PROCES- OG BEHOVSKORTLÆGNING AF ET NYT STUDIE SYSTEM. Oplæg fra projektgruppen Økonomi- og administrationschefkonferencen 25.

Transkript

1 PROCES- OG BEHOVSKORTLÆGNING AF ET NYT STUDIE SYSTEM Oplæg fra projektgruppen Økonomi- og administrationschefkonferencen 25. november 2016

2 Gruppen bag projektgruppen Navn Titel Skole Poul Erik Andersen Økonomidirektør Selandia Carl Tronhjem Administration og driftschef SOSU Sjælland Rita Christensen Økonomi- og administrationschef SOSU Herning Peter Topp Jensen It-chef Syddansk Erhvervsskole Annalise Schmidt Direktør økonomi og administration Rybners Anne Hyrup Madsen Vicedirektør Niels Brock Anne Wieth-Knudsen Projekt- og økonomikonsulent Danske Erhvervsskoler

3 Organisering DE-L og Danske SOSU-skolers bestyrelser DE-L økonomiudvalg SOSU økonomiudvalg Arbejdsgruppen for markedsåbningsprojektet (nedsat medio 2014) Projektgruppen

4 Tidsforløb for projektgruppens arbejde Forår 2015 Overordnet proceskortlægning med STIL Juni 2015 Tilbud fra tre eksterne konsulentfirmaer til udarbejdelsen af proces- og behovskortlægning Marts 2016 Færdig behovskortlægningen samt præsentation for Danske Erhvervsskoler og Danske SOSU-skoler Maj-juni 2015 Udarbejdelse af projektgruppens arbejdsgrundlag og udbudsmateriale September 2015 marts 2016 Afholdelse af workshops med ditmer 16 dage i alt

5 Målet med kortlægningen 1. Beskrive behov til det nødvendige system for en skole, der ikke vil købe 3. parts produkter, og som er fuldstændigt og dækkende for en mindre skole. 2. Kortlægningen skal holdes på et højt abstraktionsniveau med respekt for de operationelle opgaver

6 Metode Projektgruppen mødes til 2-dages workshop, hvor der gennemgås forskellige områder, fx processer vedr. eksamen eller skolehjem. Der er planlagt i alt 16 dages workshop. Hvor det er nødvendigt deltager også skolerepræsentanter med detaljeret viden om administrationsopgaver. Mellem hver workshop gennemgås det materiale, som der er blevet udarbejdet på workshoppen af både projektgruppen samt skolerepræsentanter. Desuden uddyber projektgruppens medlemmer specifikke områder med hjælp fra ressourcer på egen skolen.

7 Områder som vil blive behandlet som en del af projektet Studieadministration Eksamen Praktikadministration Læring Gennemførelsesvejledning støtte IT Kommunikation Økonomi og HR Bygningsdrift og service Tværgående opgaver, krav og behov Skolehjem Studieadministration Udbudsgodkendelse Tilmelding Afklar optagelse Registrer optagelse Indkaldelse af elever Opstart Udstedelse af bevis Løbende aktiviteter Fremmødekontrol Opfølgning på manglende fremmøde Løbende evaluering Tilgang- og afgang af elever Løbende ændring af elevers tilknytning til læringsaktiviteter Aktivitetsindberetning Indberetninger f.eks. Danmarks statistik Statistik muligheder f.eks. frafald med årsager Skemaplanlægning

8 Opgavens indhold Produkt og resultat: Behovsanalyse bestående af rapport og kravmatrix S1 - Som skole skal man kunne oprette en aktivitetsindberetningskladde (med beregningsgrundlag) med kontrolliste over om eleverne er korrekt registreret og/eller om regler er overtrådt

9 Hvad får skolerne? Alle kortlagte behov og krav i behovsanalyse Skolespecifik kravsspecifikation og udbudsmateriale med udgangspunkt i de kortlagte behov Udbudsproces

10 Vision Et bedre og billigere system En løsning, som bliver sektorens foretrukne system Et styringsredskab Fleksibelt og modulært system med åbne grænseflader til andre produkter

11 Jeres input 15 min. Svar i grupper af 2 personer på følgende spørgsmål: 1. Hvad må vi ikke glemme i det nye studiesystem? Skriv de 3 vigtigste 2. Hvordan må systemet ikke blive? Skriv de 3 vigtigste 3. Hvad er de 3 første spørgsmål, som du vil spørge en leverandør af et nyt studiesystem om, før du køber det?

12 Jeres input 10 min. Fremlæg jeres svar for hele bordet og valg de 2 vigtigste svar ud. Skriv det på de store post-it s og hæng dem op på plakaterne i lokalet.

13 Opsamling