Referat af ordinær generalforsamling afholdt d. 5. marts 2014

Transkript

1 Referat af ordinær generalforsamling afholdt d. 5. marts 2014 Der blev foretaget registrering af de fremmødte samt uddeling af stemmesedler til de stemmeberettigede. 66medlemmer var stemmeberettigede. Formand Helle Carstensen startede med at byde velkommen til de fremmødte, en særlig velkomst til nye medlemmer og nye ansatte samt til Henrik Troels Smith, som bestyrelsen ønskede at pege på som dirigent. Ad 1 - Valg af dirigent Henrik Troels Smith blev enstemmigt valgt til dirigent, hvorefter han erklærede den ordinære generalforsamling for lovlig indkaldt, at den stemte overens med vedtægterne og var beslutningsdygtig. Dirigenten gav herefter ordet videre til formanden. Ad 2 - Bestyrelsen aflægger beretning - resume af årsberetningen. Formand Helle Carstensen indledte beretningen med at informere om, at vi havde befundet os i en turbulent tid i 2013, som også var tilfældet i 2012 og gjorde opmærksom på, at klubben havde været under et massivt økonomisk pres, som havde medført at bestyrelsen har måttet træffe nogle særdeles vanskelige beslutninger, hvilket bl.a. medførte, at vi var nødsaget til at nedlægge den daglige leder funktion. Herefter redegjorde formanden for beretningen: Rideklubbens interne struktur 2013 startede usikkert og ustabilt, da vi i 2012 mistede en stor andel af vores indtjening og overskud i forbindelse med at handicapafdelingen flyttede. På den personalemæssige side har vi ud over at nedlægge den daglige lederfunktion sagt farvel til to kolleger fra staldholdet. Stillingerne i stalden forventes helt eller delvist genbesat. Der er ansat en ny på kontoret til at varetage dels bogføring samt ad-hoc opgaver. På undervisningssiden /dressur og spring Vi har haft stor stabilitet på dressursiden de sidste par år i form af vores dressurunderviser, Rikke Fyrstenborg, så stor at vi har budt Katja Kavanagh velkommen til at supplere undervisningen. Der har også været stor tilslutning til vores nye springunderviser Lone Kroman. Rideklubbens eksterne struktur, vi har fortsat et godt samarbejde med Ballerup kommune og inden for miljøområdet håndteres de praktiske udfordringer af Jørgen og hans stab. I forhold til selve bestyrelsesarbejdet, har bestyrelsen i 2013 haft fokus på rideklubbens økonomiske situation. På bestyrelsesmøderne er økonomi et fast punkt på dagsordenen. Klubben har stadig en stram økonomi, netop denne stramme styring har medført, at klubben kommer ud med et beskedent underskud i 2013.

2 Rideklubbens rammer I forhold til Rideklubbens rammer har bestyrelsen ikke arbejdet med de øgede krav som stilles i forbindelse med 2016 og 2020, men har vurderet at der stadig er tid til at forberede os i tide. Vi har dog gjort noget for ponyvelfærden, idet vi har nedlagt nogle af de små ponybokse og håber, at vi kan fortsætte og afslutte arbejdet i Omkring vores udvalgsstruktur: Stævne/sportsudvalg, - køkken, - og forbedringsudvalg de fungerer rigtig godt. Ungdomsudvalget har haft det lidt svært, men det tyder på, at der er ved at komme gang i den. Sponsorudvalg Det kræver rigtig mange ressourcer at skaffe sponsorrater, vi håber at nye og stærke kræfter vil træde til. Rideklubbens medlemmer Bestyrelsen har fortsat et ønske om at vise åbenhed, informere og være i god dialog med medlemmerne om bestyrelsesarbejdet. Bestyrelsen afholder bestyrelsesmøder hver måned og behandler forhold og sager, som rører sig på stedet. I den forbindelse har bestyrelsen bestræbt sig på fyldestgørende at orientere og informere medlemmerne både ved opslag og på hjemmesiden. Også i 2013 har rytterne på Ballerup Rideklub kunnet præstere nogle flotte sportslige og personlige resultater både på dressursiden og springsiden. Sædvanen tro, har klubben også i 2013 afholdt både distrikts- og rideskolestævner med stor succes og som noget nyt deltog vi, i samarbejde med andre klubber, i åbent hus-arrangement i forbindelse med EM i Herning, dette var en stor succes og et initiativ der lægges op til igen i år. Formanden takkede herefter alle for indsatsen, som har været med til at få alt dette til at lykkedes. En særlig tak for indsatsen til Julie og Pernille, som begge har valgt at træde ud af bestyrelsen. Herefter gav formanden ordet tilbage til dirigenten. Dirigenten efterspurgte kommentarer til beretningen og bemærkede, at der ikke var nogen kommentarer. Beretningen blev godkendt af generalforsamlingen. Formanden sluttede af med at sige, at vi går et udfordrende år i møde bl.a. i forhold til: Hvordan den kommende skolereform vil have indflydelse på især vores rideskoleundervisning, men også privatafdelingen Planlægning og Finansiering i forbindelse med kravene i 2016 og 2020 Genetablering af vores folde Forbedring af bundene på vores udendørsbaner

3 Dirigenten overgav herefter ordet til kassereren. Ad 3 - Det reviderede regnskab foreligges til godkendelse Kasserer Kim Malver startede med at orientere om, at der sidste år blev udarbejdet mange forskellige budgetudkast, det endelige budget viste et forventet underskud på kr Regnskabet viser et underskud på knap Kassereren gennemgik regnskabet og forklarede hvad afvigelserne (positive og negative) skyldes i forhold til regnskab og budget. Rideskoledelen og pensionærdelen har givet en større indtægt. Handicapafdelingen har givet en mindre indtægt og stævnerne har givet en større indtægt end forventet. Sponsorat: Der er kr som er øremærket til Zafir. Øvrige på OK benzin som er fra medlemmer som tanker på sponsorkort hos OK benzin. Automaterne har givet en mindre indtægt. Kassereren forsatte herefter udgiftssiden: Rideskolen balancerede fint. Vi har en sag mod vores tidligere handicapinstruktør og har i den forbindelse afskrevet et beløb på kr Der har været nogle større reparationer af vaskeautomater, traktor og andre maskiner. Vi har brugt mindre på tømning af mødding og containere og på vedligeholdelse af vores installationer bl.a. ridehusbund og udvendigt hegn. Derudover har vi brugt lidt mere på foder/piller end forventet. Øvrige udgifter udgør repræsentation, administration, lønninger og finansielle poster, hvoraf løndelen havde været lidt mindre end forventet. Samlet resultat har givet en underskud på knap kr Kassereren gik videre til aktiverne og gennemgik de væsentligste poster og forklarede videre til passiverne at vi har en egenkapital på kr Kassereren gav herefter ordet til dirigenten Dirigenten spurgte generalforsamlingen, om der var nogle bemærkninger til regnskabet, hvilket ikke var tilfældet. Regnskabet 2013 blev godkendt af generalforsamlingen.

4 Dirigenten gav ordet til kassereren, som gav en kort orientering omkring budgetplanlægning for Kassereren henledte opmærksomheden på den kommende skolereform, som forventes at få konsekvenser for rideklubben og orienterede om, at det endnu ikke har været muligt at få yderligere informationer fra Ballerup kommune. Der er derfor ikke taget højde for evt. konsekvenser i budgettet, men bestyrelsen vil følge den tæt og handle derpå. I foråret 2014 vil klubben gennemgå vores kontrakter, evaluere og se om genforhandlinger kan give noget på bundlinjen, behovet for anskaffelser og tjenesteydelser evalueres løbende. Der er budgetteret med et underskud på kr , og der vil fortsat være en stram økonomistyring med stor fokus på vores omkostninger. Ud over daglig drift er der nogle ekstraordinære tiltag som bestyrelsen og ledergruppen finder nødvendig. Der budgetteres med kr til ny bund på den bagerste dressurbane og opvarmningsbane samt udfyldning på de øvrige baner. Der budgetteres med kr til varme i vandkopperne i udendørsboksene ved parkeringspladsen samt kr til bom med vand ved de bagerste udendørsbokse til aflastning af gården. Der er allerede anskaffet nye springstøtter til rideskolen for kr I alt kr Kassereren gav ordet til dirigenten, som efterspurgte kommentarer til budgettet: Et medlem kommenterede på at vores indtjening ved stævner, og mente vi var forsigtige med udmelding om stævneoverskud. Et bestyrelsesmedlem besvarede og forklarede om de nye regler for dotering, og hvorfor vi havde budgetteret som vi gjorde. Et medlem kommenterede og spurgte til de høje udgifter til administration. Kassereren svarede; Det er Solebusiness som vi har budgetlagt med for hele året. Dirigenten orienterede forsamlingen, at vi var nået til punkt 4. Ad 4 - Fastlæggelse af medlemskontingent og godkendelse af øvrige kontingenter Formanden fremsatte forslaget at nuværende medlemskontingenter bibeholdes. Dirigenten spurgte, om generalforsamlingen kunne vedtage forslaget. Generalforsamlingen godkendte dette.

5 AD 5 - Behandling af indkomne forslag Dirigenten konstaterede, at alle indkomne forslag var rettidigt modtaget. Forslag 1: Forslagsstiller: Gitte Hellerup Larsen Forslaget blev præsenteret, hvorefter bestyrelsen henledte opmærksomheden på kompleksiteten i beregning af overskud fra stævner med bl.a. vedligeholdelse af baner, slid på bund, udstyr m.v. Forslagsstiller valgte at trække sit forslag. Forslag 2: Forslagsstiller: Mie Borch-Kristensen Forslaget blev præsenteret. Dirigenten anbefalede ikke at indskrive denne formulering i vedtægterne, og begrundede formuleringen daglig gang, som værende meget svært at definere og håndtere. Forslagsstiller valgte herefter at trække sit forslag. Forslag 3: Forslagsstiller: Laila Hultberg & Dorte Grysbæk Forslaget blev debatteret, hvorefter dirigenten afviste forslaget med begrundelsen, at forslaget ikke var en del af klubbens vedtægtsændringer, men en del af de retningslinjer som er udstukket af bestyrelsen og henviste forslaget til en dialog på et kommende medlemsmøde. Forslag 4: Forslagsstiller: Rikke Skjoldemose Forslaget blev debatteret, hvorefter dirigenten afviste forslaget med begrundelsen, at forslaget ikke var en del af klubbens vedtægtsændringer, men en del af de retningslinjer som er udstukket af bestyrelsen og henviste forslaget til en dialog på et kommende medlemsmøde. AD 6 Valg af formand Dirigenten kunne oplyse, formand Helle Carstensen genopstiller og var eneste rettidige opstillede kandidat indenfor tidsfristen, og blev derfor valgt for en 2-årig periode. AD 7 Valg af kasserer Dirigenten kunne oplyse, at kasserer Kim Malver er valgt i 2013 for en 2-årig periode og er derfor ikke på valg. AD 8 - Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter Her er valg af op til 3 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter. Dirigenten kunne meddele, at følgende havde indgivet ønske om at opstille indenfor tidsfristen: Nina Krogsgaard (pensionær) genopstiller Jan Jacobsen (pensionær) opstiller Følgende havde indgivet efter tidsfristen: Tina Sjælland (rideskolerytter) opstiller

6 Dirigenten kunne konstatere at både Nina Krogsgaard, Jan Jacobsen og Tina Sjælland var eneste kandidater og blev derfor valgt. Valg af 2 suppleanter: Dirigenten meddelte, at ingen kandidater var opstillet til posterne som suppleanter, hvorfor der blev spurgt til kandidater blandt forsamlingen. Følgende stillede op: Mette Borre Kjær Laila Hultberg Dirigenten konstaterede, at ingen andre opstillede og efter enighed mellem Mette Borre Kjær og Laila Hultberg er Mette valgt som 1. suppleant og Laila er valgt som 2. suppleant. AD 9 Valg af 2 juniorrepræsentanter Dirigenten kunne meddele, at følgende havde indgivet ønske om at opstille efter tidsfristen: Anna Juul Olesen Mette Hellerup Larsen Dirigenten konstaterede, at Anna Juul Olesen og Mette Hellerup Larsen var eneste kandidater og blev derfor valgt. AD 10 - Valg af 2 revisorer og 1 revisorsuppleant Dirigenten kunne meddele, at eneste kandidater var Line Klitsø og Annie Baare og de blev derfor valgt. Valg af 1 revisorsuppleant Dirigenten meddelte, at ingen indenfor tidsfristen har indgivet ønske om at opstille. Ingen i forsamlingen ønskede at opstille, der blev derfor ikke valgt en revisorsuppleant. AD 11 evt. Der blev af flere medlemmer stillet spørgsmål til kapaciteten/udvidelse af dressurundervisningen. Der blev foreslået at der kunne være to dressurundervisere på banen samtidig hhv. om det var muligt at udvide undervisningstiden. Formanden henstillede til en dialog på et særskilt medlemsmøde, og orienterede om, at der inden for en uge ville blive fastsat en dato for et kommende medlemsmøde. Et medlem informerede om muligheden for deltagelse på turen til hest til Flyvestation Værløse. Opslag om dette findes i rytterstuen. Et medlem fremkom med ønsket om, at klubben indkøber en skridtmaskine. Formanden svarede, at der var mange ting der skulle tages hensyn til herunder krav fra kommunen/miljø i forhold til placering, krav til overvågning, sikkerhed og økonomi.

7 Flere medlemmer ønskede udvidet foldordning til kl.16.00, så heste/ponyer kunne være længere tid på fold. Bestyrelsen ville se på mulighederne og konsekvenserne på næstkommende bestyrelsesmøde. Dirigenten konstaterede, at der ikke var flere bemærkninger og takkede for god ro og orden og afsluttede generalforsamlingen kl. 21:30.