GUIDE TIL STATUSRAPPORT

Transkript

1 1 GUIDE TIL STATUSRAPPORT Satspulje vedr. socialt udsatte og sårbare grupper Projekt: /17 Projektansvarlig: Projektleder Nicolaj Holm Faber, tlf , Dato:

2 2 Introduktion Statusrapportering er et vigtigt element i god projektledelse. Rapporteringsredskabet sætter fokus på en række typiske projektrelaterede problemstillinger, og hjælper derved den projektansvarlige med at overvåge og gennemføre projektet med fokus på fremdrift, fastsatte mål og de givne ressource- og tidsrammer. Resultatet af rapporteringen vil være en kortfattet rapport, som giver en status for projektet. Udarbejdelse af statusrapporten kan afstedkomme en række diskussioner af relevante aspekter blandt de involverede i projektet og kan således bidrage til, at alle projektdeltagere opnår et fælles billede af projektets aktuelle status. Guiden indeholder to dele. Den første del er en generel statusdel, mens den anden del vedrører projektets plan for det kommende år. Konkret mål De konkrete mål med statusrapporten kan opsummeres i fire punkter: 1. Sikre en tilbagemelding til Sundhedsstyrelsen om projektets fremdrift. 2. Sikre en systematisk opsamling af viden om projektets fremdrift i forhold til de forventede resultater. 3. Støtte den projektansvarlige i at vurdere projektets gennemførelse, herunder organisation, planlægning, samarbejde, mv. 4. Sikre at projekternes erfaringer, resultater og effekter dokumenteres i forhold til de overordnede mål. Gennemførelse af statusrapportering Statusrapporten skal indsendes pr Gennemførelse af statusrapporteringen er modelkommunernes/organisationernes ansvar. Det vil typisk være den daglige projektleder, som står for den praktiske gennemførelse. Projektlederen bør som forberedelse til rapporteringen reflektere over den metodiske tilgang i projektet, valg af målgruppe, dataindsamling, mm. Hvem skal involveres? For at sikre en indholdsrig og afbalanceret vurdering af projektet vil dialog med de involverede projektpartnere og interessenter være en vigtig del af rapporteringsprocessen. Derfor bør der som minimum indhentes synspunkter fra følgende interessenter:

3 3 Projektteamet + relevant personale fra andre organisationer/enheder Samarbejdspartnere i kommunen og andre evt. andre organisationer, institutioner mv. Selvkritiske refleksioner foretaget af projektledelsen Den vedlagte guide kan evt. bruges som udgangspunkt for diskussion med samarbejdspartnere mv. Hvordan dataindsamlingen mere præcist skal foregå (hvem skal involveres og hvordan?), er op til det enkelte projekt. Man kan eventuelt også anvende spørgeskemaer blandt projektdeltagerne. Afrapportering Omfanget af statusrapporteringen bør ikke overstige 8-12 sider. Analysen bør være selvkritisk og reflekterende, og bør så vidt muligt indeholde konkrete vurderinger og synspunkter, citater og eksempler, som er indhentet gennem gruppediskussioner og interview med samarbejdspartnere, mv.

4 1 BILAG 1: De nedenfor listede temaer bør behandles i statusrapporteringen. De listede punkter kan inspirere en diskussion, men er ikke nødvendigvis fyldestgørende. 1. Generel del 1.1 Projektets relevans 1.2 Organisation 1.3 Opnåede resultater 1.4 Proces 1.5 Ressourcer 2. Plan for det kommende år 1.1 Beskrivelse Hvert underpunkt og hver overskrift i de enkelte kasser skal minimum beskrives. Disposition vedlægges. 1. Generel del 1.1 Projektets relevans I hvor høj grad er målsætninger og projektfokus relevant? f.eks. Ift. målgruppen Borgere med kronisk sygdom: Det har været muligt at rekruttere borgere i de kommuner, der udbyder workshoppen. Borgerne, der har deltaget i workshoppen, har besvaret et spørgeskema umiddelbart efter workshoppens afholdelse. I besvarelserne kan man se, at den overvejende del af kursisterne finder tilbuddet relevant for deres situation. Således synes tilbuddet at være relevant for den primære målgruppe. Analysen af spørgeskemaerne er endnu ikke afsluttet. Ift. beslutningstagere - udover de 8 kommuner, der deltog i pilottesten i 2010, har 14 kommuner uddannet instruktører og udbudt workshoppen i Pr udbyder 22 kommuner workshoppen Aktiv med kronisk sygdom. Således har det været muligt at overbevise de politiske beslutningstagere om projektets relevans. P.t. indsamler vi follow upspørgeskemaer fra borgere, der har deltaget i et kursus i 2011, som beskrevet i projektbeskrivelsen og korrigeret i mailkorrespondance med N.

5 2 Sandø, SST. Her besluttes det at afkorte tidsperioden til follow upspørgeskemaet fra 6 til 2 mdr. ud fra den argumentation, at det er svært at få sikre data på målgruppens udbytte af workshoppen Aktiv med kronisk sygdom efter 6 mdr., da målgruppen ofte deltager i en række forløb, der skal styrke deres tilknytning til arbejdsmarkedet. 1.2 Organisation Er projektledelsens opbygning/struktur hensigtsmæssig? Pilotkommunerne Skanderborg, Halsnæs og Esbjerg har i samarbejde med Komiteen for Sundhedsoplysning (KFS), deltaget i udviklings-, testog tilretningsfasen af workshoppen Aktiv med kronisk sygdom. Som led i projektorganisationen har de 4 parter indgået en samarbejdsaftale, som sidestillede parterne i projektet, med KFS som projektejer. Ved uenighed kunne projektejer tage beslutninger egenrådigt. Alle beslutninger er blevet taget i enighed. De 3 kommuner har, med hver deres organisationsstruktur, bidraget med unikke udfordringer og krav til workshoppen. Elementer fra indholdet er blevet testet af kommunerne, med KFS som observatør og efterfølgende er erfaringerne blevet implementeret i programmet for workshoppen. Projektgruppen valgte i enighed at inddrage flere kommuner i pilotafprøvningen af workshoppen for at øge mængden af tilbagemeldinger til tilretningsfasen. Projektgruppen har efterfølgende afholdt et afsluttende projektgruppemøde, hvor hele projektforløbet er blevet evalueret internt. Den generelle konklusion har været, at projektforløbet har været hensigtsmæssigt, ud fra de rammer projektbevillingen er giver under. Det har været en fordel, at alle deltagende kommuner i forvejen har udbudt KFS kursustilbud til mennesker med kroniske sygdomme Lær at leve med kronisk sygdom. På den måde har udgangspunktet for projektet været ens for de deltagende parter. Det vil sige, at der har været enighed om det vidensniveau, workshoppen skulle formidle, og der har været enighed om hvilke emner, der er relevante for målgruppen. I projektgruppen blev man hurtigt enige om, at man kunne samle materiale til et flermodulskursus. Det har skabt en smule frustration, at man ikke uden videre kunne ændre målet med projektet. Omvendt har denne udfordring skærpet indholdet, der er med i den endelige workshop. Præmissen for projektet var ligeledes, at deltagerne skulle have deltaget i kurset Lær at leve med kronisk sygdom for at kunne deltage i workshoppen Aktiv med kronisk sygdom. Workshoppens indhold og program bygger på antagelsen, at deltagerne kan huske metoderne og værktøjerne fra Lær at leve med kronisk sygdom. Antagelsen, at kunne bygge videre på de allerede lærte metoder, viste sig at være korrekt. Workshoppen har således ramt det rigtige vidensniveau og været relevant for mange af de borgere, der også fandt Lær at leve med kronisk sygdom relevant for deres livssituation. Dermed er et af

6 3 projektmålene opnået, jf projektbeskrivelsen punkt 3. Kommunerne oplevede fra start af, at borgere, der ikke havde deltaget i Lær at leve med kronisk sygdom, kontaktede kommunen for at komme med på workshoppen. De flest af disse borgere har fået tilbudt en plads på Lær at leve med kronisk sygdom og efterfølgende at deltage i Aktiv med kronisk sygdom. Det styrker antagelsen, at det vil være relevant at videreudviklede tilbuddet til en egentlig selvstændig kursusrække. I projektbeskrivelsen har der været lagt op til, at projektgruppen tog kontakt til og koordinerede indsatsen med beskæftigelsesområdet. Det har været en fordel for projektet, at vi kunne udnytte arbejdsmarkedsstyrelsens ekspertise og viden i udviklingsfasen. Arbejdsmarkedsstyrelsen har gennem hele udviklingsfasen bidraget med kommentarer til såvel det akademiske forarbejde, som til de egentlige undervisningsmanualer. Men det har været en større udfordring at få de kommunale arbejdsmarkedsforvaltninger i tale. Således er det ikke alle kommuner, der har samarbejdet med fx jobcenteret om at rekruttere borgere til tilbuddet. Det faktum, at deltagerne skulle have deltaget i Lær at leve med kronisk sygdom, har også været en hæmsko i opbygning af samarbejdet mellem sundheds- og arbejdsmarkedsforvaltningerne i de deltagende kommuner. Derfor forventer vi, at for at der kan etableres et egentligt samarbejde, med initiativet Aktiv med kronisk sygdom som omdrejningspunkt, så skal det være et selvstændigt kursustilbud, der ikke er knyttet til kurset Lær at leve med kronisk sygdom. Hvordan er aktiviteten koordineret med andre lignende aktiviteter? f.eks. På nuværende tidspunkt indgår workshoppen Aktiv med kronisk sygdom i KFS kursuskatalog til de kommunale kursusudbydere. Således har 22 kommuner tegnet licens til workshoppen, som en del af den generelle licens af programmerne Lær at leve med kronisk sygdom og Lær at tackle kronisk smerter. Eventuelt eksterne samarbejdspartnere 1.3. Opnåede resultater Hvilke resultater/outputs har projektet indtil nu opnået/indfriet set i forhold til de oprindeligt opstillede mål og delmål? f.eks. I forhold til de oprindeligt opstillede mål i projektbeskrivelsens punkt 3, så er alle delmål opnået. Der er blevet udviklet et arbejdsmarkedsmodul, kaldet Aktiv med kronisk sygdom, og der er udviklet en uddannelse til de frivillige instruktører, der skal undervise i modulet. I 2010 blev der afholdt instruktørkursus for 8 kommuner, der deltog i pilotafprøvningen. På baggrund af instruktørkursus, såvel som afholdte

7 4 workshops i de 8 kommuner, blev kursusmaterialet efterfølgende tilrettet. I 2011 er der blevet afholdt 2 instruktørkurser i foråret, og der er planlagt et kursus i efteråret. Alle kurser er blevet gennemført, og der er uddannet instruktører i 22 kommuner. Evalueringen af workshoppen er i fuld gang. Status er, at vi har fået spørgeskemaer fra 48 kursister, og indtil videre har 26 kursister besvaret det opfølgende spørgeskema ca. 2 måneder efter kursusafholdelse. Tilbagemeldingen fra kursisterne har været, at det er et højst relevant tilbud, som de havde ønsket, de tidligere kunne have deltaget på. I forbindelse med certificering af instruktørerne, har de deltaget i en minutters telefonvejledning med projektlederen. Udover at de har fået sparring på konkrete undervisningstekniske problemstillinger, så har vi også evalueret deres oplevelser af kursisternes udbytte. Næsten enstemmigt har tilbagemeldingen været, at 4 timers workshop er for langt i forhold til målgruppens udfordringer og behov. Endvidere har instruktørerne givet udtryk for, at det er meget hårdt at være instruktør i 4 timer. En interessant ting, der er gået igen i telefonevalueringen er, at kursisterne, ifølge instruktørerne, har oplevet de teknikker, der bliver introduceret, som meget relevante i forhold til deres situation og kursisterne har umiddelbart givet udtryk for, at de ikke kender teknikkerne fra deres kontakt med jobcenter og andet. Af det kan man konkludere, at niveauet for workshoppen har ramt fint. Det betyder endvidere, at projektets overordnede mål også er opnået. Da vi ikke har analyseret de indkomne spørgeskemaer, må det bero på en kvalificeret vurdering, om det overordnede mål er opnået. Hvor langt er projektet nået i forhold til opfyldelsen af de mål/delmål, som oprindeligt blev formuleret? f.eks. I forhold til projektets tidsplan er vurderingen, at delmål og mål er opnået, som beskrevet i projektbeskrivelsen. P.t. indsamler vi data fra kursister, der var på workshop i foråret. Vi har modtaget 48 skemaer fra de deltagende kommuner og har udsendt 54 opfølgende spørgeskemaer, 2 måneder efter afholdelse af workshoppen. Målet er at nå respondenter i Der er nu et samlet materiale til såvel workshop som instruktøruddannelse. Materialet har været igennem de i projektbeskrivelsen beskrevne faser og fremstår nu færdigt i forhold til projektbeskrivelsen. Workshoppen Aktiv med kronisk sygdom er et kursustilbud, som kommunerne kan erhverve licens til at udbyde fra 1. januar Indtil udgangen af 2011 kan de udbyde workshoppen under deres generelle licensaftale med Komiteen for Sundhedsoplysning.

8 5 Hvad er de væsentligste barrierer for projektet, og kan der gøres noget for imødegå disse? f.eks. Som allerede nævnt er en stor barriere for projektets forankring, at det er knyttet til kurset Lær at leve med kronisk sygdom. Denne barriere kan løses ved at udvide kurset til 4 moduler á 2,5 time. Så er der tid til at introducere de metoder, der bruges på workshoppen, hvilket ikke er muligt på en 1 dags workshop. Dette vil også imødekomme en anden barriere, der går på længden af workshoppen og målgruppens helbredstilstand. Det har netop vist sig at være for hårdt med en 4 timers workshop. Ud fra den bevilling sundhedsstyrelsen bevilligede projektet, hvor der indgik et krav om medfinansiering fra ansøgers side, er projektet blevet gennemført ud fra de økonomiske rammer, der er beskrevet i detaljer i budgettet. I budgettet er der ikke midler til udvikling af et flermodulskursus, men her vil Komiteen for Sundhedsoplysning undersøge mulighederne for alternativ finansiering, såfremt vi beslutter at udvide kurset. Projektteamets motivation har været høj og vedvarende gennem hele projektet, selvom Komiteen for Sundhedsoplysning har skiftet projektleder undervejs. Årsagerne hertil skal primært findes i det samarbejde, de deltagende kommuner og Komiteen for Sundhedsoplysning havde i forvejen, i forbindelse med kurset Lær at leve med kronisk sygdom. Projektets forankring i Komiteen for Sundhedsoplysning har betydet, at vi har haft mulighed for at trække på faglig viden fra en række centrale interessenter. Det vil sige, at selvom der har været enkelte udskiftninger i projektgruppen, så har vi hele tiden haft de nødvendige kompetencer til at føre projektet ud i livet Proces Beskriv processen som projektet indtil nu har gennemløbet? Overordnet har projektet fulgt den beskrevne tidsplan og proces, jf. projektbeskrivelsen. Ud fra de givne rammer i bevillingen har det ikke været muligt at ændre kurset fra workshop til flermoduls kursus.

9 Ressourcer Er der lagt et realistisk budget for aktiviteterne - og er det aktuelle budget overholdt? f.eks. Udgifter til de enkelte projektaktiviteter stemmer med budgettet. Budgettet svarer fint til projektets omfang. Den administrative del har ikke fyldt mere end planlagt, hvilket hænger sammen med, at workshoppen er blevet bygget omkring en eksisterende infrastruktur. Alle ressourcer fra Sundhedsstyrelsen er blevet overført til Komiteen for Sundhedsoplysning. Står ressourceforbruget mål med de resultater, som indtil videre er nået (mål og delmål)? f.eks. Ressourceforbruget står mål med de mål og delmål, der er beskrevet i projektbeskrivelsen. Har du du/i forslag til ændringer eller justeringer af projektet i forhold til projektbeskrivelsen? At workshoppen Aktiv med kronisk sygdom gøres til et flermoduls kursus med 4 moduler, hvilket passer ind i jobcentrenes kursusintervaller. Kurset vil dermed kunne udbydes fra kommunernes jobcentre, hvilket kan forvente at øge interessen for kurset Andet Beskriv eventuelle andre forhold, som belyser status for projektet? 2. Plan for det kommende år 2.1 Beskrivelse Beskrivelse af projektets plan for det kommende år. Som beskrevet ovenfor er vi i gang med dataindsamlingen i forhold til den beskrevne evaluering af workshoppen. Vi forventer, at analysen af spørgeskemaerne vil komme til samme resultat, som vi har fået via interviews med instruktørerne. At det er en relevant workshop, og kursisterne har fået værdifulde redskaber med

10 7 hjem i forhold til deres fokus om at styrke eller genetablere deres tilknytning til arbejdsmarkedet, men at det er for hårdt at gennemføre workshoppen, når man har en kronisk sygdom. Der vil ikke ske ændringer i projektets organisation, da det allerede er forankret i Komiteen for Sundhedsoplysnings sekretariat for Patientuddannelse. Ressourceforbruget i resten af 2011 vil svare til det i budgettet beskrevne regnskab. Fra 2012 overgår projektet til drift.