Beredskabsplan for Kolding Kommune

Transkript

1

2 Indledning 1.1. Indhold 1. Indledning 1.1. Indhold 1.2. Formål med s generelle plan 1.3. Planens gyldighedsområde 1.4. Planens centrale præmisser Organisationsdiagram Beredskabsplanstruktur 1.5. Planens ajourføring og afprøvning 1.6. Fordelingsliste 2. Aktivering og drift af s centrale krisestab 2.1. Krav til staben 2.2. Modtagelse af varsler og alarmer mv Aktivering af s stab Beslutning om aktivering af staben Sammensætning af s krisestab Indledende opgaver vedrørende aktivering af staben Gennemførelse af 1. stabsmøde Gennemførelse af efterfølgende stabsmøder 2.4. Inddragelse af nøglepersoner 2.5. Afløsning af stabsmedlemmer 2.6. s alternative mødested 2.7. Deaktivering af staben 3. Inmationshåndtering 3.1. Målet med håndtering af inmationer 3.2. Tilgang af inmationer om hændelser 3.3. Intern deling af mail og telefonopkald 3.4. Dokumentation af inmationer Referat og aktionsliste 3.5. Opstilling af s situationsbillede 3.6. Overblik over s ressourcer 4. Koordinering af handlinger og disponering af ressourcer 4.1. Målet med koordinering af handlinger og disponering af ressourcer Krav til handlinger og disponering af ressourcer 4.2. Bemyndigelse 4.3. Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse 4.4. Krisestabens hasteprocedure 4.5. Ressourceoversigt 5. Kommunikation 5.1. Målet med kommunikationsindsatsen 5.2. Indledende kommunikationsopgaver 5.3. Generelle kommunikationsopgaver 6. Operativ indsats 6.1. Oversigt over s delplaner, indsatsplaner mv. 7. Bilagsoversigt Version:

3 Indledning 1.2. Formål med s generelle plan Beredskabsplanen er udarbejdet med hjemmel i beredskabsloven. Kommunen skal ifølge Beredskabslovens 25, stk. 3, revidere planen i det omfang, udviklingen gør dette nødvendigt, dog mindst en gang i hver kommunal valgperiode. Beredskabsplanen er vedtaget af Byrådet i på møde den xx. xxx Planen skal sikre en effektiv varetagelse af s ansvar og opgaver med at opretholde serviceniveauet i kommunen. Planen vedrører hovedsagligt etablering og drift af kommunens centrale krisestyringsstab. Planen suppleres af delplaner de enkelte valtninger i, instrukser, temaberedskabsplaner og andre myndigheders beredskabsplaner. Planen er ikke blot en katastrofeplan, men et værktøj til at sikre, at kommunen tsat kan yde den service, der politisk er vedtaget også i situationer hvor der ikke er normale driftsbetingelser. Forhold kan opstå så dette ikke er muligt. Her er planen det styringsværktøj, som skal sikre en stillingtagen til denne situation på rette niveau, såvel politisk som administrativt. Målet er herefter at kunne yde en service så tæt på det vedtagne niveau som muligt. Alle ansatte i er pligtet til at medvirke til beredskabsplanens opbygning og overholdelse som et dynamisk værktøj, der skal sikre s borgere bedst muligt i alle situationer. Planen koordineres af By- og Udviklingsvaltningen med Kolding Brandvæsen som koordinator under Beredskabschefens ansvar og med reference til Beredskabskommissionen. Version:

4 Indledning 1.3. Planens gyldighedsområde Beredskabsplanen gælder geografisk hele. Planen tages i anvendelse i de situationer, hvor har behov en koordineret krisestyring. Såfremt det bliver nødvendigt at inddrage ressourcer fra de enkelte valtninger i, vil dette ske efter konkret aftale mellem den enkelte valtning og beredskabschefen. Version:

5 Indledning 1.4. Planens centrale præmisser Beredskabsplanen er baseret på s almindelige organisation suppleret med etablering af en stab og tilhørende stabsstøttefunktioner. Planen er baseret på fire overordnede principper: Sektoransvarsprincippet: Den enhed, der har ansvaret en opgave til daglig, bevarer ansvaret opgaven i staben. Lighedsprincippet: De procedurer og ansvarshold, der anvendes i dagligdagen, anvendes i videst muligt omfang også i krisestyringsorganisationen. Handlingsprincippet: I en situation med uklare eller ufuldstændige inmationer er det mere hensigtsmæssigt at etablere et lidt højt beredskab end et lidt lavt beredskab. Samtidig skal der hurtigt kunne ændres på beredskabet i nedadgående retning at undgå ressourcespild. Fleksibilitetsprincippet: Planens skellige elementer kan tilpasses og tages i anvendelse på baggrund af en vurdering af behovet. Planen er bygget op over de fem kerneopgaver i krisestyringen: 1. Aktivering og drift af krisestaben 2. Håndtering af inmationer om krisen 3. Koordinering af handlinger og ressourcer 4. Kommunikation 5. Operativ indsats Den Centrale Krisestab er omdrejningspunktet s samlede krisestyring. Staben ledes, organiseres og bemandes afhængigt af den konkrete hændelse. Planen er derudover baseret på, at det er et chefansvar at sikre en svarlig og effektiv løsning af pålagte opgaver og at afklare eventuelle tvivlsspørgsmål med staben. Alle berørte enheder skal også uden arbejdstid og efter behov smidigt kunne bemandes og efter behov styrkes med ressourcer fra andre enheder. I en krisesituation tilrettelægges arbejdet i de berørte enheder i overensstemmelse med enhedernes egne instrukser. Planen er opbygget med den nationale beredskabsplan som referenceramme, og anvender aktiveringstrinene fra den nationale operative stab (NOST). Uanset om der er fastsat et nationalt beredskabsniveau, kan iværksætte en række beredskabsanstaltninger at opretholde et svarligt beredskab i en lokal, national eller international beredskabssituation. Version:

6 Indledning Organisationsdiagram Version:

7 Indledning Beredskabsplanstruktur Version:

8 Indledning 1.5. Planens ajourføring og afprøvning Planen justeres og ajourføres løbende efter behov af den/de ansvarlige valtninger/enheder i Kolding Kommune. Kolding Brandvæsen er ansvarlig en koordineret ajourføring af planen. Kolding Brandvæsen skal mindst 1 gang hvert andet år planlægge og gennemføre en øvelse, hvor afprøver planen, eller væsentlige dele heraf. Ved ønske fra en valtning/enhed, er Kolding Brandvæsen pligtet til at bistå ved gennemførelsen af en øvelse ud fra en delplan. Kolding Brandvæsen har det overordnede ansvar, at planen bliver evalueret efter øvelser og efter brug i krisesituationer. Øvrige enheder skal bidrage til evalueringen. Version:

9 Indledning 1.6. Fordelingsliste Beredskabsplanen er tilgængelig på følgende måder: På kommunens intranet i en digital udgave alle kommunens ansatte. I RMG-C3 nøglepersoner/funktioner. I papirudgave følgende nøglepersoner/funktioner: 1. Borgmesteren 2. Kommunaldirektøren 3. By- og Udviklingsdirektøren 4. Seniordirektøren 5. Social- og Sundhedsdirektøren 6. Børne- og Uddannelsesdirektøren 7. Direktionssekretæren 8. Kommunikationschefen 9. Beredskabschefen 10. Risikostyring 11. Kolding Brandvæsen Administration 12. Kolding Brandvæsen - Stabsrum 13. Indsatslederen Vogn Indsatslederen Vogn Vagtcentralen 16. Kolding Brandvæsen Kommandovognen 17. Politidirektøren Sydøstjyllands Politi 18. Kolding Politi 19. Beredskabslederen Sygehus Lillebælt Kolding Sygehus 20. Beredskabsstyrelsen Beredskabscenter Sydjylland Version:

10 Aktivering og drift af s centrale krisestab 2.1. Krav til staben skal kunne iværksætte krisestyringen uden varsel. Den Centrale Krisestab (inklusive støttefunktioner) skal kunne fungere i fuldt etableret beredskab hurtigst muligt efter det er besluttet at aktivere krisestaben, og skal kunne drives på dette niveau i minimum 3 døgn. Version:

11 Aktivering og drift af s centrale krisestab 2.2. Modtagelse af varsler og alarmer mv. Varsler, alarmer mv. modtages af s vagtcentral, der samtidig med opstarter logføring i RMG-C3, med separat faneblad den pågældende hændelse. De typiske varsler og alarmer mv. kan eksempelvis bestå af: Uheld eller andre hændelser, der i øvrigt kan vedrøre s sektoransvar Varsler om farligt vejr Medieomtale af større hændelser, der kan have interesse Kriser, der har indflydelse på den kommunale drift Trusselsvurderinger vedrørende sikkerhedsmæssige trusler Aktivering af NOST/Det Centrale Operative Kommunikationsberedskab (DCOK) Varsler og alarmer fra Internationale Organisationer Aktivering af den Internationale Operative Stab (IOS)

12 Aktivering og drift af s centrale krisestab 2.3. Aktivering af s stab Hvis s vagtcentral ved modtagelse af et varsel, en alarm eller lignende vurderer, at hændelsen kan berøre s virke, og at hændelsen ikke vil kunne håndteres effektivt eller hurtigt nok af s daglige drift, skal vagtcentralmedarbejderen alarmere vagthavende indsatsleder. Vagtcentralmedarbejderen orienterer beredskabschefen. Oplysninger om telefonnumre og adresser findes i RMG-C3 under medlemmer og fremgår tillige i s vagtcentralsystem, under fanebladet Kontakter

13 Aktivering og drift af s centrale krisestab Beslutning om aktivering af staben Beredskabschefen eller dennes stedtræder beslutter: om staben skal aktiveres hvilket niveau aktiveringen sker på (jf. tabel neden) hvilke medlemmer og støttefunktioner der indkaldes Når disse beslutninger er truffet, beder Beredskabschefen eller dennes stedtræder Kolding Kommunes vagtcentral om at iværksætte aktiveringen. Aktiveringsniveau Varsling af chefer og/eller nøglepersoner (inmationsberedskab/højet beredskab) Indkaldelse af chefer og/eller nøglepersoner (stabsberedskab/markant højet beredskab) Indkaldelse af Den Centrale Krisestab (fuldt etableret beredskab) Beskrivelse Varsling af chefer og/eller nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der ikke vurderes at være behov at aktivere og etablere Den Centrale Krisestab, men hvor chefer og/eller nøglepersoner bør være orienteret om situationen. Beredskabschefen eller dennes stedtræder kontakter chefer eller souschefer, som derefter kontakter egne medarbejdere. Egne daglige ressourcer i egen valtning er tilstrækkelige til at løse opgaven, der ikke berører egen valtning. Serviceniveauet bliver intakt den enkelte valtning. Indkaldelse af chefer og/eller nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der vurderes at være behov chef-tilstedeværelse m.v. i Kolding Kommune umiddelbart at kunne mødes og koordinere s opgaver. Egne daglige ressourcer i egne valtninger er tilstrækkelige til opgaven, der nu berører mindst to valtninger. Opgaven kan kræve ekstra ressourcer. Forvaltningsspecifikke beredskabsplaner og/eller temaberedskabsplaner kan træde i kraft. Serviceniveauet de berørte valtninger bliver intakt. Indkaldelse af Den Centrale Krisestab anvendes i en situation, hvor der er behov at Kolding Kommunes ledelse og organisation kan varetage samtlige krisestyringsrelevante opgaver med det samme og i længere tid. Politiske beslutninger er nødvendige og alle valtninger er involveret, ligesom befolkningen kan være berørt i væsentlig grad. Egne daglige ressourcer er ikke tilstrækkelige til at løse opgaven, der berører en eller flere valtninger. Der kræves ekstra ressourcer. Serviceniveauet er under pres

14 Aktivering og drift af s centrale krisestab Sammensætning af s krisestab Den Centrale Krisestyringsstab aktiveres via s Vagtcentral. Den Centrale Krisestyringsstab består af: Direktionen Tilknyttede Borgmesteren Kommunaldirektøren By- og Udviklingsdirektøren Seniordirektøren Social- og Sundhedsdirektøren Børne- og Uddannelsesdirektøren Kommunikationschefen Beredskabschefen Sekretær Den Centrale Krisestyringsstab: Direktionssekretæren Nødstyre: I tilfælde af en krise, hvor det viser sig umuligt at samle Byrådet, overtager Økonomiudvalget beføjelserne, der tilkommer Byrådet og dets udvalg. Kan Økonomiudvalget heller ikke samles, overgår beføjelserne til Borgmesteren, jf. bestemmelserne i Styrelseslovens

15 Aktivering og drift af s centrale krisestab Indledende opgaver vedrørende aktivering af staben De indledende opgaver omfatter: Varsling/indkaldelse af relevante medlemmer og støttefunktioner 1. Vagtcentralen varsler/indkalder relevante medlemmer og støttefunktioner via telefon. Tilkaldelisten efindes i vagtcentralsystemet. 2. Vagtcentralen registrerer, hvilke personer, man har opnået kontakt med, og hvornår de kan møde frem i staben. 3. Hvis der indkaldes til stabsmøde skal indkaldelsen indeholde følgende oplysninger: a. Baggrund varsling/indkaldelse b. Deltagere c. Mødested d. Mødetid Opstart af log samt overvågning af telefon og mail 1. Vagtcentralen starter s log (RMG-C3) 2. Vagtcentralen stærker overvågningen af Kolding Brandvæsens hovedtelefonnummer og hovedpostkasse [brand@kolding.dk], når der er truffet beslutning om at aktivere krisestaben. 3. Vagtcentralen fører loggen, indtil opgaven kan overdrages til krisestabens logfører. Det er en medarbejder fra Kolding Brandvæsen, der varetager funktionen som logfører krisestaben. Klargøring af stabsrummet 1. Krisestaben anvender stabsrummet (mødelokale BF 0.1) i By- og Udviklingsvaltningen, Nytorv 11, st.th.,. 2. Personale fra Kolding Brandvæsen klargør stabsrummet. Indretning af stabsrummet fremgår af Diagram over stabsrum Nytorv 11 ved fuldt etableret beredskab. 3. Hvis ikke stabsrummet kan være klar inden 1. stabsmøde, afholdes mødet i By- og Udviklingsdirektørens mødelokale, Nytorv 11, 1. sal,. Orientering af fremmødte/medlemmer i staben 1. Personale fra Kolding Brandvæsen sætter opslag med en kort orientering om situationen op ved stabsrummet. 2. Indholdet i opslaget aftales med den chef, der har besluttet, at staben skal aktiveres. Generel orientering af s medarbejdere 1. Kommunikationschefen orienterer s medarbejdere via og intranettet om situationen, herunder hvilket niveau krisestaben er aktiveret på. Det skal fremgå af orienteringen, at alle enheder og medarbejdere er pligtet til at støtte krisestaben (inklusiv støttefunktionerne), hvis der viser sig behov her

16 Aktivering og drift af s centrale krisestab Gennemførelse af første stabsmøde Beredskabschefen er mødeleder og gennemfører mødet ud fra Dagsorden 1. stabsmøde

17 Aktivering og drift af s centrale krisestab Gennemførelse af efterfølgende stabsmøder Beredskabschefen er mødeleder og gennemfører mødet ud fra Dagsorden stabsmøde. Krisestaben kan efter behov få støtte fra nedenstående områder: Sekretariatsbistand 1. Direktionssekretæren er sekretær Den Centrale Krisestyringsstab. 2. Personale fra Kolding Brandvæsen fører log. 3. By- og Udviklingsvaltningens fællessekretariat yder sekretærbistand til beredskabschefen og sikrer bl.a. journalisering af relevante dokumenter. Udarbejdelse af situationsbillede GIS 1. Personale fra Kolding Brandvæsen udarbejder s situationsbillede. 1. Personale fra Kolding Brandvæsen betjener s geografiske inmationssystem (GIS) i krisestaben. 2. GIS-Teamet i By- og Udviklingsvaltningen supporterer funktionen. Krisekommunikation 1. Kommunikationschefen har det overordnede ansvar s inmationer til borgere og medier om krisen samt overvågning af mediernes dækning af situationen mv. Logistik (plejning, hvilefaciliteter, kørsel mv.) 1. Kolding Brandvæsen har det overordnede ansvar s interne logistik (plejning, hvilefaciliteter, kørsel mv.). 2. Der skal altid være adgang til kaffe, te, kolde vand, frugt mv. Større måltider serveres i bindelse med hovedmåltiderne. 3. I tilfælde af en længevarende krise, træffes der på stabsmødet konkret beslutning om etablering af egentlige hvilefaciliteter. 4. Kolding Brandvæsen sikrer, at der er biler og chauffører til rådighed staben. IT, radio og tele 1. Personale fra Kolding Brandvæsen etablerer IT-, radio- og telebindelser i bindelse med klargøring af stabsrummet 2. IT og Kommunikation supporterer funktionen og yder støtte, hvis der opstår IT-mæssige problemer

18 Aktivering og drift af s centrale krisestab 2.4. Inddragelse af nøglepersoner En nøgleperson har som hovedopgave at sikre kontakt mellem to eller flere parter under en krise. Chefer og nøglepersoner i skal stå til rådighed Den Centrale Krisestab, en decentral krisestab i en valtning eller i den lokale beredskabsstab (LBS) i politikredsen

19 Aktivering og drift af s centrale krisestab 2.5. Afløsning af stabsmedlemmer Hvis Den Centrale Krisestab vurderer, at krisen vil tsætte over længere tid, skal beredskabschefen inden 12 timer efter aktiveringen gennemføre afløsning af stabsmedlemmerne og støttefunktionerne. 1. Vagtcentralen indkalder afløsere via telefon. 2. Vagtcentralen registrerer, hvilke personer, man har opnået kontakt med, og hvornår de kan møde frem i staben. 3. Hvis der indkaldes til stabsmøde skal indkaldelsen indeholde følgende oplysninger: a. Baggrund indkaldelse b. Deltagere c. Mødested d. Mødetid (umiddelbart før et planlagt stabsmøde) Afløsningen egår ved overlapning og personlig overlevering umiddelbart efter et stabsmøde

20 Aktivering og drift af s centrale krisestab 2.6. s alternative mødesteder Såfremt staben ikke kan anvende s normale lokaler og faciliteter på Nytorv 11, bruges Kolding Brandvæsens mødelokaler i Smedegade 10,. Personale fra Kolding Brandvæsen klargør stabsrummet

21 Aktivering og drift af s centrale krisestab 2.7. Deaktivering af staben Den Centrale Krisestab træffer beslutning om deaktivering af staben og støttefunktionerne på et stabsmøde, når der ikke længere er behov krisestyringsorganisationen og eventuelt resterende opgaver mere hensigtsmæssigt kan løses i basisorganisationen. Vagtcentralen overtager logføring i RMG-C3, så loggen kan ajourføres med oplysninger indberettet af basisorganisationen

22 Inmationshåndtering 3.1. Målet med håndtering af inmationer Målet med håndtering af inmationer er at sikre, at staben til stadighed har et overblik over den samlede situation og løbende kan dokumentere løbet. For at kunne sikre et samlet overblik staben, anvender RMG-C

23 Inmationshåndtering 3.2. Tilgang af inmationer om hændelser I bindelse med en hændelse, hvor Kolding kommunes krisestyringsorganisation er aktiveret, vil krisestaben løbende modtage inmationer fra skellige kilder. Inmationerne vil tilgå fra medier, samarbejdspartnere og s egne enheder. For at sikre, at relevante inmationer kommer frem til staben, kan der iværksættes følgende anstaltninger: Forstærket overvågning af postkasser, telefoner og sikrede kommunikationsmidler Direktionssekretæren overvåger s hovedpostkasse, hovedtelefonnummer samt de sikrede kommunikationsmidler. Enhederne er selv ansvarlige at overvåge egne postkasser. Medieovervågning Kommunikationschefen overvåger TV2 NEWS og Ritzaus telegramtjeneste. Herudover kan overvågningen omfatte relevante lokale medier samt relevante regionale og landsdækkende medier. Indrapportering fra decentrale enheder Kolding Brandvæsen er ansvarlig at varetage en løbende rapporteringsordning fra s decentrale enheder, nøglepersoner m.fl. Indrapportering etages ved hjælp af Skabelon indrapportering fra s decentrale enheder Hastemeldinger (SITREP) s vagtcentral indsamler hastemeldinger fra s decentrale enheder, bindelsesofficerer m.fl. De decentrale enheder har mulighed at sende en hastemelding til staben, hvis der er indtruffet en begivenhed, som ikke kan afvente regelmæssig rapportering. Hastemeldinger sendes ved at anvende Skabelon hastemeldinger (SITREP)

24 Inmationshåndtering 3.3. Intern deling af mail og telefonopkald Fordeling af mail til s hovedpostkasse Direktionssekretæren deler alle mails til kommunen@kolding.dk vedrørende hændelsen efter konkret vurdering til stabens postkasse krisestab@kolding.dk Viderestilling af telefoner Direktionssekretæren Alle opkald til viderestilles til staben eller stabsenhederne, subsidiært overdrages telefonbeskeder til stabschefen. Inmationer fra sikrede kommunikationssystemer indskrives i den del af RMG-C3, som er beholdt stabsledelsen. Sideløbende med dette inmeres stabschefen

25 Inmationshåndtering 3.4. Dokumentation af inmationer Væsentlige inmationer og beslutninger skal fastholdes på skrift, så der er enighed om, og klarhed over, hvad der er oplyst til og besluttet af staben. Det er stabschefens ansvar under inddragelse af stabssekretariatet at sikre en korrekt, effektiv og rettidig dokumentation af alle væsentlige inmationer, møder, beslutninger mv. Dokumentation fra møder, beslutninger mv. som ikke umiddelbart er logført i RMG-C3, kan når disse er godkendt af staben, indlægges i biblioteksstrukturen på RMG-C3, så Staben bevarer et samlet billede på samme sted. Denne m dokumentation, kan på samme måde som adgang til log tildeles efter hvilket niveau, og hvilke rettigheder det enkelte medlem eller støttefunktion har. Alle relevante inmationer og beslutninger vedrørende krisen skal løbende og hurtigst muligt registreres i s RMG-C3. Alt udgående post sendes cc. Til stabssekretariatet (krisestab@kolding.dk) så de udgående signaler kan registreres i RMG-C3. Direktionssekretæren sikrer at alt indgående post registreres af stabssekretariatet i RMG-C

26 Inmationshåndtering Referat og aktionsliste Referat Direktionssekretæren tager beslutningsreferat under hvert stabsmøde. Referatet deles til relevante aktører umiddelbart efter hvert stabsmøde. Beredskabschefen godkender referatet før deling. Aktionsliste En medarbejder fra Kolding Brandvæsen fører log over stabsarbejdet og udarbejder en tløbende aktionsliste, som indeholder inmationer om tiltag, som staben har besluttet at sætte i værk, samt status udførelsen. Status angives med gennemført, under udførelse, afventer

27 Inmationshåndtering 3.5. Opstilling af s situationsbillede For at sikre et højt og ensartet inmationsniveau, der kan danne grundlag beslutninger i staben, skal der opstilles et situationsbillede, som opsummerer de væsentligste inmationer om Kolding Kommunes andel af hændelsen. Hvis Den Nationale Operative stab (NOST) er involveret, opretholdes det samlede overblik over hændelsen ved hjælp af det nationale situationsbillede, der udarbejdes af NOST. Beredskabschefen udarbejder s situationsbillede. Det samlede situationsbillede skal tage udgangspunkt i de inmationer, som har modtaget fra interne og eksterne kilder. Det samlede situationsbillede skal udarbejdes så kortfattet som muligt (1-2 sider) samt fokusere på den konkrete hændelse og være umiddelbart ståeligt, også samarbejdsparter. Ajourførte versioner af s situationsbillede deles til medlemmerne af staben senest 15 minutter før næstkommende stabsmøde

28 Inmationshåndtering 3.6. Overblik over s ressourcer Staben skal løbende have et generelt overblik over s disponerede og ikke-aktiverede ressourcer, herunder de kritiske ressourcer, samt have overblik over, hvilke ressourcer der kan frigøres eller omdisponeres uden at svække den samlede indsats. Beredskabschefen tilvejebringer ressourceoverblikket

29 Koordinering af handlinger og disponering af ressourcer 4.1. Målet med koordinering af handlinger og disponering af ressourcer Målet med stabens koordinering af handlinger og disponering af ressourcer er at opnå den bedst mulige udnyttelse af s kapaciteter, så konsekvenserne af hændelsen kan begrænses, og situationen kan normaliseres hurtigst muligt

30 Koordinering af handlinger og disponering af ressourcer Krav til handlinger og disponering af ressourcer Den Central Krisestab skal sørge, at der løbende er klarhed over de overordnede politiske prioriteringer samt sikre, at der er dækning større, ekstraordinære økonomiske dispositioner, hvis dette er nødvendigt at den operative indsats kan løbe effektivt. Krisestaben bør være særlig opmærksom på følgende hold: Operative handlinger eller ressourceanvendelse, hvor det i situationen er uklart, hvem der skal betale. Operative dispositioner, som vil indebære store udgifter, andre aktører eller det danske samfund som helhed. Beredskabsanstaltninger, som kan få langvarige eller meget indgribende konsekvenser det danske samfund og/eller vil have stor politisk signalværdi. Beredskabsanstaltninger, som kan påvirke relationer til andre lande. Ved relevante anmodninger om bistand fra s enheder eller eksterne aktører skal krisestaben hurtigst muligt og i videst muligt omfang søge at imødekomme behovet enten ved at disponere egne ledige ressourcer eller ved at videremidle anmodningen til andre aktører

31 Koordinering af handlinger og disponering af ressourcer 4.2. Bemyndigelse Den Centrale Krisestab kan inddrage ressourcer fra afdelinger og enheder eller udpege enkeltpersoner, der skal inddrages i opgaveløsningen. Dette gælder også personer, der ikke normalt er inddraget i krisestyringssammenhæng. s decentrale enheder kan iværksætte handlinger og disponere over egne ressourcer, indtil Den Centrale Krisestab beslutter andet. Krisestaben kan centralisere beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse i hele

32 Koordinering af handlinger og disponering af ressourcer 4.3. Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Den Centrale Krisestab har kompetence til at træffe beslutninger vedrørende s handlinger og ressourceanvendelse. Visse tiltag kan dog først iværksættes efter, at krisestaben har søgt politisk godkendelse. Krisestaben skal udarbejde en plan opretholdelse og videreførelse de daglige opgaver, herunder etage en prioritering af opgaverne, udskyde tidsfrister osv. Krisestaben kan ligeledes allokere ressourcer til afdelinger/enheder, der er hårdt belastet af hændelsen

33 Koordinering af handlinger og disponering af ressourcer 4.4. Krisestabens hasteprocedurer Hvis en anmodning om støtte fra har særligt hastende karakter, rådfører beredskabschefen sig med kriselederen. Beredskabschefen orienterer hurtigst muligt herefter medlemmerne af Den Centrale Krisestab

34 Koordinering af handlinger og disponering af ressourcer 4.5. Ressourceoversigt Oversigten er ikke udtømmende. Lokalt: Det frivillige beredskab s Miljøafdeling Vagthavende vejmand Kloakvagt s Kommunikationstjeneste Vagten rensningsanlæg Psykologvagt Det gejstlige beredskab Vandsyning (vandværker og TRE-FOR) Elsyning (TRE-FOR) Varmesyning (TRE-FOR) Falck Skorstensfejermestre Regionalt: Beredskabsstyrelsen Sydjylland (BRSSJ) Miljøvagt AMK Odense Universitetshospital Ambulanceleder Kolding Sygehus (beredskabsleder) Koordinerende læge (KOOL) Gassyning (DONG Energy) Politiet Hjemmeværn Skov- og Naturstyrelsen, Trekantsområdet Nationalt: Kemikalieberedskabsvagten Giftlinjen Center Biologisk Beredskab (CBB) Statens Institut Strålehygiejne (SIS) Embedslæge Fødevarestyrelsen Søværnets Operative Kommando SOK (Joint Rescue Coordination Centre JRCC) EOD Havarikommissionen Civil Luftfart og Jernbane Statens Bilinspektion BaneDanmarks fjernstyringscentral Arbejdstilsynet

35 Kommunikation 5.1. Målet med kommunikationsindsatsen Målet med kommunikationsindsatsen i bindelse med ekstraordinære hændelser inden Kolding Kommunes virkefelt er at sikre: at kan reagere med en hurtig og præcis kommunikation ved en pludseligt opstået inmationsefterspørgsel at er i stand til at opretholde et højt inmationsniveau i hold til presse, samarbejdspartere og befolkning samt til s egne medarbejdere og pårørende i langvarige perioder med stor efterspørgsel efter inmation

36 Kommunikation 5.2. Indledende kommunikationsopgaver I tilfælde af en ekstraordinær hændelse vil der ofte opstå et akut behov meget hurtigt at syne pressen med inmation og at bevare et overblik over mediernes omtale af hændelsen og Kolding Kommunes andel i den. Kommunikationschefen er ved ekstraordinære hændelser der bemyndiget til hurtigst muligt og inden afholdelsen af 1. stabsmøde at iværksætte en række indledende kommunikationsopgaver: at udpege talsmænd, som kan stå til rådighed medierne ved pressehenvendelser. Den/de pågældende skal som udgangspunkt fritages andre opgaver. at iværksætte stærket pressebetjening og medieovervågning at udsende kortfattede nyheder og/eller pressemeddelelser med eløbig inmation til presse og offentlighed at udarbejde en indledende pressestrategi at indkalde medarbejdere fra Kommunikationsafdelingen med henblik på at iværksætte en stærket kommunikations- og presseindsats samt medieovervågning

37 Kommunikation 5.3. Generelle kommunikationsopgaver Kommunikationschefen varetager i tilfælde af en aktivering af Den Centrale Krisestab følgende opgaver: Forstærket medieovervågning TV2 NEWS og Ritzaus telegramtjeneste overvåges konstant. Herudover kan overvågningen efter behov omfatte relevante landsdækkende medier (tv, radio og dagblades onlineudgaver) og relevante regionale og udenlandske medier (CNN eller tilsvarende). Forstærket pressebetjening Pressehenvendelser modtages, registreres, prioriteres og videremidles til relevante talsmænd i. Talsmænd udpeges i samarbejde med relevante fagkontorer. Pressestrategier udarbejdes og distribueres løbende internt i. Som minimum skal de indeholde retningslinjer, hvem der udtaler sig og om hvad. Udarbejdelse af relevant ekstern og intern kommunikation Nyheder til kolding.dk og Hercules, pressemeddelelser samt evt. nyhedsbreve til pårørende udarbejdes i samarbejde med relevante fagkontorer og decentrale enheder. Kommunikationsopgaverne iværksættes i henhold til IT- og Kommunikations interne instrukser. Kommunikationschefen gør rede mediebilledet og indkomne pressehenvendelser til Kolding Kommune samt udarbejdet og påtænkt ekstern og intern kommunikation så som nyheder til kolding.dk, Hercules og pressemeddelelser på møderne i Den Centrale Krisestab. Kommunikationschefen afleverer en sammenfatning af mediebilledet, pressehenvendelserne samt ekstern og intern kommunikation til beredskabschefen til brug udarbejdelsen af s samlede situationsbillede

38 Operativ indsats 6.1. Oversigt over s delplaner, indsatsplaner mv. Operativ indsats drejer sig om den konkrete håndtering af en hændelses konkrete konsekvenser. Når aktiverer sin beredskabsplan vil de første fire kerneopgaver som udgangspunkt være relativt ens uanset hændelsestype. Den operative indsats vil til gengæld være vidt skellig fra den ene hændelse til den anden. s beredskabsplan indeholder her en oversigt over relevante beredskabsplaner, indsatsplaner m.m., der indeholder retningsgivende og detaljerede oplysninger om, hvordan konkrete hændelser håndteres. Centralvaltnin gen By- og Udviklingsvalt ningen X Seniorvaltnin gen Social- og Sundhedsvalt ningen Børne- og Uddannelsesv altningen Eksterne Centralvaltningens X beredskabsplan By- og Udviklingsvaltningens X beredskabsplan Seniorvaltningens X X beredskabsplan Social- og Sundhedsvaltningens X X beredskabsplan Børne- og X X Uddannelsesvaltningens beredskabsplan Kolding Havn X Kolding Havn Sikringsplan Klimaberedskabsplan X Kolding Spildevand Sundhedsberedskabsplan X X National beredskabsplan SOK beredskabsplan TREFOR X beredskabsplan Bane Danmark beredskabsplan Marinehjemmeværnet X Samarbejdsaftale Plan risikobaseret X redningsberedskab i Kolding Kommune Rigspolitiet SOK TRE-FOR Bane Danmark X: Medvirker X: Ansvarlig koordinering på tværs af valtninger hvor påkrævet X: Uafklaret

39 7.0. Bilagsliste Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Bilag 5: Bilag 6: Dagsorden 1. stabsmøde Dagsorden stabsmøde Bemandingsplan Skabelon hastemeddelelser (SITREP) Skabelon s samlede situationsbillede Definitioner og begreber Version:

40 Beredskabsplan Bilagsliste Bilag 1 Dagsorden 1. stabsmøde 1. Deltagere og referent 2. Situationen 3. Krisestyringsstabens opgave 4. Udpegning af kriseleder, stabschef og presseansvarlig 5. Fastlæggelse af organisation Daglig organisation Skeletbemanding af staben Fuld bemanding af staben 6. Bemanding af staben (afgivelser og omdeling) 7. Identifikation af relevante samarbejdspartnere 8. Særlige procedurer (modtagelse og deling af inmationer, iværksættelse af rapportering fra decentrale enheder m.fl., økonomi, herunder bemyndigelser) 9. Status vedrørende tværgående stabe og andre krisestyringsa 10. Krisekommunikation 11. Orientering af s personale 12. Erfaringsopsamling 13. Eventuelt 14. Opsummering af væsentlige beslutninger 15. Næste møde Version:

41 Bilagsliste Bilag 2 Dagsorden stasmøde Status og opdatering 1. Opdatering siden deling af seneste samlede situationsbillede 2. Nøgleopgaver Koordination og beslutning 3. Opgave 4. Opgave 5. Krisekommunikation Andet 6. Punkter til erfaringsopsamling 7. Eventuelt 8. Opsummering af væsentlige beslutninger 9. Næste møde Version:

42 Bilagsliste Bilag 3 - Bemandingsplan s Vagtcentral Stabschef * Sekretariat Situationsbillede Kriseleder Borgmester Sekretær/referent Direktionssekretæren GIS Krisekommunikation Logistik IT- og Tele Sikret Kommunikation Kommunaldirektøren Beredskabschefen Seniordirektøren Børne- og Uddannelsesdirektøren Presseansvarlig Kommunikations chefen By- og Udviklingsdirektøren Social- og Sundhedsdirektøren Risikokoordinator Krisestaben Støttefunktioner *: Funktionen varetages af Beredskabschefen indtil andet besluttes. Støttefunktionerne opretholdes i hele det tidsrum, hvor krisestaben er aktiveret Krisestabens medlemmer er kun samlet ved stabsmøderne Version:

43 Bilagsliste Bilag 4 Skabelon hastemeddelelser (SITREP) Melding (SITREP) 1 Fra: 2 Tidspunkt hændelsen 3 Hvad er der sket? 4 Hvor er det sket? 5 Hvordan er situationen? 6 Hvad er iværksat? 7 Udfærdigelsestidspunkt og godkendelse

44 Beredskabsplan Bilagsliste Bilag 5 Skabelon s samlede situationsbillede s samlede situationsbillede Udfærdigelsestidspunkt: Dag: Dato: Kl: Godkendt af: 1. Situationen (kort beskrivelse): 2. Hvad er der sket (faktuelle oplysninger om situationen): Dræbte: Sårede: Berørte: Materielle skader: 3. Hvor er hændelsen/-erne sket: 4. Trusselsvurdering (fastsættes og vurderes af efterretningstjenesterne) 5. s beredskabsniveau (jf. National Beredskabsplan) Dagligt beredskab: Forhøjet beredskab: Let højet beredskab: Markant højet beredskab: Fuldt etableret beredskab: 6. s beredskabsanstaltninger og tiltag:

45 Beredskabsplan Bilagsliste Bilag 5 Skabelon s samlede situationsbillede 7. s ressourceanvendelse: Hvad er indsat: Tilstrækkelige ressourcer: Behov yderligere: 8. Hvordan kan situationen udvikle sig (vurdering): 9. Mediebilledet og krisekommunikation: 10. Kort og illustrationer:

46 Den nationale operative stab Bilagsliste Bilag 6 Definitioner og begreber Det danske beredskab bygger på sektoransvaret. Det betyder, at hver enkelt myndighed har det beredskabsmæssige ansvar inden eget myndighedsområde. Politiet varetager imidlertid den koordinerende ledelse, når flere myndigheder medvirker ved konkrete beredskabsindsatser. Politiets opgaver på det beredskabsmæssige område følger i øvrigt af politiloven, hvorefter politiet bl.a. har til opgave at ebygge og afværge fare styrrelse af den offentlige fred og orden samt fare enkeltpersoners og den offentlige sikkerhed. Politiets koordinerende ledelse Efter beredskabslovens 17 koordineres den samlede indsats ved større skader af politidirektøren. Den koordinerende ledelse indebærer, at politiet skal sikre, at samtlige funktioner i og uden indsatsområdet koordineres på en sådan måde, at den samlede indsats egår så effektivt som muligt. I praksis har indsatsleder/politi den koordinerende ledelse i hele indsatsområdet. Indsatsleder/redningsberedskab har ansvaret den tekniske ledelse på skadestedet. Løsningen af opgaverne på et skadested og i et indsatsområde egår i samarbejde mellem indsatsleder/redningsberedskab, indsatsleder/politi og lederen af sundhedsindsatsen, koordinerende læge samt andre relevante ledere. Arbejdsopgavernes deling og prioritering aftales, således at den samlede indsatsopgave løses mest hensigtsmæssigt i hold til indsatsens karakter og omfang, sammenholdt med de til rådighed værende ressourcer. Lokalt beredskab I hver af landets 12 politikredse er der under ledelse af politidirektøren etableret en lokal beredskabsstab med henblik på varetagelsen af koordinerende opgaver på det beredskabsmæssige område. I de lokale beredskabsstabe indgår udover politiet repræsentanter fra totalsvarsregionen og Beredskabsstyrelsens regionale beredskabscenter. Repræsentanter fra øvrige civile myndigheder m.fl. deltager efter behov. Hver enkelt repræsenteret myndighed deltager med egen kompetence i overensstemmelse med sektoransvarsprincippet. Ved beredskabsmæssige hændelser, der berører flere politikredse, kan Rigspolitichefen udpege én politikreds som ansvarlig løsningen eller samordningen af den politimæssige indsats

47 Bilagsliste Bilag 6 Definitioner og begreber Nationalt beredskab - den nationale operative stab (NOST) Med henblik på at styrke koordinationen mellem svar, politi og andre civile myndigheder i tilfælde af større kriser i Danmark er der oprettet en national operativ stab (NOST). NOST varetager som sin hovedopgave koordinationsopgaver i bindelse med større hændelser, katastrofer og sikkerhedsmæssige trusler, herunder terrorhandlinger i Danmark, der ikke kan løses af de enkelte regioner/politikredse, samt opgaver, der omfatter flere samtidige hændelser i skellige regioner/landsdele, og hvor der opstår et behov koordinering på nationalt plan. Stabens helt centrale opgave er at skabe og opretholde et overblik over en given situation med henblik på at tilvejebringe et relevant beslutningsgrundlag de sektoransvarlige myndigheder og skabe grundlag den nødne koordination og prioritering af både opgaveløsning og ressourcer med henblik på elæggelse relevante beslutningstagere. I staben, der som udgangspunkt ledes af Rigspolitiet, indgår repræsentanter relevante myndigheder på lige fod. Staben består af repræsentanter en fast kreds af myndigheder, Rigspolitiet, Politiets Efterretningstjeneste, Forsvarskommandoen, Forsvarets Efterretningstjeneste, Beredskabsstyrelsen og Sundhedsstyrelsen. Afhængig af situationen og efter konkret vurdering kan repræsentanter fra andre myndigheder m.fl. deltage i stabens arbejde. Udenrigsministeriet vil skulle inddrages i staben i de tilfælde, hvor en given hændelse kan have konsekvenser fremmede magter, Danmarks hold til udlandet, herunder til internationale organisationer, eller hvor der er behov kontakter til udenlandske myndigheder, internationale organisationer mv. Sekretariatsfunktionen varetages af Rigspolitiet, Nationalt Operations- og Beredskabscenter (NOBC). Det centrale kommunikationsberedskab I tilfælde af en større hændelse i eller uden Danmark vil der skulle ske en koordination af den centrale kommunikation. Der sondres i den bindelse mellem den politisk-strategiske krisekommunikation, som koordineres inden rammerne af regeringens krisestyringsorganisation, og den operative krisekommunikation, som varetages af de sektoransvarlige myndigheder og koordineres inden rammerne af National Operativ Stab. Umiddelbart efter en hændelse i Danmark vil det centrale operative kommunikationsberedskab (DCOK) i den nationale operative stab udarbejde oplæg til en kommunikationsstrategi. DCOK har endvidere til opgave at sikre hurtig videregivelse af relevante, præcise og koordinerede inmationer til offentligheden, herunder medierne, og at besvare henvendelser fra medierne samt koordinere arbejdet i eventuelle spørge/svarcentraler, hvor borgere kan ringe og få yderligere oplysninger i hold til en konkret hændelse

48 Bilagsliste Bilag 6 Definitioner og begreber Videregivelsen af meddelelser og oplysninger til offentligheden via DCOK sker på den måde, som i den konkrete situation må anses mest hensigtsmæssig under hensyntagen til de konkrete kommunikationsbehov og -muligheder. Der vil i den bindelse skulle tages højde behovet at kommunikere med skellige befolkningsgrupper, som ikke anvender samme kommunikationsmidler, eller som har skellige måder at reagere på i tilfælde af en krisesituation. Videregivelsen kan efter omstændighederne bl.a. ske via sektormyndighedernes hjemmesider på internettet, herunder politi.dk

49 Notater

50 Notater

51 Notater

52