Referat af bestyrelsesmøde tirsdag, den 2. september 2014, kl i bestyrelseslokalet, Tangevej 30, Ribe.

Transkript

1 Ribe Boligforening. Ribe, den 8. september 2014 Referat af bestyrelsesmøde tirsdag, den 2. september 2014, kl i bestyrelseslokalet, Tangevej 30, Ribe. Deltagere: Fra bestyrelsen: Jens Hunderup, Annalise Graumann, Peter Warming Hansen, Karsten Andersen og Bent Schnor. Afbud: Karl Erik Matthiesen og Aase Elley. Revisor: Knud Fisker og Jette Leth Johanson, PWC, deltog under pkt. 1., 2. 3., og 7. Fra Boligkontoret: Anders Fabricius, ref. og Kristian Bechsgård, ref. pkt. 5. Dagsorden: 1. Referat fra 3. juni Revisionsprotokol/ revisor gennemgår regnskab 3. Inkassosager/klager 4. Meddelelser 5. Afdelinger 6. Generalforsamling 22. september Afdeling 32 ungdomsboliger 8. Ledige boliger / God selskabsskik følg og forklar 9. Eventuelt Jens bød velkommen og gennemgik herefter dagsordenen. Dagsordenen blev herefter godkendt. Referat: Ad. punkt 1: Referat fra 3. juni 2014 Godkendt og underskrevet. Ad. punkt 2: Revisionsprotokol. Revisor Knud Fisker gennemgik revisionsprotokollatet og regnskabet for perioden 1. april marts 2014 og bemærkede, at det igen i år var et flot regnskab. Revisionsprotokollatet og regnskabet blev herefter godkendt. Knud anbefalede at afdelingerne afviklede på deres lån i dispositionsfonden og at der ved fremtidige låneaftaler blev indarbejdet en afdragsordning. Ad. Punkt 3: Inkassosager/klager. Intet til referat. Ad. punkt 4: Meddelelser Håndværkernøgle I forbindelse med lejers fraflytning bliver boligernes hoveddørslås ofte udskiftet til en håndværkerlås. Denne håndværkerlås skiftes igen til en almindelig lås i forbindelse med ny lejers overtagelse af boligen. Ordningen betyder, at de håndværkere, der har en 1

2 håndværkernøgle uhindret kan komme og arbejde i boligen en ordning som længe har fungeret uden problemer. I løbet af sommeren har der dog været en episode, hvor en ny lejer via en håndværkernøgle skaffede sig adgang til sin bolig før overtagelsesdagen. Dette gjorde lejer på trods af, at både Jens Hunderup og Anders Fabricius havde fortalt den pågældende lejer, at der først er adgang til boligen på overtagelsesdagen kl Efterfølgende er dette optalt overfor den håndværker, der gav adgang. Bestyrelsen drøftede episoden og besluttede, at der skal udarbejdes en skrivelse til samtlige håndværkere, der har en håndværkernøgle. I skrivelsen skal håndværkerne orienteres om, at de under ingen omstændigheder må give adgang til boligerne end andre end deres egne håndværkere og at såfremt dette ikke efterleves kan få konsekvenser for det fremtidige samarbejde. Domænenavn Jens er blevet forespurgt om domænenavnene ribebolig.dk og ribeboligforening.dk skal bibeholdes. Bestyrelsen gav udtryk for at begge navne bibeholdes. Almene Boligdage BL holder almene boligdage den 5. og 6. september. Jens, Annalise, Peter og Karsten er tilmeldt. Herudover er der tilmeldt 3 fra afdelingsbestyrelserne. AD Branding Jens, Annalise og Anders har deltaget i et møde angående en 2. generations profilbrochure hvor der er koblet en internetbaseret tjeneste på. Jens orienterede om principperne for den nye brochure og at der kunne være problemer med at udnytte en internetbaseret løsning fuldt ud. Bestyrelsen besluttede at vente med at indgå aftalt om udarbejdelse af en profilbrochure til der var helt klarhed over om potentialet kan udnyttes. Uddannelse Jens orienterede bestyrelsen om at skal deltage i et uddannelsesforløb for bestyrelsesmedlemmer. Uddannelsen betales af Boligkontoret Danmark. Regnskabskursus. Der er modtaget invitation til regnskabskursus den 29. november. Jens opfordrede bestyrelsen til at deltage. Dyrskue Deltagelse i dyrskuet blev evalueret og alle gav udtryk for at det havde været en god dag. Udgiften beløber sig til ca kr. Kubens besigtigelsestur Kuben afholder besigtigelsestur til Malmø den 26. og 27. september. Jens, Annalise og Aase deltager. Ad. punkt 5: Afdelinger Afd. 03, Tangevej, Birkevej, Bøgevej m.v.: Udskiftning af fordøre på Knudsvej 2D-12 er udført i uge 35. Huslejestigning er varslet pr. 1. december Afd. 10, Parkvej: Der endelige byggeregnskab for udskiftning af fordøre er udarbejdet. Byggeregnskabet blev godkendt. Afd. 11, Seminarievej m.v.: På bestyrelsesmødet den 27. aug blev det besluttet, at der gives et 10 årigt rente- og afdragsfrit lån fra dispositionsfonden på kr ,50 incl. moms til udskiftning af afdelingens tage. 2

3 Udskiftning er nu afsluttet og der blev afholdt afleveringsforretning den 1. august De samlede udgifter blev på kr ,75 incl. moms. Begrundelse for overskridelsen på kr ,25 er, at der i f.b. med opstartsmødet blev ændret lidt i projektet, bl.a. til en anden type udluftningshætter. Overskridelsen blev godkendt og lånedokument blev underskrevet. På bestyrelsesmødet den 6. juni 2013 blev det besluttet, at der gives et 10 årigt rente- og afdragsfrit lån fra dispositionsfonden på kr ,- incl. moms til ommuring af facaden mod havesiden, Seminarievej 54A-D. Ommuring af facaden er nu afsluttet. De samlede udgifter blev på kr ,30 incl. moms, altså en mindre udgift på kr ,70. Afd. 16: Lundgårdsvej Der blev afholdt ekstraordinært afdelingsmøde den 30. juli 2014 vedr. udskiftning af afdelingens tage til Decra tag i glat silkemat, incl. efterisolering i loftrum og vedligeholdelsesfrie materialer på udhæng og stern. Det samlede budget var på kr ,- incl. moms og byggesagsomkostninger m.v. Der anvendes kr ,- fra afdelingens henlæggelser. Det resterende beløb på kr ,- lånefinansieres ved kreditforeningen. Den årlige ydelse for afvikling af lånet udgør kr ,-, hvilket betyder en gennemsnitlig stigning på 24,23%, svarende til en gennemsnitlig lejestigning på kr. 699,- pr. mdr./bolig. Der var mødt 16 husstande op til mødet og tagudskiftning blev godkendt med 28 stemmer for og 4 stemmer imod. Organisationsbestyrelsen forhåndsgodkendte projekt og huslejestigning på et torsdagsmøde den 31. juli Projekt og huslejestigning blev endelig godkendt d.d. Det blev besluttet, at der ikke skal åbnes et byggelån, men at der lånes i selskabets midler samt at sagen ikke skal anmeldes til byggeskadefonden. Godkendelsen fra Esbjerg Kommune er modtaget den 22. august Arbejdet forventer at starte medio september De vil arbejde på taget så længe vejret tillader og så fortsætte til foråret 2015 med de resterende huse. Sagen er anmeldt til bygningsforsikringen den 1. september Afd. 20, Skyttevej: Der afholdes licitation på renovering af afdelingens kloak den 4. september Afd. 21, Rønnebærparken: Der blev afholdt et møde med Bolind vedr. opsætning af solenergi på fælleshuset den 20. august 2014 på kontoret. Her blev det fremsendte tilbud gennemgået. Anlægget kan kun anvendes til strømforbruget i fællesvaskeriet, fælleshuset og viceværtkontoret. Tilbuddet lyder på kr ,50 incl. moms og anlægget vil have en tilbagebetalingstid på ca. 10 år. Det forventede egetforbrug er på 77 %. Resten kan sælges til en pris som p.t. er ca. kr. 0,60. Da bestyrelsen ikke mener det p.t. er økonomisk hensigtsmæssigt at etablere solenergi, blev det besluttet at projektet udsættes indtil videre. Der er indhentet tilbud fra på udskiftning af afdelingens udvendige lamper til nye LED-armaturer på de eksisterende standere. Den årlige forventede besparelse i strøm er kwh eller ca. kr ,- pr. år og der er en tilbagebetalingstid på ca. 5,8 år. Beløbet er afsat i vedl. planen til udførelse i budget 2015/16, men ønskes udført nu p.g.a. besparelsen og da flere lamper er defekte. Det blev besluttet, at arbejdet udføres inden vinter og udgiften tages af afdelingens henlæggelser. Afd. 30, Nipsvej, Finsensvej, J.A. Riisvej, Seminarievej og Svankærvej: Udskiftning af tag m.v. på Nipsvej 5-9 m.v., Svankærvej 1-7 og Seminarievej er afsluttet og der blev afholdt afleveringsforretning den 30. juli Det endelige byggeregnskab er udarbejdet på sagen vedr. Nipsvej 5-9 m.v. Byggeregnskabet blev godkendt. Teknisk byggeregnskab for Svankærvej m.v. er sendt til byggeafdelingen den 1. september Afd. 32, Ungdomsboliger: Der blev afholdt et møde med LBF i starten af juli mdr. for at få sat gang i renoveringssagen. På mødt kom det frem, at LBF alligevel ikke kunne støtte en så gennemgribende ombygning af ungdomsboliger til familieboliger som tiltænkt. Der var dog en klar tilkendegivelse om at afdelingen 3

4 skulle hjælpes ud af de problemer den har. Den samlede renoveringsplan blev derfor opdelt i flere projekter, der tiltænkes igangsat over en årrække. Der har efterfølgende været afholdt et møde med Esbjerg Kommune den 26. august 2014 for at drøfte økonomien. Det blev på mødet aftalt, at der i løbet af efteråret 2014 fremsendes ansøgninger på de første projekter. Afd. 33, Våesvej: I h.t. til tidligere aftale er der indhentet et tilbud på udskiftning af afdelingens døre og vinduer. Det blev besluttet, at udskiftningen udsættes indtil videre. Kristian gjorde opmærksom på, at der skal forventes en del reparationer. Afd. 44, Sdr. Kirkevej, Købmandsvej, Skyttevej: For at vedligeholdelsesplanen for budget 2015/16 kan hænge sammen, skal der en anden finansiering til på kr ,-. Det blev besluttet, at der gives et 10 årigt rente- og afdragsfrit lån fra dispositionsfonden. Afd. 45, Tvedgade: For at vedligeholdelsesplanen for budget 2015/16 kan hænge sammen, skal der en anden finansiering til på kr ,-. Det blev besluttet, at der gives et 10 årigt rente- og afdragsfrit lån fra dispositionsfonden. Forbrugsafdelingen: Der er modtaget tilbud fra Boligkontorets forbrugsafdeling på udarbejdelse af de forbrugsregnskaber der i dag udarbejdes af Brunata. De tilbud der er modtaget til dato viser, at er en lille besparelse ved at overgå til Boligkontoret. Det blev besluttet, at Anders indbyder Jesper Telcs til et kommende bestyrelsesmøde, så han kan gennemgå tilbuddene. Jysk Kontrolcentral: Jysk Kontrolcentral er blevet kontaktet vedr. en overvågningsaftale udenfor normal arbejdstid. Det blev besluttet, at der laves en samarbejdsaftale med Jysk Kontrolcentral. Viceværter fra de tidligere DVB afdelinger har et ønske om, at det er deres telefon nr. der kommer til at stå forrest i forhåndsordren til Jysk Kontrolcentral. Det blev besluttet, at viceværternes telefon nr. ikke skal stå på telefonlisten over de tidligere DVB afdelinger. Formanden for afd er ikke tilfreds med beslutningen om vagtordningen og vil gerne have, at beboerne stadig kan kontakte viceværten. Jens og Anders afholdte et møde med formanden den 20. juni 2014 og der blev skabt forståelse for aftalen med jysk Kontrolcentral. Det blev besluttet, at der orienteres om overgangen til Jysk Kontrolcentral på de kommende afdelingsmøder, hvorefter aftalen træder i kraft pr. 1. januar Viceværter: Traktoren der betjener bl.a. afd. 04, 10 og 24 m.v. er ved at være nedslidt. Der er indhentet tilbud på en ny traktor m. tilbehør. I tilbuddet er medregnet en byttepris på den gamle maskine på kr ,-. Der er afsat midler i vedligeholdelsesplanerne til udskiftning. Timeprisen for viceværtarbejde i f.b. med bl.a. fraflytning har hidtil været kr. 175,-. I f.b. med at omkostningerne stiger kan dette ikke længere hænge sammen. Det blev besluttet, at timeprisen fremover skal være kr. 200,-. Der er problemer med PCér ved nogle af viceværterne p.g.a. af alder. Det blev besluttet, at der udskiftes 2-3 stk. i indeværende budgetår. Kristian indhenter priser ved IT. Der er indgået aftale med Job i Erhverv v. Esbjerg Kommune om ansættelse af en praktikant i 3 mdr. fra den 29. september Det er meningen han skal hjælpe til i afd. 04, 11, 20, 24 og 40. Johannes Bjerregaard er valgt som ny tillidsrepræsentant og Henrik Knudsen er valgt til arbejdsmiljørepræsentant for en 3 årig periode til den 11. juni

5 Ad. punkt 6: Generalforsamling 22. september 2014 Dagsorden blev gennemgået og Jens orienterede om, at Karl Erik Matthiesen grundet stort arbejdspres gerne ville trække sig fra bestyrelsen. Bent Schnor meddelte ligeledes, at han ønskede at trække sig fra bestyrelsen. Bestyrelse drøftede herefter bestyrelsens sammensætning og størrelse. Bestyrelsen besluttede herefter at fremsætte forslag på generalforsamlingen om at ændre størrelse fra 7 til 5 medlemmer. Som dirigent forslås Per Jørgensen. Der har været forespørgsel fra enkelte beboere på Skyttevej om der blev arrangeret bustransport til generalforsamlingen. Bestyrelsen drøftede forespørgslen og var enige om, at der i lighed med tidligere år ikke arrangeres bustransport. Der afholdes regnskabsmøde for afdelingsbestyrelserne mandag den 15. september. Ad. punkt 7: Afdeling 32 - ungdomsboligerne Se ovenfor under punkt 5. Ad. punkt 8: Ledige boliger / god selskabsskik følg eller forklar Ledige boliger Den udsendte statusrapport for udlejningen blev gennemgået og taget til efterretning. Følg eller forklar For nogle år siden blev et stort Følg eller Forklar materiale lanceret, hvori der blandt andet var et 36 punkts program omkring opfyldelse af forvaltningsrevision og god selskabsskik. Dette materiale er kun i mindre omfang blevet anvendt og der er derfor udarbejdet mere simpelt og brugervenligt 10 punkts program til erstatning for det tidligere 36 punkts program. Det indstilles, at bestyrelsen forholder sig til de 10 punkter. Bestyrelsen besluttede at udsætte behandlingen af det udsendte materiale. Sammenlægning af afdelinger Anders gennemgik det udsendte oplæg med sammenlægning af afdeling 4 og 11. Bestyrelsen godkendte, at der arbejdes videre med en sammenlægning af afdelingerne på de kommende afdelingsmøder. Herudover gav bestyrelsen udtryk for at der godt kunne sammenlægges flere afdelinger og afventer oplæg på dette. Ad. punkt 9: Eventuelt. Møder: Generalforsamling: mandag, den 22. september 2014 Bestyrelsesmøde - konstituering: umiddelbart efter generalforsamlingen. Almene boligdag: 5. og 6. september 2014 Lokalrådsmøde: 3. november 2014 Møde om stop udsættelser: 23. oktober