Mie Karleby (MK), Mogens Petersen (MP), Carsten Larsen (CL) og Jens Åge Dalby (JÅ). Referatet fra bestyrelsesmødet blev godkendt uden bemærkninger.

Transkript

1 Ballerup 23. maj 2014 Referat fra bestyrelsesmødet 13. maj Deltagere: Christian Holm(CH), Niels Markussen(NM), Bo Skadkær (BS), Steen Høgfeldt (SH), Mie Karleby (MK), Mogens Petersen (MP), Carsten Larsen (CL) og Jens Åge Dalby (). Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra mødet 2. april 2014 Referatet fra bestyrelsesmødet blev godkendt uden bemærkninger. 2. Opfølgning på tidligere vedtagelser Brugerrådet for cafeen holdt første møde 7. april. Referatet fremgår af cafeens hjemmeside under brugerrådet. Næste møde er 16. juni. MP er blevet indvalgt i brugerrådet for Ballerup Idrætspark. Der holdes jævnligt møder på de forskellige medlemmers adresse. Mødet i september holdes i klubhuset på Marbækvej. 3. Driftsmæssig rapportering fra sekretariatschefen Hjortespringbanen. Greens er så småt ved at være ok. Green 15 er blevet noget bedre. Græsset på forgreens vil dog blive udskiftet. Sjapvandssøen skal pumpes igen. Tonny J/ Marbækbanen. Fairways på de nye huller er klippet flere gange, og de nye greens står pænt. Teestederne færdiggøres i indeværende uge. Trykledning afprøves indeværende uge af Forsyning Ballerup, og der udgraves det sidste fra vandrenden ned over engen onsdag. Side 1 af 6

2 Tilledningsrør til pumpesøen nedgraves efter anvisning snarest. 2 stk. broer er udlagt. Punktfundamentet til maskinhuset er færdigstøbt og spær med tagplader er opsat. Videre byggeri afventer teknisk afklaring. Tagflader overdækkes/lukkes dog før 24. maj. Sider og gavle afventer. Kloakering til vaskeplads m.m. er udført. Klubhusets nye toiletter færdiggøres indeværende uge. Udvidelsen af klubhuset er godt i gang. Kommunens folk er i gang med at rydde stød, væltede træer og buske/krat ved klubhuset. Danregn har færdiggjort pumpebrøndsinstallationen, men nedpløjningen af hovedledningen på de nye huller mangler pga. regnvandet de senere dage. Der etableres grussti fra rondellen til gul og rød tee 7. Der opsættes driving range net i denne uge. Der kommer sand i bunkers i næste uge (uge 21). Generel oprydning m.m. fredag den 23. maj. Scorekort er gået i trykken og leveres 21. maj. Scorekort med blå tees på Hjortespringbanen er færdige og idriftsat inkl. bagtags til greenfeemaskinen. Personale. De to nuværende rotationsvikarer ophører 31. maj. Der ansættes én rotationsvikar (Mikkel) 1. juni i 12 måneder. Rie (greenkeeper) er startet i sin deltidsstilling som greenkeeper på Marbæk pr. 2. maj. Infoskærm ved indtjekning opsat. Fleksibelt program, der kan eksponere sponsorer og begivenheder. 4. Perioderegnskab pr. 30. april 2014 Regnskabet gennemgået og godkendt. Det er tidligt på året, men det ser fornuftigt ud. Vi skal dog være sikre på, at have styr på udgifterne, da indtægterne kun lige knap følger med i forhold til budgettet. 5. Indførsel af sanktion ved No-show For at øge flowet på banen er der bl.a. indført blå tees på Hjortespringbanen, og der er etableret et banekorps, der bliver synligt på banen. Bestyrelsen har tidligere talt om, at det er væsentligt, at der ikke bestilles tider på banen, som går til spilde, fordi tiderne ikke bliver benyttet. I det udsendte notat var der oplistet i alt 15 personer, som i april måned havde mindst 3 no-shows. Bestyrelsen besluttede, at der med virkning fra 1. juni 2014 indføres en generel sanktion for spillere med mindst 3 no-shows pr. kalendermåned. Med optælling Side 2 af 6

3 første gang for juni måned. Disse spillere vil fremover dels tabe retten til allerede bestilte tider, dels blive udelukket fra bestillingssystemet i 14 dage. For at sikre at afbestilte tider reelt kan benyttes af andre spillere, ændres systemet, så rettidig afbestilling fremover kun kan ske med mindst 3 timers varsel. (i dag én time). Samtidig pålægges det sekretariatet ikke at foretage aflysninger i golfbox på vegne af medlemmer, såfremt tidsfristen ikke er overholdt. Der udsendes en generel information til samtlige medlemmer om det nye system, og der udsendes pr. 1. juni en konkret information til de spillere, som ville være blevet ramt af det nye system, såfremt det havde været gældende allerede for maj måned. CH/ Bestyrelsen vil skærpe sanktionen i evt. gentagelsestilfælde. 6. Firkløvercuppen 2014 Turneringslederen havde ønsket bestyrelsens tilkendegivelse ang. opbakning til Firkløvercuppen Bestyrelsen besluttede, at der i 2014 forholdes som sidste år, og at spørgsmålet om fremtidige Firkløvercups optages til drøftelse med de andre firkløverklubber. 7. Forslag 7.1 Forslag om mails fra proer Proerne havde ønsket at kunne udsende generelle mails om kurser, lektioner, golfrejser m.m. efter en forudgående orienteringsmail fra klubben, som indebar mulighed for at frasige sig at modtage netop denne type af mails. Bestyrelsen besluttede, at godkende den foreslåede fremgangsmetode. 7.2 Forslag om tilslutning til 3 for 1 konceptet Ungdomsudvalget havde fremsat ønske om, at klubben tilslutter sig konceptet om, at tillade 3 gratis juniorer ifølge med en betalende voksen. Bestyrelsen besluttede, at godkende tilslutningen foreløbigt gældende for Det pointeres, at en firkløverspiller ikke er en betalende voksen. 7.3 Forslag om afholdelse af juniorevent Ungdomsudvalget havde ønsket bestyrelsens tilkendegivelse af om juniorerne kan afholde en turnering på Hjortespringbanen en lørdag formiddag evt. med Side 3 af 6

4 en efterfølgende oplevelse i form af trickgolf eller tilsvarende. Bestyrelsen besluttede, at det vil kunne lade sig gøre, såfremt det forlods er indarbejdet i turneringsprogrammet og budgettet. Kan derfor tidligst gennemføres næste år. CL/ 7.4 Made in Denmark DGU har foreslået golfklubberne at tilslutte sig, at der i weekenden august holdes åbent hus, og at der arbejdes med et koncept spil golf for 500 kr. for resten af året. Bestyrelsen besluttede, at konceptet ikke er egnet for Hjortespring Golfklub, og at vi i stedet afholder åbent hus arrangement i sammenhæng med Herlev Ugen i slutningen af august. 8. Indvielse af Marbækbanen SH gennemgik planlægningen. Der er aftaler om drikkevarer, pølsevogn, musik, gæster m.m. undersøger mulighed for lydanlæg. Formanden holder tale og banen indvies officielt ved snoreklip. Herefter spilles de tre nye huller af de officielle gæster m.fl. Herefter kan øvrige medlemmer spille hullerne. Om søndagen den 25. august er der officiel 9- hullers turnering for alle medlemmer. 1. juni er der åben 9 hullers turnering for alle uden betaling. 9. Orientering om afviklingen af Golfens Dag 27. april og efterfølgende arrangement Til årets arrangement deltog der ca. 40 om formiddagen og ca. 30 om eftermiddagen. Det var ganske passende og opdelingen i tre hold var velfungerende. Der havde været et passende antal frivillige til at guide rundt og Anne Marie Munk havde klaret alt det praktiske med indmeldelser m.m. I alt var der kommet ca. 20 begyndere og to overflytningsspillere ud af arrangementet, hvilket er særdeles tilfredsstillende. Banneret på hegnet til drivingrangen havde været et godt islæt, som var blevet bemærket af flere. Det efterfølgende arrangement på Marbækbanen om lørdagen havde for så vidt fungeret ok, men skal planlægges yderligere næste gang, så det bl.a. sikres, at der er det tilstrækkelige antal frivillige til arrangementet. NM oplyste, at der på et afholdt erfa-møde den 28. april var givet udtryk for, at Side 4 af 6

5 det havde været en begrænset succes med Golfens Dag i mange Nordsjællandske golfklubber. CL mente, at det var vigtigt næste år at sikre, at gæster til Golfens Dag havde nem og bekvem adgang til parkeringen og til driving rangen. Nogle få lidt knotne medlemmer kan nemt ødelægge oplevelsen for udefra kommende gæster. 10. Meddelelser fra formanden CH meddelte, at formanden for Søllerød Golfklub havde oplyst, at Søllerød Golfklub evt. gerne vil deltage i firkløveret fra næste sæson. CH opfordrede til, at resultaterne fra årets regionsgolf samskrives på samme måde som elitens resultater, så nyhedssiden ikke fyldes med enkeltresultater. NM skriver til holdkaptajnerne. NM 11. Meddelelser fra udvalg Marbækudvalget (MP): Byggerierne går fremad. Der er nogle aktuelle udfordringer i forhold til mentorer til årets begyndere, men det forventes løst hen ad vejen. Der er igangsat drøftelser med handicapudvalget om overgangen fra det nuværende system med to handicaps til det nye system pr. 24. maj med kun ét handicap. Begynderudvalg (BS): Der har været en lidt træg start i år, men der holdes møde 15. maj med nogle af mentorerne, og herefter skulle arbejdet gerne kunne struktureres bedre. Baneudviklingsudvalget (BS): Der kommer senere et overordnet strategioplæg til bestyrelsen om banens fremtid. CH mindede om, at det er væsentligt, at der bliver taget hul på drøftelserne om anvendelsen af arealet mellem hul 2 og driving rangen. Ungdomsudvalget (CL): Møde 5. maj med mange temaer. Arbejder lige nu bl.a. konkret med sommercamp og skolegolf. Turneringsudvalg (NM): Turneringer afholdes efter planerne. Årets åbningsturnering blev holdt med 132 deltagere, som alle mødte frem på dagen. Næste år overvejes to gunstarter, én for hver række. Det vil give flere til afslutningen af (hver) turnering og det vil give plads til flere deltagere. I år var der ca. 20 på venteliste, som ikke kom til at spille. Baneservice (CH): Der er nu dannet tre teams; et for Marbæk, et for dagtimer i hverdage og et for aften og weekender. Hver team har en teamleder, og der arbejdes med en googlekalender, som giver et godt overblik. Det er målet, at Side 5 af 6

6 der systematisk kan være baneservice mindst én gang mandage, torsdage og fredage og to gange om dagen i weekender. 12. Eventuelt Bestyrelsen drøftede hundes evt. adgang til restaurantområdet. Der er ikke lovkrav om forbud, hvorfor bestyrelsen vil lade det være op til forpagteren. Der afholdes demodag 5. juni, og det vil være godt, hvis klubben kan markedsføre sig blandt alle gæsterne. Evt. tilbud skal basere sig på medlemskaber, ikke på greenfees. Klubbens sponsorer er velkomne til at fortælle om netop deres produkt/virksomhed. Til sponsordagen den 22. maj gav følgende tilsagn om at deltage: CH SH NM BS MP. Næste bestyrelsesmøde er den 19. juni 2014 kl Mødet afsluttet kl Side 6 af 6