Y s Men International Region Danmark. Håndbogen Hjælpen til ledere i Y s Men s bevægelsen

Transkript

1 Y s Men International Region Danmark Håndbogen Hjælpen til ledere i Y s Men s bevægelsen 2014

2 Indholdsfortegnelse EMNE: SIDE: 1. Forord til Håndbog 3 2. Organisationsplan 4 3. Klub - distrikt - sektion Region 5 4. Regionens medlems- og klubrettede service 7 5. Regionskonference 7 6. Lederskift 9 7. Klubben 9 8. Regionens værdisæt Præsidium Møder Udvalgsarbejde Medlemsoptagelse Ekstern ekstension PEP = Programmeret Etablerings program Generelt om Extension Membership Conservation (EMC) Chartring af en ny klub BF Brotherhood Fund udvalget World Outlook udvalget Broderklubber Klubben og det internationale Klubarkiv Projekter Time Of Fast(ASF) The Endowment Fund (EF) Alexander Scholarship Fund (ASF) Y s Extension Support Programmet (YES) PR, Publicity & Public Relations YEEP STEP Logo og medlemsemblem Internet YMC forkortelser KFUM & KFUK Rygepraksis i Region Danmark Love og vedtægter klublove og klubvedtægter Toastmasterplan for klubmøde Forsikringer Hjælpekasse Hjælpekassen for Y s Men International 50 Region Danmark 38. Y s Menetteklubber Y s Menetter Y s Youth DG - materiale 52 2

3 1. Forord til Håndbogen 2014 Formålet med denne håndbog er ikke at give udtømmende svar på alle spørgsmål vedrørende arbejdet i en Y's Men's Club. Vores bevægelse er bygget op med et udpræget selvstyre i enhver lokal klub, hvor der kun er nogle ganske få fundamentale krav, klubben skal efterleve for at have lov at kalde sig Y's Men's Club. For alle klubledere gælder det, at arbejdet er et fritidsjob. Det må derfor være en selvfølge, at man ved at rationalisere gør, hvad man kan for at lette arbejdet. Denne håndbog har til formål at være en håndsrækning med nogle anvisninger på, hvordan det praktiske arbejde kan gøres. Denne foreliggende 8. udgave af Håndbogen, som har haft de foregående udgaver som udgangspunkt, har været forelagt Regionsledelsen til godkendelse. For at Håndbogen kan udfylde sit formål, må den løbende opdateres. Enhver bruger af Håndbogen kan hjælpe til med at gøre et kommende optryk endnu bedre, idet forslag og idéer kan indsendes til regionssekretæren, sekretaer@ysmen.dk eller sekretær/forsendelse, info@ysmen.dk STARTEN I begyndelsen af 1900-tallet blev det på mode at være med i en frokostklub, og organisationer som Lions Rotary m.fl., blev startet dengang. Også inden for KFUM ville man gerne udnytte frokostidéen, så i 1920 inviterede sekretæren for medlemsfremgang i Toledo KFUM alle "Boosters", dvs. medlemmer, der havde gjort et stort arbejde inden for pengerejsningsprojekterne, til et møde. Det viste sig at være en god idé. Man startede en klub - og kaldte den "TOLYMCA". Til at udforme lovene valgte man en ung jurist, Poul William Alexander, som siden blev Y s Men s bevægelsens første verdenspræsident. Andre KFUM afdelinger ønskede ligeledes at starte frokostklubber - og man måtte til at tænke over et bredere dækkende navn. Ideen til navnet kom under 1. verdenskrig. Her hjalp Will M. Cressy KFUM i det fjerne Østen med at underholde soldaterne. Når han sendte sine beretninger hjem, underskrev han sig altid som "One of the Y's Men from East". P. W. Alexander så straks, at her var navnet, og han fik lov at bruge det. Ohios Y's Men's Club blev stiftet i maj og herefter gik det hurtigt. Bevægelsen kom til Europa i 1928, hvor den første klub blev chartret i Tallinn i Estland. Flere kom til i Tjekkoslovakiet, Polen, Ungarn og England. Det myldrede med amerikanere i Europa efter krigen, og under en forretningsrejse i Prag mødte købmand Ejnar Davidsen fra Aalborg amerikanske udsendinge fra KFUM. En af dem fortalte Ejnar Davidsen, at der var oprettet en Y's Men's Club i Prag. Var det ikke en idé for Danmark også? Ejnar Davidsen fortalte om sine oplevelser i Prag ved den ordinære KFUM generalforsamling i marts 1947, og flere af deltagerne var straks med på idéen. Den. 11. august 1947 kunne den første danske Y's Men's Club chartres. Den fik navnet Aalborg Y s Men s Club Aalborghus, og i 1953 kunne klub nummer to chartres i Danmark, idet Århus Y's Men's Club så dagens lys. I den første tid var Danmark en del af Region Europa, men i 1963 var der basis for en tredeling af regionen. Danmark og Norge kom til at udgøre Region Danmark/Norge. Danmark har været en selvstændig region fra Region Danmark er blevet et stærkt Y's Men's område efter den første spæde begyndelse. Regionen består af 16 distrikter, hvoraf det ene er Distrikt Donau. Nedenfor er vist organisationsplanen for Y s Men International. En yderligere uddybning af organisationsplanen findes på regionens hjemmeside 3

4 2. ORGANISATIONSPLAN FOR Y S MEN INTERNATIONAL International ledelse består af IPE IP - PIP IT ISG International Council består af International ledelse og 15 councilmedlemmer AREA AFRIKA AREA ASIEN AREA CANADA/CARIBIEN AREA USA AREA KOREA AREA SOUTH-PASIFIC AREA LATINAMERIKA AREA EUROPA AREA INDIA AREA EUROPA AREA-LEDELSEN består af APE AP PAP og 2 councilmedlemmer AREA COUNCIL består af AREA-LEDELSEN og areaets 5 RD ere REGION CENTRAL SOUTH EUROPA REGION DANMARK REGION FINLAND/BALTIC. REGION NORGE REGION RUSLAND REGION SVERIGE REGION DANMARK REGIONSLEDELSEN består af RD RDE RDEE PRD + 5 RLM ere RSA RSF RT REGIONSRÅDET består af REGIONSLEDELSEN og 15 danske DG ere SEKTION NORD 1 1 RLM 4 distrikter 4 DG ere SEKTION NORD 2 1 RLM 3 distrikter 3 DG ere SEKTION MIDT 1 RLM 4 distrikter 4 DG ere SEKTION SYD 1 RLM 2 distrikter 2 DG ere SEKTION ØST 1 RLM 2 distrikter 2 DG ere Distrikt Donau og Transylvanien 4

5 5 3. KLUB DISTRIKT SEKTION REGION Klubben: The International Association of Y s Men s Clubs, eller blot Y s Men International, er det officielle navn på vor bevægelse. Navnet udtrykker tydeligt, at her er tale om en sammenslutning af enkeltklubber. Hele den internationale bevægelse er opbygget af enkeltklubber. Det er i klubben medlemmerne samles, virker og trives. Det er i klubbens udvalg, medlemmerne planlægger og udfører tjenester. Det er i klubben og dens udvalg, at arbejde i fællesskab bliver til kammeratskab. Det er i og ud fra klubben, at Y sdom virker i og til kammeratskab og tjeneste. Organisatorisk er hver enkelt klub også et meget vigtigt led. Ud af sin midte vælger klubben sit præsidium. Det er klubberne, der vælger lederne på alle niveauer i vor bevægelse fra Distriktsguvernør (DG), Regionsleder (RD), Area Præsident (AP) til den Internationale Præsident (IP). Klubben har ikke blot ret til at stemme, - den har pligt til at stemme. Hver enkelt klub er en selvstyrende enhed med de ganske få begrænsninger, der følger af den gensidige respekt, at ville følge de regionale og internationale love, - i øvrigt love, som klubben selv har/har haft indflydelse på. Distriktet: Et distrikt er et geografisk område indenfor en region med 3 eller flere klubber. Størrelse på og antal af distrikter i en region vil afhænge af klubbernes antal. Distrikternes antal og område fastlægges af regionsrådet. Distriktet er klubbens nærmeste kontakt til det internationale fællesskab. Distriktsguvernøren (DG) er formidleren af budskaber mellem klubberne og regionsledelsen. Distrikts Guvernør: Hvert distrikt ledes af en Distrikts Guvernør (DG), som 2 år før sin tiltræden vælges til Distrikts Guvernør Elect Elect (DGEE) af distriktets klubber på den årlige distriktskonference, og året efter til Distrikts Guvenør Elect(DGE). DGs embedsperiode er normalt et år. Undtagelsesvis kan genvalg finde sted og kun én gang. Distriktsledelsen består af DG, DGE og DGEE. Til at hjælpe sig i det daglige arbejde, kan DG udpege en sekretær (DS) og en eller flere distriktsassistenter. DGEE vælges to år før sin tiltræden som DG. Distriktledelsen består normalt af Distrikts Guvernør (DG), Distrikts Guvernør Elect (DGE) og Distriktsguvernør Elect Elect (DGEE). Efter lokalt behov og ønske kan ledelsen supplere sig med et eller flere Distriktsledelsesmedlemmer, som f.eks: Distriktssekertær, BF-assistent, samt evt. Distriktsskatmester og Distrikts ekstensionassistent (EMC-ass.). Distriktsledelse og stab holder møde nogle gange om året efter lokal skik og behov. RLM og RLME kan inviteres med til distriktsledelsesmøderne. Distriktsmeddelelser udsendes af DG/DS til klubberne med passende intervaller. Distriktsrådet består af distriktsledelsen og to medlemmer fra hver af distriktets klubber, nemlig klubpræsident og vicepræsident eller et andet af klubben valgt distriktsrådsmedlem. DG skal indkalde til distriktsrådsmøde mindst to gange årligt, normalt i oktober og februar. Ved disse møder deltager distriktsledelsen, DS, BF-ass og øvrige distriktsassistenter. Sektionens RLM og RLME skal inviteres til møderne i distriktsrådet, som repræsentant for regionsledelsen, og derfor skal disse møder fastlægges i samråd med denne. Distriktsrådet har til opgave at opmuntre til fællesaktiviteter indenfor distriktet og til planlægning af fælles distriktsprojekter. at planlægge distriktskonferencen og DG s besøg i klubberne at diskutere og vurdere alle distriktets og regionens aktiviteter. Distriktskonferencer har til formål at styrke kammeratskabet og fællesskabet imellem distriktets medlemmer at drøfte og vedtage opgaver, som skal og kan løses på distriktsplan at udvikle tanker og ideer, som styrker Y's Men's bevægelsens fremtidsmuligheder at vælge distriktsledelsen DG-Klubbesøg: DG bør aflægge alle klubber i sit distrikt mindst 1 besøg i hvert klubår - gerne sammen med DGE. Disse besøg vil have en gensidig betydning. DG kan holde sig orienteret om den enkelte klubs virksomhed og trivsel, og den enkelte klub kan hos DG indhente råd og vejledning om alle tænkelige spørgsmål og opståede problemer. Gennem DG s personlige kontakt med klubmedlemmerne og klubbernes præsidier vil DG kunne hjælpe og vejlede til gavn for trivselen i de enkelte klubber og til gavn for hele vor bevægelse. Når DG s klubbesøg tilrettelægges - gensidigt og på rette måde vil det være disse besøg, som afdækker og formidler IMPULSER - INSPIRATION - NYE VEJE for vor bevægelse.

6 Det er meget væsentligt, at DG ved sit besøg i en klub bliver programsat med rimelig tid. En velforberedt DG vil have behov for en hel klubaften til sin rådighed. Efter klubmødet afholdes møde imellem klubbens præsidium og DG. Der bør her være en dagsorden, der er aftalt mellem præsidenten og DG således, at man er sikker på at komme igennem de vigtigste punkter. Dagsordenen bør indeholde aktuelle spørgsmål, opgaver og Y s Men s bevægelsen i almindelighed. DG bør efter mødet være i besiddelse af aktuel status for klubben. DG må altid være parat til at støtte klubberne samt formidle den assistance, der kan være nødvendigt, eller der bliver bedt om. Finder DG, at klubben er nødlidende, vil der i forlængelse af mødet være mulighed for en indgriben, der måske ellers ikke ville være mulig. Endelig har disse møder mellem DG og præsidierne igennem årene befordret mange venskaber og inspirationsfornyelse i vor bevægelse. Inspiration til præsidier og udvalgsformænd: Distriktsledelsen iværksætter ledertræning eller inspirationsarrangementer for klubbernes præsidier og udvalgsformænd. Denne træning/inspiration bør finde sted senest i forsommeren før deres tiltræden således, at lederne er "klædt godt på", når klubåret starter. DGE skal allerede i januar/februar arrangere et møde for vicepræsidenterne. Her skal DGE fortælle vicepræsidenterne om sine planer, samt om regionslederens mål, motto og tema, således at klubberne kan have det med i sine kommende programmer. KLUBBEN OG REGIONEN Det officielle navn på vor bevægelse er The International Association of Y s Men s Clubs, og det udtrykker, at det er den enkelte klub, der er fundamentet i hele bevægelsen. Tre til ti klubber går sammen og udgør et distrikt, og tre til fire distrikter udgør en sektion. Tilsammen udgør alle danske klubber Region Danmark. REGION DANMARK Regionens øverste leder er regionslederen (Regional Director = RD) som 2 år før sin tiltræden vælges til regionsleder elect-elect (RDEE) på den årlige regionskonference, og året før sin tiltræden til regionsleder elect (RDE). Regionsledelsen udgøres således af RD, RDE, RDEE og Past RD den såkaldte RD-gruppe samt fem RLM er. Regionsledelsesmedlem (RLM) Klubberne i Region Danmark er repræsenteret i regionsledelsen ved et regionsledelsesmedlem (RLM). To år før RLM skal indtræde i regionsledelsen, vælges vedkommende af sektionens klubber som RLM-elect. RLM repræsenterer sit område i regionsledelsen, og samtidig repræsenterer vedkommende den samlede regionsledelse i sin hjemsektion. RLM deltager i alle distriktsrådsmøderne i sin sektion. RLM holder to-tre årlige sektionsmøder med DG erne og DGE erne, samt DGEE i sin sektion. Her sker en gensidig information og fælles drøftelse af aktuelle emner. RLM er ikke tillagt nogen ledelsesfunktion, men regionslederen kan pålægge RLM en række funktioner og beføjelser i det daglige arbejde med administration af regionen. RLM kan efter nærmere bestemmelse udføre alle RD s funktioner. RLM-funktionen findes ikke anvendt uden for Region Danmark. Stillingsbeskrivelse for RLM: RLM s vigtigste opgave er, som medlem af regionsledelsen, at være rådgiver for RD i de beslutninger, der skal træffes, og at deltage i beslutningsprocessen i regionsledelsen og regionsrådet. RLM skal holde regionslederen orienteret om forholdende i den sektion, hvor vedkommende er valgt. Det er RLM ernes ansvar, at kontakten mellem regionen og DG erne holdes ved lige, blandt andet ved afholdelse af møder for gensidig orientering og inspiration. RD kan, efter eget skøn og behov, uddelegere visse af sine opgaver til RLM erne. Se stillingsbeskrivelser på Til hjælp i det daglige arbejde udpeger RD en regionsskatmester (RT) og en regionssekretær (RSA) samt en regionssekretær for forsendelser (RSF). RD kan efter behov udpege nogle regionale tjenesteledere til at tage sig af specielle opgaver indenfor regionen. RD kan nedsætte særlige regionale udvalg der skal tage sig af løsning af helt specielle opgaver eller til undersøgelse af særlige problemer. Regionens primære opgaver er at fungere som "paraplyorganisation" for regionens klubber således, at fællesskabet styrkes og samordnes. Af praktiske grunde foregår en del af denne samordning gennem regionens fem sektioner og 17 distrikter. 6

7 Regionen er bindeleddet til den internationale bevægelse. Gennem regionsledelsen har klubberne den kortest tænkelige forbindelse til den internationale ledelse. Regionen formidler deltagelse i bevægelsens internationale aktiviteter og projekter og iværksætter fællesprojekter blandt regionens klubber. Regionen varetager samarbejde og kontakter til relevante organisationer og iværksætter og gennemfører ledertræning. Regionen udvikler og kanaliserer VISIONER, fremtidsbilleder og overordnede mål. Regionsrådet, udgøres af regionsledelsen sammen med alle regionens DG ere. Regionsrådet holder normalt tre samlinger om året, hvoraf den sidste finder sted i forbindelse med regionskonferencen. 4. REGIONENS MEDLEMS- OG KLUBRETTEDE SERVICE Tjenesteledere: Som service og støtte for klubberne udpeger regionslederen regionale tjenesteledere (RSD'ere). Disse besidder indsigt indenfor særlige tjenesteområder. Med deres målrettede kontaktflade, kan disse tjenesteledere være klubberne til stor nytte i det daglige klubarbejde. Præsidentmødet afholdes hvert år i august. Her mødes alle regionens ledere, men mødet er først og fremmest til inspiration for klubbernes netop tiltrådte præsidenter. Træning af kommende DG ere: For at inspirere og dygtiggøre årets DGEE ere og DGE erne til deres kommende DG-funktion, formidler regionen over to weekender, træning og seminar i henholdsvis i november og i januar. Nyhedsbreve: Regionslederen udsender i løbet af sit tjenesteår med jævne mellemrum nyhedsmeddelelser i nyhedsbrevet hovedsageligt sammen med nyheder fra øvrige medlemmer med tillidshverv i Y s Men bevægelsen. Gongongen er regionens elektroniske medlemsblad, som udgives af regionen. Bladet, hvortil alle medlemmer kan bidrage med indlæg, udkommer 4-5 gange årligt. Der er udarbejdet specielle retningslinier for Gongongen ( se dem på ) 5. REGIONSKONFERENCE Regionskonferencen afholdes mod slutningen af hvert klubår gerne først i juni måned. Denne konference er den øverste myndighed i interne regionale anliggender. Derfor skal alle klubber lade sig repræsentere. Uchartrede klubber har ikke denne pligt, men har ret til at deltage - uden stemmeret. På den årlige regionskonference vælges personerne til regionens RD-gruppe. Enker efter afdøde medlemmer kan inviteres som gæster. Her aflægges beretninger og gøres status. Her foregår drøftelser/afstemninger vedrørende forslag som i forvejen er bekendtgjort. Stemmeret til en beslutning på regionskonferencens generalforsamling har den enkelte klub, idet der må afgives én stemme pr. påbegyndt ti medlemmer, dog under forudsætning af, at klubben inden konferencen har overholdt sine økonomiske forpligtelser overfor regionen. Love for Region Danmark indeholder en specificeret redegørelse for alle forhold vedrørende regionskonferencens afvikling. Her står også de præcise regler for, hvorledes man skal forholde sig med forslag til konferencen, og hvorledes dagsordenen skal udformes. Når Region Danmark er vært for Areakonventet, rykkes tidspunktet og stedet for Regionskonferencen til konventets tid og sted, hvilket normalt er først i juli måned. 7

8 DREJEBOG FOR REGIONSKONFERENCER. Der er udarbejdet en drejebog til regionskonferencn, som kan rekvireres hos regionens sekretariat eller hentes på regionens hjemmeside Der er udarbejdet et PC-baseret konference program til styring af tilmelding og økonomi. Dette rekvireres hos RSD for IT Indledende noter til klubber, der måtte være interesseret i at lægge "billet" ind og bringe sig i forslag som værtsklub for en kommende regionskonference. Når en klub eller flere klubber i fællesskab tænker på at tilbyde sig som vært til en regionskonference, er der mange ting, der skal tages i betragtning forinden: 1. Klubben /klubberne må være i stand til at se mindst 3-4 år frem. Der må være mindst 5-6 personer, der skal danne grundstammen i et regionskonferencehovedudvalg. Disse personer må som hovedregel ikke udskiftes. Regionsledelser og præsidier kommer og går. Det må dette udvalg ikke! Desuden må der være 100 % enighed fra klubbens / klubbernes side om at melde sig som vært. 2. Der skal forefindes lokaler, hvor regionskonferencen kan finde sted. Måske skulle det være overflødigt at nævne, men det skal det nu. Belært af erfaringer må man regne med, at der kommer over 1000 deltagere. Det skal ikke blot være en sportshal, da den også skal kunne anvendes til de øvrige faciliteter - til bureau, til workshops, til udstillinger, til udenomsplads. Det skal helst være i en hal. Af øvrige spørgsmål skal nævnes: Kan man bespise deltagerne? Er der en restauratør, der kan klare så mange? Og til rimelige penge? 3. Kan man være i en kirke eller to kirker i nærheden - uden at skulle køre mere end ca. 10 km? 4. Kan man huse deltagere? Er der indkvarteringsmuligheder i byen eller i nærheden - ikke blot på dyre hoteller, men også til rimelige penge? Hvad med campingfaciliteter? 5. Kan man disponere over mindst 40 dobbeltværelser samlet til regionsledelse og -råd samt gæster? Er der på det pågældende sted også plads til at holde rådsmøde lørdag formiddag og selskabeligt samvær for knap 100 deltagere fredag aften? Og stadig til rimelige penge. 6. Klubben / klubberne må regne med, at skulle lægge nogle penge ud i begyndelsen. Dog kan der udbetales et forskud fra regionen før konferencen. 7. Man må meget tidligt prøve på at lave et indledende budget, selvom grundlaget er meget spinkelt. 8. Klubben / klubberne skal stille med rammerne. Det er Regionen, der fylder dem ud. Hvad er da Regionens opgave? Medplanlægge det selskabelige samværd fredag aften. udfylde lørdag eftermiddag, taler eller andet. medplanlægge aftenfesten med festtaler og hilsener. afslutte lørdag aften kl forestå generalforsamlingen om søndagen. Resten vil være værtsklubbens / klubbernes opgave og ansvar. 9. Når klubben er nået frem til at sige ja, skal man indsende forslag til regionslederen inden udgangen af april. Se Adressebogen med hensyn til frist. Man må regne med at blive afkrævet nogle af ovenstående oplysninger om faciliteter, pris, antal senge, camping etc. UDVALGENES ARBEJDSOPGAVER Regionskonference-udvalget: Udvalget er ansvarlig for alt, hvad der sker og skal være repræsenteret i alle andre udvalg. Udvalget udarbejder toastmasterplan. Stikord: forsanger, gæster, pianist, talerstol, toastmaster, vand til taler, kontakt til regionslederen, som er ansvarlig for at faner, internationalt flag, bibel, hammer, lys er til stede. 8

9 Fest-udvalget: Udvalget planlægger alt vedrørende festaftenen og pyntning af hallen. Stikord: barer, dans, flygel/klaver, højttalere, lys, menu, minutplan, musik, numre på bordene, omklædning, pyntning, spot, scene, tre-minutter, underholdning, velkomst. PR-udvalget: Udvalget planlægger kontakten til pressen, skiltning, trafikregulering, klubsærpræg. Desuden udarbejder udvalget et kort over området. Stikord: afmærkning, flagallé, forside, foto, gæstebog, omslag til konferencemapper, parkering, parkeringsvagter, salgs- og præsentationsboder, udstillinger. Børneprogram-udvalget: Udvalget udarbejder et program for Y'slinge. Stikord: børnemenu, leg, løb, opdeling i aldersklasser, påklædning, svømmehal, transport, underholdning. Bureau-udvalget: Udvalget udarbejder forhåndsmeddelelse, indbydelser, konferencenøgle og konferencemappe. Desuden holder udvalget styr på tilmeldelser og betaling i samråd med kassereren. Stikord: bekræftelser, booking, bordplan, deltagerfortegnelse, EDB, gæster, kvitteringer, navneskilte, registrering, spisebilletter. Det vil måske være praktisk, at kassereren er medlem af dette udvalg. Udflugts-udvalget: Udvalget planlægger ledsagerture og camping. Stikord: afmærkning, anvisning af pladser, brandslukning, busser, campingvogne, guider, kaffe på turene, morgenbrød, oversigt, priser, strøm, udlejning af vagter. Gudstjeneste-udvalget: Udvalget planlægger gudstjenesten og trafikreguleringen i forbindelse med gudstjenesten. Stikord: ekstra siddepladser, gaver til betjening, kirketjener, kordegn, kort over rute, organist, ruteafmærkning, præst, pyntning, salmer, salmeblad, YY-program-udvalget: Program udarbejdes i samarbejde med YY og ledelse. Stikord: fortæring, ledelse, lokalebehov, overnatning, placering, program. transport. 6. LEDERSKIFT Til ethvert lederskift i klub, distrikt og sektion m.v. kan man anvende samme tekst, som oftest bruges ved lederskift på regionsplan. Man kan naturligvis tilpasse, men man bør tilstræbe, at ethvert lederskift sker under passende højtidelige former. Teksten der kan anvendes se i Apendix? bagerst i heftet 7. KLUBBEN Hver eneste klub i Y s Men International repræsenterer et grundelement i hele bevægelsen. Derfor må der værnes om klubben. Klubben består af medlemmer, og derfor skal der passes på det enkelte medlem. For at klubben kan fungere optimalt, må medlemmerne opleve trivsel, egen trivsel, og trivsel i fællesskabet. Det kan blandt andet opnås ved: at gøre medlemmerne bevidste om grundlaget for Y s Men s bevægelsen. at lave programmer ud fra medlemmernes interesse og gøre bevægelsen kendt. at sørge for velfungerende udvalgsarbejde, hvor fællesskabet udfolder sig i hjemlige rammer. at vælge gode klubprojekter, hvor medlemmerne virker i ansvarlig fælles tjeneste. at arbejde for, at flest muligt deltager i distriktets, regionens og internationale arrangementer. at etablere forbindelse til venskabsklub indenfor regionen og broderklubforbindelse udenlandsk at respektere vort kristne grundlag og identitet: På Jesu Kristi lære. 9

10 FORMULERINGER OMKRING VOR IDENTITET. 8. Regionens værdisæt: I Y s Men region Danmark indbyder vi til at være med i et fællesskab, der er baseret på en kristen livsopfattelse og som skabes på tværs af det enkelte menneskes sociale og faglige forhold. Vi mødes, fordi vi tror på, at det enkelte menneskes oplevelse af sit eget liv bliver størst i gode relationer til andre mennesker. Vi tror på, at vi med udsyn til og tjeneste for det omgivne samfund kan være med til at støtte en verden, der bygger på fællesskab, gensidig respekt og et kristent livssyn. Vi tror på, at vi kan informere og øge det enkelte menneskes kendskab til samfundsmæssige, religiøse og sociale forhold såvel nationalt som internationalt og dermed opbygge en viden, der kan bruges til styrkelse af den enkeltes bevidsthed om ansvar og lederskab. Vi vil i vort virke arbejde ud fra en sammenhængende livsforståelse, hvor ovenstående elementer er tydelige og fremmer et positivt fremsyn. Ovenstående kan den enkelte klub benytte efter ønske, men det vil altid være en nyttig proces, at den enkelte klub gennemarbejder sin egen situation og formulerer sit eget værdisæt, og efterfølgende lever efter det. Regionen har udarbejdet en vejledning i gennemførelse af arbejdet med værdisætning, som kan findes på regionens hjemmeside. 9. PRÆSIDIUM En Y s Men s Club ledes ifølge Region Danmarks love af et præsidium på mindst fire medlemmer, som kaldes præsident, vicepræsident, skatmester og sekretær. Præsident Som præsident er du ansvarlig for klubbens liv og trivsel. Du skulle gerne kunne overdrage en mindst lige så levende klub til din efterfølger, som du selv fik overdraget. Dine vigtigste opgaver inden for klubben er: at være inspirator. at udstikke mål for præsidium og udvalg. at være velorienteret. at videregive alle nødvendige meddelelser. at videregive beslutninger taget på præsidiemøderne. at der udvælges udvalgsformænd - omhyggeligt. at afholde møder med udvalgsformændene for at udstikke årets mål. (juni/aug. og januar/februar) at sørge for, at alle i klubben har en opgave og et ansvar. at sørge for, at klubben har et passende aktivitetsniveau. at følge udvalgsarbejdet op - og sikre dig, at de beslutninger, der træffes, bliver udført Uden for klubben er du dens repræsentant ved distrikts- og regionsarrangementer, såsom distriktsråd, præsidentmøde og regionskonference. For at sikre en stabil udvikling i klubben er det nødvendigt at arbejde på længere sigt end et år. Det er ikke nødvendigt at skulle starte forfra hvert år! Du har ansvaret, ja, men opgaverne skulle gerne løses af et godt arbejdende team. Præsidiet bør indkaldes til møde en gang om måneden. Ihukommende at man kun er valgt for et år, er der ingen tid at spilde. Planerne for det kommende år skal være parate, når I starter det nye klubår. Når I afstikker klubmål og udvalgsmål, er det vigtigt, de rummer et 10

11 HVAD - HVEM - HVORNÅR A: HVAD er det egentlig, vi vil arbejde hen imod? 1) Her bør defineres ét klart emne eller realistisk mål 2) Eks.: Vi skal have to nye medlemmer i løbet af dette klubår, eller 3) Vi vil øge klubbens BF point med 10%) B: HVEM er den eller de ansvarlige? 1) enkeltpersoner fra præsidiet, udvalgsformænd eller andre får pålagt visse opgaver 2) udvalgene klarer efter bedste evne de opgaver, som er tillagt det enkelte udgalg 3) visse opgaver skal hele klubben stå bag C: HVORNÅR skal et besluttet projekt være afsluttet? 1) minigolfbanen skal være klar til åbning første lørdag i maj 2) julemærket skal være klar til salg i kioskerne 1. november 3) projektet kører til en fastlagt dato, osv. Præsidiemødet: Afsæt en hel aften til præsidiemødet. Alle er interesserede i et møde med indhold, og hvor alle har mulighed for indflydelse på beslutningsprocessen. Derfor må præsidenten være godt forberedt. 1) Emnerne, der skal behandles skal være analyseret og mulige løsninger overvejet 2) Dagsordenen skal ikke være for lang og gerne kommenteret 3) Alle skal kunne deltage på lige fod 4) Alle skal inddrages - og arbejdet skal uddelegeres 5) De fælles trufne beslutninger skal bringes i værk Derfor skal dagsordenen sendes ud mindst en uge før mødet med de nødvendige bilag. DAGSORDEN En dagsorden kunne bestå af følgende punkter: 1) Siden sidst: Referatet fra sidste møde gennemgås, og man kontrollerer, om de beslutninger, der blev taget, er blevet efterlevet. Hvis ikke, bør årsagen vedføjes det nye referat 2) Nyt fra klub, distrikt, region og internationalt: Her gives et indholdsreferat af indkommet materiale 3) Igangværende opgaver: Hvor langt er man nået - skal der justeres - eventuelt opfølgning 4) Nye ideer og tanker: Ideer og tanker, der er fremsat i udvalg eller på et klubmøde, gennemarbejdes grundigt med henblik på en eventuel gennemførelse 5) Referat til klubben: Orientering om mødet ved næste klubmøde og evt. udsendelse af referat til medlemmerne. 6) Næste møde: Hvis man ikke har faste mødedage, er det en fordel at få det næste møde krydset af i kalenderen 7) Eventuelt. 11

12 PRÆSIDIEKALENDER Juli: 1. juli er starten på Y's Men's-året, men er samtidig også det tidspunkt, hvor de fleste holder ferie. I slutningen af måneden sørger sekretæren dog for, at augustrapporten bliver udfyldt og indsendt. August: Præsidentmødet for regionens præsidenter og øvrige ledere afholdes sædvanligvis en lørdag i månedens sidste halvdel. Det første klubmøde finder sædvanligvis sted medio august, hvor det formelle præsidie- og udvalgsskift kan foregå. Præsidiet må sikre sig, at udvalgsmaterialet overdrages senest på dette møde. I nogle distrikter afholdes der udvalgs- og præsidietræning i august. Det første møde med udvalgsformændene må ligge her, hvis det ikke allerede blev holdt før sommerpausen. September: Denne måned er velegnet til hvervning af nye medlemmer - sæt en speciel kampagne i gang. Ligeledes sørger skatmesteren for betaling af international og regional kontingent. Se mere i adressebogen. Her afholdes sædvanligvis det første distriktsrådsmøde, hvor klubberne er forpligtet til at lade sig repræsentere ved præsident og vicepræsident eller et valgt distriktsrådsmedlem. December: Denne måned er særdeles velegnet til familiearrangementer som advents- eller juletræsfest og eventuelt fælles juletræsfældning / -afhentning. Januar: Nu er det tid for klubstatus over første halvår af funktionsperioden. Skal der ske korrektioner i planlægningen for sidste halvår? Der er International Kirkedag den 3. søndag efter Hellig tre Konger. Den bør festligholdes, f.eks. med fælles kirkegang og fælles familiearrangement enten før eller efter kirkegangen, og måske i fællesskab med andre klubber. I slutningen af måneden er det passende at indkalde til et fællesmøde med præsidiet og udvalgsformændene. Januar er også måneden hvor der skal afgives stemmer til International Council ICM og International Præsident Elect IPE m.m Sekretæren sørger for, at februarrapporten bliver udfyldt og indsendt. Klubberne/distrikterne i hele landet afholder en oplysningskampagne (Week4You) om Y s Men s bevægelsen i uge 4. Mange klubber bruger den internationale kirkedag som startskuddet til kampagnen. Der er på regionens hjemmeside under Week4You ideer til, hvad man kan gøre i uge 4. Februar: Først i måneden udarbejdes forslag til klubbens generalforsamling - hvis den afholdes i marts. Såfremt der anvendes kandidatlister, udfærdiges de nu, så de er færdige til præsidievalget i marts. Såfremt der er generalforsamling i marts, udsendes dagsorden og evt. kandidatliste/r. Det andet distriktsrådsmøde afholdes. Marts: På det første klubmøde afholdes valg til præsidiet. I henhold til de regionale vedtægter VR 302 pkt. 6, skal valg af præsidium være foretaget inden 15. marts. Nogle klubber afholder samtidig general-forsamling med aflæggelse af beretning og fremlæggelse af det reviderede regnskab. Sekretæren sørger for adresselisten til Adressebogen eller via regionens hjemmeside.skatmesteren indbetaler det halvårlige kontingent til regionens skatmester. Afleveringsfristerne SKAL overholdes, se i adressebogen, hvor der både er "Regionskalender" og forskellige informationer, der er værd at have med. Præsidiet bør arbejde for, at flest mulige af klubbens medlemmer deltager i regionskonferencen. Klubben bør sende mindst to delegater - på klubbens regning. Klubben SKAL være repræsenteret med mindst ét medlem. April: Det nyvalgte præsidium nedsætter de nye udvalg og får sat programudvalget i gang med det samme. Vedrørende klubbens årsmøde og generalforsamling følges klubbens love og vedtægter. Det vil på denne tid være hensigtsmæssigt at det gamle præsidium begynder at sætte det nye præsidium ind i arbejdet, evt. ved et par fælles præsidiemøder. Præsidiet bør arbejde energisk for, at klubben bliver rimeligt repræsenteret ved distriktskonferencen. Maj: For de klubber, der først afholder generalforsamling i juni, udarbejder præsidiet dagsorden og udsender den til medlemmerne i henhold til klubbens love og vedtægter. I nogle distrikter afholdes distriktstræning i maj for kommende års præsidiemedlemmer og udvalgsformænd 12

13 Juni: På det første klubmøde i juni afholdes eventuelt generalforsamling. Det er en god ide med et familietræf som afslutning på et Y's Men's år. Det er for øvrigt en både god ide og en ypperlig form for medlemspleje med flere familiearrangementer i løbet af året. Præsidiekalenderen gør opmærksom på nogle datoer, tidspunkter og tidsfrister, som skal overholdes. Gør det derfor til en vigtig sag at overholde disse. Hvis man ikke fra klubbens side overholder tidsfristerne, kan det heller ikke lade sig gøre længere fremme ad vejen, og det er så din skyld, at det hele kommer til at drive. Når klubben overholder tidsfristerne hjælper man også distriktsguvernøren, regionslederen og det internationale hovedkontor i Geneve. Vi er alle interesserede i at få aktuelle rapporter og statistikker. Vær også opmærksom på de tidsfrister, der gælder ved valg af medlemmer til International Council og andre internationale lederposter. Det er ærgerligt, hvis klubbens svar kommer for sent, så den derved forspilder sin demokratiske ret til at stemme. Vicepræsident Vicepræsidenten er i henhold til regionens love valgt som medlem af klubbens præsidium. Dersom det fremgår af klubbens love er vedkommende tillige valgt som næste års klubpræsident. Vicepræsidenten har følgende opgaver: 1. At være medlem af klubbens præsidium 2. At være præsidentens stedfortræder. I langt de fleste klubber er det praksis, at vicepræsidenten overtager præsidentposten året efter. Derfor er det vigtigt, at vicepræsidenten bruger sit år til at sætte sig ind i præsidentens arbejds- og ansvarsopgaver, lægger mål og strategi for det kommende år, således at han/hun kan gå direkte ind i arbejdet. 3. At være formand for klubbens programudvalg. Gennem dette formandskab har vicepræsidenten mulighed for at præge det kommende års arbejde/program i den retning han/hun ønsker, med baggrund i de mål han/hun ved tiltrædelsen har sat for "sit" år som præsident. 4. At deltage i arrangementer som kalenderen herunder angiver. 5. At deltage i distriktets træning for vicepræsidenter. Februar: Er seneste frist for afholdelse af et seminar tilrettelagt af den kommende DG, der videregiver den kommende regionsleders visioner og planer, samt visioner og planer for distriktets arbejde i det kommende år. Marts/April: Distriktskonferencen. ( Generalprøve : Skal næste år selv aflægge klubbens beretning) Tilrettelægge seminar for klubbens præsidiemedlemmer og udvalgsformænd, hvor kommende RD s og kommende DG s visioner og planer videregives og sammenfattes med egne i en handlingsplan for klubben. Maj: Seneste tidspunkt for distriktets træning af kommende præsidier og udvalgsformænd. Juni: Regionskonferencen med generalforsamling. Skatmester Det "daglige" praktiske arbejde for skatmesteren er opkrævningen af kontingenter, hvorfor det kan betale sig at sætte dette arbejde i et ordentligt og fast system. Det er vigtigt, at skatmesteren sørger for, at alle medlemmer betaler kontingentet til tiden, og at ingen bliver bagud. Der kan naturligvis opstå problemer med kontingentbetalingen, og sker dette, er det skatmesterens pligt omgående at tage problemet op på et præsidiemøde og hurtigt finde en løsning, der er tilfredsstillende for alle parter. Skatmesterens opgaver består i at udarbejde budget for klubåret.i samråd med præsidiets øvrige medlemmer at opkræve kontingenter og andre ydelser fra klubmedlemmerne. at føre klubbens regnskaber (klub- og aktivitetsregnskab). at udarbejde klubbens årsregnskaber og status. at være medlem af, evt. formand for, klubbens økonomiudvalg. at holde regnskab og bilag i god og ordentlig stand, hvilket gør revisionsarbejdet nemmere for klubbens valgte revisor. 13

14 14 at animere klubbens medlemmer til at undgå kontingentrestancer. Der bør ikke være restancer ud over 3 måneder. at meddele de øvrige præsidiemedlemmer kontingentrestancer ud over 3 måneder. at udarbejde og forelægge kvartalsoversigter over klubbens økonomi for præsidiet. at sørge for, at klubbens kontante midler er hensigtsmæssigt anbragt i pengeinstitut eller giro. at indbetale kontingent til Regionen. at holde sig orienteret om regler for moms m.v. samt forsikringsforhold, der er relevante for klubben. Regninger: Det er en god idé at oprette både en girokonto/bankkonto. Skatmesteren kan da være fri for at have klubbens midler i rede penge hjemme. I øvrigt bør det være sådan, at skatmesteren kun betaler regninger, efter at disse har været forelagt og godkendt af præsidenten (evt. af præsidiet). Selv om et klubregnskab for mange vil være at betragte som en lille sag, vil det sikkert være klogt og nemt aldrig at betale noget med kontanter. Regnskabet: Flere og flere klubber fører deres regnskab på EDB. Måske bruger en klub et hjemmelavet system og en anden bruger et eller andet foreliggende system, der passer til klubbens behov. De fleste klubber bruger måske endnu god gammeldags regnskabsføring. Her skal der føres mindst to regnskaber, nemlig klubregnskab (driftsregnskab) og aktivitetsregnskab. Regnskaberne føres i en ordentlig kassebog, der er således indrettet, at det giver et let overskueligt regnskab. Kvartalsoversigt: Der bør laves en kvartalsvis oversigt over indtægter, udgifter og deres relationer til budgettet. Denne oversigt er til brug for præsidiet, men det er ikke en dårlig idé også at orientere klubben. Revision: Det er enhver skatmesters menneskeret at få sit regnskab ordentligt revideret af en regnskabskyndig person, ligesom det bør være en selvfølge, at revisorer kommer på besøg hos skatmesteren nogle gange i løbet af året. Dette er ikke unødvendigt "posekikkeri", men en venlighed over for skatmesteren. Sekretæren: Det er sekretærens opgave og ansvar at sørge for klubbens korrespondance såvel internt som eksternt, at udfærdige referater fra alle præsidiemøder samt fra generalforsamlingen og sikre at referatet underskrives af dirigenten, at sikre, at der føres kontrol med mødedeltagelse ved klubmøder samt udregning af møde-procent (såfremt klubben ikke har vedtaget, at det er toastmasterens eller en andens opgave), at føre og vedligeholde kartotek over medlemmernes data (stambogsblad), at sikre, at eventuelle omdelte materialer ved et klubmøde, umiddelbart efter mødet tilsendes de medlemmer, der ikke var til stede, at medlemsdata (stambogsblad) for et medlem, der flytter, sendes til præsidenten for den klub, der ligger nærmest den fraflyttedes nye adresse, at programmer, klubbreve, klubblade og andet materiale sendes til Regionsarkivet i Holstebro, til RLM i sektionen og til DG, at benytte enhver lejlighed til at reklamere for Y's Men's bevægelsen, bl.a. ved at bruge klubbens eget brevpapir og kuverter samt at indsende februar-rapporter og august-rapporter til de fastsatte tidspunkter. at sørge for sammen med præsidiet, at magasinet Wai uddeles på relevante steder i klubbens omegn (biblioteker, venteværelser, sognegårde, kirker m.fl.) at sørge for at nye og afgåendende medlemmer samt adresseændringer løbende indberettes til information og adressebogen enten direkte på Regionens hjemmeside eller ved mail til Axel Hansen. Det fremgår forhåbentligt med al tydelighed, at en af sekretærens fornemste opgaver er at holde god orden i klubbens arkiver. Det er vigtigt, at sekretæren sørger for, at de beslutninger, der bliver truffet i præsidiet og i klubben, effektueres så hurtigt som muligt. Mange vil nok hævde, at de opremsede sekretæropgaver meget vanskeligt kan klares i fritiden af én person. Derfor har mange klubber også indført det princip, at visse af sekretæropgaverne overføres til relevante udvalg. a) Bladudvalget kunne f.eks. selv sørger for distribution b) Programudvalget kunne selv sørge for at korrespondere og at advisere talere, og som tidligere nævnt

15 c) Toastmasteren kunne sørge for at registrere mødedeltagelse og udregne mødeprocent. Men, det er sekretærens ansvar at sikre, at opgaverne bliver udført! Skema til Mødestatistik Sekretæren skal sørge for, at der føres en statistik over mødedeltagelse samt at mødeprocenten udregnes. Det kan derfor anbefales, at der udarbejdes et Skema til Mødestatistik. Skema til Mødestatistik vil opfylde mange formål. Skemaet vil løbende kunne vise det enkelte medlems mødedeltagelse, og der kan til enhver tid udregnes mødeprocent. Når årets sidste møde er afholdt, vil der straks kunne udregnes total mødedeltagelse og mødeprocent. Medlemskartoteket. Det er sekretærens opgave at holde orden i medlemskartoteket. Udover at registrere de almindelige medlemsdata som navn, fødselsdag, optagelse og poster internt i klubben samt eksternt i bevægelsen er det også vigtigt, at få registreret "runde familiedage". Er der tradition for i klubben at sådanne "runde dage" markeres, er det vigtigt, at sekretæren i god tid sørger for at advisere præsidenten samt klubbens øvrige medlemmer. Informations og adressebogen: Sekretæren har mange gøremål. Som en hjælp til at huske de rigtige ting, på det rigtige tidspunkt, er der i informations og adressebogens optrykt årets informationer, samt en regionskalender. Brug den flittigt! Hjemmeside: Et godt medie at meddele sig til medlemmer, og som samtidig er synlig for offentligheden. I denne forbindelse bør klubben udpege en fast webmaster, så der sikres en vedligeholdelse af hjemmesiden. Hjemmesiden kan samtidig virker som arkiv på en intern del. 10. MØDER Til møder i enhver bestyrelse, i præsidiet og i udvalg bør der altid foreligge en regulær skriftlig dagsorden, udsendt i forvejen eller omdelt ved mødet. Hvis intet skriftligt foreligger, bør formanden i det mindste indlede mødet med at nævne hvilke emner, der SKAL behandles denne aften. Hjemmemøder: De fleste klubber holder præsidiemøder og udvalgsmøder som hjemmemøder. Det er der flere gode grunde til. Et klubmedlems hjem vil normalt være den idéelle ramme om klubbens mindre møder, som har et deltagerantal på højst ti personer, og det kan et almindeligt hjem magte. Når et klubmedlem åbner sit private hjem for disse nødvendige Y s Men s aktiviteter er det både vor bevægelses familievenlighed, klubkammeratskab og Y sdom i funktion. Men selv om det ene eller det andet møde foregår i et privat hjem, er der dog tale om et møde, hvis saglighed ikke må overskygges af de private rammer. Et hjemmemøde i præsidium eller udvalg bør derfor være delt i to afsnit: Første afsnit: Der arbejdes koncentreret med de i dagsordenen fastlagte emner. Udenomssnak stoppes af formanden eller ordstyreren, idet der henvises til afsnit to. Andet afsnit: Kaffebord med hyggesnak om alt såvel i som uden for klubben. Hvis formanden opdeler et præsidie-/udvalgsmøde i reelt arbejde med efterfølgende hygge, vil aftenen give deltagerne følelsen af at have nået et resultat, hvilket er meget positivt. Samtidig vil samværet i hjemmene være med til at styrke kammeratskabet og fællesskabet inden for Y's-dom. Mødereferat: Udvalgets arbejdsresultater bør føres til referat. Det gælder såvel de positive som de negative resultater. Det kan være til uvurderlig støtte for kommende udvalg at kunne se, hvad der er forløbet godt, og hvad der er gået skidt, det vil være meget fint, om man kan udlede, hvorfor det gik skidt. Ved næste klubmøde aflægger udvalgsformanden en udførlig beretning. Det er meget vigtigt, at denne beretning er særdeles vel underbygget, så alle spørgsmål kan besvares på en for klubmedlemmerne tilfredsstillende måde. Det er ligeledes nødvendigt, at der foreligger en konstruktiv handlingsplan. Mødeledelse: Enhver Y's Men kommer ofte ud for at deltage i eller at skulle lede et møde, f.eks. præsidiemøder, udvalgsmøder, generalforsamlinger eller i forhandlinger udadtil mellem klubben og myndighederne eller andre 15

16 instanser. Derfor skal der her gives nogle grundregler for ledelse af et møde. God mødeledelse er ikke et mål i sig selv. Kun hvis det fører til møder, der er mere effektive, fordi der derved kan opnås større resultater med mindre indsats af tid og kræfter. Intet skema løser alle problemer. Mødeledelse gælder arbejde med levende mennesker og må tilpasses livets mangfoldigheder. Det er muligt at opstille vejledende principper og regler, som kan tilegnes efter øvelse, og som kan udgøre et grundlag, hvorpå den enkelte kan udnytte sine personlige erfaringer til at blive en bedre mødeleder UDVALGSARBEJDE De mange opgaver i klubben kan af praktiske grunde ikke løses af den samlede klub. Heller ikke kan klubbens præsidium tage sig af alle opgaver. Opgaver delegeres som oftest ud til en række udvalg som under ansvar over for præsidiet løser de konkrete opgaver. Udvalgsarbejdet tjener 2 hovedformål: 1. Planlægning og løsning af de opgaver, der skal kendetegne klubben såvel indadtil som udadtil 2. Udbygning af det gode kammeratskab, der påbegyndes ved klubmøderne Udvalgsformænd: Det er præsidiets ansvar og pligt at nedsætte gode arbejdsduelige udvalg. Selvfølgelig er ikke alle klubmedlemmer lige gode til alt udvalgsarbejde og kan heller ikke have lige stor lyst til alt. Det vil derfor være naturligt, om præsidiet efter bedste evne prøver at finde frem til de medlemmer, der må formodes at have de bedste anlæg for dette eller hint udvalgsarbejde. I denne forbindelse tænkes først og fremmest på udvalgsformændene. Udvalgsmedlemmer: Når præsidiet har fået sammensat en liste over de forskellige udvalgsformænd, fordeles efter bedste evne klubbens øvrige medlemmer i de forskellige udvalg. Der ligger også noget uddannende i udvalgsarbejdet, hvorfor klubben må sørge for, at medlemmerne lærer arbejdet i de forskellige udvalg at kende ved over en årrække at sidde i forskellige udvalg. Der er altså to vigtige spørgsmål at afveje imod hinanden ved sammensætning af en udvalgsliste: 1) at udpege dem, der har de bedste evner til de forskellige udvalg - og 2) at sørge for, at klubmedlemmerne efterhånden bliver medlemmer af så mange udvalg som muligt Skulle det ske, at et udvalg ikke fungerer, er det præsidiets pligt at undersøge alle tænkelige forhold omkring udvalget og forsøge at få arbejdet i gang. Sker dette ikke, kan præsidiet blive tvunget til, idet det må optræde med megen takt og myndighed, at nedsætte et nyt udvalg. Der kan i løbet af året opstå behov for at nedsætte et særligt udvalg et ad hoc-udvalg der har en bestemt og afgrænset arbejdsopgave at løse. Et sådant arbejde kan være kommet frem som følge af en idé, som et af klubbens medlemmer er fremkommet med. Hvilke udvalg? Det er meget forskelligt rundt om i klubberne, hvilke særudvalg man har behov for og ønsker at nedsætte. Visse udvalg vil alle klubber have behov for at nedsætte: Programudvalg Økonomiudvalg Medlemsudvalg - EMC B.F. udvalg World-Outlook-udvalg Ud over de her nævnte kan hver klub nedsætte de udvalg, den skønner naturligt at have - f.eks. klubmødeudvalg, ekstensionudvalg, fest- og turudvalg, presseudvalg, KFUM-udvalg og forskellige aktivitetsudvalg. Der bør ikke nedsættes udvalg, hvor man ikke er i stand til at formulere en fornuftig målsætning for arbejdet. Det vil være skadeligt, ikke blot for det pågældende udvalg, men for udvalgsarbejdet i det hele taget. For at opnå et tæt samarbejde mellem præsidium og udvalg og en vis styring af udvalgsarbejdet kunne det i en nystartet klub være en brugbar idé, at hvert udvalg havde tilknyttet et præsidiemedlem. Men i den ældre, driftige og velfungerende klub med mange udvalg ville det være ganske uoverkommeligt for præsidiemedlemmerne, og

17 det ville også virke formynderisk. Efterhånden vil mange af udvalgsmedlemmerne selv have siddet i præsidiet indtil flere gange. Nogle af klubbens udvalg har på en naturlig måde tilknyttet et præsidiemedlem som udvalgsmedlem. Programudvalget har vice-præsidenten som sin formand Økonomiudvalget har skatmesteren som medlem, måske som formand Medlemsudvalget vil naturligt have sekretæren som medlem, måske som formand Præsidenten har ret til at deltage i alle udvalgsmøder i klubben. Uanset om et udvalg har tilknyttet et præsidiemedlem eller ej, så er udvalget i sit arbejde ansvarlig over for præsidiet for, at udvalget arbejder for at opfylde sin målsætning. Udvalgsformanden har myndighed til at lede møderne i udvalget. Rapport om udvalgets arbejde stiles til præsidenten. Dette skal ske tidligst muligt efter hvert udvalgsmøde. Udvalgsformandens opgaver - inden første møde - er: at orientere sig om udvalgets sammensætning at orientere sig om udvalgets opgaver (udvalgsmålsætning) at gennemlæse udvalgsmappen. Er der opgaver fra sidste klubår? Udvalgsformandens opgaver gennem hele klubåret er: at sørge for at der bliver afholdt de møder som er nødvendige at indkalde i god tid at sørge for, at alle i udvalget fungerer at alle bliver hørt Udvalgsmedlemmerne har krav på en dagsorden. Denne skal sendes i god tid før mødet. PROGRAMUDVALG Programudvalget indtager en central plads i hele klubarbejdet. I mange klubber er der tradition for, at det er den kommende præsident (vicepræsidenten), der er født formand for udvalget. Den kommende præsident har herved mulighed for at præge programmet i det år, han eller hun skal være præsident, med det indhold han/hun ønsker. Programudvalget indtager en nøglestilling i hele klubarbejdet. Derfor er det vigtigt, at programmet gøres så alsidigt som overhovedet muligt. Programmet tegner vort ansigt udadtil, det er appetitvækkeren, der gør, at vore nuværende som kommende medlemmer har lyst til at komme til møderne. Programudvalget er ansvarlig for, at klubbens program sammensættes bredt og varieret med emner og indhold, der tilgodeser den mangfoldighed af interesser som klubmedlemmerne repræsenterer 1. Der skal være interne klubmøder, hvor der er tid og lejlighed til at drøfte forskellige klubanliggender 2. Der skal være tid til at pleje kammeratskabet 3. Der skal arrangeres adventsfest, vinterfest eller Sct. Hans-fest v/ Festudvalget 4. Der skat tilrettelægges cykel- eller biltur ud i det blå for hele familien 5. Der skal være programpunkter, hvor der inviteres fremmede foredragsholdere. Er en gæstetaler for dyr for klubbens økonomi, vil det altid være en god idé at alliere sig med naboklubben 6. Der skal tilrettelægges fællesarrangement med naboklubber 7. Der skal indlægges besøg på interessante virksomheder eller institutioner Af hensyn til dine efterfølgere i programudvalget er det en virkelig god idé at udarbejde en huskeliste over faste tilbagevendende programpunkter. 17