Gruppe 1. Emne/ mulighedsrum: Hvordan sikrer vi de bedste betingelser for udbredelse af videotolkning i regionerne?

Transkript

1 BILAG 8: Idé-ku Gruppe 1 Emne/ mulighedsrum: Hvordan sikrer vi de bedste betingelser for udbredelse af videotolkning i regionerne? 1

2 Hvordan sikrer vi de bedste betingelser for udbredelse af videotolkning i regionerne? Ved at gøre det nemt/ Hvordan gør vi det nemt? Ved at sikre brugervenlige systemer Der skal både være tekst og billeder Online booking Hold alle informationer simple uden fagudtryk Videoinstruktion Ved at gøre tolkning defalt Ved at have udstyr, der virker/ Hvordan får man udstyr, der virker? Udlever udstyr til afdelingerne Udstyr skal jævnligt efterses Fremtidig IT struktur skal afklares Hvordan sikrer vi de bedste betingelser for udbredelse af videotolkning i regionerne? Ved a have information på alle niveauer/ hvordan sikrer man, at der er information på alle niveauer (samme information)? Udarbejdelse af let og forståeligt materiale Videoinstruktion Obligatorisk information til alle (betalt frihed) Ved at inddrage centrale kommunikationsfolk Ved at sikre tilstrækkelige ressourcer/ Hvordan sikrer man at der er tilstrækkelige ressourcer? Der skal være garanti for uddannelse af en nøgleperson til hver afdeling Synligøre effektivisering,som kan anvendes i klinikken Der skal afsættes penge til personale og implementering 2

3 Hvordan sikrer vi de bedste betingelser for udbredelse af videotolkning i regionerne? Ved at give økonomisk gulerod/ Hvordan sikrer man en økonomisk gulerod? Ved at have dialog med PLO Ved at oplyse prisforskel på video kontra fremmøde, når man booker Ved at give indgangsydelse, når praksis starter op med video-tolk og slut-ydelse, når fx 70 % af alle tolkninger er videotolkninger Ved at lave en konsultation til videotolkningsydelse i DK eller 2 Ved at give viden og uddannelse/ Hvordan sikrer man, at der gives viden og uddannelse? Videoinstruktion Praksis konsulent PLO inddragelse i uddannelsen Hvordan sikrer vi de bedste betingelser for udbredelse af videotolkning i regionerne? Ved at have let tilgængelige systemer/ Hvordan sikrer man, at man får let tilgængelige systemer? Ved at have en helpdisk funktion Ved at have få klik til at gennemføre tolkning Regionen leverer udstyr Brugervenlig software uden ekstra udstyr, der bruges på alle platforme Brugervenlighed på support, software og hardware Booke regning til tolke via praksis-system eller på samme måde som med webreg. Bruge datakonsulenter Ved at gøre det nemt/ Hvordan gør man det nemt? Ved at få bedre IT-systemer og bedre bookninger Ved at sende datakonsulent til praksis Videoinstruktioner 3

4 Hvordan sikrer vi de bedste betingelser for udbredelse af videotolkning i regionerne? Ved at sikre et forbedret patientforløb/ hvordan sikrer man et forbedret patientforløb? Der skal være en klagemulighed Man skal kunne bestille én tolk til evt. 8 timer Man skal have en klagemulighed Personale skal oplæres i at bruge videotolkning Man skal kommunikere omkring de historier, hvor videotolkning har gjort en forskel Der skal være kvalitet i tolkningen/ Hvordan sikrer man, at der er kvalitet i tolkningen (både udstyr og tolkning) Udstyr og IT skal understøtte den gode udvikling Ved at kræve tilstrækkelig/mindste krav til tolkenes kompetencer Brugere på begge sider skal være vejledt i brug af tolkningen 4

5 Hvordan sikrer vi de bedste betingelser for udbredelse af videotolkning i regionerne? Ved at have et økonomisk incitament/ Hvordan sikrer man, at der er et økonomisk incitament? Ved at give økonomisk straf Ved at give økonomisk belønning Ved ledelsesopbakning/ Hvordan sikrer man, at der er ledelsesopbakning Ved at lægge pres fra øverste ledelse/politikerne Ved at ledelsen er ordentligt informeret. Det er et must. Ved at der videregives information om projektet Spænd ledelsen foran. De har et incitament til at skubbe på. Oplys om den økonomiske gevinst Hvordan sikrer vi de bedste betingelser for udbredelse af videotolkning i regionerne? Ved at tolkebureau bliver motiveret til at motivere til video/ hvordan sikrer man at tolkebureau er motiverede for at motivere til videotolkning? Ved at hæve pris på videotolk Ved at oplyse om mulighed for videotolk, når der bookes fremmøde Ved at tage på rundtur i praksis/ Hvordan sikrer man en rundtur i praksis? Opsætning af udstyr Udøve undervisning 5

6 Hvordan sikrer vi de bedste betingelser for udbredelse af videotolkning i regionerne? Ved ledelsesopbakning/ Hvordan sikrer man, at der er ledelsesopbakning? Ved at sikre gode statistikker Ved at give information om kvalitet for patienter og personale Ledelse informerer ledelse Dialog med PLO Sygehus kontrakt mål Ved at lave rapport med info om økonomibesparelser Ved at kommunikere gode historier om mini-mtv: kvalitet, økonomi, etc. Ved at dele viden/ Hvordan sikrer man, at viden deles? Erfaringer fra patienter viser en positiv holdning til videotolkning Undersøgelse/studie der belyser evidens ved video kontra fremmøde Samarbejde mellem sygehus og praksis Oplyse prisforskel på video kontra fremmøde, når der bokkes Regionalt team til indsamling af data Gruppe 2 Emne/ mulighedsrum: Hvordan sikrer vi, at personalet opnår den nødvendige viden ift. anvendelse af tolkeydelser? 6

7 Ved at have kontrol med anvendelsen Statistik enkel ift. behov Statistik over ydelser LUP Audit Mødes ifm. Bureau og klinik Klager: overblik/elektronisk statistik: grøn/gul/rød Den ansvarlige superbruger samler op Nem administration Utilsigtede hændelser + klager 7

8 Ved at have en ansvarlig organisation på et centralt niveau Ved at nedsætte et netværk med forskellige kompetencer og en ansvarlig formand En gruppe med viden om sygehus, psykiatri, it, økonomi Styring af kontrakt Kommunikationsveje til superbrugere Ved at man ude i klinikken ved hvordan man søger viden Superbrugere der har interesse for kultur og som kan udbringe og formidle det Forskellighed hos faggrupper Hvad kan gøre det lettere for rekvirenten f.eks. Bestilling af teletolkning 8

9 Ved at etablere undervisning og opfølgning Ved at lave video/billedmateriale Ved at have løbende kontakt med området og være obs på nye tiltag Ved at tolke kommer og fortæller/underviser Ved tværfaglige møder Ved netværksgruppe på sygehusene Ved nyhedsbrev med fast interval sendes fra region til brugere Ved at bruge det ind i lægernes 12-mands møder (praksis) Fastlagt tidsinterval for opfølgning Ved at have superbrugere/tovholdere. Ved at kommunikere direkte til brugeren og yde hjælp direkte Praksis nyt FAP Flere tilgange til info Inddrage lokal IT afdeling Ved at lave en indgangsvinkel 1 kontaktperson til overordnede meddelelser 9

10 Ved at viden er let tilgængelig Materiale med evt. screenshots af hvordan man opretter sig og bestiller online. Direkte links til brugerne så de ikke skal surfe rundt Ved at holde infomøde Udarbejde regionale retningslinjer med en regional ansvarlig Go Karts og/eller foretrukne på PC ved at gøre det til en SKAL opgave Ved at der kommer ledelsesfokus på opgaven Ved at der er let tilgang til bestilling Ved at brugerne får indsigt i hvad de får ud af at bruge tolkeydelser Ved at lave forskel på betaling økonomisk gevinst Ved løbende at opgøre data Ved at informere på afdelingsmøder 10

11 Ved at uddanne en nøgleperson i klinikken/afdelingen, som bruger arbejdstid på opgaven Ved at lave let tilgængelig info materiale Ved at udarbejde overordnede ens retningslinjer Ved at man mødes i et netværk 1 gang hvert kvartal Ved at formidle tolkekompetencerne i din praksis Ved at der er adgang til kollegial inspiration Praksis udvælger nøgleperson Ledelsen udpeger nøgleperson Ved at konkretisere opgaverne 11

12 ved at klinikken sætter egne mål for hvordan de vil videotolke Ved at anskaffe tolkeudstyr Ved økonomisk og tidsmæssig fordel Ved at udpege tovholder/nøgleperson Ved at opsætte mål for kort sigt, næste uge, ½ år Ved at belønne succes Ved at der er supervision ved behov Ved at medinddrage patienten Ved at medinddrage praksis i processen ved at skabe rammer, tid og ressourcer til nøglepersoner Ved at skabe ledelsesopbakning Ved at etablere netværksmøder Ved at informere på personalemøder Ved at lave patientinddragelse Ved at have anvendeligt og trådløst tolkeudstyr Ved at der er mulighed for kurser og inspiration Ved at udarbejde instrukser Ved at man har kollegial opbakning 12

13 ved at man ved, hvad man skal gøre når tolken ikke møder op Ved at man har et telefon nr på tolken, så man før tolkningen har aftalt detaljerne med hinanden Mulighed for at meddele elektronisk til tolkebureauerne når tolken ikke møder op, således at man ikke skal faktureres for en ydelse, som man ikke har fået. Ved at man ved, hvem man skal kontakte for at få rådgivning i pågældende tilfælde Ved at man har let adgang til data udsendt ved bestillingen fx telefon nr på tolken. Ved at tolkebureauerne har mit telefon nr, så de kan give mig besked om forsinkelse. Ved at vi har en aftalt eskalering af sats (fx tlf. tolkning er klar) ved at. tage fysisk ud til de praktiserende læger Argumenter for at klinikken lettes i sit arbejde Træne klinikken i anvendelse af video Ved at anskaffe videoudstyr, der kan håndtere tolkeydelser Ved at fortælle klinikken, at det ikke er svært 13

14 Nedenstående 3 gule post it s havde ingen grønne post it s omkring sig! ved at. Informere om funktion og anvendeligheder ved at. Spørge patient om hvordan det lykkes godt med anvendelse af tolk ved at. Få en månedsopgørelse over hvordan vi er lykkes med at bruge tolk Gruppe 3 Emne/ mulighedsrum: Hvordan sikrer vi kontinuerlig kvalitet af den nye aftale? 14

15 Ved at relevante afdelinger holder oplæg for tolke / Hvordan sikrer vi, at relevante afdelinger holder oplæg for tolke? Ved at skabe tæt kontakt til etnisk patient-koordinator Ved at holde kontakt til indvandrermedicinsk for sparring 15

16 Ved at gennemføre brugertilfredshedsundersøgelser (patienter) / Hvordan gennemfører vi brugertilfredshedsundersøgelser? Ved at hyre eksternt bureau Ved at etablere brugergrupper / Hvordan etablerer vi brugergrupper? Ved at identificere relevante nøglepersoner fra hver virksomhed Ved at oplære relevante nøglepersoner til at være opmærksomme på de parametre, vi kan kvalitetssikre 16

17 Ved at se en årlig-halvårlig oversigt fra tolkebureauet over afholdt efteruddannelse og supervision / Hvordan får vi overblik over tolkebureauets brug af efteruddannelse og supervision? Ved at lave udtræk fra leveringssystem Ved at indgå fast aftale med tolkebureauet Ved at komme på surprise-besøg under en tolkning Ved at holde opfølgningsmøder med tolkeudbyder / Hvordan sikrer vi, at vi får holdt opfølgningsmøder med tolkeudbyder? Ved at indføre faste tidsintervaller mellem møderne (måned-kvartalhalvår mv.) Ved at knytte opfølgningsmøder til brugergruppemøder, så der fokuseres på brugernes oplevelser Ved at formalisere møderne med dagsorden og referat 17

18 Ved at medtage samtlige klager / Hvordan sikrer vi, at samtlige klager bliver taget med? Ved at centralisere klagehåndtering i regionen Ved at gøre kontrakten synlig og kendt / Hvordan gør vi kontrakten synlig og kendt? Ved at lægge den på intranet Ved at omsætte den til korte, præcise vejledninger til brugerne (FAQs) Ved at lave video guides Ved at bruge road show Ved at have kontaktpersoner med kendskab til kontrakten Ved at udarbejde video-undervisningsmateriale Ved at gøre den tilgængelig (sikre let adgang) Ved at gøre faktureringssystem enkelt 18

19 Ved kontinuerligt at gennemføre undervisning og på-koble etnisk patientkoordinator / Hvordan sikrer vi kontinuerlig undervisning med deltagelse fra etnisk patientkoordinator? Ved at videndele på tværs af faggrupper Ved at tolke og personale taler sammen 19

20 Ved at uddanne plejepersonale til tovholdere på sygehuset / Hvordan uddanner vi plejepersonale til tovholdere på sygehuset? Ved at anvende etnisk patient-koordinator i afd. Ved at gennemføre brugertilfredshedsundersøgelser Ved at ledelsen støtter op om uddannelse Ved at den ansvarlige for klagehåndtering og kvalitetssikring oplærer plejepersonale til at være meddelere Ved at udarbejdeuddannelses- og undervisningsmateriale Ved at afholde kurser vedr. Hvad plejepersonalet skal levere for at der kan være kontrakt-opfølgning Ved at følge op på statistikker vedr. tolkninger / Hvordan følger vi op på statistikker vedr. tolkninger? Ved at at have en ansvarlige person Ved at trække løbende statistikker Ved at sammenligne tal fra statistikker med kontrakten (leveringsgrad, udførte tolkninger osv) Ved at afsætte ressourcer Ved at indføre et statistiksystem 20

21 Ved at holde løbende opfølgningsmøder med centrale brugere / Hvordan sikrer vi løbende opfølgningsmøder med centrale brugere? Ved at holde sparringsmøder med cases ved personalemøder Ved at have faste tider for hvor ofte møderne skal holdes (årligt, halvårligt, kvartalsvist osv) Ved at have nedsat en brugergruppe Ved at udføre compliance på aftalen / Hvordan udfører vi compliance på aftalen? Ved løbende at trække data vedr. Køb på aftale controllere Ved at holde møder med udbyder 21

22 Ved at følge op på reklamationer/ Hvordan følger vi op på reklamationer? Ved at effektivisere og centralisere klagehåndtering Ved at indføre tydelig klagevejledning Ved at have løbende kontakt til brugerne (plejepersonalet) Ved at oplyse patienter om muligheden for at klage Ved at sikre alle ansatte kender til klageprocedurer Ved at gennemføre patienttilfredshedsundersøgelser Ved at have løbende kontakt til leverandøren Ved at standardisere og ensrette klagevejledningen for alle Ved at det tekniske udstyr fungerer / Hvordan sikrer vi, at det tekniske udstyr fungerer? Ved at indføre opsøgende support Ved at udbyder følger op på fejl og mangler i udstyr 22

23 Ved at vejledningen er nem at gå til / Hvordan gør vi vejledningen nem at gå til? Ved at gøre skriftligt materiale let-læseligt Ved at oprette tolke-blog, som håndteres centralt til idéer, udfordringer mm. Ved at gøre den tilgængelig Ved at oplyse brugerne om relevante opdateringer Ved at tolke løbende undervises / Hvordan sikrer vi, at tolkene løbende får undervisning? Ved at regionen tilbyder undervisning Ved at tolkeudbyder afsætter tid og ressourcer til undervisning 23