtist. Ved udeblivelse vil der blive opkrævet et gebyr svarende til menuprisen. Ved arrangementer andre steder, udgør gebyret kr. 50,-. Gebyret opkræves også for evt. udeblevne ledsagere. CM informerer S og K udeblivelsen. Opkrævning foretages af K i forbindelse med kontingentopkrævning 1.7 Make-Up Et medlem kan på trods af fravær godskrives for deltagelse i et ordinært klubmøde, hvis mindst én af følgende betingelser er opfyldte: medlemmet har deltaget i andet Lions arbejde i tidsrummet 6 dage før til 6 dage efter det forsømte klubmøde. pga. sygdom tvinges medlemmet til at forsømme et eller flere møder. medlemmet kan ikke møde pga arbejde, se evt. den grønne håndbog (Håndbog for danske lionsklubber). Den der ønsker Make-Up, skal selv anmode om dette overfor CM. Et medlem der pga. militærtjeneste eller andet borgerligt ombud er tvunget til fravær, kan efter beslutning af klubben tildeles Make-Up. Side 2

7 1.8 Generalforsamling Indkaldelse til den ordinære generalforsamling i marts måned sendes til hvert enkelt medlem senest 14 dage før afholdelsen og skal indeholde følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Præsidentens beretning om klubbens virksomhed 3. Kasserers orientering om klubårets foreløbige regnskab samt prognose for resten af klubåret - særskilt opdelt for klubkassen og for aktivitetskassen. 4. Bestyrelsens forslag til budget, herunder forslag om størrelsen af kontingent og tiltrædelsesafgifter for det nye klubår 5. Rettidigt indkomne forslag 6. Valg af præsident 7. Valg af vicepræsident 8. Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer 9. Valg af 2 revisorer 10. Eventuelt Yderligere punkter og forslag til behandling skal være P i hænde senest 7 dage før generalforsamlingens afholdelse. Vedr. pkt. 2 bemærkes, at punktet er til orientering og at det endelige, revisorgodkendte regnskab, først skal foreligge til godkendelse på et af de første klubmøder i det nye klubår. Side 3

8 2. DONATIONER OG GAVER 2.1 Støtteberettigede formål Lions Club Nibe giver støtte til humanitære og/eller samfundsnyttige initiativer målrettet borgere i Nibe området. Desuden støtter klubben nationalt eller internationalt hjælpearbejde, hvor dette enten udføres som ulønnet arbejde af borgere fra Nibe området, eller sker som et led i en samlet indsats fra Lions organisationen. Endelig giver Lions Club Nibe støtte til deltagelse i ungdomslejre med det formål, at sikre forståelse mellem verdens folk. Donationsmuligheder findes på Lions Butik (IR). Klubben ønsker normalt ikke at indgå i støtte af faste sponsorater. 2.2 Bevilling/godkendelse Beløb på kr ,- og derunder: Bestyrelsen kan godkende og bevilge gaver og donationer med efterfølgende orientering på næste klubmøde. Beløb over kr ,-: Ansøgninger behandles i bestyrelsen, der herefter fremlægger indstilling til klubben om bevilling eller afslag. Alle ansøgninger om gaver og/eller donationer skal fremsendes til P, der fremlægger ansøgningen på det førstkommende bestyrelsesmøde. Det tilstræbes at klubben foretager samlet uddeling af lokale donationer en til to gange årligt. Der laves samlet PR med deltagelse af modtagerne, pressen og repræsentanter fra klubben ved et lettere traktement i form af vand/øl/vin og snacks. P foranlediger, at repræsentanter fra pressen deltager og/eller udsendelse af pressemeddelelse om uddelingen. Uopsættelige ansøgninger kan dog efter individuel vurdering udbetales løbende gennem året og modtagerne indkaldes da efterfølgende til deltagelse i arrangementet. Dato for uddeling kan passende være så tæt på den 6. april som praktisk muligt, idet klubbens chartringsdato er d. 6. april Yderligere uddelinger foretages evt i december. Donationer skal efterfølgende omtales på klubbens hjemmeside, gerne med billedmateriale. Side 4

9 3. BESTYRELSEN Bestyrelsen er under forsæde af præsidenten klubbens daglige ledelse. Bestyrelsens sammensætning er følgende: P Præsident PP Past præsident VP Vicepræsident S Sekretær K Kasserer CM Clubmester TT Tailtwister (valgfri) Information om de enkelte bestyrelsesmedlemmers opgaver kan findes på de efterfølgende sider. Hvis TT ikke er medlem af bestyrelsen, kan denne suppleres med et medlem med anden funktion, fx en udvalgsformand. 3.1 Valg til bestyrelsen På klubbens ordinære generalforsamling vælges P og VP. Den øvrige bestyrelse vælges efter indstilling fra den nye P. Rotationsprincippet anvendes, således at alle klubbens medlemmer involveres i bestyrelsesarbejdet over en årrække. S- og K-posterne kan dog være flerårige. Der tilstræbes kontinuitet i udskiftningen, således at alle bestyrelsesmedlemmer ikke udskiftes på én gang. Bestyrelsen tiltræder ved klubårets begyndelse, dvs. 1. juli. Ved forfald af et bestyrelsesmedlem udpeger P et nyt medlem. Ved forfald af P overtager PP ledelsen af klubben resten af klubåret. 3.2 Forberedelse og opgaver Den aftrædende bestyrelse forbereder det kommende klubår med udarbejdelse af forslag til budget og kontingent op til generalforsamlingen. Efter generalforsamlingen forbereder den nye bestyrelse det kommende klubår med udarbejdelse af udvalgssammensætning m.m. Bestyrelsen udfører og er ansvarlig for klubbens daglige drift, herunder korrespondance internt i Lionsorganisationen og eksternt, økonomi, mødeplanlægning, dagsordener til klubmøderne, behandling af ansøgninger og indstillinger til klubmøderne. Bestyrelsen har ansvaret for kontakten til zonen, distriktet og den øvrige Lionsorganisation. Side 5

10 3.3 Møder Bestyrelsesmøderne afholdes efter behov, normalt med et møde om måneden på skift hos de enkelte bestyrelsesmedlemmer. Den nyvalgte præsident udarbejder forslag til mødeplan for bestyrelsesmøderne til det første bestyrelsesmøde. Dette tilstræbes afholdt i maj måned inden starten på det nye klubår. S tager referat af bestyrelsesmøderne. De væsentlige beslutninger på bestyrelsesmøderne samt indstillinger om bidrag og tilskud forelægges på det førstkommende klubmøde. Bestyrelsen har ansvaret for, at klubben er repræsenteret ved de møder, som zone, distrikt og multipeldistrikt afholder. Fremlæggelse af forslag i disse forsamlinger godkendes i bestyrelsen og i klubben. Ved distriktsmøder og årsmøder bør klubben som minimum deltage med det antal delegater, der tilfalder klubben. Bestyrelsen er ansvarlig for administration af afbud til klubmøder og arrangementer, hvortil der kræves tilmelding. 3.4 Præsident (P) Præsidenten leder klubbens virksomhed og er ansvarlig for, at love, vedtægter og øvrige bestemmelser for klubben og for Lions Clubs International overholdes. P sikrer en god arbejdsgang i klubben og fordeler opgaverne til bestyrelsesmedlemmer og udvalg på en hensigtsmæssig måde. P repræsenterer klubben i lokalsamfundet. P er ansvarlig for mærkedage og påskønnelser til klubmedlemmerne Forberedelse og opgaver Det er P s opgave i samarbejde med bestyrelsen at: - tilrettelægge det nye klubår, herunder at udarbejde skitse til mødedatoer i det nye klubår samt fastlægge datoer for faste tilbagevendende programpunkter, - nedsætte klubbens udvalg og udpege formænd og medlemmer hertil. Det tilstræbes at skabe rotation i udvalgene, dog således at der sikres kontinuitet. - fremlægge egne målsætninger for det nye klubår på det første klubmøde. - udvælger hvert år ved klubårets afslutning Årets Lion Bestyrelsesmøder P indkalder til bestyrelsesmøderne i henhold til den fastlagte mødeplan. P er selv mødeleder. Det tilstræbes, at dagsorden er medsendt mødeindkaldelsen. P kan i særlige tilfælde indbyde andre klubmedlemmer til at deltage i et bestyrelsesmøde, herunder udvalgsformænd og nye medlemmer Klubmøder Senest ved klubmødets start udleverer P et eksemplar af sit indlæg til mødeleder og S. Side 6

11 Ved klubmøderne er det P s opgave og ansvar at: - gennemgå præsidentpost og andet relevant modtaget post - fremlægge bestyrelsens indstillinger til ansøgninger om bidrag og tilskud, - orientere om deltagelse i eksterne møder i Lionsorganisationen - forestå medlemsoptagelser i henhold til vedtagne bestemmelser, - uddele evt. awards til medlemmer, - byde gæster velkommen Eksterne Lions møder P har ansvaret for, at klubben er repræsenteret ved møder i zonen eller distriktet. P deltager i møder i Zone-, Midtvejs- og Distriktsmøder. Endvidere deltages i årsmøde, såfremt klubben efter indstilling fra bestyrelsen har truffet beslutning herom. Endelig repræsenterer P klubben ved andre relevante arrangementer i zonen eller i distriktet. Eksterne Lions øder er yderligere beskrevet i afsnit Vicepræsident (VP) VP er stedfortræder for P ved dennes fravær ved klubmøder eller bestyrelsesmøder. VP overtager normalt præsidentposten i det efterfølgende klubår. Det tilstræbes at VP har minimum et års bestyrelseserfaring fra egen klub Forberedelse og opgaver VP bør deltage i distriktets P-seminar. Forud for den ordinære generalforsamling fremsætter VP forslag til sammensætning af den ny bestyrelse. Efter generalforsamlingen, men inden d. 1. maj, sammensætter VP udvalgene i samarbejde med P og bestyrelsen. VP modtager klubrefereter fra øvrige klubber i zonen og meddeler relevante uddrag heraf på klubmøderne. VP bør være medlem af programudvalget. VPs øvrige opgaver fastsættes i samarbejde med P, fx kan VP være mødeleder ved klubmøder eller håndtere al modtagen post Deltagelse i eksterne møder VP bør sammen med P deltage i zone-, distrikts- og årsmøde. 3.6 Sekretær (S) Sekretæren varetager hovedparten af klubbens korrespondance såvel intern i klubben og Lionsorganisation som eksternt. Endvidere varetager sekretæren mødeindkaldelser og referater og fører statistik over fremmøde samt afstemmer afbudsliste med K. Side 7

12 3.6.1 Opgaver Det er sekretærens opgaver at: - foretage mødeindkaldelser til klubmøderne, samt tilsende gæster dagsorden, dette er også gældende ved eksterne møder, eksempelvis virksomhedsbesøg - udfærdige referater fra klubmøder og bestyrelsesmøder - videresende klubmødereferater til klubberne i zonen samt til distriktets chairmen på Lions Office: Referat.b@lions.dk - udarbejde og ajourføre medlemsfortegnelse og mødestatistikker - foretage løbende indberetning om nytilgang, afgang og transfer af medlemmer til Lionskontoret samt den årlige ajourføring og indberetning af medlemsoplysninger til matriklen (Laves kun på Lions Office) - efter den ordinære generalforsamling at foretage rettidig opdatering på Lions Office omkring alle nyvalg og udvalg (dvs senest 1. maj) - foranledige trykning af brevpapir og kuverter med logo og klubnavn (kan hentes på Lions Office og tilpasses klubben) - lave register over årets klubbeslutninger jf. afsnit bestille diverse awards - at være klubbens KLOA sammen med den IT-ansvarlige - at være klubbens PR ansvarlige 3.7 Kasserer (K) K har ansvaret for klubbens økonomi og forvaltningen af denne. K administrerer alle ud- og indbetalinger og fører det i den forbindelse nødvendige bogholderi efter god regnskabsskik og efter Lions vedtægter og bestemmelser. K har ansvaret for, at der på klubbens vegne om fornødent søges om momsfritagelse hos Skat for momspligtige aktiviteter. Øvrige tilladelser til aktiviteter/arrangementer indhentes at det enkelte udvalg, som har ansvaret for aktiviteten/arrangementet Bogholderi Bogholderiet opdeles i en klubkasse og en aktivitetskasse (momsfri) og om fornødent aktivitetskasse (momspligtig). Der findes separate bankkonti for de enkelte kasser. Kasserne holdes skarpt adskilte. Regnskabsåret følger klubåret, dvs fra 1/7 30/ Klubkassen Klubkassen indeholder midler fra kontingenter og bøder. Klubkassen afholder udgifter til administration, afgifter, mødeaktivitet i klubben og eksterne møder i Lionsorganisationen, gaver til medlemmer i henhold til gaveregulativet og andet i forbindelse med klubbens drift Aktivitetskassen Aktivitetskassen indeholder alle midler indtjent ved aktiviteter, indsamlinger o. lign. Aktivitetsmidlerne anvendes til donationer i overensstemmelse med klubbens målsætning og beslutninger. Side 8

13 Aktivitetsmidler kan overføres til andre klubbers aktivitetskasse (kan anvendes ved chartring af nye klubber) Kontingent, afgifter m.m. Det af generalforsamlingen fastlagte kontingent opkræves af K. Kontingentet opkræves med halvdelen pr. den 1. juli og den 1. januar. Kontingentopkrævningerne udsendes i hhv. august og januar. Endvidere opkræver K bøder for manglende afbud samt for betaling af medlemmers lodsedler m.m. Såvel bøder som kontingent indsættes på klubkassens konto. K afregner fra klubkassen klubbens afgifter til Distriktet og Lions Clubs International. Afregning sker til Distriktskassereren Klubmøder K tømmer med jævne mellemrum Løven og indsætter pengene på klubkassens konto. K betaler fortæring for gæster, herunder prøvemedlemmer Interne lotterier K forestår salg og afregning af interne Lions-lotterier til Convention og Europa Forum Årsregnskab Ved klubårets slutning opstilles årsregnskab for såvel klubkassen som aktivitetskasserne. Disse regnskaber fremlægges i revideret stand til klubbens godkendelse på et af de første møder i det efterfølgende klubår af kassereren fra det pågældende regnskabsår/klubår Foreløbigt regnskab På den årlige generalforsamling fremlægges oversigt over regnskaberne for klubkassen og aktivitetskasserne for den forløbne del af klubåret med prognose for resten af klubåret. Disse fremlægges til orientering og skal ikke godkendes på generalforsamlingen Budget På den årlige generalforsamling fremlægges budgettet for klubkassen for det kommende år til godkendelse. Budgettet omfatter fastsættelse af kontingent. Der kan udarbejdes budget for hele klubbens økonomi, såfremt bestyrelse og/eller klubben træffer beslutning herom Klubemblemer K er ansvarlig for indkøb, salg og opbevaring af klubemblemer, Ladylions nåle mv. Opbevaring kan være hos S eller anden udpeget Lion. Side 9

14 3.8 Clubmester (CM) CM forestår den praktiske tilrettelæggelse af klubmøderne og har ansvaret og opsynet med klubbens ejendele. CM kan være mødeleder på klubmøder og generalforsamling Opgaver. CM har ansvaret for kontakten til mødestedet og for, at de praktiske rammer omkring møderne er på plads, herunder fortæring m.m., og at de nødvendige rekvisitter er til stede. CM har inden mødet lavet bordplan med omdeling af navneskilte og sørget for at gæster er placeret efter aftale med P. Ved eksterne klubmøder aftaler CM og programudvalgsformand opgavefordelingen mellem sig. CM kontrollerer om medlemmer er fraværende uden afbud og meddeler dette til S og K. 3.9 Tailtwister (TT) TT kan være en (hemmelig) Lion udpeget af P fra møde til møde, eller TT kan være et bestyrelsesmedlem. TTs primære opgave er at påvirke samværet ved klubmøderne i en god og humoristisk retning. Som det sidste punkt på dagsordenen ved klubmøderne er det TT s opgave på en underholdende måde efter eget skøn at idømme medlemmerne småbøder. TT s afgørelse kan ikke appelleres. De tildelte bøder lægges i Løven, der sendes rundt efter bødeuddelingen. Den maksimale bødestørrelse er af klubben fastlagt til 25,- kr for det enkelte medlem. Dog kan der dispenseres angående bødestørrelse ved virksomhedsbesøg jvf. afsnit Past præsident (PP) PP skal bistå P og den øvrige bestyrelse med råd og vejledning på basis af de erfaringer han har indhøstet i sin pæsidentperiode. PP skal ved forfald af P overtage ledelsen af klubben resten af indeværende klubår. PP er stedfortræder for P og VP ved disses forfald. PP er bestyrelsens repræsentant i medlemsudvalget. Side 10

15 4.1 Generelle retningslinier 4. UDVALGENE Udpegning Udvalgssammensætningen foretages af bestyrelsen som anført i afsnit 3.2. Ved den årlige sammensætning af udvalg tilstræbes kontinuitet, således at højest halvdelen af medlemmerne udskiftes. Hvert udvalg skal minimum bestå af 3 medlemmer. Det tilstræbes, at den afgående formand indgår i udvalget det efterfølgende år Forberedelse Udvalgene starter før klubåret med udarbejdelse af grovplan for udvalgets arbejde. Aftrædende udvalgsformand foranlediger en fyldestgørende overdragelse til tiltrædende udvalgsformand ved årsskiftet for klubsåret. Udvalgsformanden er ansvarlig for at udvalgsmanual er ajourført, samt kopi er overdraget til sekretæren Udvalgsmøder Udvalgsmøder afholdes efter behov. Udvalgsformanden er ansvarlig for, at udvalgssager behandles uden unødig forsinkelse. Ved henvendelse udefra bør udvalgene af hensyn til klubbens omdømme, snarest muligt behandle henvendelsen (der skal ske orientering af P). Såfremt der ikke umiddelbart kan træffes en afgørelse, bør udvalget kvittere (telefonisk eller skriftlig) for modtagelse af henvendelsen. I rimeligt omfang tages beslutningsreferat fra udvalgsmøderne. Udvalgene orienterer på klubmøder løbende om situationen i udvalgene Økonomi Udvalg som planlægger aktiviteter, udarbejder budget/overslag herfor og skal anmode klubben om de nødvendige midler. Ved planlægning af aktiviteter med økonomisk risiko skal udvalget forinden sikre sig opbakning i klubben, jvf. afsnit 5, om beslutningsprocesser i klubben Post / henvendelser Henvendelser til klubben tilsendes / videregives omgående til P, der straks videre fordeler sager, der skal behandles i udvalg til udvalgsformændene Andet Udvalgene er selv ansvarlige for deres korrespondance. Klubpapir (med Lions logo) og kuverter fås hos S eller hentes på Lions Office. Udgående breve skal i kopi tilsendes P. Portoudgifter godtgøres hos K mod aflevering af kvittering. Side 11

16 Udvalgene inddrager PR-ansvarlig i udarbejdelse og offentliggørelse af materiale i nyheds - medierne. Udvalgene udarbejder manual ang. aktiviteter / arrangementer. Erfaringsmaterialet opbevares hos udvalgsformanden, og overdrages ved årsskiftet for lionsåret til den nye udvalgsformand. Der skal forefindes kopi hos S. når det nye klubår starter. Bestyrelsen kan efter behov lave del af klubmøde til møde i udvalgene Ad hoc udvalg Bestyrelsen kan til enhver tid nedsætte ad hoc udvalg, til opgaver af mere kortvarig karakter. Når en opgave er tilendebragt opløses udvalget igen. Alle klubbens medlemmer kan inddrages i et ad hoc udvalg. Det er bestyrelsen der i samråd med evt. udvalgsformand udpeger medlemmerne af udvalget. Nærmere retningslinjer for ad hoc udvalgs virke fremlægges af bestyrelsen i forbindelse med oprettelsen. Ad hoc udvalg registreres på lige fod med andre udvalg i Lions Office (af S). 4.2 Programudvalget Programudvalget består af 4-8 personer. Det er udvalgets opgave at udarbejde program for klubåret. Programmet er opdelt i 1. halvår fra 1. januar til 1. juli og 2. halvår fra 1. august til 31. december. Programmet for 1. halvår skal være færdig og udsendt senest 1. december for 2. halvår senest 1. juli. Programmet skal før udsendelse afstemmes med P. Programmet skal indeholde Mødedatoer for klubmøder med angivelse af hvad møderne indeholder. Oplysning om ledsagere er inviterede Dato for generalforsamling Dato for kegleaften i Papegøjehaven, Aalborghallen. Dato for zonemøder, midtvejsmøde, distriktsmøder, årsmøder. Dato for zonearrangement eksempelvis bowling. Programudvalget forestår den praktiske afvikling af den årlige kegleaften i Papegøjehaven, dvs. bestilling af bus, spisning, samt keglerejsere. Side 12

17 Programudvalget drager omsorg for, at der i programmet medtages: Foredrag af unge, der har været på ungdomslejr (Aftales med YE) Eventuelt indlæg af donationsmodtagere. Mødeaften med Zoneformand (ZF), P har datoen Mødeaften med DG, VDG eller andet kabinetsmedlem, P har datoen Det ikke nødvendig med både kabinetsbesøg og ZF besøg i samme klubår Besøg af kabinetsmedlem eller zoneformand indgår i normal klubaften Programudvalget er ansvarlig for at evt. indkomne afbud videregives til møde- eller besøgssted. Dette kan overtages af navngiven person Foredrag Programudvalget indgår aftale med foredragsholderen i god tid forud for mødets afholdelse principielt så tidligt, at det kan komme med i mødeplanen for det halvår, hvor i foredraget holdes. Hvis der er aftalt et honorar med foredragsholderen, som skal betales af klubkassen, kan der eventuelt suppleres med 1 flaske vin. Afgørelsen træffes af programudvalget. Honoreringen kan også være en donering fra aktivitetsmidlerne til en organisation eller lignende, som foredragsholderen repræsenterer. Bevilling jvf. afsnit 5 nr. 2. P takker og overrækker gave til foredragsholder Virksomhedsbesøg Virksomhedsbesøg aftales i god tid forud for mødets afholdelse - principielt så tidligt at det kan komme med på mødeplanen for det halvår, hvori besøget finder sted. Medlemmer betaler fortæringen ved besøget, hvis virksomheden ikke inviterer. Hvis virksomheden er vært ved fortæring af den ene eller anden art, påhviler det tailtwisteren at kompensere medlemmernes sparede udgift til fordel for LØVEN. Virksomhedsejeren og/eller rundviseren honoreres med en vingave. Virksomhedsejeren (eller rundviseren) honoreres med en vingave. Programudvalgsformanden foranlediger indkøb af vingaver til ovennævnte møder. Ledsagere deltager i ovennævnte møder i henhold til det udsendte program. P takker og overrækker gave til virksomhedsejer / rundviser. 4.3 Aktivitetsudvalget Udvalget består af 4-8 personer. Udvalgets opgave er at planlægge, forberede og sammen med klubbens øvrige medlemmer at gennemføre aktiviteter, der primært indtjener penge til aktivitetskassen. Side 13

18 VP skal være medlem af udvalget. Der lægges vægt på, at aktiviteterne samtidig befordrer et godt klubfællesskab. Udvalget forelægger den planlagte aktivitet for klubben for at sikre sig opbakning og godkendelse. P skal forinden være orienteret. Henvendelser fra andre klubber om fællesaktiviteter behandles i udvalget og forelægges til afgørelse i klubben. Der udarbejdes budget / overslag for hver enkelt aktivitet. Udvalget skal være opmærksomt på særlige krav herom fra Skat (oplysninger kan hentes hos K), og på at der i visse tilfælde skal indhentes tilladelse fra Politimesteren. K er altid ansvarlig for ansøgning om momsfritagelse. Indtjeningen fra aktiviteten, samt regnskab med alle bilag, afleveres efter aktivitetens afslutning til K. Formanden orienterer klubben på efterfølgende klubmøde om aktivitetens forløb herunder økonomi. Det vil være ønskeligt, at udvalget udarbjeder/vedligeholder en aktivitetsbank. 4.4 IR-udvalget IR (International Relations) udvalget består normalt af en enkelt IR ansvarlig, som udpeges af bestyrelsen, og som har til opgave at holde sig løbende orienteret om Lions projekter på IR-området samt andre muligheder for at yde international hjælp. IR ansvarlig orienterer klubben om nye IR-tiltag og resultater af afsluttede IR-aktiviteter. I begyndelsen af klubåret fremlægger IR ansvarlig forslag til indbetaling og indestående på Lions Katastrofe- og Hjælpefond og til hvilke projekter klubben bør støtte og med hvor meget. Yderligere retningslinier for IR-arbejdet er beskrevet i matriklens håndbogsafsnit og i særskilt IR-håndbog. Klubben fastsætter rammebeløb til ad hoc opgaver. IR ansvarlig råder over kr. årligt. Dette kan ændres på klubbens generalforsamling. Overskydende beløb kan ikke overføres til efterfølgende år, dog kan der på klubmøde ansøges om større beløb. Disse penge kan bruges uden forudgående tilladelse på klubmøde. Side 14

19 4.5 Ungdomsudvalget Ungdomsudvalget (YE Youth Exchange) er ansvarligt for udvælgelse og udsendelse af unge på Lions ungdomslejre og Homestay. Udvalget forestår også modtagelse af unge fra andre lande. Udvalget forelægger snarest efter distriktets orienteringsmøde forslag til klubbens ungdomsudveksling. Der kan udsendes 1 eller 2 unge om året. Klubben betaler rejseomkostninger, forsikring og aktivitetspakke. Udvalget skal forinden beslutning om udsendelse træffes, forelægge det for klubben, samt anmode om bevilling af de nødvendige midler, herunder lommepenge. Yderligere retningslinjer for ungdomsudveksling er beskrevet i håndbog for Lions klubbers YE udvalg. Håndbogen findes hos formanden for udvalget og på Lions Office Udvalget giver besked til programudvalget om, hvornår de udsendte unge skal komme i klubben og aflægge rejserapport. 4.6 Udvalg for Holdning & Handling Udvalgets opgave er at formidle Lions Holdning & Handling til skolerne i klubbens interesseområder primært ved at sende lærere på Lions Holdning & Handling kurser i det omfang, budgettet giver mulighed for det. Udvalget sørger for at nødvendige materiale er til rådighed. Udvalget opretholder kontakt med de skoler, hvor Lions Holdning & Handling anvendes for at følge udviklingen. Ansvarlig inddrager det nødvendige antal personer til div. opgaver Udvalget er også ansvarlig for klubbens indsats mod misbrug og tilrettelægger sammen med aktivitetsudvalget eventuelle aktviteter rettet mod denne indsats. 4.7 Medlemsudvalget Udvalget består af 3 personer Udvalgsformanden udpeges af bestyrelsen. De øvrige medlemmer er PP og et forholdsvis yngre Lions medlem. Udvalgets opgave er at arbejde for tilgang af nye medlemmer ud fra bestyrelsens oplæg til medlemstilgang for klubåret, samt tage stilling til klubmedlemmernes indstilling af nye medlemmer, efter retningslinjerne for medlemstilgang og -optagelse. Side 15

20 Udvalgsformanden er ansvarlig for introduktion af nyt medlem i Lions værdigrundlag, samt sponsoropgaver, eventuelt sammen med en mentor deltagelse i møde for nye Lions sammen med P at tilrettelægge optagelsesaften og -tidspunkt Udvalget sørger for altid at have eksemplarer af Hvervepakken og Velkomstpakken på lager (der kommer ny ved hvert klubårs begyndelse). Nye eksemplarer bestilles gennem S. Udvalget skal endvidere være opmærksomt på medlemmernes trivsel i klubben. Trivselsundersøgelse gennemføres jævnligt i klubben (fx. med Fitnesstest som redskab). Medlemmer, der gentagne gange ikke deltager i klubmøder, skal kontaktes af medlemsudvalget efter ½ års fravær. Hvis fraværet fortsætter, kontaktes medlemmet igen efter ½ års fravær, hvor der opfordres til at medlemskab overvejes genindtrædelse er altid en mulighed. Udvalget fører statistik over medlemmer der har orlov. Se afsnit 6.4 vedr. Orlov. Formanden for medlemsudvalget udarbejder et katalog over personer som har været bragt i forslag som medlem. Kataloget skal indeholde såvel personer som er blevet forkastet, samt personer som ikke ønsker at deltage i vores klub. Desuden opføres medlemmer, som af anden grund end flytning, har meldt sig ud af klubben, samt medlemmer der er udmeldt på grund af restancer, eller mangel på det fornødne engagement. Kataloget skal ved klubårets afslutning gives videre til den nye formand, således at medlemsudvalget altid kan se, hvem der har været bragt iforslag. 4.8 Faste aktiviteter Til håndtering af klubbens faste, årligt tilbagevendende aktiviteter oprettes underudvalg for den enkelte aktivitet. Udvalgenes sammensætning fastsættes af bestyrelsen. Disse aktiviteter er grundlæggende for klubbens indtægter. Det er vigtigt at udvalgene laver drejebog således aktiviteten let kan videregives og holde fokus. Udvalgene sørger for annoncering og div. tilladelse hos myndigheder samt planlægger og sørger for div. indkøb (så meget lokalt som muligt). Udvalgene fremlægger budget til bestyrelsen og er ansvarlige for materiel, der tilhører klubben. Udvalgene udsender vagtplaner (via S) dette skal ske så tidligt som muligt. Endelig og revideret plan udsendes senest 1 uge før arrangement. Udvalgene fremlægger evaluering af hvert arrangement på efterfølgende klubmøde. Side 16