Generel aftale om samarbejde. mellem Københavns Universitet og Det Kongelige Bibliotek om Københavns Universitets Biblioteks- og Informationsservice

Transkript

1 Generel aftale om samarbejde mellem Københavns Universitet og Det Kongelige Bibliotek om Københavns Universitets Biblioteks- og Informationsservice

2 Indholdsfortegnelse I. Etablering af KUBIS som samarbejdsorganisation II. Formål III. Ejerskab IV. Organisatorisk struktur V. Ledelse VI. Biblioteksudvalg VII. Aftaler VIII. Økonomi IX. Personaleforhold X. IT og web XI. Service XII. Varighed, evaluering og evt. fortsættelse XIII. Tvister XIV. Bilag 1. Bibliotekerne under Statens Naturhistoriske Museum, nov. 2007; 2. Generel aftale mellem IT-Universitetet, Datalogisk Institut og Københavns Universitetsbibliotek /Det Kongelige Bibliotek om bibliotekssamarbejde, maj 2007; 3. Rapport fra KUBIS personalegruppen, okt. 2007; 4. Rapport fra KUBIS IT-Arbejdsgruppen, okt

3 Mellem Københavns Universitet (KU) og Det Kongelige Bibliotek (KB) indgås der for en femårig periode fra 1. januar 2008 til 31. december 2012 nedenstående generelle aftale om Københavns Universitets Biblioteks- og Informationsservice (KUBIS). I: Etablering af KUBIS som samarbejdsorganisation Pr. 1. januar 2008 etablerer Københavns Universitet og Det Kongelige Bibliotek en samarbejdsorganisation, der skal varetage den samlede biblioteksbetjening af Københavns Universitet. Samarbejdsorganisationen omfatter ved oprettelsen: 1) Københavns Universitetsbibliotek (KUB), der er en organisatorisk enhed under Det Kongelige Bibliotek: Nationalbibliotek og Københavns Universitetsbibliotek; 2) bibliotekerne ved Det Biovidenskabelige Fakultet, Det Farmaceutiske Fakultet, Det Juridiske Fakultet, Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet og Det Teologiske Fakultet samt institutbibliotekerne ved Det Humanistiske Fakultet, Det Samfundsvidenskabelige Fakultet og Det Naturvidenskabelige Fakultet. I samarbejdsorganisationen indgår dog ikke Eskimologisk bibliotek under Institut for Tværkulturelle og Regionale Studier; 1 biblioteket på Nordisk Institut for Asienstudier; 2 bibliotekerne under Statens Naturvidenskabelige Museum og Geografisk Bibliotek (se bilag 1). Det forudsættes, at det etablerede bibliotekssamarbejde mellem KUB, Datalogisk Institut og IT-Universitetet (se bilag 4) kan videreføres som et samarbejde mellem KUBIS og IT-Universitetet. Panumbiblioteket (under Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet), der omfatter et studiecenter, Odontologisk Bibliotek og biblioteket på Institut for Folkesundhed, indgår indtil videre i samarbejdsorganisationen på linje med institutbibliotekerne på 1 KU s Afdeling for Eskimologi og Arktiske Studier under Institut for Tværkulturelle og Regionale Studier indgår i bibliotekssamarbejde med Dansk Polarcenter, der står for biblioteket, leder det og leverer de fleste ressourcer, og Arktisk Institut. Samarbejdet er velfungerende, og foreslås opretholdt uændret, med den konsekvens, at Eskimologisk Afdeling umiddelbart må holdes uden for KUBIS. Om det vil være hensigtsmæssigt med en konkret samarbejdsaftale mellem KUBIS og Polarbiblioteket, må bero på en konkret vurdering. 2 NIAS indgår de næste 5 år i Det samfundsvidenskabelige Fakultet som en meget selvstændig enhed med eget lejemål uden for campusplanens rammer, eget budget og egne lokaler til bibliotek. Den bestående serviceaftale mellem KB og NIAS revideres, bl.a. med henblik på nye serviceformer 3

4 HUM, SAMF og NAT. Det forventes, at studiecenteret i løbet af 2008 vil blive tillagt en mere selvstændig rolle; i den forbindelse vil den nuværende aftale mellem KUB og Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet blive revideret. Eventuelle biblioteksfunktioner ved andre organisatoriske enheder på Københavns Universitet end de under pkt. 2) nævnte kan efter konkret aftale indgå i samarbejdsorganisationen. F.s.v. angår ændringer i KUBIS' dækningsområde på det enkelte fakultet, aftales sådanne i de årlige aftaler mellem dekan og universitetsbibliotekar. II: Formål Formålet med etableringen af KUBIS er dels at skabe en hensigtsmæssig organisatorisk ramme om den biblioteksmæssige udvikling, der skal foregå i de næste årtier, dels at sikre den optimale udnyttelse af de ressourcer, der samlet anvendes på biblioteks- og informationsservice til Københavns Universitet, både i forhold til Universitetets forskere, undervisere og studerende og i forhold til Københavns Universitets og Det Kongelige Biblioteks generelle samfundsmæssige forpligtelser. Med hensyn til den biblioteksmæssige udvikling ønsker Københavns Universitet og Det Kongelige Bibliotek/Københavns Universitetsbibliotek i fællesskab at fokusere på elektroniske videnressourcer og avancerede systemer til søgning og levering af videnressourcer; vejlednings- og betjeningsfunktioner på brugernes betingelser, indlejrede i de fysiske og elektroniske miljøer, hvor brugerne bevæger sig; dynamisk udvikling af bibliotekerne som studie- og læringsmiljøer og videncentre i samklang med universitetets samlede satsning på dette område; effektiv udnyttelse af biblioteksressourcer gennem højt koordineret materialevalg (bøger, tidsskrifter m.v.) og materialeforvaltning; samt konsolidering og maksimal IT-basering af back-office processer, herunder på nationalt plan, hvor det er hensigtsmæssigt (f.eks. licensforvaltning); etablering af et fælles kompetenceudviklings- og karriererum for alle ansatte ved de KB-ejede og de KU-ejede biblioteksenheder; eventuelt, og efter særlig aftale, andre funktioner, der går ud over den traditionelle afgrænsning af biblioteksvirksomhed, men som ligger i naturlig forlængelse af denne; 3 en administration af biblioteksområdet på KU, især m.h.t. personale- og økonomiforvaltning, der fremmer udviklingen af den fælles biblioteksorganisation og dennes forvaltningsmæssige gennemskuelighed. Biblioteksbetjening baseret på trykte ressourcer varetages fortsat i det omfang, det er hensigtsmæssigt i relation til publiceringsstruktur og benyttelsesmønster i de pågældende faglige miljøer. Det må generelt forudses, at denne service over de kommende år vil blive reduceret i forhold til service baseret på elektroniske ressourcer. 3 Her kan nævnes f.eks. e-learning, produktion af (trykte/elektroniske) undervisningsmaterialer, forskningsregistrering, medvirken i meritgivende undervisning, forskningsformidling og andre former for formidling. 4

5 KUBIS-konstruktionen skal således konsekvent understøtte en forandrings- og innovationsproces på biblioteks- og informationsområdet, om end denne udvikling formentlig vil foregå i forskellig hastighed på de forskellige faglige områder. III: Ejerskab KUBIS som samarbejdsorganisation ejes af de to parter i fællesskab. Af de biblioteksenheder, der indgår i KUBIS, ejes en del af Det Kongelige Bibliotek og den øvrige del af Københavns Universitet, jf. afsnit IV. IV: Organisatorisk struktur KUBIS består af 8 fakultetsbiblioteker, Panumbiblioteket, et antal institutbiblioteker (ved Det Humanistiske Fakultet, Det Samfundsvidenskabelige Fakultet og Det Naturvidenskabelige Fakultet) samt et fællesområde, jfr. nedenstående, hvor ejerinstitutionen for de enkelte enheder er anført i parentes: Det Biovidenskabelige Fakultetsbibliotek (KU/LIFE) Det Farmaceutiske Fakultetsbibliotek (KU/FARMA) Det Humanistiske Fakultetsbibliotek (KB/KUB) o Det Humanistiske Fakultets institutbiblioteker (KU/HUM), Det Juridiske Fakultetsbibliotek (KU/JUR); Det Naturvidenskabelige Fakultetsbibliotek (KB/KUB) (i samdrift med Det Sundhedsvidenskabelige Fakultetsbibliotek); o Det Naturvidenskabelige Fakultets institutbiblioteker (KU/NAT); Det Samfundsvidenskabelige Fakultetsbibliotek (KB/KUB); o Det Samfundsvidenskabelige Fakultets institutbiblioteker (KU/SAMF); Det Sundhedsvidenskabelige Fakultetsbibliotek (KB/KUB) (i samdrift med det Naturvidenskabelige Fakultetsbibliotek); o Panumbiblioteket (KU/SUND) Det Teologiske Fakultetsbibliotek (KU/TEOL); Fællesområde (KB/KUB) o Ledelse og stab (KB/KUB) o KUBs afdeling i Diamanten (KB/KUB) o KUBs Procesafdeling (KB/KUB) V: Ledelse Universitetsbibliotekaren Rektor for Københavns Universitet og direktøren for Det Kongelige Bibliotek overdrager ledelsen af KUBIS til Det Kongelige Biblioteks vicedirektør og chef for Københavns Universitetsbibliotek (universitetsbibliotekaren). I forbindelse med overdragelsen ændres universitetsbibliotekarens ansættelsesforhold, således at han ansættes i en 25 %-stilling som universitetsbibliotekar ved Københavns Universitet med ansvar for den biblioteksfaglige ledelse af KU-bibliotekerne i KUBIS-samarbejdet, og hans ansættelse ved Det Kongelige Bibliotek reduceres tilsvarende. Ansættelsen sker under titlen universitetsbibliotekar og med direkte reference til rektor for Københavns Universitet. 5

6 Ansættelsen, som sker for hele aftaleperioden (1. januar december 2012), respekterer, at Direktøren for Det Kongelige Bibliotek besidder den fulde personaleledelse i forhold til universitetsbibliotekaren. Ansættelsen kan fra Universitetets side kun bringes til ophør i forbindelse med opsigelse af den Generelle Aftale i henhold til de derom aftalte regler (afsn. XIII nedenfor). Såfremt Michel Cotta-Schønberg måtte forlade sin ansættelse som universitetsbibliotekar og vicedirektør ved Det Kongelige Bibliotek før udløbet af aftaleperioden, opslår og besætter Det Kongelige Bibliotek stillingen som universitetsbibliotekar. Københavns Universitet inddrages i ansættelsesprocessen, og ansætter den nyansatte universitetsbibliotekar som universitetsbibliotekar ved Københavns Universitet med ¼ tjeneste. Universitetsbibliotekaren udøver sine overordnede ledelsesfunktioner under ansvar over for rektor (KU) og direktør (KB) samt på grundlag af nærværende Generelle Aftale om KUBIS For de KB-ejede biblioteksenheders vedkommende omfatter universitetsbibliotekarens ledelsesfunktion både den biblioteksfaglige og den personalemæssige ledelse. For de KU-ejede biblioteksenheders vedkommende omfatter universitetsbibliotekarens ledelsesfunktion den biblioteksfaglige ledelse samt ledelsen af medarbejdernes kompetenceudvikling. Den øvrige personalemæssige ledelse varetages for de KU-ejede bibliotekers vedkommende af dekanen med sædvanlig adgang til delegation, herunder til institutleder eller anden biblioteksansvarlig. Ved biblioteksfaglig ledelse forstås i denne sammenhæng ledelse af opbygning og forvaltning af såvel elektroniske som trykte samlinger af videnressourcer (bøger, tidsskrifter m.v.), biblioteks- og informationsmæssige servicefunktioner samt de direkte underliggende teknisk-praktiske og administrative funktioner. Ved øvrig personalemæssig ledelse forstås personaleadministration, herunder i relation til ansættelser, afskedigelser og orlov, aflønning, samt almindelige arbejdsvilkår på basis af gældende personalepolitik ved den pågældende enhed. I de tilfælde, hvor et bibliotek efter særlig aftale varetager opgaver for fakultet/institut, der ligger ud over almindelige biblioteksfunktioner 4, varetages ledelsen heraf efter dekanens nærmere bestemmelse. Universitetsbibliotekaren forelægger de indgåede årlige fakultetsaftaler (afsn. VII nedenfor) for KU's rektor og KB's direktør. Universitetsbibliotekaren udarbejder med bistand fra de to institutioners økonomiske forvaltninger en fakultetsopdelt årsoversigt over ressourceforbruget i KUBIS; 4 Her kan nævnes f.eks. e-learning, produktion af (trykte/elektroniske) undervisningsmaterialer, forskningsregistrering, medvirken i meritgivende undervisning, forskningsformidling og andre former for formidling, 6

7 på grundlag af det fra fakultetsbiblioteksudvalgene modtagne materiale (afsn. VI nedenfor) en årlig arbejdsplan og udviklingsplan (herunder innovations-, rationaliserings- og effektiviseringstiltag) for KUBIS samt en årsberetning. Materialet forelægges KU's rektor og KB's direktør. Fakultetsbibliotekarer eller andre biblioteksansvarlige I forhold til fakultetsbibliotekerne og institutbibliotekerne delegerer universitetsbibliotekaren sine ledelsesfunktioner videre til de pågældende fakultetsbibliotekarer (for de KU-ejede fakultetsbibliotekers vedkommende: fakultetsbibliotekarer eller anden biblioteksansvarlig fra det enkelte fakultet efter dekanens nærmere bestemmelse ). Fakultetsbibliotekarerne/de biblioteksansvarlige udøver deres biblioteksfaglige ledelsesfunktioner og ledelse af kompetenceudvikling under ansvar over for universitetsbibliotekaren. Deres øvrige personalemæssige ledelsesfunktioner udøver de under ansvar over for universitetsbibliotekaren (de KB-ejede fakultetsbiblioteker), henholdsvis den pågældende dekan (de KU-ejede fakultetsbiblioteker). De varetager deres ledelsesfunktion på grundlag af en aftale om biblioteks- og informationsbetjening af pågældende fakultet indgået mellem dekanen og universitetsbibliotekaren (jfr. nedenfor afsn. VII). KUBIS ledelsesgruppe Ledelsesgruppen for KUBIS består af Universitetsbibliotekaren; KUB's souschef; fakultetsbibliotekarerne for de KB-ejede fakultetsbiblioteker (HUM, NAT/SUND, SAMF); for de KU-ejede fakultetsbibliotekers vedkommende (FARMA, JUR, LIFE, TEO) fakultetsbibliotekarerne eller anden biblioteksansvarlig fra det enkelte fakultet efter dekanens nærmere bestemmelse. Ledelsesgruppen drøfter alle væsentlige fælles KUBIS-spørgsmål, inden der træffes beslutning. Spørgsmål, der kun vedrører enkelte fakultetsbiblioteker hhv. institutbiblioteker, behandles kun i KUBIS-ledelsesgruppen, såfremt de har væsentlige principielle aspekter eller væsentlig praktisk betydning for andre fakultetsbiblioteker eller for KUBIS som helhed. VI: Biblioteksudvalg Der nedsættes et Fakultetsbiblioteksudvalg pr. fakultet. Udvalgets sammensætning, herunder repræsentationen af fakultetets studerende, aftales i dekanens aftale med universitetsbibliotekaren. Fakultetsbiblioteksudvalget skal udtale sig om det årlige budget og regnskab for fakultetsbiblioteket og eventuelle institutbiblioteker, den årlige arbejdsplan og udviklingsplan (herunder innovations-, rationaliserings- og effektiviseringstiltag) for samme, 7

8 den årlige beretning, der sammen med udvalgets udtalelse herom videresendes til dekanen og universitetsbibliotekaren. Fakultetsbiblioteksudvalget kan efter behov nedsætte et brugerforum med repræsentation af fakultetsbiblioteksledelse, biblioteksansatte og bibliotekets/bibliotekernes brugere. Brugerforum skal løbende drøfte udviklingen af bibliotekets/bibliotekernes services. VII: Aftaler KUBIS drives, udvikles og ledes på grundlag af følgende aftaler: nærværende Generelle Aftale om KUBIS indgået mellem Københavns Universitets rektor og Det Kongelige Biblioteks direktør; en generel og en årlig biblioteksaftale for hvert fakultet indgået imellem dekanen og Universitetsbibliotekaren. Fakultetsaftalerne skal beskrive den service, som skal leveres af fakultetsbiblioteket til fakultetet, samt kvalitetsnormer for leveringen af de enkelte services. Ved de fakulteter, som også har institutbiblioteker, skal aftalen også omfatte institutbibliotekerne og beskrive arbejdsdelingen mellem fakultetsbibliotek og institutbibliotek. Endvidere skal det af aftalen fremgå, at fakultetsbibliotekaren/den biblioteksansvarlige under ansvar over for universitetsbibliotekaren udøver den fælles biblioteksfaglige ledelse af institutbibliotekerne ved fakultetet samt ledelsen af kompetenceudvikling for de institutbiblioteksansatte, medens den øvrige personalemæssige ledelse af de institutbiblioteksansatte varetages af pågældende institutleder eller en anden leder efter dekanens nærmere bestemmelse. I de tilfælde, hvor et fakultet eller institut har biblioteksfunktioner, der drives uden for fakultetsbiblioteket eller institutbibliotekerne, skal disse funktioner og deres samspil med KUBIS beskrives i fakultetsaftalen. I de tilfælde, hvor et fakultets- eller institutbibliotek varetager opgaver, der ikke henhører under universitetsbibliotekarens biblioteksfaglige ledelse, skal disse opgaver og deres samspil med de biblioteksfaglige opgaver beskrives i fakultetsaftalen. Fakultetsaftalerne forelægges for KU s rektor og KB s direktør. VIII: Økonomi De årlige fakultetsaftaler I universitetsbibliotekarens årlige aftale med de enkelte dekaner indgår en aftale, hvori KU s og KB s samlede direkte og indirekte ydelser (personale-, it- og lokaleressourcer, driftsmidler) til biblioteks- og informationsservicen på det pågældende fakultet er opgjort. Der fastlægges for denne opgørelse en for alle fakulteter fælles skabelon, som forholder sig hensigtsmæssigt til hhv. KU s og KB s økonomiske systemer. 8

9 Aftalen præciserer, hvilke midler fra fakulteternes budget der er omfattet af aftalen i det enkelte år, herunder hvilke midler der står til universitetsbibliotekarens disposition. Det forudsættes, at der til kompetenceudvikling og tværgående udviklingsprojekter afsættes midler, der disponeres af universitetsbibliotekaren. Efter indstilling fra universitetsbibliotekaren tilkendegiver KU's og KB's ledelse, hvilken størrelsesorden det til tværgående udviklingsprojekter afsatte beløb skal have, og hvorledes det skal fordeles mellem de to parter; tilkendegivelsen fra KU's ledelse indeholder tillige retningslinjer for, hvorledes KU's bidrag til tværgående udviklingsprojekter fordeles mellem de 8 fakulteter. IX Personaleforhold Personalepolitik og personaleregler. Det biblioteksansatte personale på hhv. KUB og KU er underlagt ansættelsesinstitutionens personalepolitik og personaleregler. De eksisterende TR- og SU-strukturer opretholdes. Det forudsættes, at det inden for de gældende personalepolitikker og personaleregler vil være muligt at gennemføre korterevarende jobbytte, udførelse af vagtarbejde og deltagelse i tværgående arbejdsgrupper og projektarbejde samt løsning af tværgående opgaver. F.s.v. angår bibliotekspersonale, der ansættes efter 1/ forudsættes det, at KU indfører en rokeringsordning, og at KB justerer sin gældende rokeringsordning, jfr. nedenfor. Der kan i KUBIS nedsættes en personalekoordinationsgruppe med en HRmedarbejder fra KU, en HR-medarbejder fra KB og en TR fra KU og en TR fra KB. Gruppen har til opgave at drøfte de emner vedrørende personalepolitik og personaleforvaltning på tværs af de to ansættelsesområder, som måtte opstå under samarbejdet. Under et særligt KUBIS-personaleafsnit på Intranettet vil KU fremvise den side, der er udarbejdet med de sammenlagte institutioners (KU, KVL, DFU) personalepolitikker, indtil den nye fælles politik træder i kraft; en side med alle lokale personaleregler. Kompetenceudvikling Universitetsbibliotekarens ledelse af biblioteksmedarbejdernes kompetenceudvikling foregår inden for rammerne af en strategi, der forudsættes formuleret af et i KUBIS regi nedsat Kompetencepolitisk Udvalg med to ledelsesrepræsentanter, hvoraf den ene er universitetsbibliotekaren og den anden er KU-ansat fakultetsbibliotekar/biblioteksansvarlig, og to medarbejderrepræsentanter, en fra KU og en fra KB. Universitetsbibliotekaren er formand for udvalget. Strategien behandles i KUBIS' ledelsesgruppe og forelægges de relevante samarbejdsudvalg på KU og KB til godkendelse. 9

10 Rokeringsordning Der indføres for de ansatte på KU's biblioteker en rokeringsordning, der er obligatorisk for medarbejdere, der fastansættes efter 1/1 2008, og frivillig for medarbejdere, der er ansat før 1/ Rokeringsordningen er beskrevet i den som Bilag 3 vedlagte Rapport fra KUBIS personalegruppen okt. 2007, bilag 3. Det bemærkes f.s.v. angår stillinger under HK-overenskomsten, at Universitetet vil respektere de forudsætninger, der er anført i organisationsaftalen for kontorfunktionærer m.h.t. mobilitet. KB's gældende rokeringsordning vil blive justeret, således at rokeringsområdet for nyansatte medarbejdere vil omfatte både KB og KU's biblioteker. Medarbejderudviklingssamtaler For biblioteksmedarbejdere med delt ledelse gennemføres den årlige medarbejderudviklingssamtale i form af to samtaler: en med den biblioteksfaglige leder og en med den leder, der har ansvaret for de øvrige tjenesteforhold, for at sikre medarbejderen helhed i arbejdsforholdet. Lønforhandlinger KU-ledelsens forhandling af løn for KU-ansatte biblioteksmedarbejdere både ved ansættelse og under ansættelsen sker med inddragelse af pågældende fakultetsbibliotekar/biblioteksansvarlige. Det skal sikres, at medarbejdere, der indgår/har indgået i rokerings-/udlåns- /udstationeringsordninger, ikke derved stilles ringere i forhold til individuelle lønforbedringer end andre medarbejdere. Nyansættelse Personale, der ansættes under KUBIS i løbet af den 5-årige periode, ansættes (medmindre der i det enkelte tilfælde træffes anden aftale) f.s.v. angår de KU-ejede institutbiblioteker på HUM, NAT og SAMF i institutleders regi med KU som ansættende myndighed. Lederen af KUBIS (eller en af ham udpeget stedfortræder) kan deltage i ansættelsesprocessen; f.s.v. angår de KU-ejede fakultetsbiblioteker (FARMA, JUR, LIFE og TEO) samt Panumbiblioteket (SUND) i dekanens regi med KU som ansættende myndighed. Lederen af KUBIS (eller en af ham udpeget stedfortræder) kan deltage i ansættelsesprocessen; f.s.v. angår de KB-ejede fakultetsbiblioteker (HUM, SAMF, NAT og SUND) i KBs regi med KB som ansættende myndighed. Dekanen (eller en af denne udpeget stedfortræder) kan deltage i ansættelsesprocessen. Jobmobiliteten på tværs af ejerstrukturen skal fremmes ved, at ledige stillinger normalt først opslås internt i hele biblioteksorganisationen. I disse tilfælde afløses ansættelsesforholdet ved den ene institution (KU hhv. KB) af et ansættelsesforhold ved den anden. 10

11 X: IT og web IT-udviklingen i KUBIS foregår efter de retningslinier, der er beskrevet i den som Bilag 4 vedlagte Rapport fra KUBIS IT-Arbejdsgruppen, okt. 2007, idet opmærksomheden særligt henledes på nedenstående punkter: KUBIS ibrugtager PRIMO som den primære gateway til alle digitale ressourcer, som biblioteket stiller til rådighed for sine brugere. KUBIS etablerer m. henblik på udlånsfunktionen et samlet entydigt set-up for hele KUBIS. KUBIS kortlægger systematisk IT-applikationer, der bliver overflødige i forbindelse med etableringen af KUBIS, og bistår fra centralt hold med juridiske og praktiske foranstaltninger, der skal bringe disse engagementer til ophør. For så vidt angår administrativ IT og publikums-it, bliver KUBIS fremover supporteret og serviceret af de samme lokale supportenheder på fakulteter, institutter og KB-servicecentre, som yder servicen i dag. Der afsættes løbende lokale midler til formålet, og der etableres minimumsstandarder vedr. hard- og software for administrativ IT og publikums-it. Der etableres et kommunikationsforum for KUBIS og et KUBIS-web. XI. Service KUBIS skal yde følgende biblioteks- og informationsservices over for KU: hurtig og effektiv levering og tilrådighedsstillelse af videnressourcer, såvel elektroniske som trykte. Anskaffelsespolitikken vedrørende disse videnressourcer skal tage sigte på optimal opfyldelse af KU s informationsbehov og den bedst mulige udnyttelse af ressourcerne; adgang til avancerede søgeredskaber til de af KUBIS anskaffede videnressourcer; studiemiljøer omfattende enkeltarbejdspladser og så vidt muligt også gruppearbejdspladser, gerne med tilknyttede læringscenterfunktioner og cafemiljø; nem adgang til kvalificeret vejledning og information via alle medier (direkte fremmøde, telefonisk, postal, elektronisk); undervisning i litteratur- og informationssøgning (informationskompetence); andre funktioner efter nærmere aftale med universitetet eller fakultetet. Alle trykte bøger og tidsskrifter, som anskaffes af KB-ejede biblioteksenheder, skal være offentligt tilgængelige, uanset hvor de er opstillet. Alle trykte bøger og tidsskrifter, som anskaffes af KU-ejede biblioteksenheder, stilles til rådighed for brugerne på vilkår fastsat i de enkelte fakultetsaftaler. Det bør tilstræbes, at alle universitetsbrugere har den nemmest mulige adgang til de videnressourcer, som er anskaffet af disse biblioteker, herunder institutbibliotekerne. 11

12 Elektroniske videnressourcer er overvejende tilgængelige for universitetet eller enkelte fakulteter i henhold til aftaler med licensgiverne. Endelig skal KUBIS udvikle en løbende statistik, der gør den samlede service og hele ressourceforbruget transparent for Universitetet og for Det Kongelige Bibliotek. XII. Varighed, evaluering og evt. fortsættelse Som angivet i præamblen træder nærværende aftale i kraft den 1. januar 2008 og ophører den 31. december Aftalen bekræftes med parternes underskrift. Der foretages primo 2011 en midtvejsevaluering af KUBIS' aktiviteter. Evalueringens form og omfang aftales mellem rektor for Københavns Universitet og direktøren for Det Kongelige Bibliotek. Rektor for Københavns Universitet og direktøren for Det Kongelige Bibliotek igangsætter 1. april 2012 en ekstern evaluering af aftalens gennemførelse ved et internationalt evalueringspanel. Evalueringen skal være afsluttet inden 1. juli På grundlag af evalueringerne træffer rektor for Københavns Universitet og direktøren for Det Kongelige Bibliotek i fællesskab beslutning om, hvorvidt aftalen (evt. med visse ændringer) skal fortsætte efter 1. januar Såfremt beslutning om fortsættelse ikke er truffet senest 1. oktober 2012, betragtes aftalen som udløbende pr. 31. december 2012, og de nødvendige initiativer til afvikling pr. denne dato igangsættes.. Ved udløb af aftalen stilles parterne, som de var ved aftalens indgåelse plus eventuel tilvækst. XIII. Tvister Enhver tvist mellem parterne, der måtte udspringe af denne aftale, herunder fortolkningen og anvendelsen heraf, skal hurtigst muligt søges løst mellem parternes øverste daglige ledelse (rektor for Københavns universitet og direktøren for Det Kongelige Bibliotek) ved behørig forhandling. Lykkes det ikke parterne at forlige tvisten ved behørig forhandling, kan parterne eventuelt beslutte at søge bistand hos en opmand, f.eks. Kammeradvokaten, til løsning af tvisten. Bidrager forhandlingen og eventuel bistand fra en opmand ikke til løsning af tvisten, kan enhver af parterne opsige aftalen med seks måneders varsel til udgangen af et kalenderår. Ved aftalens opsigelse opsiges universitetsbibliotekaren automatisk af Københavns Universitet med et tilsvarende varsel. Ved opsigelse af aftalen stilles parterne, som de var ved aftalens indgåelse plus eventuel tilvækst. Opsigelse af aftalen efter nærværende punkt giver ingen af parterne adgang til erstatning. 12

13 København den 21. december 2007 Ralf Hemmingsen Rektor for Københavns Universitet Erland Kolding Nielsen Direktør for Det Kongelige Bibliotek 13

14 Generel aftale om samarbejde mellem Københavns Universitet og Det Kongelige Bibliotek om Københavns Universitets Biblioteks- og Informationsservice BILAG 1 SAGSNOTAT Vedr.: Bibliotekerne under Statens Naturhistoriske Museum. Sagsbehandler: Thorkil Damsgaard Olsen Statens Naturhistoriske Museum (SNM) blev oprettet 1. januar 2004 ved fusion af fire institutter: Botanisk Have, Botanisk Museum og Centralbibliotek, Geologisk Museum og Zoologisk Museum. SNM er nu et institut under Københavns Universitet. Som hovedmuseum 1 inden for det naturhistoriske område har museet særlige forpligtelser. Biblioteker Under Statens Naturhistoriske Museum drives flg. biblioteker: Botanisk Centralbibliotek, Zoologisk Bibliotek og Geologisk Bibliotek. De tre biblioteker opfylder flere forskellige formål: - en museums-/arkivfunktion, som opbevaringssted for arkivalier, originaltegninger, kort og gamle, værdifulde bøger og billedværker inden for fagområdet; - informations- og dokumentationsgrundlag for de museale aktiviteter (indsamling, konservering, udstilling, hovedmuseumsfunktion); i kraft af deres alder og deres store og unikke samlinger, også af utrykt materiale, spiller museumsbibliotekerne en vigtig rolle i den museale formidlingsvirksomhed; - en institutbiblioteksfunktion, som biblioteks- og informationsservice for Universitetets forskning og uddannelse inden for botanik, zoologi, geologi;

15 - Geologisk Bibliotek fungerer som biblioteks- og informationsservice for De Nationale Geologiske Undersøgelser for Danmark og Grønland (GEUS, en forskningsorganisation under Miljøministeriet); Geologisk Bibliotek har indgået aftale om bibliotekssamarbejde med GEUS, der finansierer ca 80 % af driftsudgifterne og aflønner to af bibliotekets tre ansatte. - Botanisk Centralbibliotek og Zoologisk Bibliotek har siden 1930rne formelt haft status som hovedfagbibliotek for botanik, hhv. systematisk zoologi, systematisk taxonomi, faunistik og zoogeografi. Denne funktion er i dag reelt under afvikling. Geografisk er bibliotekerne fortsat placeret på tre forskellige lokationer: Sølvgade 83 (Botanisk Museum), Øster Voldgade 10 (Geologisk Bibliotek), Universitetsparken 15 (Zoologisk Museum). Som led i opfyldelsen af Campusplanens fortætningskrav er det aftalt, at Geografisk Bibliotek (et institutbibliotek under Institut for Geografi og Geologi) fysisk overflyttes til Geologisk Biblioteks lokaler. En væsentlig del af Geografisk Biblioteks samlinger tilhører Det Kgl. Danske Geografiske Selskab. Der er ikke taget stilling til de evt. organisatoriske konsekvenser af denne flytning. Organisationsudvikling Museet befinder sig for øjeblikket i den allerførste fase af gennemgribende reorganisering. Arbejdet med udarbejdelsen af en ny helhedsplan for det fusionerede museums samlede virke og organisation, herunder for indplaceringen af biblioteks- og informationsbetjeningen i det samlede museumsarbejde, er igangsat; den under alle omstændigheder komplicerede integrationsproces gøres for Statens Naturvidenskabelige Museums vedkommende særlig kompliceret af flg. forhold: - eksistensen af en række eksterne interessenter med legitime interesser i museets varetagelse af sine hovedmuseumsopgaver, og dermed også i dets drift og organisation; - den manglende afklaring m.h.t. Museets fremtidige bygnings- og lokaleforhold. F.s.v. angår biblioteks- og informationsbetjeningen kan yderligere anføres flg.: - den manglende afklaring af de organisatoriske konsekvenser af den fysiske flytning af Geografisk Bibliotek til Geologisk Biblioteks lokaler; - den endnu ikke tilvejebragte afklaring af, hvorledes de p t varetagne biblioteksfunktioner bringes i samspil med de museale aktiviteter og prioriteres indbyrdes. KUBIS

16 I forbindelse med integrationsprocessen kan der forudses en overgangssituation, hvor ledelsesforhold, instruktionsbeføjelser og kommandoveje vil være under forandring, og hvor traditionelle skel mellem biblioteksfaglige, museumsfaglige og andre opgaver vil være under opbrydning. I den situation anbefaler vi, at de tre biblioteker under Statens Naturvidenskabelige Museum og Geografisk Bibliotek ikke inddrages i KUBISsamarbejdet, før organisationsudviklingen i Museet har nået et punkt, hvor det giver mening at indgå aftale om at overdrage ledelsen af Museets og Geografisk Instituts biblioteksfaglige aktiviteter til KUBIS. Indtil denne fase er nået ønsker vi at det eksisterende infrastrukturelle samarbejde mellem de nævnte biblioteker og Københavns Universitetsbibliotek opretholdes og intensiveresindtil da må d.et infrastrukturelle samarbejde mellem de nævnte 4 biblioteker og Københavns Universitetsbibliotek foregå under separate aftaler, der i forhold til de eksisterende må justeres under hensyntagen bl.a. til de ændrede fysiske rammer for institutbibliotekerne. Morten Meldgaard Lars Stemmerik Thorkil Damsgaard Olsen

17 Generel aftale om samarbejde mellem Københavns Universitet og Det Kongelige Bibliotek om Københavns Universitets Biblioteks- og Informationsservice BILAG 2 Generel aftale mellem IT-Universitetet, Datalogisk Institut og Københavns Universitetsbibliotek /Det Kongelige Bibliotek om bibliotekssamarbejde (IT-biblioteket) / 3. maj Formelle forhold IT-biblioteket ejes af Københavns Universitetsbibliotek (KUB)/Det Kongelige Bibliotek og drives som en filial af Københavns Universitetsbibliotek Syd. Driften varetages på grundlag af en generel aftale mellem ITU, DIKU og KUB/KB og en årlig Service- og finansieringsaftale. IT-biblioteket har forskere og studerende ved ITU og DIKU som primær brugergruppe. Det kan også benyttes direkte af andre forskere og studerende ved KU, og de trykte bøger og tidsskrifter kan i et nærmere fastsat omfang udlånes til andre interesserede via KUB Syd. 2. E-ressourcer ITU har i dag en portefølje af e-ressourcer, som er tilgængelige via DTV s DADS-system. Den er tilgængelig for ITUs egne lærere og studerende via fjernadgang samt fra universitetets arbejdspladser. KUB har i dag en meget stor portefølje af e-ressourcer, der er tilgængelig via fjernadgang samt fra universitetet for alle KUs lærere og studerende og for alle interesserede som walk-in-usere, d.v.s fra pc er opstillet i KUBs domiciler og betjeningssteder. Denne portefølje af ressourcer ventes p.t. gjort tilgængelig via DADS i løbet af DIKU har i dag adgang til KUBs portefølje af e-ressourcer samt til sin egen portefølje af e-ressourcer.

18 Samarbejdet mellem parterne tager form af koordinering af hvilke e-ressourcer de abonnerer på hver for sig, herunder hvilke ressourcer, der ønskes direkte online adgang til fra arbejdspladser på universiteter og fra hjemmet (fjernadgang), og hvilke det er nok at der efter behov kan fremskaffes artikler fra via eller i IT-biblioteket hhv. KUB Syd. Såfremt der seneres etableres et regionalt licenssamarbejde, drøftes parternes deltagelse heri. 3. Trykte og andre materialer Der stiles efter at udvikle en samling af bestående af ca fysiske bind. Når dette antal er nået, vil der ske årlig udskillelse af fysiske enheder (ved magasinering eller kassation) svarende til det årlige indtag af nye enheder. Der etableres et budget for trykte bøger og tidsskrifter, underopdelt i tidsskrifter og bøger, samt for andre materialer som computerspil (til ludotek). De deltagende parter meddeler hvert andet år, hvor mange midler de ønsker at overføre til dette budget i de næste to år, og hvordan de ønskes fordelt på de enkelte materialekategorier. Det forudsættes, at den indledende procentvise fordeling af bidragene fra de deltagende parter holdes stabil. I udgangspunktet vil KUB bidrage til materialebudgettet med kr i hvert af de første to år. DIKU deltager ikke i materialeanskaffelser i den første tilslutningsfase. Der nedsættes et anskaffelsesudvalg bestående af repræsentanter for ITU og - i den anden tilslutningsfase for DIKU. Udvalget har ansvaret for hvilke trykte bøger og tidsskrifter og andre materialer, IT-biblioteket skal anskaffe. Anskaffelsesudvalget kan frit aftale retningslinier for decentral, direkte afgivelse af forslag til anskaffelser. For så vidt angår trykte tidsskrifter, administreres abonnementerne af KUB og tidsskrifterne cirkuleres fra og opstilles i IT-biblioteket. Det forudsættes, at der kun skal abonneres på få trykte tidsskrifter. For så vidt angår trykte bøger, administreres indkøbene af KUB. Bøgerne opstilles i IT-biblioteket og udlånes derfra. Alle interesserede kan låne bøgerne

19 bortset fra dem, som i et rimeligt omfang og for en afgrænset periode skønnes klausuleret til brug for ITUs (og senere) DIKUs medarbejdere alene. Såfremt der er interesse derfor opstilles IT-manualer o.l. i en præsenssamling, der kun kan benyttes på stedet. De trykte tidsskrifter og bøger ejes af KUB. I tilfælde af senere ophævelse af bibliotekssamarbejdet fordeles samlingen dog i mindelighed mellem parterne og på basis af deres relative bidrag til materialebudgettet. Når IT-bibliotekets hyldekapacitet er opfyldt, etableres der en magasineringsordning, hvorefter de trykte bøger og tidsskrifter, som ikke kasseres, overgår til KUBs magasiner og siden hen ekspederes til udlån derfra. Denne magasineringsordning bekostes af KUB og er udgiftsfri for ITU og DIKU. Den trykte litteratur gøres søgbar og bestilbar via KUBs online katalog. KUB varetager katalogisering og fysisk færdiggørelse. Bøger anskaffet direkte af ITUs forskere og lærere til særlige formål og for særligt allokerede midler, indgår i IT-biblioteket, når de pågældende ikke længere har brug for dem. Som initialsamling kan ITU/DIKU udvælge de trykte IT-bøger og tidsskrifter, som KUB Nord p.t. ejer til overførelse til IT-biblioteket. Omkostninger hertil afholdes af hhv. KUB og ITU/DIKU efter nærmere aftale herom. Bøgerne i samlingen opstilles efter numerus currens. 4. Services IT-biblioteket varetager følgende services: elektronisk tilgængeliggørelse af digitale ressourcer udlån af trykte bøger og tidsskrifter og andre materialer fremskaffelse af litteratur fra KUB/KB og indlån fra eksterne biblioteker vejledning i informationssøgning undervisning i informationssøgning (informationskompetence)

20 Hertil kan efter ITUs og DIKUs ønske komme: deltagelse i eventuel forskningsregistrering for ITU og DIKU efter PURE-systemet bistand til udvikling af e-kompendier eller anden form for tilrådighedsstillelse af e-ressourcer til undervisningen I tilslutning til IT-biblioteket har ITU en læsesal, til hvilken der er direkte adgang fra biblioteket i hele åbningstiden, og som kan benyttes af de studerende uden for bibliotekets åbningstid. I åbningstiden kan de studerende imod kvittering medtage klausulerede materialer fra biblioteket til læsesalen. Klausulerede materialer er sådanne, der ikke er beregnet til hjemlån. Den elektroniske tilgængeliggørelse af digitale ressourcer forudsættes at ske via DADS. Indlånet af litteratur administreres for de enkle indlåns vedkommende (DK, Subito) direkte fra IT-biblioteket, og i tilfælde af komplicerede indlån af KUB. Vejledning i informationssøgning gives direkte i IT-biblioteket. Undervisning i informationssøgning gives via KUBs undervisningsprogram for de studerende fra faciliteter i ITU og på basis af IT-bibliotekets samlinger og faciliteter. De normale åbningstider vil være 9-17 mandag til fredag. Almindelig biblioteksbetjening uden for denne åbningstid gives ved KUB Syd. Såfremt DIKU ønsker at give sine ansatte adgang til biblioteket uden for åbningstiden samt levering af bøger og tidsskrifter via intern post, indgås der særskilt aftale herom. KUB Syd fungerer som transportknudepunkt for KBs kørselsordning med videreforbindelse til den nationale kørselsordning. Bøgerne håndtransporteres mellem KUB Syd og IT-biblioteket af bibliotekspersonalet. Denne ordning forudsætter, at der ikke er tale om flere bøger end at de kan transporteres med lethed af en enkelt person. Hvis der bliver tale om flere bøger, drøfter parterne en anden ordning.

21 5. Indretning IT-biblioteket indrettes i det lokale på ITU, der oprindelig blev afsat til dette formål, og efter den oprindelige indretnings- og møbleringsplan. Det indrettes med et reolafsnit til de trykte samlinger, ca. 288 hyldemeter. Hertil kommer 4 borde med søgeterminaler til onlinekatalog m.v. samt printer. Endelig skal der være to passende arbejdspladser for en informationsspecialist/bibliotekar og en studentermedhjælper. Arbejdspladserne skal være udstyret med pc og håndskannere. I ovennævnte læsesal forefindes ca. 100 enkeltstudiepladser. Endelig skal der være et miniloungemiljø, der egner sig til læsning af nye tidsskrifter og mødested for par eller grupper, der benytter biblioteket i fællesskab. Miljøet består af 6 borde og alt 18 lænestole. Indretningen og driften af bibliotekslokalet forestås og bekostes af ITU. 6. Ledelse og bemanding Der nedsættes en styregruppe for IT-biblioteket bestående af ITUs rektor, DIKUs institutleder og universitetsbibliotekaren ved KUB. Styregruppen træffer alle overordnede beslutninger vedrørende IT-biblioteket og indgår årligt en Service- og finansieringsaftale. Beslutninger om anskaffelse af bøger og tidsskrifter træffes af et akademisk udvalg, jf. ovenfor. Som filial af KUB Syd ledes IT-biblioteket af fakultetsbibliotekaren ved KUB Syd. Denne ledelsesfunktion bekostes af KUB. Biblioteket bemandes derudover heltids med en informationsspecialist fra KUB Syd. Der satses på, at to eller tre informationsspecialister varetager opgaven i fællesskab, således at der altid er en informationsspecialist til stede i biblioteket. En af de tilknyttede informationsspecialister har det daglige ansvar for ITbiblioteket.

22 Hertil kommer studentermedhjælp i et omfang, der skal dække informationsspecialistens fravær (ferier, kurser, møder, pauser). Det er en forudsætning for ovenstående bemandingsforslag, at administration og procesfunktioner vedr. nye bøger og tidsskrifter varetages af informationsspecialisten knyttet til IT-biblioteket, skønsvist anslået til 25% af arbejdstiden; at katalogfunktion og udlånsfunktion er automatiseret og baseret på KBs Aleph-system, og at e-tidsskriftlicenser administreres af KUB. Hensigten hermed er at opnå stordriftsfordele, og at de administrative omkostninger forbundet med centraliseret procesfunktion skal være mærkbart billigere end ved decentraliseret funktion. 7. Iværksættelse, varighed og ophør Ordningen iværksættes pr eller efter ITUs nærmere bestemmelse. Ordningen varer i 5 år. Den evalueres og justeres årligt undervejs, og i god tid inden udløb træffes der beslutning om dens eventuelle permanentgørelse. Endvidere kan ordningen senest den 1. september i ethvert år af enhver af parterne opsiges med virkning fra det følgende årsskifte. I tilfælde af at ordningen ikke videreføres efter de 5 år eller at den ophører undervejs, jf. ovenfor, fordeles de trykte samlinger mellem parterne i mindelighed og på grundlag af forholdet mellem deres bidrag til de årlige anskaffelsesbudgetter. ITU og DIKU vil i så have fald førsteret til udtagelse af bind fra samlingerne bortset fra de bind, som i initialfasen blev udtaget fra KUB Nord..

23 For IT-universitetet (ITU) / rektor Mads Tofte...

24 For Datalogisk Institut (DIKU) / institutleder Jørgen P. Bansler

25 For Det Kongelige Bibliotek / Københavns Universitetsbibliotek Direktør Erland Kolding Nielsen. Vicedirektør, universitetsbibliotekar Michael Cotta-Schønberg

26 Service- og finansieringsaftale vedrørende IT-Biblioteket for 2007 og 2008 / 3. maj 2007 Mellem ITU og DIKU er det aftalt, at de to parters samlede bidrag til ITbibliotekets driftsomkostninger i en initialfase dækkende perioden fordeles med 90% til ITU og 10% til DIKU. Denne fordeling genforhandles i forbindelse med DIKUs hovedudflytning til Søndre Campus i For årene fastsætter parterne følgende vedrørende IT-biblioteket: A. Service Der anskaffes i nye trykte bøger og trykte tidsskrifter samt andre materialer, herunder computerspil, i et omfang svarende til de aftalte materialebudgetter. Normaltiden fra beslutning om anskaffelse til tilgængeliggørelse for låner sættes til 5 uger (udenlandsk litteratur) og 2 uger (dansk litteratur) med mulighed for ekspreshåndtering i særlige tilfælde. Parternes e-licenser justeres efter konkret aftale herom. De gøres tilgængelige via DADS. Biblioteket holdes åbent mandag til fredag kl Udover denne åbningstid har de studerende adgang til biblioteksbetjening ved KUB Syd. Forskere, lærere og studerende har adgang til lån af bøger fra biblioteket i hele åbningstiden. Efter lånerbehov fremskaffer IT-biblioteket bøger fra KUB og al ønsket litteratur fra andre biblioteker m.v. Normaltiden for indlån af tidsskrifter sættes til 1 uge og for bøger til 3 uger. I hele bibliotekets åbningstid kan forskere, lærere og studerende få vejledning i informationssøgning i biblioteket. Der afholdes efter nærmere konkret aftale herom kurser i informationssøgning for studerende i IT og DIKUs undervisningslokaler, samt et antal minikurser i

27 selve biblioteket. Parterne vil bestræbe sig på, at alle studerende deltager i et introduktionsforløb til informationssøgning i begyndelsen af studiet. I øvrigt anvendes de Kvalitetsmål for Biblioteksservice, som måtte blive fastsat for KUB som helhed efter forhandling i Københavns Universitets biblioteksudvalg (KUBU).

28 B. Finansiering 2007 * = KUB; ** = ITU/DIKU. Det er forudsat at biblioteket åbner 1. september I tilfælde at åbningen udskydes til 1. oktober 2007, træffes der aftale om forholdsvis reduktion af lønbudgettet. 1. Direkte omkostninger De direkte omkostninger afholdes af KUB/KB med tilskud (i form af årlig samlet overførsel) fra ITU/DIKU efter nedenstående model: Lønninger: - ledelse (1 uge): * - informationsspecialist: ** - studentermedhjælp: ** - i alt: Trykte bøger og tidsskrifter samt computerspil m.v. - KUB: * - ITU: ** I alt Overhead ** (administration/økonomi) Systemadministration (Aleph/KB) **

29 Reserve (studentermedhjælp) ** I alt Heraf - DIKU ITU KUB Indirekte omkostninger Lokaledrift- og PC-drift (ITU) Magasinering af ukurant litteratur: KUB (KB) Administration af e-licenser: KUB Kørselsordning samt transport af bøger mellem KUB Syd og IT-biblioteket: KUB 3. E-ressourcer Parterne fastsætter selv, hvor meget de vil anvende.

30 C. Budget Direkte omkostninger De direkte omkostninger afholdes af KUB/KB med tilskud (i form af årlig samlet overførsel) fra ITU/DIKU efter nedenstående model: Lønninger: - ledelse (1 måned): * - informationsspecialist: ** - studentermedhjælp: ** - i alt: Trykte bøger og tidsskrifter samt computerspil m.v. */** - KUB: * - ITU : ** - I alt Overhead ** (administration/økonomi) Systemadministration (Aleph/KB) ** Reserve (studentermedhjælp) ** I alt

31 Heraf - DIKU ITU KUB Efter 2008 vurderes det, om den afsatte personaleressource er tilstrækkelig i forhold til åbningstiden (eller for stor) og om personalebudgettet eller åbningstiden skal justeres derefter. 4. Indirekte omkostninger Lokale- og PC-drift: ITU Magasinering af ukurant litteratur: KUB (KB) Administration af e-licenser: KUB Kørselsordning samt transport af bøger mellem KUB Syd og IT-biblioteket: KUB 5. E-ressourcer Parterne fastsætter selv, hvor meget de vil anvende.

32 D. Etableringsbudget 2007 a. Direkte omkostninger Planlægning m.v. (2 mandemåneder) ** Overførsel af bøger fra KUB Nord * gruppe 1 * * gruppe 2 ** xx.xxx Anskaffelse af supplerende initialsamling * arbejdskraft (1 md.) ** * bøger (c. 300) ** I alt xxx.xxx De kr fordeles således: * KUB * ITU Udgiften til overførsel af bøger fra KUB Nord gruppe 1 dækkes af KB. Den beregnes som et antal procesminutter pr bog gange personaleomkostning. KUB meddeler ITU den anvendte formel. Såfremt ITU ønsker flere bøger (gruppe 2) overført end der kan finansieres for kr. (gruppe 1), dækker de udgiften hertil efter samme formel. b. Indirekte omkostninger Udvælgelse af bøger fra KUB Nord ved ITU-medarbejdere Indretning og møblering af bibliotek efter de oprindelige planer (ITU)

33 Opsætning m.v. af pc er, printere og håndskannere (ITU)

34 For IT-universitetet (ITU) / rektor Mads Tofte...

35 For Datalogisk Institut (DIKU) / institutleder Jørgen P. Bansler

36 For Det Kongelige Bibliotek / Københavns Universitetsbibliotek Direktør Erland Kolding Nielsen. Vicedirektør, universitetsbibliotekar Michael Cotta-Schønberg

37

38 Generel aftale om samarbejde mellem Københavns Universitet og Det Kongelige Bibliotek om Københavns Universitets Biblioteks- og Informationsservice BILAG 3 Rapport fra KUBIS personalegruppen KUBIS personalegruppen blev nedsat den 25. juni 2007 af Københavns Universitet og Det Kongelige Bibliotek. Gruppens medlemmer er oplyst i Bilag 1. Gruppens opgaver, der er stillet af Københavns Universitets kommitterede i biblioteksspørgsmål, er følgende: I nødvendigt omfang at udarbejde forslag til fælles personalepolitik for KU- BIS-samarbejdet, jfr. den kommitteredes oplæg af , s. 8 f.; Udarbejde retningslinier for dispositioner vedr. personale, ansat ved KUBIS i forsøgsperioden, såfremt samarbejdet ophører efter 2012, jfr. den kommitteredes oplæg af s. 9; Udarbejde en præciserende stillingsbeskrivelse for de (meget få) KU-ansatte, der både forretter tjeneste ved et institutbibliotek og ved andre funktioner inden for instituttets område, jfr. den kommitteredes oplæg af , s. 8; oplæg om kompetenceudvikling for KUBIS-samarbejdet, jfr. den kommitteredes oplæg af , s. 6, jfr. MCS notat af (Bilag 2) afsn. 5. Gruppen har set det som sin opgave at give en samlet beskrivelse og konkretisere de centrale emner vedrørende personalepolitik, personaleregler, personaleledelse og personaleadministration, som gør sig gældende for de medarbejdere, som kommer til at virke inde for rammerne af det kommende KUBIS-samarbejde. I arbejdet har gruppen lagt vægt på at sondre klart mellem de forhold, der gælder og vil kunne gælde for nuværende ansatte, dvs. medarbejdere ansat før 1. januar 2008, hvor aftalen forventes at træde i kraft, og for de forhold, der foreslås at gælde for kommende ansatte, dvs. medarbejdere der ansættes efter 1. januar 2008 og indtil samarbejdet eventuelt ophører. De følgende afsnit indledes alle med en generel beskrivelse af det pågældende emne. Herefter følger en beskrivelse af forholdene for nuværende ansatte og kommende ansatte. Hvor det er relevant afsluttes afsnittet med en uddybning. 13. december Rapport fra KUBIS Personalegruppen

39 Udgangspunktet KUBIS-samarbejdet vil blive et samarbejde mellem en selvejende statsfinansieret virksomhed (KU) og en statsinstitution (KB). I kraft af sin størrelse og sine formål er KU en koncernopdelt virksomhed. For så vidt angår personalesagsområdet indebærer det, at kompetencen på KU er fordelt mellem centralledelsen/centralforvaltningen, fakultetsledelsen/fakultetsforvaltningen og institutledelsen/institutforvaltningen. Samarbejdsudvalgsstrukturen følger institut-, fakultets- og centralledelsesstrukturen. I kraft af sin størrelse og sine formål er KB opdelt i områderne Nationalbibliotek, Københavns Universitetsbibliotek og Fællesfunktioner under en enhedsledelse. Virksomheden har et samarbejdsudvalg og underudvalg for personalepolitik, lønpolitik og kompetencepolitik. Der er fælles personalepolitik og personaleregler for alle ansatte. Personalepolitisk har KB i 2006 gennemført en sammenskrivning og nyformulering af sine personalepolitikker og personaleregler efter sammenlægningen af de to tidligere biblioteker (DNLB og KB) i Tilsvarende blev sammenlægningen af de to institutioners personaleforvaltninger fuldt gennemført i Personalepolitisk befinder KU sig midt i en forandringsproces, som følge af sammenlægningen af 3 universiteter (KVL, DFU og KU) i Aktuelt gælder der 3 sæt personalepolitikker på KU, idet der anvendes et sæt politikker og regelsæt for ansatte, der var ansat på KVL, et andet sæt politikker og regelsæt for ansatte, der var ansat på Danmarks Farmaceutiske Universitet og et tredje sæt politikker og regelsæt for ansatte fra det tidligere KU. For så vidt angår de politikker og regelsæt, der hidrører fra det tidligere KU er de til en vis grad udfyldt og/eller suppleret med politikker og regler, der gælder for enkelte fakulteter og/institutter. For øjeblikket pågår der et arbejde på KU med at formulere den nye virksomheds politikker og regelsæt til afløsning for de pt. gældende. Gruppen har lagt til grund, at KUBIS-samarbejdet skal kunne etableres uafhængigt af KU s igangværende personalepolitiske arbejde, ligesom gruppens forslag ikke skal foregribe udfaldet af arbejdet. Gruppen har endvidere lagt til grund, at det fra KU s og KB s side er forudsat, at nuværende ansatte bevarer deres hidtidige ansættelse ved hhv. KU og KB, således at deres status, hvad angår alle almindelige ansættelsesmæssige vilkår, forbliver uændret. Ledelses- og referenceforhold KUBIS ledes af en Universitetsbibliotekar, der i ansættelsesmæssig henseende henhører under KB. Universitetsbibliotekaren varetager den samlede biblioteksfaglige ledelse af de KU-biblioteker, der indgår i KUBIS, og af KB/KUB. Universitetsbibliotekaren refererer i biblioteksfaglige spørgsmål dels til rektor på KU for så vidt angår de KU-ejede biblioteker og til direktøren for KB for så vidt angår KUB. Side december Rapport fra KUBIS Personalegruppen