Organisationsbeskrivelse Koncern HR. - struktur, opgaver, arbejdsform. - Fugle, der flyver i flok, er mest synlige på himlen

Transkript

1 Organisationsbeskrivelse Koncern HR - struktur, opgaver, arbejdsform - Fugle, der flyver i flok, er mest synlige på himlen Januar 2016

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Mission, vision og værdier for Koncern HR Samarbejde med regionens enheder Organisatoriske principper Organisationsstruktur Ledelsesstruktur Informations- og samarbejdsstruktur Udviklingsopgaver Side 2

3 1. Indledning Region Sjælland er en dynamisk organisation, der hele tiden skal tilpasses ydre vilkår og rammer for at sikre den mest optimale og effektive organisering. Med virkning fra 1. januar 2013 træder en ændret organisationsstruktur i kraft. 3 sygehuse bliver til 5, og administrative opgaver løses i højere grad fælles i tværgående centre. Koncern HR er som tværgående center en realitet fra 1. januar Der har i den forbindelse været en del forberedende aktiviteter i Det tværgående center - Koncern HR Koncern HR har som tværgående center i Region Sjælland ansvaret for de strategiske og styringsmæssige opgaver inden for områderne personalepolitik og arbejdsmiljø, løn og personale, personalejura, styring og analyse, uddannelse og kompetenceudvikling. Koncern HR løser tilhørende driftsopgaver i forhold til MED-organisationen, på uddannelsesområdet og på løn- og personaleområdet. Dertil kommer en række specialistopgaver på jura og forhandlingsområdet. Omfang, samarbejdsrelationer og kvalitet af disse drifts- og specialistopgaver, der løses for regionens enheder, er specificerede i samarbejdsaftaler med enhederne. Ud over disse drifts- og specialistopgaver løser Koncern HR en række opgaver inden for udvikling af politikker, strategier, metoder og værktøjer, samt støtter virksomhedsområder og tværgående centre i implementeringen af disse. Koncern HRs hovedopgave er at understøtte og udvikle Region Sjælland som en attraktiv arbejdsplads. For at kunne honorere omverdenens krav til kvalitet, service og effektivitet er det vigtigt, at Region Sjælland kan tiltrække, fastholde og udvikle en kompetent stab af tilfredse medarbejdere og ledere, der lokalt og i samspil med andre kan levere og udvikle en god offentlig service til regionens borgere, kommuner og virksomheder. 2. Mission, vision og værdier for Koncern HR Mission Koncern HR understøtter strategisk og udviklingsmæssigt Region Sjælland som en attraktiv arbejdsplads, der udvikler og leverer god offentlig service til borgere, kommuner og virksomheder Koncern HR understøtter den overordnede styring og kontrol på HR-området. Koncern HR er sekretariat for Regionsråd, Forretningsudvalg og direktion og løser de tværgående koncernrelaterede opgaver på HR-området Koncern HR varetager drifts- og rådgivningsopgaver på løn- og personaleområdet for alle virksomhedsområder og tværgående centre. Koncern Side 3

4 Vision HR yder juridisk bistand og rådgivning til den samlede organisation, og varetager opgaver vedrørende arbejdsmiljø, rekruttering, MED, efter- og videreuddannelse, samt HR strategi og udvikling for Region Sjælland. Koncern HR bidrager gennem udvikling og strategisk indsats på HR-området til, at Region Sjælland betragtes som en professionel, moderne, proaktiv, ansvarlig og udviklingsorienteret arbejdsgiver Koncern HR løser opgaver på højt fagligt niveau og er dermed en tilgængelig, troværdig og ansvarlig samarbejdspartner, der bidrager til det sammenhængende virke i Region Sjælland Koncern HR er for egne medarbejdere en attraktiv arbejdsplads med udviklingsmuligheder, klare rammer og vilkår. Samarbejdet er præget af en åben fordomsfri dialog med plads til skæve vinkler, der hviler på ansvarlighed. Værdier Koncern HR arbejder ud fra følgende værdier: Gensidig forståelse og respekt Rettidighed Kvalitet og faglighed Engagement Værdierne understøtter Koncern HRs service-, kvalitets- og serviceadfærdsmål, som er beskrevet i Koncern HRs driftsaftale og samarbejdsaftalerne med regionens virksomhedsområder og tværgående centre. 3. Samarbejde med regionens enheder Samarbejdet mellem Koncern HR og regionens virksomhedsområder og tværgående centre beskrives i samarbejdsaftaler. Samarbejdsaftalerne er baseret på tillid, gensidig respekt og dialog. Aftalerne hviler på et fælles koncept, men giver dog plads til tilpasning til de forskellige vilkår, der er i de enkelte virksomhedsområder og tværgående centre. Det betyder, at Koncern HR skal have øje for og betjene virksomhedsområder og tværgående centre forskelligt og skal kunne agere i situationen i forhold til et konkret behov og den konkrete virkelighed. Samarbejdsaftalen beskriver opgaver, snitflader og samarbejdsrelationer, samt service-, kvalitets- og serviceadfærdsmål for de ydelser, der leveres fra Koncern HR. Den løbende kontaktstruktur og opfølgning på samarbejdet aftales mellem Koncern HR og det enkelte virksomhedsområde eller tværgående center. Side 4

5 4. Organisatoriske principper Generelt skal den organisatoriske opbygning give mening! Organisationen skal understøtte Koncern HRs mission og bæres af principper, der opleves fornuftige - både betragtet udefra og set indefra. Driftsaftalen mellem direktionen og Koncern HR er styrende for kendte indsatser og udviklingsopgavers løsning og danner således rammen for udviklingsarbejdet. Samtidig angiver driftsaftalen rammerne for driftsopgavers løsning, der udmøntes via samarbejdsaftalerne. I forhold til det eksterne virke organiserer Koncern HR sig efter følgende principper: Fokus skal være på missionen for Koncern HR og dermed opfyldelse af koncernens behov Koncern HR fremstår som én enhed Organisationen skal være gennemsigtig for de, der betjenes Tilgængelighed, åbenhed og service er vigtige nøgleord, når Koncern HR vurderes som organisation Organisering af Koncern HR tilrettelægges med det mål at levere god kvalitet i en fleksibel kontekst Der sker inddragelse af øvrige enheder i relevant omfang - bl.a. via faglige fællesskaber og projektdeltagelse Koncern HR har en vidtgående kontaktflade og skal vedligeholde et kendskab til samarbejdspartnernes funktionsvilkår, der bidrager til bedst mulig støtte og service. I forhold til det interne virke organiserer Koncern HR sig efter følgende principper: Ledelses- og ansvarsplacering er tydelig Ledelsen er tydelig og fremstår samlet og troværdig Opdelingen i organisatoriske enheder sker ud fra faglige og opgavemæssige sammenhænge Organiseringen skal sikre såvel smidighed i opgaveløsningen, som mulighed for faglig ekspertise inden for det enkelte område Løsning af opgaver sker sammenhængende i et tværorganisatorisk samarbejde, hvor det er relevant Opgaver med udviklingsindhold løses i udviklingsrum, hvor relevante kompetencer inddrages i projektforankring, planlægning, løsning og implementering Styrings- og kontrolopgaver samt drifts- og rådgivningsopgaver har en entydig placering Der er et højt informationsniveau tilgængelighed til relevant information. Side 5

6 5. Organisationsstruktur Som anført ovenfor har alle drifts- og rådgivningsopgaver samt styrings- og kontrolopgaver en klar og entydig placering. Det sker i 4 faglige enheder: Løn og Personale, herunder HR-systemer Jura og Forhandling Strategi og Udvikling Center for Uddannelse og Kompetence (CUK) Desuden er der en stab: Styring og Analyse Koncern HR er organiseret efter nedenstående struktur: Opgaver 1 i overskrifter i Koncern HRs enheder Der løses i Koncern HR såvel koncernrelaterede opgaver, samt drifts- og rådgivningsopgaver for alle virksomhedsområder og tværgående centre i regionen. 1 Opgaverne er nævnt i overskriftsform og er derfor ikke et fyldestgørende udtryk for de faktiske opgaver, der løses af Koncern HR. Side 6

7 Koncern HRs opgaveløsning hviler på definerede opgavebeskrivelser og -processer, der skal sikre kontinuitet, tydelighed i ansvarsplacering og en løbende optimering og vurdering af, om opgaveløsningen foregår effektivt. Der er for en lang række af opgaverne snitflader og fælles opgaveløsning mellem Koncern HR og sygehusenes stabe. Disse snitflader beskrives i detaljer i samarbejdsaftalerne. Styring og Analyse Styring og Analyse løser en række driftsopgaver, samt sekretariatsopgaver af både intern og ekstern karakter. Følgende opgaver løses i Styring og Analyse: Ekstern styring og dokumentation: Driftsaftale Samarbejdsaftaler Service- og kvalitetsmål Projektoverblik Intern styring og dokumentation: Økonomistyring - koncernrelaterede områder Økonomistyring - enhedsrelaterede områder Afstemninger og afregninger på koncernniveau Lønrefusioner Ledelsestilsyn Udviklingsrum - projektoverblik Controlling af HR-standarder Superbrugerfunktion ift. journalisering Intranet - web-redaktion Tjenestemandspension (udbetaling, fiktive pensionsberegninger, fastsættelse af pensionsalder og -form) Øvrige sekretariatsopgaver for Koncern HR - herunder betjening af HR direktør og ledergruppe Analyser på lønrelaterede områder HR analyser til brug for politikker, afklaringer, ledelsesrapportering m.v. Styring og Analyse er fysisk placeret i Sorø. Enheden ledes af en chef, der refererer til HR direktøren, indgår i Koncern HRs ledergruppe og er personaleleder for medarbejderne i Styring og Analyse. Løn og personale Center for Løn og Personale løser opgaver inden for løn og personale, samt HR systemer. Følgende opgaver løses i Løn og Personale: Side 7

8 Ansættelser: oprettelse i lønsystem - udfærdigelse af ansættelsesbreve Autorisationer/akkreditering tjek Ændringer i ansættelsesforhold (tid, løn og sted) Diverse indberetninger - tjenestekørsel mm. Fejlrettelser Forhandlinger - løbende med de faglige organisationer Daglig ledelsesstøtte (personaleadministration) Registrering af resultat af årlige lønforhandlinger Udtræk, rapporter, statistik Systemvedligehold (stillinger m.m.) Feriekort Fravær (sygdom, barsel) Personaleadministration Ledelsesstøtte om løn og ansættelse Systemansvar for alle HR-systemer System- og sikkerhedsadministration (rolletildeling til brugere) Løn og Personale er fysisk placeret i Næstved. Enheden ledes af en chef samt 2 funktionschefer. Chefen refererer til HR direktøren, indgår i Koncern HRs ledergruppe og er personaleleder for funktionscheferne i Løn og Personale. Chefen har ansvaret for en tydelig arbejdsdeling mellem sig og funktionscheferne. Jura og Forhandling Jura og Forhandling løser opgaver inden for regionale og specificerede lokale jura og forhandlingsopgaver. Følgende opgaver løses i Jura og Forhandling: Overenskomst- og regelfortolkning Lokalaftaler Personalesager Lønforhandlinger Personalejuridisk støtte ved forandringer Personalejuridisk ledelsesstøtte om løn og ansættelse Jura og Forhandling er fysisk placeret i Sorø. Enheden ledes af en chef, der refererer til HR direktøren, indgår i Koncern HRs ledergruppe og er personaleleder for medarbejderne i Jura og Forhandling. Center for Uddannelse og Kompetence Side 8

9 Center for Uddannelse og Kompetence - i daglig tale CUK - løser opgaver inden for kursusudvikling og kursusdrift for så vidt angår sundhedsfaglige uddannelser, både inden for somatikken, og inden for psykiatrien, og i relation til den lægelige videreuddannelse. Der vedligeholdes ikke faglige færdigheder inden for det sundhedsfaglige område i CUK. I CUK findes kendskab til fagområderne, undervisningsfaglig viden, viden om regionens organisering og færdigheder i administration af kurser. Følgende opgaver løses i CUK: Planlægning, assistance til udvikling, administration og afholdelse af kurser (Sundhedsfaglige kurser, psykiatrifaglige kurser, kvalitetskurser, projektledelseskurser, kommunikationskurser og ledelsesfaglige kurser) Lægelig videreuddannelse Bidrager til behovsafklaring og erfaringsopsamling m.v. ift. fagejere (f.eks. Strategi og Udvikling, Kvalitet og Udvikling m.v.) Drift af kursusfaciliteter CUK er fysisk placeret i Næstved. Enheden ledes af en chef samt 1 funktionschef. Chefen refererer til HR direktøren, indgår i Koncern HRs ledergruppe og er personaleleder for medarbejderne i CUK. Chefen har ansvaret for en tydelig arbejdsdeling mellem sig og funktionschefen. Strategi og Udvikling Strategi og Udvikling løser opgaver inden for udvikling af strategier, politikker og værktøjer, samt implementering af disse, herunder kursusudvikling og afholdelse indenfor afdelingens områder. Følgende opgaver løses i Strategi og Udvikling: HR-strategier, personalepolitikker (AM, personale og ledelse) og HRværktøjer/systemer Udvikling af implementeringsstøtte til HR-strategiske initiativer Evaluering og formidling af personalepolitikker Udvikling af kurser/konferencer o.l. inden for HR fagligheder (ledelse, AM m.v.) Koordinering af elev/praktik-pladser og kontakt til uddannelsesinstitutioner Udvikling og gennemførelse af målinger (trivsel, APV, ledelsesevaluering) Understøttelse og udvikling af MEDaftalen/MEDsystem Kvalificering af rekrutteringsprocesser i regionen med strategi og konkret specialist-/udenlandsrekruttering Udvikling af regionale uddannelsesmæssige strategier på elevområdet Strategi og Udvikling er fysisk placeret i Sorø. Enheden ledes af en chef, der refererer til HR direktøren, indgår i Koncern HRs ledergruppe og er personaleleder for medarbejderne i Strategi og Udvikling. Side 9

10 6. Ledelsesstruktur Koncern HR ledes af HR direktøren, der er overordnet økonomisk og faglig ansvarlig, og som repræsenterer Koncern HR i forhold til direktionen og i koncernledelsen. De 5 enheder ledes af enhedschefer, der har direkte reference til HR direktøren. HR direktøren har delegeret kompetence fra direktionen jf. gældende kompetenceregler og har delegeret dele af denne til enhedscheferne. HR direktøren og de 5 enhedschefer udgør ledergruppen i Koncern HR. Ledergruppen sikrer den overordnede koordinering og prioritering på tværs af enhederne. Ledergruppens arbejde skal være synligt, og der skal ske en løbende formidling af de beslutninger, der træffes af ledergruppen. Driftsaftaleopfølgning, ledelsestilsyn og økonomiopfølgning er de primære opgaveområder for ledergruppen, der ligeledes koordinerer personaleledelsen i Koncern HR. Det faglige og personaleledelsesmæssige ansvar er placeret hos enhedscheferne. I store enheder er det naturligt, at overveje videre delegering til funktionschefer, chefkonsulenter m.v. 7. Informations- og samarbejdsstruktur Information og kommunikation er væsentlige omdrejningspunkter for at opnå de ønskede resultater. Den eksterne kommunikation skal afspejle, hvad der foregår i Koncern HR det gælder både kommunikation om konkret sagsbehandling, kommunikation om nye tiltag/politikker og projekter og den mere generelle kommunikation på intranettet m.v. Også den interne kommunikation skal have fokus. Ledergruppens arbejde dokumenteres gennem referater fra møderne og formidles via nyhedsbreve og mundtligt via enhedschefen i relevant omfang og efter konkret valg af relevante metoder (enhedsmøder, mail m.v.). Enhederne beslutter selv, hvorledes den interne samarbejdsstruktur i enheden tilrettelægges bedst. MED Koncern HR sikrer medarbejdernes medindflydelse på enhedens arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. Det sker ved åbne og grundige drøftelser bl.a. baseret på oplæg fra Koncern HRs ledergruppe. Sideløbende skal samarbejdet på tværs af enhederne i Koncern HR tilgodeses via fælles faglige og sociale aktiviteter. 8. Udviklingsopgaver Side 10

11 Koncern HR arbejder med udvikling såvel internt som eksternt. Internt i form af procesoptimering, afklaring af nye opgaver, snitfladeafklaring, gennemførelse af nye arbejdsmetoder, tværgående projekter m.v. Eksternt i form af udviklingsprojekter inden for de enkelte fagområder med relevant involvering af sygehuse og andre afdelinger og enheder i regionen. Den interne udviklingsmetode Koncern HRs medarbejdere og ledere arbejder på tværs af de faglige enheder for at kunne understøtte Koncern HRs mission inden for den samlede opgavepalette. Ledergruppen har besluttet en udviklings- og samarbejdsmodel for interne opgaver med udviklingsindhold. Den kan skitseres på følgende måde: Udviklingsmodel Jura og Forhandling Løn og Personale Strategi og udviklingsopgaver Styrings- og kontrolopgaver Styring og Analyse Drifts- og rådgivningsopgaver Center for Uddannelse og Kompetence Strategi og Udvikling 1 Koncern HRs interne opgaver med udviklingsindhold løses i et udviklingsrum. Principperne for projektarbejde anvendes ved løsningen og tilpasses den konkrete opgave. Der er således tale om et udviklingsrum, hvor opgaver modnes, løses og afsluttes med overdragelse til drift. Opdrag og forslag til opgaver, der skal løses i Udviklingsrummet kan komme fra enkeltpersoner, faglige enheder, direktion eller andre. Efter en modning i Udviklingsrummet godkendes opgavens løsning af ledergruppen, der hermed har initieret ressourceanvendelse og prioritering. Når der opstår behov for ændret prioritering, sker det i ledergruppen. Opgaverne i Udviklingsrummet bemandes, så relevante ressourcer og kompetencer fra de interne enheder i Koncern HR bliver inddraget i opgaveløsningen. Hvor det er relevant, inddrages kompetencer fra øvrige enheder i koncernen, og der kan ligeledes tilknyttes ekstern bistand i form af konsulentbistand eller eksterne interessenter. Side 11

12 Styring og Analyse bistår med projekt- og sekretariatsbistand til Udviklingsrummet sideløbende med, at enheden løser tværgående sekretariatsopgaver for ledergruppe og HR direktør. Eksterne udviklingsprojekter Region Sjællands projektmodel anvendes i udviklingsprojekter, der involverer de organisatoriske enheder Koncern HR har samarbejdsaftaler med. Formålet er at sikre, at alle enheder bidrager til de fælles løsninger og tager ejerskab til resultatet af arbejdet. Projektmodellen opererer med nedenstående organisering og ansvarsroller: Projekterne planlægges under hensyn til nedenstående faser, med fokus på overdragelse til drift enten gennem Udviklingsrummet til en af Koncern HRs afdelinger eller til sygehusenes stabe. En nærmere beskrivelse af de enkelte faser samt rollerne i projektgennemførelsen kan ses på regionens intranet; Side 12

13 ult.aspx Side 13