Udbudsmateriale. Udbud af daglig intern rengøringsservice

Transkript

1 Udbudsmateriale Udbud af daglig intern rengøringsservice 1. august juli 2016

2 Indhold 1. Udbudsbetingelser Udbudsbetingelser, -form og -omfang Tilbudsudformning og -frist Henvendelse i tilbudsperioden Orienteringsmøde og besigtigelse Vedståelsesfrist for tilbud Generelt om tilbudsmaterialet Forbehold Tildelingskriterium Alternative tilbud Udbudsmaterialets indhold Vurdering af tilbud og meddelelse om resultatet Krav til rengøringsydelsen Arbejdets indhold og omfang Besigtigelse og lokaleoplysninger Rengøringsomfang, -dage, -tidspunkt med videre Miljø og arbejdsmiljø Samarbejde og sikkerhedsorganisation Sikring og dokumentation af anvendt arbejdstid Sociale klausuler Oprydning og klargøring Generelt Rengøring Rengøringsinstruktioner Generelt Option Option Option Rengøringsvilkår i øvrigt Kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering Rengøring Fakturering Personaleforhold og udstyr Virksomhedsoverdragelse Udstyr og maskiner Bilag 1: Tilbudslister Bilag 2: Aftale Bilag 3: Lokalitetsdata Bilag 4: Rengøringssystem Bilag 5: Vejledende tjekliste Bilag 6: Sociale og etiske hensyn Side 2 af 62

3 1. Udbudsbetingelser 1.1 Udbudsbetingelser, -form og -omfang Udbuddet omhandler indkøb af daglig intern rengøringsservice til Frederikssund Kommune og gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer (herefter "Udbudsdirektivet"). Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer finder tilsvarende anvendelse. Udbuddet er opdelt i 2 delaftaler. For hver delaftale vil der blive indgået aftale med én Leverandør. Udbuddet gennemføres efter modellen offentligt udbud, og Frederikssund Kommune har således ikke på forhånd begrænset antallet af tilbudsgivere på hver af de 2 delaftaler. Delaftalerne omfatter daglig intern rengøring på ca. 144 forskellige lokaliteter (skoler, SFOer, daginstitutioner, administrationsbygninger, kultureller tilbud med videre) ekskl. option 4. Alle lokaliteter omfattet af delaftalerne fremgår af tilbudslisten. Delaftale 1, Frederikssund Kommune øst for Roskilde Fjord omfatter 86 lokaliteter Delaftale 2, Frederikssund Kommune vest for Roskilde Fjord omfatter 58 lokaliteter I en række tilfælde er der to eller flere lokaliteter, der er fysisk sammenhængende eller markeret på samme adresse. Det skal bemærkes, at de enkelte lokaliteter er individuelt meget forskellige i forhold til både de fysiske rammer og de aktuelle lokaleanvendelser. Aftalen løber i 3 år med mulighed for 2 x 12 måneders forlængelse (option) og med opstart 1. august Udbudsmaterialet og bilag 1-6 finder anvendelse på begge de udbudte delaftaler (1 og 2), medmindre andet konkret er anført. Udbuddet gennemføres elektronisk via Mercell Sourcing Service (herefter Mercell), hvorfor tilbud skal afgives via dette. Tilbudsgiver, som afgiver tilbud på de enkelte delaftaler, skal afgive tilbud på alle ydelser forbundet med den pågældende delaftale, herunder optionerne. Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Tilbudsgiver skal iagttage og opfylde samtlige vilkår i forhold til vilkårene i udbudsbekendtgørelsen, dette udbudsmateriale og eventuelt efterfølgende udsendte meddelelser. Der skal herunder fremhæves følgende vilkår: Punkt 7.1 om virksomhedsoverdragelse Side 3 af 62

4 Bilag 2, 15 om underleverandører Bilag 2, 13 om anfordringsgaranti Delaftalerne indeholder følgende optioner: Option 1 Frederikssund Kommune kan forlænge delaftalerne i 2 x1 år. Den maksimale varighed af hver delaftale er derved 5 år. ("Option 1"). Option 2 Såfremt Frederikssund Kommune får behov for at tilkøbe rengørings- eller serviceydelser på lokaliteter omfattet af delaftalerne, kan Frederikssund Kommune anvende denne option. Optionen kan udnyttes enten på timebasis eller på opgavebasis ("Option 2"). Option 3 Såfremt Frederikssund Kommunes bygningsmasse ændres, kan Frederikssund Kommune tilkøbe rengøringsydelser (gælder for begge delaftaler) til udførelse på lokaliteter ud over de, som fremgår af udbudsmaterialet ("Option 3"). Option 4 For de nedenstående selvejende institutioner og 60 virksomheder, som også er identificeret i udbudsbekendtgørelsen gælder, at disse ikke er forpligtet til men kan anvende de udbudte delaftaler og dermed indgå selvstændige aftaler med den vindende tilbudsgiver på tilsvarende vilkår som følger: Delaftale 1 Sct. Georg Gården Frederikssund Brandstation Frederikssund Hallen Frederikssund Svømmehal Rytterskolen Græse Gl. Skole Kulturhuset Elværket Slangerup Børnehave Slangerup Brandstation Børnehuset Møllevang Aktivitetshuset Slangerup Slangerup Idræts- og Kulturcenter Delaftale 2 Brandstationen i Jægerspris I dette udbudsmateriale anvendes betegnelsen "Frederikssund Kommune" som en samlet betegnelse for de ordregivende myndigheder, som kan købe ind på delaftalerne. Rengøringsydelserne på de 144 lokaliteter udføres i dag af en privat leverandør. Udbudsmaterialet med tilhørende og efterfølgende eventuelt supplerende materiale må alene anvendes til brug for dette udbud. Efter udbuddets afslutning skal alle hardcopy eksemplarer destrueres og alle datafiler skal slettes permanent. Side 4 af 62

5 Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende fortrolige forhold, der måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med deltagelse i udbuddet og en eventuel efterfølgende løsning af de udbudte opgaver. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at udbuddets dokumenter og herunder også de indkomne tilbud er omfattet af de almindelige retsregler om aktindsigt. 1.2 Tilbudsudformning og -frist Tilbud skal være modtaget via Mercell: Den 1. maj 2013 kl Tilbud med tilhørende bilag skal som nævnt under punkt 1.1 uploades via Mercell. Tilbudsgivere, som afgiver tilbud på begge delaftaler, skal udarbejde to tilbud. Tilbudslisten skal således udfyldes for den eller de delaftaler, som tilbudsgiver afgiver tilbud på. Tilbudslistens poster vedrørende Option 2 posterne vedrørende refusionsbeløb, skal ligeledes udfyldes. Tilbuddet per delaftale skal indeholde følgende: 1. Udfyldt tilbudsliste 2. De oplysninger/den dokumentation som er krævet i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.1 (personlige forhold) 3. De oplysninger/den dokumentation som er krævet i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.2 (økonomisk/finansiel kapacitet) 4. De oplysninger/den dokumentation som er krævet i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.3 (teknisk kapacitet) Kommunen henleder opmærksomheden på mindstekrav til økonomisk/finansiel kapacitet, der fremgår af udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.2. Nystartede virksomheder, der ikke har mulighed for at fremlægge oplysningerne under punkt 3/afsnit III.2.2 vedr. økonomisk/finansiel kapacitet, skal i stedet vedlægge en bankerklæring eller revisorerklæring, som kan dokumentere tilbudsgivers finansielle og økonomiske formåen. Ved sammenslutning af tilbudsgivere (=konsortium) skal de ovenfor nævnte oplysninger og dokumenter gives for hver deltager i konsortiet. Side 5 af 62

6 Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske formåen (f.eks. virksomheder i samme koncern som tilbudsgiver) skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for aftalens udførelse. En tilbudsgiver, som ønsker at basere sig på andre enheders økonomiske formåen skal - foruden eget udfyldt bilag C - fremlægge (a) dokumentation for, at de pågældende virksomheder/enheder har afgivet et juridisk bindende tilsagn om at ville stille økonomiske ressourcer til rådighed for tilbudsgiver til brug for udførelsen af den udbudte opgave og (b) den/de pågældende virksomheder/enheders nøgletal fra hvert af de seneste tre afsluttede og tilgængelige regnskabsår ved udfyldelse af bilag C. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske formåen (f.eks. underleverandører eller virksomheder i samme koncern som tilbudsgiver) skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for aftalens udførelse. En tilbudsgiver, som ønsker at basere sig på andre enheders tekniske formåen skal - foruden eget udfyldt bilag D og E - i tilbuddet (a) klart identificere de(n) virksomhed(er), hvis ressourcer tilbudsgiver råder over og (b) vedlægge en beskrivelse af de pågældende enheders tekniske kapacitet i den udstrækning, tilbudsgiver ønsker at basere sig herpå via udfyldelse af bilag D og E for de pågældende enheder/virksomheder. Alle dokumenter i tilbuddet skal uploades og sendes igennem Mercell inden tidsfristens udløb. Tilbudsgiver bærer ansvaret herfor. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt og tilbud modtaget på andre måder end gennem Mercell, vil derfor ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og tilbuddet vil derfor blive afvist som ukonditionsmæssigt. 1.3 Henvendelse i tilbudsperioden Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal ske via Mercell. Alle kommentarer, spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form og via Mercell løbende blive tilsendt de virksomheder, som har tilmeldt sig udbuddet via Mercell. Tilbudsgiver opfordres til at fremsende spørgsmål senest: Den 19. april 2013, kl Alle spørgsmål (også spørgsmål modtaget efter ovenstående "frist") vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. Eventuelle spørgsmål skal stilles under fanen "Kommunikation". Alle spørgsmål og besparelse fra Frederikssund Kommune kan ses i anonymiseret form under fanen Kommunikation / "Ekstra Info" efter, at Frederikssund Kommune har publiceret svar. Såfremt tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver straks gøre opmærksom herpå, således at der er mulighed for hurtigst muligt at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad. Side 6 af 62

7 Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelsen eller aftalen. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Opfordringen er ikke en invitation til generel dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsmaterialets krav. Spørgsmål omkring funktionaliteten i Mercell sendes til [email protected] eller der kan ringes på Tilbudsgiver er selv ansvarlig for at holde sig ajour og hente alle de oplysninger via Mercell, der er gældende for udbudsproceduren. Tilbudsgiver er derfor ansvarlig for at sikre, at materialet hentet fra Mercell til en hver tid er fuldstændigt og opdateret. Tilbudsgiverne gøres opmærksom på, at alle henvendelser under udbudsprocessen skal rettes Kommunen via Mercell. 1.4 Orienteringsmøde og besigtigelse Der afholdes obligatorisk orienteringsmøde for tilbudsgivere: Den 4. april 2013 kl Mødestedet er: Frederikssund Kommune Kongensgade Slangerup (Henvendelse i forhallen) På orienteringsmødet vil Frederikssund Kommune og Kommunens rådgiver Service- Consult gennemgå de overordnede vilkår for deltagelse i udbuddet og krav til tilbuddenes indhold. Herudover vil ServiceConsult gennemgå de for rengøringsydelsen fastlagte kravspecifikationer med videre. Forud for orienteringsmødet, vil der blive udsendt et specifikt oplæg til besigtigelsernes omfang i forhold til sikring af, at der besigtiges et passende antal repræsentative lokaliteter indenfor hver delaftale og hver lokalitetstype. Eventuelle ønsker om udvidelser kan meddeles før eller på orienteringsmødet og vil blive videregivet til alle tilbudsgivere. Besigtigelse af de af udbuddet omfattede lokaliteter og lokaler gennemføres over følgende tre dage: Dato Delaftale 8. april , Frederikssund området 9. april , Slangerup området 10. april , Jægerspris og Skibby området Umiddelbart efter orienteringsmødet udsendes en endelig besigtigelsesplan til tilbudsgiverne. Side 7 af 62

8 Der er ikke pligt til at deltage i besigtigelserne men tilbudsgivere, der ikke tidligere har set dem, opfordres til at deltage. På besigtigelserne mødes deltagerne alle dage kl på den første lokalitet på besigtigelsesplanen. Hvis tilbudsgiveren efter den planlagte og gennemførte besigtigelse ønsker yderligere besigtigelse af en eller flere lokaliteter, skal dette skriftligt meddeles via Mercell. I tilfælde af, at der besluttes gennemført fornyede besigtigelser, vil alle tilbudsgivere via Mercell blive tilbudt deltagelse. Bemærk: Det er et krav, at repræsentationen fra hver tilbudsgiver begrænses til to personer til både orienteringsmødet og besigtigelserne. Overtallige personer vil blive bedt om at forlade orienteringsmødet, henholdsvis besigtigelserne. Tilbudsgiver skal til Mercell oplyse navne og kontaktdata på den eller de personer, der møder frem til orienteringsmødet og til hvilke bygningsgennemgange senest; Den 27. marts Vedståelsesfrist for tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. 1.6 Generelt om tilbudsmaterialet Tilbud skal udarbejdes på baggrund af det af Frederikssund Kommune og via Mercell udsendte udbudsmateriale samt eventuelle rettelser og svar på spørgsmål udsendt i udbudsfasen ligeledes via Mercell. Tilbud samt alle tilhørende bilag skal være skriftlige og udarbejdet på dansk. Tilbud udarbejdes for tilbudsgivers regning. De uploadede dokumenter skal kunne læses i Microsoft Office 2003/Acrobat Reader 9.0, der kører på styresystemet Windows XP. Tilbudsgiver er ansvarlig for at sikre, at alle bilag med videre er besvaret korrekt, idet manglende besvarelse vil kunne medføre, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt og dermed ikke vil indgå i tilbudsvurderingen. 1.7 Forbehold Tilbudsgiverne opfordres til at afstå fra at tage forbehold, herunder standardforbehold og andre faglige forbehold. Frederikssund Kommune er i alle tilfælde berettiget til at forkaste tilbud, som indeholder forbehold og vil i visse tilfælde være forpligtet hertil. Tilbud, som indeholder forbehold til kontrakten jf. bilag 2, vil blive forkastet. Såfremt tilbudsgiver opfatter vilkår i Frederikssund Kommunes udbudsmateriale som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver i stedet til at stille spørgsmål via Mercell frem for at tage forbehold. Side 8 af 62

9 1.8 Tildelingskriterium Tildelingskriteriet for begge delaftaler er: Laveste pris. Hver delaftale vil blive tildelt for sig. Frederikssund Kommune vil således evaluere tilbuddene isoleret set i forhold til hver delaftale. Delaftalerne 1 og 2: For hver af delaftalerne gælder, at Frederikssund Kommune ved evalueringen af tilbuddene i forhold til tildelingskriteriet vil anvende prisen på de af den enkelte delaftale omfattede lokaliteter med tillæg af det forventede årlige forbrug under Option 2 i overensstemmelse med de indlagte delpriser og formler i tilbudslisten inklusive angivelse af en eventuel ændret pris for anvendelse af option 1 for henholdsvis det fjerde og femte kontraktår. Det er således den samlede pris for hele den mulige kontraktperiode på 5 år der lægges til grund for evalueringen. De tilbudte enhedspriser (refusionsbeløb) indgår ikke i den tilbudssum, som lægges til grund for evalueringen af tilbuddene. Til brug for Frederikssund Kommunes evaluering af tilbuddene i forhold til tildelingskriteriet skal tilbuddet indeholde en udfyldt tilbudsliste, som omfatter den delaftale eller de delaftaler, der afgives tilbud på, jf. herved bilag Alternative tilbud Der er ikke mulighed for, at afgive alternative bud Udbudsmaterialets indhold Det samlede udbudsmateriale består af udbudsbekendtgørelsen, dette dokument inklusive bilagene A-E og 1-6 (-8). Alt materiale er tilgængeligt for tilbudsgiverne via Mercell: Bilag A: Tro og loveerklæring på ingen gæld til det offentlige Bilag B: Tro og loveerklæring på udelukkelsesgrunde Bilag C: Nøgletalsformular Bilag D: Referenceliste Bilag E: Øvrig teknisk kapacitet Bilag 1: Tilbudslister inklusive optioner Bilag 2: Kontrakt Bilag 3: Lokalitetsdata (lokalitetsoversigt, lokalefortegnelser og tegninger i PDFfiler) Bilag 4: Rengøringssystem med kvaliteter og frekvenser Bilag 5: Tjekliste Bilag 6: Sociale og etiske hensyn Bilag 7: Spørgsmål og svar udsendt i udbudsfasen Bilag 8: Eventuelle rettelser udsendt i udbudsfasen Bilagene skal udfyldes i overensstemmelse med bilagenes tekst og udgør en del af tilbuddet. Side 9 af 62

10 Såfremt tilbudsgiver ikke mener at have et komplet udbudsmateriale, bedes henvendelse ske hurtigst muligt til Mercell Vurdering af tilbud og meddelelse om resultatet Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud. Efter modtagelsen af tilbuddene, vil Frederikssund Kommune således først vurdere, hvorvidt tilbuddet er konditionsmæssigt (det vil sige, om tilbuddet opfylder de formelle og materielle krav til tilbuddets udformning og indhold). Dernæst vil Frederikssund Kommune vurdere, om tilbudsgiver er egnet til at udføre de(n) udbudte delaftale(r), der er afgivet tilbud på. Vurderingen af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet vil blive foretaget på grundlag de oplysninger/den dokumentation, som tilbudsgiverne skal fremsende i medfør af udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.1, III.2.2 og III.2.3 og i henhold til mindstekrav til økonomisk/finansiel formåen. Alene tilbud, som er konditionsmæssige og afgivet af egnede tilbudsgivere, vil blive evalueret i forhold til tildelingskriteriet. Alle deltagere i udbudsforretningen vil samtidigt og skriftligt via Mercell blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Frederikssund Kommune forventer elektronisk at kunne fremsende underretning om tildelingsbeslutningen: Den 29. maj 2013 Frederikssund Kommunes tildelingsbeslutning er alene en erklæring om, at Frederikssund Kommune har til hensigt at indgå Aftale med tilbudsgiveren/tilbudsgiverne efter endt standstill-periode. Kontrakt på delaftalerne forventes indgået: Den 17. juni Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler i Udbudsdirektivet. I de følgende dele af udbudsmaterialet anvendes betegnelsen "Aftale" som en fælles betegnelse for hver af de 2 delaftaler, som indgås mellem Frederikssund Kommune og den/de vindende tilbudsgiver/-e (herefter betegnet "Leverandøren"). Betegnelserne "ydelsen" og "arbejdet" anvendes i det følgende om de opgaver, som Leverandøren skal udføre under Aftalen. Side 10 af 62

11 2 Krav til rengøringsydelsen Dette afsnit 2 gælder for begge delaftalerne 1 og 2. I dette afsnit anvendes betegnelsen "Leverandøren" om den tilbudsgiver, som tildeles den enkelte delaftale (1-2). 2.1 Arbejdets indhold og omfang Arbejdets specifikke indhold og omfang er beskrevet i kravspecifikationen jf. bilag Besigtigelse og lokaleoplysninger Som anført i punkt 1.5, opfordres tilbudsgiver til at besigtige udvalgte lokaliteter i forhold til de bygninger og lokaler, som er omfattet af udbuddet. Jævnfør bilag 3 er der for hver lokalitet, bygning og etage foretaget en opgørelse over lokaler, samt opmåling af rengøringsarealet med videre. Frederikssund Kommune gør opmærksom på, at de i bilag 3 angivne oplysninger om m 2 og øvrige forhold vedrørende lokaler er opdateret i forhold til udbuddet. Frederikssund Kommune tager imidlertid forbehold for eventuelle fejl og mangler i de oplyste lokaleforhold. Eventuelle fejl i de oplyste lokaleforhold reguleres efter indgåelse af Aftale jf. nedenfor. Herudover er der på tilbudslisten angivet det årlige antal rengøringsdage pr. år samt eventuelle andre stamdata for den enkelte lokalitet inklusive serviceydelser, der skal leveres ud over de i bilag 4 fastlagte kravspecifikationer. Endelig kan der være anført eventuelle afvigelser i forhold til de oplyste generelle mulige arbejdstidsrum, lukkedage med videre. Det i tilbudslisten anførte vedrørende antal rengøringsdage med videre gælder forud for det i øvrigt anførte. Det skal fremhæves, at der på grund af de enkelte lokaliteters særlige fysiske rammer, de varierende anvendelser i forhold til blandt andet antal dage pr. år og aktiviteterne på den enkelte dag, vil der blive stillet store krav til Leverandørens og dennes medarbejderes fleksibilitet i opgaveløsningen. Tilbuddene skal beregnes på baggrund af de oplyste lokaledata (jf. bilag 3) og de ved besigtigelserne observerede forhold omkring tilgængelighed, vedligehold, overfladematerialer, farver, smudsforebyggende og rengøringstekniske foranstaltninger med videre. Der kan under udbudsprocessen og efterfølgende ske ændringer i forhold til arealer, lokaleanvendelse eller andre udvidelser/indskrænkninger i forhold til de aktiviteter, der skal pågå i lokaliteten/lokalet. Såfremt Leverandøren efter aftaleindgåelse kan påvise arealmæssige unøjagtigheder, som pr. lokalitet overstiger +/- 3 % i forhold til det, som er anført i udbudsmaterialet, er Leverandøren berettiget til en regulering af det årlige vederlag for den pågældende lokalitet. Denne regulering sker på baggrund af de tilbudte refusionsbeløb, jf. tilbudslisten eller efter nærmere aftale. Såfremt der efter aftaleindgåelse sker væsentlige ændringer i lokaleanvendelsen i forhold til det, som er anført i udbudsmaterialet, og såfremt denne ændrede anvendelse medfører en ændring i rengøringsindsatsen, som dokumenterbart medfører ekstra- Side 11 af 62

12 omkostninger for Leverandøren, er Leverandøren berettiget til en regulering af det årlige vederlag for den pågældende lokalitet. Leverandøren skal i forbindelse med opstart af Aftalen kontrollere de udleverede lokalitetsdata og skal på baggrund af disse lokalitetsdata inden den 1. oktober 2013 fremkomme med eventuelle ændringsoplysninger inklusive oplæg til tilpasning af vederlaget. Leverandørens ønsker om tilpasninger, som måtte fremkomme efter den nævnte frist, og som ikke skyldes forhold, der er opstået efter aftaleindgåelse, vil ikke blive imødekommet. Frederikssund Kommune har i aftaleperioden ret til at kræve vederlaget tilpasset, hvis der konstateres arealer eller anvendelsesfunktioner, der medfører et mindre tidsforbrug end anført i udbudsbetingelserne. Denne regulering sker på baggrund af de tilbudte refusionsbeløb, jf. tilbudslisten eller efter nærmere aftale. Leverandøren skal i Aftalens varighed løbende vedligeholde et præcist datamateriale for alle lokaliteter indeholdende alle for opgaverne relevante oplysninger for den enkelte lokalitet og de enkelte lokaler. Materialet skal vedligeholdes af Leverandøren i hele aftaleperioden således, at alle konstaterede og væsentlige lokaleændringer (anvendelse, udvidelse eller indskrænkning) indarbejdes mindst hver tredje måned. Materialet skal være udarbejdet elektronisk i et dertil egnet program. Ved Leverandørens første udarbejdelse udleverer Leverandøren materialet i et samlet hardcopy sæt i to eksemplarer til Frederikssund Kommune, og Leverandøren fremsender en med PDF-filer af materialet til Frederikssund Kommune og til den enkelte lokalitet. Ved alle af Leverandøren efterfølgende gennemførte ændringer udleverer Leverandøren i hardcopy to eksemplarer af de aktuelle ændringssider til Frederikssund Kommune og fremsender en med PDF- filer af materialet til Frederikssund Kommune og den enkelte lokalitet. På Frederikssund Kommunes opfordring skal Leverandøren endvidere via eller på anden sikker måde umiddelbart udlevere dataoplysningerne i en for det anvendte program læsbar datafil til Frederikssund Kommune. Alle data og hardcopy materialer, som er udleveret af Leverandøren, forbliver Frederikssund Kommunes ejendom. Frederikssund Kommune er berettiget til frit at anvende dette materiale, herunder i forbindelse med gennemførelse af et genudbud. Leverandøren skal straks gøre Frederikssund Kommune opmærksom på konstaterede ændringer, der påvirker den samlede arbejdsindsats. Dette gælder uanset, om det er i op- eller nedadgående retning. 2.3 Rengøringsomfang, -dage, -tidspunkt med videre. Generelt for alle bygninger og lokaler: Rengøringsarbejdet udføres efter den i bilag 4 anførte kravspecifikation og de i bilag 1 anførte antal rengøringsdage pr. år for den enkelte lokalitet. Side 12 af 62

13 Der skal i det enkelte lokale tages størst mulig højde for variationer i den aktuelle belastning. Lokalerne rengøres som hovedregel på alle hverdage (mandag-fredag), dog med de afvigelser, som kan være anført i tilbudslisten. Det er Leverandørens ansvar at registrere og kontrollere det aktuelle antal rengøringsdage for hver lokalitet. I tilfælde af reduktion eller udvidelse i antallet af rengøringsdage pr. år, reduceres/udvides vederlaget for hver dag med en faktor svarende til det årlige vederlag divideret med antallet af det aktuelt anførte antal rengøringsdage. Det skal hertil bemærkes, at der for lokaler med et andet antal rengøringsdage end det generelle, løbende kan forekomme ændringer. Det skal også bemærkes, at der kan forekomme ændringer i ferieperioder som følge af, at der gennemføres ændrede generelle lukkeperioder eller at der etableres samarbejder, hvor to eller flere lokaliteter holder åbent på skift. Der vil i tilfælde af ændringer som ovenfor beskrevet blive givet et varsel, der imødekommer Leverandørens forpligtigelser i forhold til servicemedarbejdernes overenskomstforhold. Det er dog et krav, at Leverandøren så hurtigt som muligt skal overføre eventuelle overtallige ressourcer til anden beskæftigelse for at nedbringe omkostningen for Frederikssund Kommune. Alle primærlokaler skal som hovedregel rengøres på et tidspunkt, så de dagligt er rengjort og fremstår med den fastlagte kvalitet i forbindelse med primærbrugernes påbegyndelse af lokaleanvendelsen. Det aktuelle arbejdstidsrum aftales af Leverandøren direkte med den enkelte lokalitet. Det er dog Frederikssund Kommunes ønske, at rengøringsarbejdet generelt skal tilrettelægges som morgenrengøring og med den størst mulige grad af synlighed i forhold til lokalebrugerne under hensyn til både lokalitetens aktiviteter og rengøringsarbejdets udførelse. I den endelige tilrettelæggelse skal der efter ønske herom og mindst én gang ugentligt være mulighed for, at den enkelte lokalitet kan kommunikere direkte med Leverandørens servicemedarbejder. Dette kan eventuelt ske ved, at der for lokaliteter eller assistentområder hvor hele eller dele af rengøringen udføres uden for den normale åbningstid aftales, at der på et forud aftalt tidsrum i lokalitetens åbningstid én gang om ugen kommer en servicemedarbejder, der kan udføre de af lokaliteten fra gang til gang ønskede rengøringsarbejder. Hvis rengøringsarbejdet udføres i en del af lokalitetens åbningstid, skal Leverandøren efter nærmere aftale og som et element i kvalitetssikringen medvirke til, at der opsættes tjekskemaer i udvalgte toiletter og lignende følsomme lokaler. Rengøringsassistenten skal på disse skemaer dagligt notere navn (initialer) og tidspunkt for rengøringens afslutning. Hvis den enkelte lokalitet ønsker det, skal rengøringsarbejdet én gang om ugen eller én gang om måneden, og i dagens lyse timer, udføres i dagtimerne på en Side 13 af 62

14 lørdag, søn- eller helligdag eller en anden dag, hvor lokaliteten ikke anvendes. Frederikssund Kommune forbeholder sig ret til at kræve denne tilrettelæggelse anvendt selektivt pr. lokalitet inden for hver delaftale (1-2) med et varsel på maksimalt fire måneder. Leverandøren er i sådanne tilfælde ikke berettiget til ekstrabetaling, kompensation eller erstatning. Ved en eventuel anvendelse af supplementet for en, flere eller alle lokaliteter udgår der tilsvarende en ellers normal rengøringsdag. I normale situationer vil det være rengøringen mandag morgen eller fredag eftermiddag (ved valg af modellen om én gang om ugen) eller den første mandag morgen eller fredag eftermiddag i måneden (ved valg af modellen om én gang om måneden), der udgår. Ved en eventuel anvendelse af ovenstående supplement skal de frekvensbestemte aktiviteter, der skal udføres hver uge eller sjældnere, jf. kravspecifikationen, tilrettelægges således, at der på dagen med rengøring i de lyse timer udføres en maksimal indsats på alle overflader. Indsamlet affald henstilles/placeres i lokalitetens affaldsrum eller i containere på den enkelte lokalitets område (se dog punkt 3 om oprydning og klargøring). De konkrete steder aftales med den enkelte lokalitet. Leverandørens medarbejdere skal grundigt instrueres i de af Frederikssund Kommune til enhver tid udleverede og gældende regler for sortering og håndtering af affald og genbrugsmaterialer. Forbrug af plastposer til almindelige affaldsbeholdere inklusive hygiejneaffald og affaldssække i både plast og papir til Leverandørens indsamling af affald skal være indeholdt i tilbuddet. Affaldsbeholdere til bleer og køkkenaffald indgår ikke i opgaveomfanget. Uddeling af forbrugsartikler, såsom håndsæbe, toiletpapir, papir- og/eller stofhåndklæder og andre almindelige forbrugsartikler til toiletter, indgår i opgaveomfanget. Det er den enkelte lokalitets ansvar og udgift, at der indkøbes og lagerføres de nødvendige forbrugsartikler. Leverandøren skal dog løbende oplyse lokaliteten om lagermængde med videre. Såfremt Leverandørens serviceledelse eller -medarbejder i sit daglige arbejde bliver bekendt med fejl eller mangler på eksempelvis vvs-installationer, toiletter eller urinaler, hvor vandet løber konstant, utætte sæbeautomater og blandingsbatterier, ødelagte eller manglende lysarmaturer, lamper og lysrør, samt andre skader på bygninger og inventar, skal dette omgående meddeles til lokaliteten og til Frederikssund Kommune. Vinduespolering medtages ikke. Undtaget herfra er pletfjerning på glasdøre og indersiden (den varme) af vinduesglas som nævnt i bilag 4. Pletfjerningen må ikke medføre, at der opstår snavs, kalk eller andre efterladenskaber på glasruder og lignende. Side 14 af 62

15 Arbejdet indeholder ikke oprydning og klargøring jf. punkt 3, men Leverandøren skal i alle tilfælde anvende den planlagte arbejdstid, også selvom oprydning ikke har fundet sted. I tilfælde af mangler ved den oprydning og klargøring, som lokalebrugerne har ansvaret for, og som medfører hel eller delvis undladelse af rengøringen, skal Leverandøren straks rapportere dette til lokalitetens kontaktperson. I tilfælde af gentagne eller generelle mangler med oprydning og klargøring på en lokalitet, skal dette skriftligt rapporteres til Frederikssund Kommunes Service- Mægler. Leverandøren skal endvidere sikre, at Leverandørens servicemedarbejdere efter endt rengøring altid: slukker for lyset i lokaler, hvor der ikke opholder sig andre låser alle interne døre, der var låst ved rengøringens påbegyndelse Låser yderdøre og tilkobler alarmer i bygninger eller alarmafsnit, hvor der ikke opholder sig andre Leverandørens personale skal under arbejdets udførelse være iført en identificerbar arbejdsbeklædning med virksomhedslogo og de skal have et id-kort med angivelse af Leverandørens navn og logo, samt medarbejderens billede, navn og funktion. For faste medarbejdere kan der af Frederikssund Kommune eller lokaliteten kræves opsat en planche med billede, navn og funktion for den eller de medarbejdere, der arbejder på lokaliteten. Eventuel lukning af bygninger, etager eller lokaler meddeles hurtigst muligt Leverandøren af Frederikssund Kommune og fordrer refusionskrav, jf. tilbudslisten bilag 1 og Kontrakten bilag 2. Frederikssund Kommune kan når som helst kan vælge, at den tilstedeværende arbejdskraft overføres til anden tilsvarende beskæftigelse på lokaliteten eller et andet sted i Frederikssund Kommune inden for det planlagte arbejdstidsrum. En sådan ændring af kortere eller længere varighed medfører, at aktivitetsog/eller kvalitetskravet for den ellers aftalte leverance suspenderes i det tidsrum, overførslen varer. 2.4 Miljø og arbejdsmiljø Leverandøren garanterer, at Leverandøren i hele Aftalens løbetid opfylder de for ydelserne gældende miljøkrav, samt den til enhver tid gældende miljølovgivning i forbindelse med udførelsen af ydelserne. Reduktion af miljøbelastning Leverandøren skal i forbindelse med sin udførelse af Aftalen aktivt arbejde for at mindske den miljøbelastning der fremkommer ved Leverandørens arbejde. Dokumentation for arbejdet skal på forlangende forelægges Frederikssund Kommune, eksempelvis i form af dokumentation for implementering af miljøledelsessystemer eller andre miljøfremmende tiltag. Side 15 af 62

16 Leverandøren skal overholde gældende lovgivning om miljøbeskyttelse og om kemiske stoffer og produkter, samt arbejde aktivt for at fremme miljømæssige og kemisk sundhedsmæssige forhold ved opfyldelse af Aftalen. Frederikssund Kommune vedtog i 2007 et tomgangsregulativ, ifølge hvilket det er forbudt at holde motoren i tomgang i mere end ét minut. Overtrædelse af regulativet er en politisag og straffes med bøde. Leverandøren er forpligtet til at efterleve de til enhver tid gældende regler for tomgang i Frederikssund Kommune. Læs mere om Frederikssund Kommunes tomgangsregulativ: Arbejdsmiljø Leverandøren skal i forbindelse med udførelsen af Aftalen overholde den gældende arbejdsmiljølovgivning og sikre, at egne arbejdsforhold er sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarlige. Herunder skal det blandt andet sikres, at der er udarbejdet arbejdspladsvurdering og lavet en arbejdsmiljøorganisation, såfremt den gældende lovgivning påbyder Leverandøren dette. Det er yderligere et krav, at Leverandøren i overensstemmelse med den gældende lovgivning arbejder aktivt for at fremme sundhed og sikkerhed i forbindelse med opfyldelse af Aftalen. Dette kan eksempelvis ske ved, at Leverandøren er arbejdsmiljøcertificeret (eller overholder kriterierne for dette) efter OHSAS 18001, Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 87 (af 31/1 2005) om anerkendelse af DS/OHSAS mv., Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 923 (21/ ) om arbejdsmiljøcertifikat, eller har indført tiltag som går videre end arbejdsmiljølovgivningen foreskriver, eksempelvis, ved at Leverandøren har indført en arbejdsmiljøpolitik, har medarbejdere i flexjobstilling eller lignende, deltager i arbejdsmiljønetværk eller lignende. Ved sin underskrift af Aftalen erklærer Leverandøren samtidigt, at virksomheden ikke har påbud fra Arbejdstilsynet eller fra tilsvarende national myndighed som kan have betydning for udførelsen af Aftalen samt, at Leverandøren overholder den for Leverandøren gældende og relevante arbejdsmiljølovgivning. Kravspecifikation miljø og arbejdsmiljø - Generelt: Udvælgelse af rengøringsmidler og udstyr og maskiner skal tage hensyn til miljø, sundhed og sikkerhed, og der skal løbende gennemføres lovpligtige arbejdspladsvurderinger (APV) med henblik på at forbedre arbejdsmiljøet og sikkerheden for medarbejderne og lokalebrugerne. Leverandøren skal tilstræbe, at de anvendte rengøringsmidler, -udstyr og maskiner, samt tilknyttede arbejdsmetoder til enhver tid er så lidt miljø og sundhedsskadeligt som muligt, både hvad angår det ydre og indre miljø samt arbejdsmiljøet (substitutionsprincippet). Frederikssund Kommune forbeholder sig ret til at pålægge Leverandøren at anvende specifikke rengøringsmidler. Dette vil ske, hvis der er overflader som på grund af garanti eller andet kræves rengjort med specielt rengøringsmiddel, og da alene såfremt det pågældende rengøringsmiddel ikke tilbydes af Leverandøren. Medfører dette meromkostninger for Leverandøren, vil disse blive betalt af Frederikssund Kommune under forudsætning af, at Leverandøren kan dokumentere meromkostningerne. Side 16 af 62

17 De rengøringsmidler, der påtænkes anvendt, skal i forbindelse med aftaleindgåelsen dokumenteres via produktdatablade og sikkerhedsdatablade. Senest tre måneder efter Aftalestart skal Leverandøren have udført arbejdspladsvurderinger (APV) på alle lokaliteter og have tilpasset Leverandørens arbejdsmiljøorganisation. Krav til rengøringsmidler: De af Leverandøren anvendte rengøringsmidler (eksempelvis vaskemidler og opvaskemidler i fast og flydende form, universalrengøringsmidler, toilet- og sanitetsrengøringsmidler, midler til vask og pleje af gulve, grundrengøringsmidler og midler til skumudlægning og specialrengøringsmidler) skal udvælges ud fra og opfylde nedenstående 15 kriterier. Midler til rengøring af områder, hvor der er specielle hygiejnekrav, eksempelvis desinfektionsmidler og skumudlægning i køkkener, er ikke omfattet af nedenstående 15 kriterier, men skal overholde anden lovgivning, så som godkendelse til fødevarebrug og biociddirektivet. Midler til specialrengøring, så som harpiksfjerner, stærk sanitet (sur og basisk), kalksæbefjerner, blegemiddel, sprit 93 %, grill og ovnrens, urinalblokke samt 32 % eddikesyre skal alene overholde krav nr. 2, 3, 5, 8,12,14 og 15. Krav nr. 1 skal overholdes med den undtagelse, at specialrengøringsmidlerne kan være klassificeret med Xn; R20, R21, R22 og med C: R35, R34 og F; R11 samt R10. Leverandøren skal sikre, at rengøringsmidlerne udvælges ud fra følgende kriterier: 1. Rengøringsmidlerne 1 må ikke være klassificerede som meget giftige (Tx), giftige (T), sundhedsskadelig (Xn), ætsende (C), eksplosiv (E), brandfarlig (Fx og F) eller miljøfarlig (N) Rengøringsmidlerne må ikke være klassificeret som kræftfremkaldende, reproduktionsskadelig eller mutagene (mærket med følgende risikosætninger R40, R45, R46, R49, R60, R61, R62, R63, R50/53, 51/53 R59). Eller indeholder kombinationer heraf i koncentrationer højere end 0,010 vægtprocent af det færdige produkt. 3. Rengøringsmidlerne må ikke være klassificeret som sensibiliserende med Xn;R42 eller Xi;R43 eller indeholde mere end 0,1 vægtprocent af disse stoffer. 4. Rengøringsmidlerne må ikke indeholde optisk hvidt. 5. Farvestoffer skal undgås og må kun forefindes i det omfang det har praksis betydning, f. eks toiletrensemiddel og synlighed i kumme. Farvestoffer skal være tilladt i henhold til EU s direktiv 76/768/EEC med senere ændringer. 6. Rengøringsmidlerne må ikke indeholde stoffer på EU s liste over potentielt hormonforstyrrende stoffer, kategori 1 og 2, med dokumentation for hormonforstyrrende effekt eller potentielt hormonforstyrrende effekt, se link 1 Toilet- og sanitetsmidler er undtaget krav om ikke klassificering som sundhedsskadelig og/eller ætsende (Xn og C). 2 Klassificeret efter EU s stof- og præparatdirektiver 67/548/EEC og 1999/45/EEC med senere ændringer. Side 17 af 62

18 7. Tensider skal være aerobt let nedbrydelige i henhold til OECD 301A-F testmetode eller tilsvarende testmetode. 8. Parfumer skal undgås og må kun tilsættes hvor det har praktisk betydning, så som i urinalblokke. Såfremt parfume tilsættes skal det være i overensstemmelse med IFRA`s (Internationale Fragrance Association) retningslinjer. 9. Rengøringsmidlerne skal være uden tensiderne; APEO, NPEO og LAS samt kompleksbinderne; EDTA, NTA og fosfonater. 10. Indholdet af total fosfor i rengøringsmidlerne skal begrænset mest muligt og i universalrengøringsmidler må total fosfor (regnet som P) højst udgøre 0,05 g pr. liter brugsopløsning og for toilet- og sanitetsmidler højst 0,50 g pr. liter brugsopløsning. 11. Rengøringsmidlerne skal være uden konserveringsmidlerne; Kathon og Bronopol. 12. Rengøringsmidlerne må ikke indeholde klororganiske forbindelser eller benzalkoniumklorid eller reaktive klorforbindelser, så som natriumhypoklorit. 13. Rengøringsmidlerne må ikke indeholde kemiske stoffer, der er bioakkumulerbare. (dvs. BCF < 100 eller logkow < 3). 14. Brugsoplysninger skal være angivet på rengøringsmidlernes emballage. 15. Emballage til rengøringsmidlerne må ikke bestå af PVC. Alle rengøringsmidler som er miljømærkede med det Nordiske Svanen eller EU Blomsten opfylder ovenstående krav 3. Hvis Leverandøren kan påvise, at rengøringsmidler, som ikke er miljømærkede med det nordiske Svanen eller EU's Blomsten, opfylder ovenstående krav, vil Frederikssund Kommune acceptere, at sådanne rengøringsmidler anvendes. Leverandøren skal uddanne sine medarbejdere i de anvendte rengøringsmidler, doseringsudstyr og lignende, således at arbejdet kan udføres sikkerhedsmæssigt og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Der skal således inden arbejdet igangsættes være indhentet sikkerhedsdatablade og være udarbejdet arbejdspladsbrugsanvisninger samt være indkøbt nødvendige værnemidler og førstehjælpsudstyr (handsker, sikkerhedsbriller, øjenskyller m.m.). Medarbejderne skal være instrueret i brugen af disse og indholdet af sikkerhedsdatablade og arbejdspladsbrugsanvisningerne. Frederikssund Kommune ønsker, at anvisningerne i Vejledning om rengøringsmidler udsendt af Branchearbejdsmiljørådet for service og tjenesteydelser bliver fulgt, se link. I tilfælde af at der opstår lugtgener på toiletter eller lignende kan Frederikssund Kommune forlange, at Leverandøren periodisk skal gøre rent med et Biologisk nedbrydende rengøringsmiddel uden meromkostning for Frederikssund Kommune. Krav til rengøringsrekvisitter, -vogne og -maskiner: Leverandøren er forpligtet til at anvende ergonomisk korrekt rengøringsrekvisitter, - vogne, -maskiner og -metoder med videre til udførelse af den beskrevne ydelse uden at dette må medføre kvalitetsforringelser. Frederikssund Kommune ønsker, at anvis- 3 Side 18 af 62

19 ningerne i Vejledning om ergonomi og rengøring udsendt af Branchearbejdsmiljørådet for service og tjenesteydelser bliver fulgt, se link. Leverandøren skal uddanne sine medarbejdere i rengøringsmetoder, -maskiner, - vogne og udstyr, således at arbejdet kan udføres sikkerhedsmæssigt og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Lokaliteterne kan efter nærmere aftale give tilladelse til, at Leverandøren opstiller maskiner på lokaliteten. Sådanne af Leverandøren opstillede maskiner skal være CEmærket og med lavt energi- og vandforbrug. Der skal foreligge produktdatablade på alt rengøringsudstyr og for maskiner tillige en arbejdsinstruktion på alle lokaliteter, således at rengøringsmedarbejderne kan orientere sig, hvis behovet opstår. Krav til rengøringsmetoder: Leverandøren skal sikre: At rengøringsmidler, som skal anvendes til mere grundige rengøringsopgaver, ikke risikerer at blive anvendt i forbindelse med den daglige ydelse. At doseringsanvisninger for de anvendte produkter bliver fulgt. At der altid anvendes de rigtige rengøringsmidler til de forskellige opgaver. At der ikke bruges traditionel fejning eller anvendelse af andre metoder, der op hvirvler løst støv. At der højst anvendes ét rengøringsmiddel pr. rengøringsfunktion (f.eks. rengøring af spejle, vask af gulv). At der altid anvendes og skiftes rengøringsvand og -tekstiler, så der tilvejebringes et fagligt korrekt resultat. Ved vask af klude/tekstiler må der ikke anvendes skyllemiddel. At rengøringsrum, vaskerum og andre lokaler, der anvendes til servicepersonale, - udstyr, -maskiner med videre, til enhver tid, er i en ordentlig opryddet og rengjort stand, samt at der efter arbejdets udførelse ikke henligger snavsede eller våde rengøringstekstiler og lignende, der giver lugt- eller fugtgener. At brugt rengøringsmateriel skal rengøres, og brugte rengøringstekstiler skal vaskes og tørres umiddelbart efter brug eller fjernes fra lokaliteten. Brugte rengøringstekstiler kan alternativt opbevares i lufttætte beholdere i op til en uge. At rengøringsmidler bliver opbevaret sikkert og væk fra primærarealer, herunder eksempelvis rengøringsmidler på toiletter og i omklædningsrum. Krav til arbejdsorganisering: For alle ydelser under Aftalen skal Leverandøren udarbejde en arbejdsinstruktion til sine medarbejdere med tydelig beskrivelse af opgaven, kvaliteten, minimumsfrekvenser, miljøforhold med videre. Side 19 af 62

20 Leverandørens medarbejdere skal være instrueret i anvendelse af instruksen, som skal være til rådighed for medarbejderne på alle arbejdssteder. Krav til affaldshåndtering: Alt affald som af Frederikssund Kommune er kildesorteret af lokalebrugerne, skal bortskaffes i samme kildesortering som det er indsamlet af Leverandøren. Der kan på nogle lokaliteter være yderligere krav til affaldssorteringen, som Leverandøren skal følge. 2.5 Samarbejde og sikkerhedsorganisation Det løbende samarbejde og Frederikssund Kommunes ønsker om ændringer i udførelse og omfang skal foregå i tæt og fleksibelt samarbejde mellem Leverandøren, Frederikssund Kommune, Frederikssund Kommunes ServiceMægler, samt ledelsen på den enkelte lokalitet eller en af ledelsen udpeget kontaktperson. Som en meget vigtig del af samarbejdet er det et krav, at Leverandøren løbende holder Frederikssund Kommune og/eller Frederikssund Kommunes ServiceMægler orienteret om alle gennemførte ændringer, tiltag og aftaler, som har indflydelse på ydelsen på den enkelte lokalitet eller generelt. Dette indebærer blandt andet, at der hver måned skal fremsendes en oversigt over de for de enkelte lokaliteter indhentede tilfredshedsoplysninger via aftalte og gennemførte servicebesøg jf. afsnit 7. Tilsvarende skal der hver måned fremsendes en økonomisk oversigt over alle fakturerede ydelser og herunder både det løbende vederlag og aftalte ekstraydelser jf. punkt 7.2. Der skal pågå et tæt samarbejde mellem sikkerhedsorganisationerne hos Leverandøren og Frederikssund Kommune. Leverandøren er til enhver tid forpligtet til at følge Frederikssund Kommunes eller lokalitetens gældende sikkerhedsanvisninger. Leverandørens personale er til enhver tid forpligtet til at sørge for, at lokalitetens generelle sikkerhedsbestemmelser ikke bringes ud af funktion. Det indebærer blandt andet, at branddøre ikke må spærres, blokeres eller stå åbne i længere tid, end det tager en person at gå fra ét lokale til ét andet gennem branddøren. 2.6 Sikring og dokumentation af anvendt arbejdstid Leverandøren skal i forbindelse med aftaleindgåelsen udarbejde en opgørelse over den normerede arbejdstid pr. lokalitet pr. dag og pr. år, som er indeholdt i tilbudssummen. Opgørelsen skal indeholde eventuelle variationer i forhold til ugedage, lokaleomfang, periodisk tid eller lignende. Endvidere skal Leverandøren udarbejde en procedure for, hvordan den kalkulerede arbejdstid vil blive sikret og dokumenteret i tilfælde af, at der er kritik af den leverede ydelse eller kvalitet. Opgørelsen/beskrivelsen vil blive optaget som bilag til Aftalen og Side 20 af 62

21 er herefter gældende mellem Leverandøren og Frederikssund Kommune. Følgende overordnede forhold skal indgå i den fastlagte procedure: Fastlagt og til Frederikssund Kommune meddelt arbejdstid og medarbejder/medarbejdere pr. lokalitet. Meddelelse om alle afvigelser i arbejdstid og medarbejder/medarbejdere senest ved den ellers planlagte arbejdstids begyndelse. Skriftlig, telefonisk eller elektronisk registrering af arbejdstidens begyndelse og afslutning. Månedlig skriftlig eller elektronisk rapportering af den daglige, månedlige og årligt akkumulerede arbejdstid. Afregningsform og -størrelse (reduktion i Leverandørens vederlag) i forbindelse med for lidt anvendt tid ved tilkendegivet utilfredshed med den leverede kvalitet. Forhold omkring servicemedarbejdernes løn- og ansættelsesforhold. 2.7 Sociale klausuler Frederikssund Kommune ønsker med anvendelse af sociale klausuler at sikre, at Frederikssund Kommunes engagement i etiske og sociale hensyn fastholdes. Det er derfor et krav, at Leverandøren i forbindelse med udførelsen af Aftalen og for ydelser omfattet heraf opfylder de i bilag 6 anførte vilkår om sociale og etiske hensyn. Side 21 af 62

22 3 Oprydning og klargøring I dette afsnit 3 og i de følgende afsnit anvendes betegnelsen "Leverandøren" om den tilbudsgiver, som tildeles den enkelte delaftale. For at opnå den størst mulige forståelse for alle involverede parters roller og ansvar i samarbejdet, er der fastlagt grænseflader mellem hvilke opgaver, som Leverandøren skal opfylde, og hvilke opgaver, brugerne af de enkelte lokaliteter, skal udføre. 3.1 Generelt Oprydning og klargøring forud for rengøring skal ikke forestås af Leverandøren. Det er derfor heller ikke Leverandørens ansvar, at disse opgaver udføres. Dette medfører, at der ikke kan kræves udført rengøring på overflader eller dele af overflader, som ikke er tilgængelige eller synlige som følge af manglende oprydning eller klargøring, eller som følge af andre forhold, for hvilke Frederikssund Kommune (lokaliteten) bærer ansvaret for. Nedenstående afsnit 3.2 præciserer, hvilken oprydning/klargøring, som indgår eller ikke indgår i Leverandørens ydelser. 3.2 Rengøring Almindeligt flytbart og mindre inventar, arbejdsredskaber (telefoner, holdere til skriveredskaber pc-tastatur og lignende) og mindre/let flytbart inventar på hjul (kontorstole, flytbare tavler, mindre skuffearrangementer og lignende) skal flyttes jævnligt (mindst en gang om ugen) af Leverandøren med henblik på kontrol og tilvejebringelse af rengøringskvaliteten/udførelse af rengøringsaktiviteten. Mindre udsmykningsgenstande i begrænset omfang flyttes ligeledes af Leverandøren i forbindelse med rengøringsarbejdets udførelse (eks. 1-2 potteplanter i en almindelig vindueskarm eller 2-3 billeder eller tilsvarende på et skrivebord). Rengøring af overflader, som kræver oplukning af skabe, skuffer og lignende, indgår ikke i rengøringsopgaven. Fjernelse af hærværkslignende besmudsninger, i form af eksempelvis graffiti, skridtmærker op af vægge og døre samt spildt væske i større mængder, er ikke omfattet af kravet til opnåelse af den fastlagte rengøringskvalitet, medmindre de aktivitetsbestemte metoder og hyppigheder angiver, at den pågældende overflade skal rengøres med en bestemt metode og/eller hyppighed, der vil fjerne besmudsningen. Leverandøren skal i alle tilfælde udvise den størst mulige fleksibilitet og skal søge at udføre den aftalte aktivitet eller tilvejebringe den aftalte kvalitet. I tilfælde af, at det medfører et forbrug af ikke normeret tid, meddeles det til lokalitetens kontaktperson, der tager stilling til, om der skal suspenderes opgaver, der imødegår den anvendte tid, eller om der skal fremsendes faktura på ekstraarbejdet. I tilfælde af at Leverandøren, som følge af mangelfuld oprydning, klargøring eller hærværkslignende besmudsninger, oplever vanskeligheder med at udføre rengøringsarbejdet eller at opnå den fastlagte kvalitet, skal det straks meddeles lokalitetens kontaktperson. Hvis et eller flere lokaler, på grund af mangelfuld oprydning, klargøring eller hærværkslignende besmudsninger ikke er rengjort i overensstemmelse med kvalitetskravene, Side 22 af 62

23 skal Leverandøren senest ved rengøringsarbejdets afslutning den pågældende dag eller næste dags morgen give skriftlig besked til lokalitetens kontaktperson. Som nævnt kan Frederikssund Kommune når som helst vælge, at den tilstedeværende arbejdskraft overføres til anden tilsvarende beskæftigelse inden for det planlagte arbejdstidsrum og den aktuelle overenskomsts eventuelle begrænsninger. Dette gælder også, hvis det som følge af en ændring i den almindelige brug af lokalerne umuliggøres at følge den ellers fastsatte rengøringsplan (eksempelvis i forbindelse med ombygninger og omflytninger). Medmindre andet er specifikt angivet, vil Frederikssund Kommune tilstræbe, at den oprydning, klargøring og rengøring samt enkelte rengøringsopgaver, som Frederikssund Kommunes lokalebrugere eller andre udfører, omfatter de nedenfor angivne opgaver. I det følgende er der således oplistet, hvilke opgaver der ikke skal udføres af Leverandøren, men som forudsættes at være udført af andre forinden rengøringsarbejdets start. Når der i nedenstående omtales borgerrettede rum, hvor teknisk udstyr rengøres/aftørres af Leverandøren forstås ikke kontorarbejdspladser, hvor det er borgere/brugere der anvender udstyret. Medmindre andet er specifikt anført, omfatter den oprydning og klargøring som skal udføres af andre end Leverandøren: Placering af alt almindeligt affald og genbrugspapir i affaldsbeholdere og genbrugskasser Fjernelse/bortskaffelse af andet tungt og/eller stort affald end det der direkte indgår i rengøringsydelsen (pap, papkasser, bøger og lignende) og affald fra blespande og køkkenaffald Almindelig aftørring af alle tavler med tør eller fugtig klud eller svamp Påpladssætning af inventar, inklusive mulig samling, opsætning eller ophængning af lettere stole og taburetter (f.eks. i lokaler der anvendes til undervisning, pasning og tilsvarende) Oprydning/afrydning af diverse borde, vindueskarme, hylder, reoler samt flader ovenpå skabe og lignende Afrydning/fjernelse af service/flasker og manuel/maskinel opvask Fjernelse/bortskaffelse af spild (optørring med papir eller lignende) Grovskylning/grovrengøring af laboratorievaske, udslagsvaske og kummer for kemikalierester, farve og andet spild/affald Renholde høvlbænke og lignende arbejdsborde Side 23 af 62

24 Renholde/flytte/nedtage diverse (elev-) lokaleudsmykning og efterladenskaber herfra Rydde gulvarealer for personlige ejendele og andre midlertidigt hensatte objekter og materialer Blomsterpasning og lignende Afkalkning af kaffemaskiner, elkedler og lignende Oprydning og rengøring af værktøj, legetøj og effekter til personlig hygiejne Almindelig aftørring efter anvendelse af køkkenborde og -vaske, hårde hvidevarer, køkkeninventar og køkkenskabe Skifte/vaske diverse betræk på puder, madrasser, sengetøj og lignende Vaske tøj, klude, håndklæder, viskestykker, karklude, tæpper, dyner, puder, madrasser med videre Tømning af børnegarderober minimum en gang ugentligt Teknisk rengøring 4 af alle former for teknisk udstyr og apparatur eller dele heraf. Inklusiv skærm og tastatur på pc er Rengøring af skærmfronte, tastaturer og mus Grovfejning af grupperum og fællesrum i daginstitutioner og SFOer og i hjemklasser, grupperum og faglokaler i skoler Renholdelse af service, hårde hvidevarer, køkkeninventar, køkkenvaske med tilhørende blandingsbatterier, emhætter med videre i hjemkundskabslokaler Rengøring af ovne, drejeskiver og lignende i formning Rengøring af trænings- og kondimaskiner. Rengøring af musikinstrumenter og tilbehør 4 Teknisk rengøring omfatter overflader på teknisk udstyr, som ikke er umiddelbart tilgængelige (eksempelvis glaspladen under låget på en kopimaskine, underside på telefoners aftagelige mikrofon og højtalerdel, papirskuffer i fax- og kopimaskiner, printere og lignende). Side 24 af 62

25 4 Rengøringsinstruktioner 4.1 Generelt Tilbudsgiverne skal, jf. bilag 4, afgive tilbud på rengøring efter RenhedsgradsSystemet. For alle opgaver omhandlet i rengøringsydelsen gælder det: 1. at alle arbejdsoperationer skal udføres under størst mulig hensyntagen til almindelige og af Frederikssund Kommune eventuelt specifikt forlangte produkt- og producentanvisninger for de overflader, der rengøres. 2. at alle arbejdsoperationer skal udføres med den mindst mulige miljøbelastning, inklusive arbejdsmiljøet for Leverandørens personale og lokalebrugerne, samt for det ydre miljø. 3. at alle omkostninger forbundet med nødvendig opretning af rengøringskvaliteten i forhold til de indlagte forudsætninger om kvalitet ved opgavestart, skal være indeholdt i tilbuddet. Kvalitetsopretning skal være tilendebragt senest to måneder efter Aftalestart. 4. at der i forbindelse med lukning, inklusive ferielukning i mere end to dage, skal foretages grovrengøring, inklusive fjernelse af affald efter lokaleanvendelsen den sidste dag inden lukningen (hvis der gøres rent om morgenen på dagen før lukning i mere end to dage, skal der samme dag efter lukketid eller senest næste dags morgen foretages en tømmetur ). Denne ydelse skal være indeholdt i den tilbudte pris, idet Leverandøren ikke er berettiget til særskilt betaling for denne ydelse. 5. at overflader, som forskriftmæssigt skal vedligeholdes med eller på besigtigelsestidspunktet er påført en plejende overflade, skal vedligeholdes i hele Aftaleperioden. 6. at alle overflader, der kræver vedligehold med plejefilm, eller som ved aftalens start er påført olie, løbende udsættes for nødvendige beskyttende behandlinger gennem vekselvask eller forskriftsmæssig rengøring med olieklude eller tilsvarende. 7. at polishforsegling som hovedregel ikke ønskes eller accepteres, men at der i stedet skal anvendes vaske-plejesystemer med vekselvask (undtaget herfra er særskilt indgåede aftaler, hvor polish anvendes på grund af gulvoverfladens tilstand). 8. at der efter eventuelt gennemførte opskurringer eller 0-stillinger af gulve kan anvendes porrefylder, inden der opbygges den nødvendige plejefilm for at opnå og fastholde den fastlagte/ønskede kvalitet og holdbarhed. 9. at den fastlagte kvalitet og/eller de fastlagte frekvensbestemte aktiviteter (og de hertil hørende forventede kvaliteter) udføres til en højde svarende til, at opgaven kan udføres stående på gulvet eller en 2 trins trappestige og med anvendelse af mulige skaftredskaber (normalt indtil 3 meter over gulvet). 10. at Leverandøren i alle tilfælde, hvor den løbende rengøringsydelse ikke kan udføres optimalt på grund af omstændigheder på lokaliteten i forbindelse med eksempelvis bygningsarbejder, skal søge at opnå den bedst mulige kvalitet gennem omprioritering af indsatsen. Side 25 af 62

26 11. at eventuelt frigjorte ressourcer, som følge af manglende mulighed for at rengøre et eller flere lokaler i alle tilfælde skal anvendes til udførelse af aftalte ekstraydelser og herunder eventuelt efter en aftalt opsparing af ressourcer, mens ændringen pågår. 4.2 Option 2 Under Option 2 kan Frederikssund Kommune indkøbe følgende: 1. Ekstraopgaver, som eksempelvis rengøring over 3 meter, nedvaskning af lofter/vægge, komplet afvaskning af træværk og metalprofiler, tekstilrensning, opskuring med efterfølgende overfladebeskyttelse/-behandling (eksempelvis porrefylder), reoliering med eller uden forudgående mattering eller slibning og lignende. 2. Periodisk udførelse af ekstrarengørings- og tilknyttede serviceopgaver efter nærmere aftale. De tilknyttede serviceopgaver, som skal prissættes og som kan indkøbes under Option 2 er alene sådanne, som naturligt kan udføres af Leverandøren i forbindelse med udførelsen af Ydelserne i øvrigt (eksempelvis at indsamle service til vask). 3. Hoved-/ekstrarengøringsopgaver udføres kun efter forudgående aftale om omfang, og Leverandørens vederlag skal baseres på de tilbudte timepriser. 4. Dobbeltrengøring i toiletter der anvendes både i forbindelse med SFO og skole 200 dage pr. år For alle overflader, hvor der i kravspecifikationen er fastlagt en daglig grundig rengøring (eksempelvis gulve, der skal vaskes dagligt), for almindeligt løst inventar samt for alle overflader i sanitære rum, må behov for hoved-/ekstrarengøring ikke forekomme indtil 3 meter fra gulvet. Leverandøren skal efter aftalestart løbende og mindst to gange årligt meddele Frederikssund Kommune, hvor og i hvilket omfang hoved-/ekstrarengøring bør udføres for at sikre overholdelse af en generel god rengøringskvalitet på alle overflader og/eller et godt indeklima. Leverandøren skal for alle lokaliteter kunne levere en eventuelt ønsket hoved- /ekstrarengøring i sommerperioden og heraf for alle daginstitutioner i uge 29 og 30 svarende til mindst de ressourcer, der blive anvendt i en normal arbejdsuge. Såfremt Frederikssund Kommune vælger at udnytte Option 2, gælder udbudsmaterialet tilsvarende for Leverandørens udførelse heraf. 4.3 Option 3 Med Option 3 har Frederikssund Kommune mulighed for at tilkøbe rengøringsydelser på lokaliteter, som ikke indgår i den bygningsmasse, som fremgår af tilbudslisten. Såfremt Frederikssund Kommune ønsker at udnytte Option 3 vil der efter nærmere aftale blive indhentet tilbud på opgaven eller der vil blive anvendt de i tilbudslisten angivne refusionsbeløb (kr. pr. m2). Side 26 af 62

27 4.4 Option 4 Med Option 4 har de selvejende institutioner og 60 selskaber som Frederikssund Kommune udbyder på vegne af mulighed for at indgå aftaler med den Leverandør den tildeles den enkelte delaftale. 4.5 Rengøringsvilkår i øvrigt Under udførelse af de daglige, periodiske og eventuelt aftalte hoved-/ekstrarengøringsopgaver skal rengøringsarbejdet udføres under hensyntagen til de til enhver tid gældende vejledninger, regler eller påbud fra myndigheder, branchesikkerhedsråd med videre. Side 27 af 62

28 5 Kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering Alle former for kvalitetssikring skal af Leverandøren gennemføres som en aktionspræget- og ikke som en reaktionspræget ledelsesindsats! 5.1 Rengøring På baggrund af kravspecifikationerne, skal Leverandøren iværksætte de fornødne instruktioner og procedurer til sikring og kontrol af levering af den aftalte ydelse. Det er en forudsætning for kvalitetssikringen, at der for alle lokaliteter og lokaler tilrettelægges og gennemføres en hyppig og grundig kontrol. Samtlige lokaler skal således af Leverandørens serviceledelse kontrolleres mindst én gang månedligt. Leverandøren skal ud fra de foretagne kontrolhandlinger foretage en løbende rapportering til Frederikssund Kommunes ServiceMægler. Leverandøren skal dagligt rapportere til den enkelte lokalitet om alle eventuelle afvigelser i relation til ydelsen. Herudover skal Leverandøren tage initiativ til, at der planlægges og gennemføres månedlige koordinerings- og opfølgningsmøder (servicebesøg) mellem lokaliteten og Leverandøren. Leverandøren skal ved alle gennemførte kontroller og/eller opfølgninger i forhold til kvaliteten eller andre forhold notere formålet og resultatet i en af Leverandøren leveret kontaktbog med nummererede sider, der skal forblive på den enkelte lokalitet. Herudover skal Leverandøren udarbejde og placere en driftsmappe på alle lokaliteter indeholdende de aktuelle tegninger, lokalefortegnelser, arbejdsinstruktioner, medarbejderoplysninger med videre. Leverandøren skal ved det planlagte månedlige møde (servicebesøget) gennemføre et kvalitets- og samarbejdstjek hos de udvalgte kontaktpersoner på hver af de omhandlede lokaliteter. Forud for hvert kvalitets- og samarbejdstjek skal Leverandørens ledelse have gennemgået og kontrolleret samtlige lokaler på lokaliteten, og Leverandørens ledelse skal have udarbejdet en rapport med angivelse af eventuelle afvigelser og en handlingsplan for udbedring af eventuelle mangler. Rapporten drøftes med lokaliteten og lokalitetens kontaktperson skal på baggrund heraf, samt ud fra egne observationer siden sidste møde, angive en karakter for tilfredsheden med kvaliteten og samarbejdet i et af Leverandøren udarbejdet skema. Der skal ved angivelse af karakteren anvendes en skala for både kvaliteten og samarbejdet svarende til, at der anvendes følgende fire forskellige muligheder i forhold til en vurdering af overensstemmelsen mellem det aftalte og det leverede i perioden fra sidste servicebesøg: Side 28 af 62

29 Meget tilfreds Tilfreds Utilfreds Meget utilfreds 3. Blå 2. Grøn 1. Gul 0. Rød Definition Fuld overensstemmelse, eventuelt med en ekstra indsats og/eller en ekstra god service Overensstemmelse, eventuelt med enkelte ikke-betydende mangler eller afvigelser Manglende overensstemmelse på grund af enkelte betydende mangler eller afvigelser, som dog er blevet rettet efter henvendelse herom Ingen overensstemmelse på grund af generelle mangler eller afvigelser eller på grund af enkelte betydende mangler eller afvigelser, som ikke er blevet rettet efter henvendelse herom Eksempel på kvalitets- og samarbejdsoversigt baseret på den enkelte lokalitets vurdering af kvaliteten og samarbejdet siden sidste servicebesøg: Frederikssund Kommune forbeholder sig ret til at kræve: at Leverandøren anvender en af Frederikssund Kommune udarbejdet opsætning af oversigtsskemaet at Leverandøren, ud over indhentning og opstilling af de samlede karakterer og gennemsnit for de enkelte lokaliteter, også indhenter og udarbejder oversigter for forskellige assistentområder, objektgrupper og snavstyper (eksempelvis gulve, inventar og sanitet). Side 29 af 62

30 Herudover skal Leverandøren udarbejde en pointstatistik for hver lokalitet, hver måned og hvert år. Ud over angivelse af karaktererne skal den enkelte lokalitet have mulighed for, at der angives mere uddybende kommentarer, og disse skal fremgå af oversigterne indskrevet som kommentar i den for den enkelte måned angivne rubrik. På baggrund af de månedsvise gennemførte kvalitets- og samarbejdstjek, skal Leverandøren til Frederikssund Kommune og/eller Frederikssund Kommunes ServiceMægler fremsende en elektronisk kvalitetsrapport for alle de omhandlede lokaliteter. Ud over angivelse af de enkelte lokaliteters karakterer, med tilhørende eventuelle uddybende kommentarer, skal der i rapporten være angivet alle eventuelle aftalte og gennemførte opretningstiltag og handlingsplaner. Herudover skal der for alle karakterer med farverne rød eller gul angives både lokalitetens og Leverandørens bemærkninger til årsag og reaktion. Kvalitetsrapporten skal for hvert kalenderår samlet omhandle alle de af Aftalen omhandlede lokaliteter, for den samlede aftaleperiode. Leverandørens kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering skal som minimum indeholde omfang, hyppigheder og ansvarsplacering hos Leverandøren. Herudover skal Leverandørens kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering som minimum indeholde følgende elementer: Rengøringsinstruktion Procedure for medarbejdernes egenkontrol Procedure for serviceledelsens inspektion Fejlmeldingsprocedure Opfølgning på aftaler Servicebesøg/-rapporter Overordnet og detaljeret periodevis kvalitetsvurdering Afhjælpning/udbedring af konstaterede/rapporterede svigt Reaktionstider. Formålet hermed er at sikre, at de aftalte rengøringsydelser leveres til den fastsatte pris og med den mindst mulige kontrolindsats for Frederikssund Kommune, Frederikssund Kommunes ServiceMægler, kontaktpersoner og andre. Alle gennemførte kvalitetskontroller skal rapporteres til den enkelte lokalitets kontaktperson. Side 30 af 62

31 Rapporteringen skal efter nærmere aftale foreligge i en netklar form (PDF fil eller tilsvarende), der muliggør, at Frederikssund Kommune kan formidle resultaterne via kommunens Intranet og/eller på kommunens hjemmeside. Leverandøren skal deltage i opfølgningsmøder på de lokaliteter, hvor det vurderes at kunne medvirke til en forbedring af kvaliteten eller samarbejdet. Det er et krav, at Leverandøren i en indkøringsperiode på op til 6 måneder efter opstart foretages en hyppigere opfølgning og kontrol af kvaliteten i alle omhandlede lokaler, samt at der af Leverandøren i hele aftaleperioden minimum fire gange årligt afleveres/fremsendes en samlet kvalitetsrapportering for alle de omhandlede opgaver, inklusive specifik angivelse af eventuelle forslag til justeringer i ydelsen. Ved gennemførelse af de jævnlige kvalitetskontroller er det et krav, at kontrollen gennemføres i alle bygninger, på alle etager, i alle rengøringsområder og i alle lokaletyper, samt at kontrollen gennemføres ud fra en dokumenterbar statistisk tilfældighedsudvælgelse af de omfattede lokaler og disses antal. Udviser en kvalitetskontrol, at der foreligger misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele lokaliteten dette, hvad Leverandøren vil gøre for at afhjælpe misligholdelsen samt hvilke tiltag, Leverandøren vil iværksætte for at undgå, at tilsvarende misligholdelser indtræffer fremover. Frederikssund Kommune kan stille krav til den måde, hvorpå enhver misligholdelse skal bringes til ophør, og hvilke skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelser fremover. Frederikssund Kommune kan i sådanne tilfælde ligeledes stille krav om, at Leverandøren i en periode gennemfører en skærpet kontrol, hvor omfanget af kontrollen udvides efter en af kommunen fastlagt procedure, og/eller hvor kontrollerne gennemføres efter en af kommunen fastlagt hyppigere frekvens end ellers fastlagt. Side 31 af 62

32 6 Fakturering Fakturaer for udført arbejde fremsendes i overensstemmelse med vilkårene i aftalegrundlaget. Ud over faktureringen, som skal være opdelt og fremsendt efter Frederikssund Kommunes ønske, skal der til Frederikssund Kommune månedligt og elektronisk fremsendes en samlet og akkumuleret årsoversigt (Excel-regneark eller tilsvarende). Oplysningerne om de fakturerede beløb skal for hver lokalitet, delaftale og i alt være opdelt i henholdsvis "Aftalebeløb" (månedligt vederlag) og "ekstraydelser" i relation til eksempelvis hoved-/ekstrarengøring eller tilsvarende (Option 2) (eventuelt opdelt i en decentral og en central del). Alle ændringer i det månedlige vederlag i forhold til det tilbudte skal på forhånd være aftalt, og der skal sammen med oversigten og som kommentarrubrik i oversigten, angives årsagen til ændringen (eksempelvis ændringer i rengøringsomfang, refusion eller andet). Alle aftalte og udførte ekstrafaktureringer skal være godkendt af Frederikssund Kommune forinden fremsendelse af faktura. Der skal sammen med oversigten (eventuelt som bemærkningsrubrik i oversigten) angives årsagen til og omfanget af ekstraydelsen. De af Leverandøren udarbejdede og til Frederikssund Kommune fremsendte oversigter, skal som minimum indeholde alle de i nedenstående oversigt angivne oplysninger: Eksempel på oversigt over faste vederlag, ekstrafaktureringer og lokale aftaler Side 32 af 62

33 7 Personaleforhold og udstyr Følgende forhold er gældende for det af Leverandørens personale, der indsættes til udførelse af serviceopgaver eller -ledelse hos Frederikssund Kommune: Medarbejdere, som færdes alene på en lokalitet skal kunne kommunikere på dansk i skrift og tale. I konkrete tilfælde og i samråd med Leverandøren kan Frederikssund Kommune tillade, at ovenstående krav fraviges, dog kun såfremt en sådan fravigelse ikke frembyder fare for medarbejderens eller andres sikkerhed. Såfremt arbejdet tilrettelægges i teams, således at medarbejdere ikke færdes alene på en lokalitet, er det et krav, at mindst én af medarbejderne kan kommunikere på dansk i skrift og tale. Det er samtidigt et krav, at den medarbejder, som kan kommunikere på dansk i skrift og tale samtidig kan kommunikere med de øvrige medarbejdere i teamet. Hvis der ansættes medarbejdere, som ikke kan kommunikere på mundtligt dansk er det et krav, at Leverandøren udarbejder instruktions- og uddannelsesmateriale på den eller de pågældende medarbejderes sprog, og at medarbejderne instrueres heri. Alle medarbejdere, skal have en i forhold til rengøringsanmærkningsfri straffeattest og den skal på opfordring forevises for Frederikssund Kommune. Alle medarbejdere, der arbejder på tidspunkter hvor der opholder sig børn i Frederikssund Kommunes lokaliteter, skal have en anmærkningsfri børneattest og attesten skal på opfordring forevises for Frederikssund Kommune. Medarbejderne skal indskærpes, at rygning IKKE accepteres inde i bygningerne eller på de enkelte lokaliteters matrikel. Der må ikke opholde sig andre medarbejdere på lokaliteten og dennes område end dem, der af Leverandøren er ansat og ved navn og tidsrum for rengøringen er meddelt lokaliteten. De rengøringsassistenter, som Leverandøren ansætter til udførelse af arbejdsopgaverne, skal til enhver tid være instrueret og uddannet i de for opgaven relevante forhold. Når der starter en ny rengøringsassistent på en af Frederikssund Kommunes lokaliteter, skal Leverandøren sikre, at der af en arbejdsleder ud over de generelle instruktions- og uddannelseskrav gives en grundig instruktion i alle de for rengøringsarbejdet relevante lokale forhold og at medarbejderen introduceres for lokalitetens ledelse eller kontaktperson. Rengøringsassistenterne skal forinden arbejdet påbegyndes, eller inden rengøringsassistenterne overlades til at arbejde selvstændigt som minimum være instrueret i alarmer, nøglesystemer, placering af rengøringsrum, anvendelse af Side 33 af 62

34 eventuelle specielle maskiner med videre samt de lokale sikkerhedsforhold 5, via en fysisk gennemgang sammen med en arbejdsleder. Herudover skal medarbejderen som minimum være instrueret i de rengøringsmidler og -metoder samt den gældende kravspecifikation med videre, der skal anvendes. Det anvendte instruktionsmateriale skal udleveres til Frederikssund Kommune hver gang, det ændres. Frederikssund Kommune kan forlange, at Leverandøren udskifter det personale, der ikke opfylder de af Frederikssund Kommune opstillede krav. 7.1 Virksomhedsoverdragelse For det personale, der af nuværende private leverandører er beskæftiget med rengøringsopgaverne, tager Frederikssund Kommune ikke stilling til, hvorvidt lov nr. nr. 710 af 20. august 2002 om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse med videre, er gældende. Frederikssund Kommune skal dog understrege, at Leverandørens efterfølgende organisering af arbejdet vil kunne medføre, at virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse. Det er Leverandørens eget ansvar at vurdere i hvilket omfang virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse. Leverandøren vil ikke på denne baggrund være berettiget til kompensation og/eller ændringer i de tilbudte priser. 7.2 Udstyr og maskiner Frederikssund Kommune stiller ikke udstyr og maskiner til rådighed for Leverandøren. Frederikssund Kommune stiller heller ikke vaskemaskiner og tørretumblere til rådighed for Leverandørens vask og tørring af rengøringstekstiler anvendt til rengøring i Frederikssund Kommune eller andre steder. Der er dog mulighed for, at Leverandøren på de større lokaliteter og for egen regning og risiko opstiller vaskemaskiner. Frederikssund Kommune afholder alene omkostningen til el og vand, hvorimod alle omkostninger til efterfølgende bortskaffelse, nyopstilling, vedligehold, forbrugsstoffer og eventuelle følgeomkostninger ved stoppede afløb eller lignende afholdes af leverandøren. Det er et krav, at de af rengøringsfirmaet eventuelt efterfølgende tilsluttede og benyttede rengørings- og vaskemaskiner er CE-mærkede (sikkerhedsmærkede) og med lavt energi- og vandforbrug. Det er ligeledes et krav, at leverandøren til enhver tid holder rengøringsrum, vaskerum og andre lokaler, der anvendes til servicepersonale, -udstyr, -maskiner m.v., i en ordentlig opryddet og rengjort stand, samt at der efter rengøringen ikke henligger snavsede eller våde rengøringstekstiler og lignende, der giver lugt- eller fugtgener. 5 Inklusive beredskabsplanen Side 34 af 62

35 Brugt rengøringsmateriel skal rengøres, og brugte rengøringstekstiler skal vaskes og tørres umiddelbart efter brug eller fjernes fra lokaliteten. Side 35 af 62

36 Bilag 1: Tilbudslister Tilbudslister udsendes som en selvstændig fil i Excel. Tilbudslisterne skal udfyldes jf. afsnit 1.2. Tilbudsgiver skal for de(n) delaftale(r), som tilbudsgiver afgiver tilbud på udfylde tilbudslisten og herunder skal alle ekstraydelser under Option 2 prissættes. Derudover skal tilbudsgiverne prissætte m2 priser pr. dag for forskellige lokalekategorier, som finder anvendelse i tilfælde af refusion. De tilbudte enhedspriser (refusionsbeløb) indgår ikke i den tilbudssum, som lægges til grund for evalueringen af tilbuddene. Det tilbudte årlige vederlag for de enkelte lokaliteter, skal omfatte alle ydelser beskrevet i udbudsmaterialet. Tilbudslisten skal udfyldes med tal beregnet på baggrund af de oplyste lokaledata (jf. dette bilag og bilag 3) og de ved besigtigelserne observerede forhold omkring tilgængelighed, vedligehold, overfladematerialer, farver, smudsforebyggende og rengøringstekniske foranstaltninger med videre. Tilbudspriserne gælder tilsvarende, såfremt Frederikssund Kommune vælger at udnytte Option 1. Tilbudsgiver opfordres til at udfylde tilbudslisten med den skrifttype og størrelse, der allerede er i Excel-filen og således, at alle beløb på kr ,00 eller derover angives uden komma og decimaler. Side 36 af 62

37 Bilag 2: Aftale 6 Mellem Frederikssund Kommune Torvet Frederikssund (i det følgende benævnt "Frederikssund Kommune") og XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX (i det følgende benævnt "Leverandøren"), herefter hver for sig benævnt "Part" og sammen "Parterne, indgås herved følgende Aftale om Delområde [indsættes ved indgåelse af Aftalen] (herefter benævnt "Aftalen"). Aftalen gælder mellem Parterne, dog således at både Frederikssund Kommune og de selvejende institutioner og 60 virksomheder, som er nævnt i udbudsgrundlaget (i det følgende benævnt "Institutioner(ne)") kan benytte Aftalen, idet der dog skal indgås selvstændige aftaler mellem de selvejende institutioner og 60 virksomheder og Leverandøren ved brug af Option Aftalegrundlag Parternes aftalegrundlag udgøres af følgende dokumenter: 1. Aftalen 2. Eventuelle rettelser udsendt til tilbudsgiverne (bilag 1) 3. Eventuelle spørgsmål/svar udsendt til tilbudsgiverne (bilag 2) 4. Udbudsbekendtgørelse 2013/S XX-XXXXXX af 20. marts 2013 (bilag 3) 5. Dokumentet "Udbudsmateriale" med bilag (bilag 4) 6. Leverandørens tilbud af [indsættes ved indgåelse af Aftale] (bilag 5) 7. Leverandørens beskrivelse af normeret arbejdstid med videre, jf. afsnit 2.6 (bilag 6) I tilfælde af uoverensstemmelse mellem ovenstående dokumenter, gælder dokumenterne forud for hinanden i den nævnte prioritet, dog således at Leverandøren altid skal levere største ydelse. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem dokumentet "Udbudsmateriale" og dettes bilag, gælder dokumentet "Udbudsmateriale" forud for bilagene. 2. Opgaven Leverandøren påtager sig på grundlag af Aftalen samt bilagene 1 til 4 at udføre de i disse dokumenter beskrevne rengøringsarbejder med de midler, som er beskrevet i bilagene 5 og 6 (herefter betegnet "Ydelserne") og bilag 7 om Leverandørens beskri- 6 Denne aftale er gældende for hver af de to delaftaler. Side 37 af 62

38 velse af normeret arbejdstid med videre. De lokaliteter, hvor Ydelserne skal udføres (herefter "Lokaliteterne") fremgår af bilag 4 (Udbudsmateriale med bilag). Såfremt Frederikssund Kommune vælger at udnytte "Option 1" (forlængelse af Aftalens varighed med 2 x 1 år med 1 år ad gangen), Option 2 (tilkøb af ekstraydelser) eller Option 3 (tilkøb af nye lokaliteter), gælder Aftalen og dennes bilag tilsvarende for Leverandørens udførelse af disse. Aftalen er ligeledes gældende for de selvejende institutioner og 60 selskaber der eventuelt vælger at indgås aftale med Leverandøren jf. Option 4. Aftalen og dennes bilag fastlægger alle vilkår, som skal gælde for Ydelserne. Frederikssund Kommune kan med et varsel på 14 dage udnytte Option 3 og således kræve, at Leverandøren udfører Ydelserne på andre lokaliteter end Lokaliteterne. Tilsvarende kan Frederikssund Kommune i Aftalens løbetid lade Lokaliteter udgå, jf Vederlag Priserne for Ydelserne fremgår af bilag 5 (Leverandørens tilbud). Priserne dækker alle de med Ydelserne forbundne udgifter, herunder direkte og indirekte lønninger, forsikringer, arbejdstøj, rengøringsmidler, materialer, plastposer til almindelige affaldsspande, hygiejneaffald og makulatorer af enhver art, plast- og papirsække til indsamling af affald, specifikt aftalte forbrugsartikler og -materialer, redskaber, arbejdsledelse, inspektion samt administrationsomkostninger. Leverandøren er alene berettiget til vederlag, såfremt Leverandøren har udført Ydelserne i overensstemmelse med Aftalen og dennes bilag. 4. Betaling Ved hver måneds begyndelse skal Leverandøren fremsende elektronisk faktura for udførte Ydelser for den foregående måned til et EAN-nummer, som Frederikssund Kommune beslutter. Frederikssund Kommune kan ændre EAN nummeret med en måneds varsel. Fakturering kan tidligst fremsendes til Frederikssund Kommune, når (1) der er sket korrekt levering i henhold til den bestilling, fakturaen vedrører og (2) Frederikssund Kommune har godkendt Leverandørens elektronisk fremsendte faktura inkl. oversigt over udførte Ydelser. Fakturering skal ske ved fremsendelse af elektronisk faktura fx via Nemhandel, jf. lov nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger med senere ændringer, via EAN-nr., og skal indeholde de oplysninger, der fremgår af bekendtgørelse nr. 206 af 11. marts Yderligere oplysninger om elektronisk faktura findes på VIRK.dk. Fakturaen skal indeholde følgende oplysninger: Rekvirent/bestiller (EAN - nummer) Rekvisitionsnummer, som bestillingen angiver Leverandørens navn, adresse og CVR.nr. Side 38 af 62

39 Betalingsoplysninger Ydelsesbetegnelse Omfang Dato for levering Fakturabeløb (som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt.) Hvor muligt UNSPSC-kode eller en fast defineret varekode Leverandøren kan ikke som følge af den elektroniske fakturering opkræve gebyr eller anden form for godtgørelse. Såfremt oplysningerne på fakturaen ikke er fyldestgørende efter ovenstående anvisning, eller fakturaen ikke er modtaget elektronisk, forbeholder Frederikssund Kommune sig ret til at tilbageholde betaling, indtil fyldestgørende faktura er modtaget korrekt. Betalingsfristen er 30 kalenderdage efter Frederikssund Kommunes modtagelse af faktura, forudsat at denne er udformet i overensstemmelse med Aftalen. Leverandøren er alene berettiget til betaling, såfremt de pågældende Ydelser er udført i overensstemmelse med Aftalen og dennes bilag. 5. Refusion Frederikssund Kommune kan i Aftalens løbetid meddele Leverandøren, at en given Lokalitet helt eller delvist udgår, således at Leverandøren ikke længere skal udføre Ydelserne på hele eller dele af den pågældende Lokalitet. Såfremt en Lokalitet udgår fuldstændigt, bortfalder Leverandørens ret til vederlag for Ydelser på den pågældende Lokalitet. Ved delvist afgang reduceres vederlaget jf. de i tilbudslisten (bilag 1) oplyste refusionspriser. Alternativt kan der kan efter Frederikssund Kommunes ønske optages forhandling med Leverandøren om reduktionens størrelse. Frederikssund Kommune giver hurtigst muligt Leverandøren skriftlig meddelelse om krav om refusion for lukkede eller nedlagte Lokaliteter eller lokaler. Hvis Leverandøren kan dokumentere, at denne på grund af forpligtelser til medarbejdere og det varsel Frederikssund Kommune har givet, ikke kan reducere lønomkostningen, betaler Frederikssund Kommune differencen indtil opsigelse eller overførelse af medarbejderen til anden beskæftigelse effektueres. Ved alle former for og varigheder af lukninger af Lokaliteter og lokaler kan Frederikssund Kommune alternativt vælge, at den herved frigjorte arbejdskraft fra dag til dag overføres til andre tilsvarende opgaver, eksempelvis ekstrarengøring. Refusion for aftalte eller konstaterede udeladelser opgøres af Leverandøren månedsvist og påføres som kreditbeløb på den månedlige faktura. 6. Vederlagsregulering Prisregulering kan finde sted én gang årligt med virkning fra den 1. januar, første gang den 1. januar Side 39 af 62

40 Indeksregulering af det årlige vederlag skal ske i henhold til Danmarks Statistiks nettoprisindeks. Priserne kan således stige eller falde med den procentvise difference mellem nettoprisindekset fra 1. november det foregående år til 1. november med udgangspunkt i år Det vil sige, at første indeksregulering vil ske på baggrund af differencen mellem indekstallene pr. 1. november 2013 og 1. november Prisstigningen kan dog ikke overstige udviklingen i Kommunernes Landsforenings udmeldte løn- og prisfremskrivning for Øvrige tjenesteydelser (art 4.0 og 4.9) for tilsvarende periode. Såfremt der vedtages ny lovgivning, herunder omlægning af skatter og afgifter, som direkte påvirker Leverandørens produktionsomkostninger, har Parterne ret til en genforhandling af prisstrukturen. En sådan genforhandling skal imidlertid baseres på detaljeret dokumentation, der godtgør en stigning i produktionsomkostningerne. 7. Garantier Leverandøren garanterer, at Ydelserne leveres i overensstemmelse med Aftalen og dennes bilag, samt de i lovgivningen fastsatte krav hertil, og at der stilles de nødvendige ressourcer til rådighed til Ydelsernes udførelse. 8. Lovgivning og myndighedskrav Leverandøren er i Aftalens varighed forpligtet til at overholde alle myndighedskrav, herunder lovgivning, der er gældende for Ydelsernes udførelse og driften af Leverandørens virksomhed. På forlangende skal Leverandøren indenfor to hverdage fremlægge dokumentation til Frederikssund Kommune for, at der er sket indberetning af A-indkomst og A-skat for de medarbejdere, der er ansat og/eller af Frederikssund Kommune antruffet på Lokaliteterne. Dokumentationen skal fremlægges i form af udskrift fra E-indkomst-systemet. Ved sin underskrift af Aftalen erklærer Leverandøren samtidigt, at Leverandøren ikke har påbud fra Arbejdstilsynet eller fra tilsvarende national myndighed som kan have betydning for udførelsen af Aftalen samt, at Leverandøren overholder den for Leverandøren gældende og relevante arbejdsmiljølovgivning. 9. "Arbejdsklausul" (ILO 94) Såfremt arbejdsforhold af den i Aftalen omhandlede art ikke på den egn, hvor Ydelserne udføres, er omfattet af kollektiv overenskomst, må løn- og arbejdsvilkårene ikke være mindre gunstige end de vilkår, der inden for det fag eller den industri, i hvilken Leverandøren har sin virksomhed, i almindelighed bydes til under tilsvarende forhold. Ansvaret for, at denne bestemmelse overholdes, påhviler Leverandøren. Det ovenfor anførte gælder tilsvarende for Ydelser, der udføres af underleverandører eller af personer, der har fået overdraget dele af Aftalen til udførelse. I så tilfælde påhviler det Leverandøren at påse, at denne bestemmelse overholdes. Frederikssund Kommune kan til enhver tid forlange dokumentation for, at Leverandøren overholder denne bestemmelse. Side 40 af 62

41 Såfremt Leverandøren ikke overholder ovenstående bestemmelser, er Frederikssund Kommune berettiget til at udøve tilbagehold i Leverandørens tilgodehavende svarende til udgifterne forbundet med at opfylde bestemmelsen. Såfremt Leverandøren ikke overholder denne bestemmelse, er Frederikssund Kommune berettiget til at ophæve Aftalen. 10. Medarbejdere og ledere Leverandørens personale skal under Ydelsernes udførelse være iført en identificerbar arbejdsbeklædning med virksomhedslogo og de skal have et id-kort med angivelse af Leverandørens navn og logo, samt medarbejderens billede, navn og funktion. For faste medarbejdere kan der af Frederikssund Kommune kræves opsat en planche med billede, navn og funktion for den eller de medarbejdere, der arbejder på Lokaliteten. De medarbejdere, som Leverandøren ansætter til udførelse af Ydelserne, skal til enhver tid være instrueret og uddannet i de for Ydelserne relevante forhold. Når der starter en ny medarbejder på en Lokalitet, skal Leverandøren sikre, at der af en arbejdsleder ud over de generelle instruktions- og uddannelseskrav gives en grundig instruktion i alle de for Ydelserne relevante lokale forhold. Medarbejderne skal forinden Ydelserne udføres, og/eller forinden nye medarbejdere overlades til at arbejde selvstændigt, som minimum være instrueret i alarmer, nøglesystemer, placering af rengøringsrum, anvendelse af eventuelle specielle maskiner med videre samt sikkerhedsforhold, via en fysisk gennemgang sammen med en arbejdsleder. Nye medarbejdere skal instrueres i de krav til Ydelsernes udførelse, som følger af Aftalen og dennes bilag. Medarbejderne skal senest tre måneder efter ansættelse hos Leverandøren eller senest en måned efter opstart af Ydelser under Aftalen være tilmeldt AMU-kurset grundkursus i erhvervsrengøring eller tilsvarende. Kurset skal være gennemført senest seks måneder efter den pågældende medarbejders ansættelse. Alle medarbejdere, skal have en i forhold til ydelsen anmærkningsfri straffeattest og den skal på opfordring forevises for Frederikssund Kommune. Alle medarbejdere, der arbejder på tidspunkter hvor der opholder sig børn i Frederikssund Kommunes lokaliteter, skal have en anmærkningsfri børneattest og attesten skal på opfordring forevises for Frederikssund Kommune. Leverandøren skal sikre, at de medarbejdere, der er ansat til opgaven, overholder de aftalte møde- og sluttider, og at der ikke, uden særlig aftale, arbejder eller opholder sig andre personer end de ansatte medarbejdere på Lokaliteterne. Leverandøren skal skriftligt meddele Frederikssund Kommune navne på, hvilke ledere og hvilke medarbejdere der til enhver tid har ansvar for henholdsvis ledelsen og rengøringsarbejdets udførelse på den enkelte Lokalitet. I tilfælde af udskiftning af ledere eller medarbejdere skal nærmeste leder skriftligt meddele Frederikssund Kommune om op- Side 41 af 62

42 høret, så snart det kendes, samt skriftligt meddele navne på de nye medarbejdere/ledere. Såfremt Leverandørens medarbejdere ikke udfører Ydelserne i henhold til Aftalen og dennes bilag, er Frederikssund Kommune berettiget til at kræve, at de pågældende medarbejdere ikke beskæftiges under Aftalen. Leverandøren er ikke berettiget til kompensation eller erstatning i denne forbindelse. Leverandøren er forpligtet til at afgive de af Frederikssund Kommune ønskede oplysninger om det ansatte personale i relation til en eventuel overdragelse af Ydelserne til en anden Leverandør eller af andre årsager. Leverandøren er i forbindelse med Frederikssund Kommunes eventuelle hjemtagning af Ydelserne eller ved udbud forpligtet til at udarbejde en refusionsopgørelse for medarbejderne og udlevere den til Frederikssund Kommune. 11. Personale- og rengøringsrum samt udstyr Frederikssund Kommune stiller vederlagsfrit de lokaler, som blev identificeret på tidspunktet for besigtigelsen til rådighed for Leverandørens personale og materiel. 12. Tekniske oplysninger Leverandøren skal inden opstart af Aftalen kontrollere de udleverede lokalitetsdata og inden den 1. oktober 2013 fremkomme med eventuelle ændringsoplysninger inklusive oplæg til tilpasning af vederlaget. Ønsker om tilpasninger, som måtte fremkomme efter den nævnte frist, og som ikke skyldes forhold, der er opstået efter aftaleindgåelse, vil ikke blive imødekommet. Leverandøren skal løbende vedligeholde et præcist datamateriale for alle Lokaliteter indeholdende alle for Ydelserne relevante oplysninger for den enkelte Lokalitet og de enkelte lokaler. Materialet skal vedligeholdes af Leverandøren i Aftalens varighed således, at alle konstaterede og væsentlige lokaleændringer (anvendelse, udvidelse eller indskrænkning) indarbejdes mindst hver tredje måned. Materialet skal være udarbejdet elektronisk i et dertil egnet program. Ved Leverandørens første udarbejdelse udleverer Leverandøren materialet i et samlet hardcopy sæt i to eksemplarer til Frederikssund Kommune, og Leverandøren fremsender en mail med PDF-filer af materialet til Frederikssund Kommune. Ved alle af Leverandøren efterfølgende gennemførte ændringer udleverer Leverandøren i hardcopy to eksemplarer af de aktuelle ændringssider til Frederikssund Kommune og fremsender en mail med PDF-filer af materialet til Frederikssund Kommune. På Frederikssund Kommunes opfordring skal Leverandøren endvidere via eller på anden sikker måde umiddelbart udlevere dataoplysningerne i PDF-filer og i en for det anvendte program læsbar datafil til Frederikssund Kommune. I forbindelse med Aftalens ophør uagtet af hvilken årsag skal Leverandøren overdrage et fuldt opdateret lokaledatamateriale til Frederikssund Kommune senest 14 kalenderdage efter Frederikssund Kommunes skriftlige anmodning herom. Såfremt Leve- Side 42 af 62

43 randøren ikke inden for den førnævnte frist overdrager lokaledatamaterialet til Frederikssund Kommune, er Frederikssund Kommune berettiget til at få et sådant materiale udarbejdet for Leverandørens regning. Udgiften hertil vil blive modregnet direkte i det eller de sidste vederlag til Leverandøren, eller anfordret i sikkerhedsstillelsen. 13. Sikkerhedsstillelse Til sikkerhed for Leverandørens opfyldelse af Aftalen, stiller Leverandøren gennem godkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab som ikke er opført på Finanstilsynets liste over virksomheder under tilsyn og inden datoen for aftalens indgåelse en ubetinget og uigenkaldelig anfordringsgaranti på 5 % af det første års forventede kontraktsum svarende til kr.. og i overensstemmelse med den af Frederikssund Kommune udarbejdede skabelon indsat i forlængelse af Aftaleudkastet. Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med anfordringsgarantien. Anfordringsgarantien begrænser ikke Frederikssund Kommunes rettigheder i henhold til Aftalen, dennes bilag og/eller dansk ret i øvrigt. Såfremt Leverandøren ikke inden for den ovenfor nævnte frist stiller anfordringsgarantien, bortfalder Aftalen, medmindre Frederikssund Kommune giver Leverandøren en ny frist til at stille anfordringsgarantien. Anfordringsgarantien nedskrives ikke i Aftalens løbetid. Anfordringsgarantien ophører tre måneder efter Aftalens udløb, medmindre Frederikssund Kommune inden dette tidspunkt skriftligt har fremsat krav om udbetaling i henhold i anfordringsgarantien. Krav om udbetaling skal ske til garantistiller og Leverandøren. Vælger Frederikssund Kommune at benytte sig af Option 1, skal sikkerhedsstillelsen forlænges frem til udløbet af Aftalen. 14. Ændringer Ændringer til Aftalen skal ske skriftligt og skal optages som bilag til Aftalen. Ændringer, som ikke opfylder de formkrav, som fremgår af denne 14, er ikke gældende mellem Parterne. 15. Underleverandører Leverandøren er ikke berettiget til at anvende andre underleverandører end dem, som fremgår af tilbuddet (bilag 5), medmindre dette er skriftligt godkendt af Frederikssund Kommune. Frederikssund Kommune vil alene give samtykke til brug af underleverandør, såfremt Leverandøren kan fremlægge nedenstående dokumentation, og såfremt Frederikssund Kommune i øvrigt er betrygget i, at underleverandøren kan opfylde kravene til Ydelsernes udførelse. Leverandøren skal sikre: at eventuelle underleverandører over for Frederikssund Kommune fremlægger registreringsbeviser, der viser, at underleverandøren er registreret hos SKAT efter momsloven og kildeskatteloven. Side 43 af 62

44 at eventuelle underleverandører over for Frederikssund Kommune fremlægger serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, der indeholder tilsvarende oplysninger. Uanset brug af godkendt underleverandør er Leverandøren den eneste ansvarlig over for Frederikssund Kommune under Aftalen. Leverandøren garanterer således for opfyldelsen og overholdelsen af Aftalen i samme omfang, som hvis Leverandøren selv havde udført Ydelsen. Leverandøren hæfter for sine underleverandørens forhold på samme vis som for egne forhold. Anvendelse af underleverandører uden Frederikssund Kommunes forudgående skriftlige samtykke udgør væsentlig misligholdelse (se 17). 16. Overdragelse Rettigheder og forpligtelser efter denne Aftalen med tilhørende bilag kan hverken helt eller delvist overdrages af Leverandøren. 17. Misligholdelse Enhver tilsidesættelse af Leverandørens forpligtelser i medfør af Aftalen og/eller dennes bilag udgør misligholdelse. Ved misligholdelse forstås i henhold til Aftalen f.eks. (listen er ikke udtømmende): at servicekvalitet eller -aktivitet i henhold til udbudsgrundlaget (bilag 4) ikke leveres eller gennemføres til rette tid. at der i tilfælde af manglende servicekvalitet eller -aktivitet i henhold til udbudsgrundlaget (bilag 4) ikke er anvendt den af Leverandøren oplyste arbejdstid. at krav vedrørende kvalitetssikring, kvalitetskontrol og kvalitets- eller anden form for rapportering ikke gennemføres i henhold til udbudsgrundlaget (bilag 4) eller Aftalen i øvrigt. at de til Ydelserne ansatte medarbejdere/ledere ikke opfylder de i Aftalen og dennes bilag fastsatte krav. Undlader Leverandøren at opfylde den informationspligt, som påhviler Leverandøren i medfør af Aftalen og dennes bilag, udgør det et selvstændigt tilfælde af misligholdelse. Ovenstående er en ikke-udtømmende liste over forhold, som udgør misligholdelse, idet enhver manglende opfyldelse af Aftalen og dennes bilag vil udgøre misligholdelse. Udviser en af Leverandøren udført kontrol, at der foreligger misligholdelse, eller har Leverandøren formodning om at der vil indtræde misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele Frederikssund Kommune dette. Leverandøren skal samtidig underrette Frederikssund Kommune om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og hvad Leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelse indtræder i fremtiden. Udviser en af Frederikssund Kommune udført kontrol, at der foreligger misligholdelse, eller har Frederikssund Kommune formodning om at der vil indtræde misligholdelse Side 44 af 62

45 oplyser Frederikssund Kommune Leverandøren om, hvad misligholdelsen omfatter eller forventes at omfatte. Leverandøren er i alle sådanne tilfælde forpligtet til at afhjælpe eventuelle misligholdelser og tilrettelægge en procedure, så tilsvarende misligholdelser undgås. Leverandøren har i alle tilfælde af misligholdelse en afhjælpningspligt, se umiddelbart nedenfor. Leverandøren skal i tilfælde af misligholdelse straks iværksætte tiltag til afhjælpning af misligholdelsen. Frederikssund Kommune kan stille krav til den måde, hvorpå en misligholdelse skal bringes til ophør og til de skridt Leverandøren skal tage, for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Frederikssund Kommune kan eksempelvis stille krav om, at Leverandøren i en periode efter en konstateret misligholdelse gennemfører skærpet kontrol, hvor omfanget af kontrollen udvides og/eller hvor kontrollerne gennemføres hyppigere end ellers fastlagt. Gentagne og/eller grove tilsidesættelser af de fastlagte krav til Ydelsernes udførelse, som beskrevet i udbudsmaterialet med tilhørende bilag (bilag 4) herunder men ikke udtømmende manglende erhvervsansvarsforsikring samt leverandørens brug af illegal arbejdskraft udgør væsentlig misligholdelse. Manglende overholdelse af et eller flere af de krav, som fremgår af bilag 6 til Udbudsmaterialet (indeholdt i bilag 4), vil altid være at betragte som væsentlig misligholdelse af Aftalen og Frederikssund Kommune kan i sådanne tilfælde ophæve Aftalen uden varsel, jf. dog nedenfor. Væsentlig misligholdelse berettiger til ophævelse af Aftalen efter en skriftlig advarsel. Frederikssund Kommune kan undlade at ophæve Aftalen i følgende ikkeudtømmende tilfælde, uden at dette medfører, at Frederikssund Kommune herved mister sine rettigheder i anledning af Leverandørens væsentlige misligholdelse: Hvor der er tale om en enkeltstående, mere tilfældige overtrædelser af udbudsmaterialet, herunder gældende lovgivning, som ikke med rimelighed kan bebrejdes Leverandøren. Hvor Leverandøren kan sandsynliggøre, at der ikke vil forekomme en tilsvarende overtrædelse. Frederikssund Kommune kan i sådanne tilfælde vælge at indlede en dialog med Leverandøren om, hvordan det kan sikres, at Leverandøren fremadrettet overholder vilkårene i Aftalen og dennes bilag. Dialogen kan bestå i, at Leverandøren skal indsende en beskrivelse af, hvilke praktiske tiltag, der iværksættes for at overholde bestemmelserne. Såfremt Frederikssund Kommune vælger at indlede denne dialog udelukker det ikke Frederikssund Kommune fra på et senere tidspunkt at ophæve Aftalen. Ved Frederikssund Kommunes ophævelse af Aftalen som følge af væsentlig misligholdelse, er Leverandøren erstatningsansvarlig for ethvert direkte og indirekte tab, som Frederikssund Kommune måtte lide som følge af ophævelsen. Leverandøren er i tilfælde af Aftalens ophævelse som følge af væsentlig misligholdelse ikke berettiget til erstatning eller kompensation. Ved Frederikssund Kommunes ophævelse af Aftalen som følge af væsentlig misligholdelse, er Leverandøren såfremt Frederikssund Kommune ønsker det forpligtet til: Side 45 af 62

46 At varetage Ydelserne i en overgangsperiode, indtil disse kan overdrages til tredjemand At betale Frederikssund Kommune den eventuelle merudgift, der bliver mellem Leverandørens pris og den nye pris, som Frederikssund Kommune skal betale en anden leverandør frem til det tidspunkt, hvor Aftalen oprindeligt ville være udløbet. Aftalens bestemmelser om misligholdelse begrænser ikke anvendelsen af dansk rets almindelige regler herom. 18. Bod, tilbageholdelsesret samt modregning I tilfælde af misligholdelse, jf. 17, er Frederikssund Kommune berettiget til bod og/eller tilbageholdelsesret på nedenstående betingelser. Det er ikke en betingelse for Frederikssund Kommunes ret til bod, at misligholdelsen er væsentlig. I tilfælde af misligholdelse, jf. 17, er Frederikssund Kommune berettiget til en bod svarende til 100 % af den aftalte pris pr. rengøringsdag for den Lokalitet, misligholdelsen vedrører, dog minimum kr. 500 eksklusive moms pr. fejl. Boden beregnes pr. tilfælde af misligholdelse. Der kan således opkræves bod for flere forskellige misligholdelser på én gang pr. Lokalitet. Opkrævning af bod i henhold til denne bestemmelse vil ske ved modregning i førstkommende faktura. Såfremt Frederikssund Kommune som følge af Leverandørens misligholdelse lider tab, som overstiger nærværende bodsbestemmelser, kan Frederikssund Kommune gøre dette yderligere tab gældende over for Leverandøren. Leverandørens afhjælpningspligt, jf. 17, berøres ikke af Frederikssund Kommunes ret til bod. Tilsvarende berøres Frederikssund Kommunes ret til bod ikke af Leverandørens afhjælpningspligt. Ved gentagende misligholdelse på samme lokalitet har Frederikssund Kommunen udover bod mulighed for at tilbageholde hel eller delvis betaling for Ydelsen, indtil misligholdelsen er afhjulpet i henhold til Aftalen. Frederikssund Kommune har endvidere ret til at modregne eventuelle tilgodehavender i kommende betalinger. 19. Konkurs med videre Såfremt Leverandøren erklæres konkurs, der indgives konkursbegæring eller begæring om rekonstruktion mod Leverandøren, der sker åbning af tvangsakkord, Leverandøren træder i likvidation, eller bliver taget under tvangsopløsning, er dette at betragte som væsentlig misligholdelse. Hvis Leverandøren er et aktieselskab, kan Frederikssund Kommune ophæve Aftalen, hvis Leverandøren kræves opløst af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Side 46 af 62

47 20. Kontrol og indsigt Under Leverandørens udførelse af Ydelserne, vil Frederikssund Kommune eller den Frederikssund Kommune bemyndiger hertil, have ret til at føre tilsyn med og udøve kontrol med alle led i Ydelsernes udførelse. Leverandøren er forpligtet til at stille alle oplysninger, der er nødvendige for udøvelsen af nævnte kontrol, til rådighed for Frederikssund Kommune. Frederikssund Kommunes eventuelle udøvelse af tilsyn og kontrol fritager ikke Leverandøren for dennes forpligtelser. Leverandøren er forpligtet til over for Frederikssund Kommune at dokumentere, at Ydelserne er udført i overensstemmelse med Aftalen og dennes bilag. 21. Ansvar og forsikring Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler herunder produktansvar. Leverandøren er herunder ansvarlig for alle skader, der som følge af Ydelsernes udførelse indtræder på ting, bygninger eller personer. Eventuelle skader, som Leverandøren i øvrigt måtte forårsage ved Ydelsernes udførelse, er Frederikssund Kommune uvedkommende, og ansvaret herfor påhviler alene Leverandøren. Leverandørens ansvar under Aftalen begrænses til DKK 5 mio. kr. pr. skadesbegivenhed og DKK 10 mio. kr. pr. år. Ansvarsbegrænsningen gælder ikke i det omfang, Leverandørens har handlet forsætligt eller groft uagtsomt. Leverandøren skal i Aftalens varighed have forsikringsmæssig dækning af sit erhvervsansvar. Leverandørens forsikring skal have en dækningssum for tingsskade og personskade på minimum 5 mio. kr. pr. skadesbegivenhed og minimum 10 mio. kr. pr. år. Leverandøren skal på Frederikssund Kommunes anmodning kunne dokumentere, at de krævede forsikringer er i kraft. Manglende forsikringsdækning vil være at betragte som en væsentlig misligholdelse. Leverandøren bærer ansvaret for de af Frederikssund Kommune udleverede nøgler, adgangskort og lignende. Såfremt sådanne bortkommer, kan Frederikssund Kommune, hvis dette er nødvendigt af sikkerhedsmæssige årsager, træffe beslutning om udskiftning eller omstilling af låsesystemer. De hermed forbundne udgifter påhviler Leverandøren, dog maksimeret til kr pr. tilfælde. Udgifterne i forbindelse hermed vil blive modregnet i den eller de førstkommende betalinger eller anfordret i sikkerhedsstillelsen. Leverandøren er ligeledes ansvarlig for, at eventuelle indbrudsalarmer håndteres korrekt og at brandalarmer ikke aktiveres. I tilfælde af, at en aktiveret alarm skyldes Leverandørens ukorrekte håndtering af denne, pålægges Leverandøren alle eventuelt medgåede omkostninger herved, ligesom Leverandøren vil kunne blive pålagt erstatningsansvar i forbindelse med skader/indbrud, som måtte være sket i forbindelse med Leverandørens forkerte/manglende håndtering/tilkobling af alarmsystemerne eller skødesløs omgang med udleverede nøgler, koder med videre. Side 47 af 62

48 Alarmen er eksempelvis håndteret ukorrekt, hvis den; 1. Udløses på grund af Leverandørens manglende frakobling og ikke afmeldes inden alarmselskabet rykker ud (de hermed medgåede omkostninger til alarmselskabet skal betales af Leverandøren) 2. Ikke udløses ved indbrud på grund af Leverandørens manglende aftalte tilkobling (det aktuelle tab i forbindelse med stjålne effekter som ikke kan refunderes af lokalitetens forsikring, skal betales af Leverandøren). Leverandøren skal sikre, at nøgler og kort, som anvendes i forbindelse med opgavens udførelse, opbevares forsvarligt, uden angivelse af hvilken lokalitet de hører til, og med et af Leverandøren påsat findelønsskilt. Leverandøren skal øjeblikkeligt give meddelelse til Frederikssund Kommune, såfremt nøgler eller adgangskort bortkommer eller beskadiges. 22. Fortrolighed Parterne samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshedspligt med hensyn til enhver oplysning om den anden Parts forretningshemmeligheder, forretningskoncepter, forretningsforbindelser og andre fortrolige forhold, der kommer til deres kendskab ved forberedelse, indgåelse og opfyldelse af Aftalen. Tavshedspligten i denne 22 omfatter ikke (1) videregivelse med skriftlig tilladelse fra den beskyttede Part, (2) videregivelse der kræves af en offentlig myndighed (herunder ved lovgivning), (3) relevant videregivelse til brug for løsning af en konflikt mellem Parterne og (4) videregivelse til en Parts rådgivere, eksempelvis advokat og revisor. Bestemmelserne i denne 22 skal forblive gældende uanset Aftalens ophør, hvad enten Aftalens ophør skyldes opsigelse, ophævelse eller andet. Tilsvarende skal den enkelte medarbejder iagttage tavshedspligten efter fratræden af sin stilling hos en af Parterne. Leverandøren forpligter sig i øvrigt til at overholde sikkerhedsforskrifterne med videre i forbindelse med behandling af personoplysninger, jf. lov om behandling af personoplysninger. 23. Force majeure Ved "Force Majeure" forstås sådanne ekstraordinære omstændigheder, som en Part ikke er herre over, og som Parten ikke ved Aftalens indgåelse med rimelighed kunne eller burde have forudset og ej heller burde have undgået eller overvundet. Forhold hos Leverandørens underleverandør kan i forhold til Aftalens opfyldelse kun anses for Force Majeure, i det omfang underleverandøren er i en Force Majeure-situation, hvis følger for Aftalens opfyldelse, Leverandøren ikke burde have undgået, overvundet eller reduceret. Ansvaret for opfyldelse af en forpligtelse under Aftalen suspenderes, i det omfang dens opfyldelse hindres af Force Majeure. Parterne skal i videst muligt omfang medvirke til at forebygge og begrænse en Force Majeure-situations negative konsekvenser for opfyldelsen af deres forpligtelser under Aftalen. Den forhindrede Part skal straks efter Force Majeure-situationens ophør genoptage sine ydelser under Aftalen. Side 48 af 62

49 Force Majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal arbejdsdage, som Force Majeure-situationen varer. Såfremt en tidsfrist for Leverandøren udskydes på grund af Force Majeure, udskydes de betalinger, der knytter sig dertil, tilsvarende. Force Majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende Part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden Part senest 5 (fem) arbejdsdage efter, at Force Majeure er indtrådt. Frederikssund Kommune er berettiget til at opsige Aftalen helt eller delvis, såfremt Leverandøren er forhindret i at levere Ydelserne som følge af Force Majeure i en periode på 10 (ti) arbejdsdage inden for en periode på 2 (to) kalendermåneder. Frederikssund Kommune er i forbindelse med Force Majeure hos Leverandøren berettiget til en forholdsmæssig reduktion i vederlaget. Reduktionen udgør 85 % af dagsvederlaget, såfremt total udeblivelse (alle lokaler) finder sted. I øvrige tilfælde end ved total udeblivelse (alle lokaler) sker reduktion efter de aftalte refusionsbeløb. Leverandøren er i forbindelse med Force Majeure hos Frederikssund Kommune hvor det ikke er muligt at udføre den aftalte ydelse som følge af eksempelvis brand berettiget til op til 85 % af vederlaget. Leverandøren er forpligtet til at begrænse udgiften mest muligt ved hjemsendelse, omplacering, opsigelse og lignende af medarbejdere. Leverandøren skal i forbindelse med en eventuel opkrævning af vederlag i forbindelse med force majeure dokumentere, at Leverandørens lønudgifter ikke har kunnet reduceres eller fjernes. 24. Aftalen Aftalen med tilhørende bilag er udfærdiget og underskrevet i to originale eksemplarer, hvoraf det ene beror hos Frederikssund Kommune og det andet hos Leverandøren. Leverandøren må ikke anvende Frederikssund Kommune som reference, anvende Kommunens logo eller oplyse om Aftalens indhold med mindre der forinden er indgået skriftlig aftale med Frederikssund Kommune om dette. 25. Tvistigheder Aftalen og enhver tvist, som udspringer deraf, er undergivet dansk ret. Parterne skal søge at løse uoverensstemmelser om Aftalens opfyldelse, fortolkning eller udfyldning ved forhandling. Løses konflikten ikke senest 14 kalenderdage efter, at en begæring om forhandling er skriftligt fremsat af en Part, kan tvisten indbringes for Frederikssund Kommunes hjemting, som er eksklusivt værneting i 1. instans. 26. Ikrafttræden, opsigelse og ophør Aftalen træder i kraft den 1. august 2013 (herefter "Ikrafttrædelsesdatoen") og løber til den 31. juli 2016, hvorefter den ophører uden yderligere varsel. Side 49 af 62

50 Såfremt Frederikssund Kommune vælger at udnytte Option 1, kan Aftalen forlænges på uændrede vilkår med to gange ét år. Såfremt Frederikssund Kommune ønsker at udnytte Option 1, skal Frederikssund Kommune senest den 1. januar 2016 henholdsvis 1. januar 2017 meddele dette skriftligt til Leverandøren. De første seks måneder efter Ikrafttrædelsesdatoen kan Frederikssund Kommune opsige Aftalen med en måneds varsel til udløbet af en kalendermåned. Efter udløbet af de første seks måneder af Aftalens varighed, kan begge Parter opsige Aftalen uden begrundelse med seks måneders varsel til udløbet af en kalendermåned. Såfremt Klagenævnet for Udbud eller en domstol annullerer Frederikssund Kommunes beslutning om at tildele Aftalen til Leverandøren, eller pålægger Frederikssund Kommune at bringe Aftalen til ophør, er Frederikssund Kommune berettiget til at opsige Aftalen med et "passende varsel". Sker opsigelsen inden for de første seks måneder af Aftalens løbetid, er et "passende varsel" en måneds varsel til udløbet af en kalendermåned. Sker opsigelsen efter udløbet af de første seks måneder af Aftalens løbetid, er et "passende varsel" tre måneders varsel til udløbet af en kalendermåned. I tilfælde af at Frederikssund Kommune opsiger Aftalen som beskrevet i denne 26, betaler Frederikssund Kommune for de Ydelser, der udføres af Leverandøren, frem til det tidspunkt, hvor Aftalen i henhold til opsigelsen udløber. Bortset fra sådanne betalinger, kan Leverandøren ikke rejse krav, herunder krav om erstatning i anledning af Frederikssund Kommunes opsigelse som beskrevet i denne bestemmelse. Hvis Leverandøren opsiger Aftalen, yder Leverandøren en kompensation til Frederikssund Kommune svarende til 2 % af det vederlag, som Frederikssund Kommune skulle have betalt til Leverandøren frem til udløbet af Aftalens ordinære periode, såfremt Leverandøren ikke havde opsagt Aftalen. Eventuel opsigelse skal ske skriftligt og skal fremsendes med anbefalet post. Frederikssund, den For Leverandøren For Frederikssund Kommune Side 50 af 62

51 Ubetinget og uigenkaldelig anfordringsgaranti Såfremt Leverandøren ikke inden den 1. juni 2013 stiller anfordringsgarantien, bortfalder Aftalen, medmindre Frederikssund Kommune giver Leverandøren en ny frist til at stille anfordringsgarantien. På foranledning af. indestår. (herefter betegnet "Garanten") herved over for Frederikssund Kommune, Torvet 2,Frederikssund (herefter betegnet "Frederikssund Kommune") som garant for betaling af indtil DKK.. skriver DKK 00/100 7 (herefter betegnet "Garantien"). Garantien skal tjene til i enhver henseende at holde Frederikssund Kommune skadesløs i tilfælde af, at. misligholder sine forpligtelser i henhold til Aftale vedrørende. mellem. og Frederikssund Kommune, dateret den med bilag og eventuelle ændringer/tilføjelser (herefter samlet kaldet "Aftalen"). Garanten har set Aftalen og dennes bilag og har således kendskab til de forpligtelser henholdsvis rettigheder, Aftalen indeholder. Garantien påvirkes ikke af, at Frederikssund Kommune giver.. henstand med hensyn til opfyldelse af dennes forpligtelser. Garantien er gyldig fra den. og henstår med det fulde beløb indtil tre måneder efter Aftalens udløb (inkl. eventuel optionsbenyttelse), medmindre Frederikssund Kommune forinden har gjort krav gældende under Garantien. Garantien nedskrives ikke i Aftalens løbetid. Såfremt Frederikssund Kommune ønsker udbetaling i henhold til Garantien, skal dette skriftligt og samtidigt meddeles til [Leverandøren] og Garanten med nøje angivelse af arten og omfanget af den påståede misligholdelse, samt størrelsen af det krævede beløb. Det krævede beløb skal udbetales til Frederikssund Kommune uden rettergang, og senest 10 arbejdsdage efter, at skriftlig anfordring er modtaget af Garanten. Hvis det ved senere forlig eller retsafgørelse viser sig, at Frederikssund Kommune ikke har været berettiget til at modtage betaling under Garantien, er Frederikssund Kommune forpligtet til at tilbagebetale beløbet samt påløbne renter til Garanten da har givet Garanten transport i et eventuelt tilbagesøgningskrav inkl. renter. Tvistigheder med relation til nærværende Garanti afgøres af den retsinstans, der afgør tvister mellem. og Frederikssund Kommune i henhold til Aftalen. Ved Garantiens bortfald skal nærværende dokument returneres til.. (dato) (garantistiller) 7 Anfordringsgarantien skal udgøre 5 % af det første års forventede Aftalesum. Side 51 af 62

52 Bilag 3: Lokalitetsdata Alle de lokaliteter, bygninger og lokaler i Frederikssund Kommune, der indgår i udbuddet, er opgjort i et ensartet system og format. Der foreligger således lokalefortegnelser og tegninger for alle bygninger i Data Know How og i PDF-format. For alle lokaler gælder det, at de under bemærkningsrubrikken på lokalefortegnelsen for de enkelte lokaler eventuelt anførte specielle udførelseskrav går forud for de i punkt 4 nævnte rengøringsinstruktioner. De aktuelle lokaledata udsendes inden orienteringsmødet. Der henvises til teksten i punkt 1.1. om fortrolighed. Side 52 af 62

53 Bilag 4: Rengøringssystem I de udsendte lokaledata, er der for hvert lokale der skal rengøres angivet lokalekategorien som angiver den for lokalet gældende renhedsgrad efter RenhedsgradsSystemet. Der skal leveres den jf. systemet fastlagte kvalitet og de fastlagte aktiviteter. I RenhedsgradsSystemet skal der tages udgangspunkt i nedenstående definitioner idet det skal fremhæves, at de fastlagte renhedsgrander og minimumsoperationer skal leveres/udføres det antal rengøringsdage om ugen, som er angivet i bilag 1, tilbudslisten. Alle lokaler kontrolleres på alle rengøringsdage (jf. ovenfor) for eventuel genbesmudsning, og den beskrevne kvalitet for den aftalte renhedsgrad tilvejebringes. Undtaget herfra er kontorer i administrationsbygninger, skoler, daginstitutioner med videre, hvor der tilvejebringes den fastsatte kvalitet en gang om ugen i enkeltmandskontorer og to gange om ugen i kontorer med to eller flere arbejdspladser. Der skal dog foretages daglig tømning af affald. De frekvensbestemte opgaver skal uanset den tilstedeværende kvalitet udføres med de fastlagte hyppigheder og metoder. Ved konstaterbar besmudsning skal Leverandøren ud fra nedenstående definitioner udføre den nødvendige indsats for at tilvejebringe den efter udfaldskravet fastsatte renhedsgrad og kvalitet. Den opnåede kvalitet efter udfaldskravsbeskrivelsen bygger primært på en visuel/subjektiv bedømmelse af alle overflader ved: Almindelig anvendelse af og/eller færdsel i lokalet. Anvendelse af forhøjninger og/eller kropsbuk for bedømmelse af eksempelvis oversiden på høje skabe, under skabe/reoler på lave ben, bag radiatorer og lignende. Hvis der kan være tvivl om, hvorvidt en manglende overholdelse af udfaldskravet skyldes en urenhed eller en permanent beskadigelse eller misfarvning af overflader, anvendes fingermetoden. Mulig udluftning i et for det enkelte lokale passende tidsrum indgår i forbindelse med udførelse af rengøringsarbejdet. Udluftning udføres ved, at et passende antal oplukkelige vinduer (1-2 pr. lokale), hvor lukkeordningen sidder max. 2 meter fra gulvhøjde, lukkes op for udluftning i mindst den tid, som det tager at gøre rent i lokalet. Lokaler som på lokalefortegnelsen ikke er tildelt et rengøringsprogram skal ikke rengøres, medmindre der er anført en særlig rengøringsaktivitet med eller rengøringshyppighed i bemærkningsrubrikken. Rengøring under og bag affaldsbeholdere, pyntegenstande med og uden ophæng/fastgørelse, let flytbart inventar og inventar på hjul samt almindelige arbejdsredskaber og lignende (eksempelvis papirkurve, potteplanter, bordlamper, telefoner, pcborde, holder til skriveredskaber), indgår i rengøringsopgaven. Alle de omhandlede objekter skal flyttes med mindst de frekvenser, hvor de indgår i forhold til nedenstående frekvensbestemte aktiviteter. Side 53 af 62

54 Overflader, som kræver flytning af større eller tungere objekter, indgår ikke i rengøringsopgaven. Frekvensbestemte aktiviteter Ud over ovenstående udfaldskravrelaterede definitioner, skal der for dels at fastholde et tilfredsstillende indeklima/-miljø og dels for periodisk at kunne anvende mere objektive kontrolmetoder, udføres følgende rengøringsaktiviteter. 1. I toiletter, baderum, omklædningsrum, køkkener, klinikker og lignende, skal alle naturlige berøringsflader (eksempelvis håndtag, bordflader, stole-/bænkflader, kontakter, gelændere og områder på døre, karme og skillevægge), alle sanitære installationer og flader i direkte tilknytning hertil samt gulvet, rengøres dagligt med en fugtig eller våd metode. 2. I kantiner, fællesrum og spise- og grupperum i SFOer og daginstitutioner, skal gulvet rengøres dagligt med en fugtig eller våd metode. 3. I sportshaller skal der fjernes harpiksklatter fra gulvet hver rengøringsdag Børneborde og -stole rengøres med en våd metode minimum en gang ugentligt 5. Alle øvrige håndtag, gelændere og lignende berøringsflader aftørres med en våd metode minimum en gang ugentligt. 6. Alle øvrige hårde/halvhårde gulve samt flisevægge og dørflader i toiletter, baderum og garderober aftørres minimum to gange månedligt med en fugtig eller våd metode. 7. Alle tekstile overflader (faste/løse væg/tæpper, polstrede møbler, hessian og lignende) støvsuges grundigt minimum en gang månedligt. 8. Alle øvrige personnære og/eller umiddelbart synlige overflader på inventar aftørres minimum en gang månedligt inklusive fjernelse af harpiks Tømning, grundig rengøring og stille på plads i 12 køleskabe (pr. delaftale) primært i lærerværelser på skoler 10. Daglig og ugentlig rengøring inklusive afkalkning jf. vedlagt instruktion af 8 kaffeautomater (Merrild Cafitesse 400) i delaftale 1 og 1 kaffeautomat (Merrild Cafitesse 400) i delaftale 2 primært i lærerværelser på skoler 11. Alle øvrige overflader inklusive flader over almindelig højde afstøves minimum fire gange pr. år. Ovenstående rengøringsaktiviteter skal udføres uanset, at tilstanden visuelt kan bedømmes til at være i overensstemmelse med det fastsatte resultat/den fastsatte kvalitet. 8 Det er i Frederikssund Kommune tilladt, at anvende harpiks i alle sportshaller og gymnastiksale Side 54 af 62

55 Ved kontrol af de ovennævnte fastlagte rengøringsaktiviteter kan der efter de fastlagte frekvenser anvendes andre kontrolmetoder end den visuelle, herunder også fingermetoden. De fastlagte rengøringsoperationer, som skal udføres med mindre interval end dagligt kan af Frederikssund Kommunes forlanges udført på fastlagte uge-/månedsdage (eksempelvis hver mandag/hver den 1. mandag i måneden/hver den 1. mandag i ulige måneder), og Leverandøren meddeler Frederikssund Kommune denne tilrettelæggelse på opfordring. Udfaldskrav Alle lokaler tjekkes med den fastsatte hyppighed, og nedennævnte tilstand opnås: Tilstand efter rengøring af: Almindelig primærog sekundærlokaler. Eks.: klasser, kontorer, gangarealer, trapper, depoter, o.lign. 1. Æstetisk rent Affald Løst snavs Fast plet Fast flade Inventar * * * * * * * * * Vægge * * * * * * * Gulve * * * * * * * * * Lofter * * * * * * Tilstand efter rengøring af: Særlige primærlokaler inklusive våde rum. Eks.: toiletter, baderum, garderober, kantiner, klinikker o. lign. 2. Hygiejnisk rent Affald Løst snavs Fast plet Fast flade Inventar * * * * * * * * * * * * Vægge * * * * * * * * * * Gulve * * * * * * * * * * Lofter * * * * * * * *** ** Intet/ingen besmudsning Betyder, at omhyggelig kontrol ikke må afsløre urenheder. Ubetydelig besmudsning Betyder, at omhyggelig kontrol kan afsløre mindre urenheder på ikkeperson-nære eller ikke umiddelbart synlige overflader (eksempelvis vandrette flader over nå-højde, rørføringer under borde og lignende, bord- og stoleben, gulv/væg, bag/under inventar). På alle andre overflader kan der afsløres ubetydelige urenheder, som uanset korrekt udført rengøring ikke er fjernet (eksempelvis clips, papirstykker, fastsiddende kalkpletter efter vandstænk, som ikke er o p- løst ved aftørring/afvaskning, striber efter rengøringsredskaber). Side 55 af 62

56 Ved en konsekvent optælling af ubetydelige urenheder på personnære eller umiddelbart synlige overflader må antallet i hvert lokale ikke overstige 1 pr. 5 m 2 pr. objektgruppe/snavstype. * Begrænset besmudsning Betyder, at urenheder virker ikke iøjefaldende og/eller generende, men kan forholdsvist let findes. Definitioner til Renhedsgradssystemet Hvor skal der gøres rent? Inventar: Vægge: Gulve: Lofter: F.eks. møbler 9, hylder, radiatorer, skabe, lamper, tavler 10, vindueskarme, el kontakter, håndtag og -greb, gelændere, papir- og affaldskurve inklusive almindelige og store makulatorer, rulleborde, billeder, håndvask 11, toiletkummer 20, spejle 20, teknisk udstyr inklusive computere og internt glas inkl. glasdøre. F.eks. døre, dørkarme, vægbeklædning/-paneler, glas (inkl. inderside af vinduer), kontakter, ventilationsåbninger, væghængt udstyr/lamper og vinduesrammer/-sprosser. F.eks. gulvbelægninger (også under måtter), fodpaneler, dørtrin, måtter (både ved indgange og i opholdsrum), gulvriste (afløbs- og radiatorgravsriste), skinner og beslag. F.eks. riste, rør, kabelbakker, bjælker, loftbeklædning og belysning monteret i eller på loft. Hvad skal fjernes ved rengøring? Affald: Ved affald forstås kasserede og tabte emner uden værdi. F.eks. visne blade, clips, madrester, papirstykker og lignende. Løst snavs: Ved løst snavs forstås urenheder eller spild, som ikke har hæftet sig til overfladen. Eksempelvis: Tørt: aske, grus, hår, insekter, spindelvæv, krummer, støv m.m. Flydende: pløre, væske, snesjap m.m. Fast plet: Ved fast plet forstås urenheder og spild, som hist og her har hæftet sig. F.eks. fedt, fingeraftryk, olie, snavsede skridtmærker, tyggegummi, vandpletter, kalk, rust, kaffepletter. Fast flade: Ved fast flade forstås samlinger af urenheder og spild, som i flader har hæftet sig. F.eks. ophobet eller nedtrådt snavs, plejemidler, kalk- og rustbelægninger samt irret messing og lignende. Mindre urenheder 9 Børneborde og -stole indgår en gang om ugen 10 Omhandler både almindelige kridttavler, whiteboard tavler og Smart Boards. 11 inklusive fliser/flisekant Side 56 af 62

57 Ved mindre urenheder på ikke-person-nære eller ikke umiddelbart synlige overflader forstås urenheder, som ikke forventes at sænke den generelle helhedsvurdering af lokalets/objektdistriktets rengøringskvalitet/-tilstand. Urenhederne må ikke kunne løsnes eller overføres til person-nære eller umiddelbart synlige overflader inden næste kontrol/rengøringsindsats ved almindelig anvendelse af lokalet. Ubetydelige urenheder Ved ubetydelige urenheder på person-nære eller umiddelbart synlige overflader forstås fejl/mangler i den udførte rengøringsaktivitet som følge af den menneskelige faktor. F.eks. clips, små papirstykker, brødkrummer, hår, pletter i dråbestørrelse. Det skal understreges, at disse fejl/mangler som udgangspunkt ikke må kunne konstateres. Person-nære overflader Ved person-nære overflader forstås overflader, som lokalebrugerne naturligt anvender og/eller berører ved normal lokaleanvendelse. Umiddelbart synlige overflader Ved umiddelbart synlige overflader forstås frie overflader, som kan ses ved almindelig anvendelse af og/eller færdsel i lokalet. Fingermetode Ved fingermetoden forstås berøring svarende til afstøvning/aftørring af en overflade med tør eller fugtig finger, hånd eller klud af et areal på ca. 25 cm 2 Side 57 af 62

58 Bilag 5: Vejledende tjekliste Nedenstående tjekliste kan anvendes i forbindelse med udarbejdelse af tilbud: 12 Nr. Tjekpunkter X 1. Tilbud skal sendes via Mercell, jf. afsnit Tilbuddet skal indeholde følgende: 1. Udfyldt tilbudsliste omfattende den/de delaftaler, som tilbudsgiver afgiver tilbud på. 3. Tilbuddet skal indeholde følgende: 2. De oplysninger/den dokumentation som er krævet i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.1 (personlige forhold). 4. Tilbuddet skal indeholde følgende: 3. De oplysninger/den dokumentation som er krævet i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.2 (økonomisk/finansiel kapacitet). 5. Tilbuddet indeholde følgende: 4. De oplysninger/den dokumentation som er krævet i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.3 (teknisk kapacitet). 12 Listen kan ikke garanteres at være komplet i forhold til udbudsmaterialet eller de efterfølgende fremsendte fastlagte oplysnings- og dokumentationskrav Side 58 af 62

59 Bilag 6: Sociale og etiske hensyn Nedenfor oplistes ikke-udtømmende de konventioner, erklæringer med videre, som Leverandøren skal overholde. Specifikke krav 1. Menneskerettigheder Leverandøren skal i forbindelse med sin opfyldelse af Aftalen overholde den til hver tid gældende lovgivning, herunder de i Danmark gældende konventioner/erklæringer, der tager sigte på forbud mod forskelsbehandling på grund af race, religion eller tro, hudfarve, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap eller national, social eller etnisk oprindelse, eller som tager sigte på at sikre etnisk ligebehandling. Leverandøren skal i forbindelse med sin udførelse af Aftalen og for ydelser omfattet af Aftalen overholde følgende grundlæggende konventioner og erklæringer: Den Europæiske Menneskerettighedskonvention FN s verdenserklæring om Menneskerettigheder (vedtaget den 10. december 1948) Endvidere skal Leverandøren i Aftalens varighed og for ydelser omfattet af Aftalen overholde gældende lovgivning, herunder følgende: Lov om forbud mod forskelsbehandling på arbejdsmarkedet m.v. (lovbekendtgørelse 1349 af 16. december 2008 med senere ændringer) Lov om etnisk ligebehandling (lovbekendtgørelse nr. 438 af 16. maj 2012 med senere ændringer) Bekendtgørelse af lov om forbud mod forskelsbehandling på grund af race m.v. (lovbekendtgørelse nr. 626 af 29. september 1987 med senere ændringer til denne) 2. Arbejdstagerrettigheder Ved opfyldelsen af Aftalen og for ydelser omfattet af Aftalen indestår Leverandøren for, at grundlæggende arbejdstagerrettigheder, herunder følgende, overholdes: At det leverede og dele heraf ikke er produceret i strid med det generelle forbud imod tvangsarbejde ILO-konvention nr. 29 og 105. At det leverede og dele heraf ikke er produceret i strid med det generelle forbud imod diskrimination i ansættelsesforhold ILO konvention nr. 100 og 111. At det leverede og dele heraf ikke er produceret i strid med det generelle forbud imod anvendelse af børnearbejde jf. ILO-konvention nr. 138 og 182. At det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til organisationsfrihed og retten til kollektive forhandlinger er sikret jf. ILO-konvention nr. 87, 98 og 135. At det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til rimelig aflønning er overholdt jf. ILO-konvention nr. 26 og 131 og FN s verdenserklæring om Menneskerettigheder artikel 23, stk.3. At det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til rimelige arbejdstider er overholdt jf. ILO-konvention nr. 1 og 30 samt FN s verdenserklæring om Menneskerettigheder artikel 24. Side 59 af 62

60 At det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til et sikkert og sundt arbejdsmiljø er overholdt jf. ILO-konvention nr Leverandøren garanterer endvidere, at denne i Aftalens varighed opfylder de for Aftalen gældende arbejdsmiljøkrav samt den til enhver tid gældende arbejdsmiljølovgivning. 3. Miljø Leverandøren forpligter sit til at overholde de i udbudsmaterialet fastlagte krav til produkters egenskaber, samt de evt. fastlagte minimumskrav til miljø og energi. Leverandøren garanterer således, at denne i hele Aftalens varighed opfylder de for Aftalen gældende miljøkrav, samt den til enhver tid gældende miljølovgivning. 4. Dokumentation Leverandøren er forpligtet til i hele Aftalens løbetid og inden for 20 arbejdsdage fra Frederikssund Kommunes skriftlige anmodning herom, at fremskaffe og fremsende fyldestgørende dokumentation for overholdelse af kravene i henhold til dette bilag 6. Frederikssund Kommune har ret til at fastsætte formkrav for, hvordan dokumentationen skal fremsendes. Fyldestgørende dokumentation kan foreligge ved: Beskrivelse af praktiske tiltag: Heri beskrives de tiltag, som Leverandøren har gennemført med henblik på at sikre overholdelsen af de nævnte krav. Denne beskrivelse kan omfatte en beskrivelse af påtagne forpligtelser, implementerede systemer og andre iværksatte tiltag. Leverandøren er på Frederikssund Kommunes anmodning forpligtet til at deltage i opfølgende møder herom, herunder indberette opdaterede beskrivelser af praktiske tiltag Beskrivelse af resultatmålinger: F.eks. kan standarder såsom Global Reporting Initiatives (GRI) Sustainability Reporting Guidelines anvendes, eller Leverandøren kan udarbejde en såkaldt "Communication On Progress" (COP), der er offentliggjort på FN's Global Compact hjemmeside. Leverandørens og underleverandørens omkostninger ved udarbejdelse og fremsendelse af dokumentation til Frederikssund Kommune, er Frederikssund Kommune uvedkommende. Procedure ved begrundet mistanke om manglende overholdelse af Aftalevilkår Såfremt der opstår begrundet mistanke om, at en eller flere af de i bilag 6 nævnte krav ikke er overholdt, skal Leverandøren efter Frederikssund Kommunes skriftlige anmodning fremsende en skriftlig redegørelse om det konkrete forhold. I den forbindelse skal Leverandøren dokumentere, under hvilke forhold og/eller metoder de varer og tjenesteydelser, der indgår til opfyldelsen af Aftalen, er tilvirket, samt fremsende fornøden dokumentation for, hvilke materialer, der indgår i opfyldelsen af Aftalen. Redegørelsen samt den nævnte dokumentation skal fremsendes til Frederikssund Kommune, således at redegørelsen og dokumentationen er Frederikssund Kommune i hænde senest 20 arbejdsdage efter, at Frederikssund Kommunes anmodning er fremsendt. Side 60 af 62

61 Leverandørens og underleverandørens omkostninger ved udarbejdelse og fremsendelse af redegørelse og dokumentation er Frederikssund Kommune uvedkommende. Såfremt Leverandøren bliver bekendt med forhold ved Leverandørens udførelse af Aftalen, som kan udgøre en overtrædelse af en eller flere af de i bilag 6 nævnte love, konventioner, erklæringer og/eller øvrige krav, skal Leverandøren desuden uden unødig ophold underrette Frederikssund Kommune herom. Ledige borgere Leverandøren skal være indstillet på et direkte samarbejde med Frederikssund Kommune om en beskæftigelsesindsats for ledige borgere og herunder at indgå konkrete aftaler med Jobcenter Frederikssund. Leverandøren skal være indstillet på, at der i størst muligt antal ansættes anviste ledige borgere i faste job og i virksomhedspraktik. Leverandøren skal dog til løsning af opgaven løbende have minimum 8 ledige borgere i virksomhedspraktik for delaftale 1 og minimum 5 ledige borgere i virksomhedspraktik for delaftale 2. Det er Frederikssund Kommune, der anviser leverandøren, hvilke borgere der skal i virksomhedspraktik. Leverandøren kun er ansvarlig for opnåelse af kravet under forudsætning af, at Frederikssund Kommune løbende har anvist det krævede antal. En virksomhedspraktik er typisk 4 uger for forsikrede ledige og op til 13 uger for ikkeforsikrede ledige. Virksomhedspraktikken har til formål at afklare den lediges beskæftigelsesmål, herunder træning i faglige og sociale kompetencer. De ledige får ikke et ansættelsesforhold hos leverandøren, idet den ledige modtager offentlig forsørgelse. Det er Frederikssund Kommune som myndighed, der er erstatningsansvarlig ved tab, arbejdsskade m.v. Leverandøren har i særlige tilfælde mulighed for at modtage økonomisk tilskud til mentorfunktion. Tilskuddets størrelse beror på en konkret forhandling på baggrund af enkelte lediges individuelle behov. Leverandøren forventes at udvise social ansvarlighed i forhold til ansættelse af personer med varige begrænsninger i arbejdsevnen (Fleksjob). Leverandøren skal på Frederikssund Kommunes anmodning dokumentere, at kravet er opfyldt. Personalepolitik Leverandøren skal i hele Aftalens varighed have indført en formuleret personalepolitik. Personalepolitikken skal afspejle der ansvar en moderne virksomhed kan forventes at have overfor sine medarbejdere i forhold til: Sundhedspolitik, herunder fraværs- og nærværssamtaler Ligestillingspolitik Politik for alkohol og andre rusmidler Politik vedrørende frihed og markering af særlige dage Medarbejderudviklingssamtaler Uddannelse og kompetencegivende efter uddannelse Stresspolitik Side 61 af 62

62 Mobning og chikane Rygepolitik Retningslinjer for tillidsvalgtes vilkår Leverandøren skal Frederikssund Kommunes anmodning dokumentere, at kravene er opfyldt. Arbejdsmiljøpolitik Leverandøren skal i hele Aftalens varighed have indført en formuleret arbejdsmiljøpolitik. Leverandøren skal Frederikssund Kommunes anmodning dokumentere, at kravene er opfyldt. Arbejdsfastholdelsespolitik Leverandøren skal i hele Aftalens varighed have indført en formuleret arbejdsfastholdelsespolitik. Leverandøren skal Frederikssund Kommunes anmodning dokumentere, at kravene er opfyldt. Side 62 af 62