Medicinhåndteringsgruppen

Transkript

1 Medicinhåndteringsgruppen Hospitalsenheden Vest Regionshospitalet Holstebro Staben Kvalitet og Udvikling Lægårdvej 12 DK-7500 Holstebro Tel Dato: 1. september 2014 Jeanette Henriksen Mail: Lokaltlf.: Mobil: Referat 19. møde i Medicinhåndteringsgruppen, Indkaldte: Steen Husted, Ledende overlæge i medicinsk afdeling, HEV Ilse Lauridsen, KIT ansvarlig i medicinsk afdeling, HEV Gunnar Roslin, Overlæge i akutafdelingen, HEV Jette Gadegaard Mortensen, Sygeplejerske i akutafdelingen, Regionshospitalet Herning Lisbeth Velling Andersen, Afdelingssygeplejerske i C1- Børneafdelingen, HEV Michael L. Rasmussen, Ledende overlæge i anæstesiologisk afdeling, HEV Peder Graversen, Ledende overlæge i Urinvejskirurgisk afdeling, HEV Hanne Linnet, Ledende overlæge i Onkologisk Afdeling, HEV Heidi Stenild Nielsen, Sygeplejerske og kvalitetskoordinator i anæstesiologisk afdeling, Regionshospitalet Herning, Tinna Nørgaard, Sygeplejerske, Kirurgisk afdeling, Regionshospitalet Herning Dorthe Pilgaard, KIT-konsulent, HEV Lisbeth Røndbjerg, Farmaceut, Hospitalsapoteket HEV Anders Knudsen, Apoteker, Hospitalsapoteket, HEV Kvalitetskonsulent K&U, Jeanette Henriksen (sekretær) Afbud fra: Steen Husted Tinna Nørgaard Ilse Lauridsen Gunnar Roslin Lisbeth V. Andersen Ordstyrer: Dorthe Referent: Jeanette Henriksen Side 1/8

2 1. Orientering om proces for at komme i mål med retningslinjen for Medicingennemgang ved genbesøget d. 10/10 v/jeanette Ved eksternt survey i uge 13 kunne konstateres at surveyoerne ikke kunne genfinde beskrivelsen af vores arbejdsgange for medicingennemgang, når de interviewede lægerne. Efter survey er retningslinjen blevet revideret, og implementeringen af den er testet ved internt survey i juni. I september gås survey igen, med det samme fokus på at begreberne i arbejdsgangene forstås og anvendes korrekt samt dokumentation foretages i MEM. Sideløbende med vores egen indsats pågår et arbejde i regionen med en gruppe fra alle hospitaler, for at gøre den regionale retningslinje mere klar. Deres udkast er sendt i høring i denne uge. Vi skal sende kommentarer ind senest d. 3/9. Drøftelse af gruppens kommentarer. Drøftelse: Ærgerligt at retningslinjen ikke tænker det ind i den vanlige arbejdsgang, som lægerne har Vi har brug for at have en retningslinje, vi kan anvende direkte og ikke skulle lave noget lokalt. Der er brugt en del kræfter på at få den lokale HEV retningslinje implementeret, så håber at vi kan anvende den stadig. Der kommer yderligere høringsvar ind fra repræsentanter fra gruppen. 2. Opsamling på mødet i den regionale Lægemiddelkomite d. 27/6 om Samnet vejledningerne og processen for det videre forløb med dem v/ Lisbeth og Anders Ved Medicinhåndteringsgruppens sidste møde i juni kendte vi ikke beslutningen for processen med at anvende Samnets IV vejledninger. Det gør vi nu. Lisbeth og Anders fortæller om beslutningens konsekvens, og gruppen drøfter hvad der skal meldes ud i organisationen. Drøftelse og beslutning om plan for HEV vedr. de nye IV vejledninger IV vejledninger understøttes ikke længere af apoteket i regionen. Vi skal anvende Samnet jf. den regionale Lægemiddelkomite s beslutning. Apoteket vil sammen med Børneafdelingen lave nogle behandlingsvejledninger, som kan være fælles for alle regionens børneafdelinger. Apoteket håber at erfaringer med børneområdet kan danne præcedens for andre specialer, så lignende behandlingsvejledninger kan udformes på tværs af specialer i regionen. Link ind i EPJ til Samnets vejledninger skal dannes regionalt. Lokale afdelinger af hospitalsapoteke skal understøtte implementeringen. Nyheden kommer ud i HL s Nyhedsbrev Bliver gjort inden årets udgang. Andet herunder: Infusionspumper som er intelligente er indkøbt i regionen. Ordinationen gjort i MEM skal matche det lægemiddel og tilhørende dispensering af pumpen, ellers meldes fejl. Men EPJ kan ikke understøtte pumperne og de er vanskelige at få indstillet. Her kan nye behandlingsvejledninger komme til at hjælpe, som dem der indlægges i pumpen. 3. Drøftelse og sparring på Medicinkonceptet for DNV Gødstrup v/ Jeanette og Anders Medicinhåndteringsgruppen har tidligere kort hørt om indholdet af det ny Medicinkoncept, der udvikles frem imod DNV Gødstrup. HL besluttede d. 19/8, at der skulle nedsættes en projektstyregruppe og ansøges om midler til projektet. Gruppen orienteres om indholdet af konceptet mhp. at fremkomme med overvejelser om fordele og udfordringer ved konceptet. Konceptet vedlægges, så allerede erkendte fordele og udfordringer er kendt for Medicinhåndteringsgruppen inden mødet. Orientering og drøftelse af Medicinkoncept mhp kommentarer om fordele og udfordringer der ses. Orientering om projektets udvikling indtil nu og den kommende proces. Gyn- Obs tester de små en-dosis pakker, så der kommer erfaringer med håndtering af pakker og affald til brug for medicinkonceptet. Der er kommentarer til udvikling af et screeningsredskab til vurdering af patientens kognitive evner til at være selvadministrerende, ikke må fylde for meget, da der skal være plads til det almindelige faglige skøn. Spændende hvordan konceptet kan udvikles så også de dårlige patienter kan håndteres. Der vil være en del som aldrig bliver selvadministrerende. Vi skal huske at involvere de pårørende i udvikling af konceptet, de er ofte meget aktive under patienternes ophold. Side 2/8

3 4. FMK- den vanlige orientering om hvor langt vi er der, og hvilke udfordringer vi har. Desuden er et punkt på Klinisk IT styregruppens møde d. 21/8 om den fremtidige organisering af FKM arbejdet i HEV. v/ Dorthe Teksten til indstillingen kan læses her: FMK-projektet er afsluttet og i den forbindelse har Styregruppen for IT vedtaget en ny struktur for FMK organisationen. Gruppen nedsættes med formålet at varetage udarbejdelsen af en plan for de nødvendige forbedringer i FMK/MEM, og hvilke dele bør udvikles. Samtidig skal gruppen sikre en ny plan for udrulning og anvendelse af FMK. Dette er et større arbejde med mange interessenter, og kan blive en stor gruppe at samles, derfor vælger man at følge to spor, men formanden for de to spor er den samme. Der bliver et udviklingsspor og et spor til at sikre det tværsektorielle samarbejde. I forbindelse med Udviklingssporet skal der udpeges en lægelig repræsentant fra alle hospitalerne. Denne repræsentant skal repræsentere hospitalets samlede ønsker til forbedringer og udvikling i den nedsatte gruppe, samt være med til at lave en ny implementeringsplan for FMK. Desuden får deltageren i den nedsatte regionale gruppe et ansvar internt i hospitalet for at deltage og sikre koordination og implementering af den nye plan. Dette dog i samarbejde med eksisterende fora i hospitalet. Hidtil har Klinisk IT kontoret varetaget processerne vedr. implementering af FMK i samarbejde med FMK piloterne (læger fra alle afdelinger) og de KIT-ansvarlige. Da processen har været langstrakte er der skete udskiftning af KIT-ansvarlige, og der er flere af lægerne der enten er rejst eller gliddet ud af arbejdet. Derfor giver det mening i forbindelse med etablering af den nye regionale gruppe at drøfte hvordan Hospitalsenheden Vest vil organisere og varetage denne opgave fremover. Det er vigtigt at repræsentanten i den regionale gruppe integreres i den lokale organisering, da denne person vil være bindeleddet i forhold til HEV s ønsker til den regionale udvikling, men også i forhold til sikring af implementering af de regional aftaler. Medicinhåndteringsgruppen er i dag den gruppe der er i Vest der samler meget viden omkring de aktiviteter der er i forhold til medicinering mv. Det vil være nærliggende at tænke at FMK/MEM udvikling og opgaver forankres i denne gruppe. På denne måde sikres arbejde med faglige retningslinjer, arbejdsgange og processer håndteres sammen med den tekniske udvikling og anvendelse af redskaberne MEM og FMK. Gruppen har, ligeledes, en bred repræsentation af relevante faglige personer internt i organisationen samt deltagere fra praksis og kommuner. Det vil være repræsentanten i den regionale FMK/MEM gruppe der skal sikre opgaver og drøftelser vedr. FMK dagsordenssættes i første omgang i Medicinhåndteringsgruppen. I forbindelse med spørgsmål i forhold til FMK/MEM opgaven refererer Medicinhåndteringsgruppen til Klinisk IT styregruppen og eller Kvalitetsrådet afhængigt af emnets karakter Drøftelse og beslutning af konsekvensen for Medicinhåndteringsgruppen Steen Husted har adspurgt overlæge Anne Birgitte Langsted Pedersen og hun vil gerne deltage. Anne Birgitte vil med jævne mellemrum skulle deltage i Medicinhåndteringsgruppen, da hun ikke sidder der i forvejen. Anne Birgitte skal samle sammen fra HEV ind i den regionale gruppe. Medicinhåndteringsgruppen skal være omdrejningspunkt. Vigtigt at Anne Birgitte deltager i dialogen med os. Skal vi fortsat have piloter i afdelingerne? Ja nogle ambassadører der bringer ud, hvad Anne Birgitte får med tilbage. Vigtigt med en forventningsafstemning af brugen af Anne Birgitte Konklusionerne bringes videre til en drøftelse i K&U-KIT om en plan. HL har besluttet at der skal undervises i receptskrivning fra FMK. Her kan en koordinering med Anne Birgitte også være aktuel. Der er ønsker om at KIT skal involveres i undervisningen, som kan være op til 30 sessioner af 20 min varighed. Dette bringes videre til en drøftelse i K&U-KIT om en plan. I Kvalitet og Sundhedsdata har man fået bistand fra Anne Birgitte og Ilse til at beskrive udfordringerne i FMK, således at det gøres forståeligt, at det ikke kun handler om at få lægerne lært op i arbejdsgange, men at systemet ikke fungerer. Problemerne er vedhæftet bagerst i referatet. Side 3/8

4 5. Opsamling på punkt om RADS anbefalingerne og hvordan vi kommunikere ud i klinikken v/ Lisbeth og Anders Punktet blev kort drøftet sidste gang, men da Anders ikke var tilstede ville Lisbeth vende med ham, hvordan en arbejdsgang kan være i HEV og drøftelsen blev udsat til dette møde. Der skal være fokus på drøftelse af: A. Er der ikke en veletableret forretningsgang i udsendelse af anbefalingerne fra RADS til afdelingerne, så de kommer fra afdelingsledelserne ud til relevante klinikkere? B. Hvordan sikres en monitorering af at vejledningerne anvendes? C. Hvordan sikres at afdelingsledelserne får besked, hvis ikke vejledningerne følges og dyr medicin anvendes med stor konsekvens for afdelingernes økonomi? De får besked tidsnok til at kunne ændre praksis Orientering om beslutning og evt. konsekvens for Medicinhåndteringsgruppen A. Der er ikke en veletableret forretningsgang i alle afdelinger, når RADS vejledninger modtages B. Der monitoreres på brugen af vejledningerne C. Ledelserne får besked tidsnok til at kunne ændre en praksis, hvor vejledningerne ikke anvendes. Generelt kan siges at ledelseskraft og konsekvens er nødvendig skal til for at følge RADS vejledningerne. Nogle er ikke logiske og andre er meget gode. Anders og Steen skal udsende en notat til alle afdelingsledelser om brug af RADS og konsekvens af mgl. brug 6. Pkt. fra Ilse Lauridsen, Medicinsk afdeling Jeg har en problematik som jeg vil mene kan drage nytte af at blive vendt i gruppen: Når vi ordinerer medicin i MEM gør vi det på baggrund af en standardordinationsliste, som svarer til det indhold der er i det pågældende medicinskab i det afsnit, hvor pt. befinder sig. På denne liste er der oplistet det medicin vi vanligvis giver i det pågældende afsnit med andre ord - listen kan ændres fra tid til anden efter behov. Da vi startede i MEM tilbage i 2007 havde vi ikke problemer med magistrelle præparater (mærket SAD), som der findes en del af på lister for det enkelte medicinskab. Det har vi så fået nu i og med at magistrelle præparater ikke kan overføres til FMK. Det giver meget ekstra arbejde ude i klinikken idet sådanne ordinerede præparater skal seponeres og et tilsvarende præparat skal oprettes i dets sted. Nu til mit anliggende: kunne vi ikke få saneret alle disse præparater fra standardordinationslisterne og dermed fra MEM? Hvornår har vi og hvem har brug for at kunne ordinere et SAD præparat? Jeg kan ikke forstå at det giver værdi for nogen, at vi har så mange SAD præparater at anvende, og det giver jo en ekstra opmærksomhedspunkt for læger der ordinerer, at undgå disse præparater. Rigtig mange af de problemer vi oplever ved opdatering af FMK, hører til dette problem I medicinsk afd. ordinerer vi stort set ikke præparater, som kun skal gives under indlæggelse. Pt. skal næsten altid fortsætte med præparater efter udskrivelsen. Det medfører at lægen skal overføre dette præparat til FMK som jo ikke kan lade sig gøre. Og det giver meget administrativt bøvl at seponere og oprette det samme indholdsstof på ny. Drøftelse og beslutning om muligheden for at kunne sanere i standardlisterne og dermed MEM Langt de fleste SAD-præparater på standardsortiment er til injektion eller infusion og dermed ikke det man typisk udskriver recepter på. Det er omkring 10 SAD-præparater der risikerer at give problemer. Et eksempel er folinsyre, der i primærsektoren kun findes i en svagere styrke. Lisbeth udfærdiger liste over SAD-præparater på standardsortiment. Listen vedlægges referatet til orientering. Det er især tilladelsespræparater der giver problemer med udskrivning af recepter fra FMK, og dem kan vi ikke komme udenom. En sanering af standardsortimenter for at afhjælpe Side 4/8

5 problemerne kommer derfor ikke på tale, men problemstillingen vil blive taget op i forbindelse med undervisningen nævnt under punkt Pkt. fra Else Rose Hjortbak, Kvalitetskonsulent, Kvalitet og Udvikling, der omhandler forkert arbejdsgang vedr. medicinlister der implementeres i udskrivningsrapporten. I en mail fra Kvalitet og Sundhedsdata i regionen anføres flg. som er udsendt til samtlige afdelinger: Information til afdelinger, der sender udskrivningsrapporter til kommuner Det Regionale Patientsikkerhedsnetværket har erfaret, at enkelte kommuner har modtaget udskrivningsrapporter fra hospitalerne med forældede medicinlister. Det er vigtigt at udskrivningsrapporten først færdiggøres, når lægen har foretaget medicinafstemningen. Den medicinliste, der sendes til kommunen via Medcom skal være den aktuelle medicin. Hvis man f.eks. henter medicinlisten ind i udskrivningsrapporten dagen før udskrivelsen, opdateres medicinlisten ikke i udskrivningsrapporten. Udskrivningsrapporten indeholder derfor en ikke opdateret medicinliste. Orientering og drøftelse af om Medicinhåndteringsgruppen skal gøre yderligere vedr. denne problematik Arbejdsgangen imellem læger og sygeplejersker i forhold til patienten skal udskrives, skal hænge sammen. Hvis man er tro imod at patienterne skal have en opdateret liste med sig hjem, så skal man afvente lægerne har været ind over først. Så kik på arbejdsgange og få dem samlet mest muligt er anbefalingen fra Medicinhåndteringsgruppen. 8. En arbejdsgruppe har udformet en ny retningslinje for håndtering af Medicin i sonder, som er på vej rundt i e-dok hjulet. En vigtig pointe i retningslinjen er passussen om, at det er vigtigt at forholde sig til om lægemidlet skal gives i det hele taget, når en sonde anlægges. I forbindelse med udformningen af retningslinjen, introducerede apoteket en tabletknuser Det besluttes at denne skal pilottestes i Intensiv, neurologi og børneafdelingen. Herefter skal hvis erfaringerne er lige så gode som i Horsens reklameres for knuseren til relevante afdelinger. Se mere om dens funktion: 9. Evt Der var kommet et punkt fra privatapotekerne som desværre ikke kunne deltage denne gang. Problemet beskrives således: Et velkendt problem bliver ved med at forekomme, trods orientering om sagen til de implicerede afdelinger - formoder jeg. Når en sygehusafdeling ønsker at ordinere en NBS 1 -udlevering, er det ikke 1 NBS: Må kun udleveres til sygehuse eller efter ordination af nærmere bestemte speciallæger. Udleveres efter bestemmelse (A), men derudover fastsætter Sundhedsstyrelsen for hvert enkelt lægemiddel, hvilke speciallæger der må ordinere det. Kilde: Medicin.dk Side 5/8

6 nok, at det er ordineret fra en specialafdeling, men lægen som ordinerer skal have speciale indenfor det pågældende felt. F.eks ordination af Forsteo kræver at lægen har speciale i Endokrinologi, geriatri eller reumatologi. Ved ordination af f.eks Cordarone kræver at lægen har speciale i kardiologi. Kan vi gøre noget ved dette, for vi har besluttet, at vi ikke længere kan bryde reglerne, ved at ekspedere recepter "ud fra intentionen" men ser os nødsaget til fremover at afvise recepterne. Af patient/kunde-hensyn er vi som altid fleksible, men føler alligevel, at en opstramning på området er berettiget og tiltrængt. Drøftelse og beslutning Lovgivningen har været klar på området længere, og nu vil privatapotekerne sende recepten retur til lægerne i hospitalsregi, så recepten rettes til. Der skal være en speciale ansvarlig læge der udformer recepten. Lav recepter på flere udleveringer af gangen, man kan altid stoppe dem. Lægerne ved ikke nok om NBS lægemidlerne, hvad gør vi? Tages med i undervisningen om receptskrivningen ud fra aktuelle NBS-præparater på afdelingens standardsortiment. Næste møde som holdes med tværsektorielle samarbejdspartnere forslås skal omhandle FMK. Anne Birgitte skal deltage. Desuden gives en gennemgang af UTHér tværsektorielt, der omhandler medicin. Venlig hilsen Kvalitet og Udvikling Jeanette Henriksen Kvalitetskonsulent Problemer i FMK Forhindringer i brugen af FMK En fuld benyttelse af FMK, både i almen praksis, på hospitalet og i kommunen er målsætningen. Men for øjeblikket er der problemer med det fælles medicinkort. To dominerende forhindringer ift. hospitalslægernes brug af FMK 1. Teknisk udfordringer. 2. Kompetencer Fra klinikken berettes, at de tekniske udfordringer udgør langt den største forhindring og i sig selv hindrer kompetenceundervisningen. Eksempler på tekniske problemer, som beskrives af klinikken Ved afstemning ved udskrivelsen, de mest betydningsfulde står øverst: Side 6/8

7 1. Meget tidsrøvende at hvert enkelt præparat skal overføres for sig. Skal man klikke Gem ændringer i FMK efter hver overførsel tager det meget lang tid, da det tager tid at få skærmbilledet opdateret og gjort aktiv til endnu en overflytning. 2. Overfører man flere præparater før der klikkes på Gem ændringer i FMK kan man risikere, at et af præparaterne ikke kan overføres, og dermed spærres for alle, så man skal starte forfra igen. Dette er meget frustrerende og føles som unødig spildtid, da det er et rent teknisk problem. Gentager denne problematik sig i samme arbejdsgang hos samme patient opgiver lægen at gennemføre. 3. Når der er behov for at seponere ordinationer i FMK, skal de først en tur forbi MEM, (10 års arkiv regel) Dette giver mange ekstra klik og føles som en administrativ tung byrde som patienten ikke får noget ud af. Desuden giver det en uoverskuelig liste i Historiske visninger, hvilket især i forskningssituationer vil være ret uhensigtsmæssigt. Man bliver ligeledes bedt om at tage stilling til substituering af præparatet ved denne seponering. Det er jo helt overflødigt. 4. Der er flere præparater, det ikke er muligt at overføre til FMK. Det er fx magistrelle præparater med efternavnet SAD, flere vitaminer, røde dråber (et smertestillende præparat) og præparater fra ATC gruppe Å. Vi har fået lovning på at det løser sig, men er tungt lige nu. 5. Vi har behov for, at kunne skrive en recept i fritekst, fordi behovet ikke passer til det som FMK tillader. Fx hvis vi vil udskrive recept på 30 stk (og ikke på 60 eller 90 stk som FMK tillader i specifikke ordinatioenr), så kan det ikke lade sig gøre elektronisk. Det er også nødvendigt i de situationer, hvor der er noget der ikke fungerer som det er tiltænkt (det sker nemlig af og til at systemet ikke gør, som det vanligvis gør) 6. recepter er ofte angivet med seponeringstidspunkt i FMK. Det overføres til MEM sammen med en ordination ud fra recepten. Det giver unødig grund til opmærksomhed og tilretning. Der skal ikke være seponeringstidspunkt på recept men kun på ordination. Og løse recepter kan medføre, at der er ordineret samme præparat flere gange hos samme pt.på FMK, hvilket giver grund til at rydde op med risiko for at punkt 3 gentager sig. 7. Når et præparat er pauseret i MEM og har et tidspunkt til genoptagelse af dosering frem i tiden, kommer denne ændring frem i tiden ikke med i FMK. 8. dosis som justeres frem i tiden vil ved overførsel til FMK blive angivet som Se særlig vejledning. Denne vejledning kommer ikke elektronisk. Den skal man sørge for at sende med patient i håndskrevet form, eller evt. ved udprint fra MEM. Det gælder også for marevan og insulindosis 9. Cave blokerer for at kunne seponere i FMK. vi ved der arbejdes på en løsning, men det er meget tidskrævende for nuværende. 10. Af og til vil der være doseringer som systemet af en eller anden grund beder os om at angive i stk-enhed i stedet for i vægt-enhed. Fx Er der ordineret et præparat med styrken 50 mg, som skal gives som 25 mg x 2. kommer systemet med en advarsel og beder om angivelsen ½ tbl x 2. det burde systemet selv kunne angive. Og præparatet Simvastatin giver næsten altid problemer dosisdispensering bliver ikke angivet i FMK Side 7/8

8 11. vikarer kan ikke komme på FMK med deres vikarkoder. De kan ikke udføre daglig arbejde, når de ikke kan komme på FMK. Vikarkode til EPJ giver ikke adgang til FMK. Kommer de fra anden region kan de ikke komme på FMK-online. Hertil kommer en række udfordringer ift. ambulatoriekonsultationer. Side 8/8