1 Godkendelse af referatet fra sidste møde.

Transkript

1 Ribe Boligforening REFERAT Referat fra bestyrelsesmødet torsdag, den 9. juni 2016 kl i mødelokalet, Tangevej 30, Ribe Tilstede: Jens Hunderup, Annalise Graumann, Aase Elley og Svend Villads Knudsen Fra Boligkontoret: Karin Stenumgaard (før mødet), Kristian Bechsgård ref. Punkt 7 og Anders Fabricius Udsendt den: 17. juni 2016 Indhold cases/mdr49/mdr Godkendelse af referatet fra sidste møde Revisionsprotokol Inkassosager / klage Meddelelser års jubilæum og 12. november Dyrskue den 29. juli Afdelinger Byggesager afd ungdomsboligerne Nyt fra Boligkontoret Danmark Eventuelt Næste møde...2 Før mødet Karin Stenumgaard fra projekt Råd til husleje fortalte om sin funktion og om de ydelser der tilbydes via projektet. 1 Godkendelse af referatet fra sidste møde. Fremstilling: Referatet fra det sidste møde er tidligere udsendt, og der er ikke indløbet kommentarer. Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender og underskriver referatet fra sidste møde. Bilag: Referatet er tidligere udsendt. Beslutning: Referatet blev godkendt og underskrevet 2 Revisionsprotokol Fremstilling: Der er ikke foretaget indføring i revisionsprotokollen siden sidste møde. Indstilling: side 1/5

2 Revisionsprotokollen tages til efterretning. Bilag: Revisionsprotokollen medbragt til mødet. Beslutning: Intet til protokol 3 Inkassosager / klage Der er pt. tre lejere i restance Der er modtaget en indsigelse i forbindelse genhusningsprojektet i ungdomsboligerne. 4 Meddelelser Jens orienterede om følgende: Indestående i fællesforvaltningen udgør pr. 31. marts Rønnebærposten Besigtigelsestur med Kuben Generalforsamling i Jacob A Riis ejerlav Post Danmarks varsling om nye omdelingsforløb og porto af breve Aage Melgaards, Varde Boligadministration, afskedsreception. Nye Ipad eller små bærbare Der var en drøftelse af køb af nyt ipad eller små bærbare til bestyrelsen. Anders kunne orientere om at såfremt der blev købt ipad eller små bærbare, der skulle serviceres på linje med en alm. computer ville udgiften til servicering af disse stige væsentligt. Bestyrelsen besluttede derfor at der skal arbejdes videre med køb af nye ipads og gerne med en stor skærm. Da det forlyder at der kommer nye modeller til efteråret afventes disse før endelig indhentning af pris. Kulturklub Ribe Jens orienterede om muligheden for at melde Ribe Boligforening ind i Kulturklub Ribe Bestyrelsen godkendte at en indmeldelse i Kulturklub Ribe som sølvmedlem års jubilæum og 12. november 2016 Fredag, den 11. november Reception i Ribelunds festsal Jens præsenterede udkast til invitation som med få ændringer blev godkendt. Mad: Jønnes Grill er kontaktet og vil gerne stå for manden. Jønne kommer ligeledes med serveringspersonale. Gaveide til beboerne: Der er indhentet nyt og mere attraktivt tilbud på mulepose. Prisen er nu moms for stk. med tryk på en side. Det skal arbejdes videre med en farve på muleposen, hvor Ribe Boligforenings logo fremstår tydeligt. Lørdag, den 12. november Fest på Brosonsminde Annalise spurgte til festudvalget beføjelser og det blev besluttet, at der kan købes musik og underholdning for op til kr. side 2/5

3 6 Dyrskue den 29. juli 2016 Jens orienterede om, at - samme standplads som sidste år er bestilt. - teltet er bestilt. 7 Afdelinger Kristian orienterede om projekter i afdelingerne: Afd. 01, Seminarievej, Drost Pedersvej, Riddermandsvej: Separering af kloak på Riddermandsvej udføres fra uge Helge Testrup er blevet bedt om et tilbud på separering ved de 6 boliger. Vandforsyningen til de 6 boliger på Riddermandsvej kommer i dag fra en fælles ledning, hvor der er en målerbrønd med hovedmåler og bi- målere i de enkelte lejemål. Nu da der skal graves i Riddermandsvej har Din forsyning tilbudt at lægge en vandstik ind til samtlige lejemål, så de får deres egen hovedmåler. Eneste udgift for afdelingen vil være til VVS-Expressen, som skal udføre arbejdet inde i de enkelte lejemål. Det blev besluttet, at der udføres vandstik til hver bolig. Afd. 04, Tangevej, Hans Jacobsvej, Idrætsalle, Stadionvej: Der er indhentet et tilbud ved Anker Poulsen på udskiftning af eksisterende trævinduer på Tangevej og Hans Jacobsvej. Udskiftningen betyder en gennemsnitlig huslejestigning på ca. 162,- pr. mdr. Budgettet er afleveret til afdelingsbestyrelsen, som arbejder videre med projektet. Afd. 11, Seminarievej: Der har, som tidlige oplyst, gentagne gange været udført hærværk i afdelingen bl.a. mod indgangsdøren til værkstedet, så viceværterne ikke kan komme ind, en stjålet trailer (som er fundet igen), ligesom der bliver fjernet pærer fra fællesbelysningen og der bliver åbnet for vandet i kældre. Der har været en dialog med politiet og det sidste hærværk mod indgangsdøren til værkstedet er anmeldt til politiet.. Foranlediget af ovenstående har der været afholdt et møde med Omega Security Service, for at få et tilbud på opsætning af overvågningskameraer fra varmecentralen og ned langs garagerne, samt et mobilt anlæg. Tilbuddet for 5 stk. kameraer langs varmecentral og garager er på kr ,- incl. moms og tilbuddet på et mobilt kamera er kr ,- incl. moms ved samtidig bestilling. Årlig service på anlægget med gennemgang og rengøring af kameraer kan bestilles for kr ,- pr. år. I flg. Omega Security Service kan kameraerne opsættes uden ansøgning til politi, da der kun filmes på privat grund. Der skal dog skiltes med, at området videoovervåges. Dette gælder også for den mobile kamera. Hvis det besluttes, at der skal opsættes kameraer, skal der udpeges 2-3 mand der er ansvarlige for systemet, som får udleveret et log-in. Det er kun de personer der må gennemgå videoovervågningen ved behov og der skal altid være 2, som ser det sammen. Herudover anbefales det, at der laves en fysisk logbog, hvor grunde til gennemgang af videomaterialet indskrives. Afd. 16, Lundgårdsvej: Der har været afholdt 1 års mangelgennemgang på afdelingens tage den 25. maj Der var kun ganske få mangler som tømrer har udbedret den 2. juni Afd. 20, Skyttevej: Efter ønske fra afdelingsbestyrelsen er der indhentet tilbud fra JOCA A/S på en nedgravet affaldsløsning i afdelingen. Der skal placeres en affaldsstation ud for hver af de 3 veje bestående af en Molok til henholdsvis restafflad og pap/papir. Tilbuddet er afleveret til afdelingsbestyrelsen, der arbejder videre med projektet. Afd. 21, Rønnebærparken: Der er modtaget tilsagn fra trækningsretten vedr. udskiftning af 2 sæt carporte i afdelingen den 23. marts 2016 og byggetilladelsen er modtaget fra Esbjerg Kommune den 12. maj Nedbrydning udføres i uge 31 og 32 af Skærbæk nedbrydning og tømrerfirmaet Helge Bruun & Søn påbegynder montering af nye carporte i uge 33. Afd. 30, Nipsvej, Finsensvej, J.A. Riisvej, Seminarievej og Svankærvej: Ellen fra BDK s byggeafdeling oplyser, at hun udarbejder et forslag til en helhedsplan ud fra den udarbejdede tilstandsrapporten vedr. boliger med flade tage og 1½ etages boliger. Der afholdes et møde medio august vedr. sagen. Afd. 32, Kastanie Alle m.v.: Der blev afholdt byggeudvalgsmøde den 28. april 2016 og den 3. juni Næste byggeudvalgsmøde er den 16. august Der afholdes licitation den 16. september Byggeudvalgsmøde med gennemgang af licitationsresultat afholdes den 20. september Byggestart på etape 1, Skyttevej forventes at være den 30. januar side 3/5

4 Afd. 33, Våesvej Indehaveren af Vilslev Murerforretning er blevet sygemeldt på ubestemt tid. Der er p.t. forhandlinger i gang med hans medhjælper Christian Hulgaard om overtagelse af murerentreprisen. CM Byg i godt i gang med udskiftning af vinduer og døre og tidsplanen for dette overholdes. Det forventes at udskiftning afsluttet ca. 1. juli Afd, 34, Sønderportsgade: Renovering af gavlen på Sønderportsgade 4 er afsluttet og farven på gavlen er godkendt af Annette Gori fra Esbjerg Kommune. Herudover er gårdmiljøet blevet ændret, bl.a. med etablering af en terrasse. Afd. 040, Skyttevej: Der har været afholdt 5 års gennemgang på asfaltbelægninger i afdelingen den 30. maj 2016 med deltagelse af NCC, rådgivere, viceværten og driftschefen. Ved 1 års gennemgangen blev der konstateret en del smårevner i belægningen. Revnerne kommer pga. undergrundens bevægelser og det er ikke noget der kan reklameres over ved NCC. Revnerne blev lappet med flydende asfalt på dette tidspunkt. Ved 5 års er der kommet lidt flere smårevner og belægningen omkring brønde har sat sig. Det blev aftalt, at NNC udbedrer sætningerne omkring brønde uden udgift for afdelingen og at revnerne holdes under observation. Afd. 45, Tvedgade 15A-D: Montering af ny elevator og renovering af den eksisterende elevator er afsluttet. Afd. 49, Margrethegården: Der er indhentet tilbud fra 4 entreprenører og der har været afholdt licitation på udskiftning af vinduer i 56 boliger. Det betyder en huslejestigning for samtlige 77 boliger i afdelingen på 0,76 % svarende til en gennemsnitlig huslejestigning på kr. 40,- pr. mdr. Budgettet blev godkendt af de fremmødte beboere på et ekstraordinært afdelingsmøde den 29. april 2016 og forhåndsgodkendt pr. mail af organisationsbestyrelsen i perioden fra den 4. maj til 8. maj Projekt og budget blev endeligt godkendt d.d. Kommuneansøgningen er fremsendt til Esbjerg Kommune den 9. maj Det har efterfølgende vist sig, at kreditforeningen kræver kommunal garanti for lånet. Det er oplyst til Esbjerg Kommune, at der ikke bliver monteret nye vinduer, såfremt der ikke gives kommunal garanti for lånet. Man afventer nu økonomiudvalgets og byrådets beslutning. Generelt: Der har været afholdt møde med Ole Fabricius for at undersøge muligheden for at bygge en værksteds- og velfærdsbygning på arealet i afdeling 4, hvor viceværterne i dag har værksted. Ole undersøger om der må bygges på arealet og såfremt dette er tilfældet, kommer han med et projektforslag. 8 Byggesager afd ungdomsboligerne Anders orienterede om udfordringerne ved at genhuse beboerne og at der var taget kontakt til en genhusningskonsulent, der skal foreslå de kommende genhusninger i afdelingen. Genhusningskonsulenten er finansieret via projektet. Se i øvrigt ovenstående under punkt 7. 9 Nyt fra Boligkontoret Danmark Ny husorden Den udsendte husorden for Ribe Boligforening blev drøftet og godkendt. Husordenen præsenteres for afdelingsbestyrelserne på fællesmødet i september og senere godkendes på Generalforsamlingen. Riberhus Det var en status på det mulige projekt for etablering af familieboliger. Boligsocialvicevært Der holdes møde om boligsocialvicevært den 16. juni. Udmeldingen fra Ministeriet om besparelser for de almene boligorganisationer. Anders orienterede om de seneste udmeldinger om de forventede besparelsestiltag som Ministeriet arbejder med. Boligforeningerne i Esbjerg side 4/5

5 Der afholdes møde med Boligforeningerne i Esbjerg tirsdag den 14. juni. Jens og Annalise deltager. Boligkontorets repræsentantskabsmøde Anders orienterede om transport mm. i forbindelse med Boligkontorets repræsentantskabsmøde lørdag, den 11. juni. 10 Eventuelt Intet til referat. 11 Næste møde Næste møde finder sted: Bestyrelsesmøde med revisor mandag, den 5. september 2016 Bestyrelsesmøde: mandag, den 26. september 2016 efter generalforsamlingen Bestyrelsesmøde: mandag, den 28. november 2016 Øvrige møder: BDK repræsentantskabsmøde: lørdag, 11. juni 2016 Regnskabsmøde: mandag, den 12. september 2016 Generalforsamling: mandag, den 26. september 2016 side 5/5