Spørgsmål/svar til udbud af kantinedriften i NaturErhvervstyrelsen

Transkript

1 /svar til udbud af kantinedriften i NaturErhvervstyrelsen : I skriver i Udbudsproceduren at tilbudsgiver skal opfylde egnethedskrav. Skal svar til egnethedskrav indsendes før tilbud, således at vi ved om vi er prækvalificerede, inden vi aflevere tilbud? Eller skal egnethedskrav og tilbud afleveres sammen? Der tale om et offentligt udbud, der skal ikke anmodes om at blive prækvalificeret. : Udbudsbetingelser På udbudsbetingelsernes side 10 står der, at tilbudsfristen er kl , men på side 12 står der, at det er kl Hvad er korrekt? Der henvises til en revideret udgave af udbudsbetingelserne. : Leveringsaftale, side 14: Det anerkendes, at evt. udgifter til omkodning af låsesystemer på grund af bortkomne nøgler kan have store konsekvenser for Ordregiver. Imidlertid kan bestemmelsen i leveringsaftalen have tilsvarende store konsekvenser for leverandøren. Det foreslås derfor at balancere kontraktens bestemmelse mellem Ordregiver og leverandøren og indsætte et maksimum for leverandørens erstatning på pr. tilfælde og pr. år. Der henvises til en revideret udgave af leveringsaftalen. : Er det tilladt at henvise til beskrivelser i vedlagte tilbud - i stedet for at skrive dem ind i jeres bilag med løsningsbeskrivelse (se eksempel nedenfor)? Vi vil gerne have muligheder for at medsende billeder og illustrationer Ja det vil være muligt, at henvise til billeder og illustrationer i løsningsbeskrivelsen.

2 : På leveringsaftalens side 12 øverst står der, at leverandøren er forpligtet til at gennemføre miljøog energistyring i forbindelse med drift og indkøb, energi- og materialeforbrug mv., hvilket til enhver tid skal kunne dokumenteres overfor ordregiver. Passagen dækker en lang række områder, og det er ikke helt tydeligt, hvordan det forventes, at vi skal opfylde kravene samt kunne dokumentere tiltag overfor ordregiver. Kan I uddybe, hvad der præcist menes med afsnittet? Der henvises til en revideret udgave af leveringsaftalen. : I udbudsbetingelserne står der, at vi skal vedlægge forskellige regnskabstal for de seneste to regnskabsår. Hvis vi endnu ikke har et færdigt regnskab for 2013, er det så ok, at vi fremsender oplysningerne for 2012 og 2011? Har tilbudsgiver ikke et færdigt regnskab for 2013, vil det være muligt at fremsende oplysningerne for 2012 og : Jeg vil gerne bede om udbudsmaterialet på kantinen. Hvor lang tid løber aftalen? Det kan jeg ikke se i det materiale jeg har fået indtil videre. Udbudsmaterialet kan findes på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside Det fremgår af leveringsaftalens 2, at leveringsaftalen som udgangspunkt er gældende 3 år med mulighed for forlængelse 1 x 1 år. : I udbuddet vedr. jeres kantine, står der: Virksomhedsoverdragelse Tilbuddet skal indeholde alle omkostninger (herunder eventuelle omkostninger til overtagelse af kantinepersonale) iht. Bekendtgørelse af lov om lønmodtagers retsstilling ved virksomhedsoverdragelse (LBK nr. 710 af 20/08/2002), der er forbundet med opgavernes udførelse. Medarbejderspecifikation for de medarbejdere, der forventes omfattet af virksomhedsoverdragelse i henhold til LBK nr. 710 af 20/08/2002 fremgår af leveringsaftalens bilag 2c. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at der kan blive tale om virksomhedsoverdragelse i to situationer: 1) ved overtagelse af den nuværende entreprenørs medarbejdere, og 2) ved ordregivers udnyttelse af option på servicering i forbindelse med mødeopdækning m.v.

3 Betyder det at en ny leverandør skal overtage eksisterende medarbejdere i kantinen, på samme vilkår? Ja : Forventes det at frokosten produceres i kantinen? Det kan jeg ikke læse nogen steder i materialet. Vil det være en mulighed med produktion af frokost eksternt, og mødeforplejning internt? Grunden til mit spørgsmål, er at den største variation vil være med produktion eksternt, og det kan jeg se også er et krav. Nej, det er ikke et krav at frokosten produceres i kantinen. Den skal dog overholde alle kravene i kravspecifikationen. : På kravspecifikationens side 13 står der, at leverandøren skal etablere og sikre driften af en hjemmeside til kantinen. Er det ok, hvis vi uploader de ønskede informationer om menu, tilbud mv. til NaturErhvervstyrelsens intranet? Nej leverandøren skal have en selvstændig hjemmeside, hvor leverandøren er ansvarlig for driften heraf. Det er muligt, at oplysningerne også kan placeres på NaturErhvervstyrelsens intranet hvor der kan linkes til egen hjemmeside. : Hvad menes der med, at de skrevne referencer skal være bekræftet af kunde? Skal vi skrive til alle vores listede kunden om de vil give tilladelse til, at vi sender oplysningerne til jer? Er det ikke nok, at vi skriver kontaktoplysninger til jer, da vi har mange af vores godkendelser mundtligt? Vi får jo intet ud af at oplyse nogle referencer, som så vil blive ringet op af jer og blive sure over, at de ikke har givet denne tilladelse! Det fremgår af udbudsbetingelserne, at tilbudsgiver skal fremsende en liste med de tre mest betydningsfulde leverancer til forskellige kunder og at ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte referencerne. Referencerne skal være bekræftet af tilbudsgiver, således at det er muligt for ordregiver at kontakte referencerne. Hvorvidt tilbudsgiver har en mundtlig eller skriftlig aftale med referencerne er ordregiver uvedkommende.

4 : Må man Kopiere Hele tilbudsgivers Løsningsbeskrivelse ind i et nyt samlet dokument så man kan svarer i et samlet dokument i stedet for at referer til bilag? Tilbudsgiver må gerne fremsende en løsningsbeskrivelse i et samlet dokument, så længe samtlige krav er besvaret. Har en tilbudsgiver ikke besvaret samtlige krav, kan ordregiver anse tilbuddet for ukonditionsmæssigt. Åbningstid, er det muligt at tilbyde en udvidet åbningstid? Ja, det er muligt at udvide åbningstiden, tilbudsgiver skal være opmærksom på at ordregivers fastsatte priser, stadig skal overholdes. Er det muligt at modtage tro og Loveerklæringerne som skrivbare dokumenter, eks. word? Nej, tro- og loveerklæringerne kan ikke modtages i word-dokumenter, de offentliggjorte erklæringer skal anvendes. Løsningsbeskrivelse skal tastes i bilag 3. Hvor mange karakterer må benyttes? Der er ikke indsat et maximum for karakterer der må benyttes. Er kontant- og rekvisitionssalget oplyst med eller uden moms? Priserne for kontant salg er inkl. moms og rekvisitionssalg er uden moms. Hvordan skal referencerne være bekræftet af køberen?

5 Det fremgår af udbudsbetingelserne, at tilbudsgiver skal fremsende en liste med de tre mest betydningsfulde leverancer til forskellige kunder og at ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte referencerne. Referencerne skal være bekræftet af tilbudsgiver, således at det er muligt for ordregiver at kontakte referencerne. Hvorvidt tilbudsgiver har en mundtlig eller skriftlig aftale med referencerne er ordregiver uvedkommende. Er det korrekt forstået, at I ønsker at vi indskriver vores løsningsbeskrivelse direkte i Bilag 3 i feltet til højre for spørgsmålet? Det bliver ikke så læsevenligt, så hvis det kan leveres i separat bilag, er det måske nemmere at gå til for jer? Det er muligt, at tilbudsgiver leverer løsningsbeskrivelsen i et separat ark, så længe det klart fremgår hvilke krav tilbudsgiver besvarer. Har en tilbudsgiver ikke besvaret samtlige krav, har ordregiver pligt til at anse tilbuddet for ukonditionsmæssigt. I forbindelse med medarbejdere bilag 2c medarbejder 5 + 6: a. Med hvilken % andel er disse medarbejdere ansat på, henholdsvis timetal pr. uge? b. Er der nogen tidsbegrænsning i Deres ansættelse? 3a: Der henvises til den reviderede udgave af bilag 2 c medarbejderspecifikation. 3b: Der er ingen tidsbegrænsning i Deres ansættelse. I kravspecifikationens pkt. 2 side 3 står der, at bestilling af kaffe og servicering af kaffemaskiner er en basisydelse. Hvor mange kaffemaskiner skal serviceres? Hvor ofte skal de serviceres? Og skal omkostningerne indregnes i tilbuddet, eller skal vi viderefakturere omkostningerne til NaturErhvervstyrelsen? I NaturErhvervstyrelsen er der på nuværende tidspunkt 4 kaffemaskiner, der skal serviceres minimum en gang dagligt, eller efter behov. Omkostningerne til serviceringen viderefaktureres til NaturErhvervstyrelsen.

6 Vil det være muligt at få fremsendt bilag 3 tilbudsgivers løsningsbeskrivelse hurtigst muligt, da pdf* ikke levner mulighed for besvarelse, i feltet Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse. Gerne i Word hvis muligt. På NaturErhvervstyrelsens hjemmeside ligger Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse i Word dokument. I udbudsmaterialets punkt om virksomhedsoverdragelse står der, at ved ordregivers udnyttelse af option på servicering i forbindelse med mødeopdækning mv. kan der forekomme virksomhedsoverdragelse. I kravspecifikations punkt om optionen i forbindelse med servicering ved mødeforplejning mv. står det beskrevet, at leverandøren skal angive pris pr. levering og en samlet pris pr. måned med ubegrænset brug. Kan ordregiver specificere, om virksomhedsoverdragelsen af disse medarbejdere kan finde sted, hvis ordregiver udelukkende vælger at gøre brug af pris pr. levering, eller om virksomhedsoverdragelsen af de relevante medarbejdere kun kan forekomme, hvis optionen vælges med en samlet pris pr. måned? Virksomhedsoverdragelse kan både ske hvis ordregiver gør brug af optionen hvor tilbudsgiver skal angive en pris pr. levering og en samlet pris pr. måned med ubegrænset brug. Ordregiver kan ikke på nuværende tidspunkt oplyse om, hvorvidt og i hvilket omfang, der ønskes at gøres brug af optionen. I forbindelse med medarbejdere bilag 2c medarbejder : Er den omtalte restferie afviklet inden nyt ferieår? Ordregiver forventer at alt ferie er afholdt inden en overtagelse. I forbindelse med medarbejdere bilag 2c medarbejder 1-6: Kan der oplyses om forventet forholdsmæssig afholdelses af ferie/fridage forinden overtagelse? Nej

7 Det fremgår af svar på tidligere spørgsmål vedrørende virksomhedsoverdragelse af de 2 servicemedarbejdere, at virksomhedsoverdragelse kan ske, såfremt ordregiver benytter optionen, der vedrører mødeservicering. Er det korrekt forstået, at ordregiver ved at udnytte optionen med levering til møder blot ved betaling af én enkelt levering kan påtvinge tilbudsgiver at afholde lønomkostningerne til to medarbejdere minimum i en periode svarende til de to medarbejderes opsigelsesvarsel? Det fremgår af udbudsmaterialet at virksomhedsoverdragelse af to af medarbejderne kun sker i tilfælde af at ordregiver anvender optionen på servicering i forbindelse med mødeforplejning (udbringning, opdækning, afrydning, opstilling af borde mv.) Er det korrekt forstået, at hvis ordregiver vælger at benytte ovennævnte option vedrørende levering, så vil der altid være virksomhedsoverdragelse af de to servicemedarbejdere. Hvis det ikke er altid, så ønskes det uddybet, hvilke kriterier ordregiver lægger til grund for en vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er forpligtiget til at overtage de to medarbejdere eller ej. Ja Kan vi få oplyst gennemsnit deltager antal på møderne? Nej Kan vi få oplyst hvor mange møder årligt (ca.), der leveres til den anden bygning? Nej Kan vi få oplyst mækre og variant på de nævne solgte Økologiske chokoladebarer og økologiske lakrids og vingummi? Det er op til tilbudsgiverne at vælge mærket på økologiske chokoladebarer, lakrids og vingummi.

8 Kan vi få oplyst hvad lettere rengøring af synergifelterne dækker over? Aftørring af borde så lokalet fremstår ryddeligt og rent. Kan vi få oplyst et estimeret tidsforbrug på den daglige lettere rengøring af synergifelterne? Nej Og hvad betyder synergifelter? Rekreativt område, der anvendes til mødeaktivitet, indtagelse af frokost mv. Kan vi få oplyst i hvilket tidsrum det er muligt at bestille møde forplejning fra og til? Det fremgår af udbudsmaterialet at bestilling af mødeforplejning til mindre møder skal foreligge senest kl. 12 dagen før afholdelse. Bestillinger til større møder skal foreligge senest kl. 12, 2 hverdage før mødet. Er det muligt at få oplyst hvor meget af møde og gæsteforplejningen der normalvis er til levering/afhentning samt opdækning og afrydning?

9 Nej Er det muligt at få tilsendt bilag 2 omdeling af frugt som excel fil? Nej Er alt kaffen i huset betalingskaffe eller er det kun kaffen i kantinen? Hvis ja- er de 1520 kopper nævnt i budgettet for alle maskiner i huset eller kun for salget i kantinen? Hvis nej- hvem indkøber og betaler forbrugsstoffer til kaffe automater udenfor kantinen? Såfremt det er kantinen der indkøber, kan vi få oplyst forbrug i kroner og volumen for sidste år? Kaffen i huset er gratis for medarbejderne, betalingskaffe er kun i kantinen. Det er kantinen der indkøber forbrugsstoffer til kaffemaskinerne og videre fakturer forbruget til NaturErhvervstyrelsen. Ordgiver kan ikke oplyse forbruget for sidste år. Skal vederlaget for frugtoptionen opgøres som et månedligt vederlag? Ja Af udbudsmaterialet fremgår en omsætning i kantinen i 2013 på kr Af budgetskemaet fremgår (under forudsætning af at der kalkuleres på 240 åbningsdage) en omsætning på kr

10 Er det korrekt at antage at ordregiver forventer en stigning i omsætningen på 10% i forhold til 2013, og hvad baseres denne antagelse på? Tallene der fremgår af budgetskemaet er et estimat for den forventede omsætning. Af udbudsmaterialet fremgår en række lukkedage, men vi kan ikke få antallet af åbningsdage i udbudsmaterialet til at passe med antallet i budgetskemaet. Hvor mange åbningsdage påregner ordregiver at have i 2014? Det fremgår af udbudsmaterialet hvilke lukkedage NaturErhvervstyrelsen forventer at have. Kantinen har lukket på følgende tider: - Lørdag, søndag og alle helligdage - Fredag efter Kr. himmelfart - Mellem jul og nytår inkl. den 24., 31. december og 1. januar (herunder mandag den 29. og 30. december 2014) - Grundlovsdag Begrænset sortiment i sommerperioden (juli), samt i de 3 dage før påske. Begrænset sortiment udover ovenstående aftales med HR. Skal optionerne økologiske sølv- og økologisk guldmærke opgives som månedsvederlag? Ja.

11 Opfølgning på spørgsmål vedr. virksomhedsoverdragelse ved brug af option Ved servicering i forbindelse med mødeforplejning (udbringning, opdækning, afrydning mv.) skal vi give pris pr. levering og en samlet pris pr. måned med ubegrænset brug. Er det rigtigt forstået, at virksomhedsoverdragelsen ikke kan blive gældende, hvis optionen på servicering i forbindelse med mødeforplejning (udbringning, opdækning, afrydning mv.) f.eks. kun bliver anvendt én gang. Det kan jo ellers blive meget dyrt for tilbudsgiverne at overtage to medarbejdere, hvis der blot bestilles servicering ved mødeforplejning enkelte gange. For at vi kan indregne virksomhedsoverdragelsen så præcist som muligt, bedes I udspecificere, i hvilke tilfælde at virksomhedsoverdragelse kan komme til at ske. Dette spørgsmål er besvaret tidligere, men her følger en præcisering: Levering- og afrydning til møder er en option. Udnytter ordregiver denne option, vil der blive tale om virksomhedsoverdragelse for de to medarbejdere beskæftiget med opgaven i dag. Tilbudsgiver skal oplyse en pris på, hvad levering og afrydning koster pr. gang samt en fast pris pr. måned. Vælger ordregiver at udnytte optionen, forpligter denne sig til i den resterende af kontraktens løbetid at aftage ydelsen fra tilbudsgiver, og der foregår løbende levering- og afrydning til møder. : Er der nogle af de omtalte medarbejdere der allerede på nuværende tidspunkt ved at de ikke ønsker virksomhedsoverdragelse og i givet fald hvem? Det har vi ikke kendskab til. : De i materialet nævnte omsætningstal er de med eller uden moms?

12 De nævnte omsætningstal er ekskl. moms. : De oplyste kantinepriser er det dem, der kan gøres gældende, eller er de blot udtryk for nuværende leverandørs priser? Det er de priser, som skal være gældende.