Referat af bestyrelsesmøde tirsdag, den 11. marts 2014, kl i bestyrelseslokalet, Tangevej 30, Ribe.

Transkript

1 Ribe Boligforening. Ribe, den 17. marts 2014 Referat af bestyrelsesmøde tirsdag, den 11. marts 2014, kl i bestyrelseslokalet, Tangevej 30, Ribe. Deltagere: Fra bestyrelsen: Jens Hunderup, Annalise Graumann, Karsten Andersen, Aase Elley og Peter Warming Hansen. Afbud fra: Karl Erik Matthiesen og Bent Schnor. Fra Boligkontoret: Anders Fabricius, ref. og Kristian Bechsgård, ref. pkt. 5. Dagsorden: 1. Referat fra 21. januar Revisionsprotokol 3. Inkassosager/klager 4. Meddelelser 5. Afdelinger 6. Orientering v. Boligkontoret Danmark sammenlægning af afdelinger 7. Evaluering af organisationsbestyrelsens arbejde 8. Ledige boliger 9. Eventuelt Jens bød velkommen og gennemgik herefter dagsordenen. Dagsordenen blev herefter godkendt. Referat: Ad. punkt 1: Referat fra 21. januar 2014 Godkendt og underskrevet. Ad. punkt 2: Revisionsprotokol. Intet til referat. Ad. Punkt 3: Inkasskosager/klager. Intet til referat. Ad. punkt 4: Meddelelser BL - Valgmøde Der er indkaldt til valgmøde i BL s 7. kreds. Mødet afholdes onsdag den 9. april i Kolding. Ribe Boligforening har 6 delegerede. Jens, Aase og Annalise deltager. Jens finder yderligere tre delegerede.. 75 års jubilæum Ribe Boligforening har 75 års jubilæum lørdag, den 12. november 2016 og det skal overvejes om der skal holdes en fest eller reception. Efter en kort drøftelse blev det besluttet, at der holdes en reception fredag den 11. november Der blev nedsat et udvalg bestående af Annalise, Peter og Pia (med Jens som hjælper). Udvalget skal undersøge mulige lokaler for afholdelse af receptionen. BL konference om styringsdialog Jens deltager såfremt et møde i lokalrådets bestyrelse kan flyttes. 1

2 Boligkontorets nye hjemmeside Jens orienterede om, at der var flere fejl på Boligkontorets nye hjemmeside. Anders bemærkede, at der arbejdes på højtryk for at rette de kendte fejl. Såfremt bestyrelsen finder fejl må de meget gerne give besked om disse. Lokalrådspris Jens bemærkede at det snart var frist for indlevering af forslag til lokalrådets pris. Rønnebærparken Efter en længere stilstand er Rønnebærparkens beboerblad igen udgivet. Boligkontoret kursus Boligkontoret afholder kursus fredag den 21. marts og den 27. marts. Der er hhv. 12 og 15 tilmeldte. Ejendomsfunktionærer Der har været afholdt møde med ejendomsfunktionærerne og alle gav udtryk for at de var tilfredse med forholdene. Dyrskue Jens forespurgt om Ribe Boligforening igen i år skulle være med i Dyrskuet i Ribe. Dyrskuet afholdes fredag, den 25. juli. Der var enighed om at Ribe Boligforening deltager med en stand. Tulipanfest 2014 Jens forespurgte om bestyrelsen kunne give et tilskud til grupper, der i regi af Ribe Boligforening ville deltage i tulipanfestoptoget. Bestyrelsen godkendte at der kan gives et tilskud på op til kr. Ad. punkt 5: Afdelinger Afd. 01, Seminarievej m.v.: Samtlige lejere på nær 1 betaler henholdsvis kr. 70,- til en særlig afgift og kr. 50,- til afgift på centralvarmeanlæg. Marianne spørger, om de 2 afgifter ikke kan lægges sammen med den alm. husleje, da hun ofte bliver spurgt om, hvad afgifterne indeholder. Det blev besluttet, at beløbene lægges sammen med huslejes. Der skal ikke udsendes varsling. Der skal laves en OBS ved det ene lejemål, så huslejen ved genudlejning matcher de øvrige i afdelingen. Afd. 06, Hans Jacobsvej 1-19: Udskiftning af gulve i stuer er godt i gang og forventes afsluttet i uge 14. Udskiftning er anmeldt til forsikringen. Huslejestigning er varslet pr. 1. maj Afd. 10, Parkvej: Udskiftning af fordøre påbegyndes i uge 15 og forventes afsluttet i uge 18. Huslejestigning er varslet pr. 1. juni Afd. 11, Seminarievej m.v.: Udskiftning af afdelingens tag indenfor garantiperioden i h.t. beslutning på bestyrelsesmødet den 27. august 2013, forventes påbegyndt i uge 18. Aftale med Cembrit blev underskrevet d.d. Der indkaldes snarest til ekstra ordinært afdelingsmøde vedr. trappevask. Afd. 16: Lundgårdsvej Afdelingens terrassedøre er ved at være i en dårlig forfatning. Der er 3 stk. som skal udskiftes indenfor nærmeste fremtid. Udskiftningen finansieres af afdelingens resultatkonto. Afdelingsbestyrelsen har drøftet problemerne med afdelingens dårlige tage. De har besluttet, at der skal stilles forslag om udskiftning af alle tage. Det er givet besked tilbage til afdelingsformanden, at vi afventer deres udspil mht. rådgiver og håndværkere m.v. 2

3 Afd. 20, Skyttevej: Renovering /udbygning af viceværtens værksted/kontor er afsluttet med et godt resultat. Afd. 21, Rønnebærparken: Opførelse af en ny carport i gruppe 5 er afsluttet. På bestyrelsesmødet den 27. august 2013 blev det besluttet, at finansieringen skulle ske via et 10 årigt rente og afdragsfrit lån fra dispositionsfonden. Der er udarbejdet et lånedokument på kr ,98 som blev underskrevet d.d. Afd. 30, Nipsvej, Finsensvej, J.A. Riisvej, Seminarievej og Svankærvej: Udskiftning af tag på Nipsvej 5-9, 9A-9C påbegyndes mandag i uge 12 og forventes afsluttet i uge 17. Arbejdet er anmeldt til forsikringen. Huslejestigning er varslet pr. 1. juni Beboerne på Svankærvej 1-7 og Seminarievej godkendte tagudskiftning m.v. på ekstraordinære afdelingsmøde den 22. januar Kommunegodkendelsen er modtaget den 17. februar Ole Fabricius er blevet orienteret og han sørger for kontrakt m.v. med entreprenøren CM Byg. Arbejdet forventes påbegyndt i uge 18 og forventes afsluttet medio juli Huslejestigning varsles pr. 1. august En lejer har søgt om tilladelse til at opføre en let skillevæg i stuen. Der er givet tilladelse på de sædvanlige betingelser samt på betingelse af, at væggen fjernes ved fraflytning incl. retablering af loft, vægge og gulv, såfremt den ikke kan overdrages til ny lejer. Samme lejer ønsker at få monteret en terrassedør i gavlen ud mod engen, som en del andre boliger har. Hun ønsker at arbejdet udføres som en råderetssag med lån i afdelingen. Afdelingen har ikke godkendt råderetten, så dette kan ikke lade sig gøre. Der er indhentet et tilbud på montering af terrassedøren og et hvor der ligeledes etableres en trappe udvendig. Der er beregnet en huslejestigning som ved en råderetssag på henholdsvis kr. 193,- og kr. 227,- pr. mdr. alt efter, hvad lejeren ønsker. Det blev besluttet, at lejeren tilbydes at afdelingen etablerer terrassedøren mod nævnte huslejestigning. Afd. 32, Ungdomsboliger: Der er aftalt byggeudvalgsmøde den 17. marts Afd. 34, Sønderportsgade: Afdelingsbestyrelsen, Jens, Annalise, Anders og Kristian har været til møde med Oesten Ingeniører og Arkitekter, der står for opførelse af Kannikegården. Projektet blev gennemgået og det gav anledning til en del spørgsmål da byggeriet støder tæt op mod afdelingen. Afd. 44, Købmandsvej 3-13, Sdr. Kirkevej 4-18, Skyttevej Udskiftning af 6 gasfyr på Sdr. Kirkevej 4, 6, 8, 12, 14 og 18 er afsluttet. På bestyrelsesmødet den 3. december 2013 blev det besluttet, at finansieringen skulle ske via et 10 årigt rente og afdragsfrit lån fra dispositionsfonden. Der er udarbejdet et lånedokument, som blev underskrevet d.d. Vedligeholdelsesarbejder i budget 2014/15: Skema over større vedligeholdelsesarbejder i budgetåret 2014/15 blev udleveret. Overdragelse ved fraflytning: Det er blevet undersøgt ved BDK s juridiske afdeling, om det skema, der anvendes ved fraflytningssyn, når en fraflytter overdrager f.eks. en carport, overdækket terrasse m.v. til ny lejer, er juridisk gældende. Svaret fra jura er: Der er desværre ingen tvivl om, at det som er installeret / henstår i lejemålet, når det nye lejemål starter op hører til lejemålet - og derfor er udlejers vedligeholdelsespligt. Sat på spidsen vil denne aftale derfor ikke holde, da man ikke kan aftale dårligere rettigheder med en lejer end det fremgår af almenlejelovens regler. Vi kan heller ikke gøre den fraflyttende lejer ansvarlig for misligholdelse, hvis der kan sås mindste smule tvivl om, at det kunne have været opdaget under synet, ved fjernelse af alle effekter, som ikke tilhører lejemålet. 3

4 Principielt skal alt altså ud af lejemålet og ind igen, når den nye lejer overtager (bagtrappereglen hedder reglen i folkemunde). Hamrende ufleksibelt, men desværre rigtigt... Jeg har dog heller aldrig nogen sinde oplevet, at der skulle være opstået problemer, så den pragmatiske løsning kan boligselskabet jo selv bestemme, men fra BDK s side bliver vi nødt til at gøre opmærksom på risikoen. De overdragelser der har været til dato, har ikke givet anledning til problemer. Skal skemaet fortsat anvendes som hidtil eller skal der laves et forsyn af lejemål ved opsigelse, for at konstatere om der er effekter der skal fjernes eller bevares med en tilhørende huslejestigning inden lejemålet sendes i udbud. Det blev besluttet, at skemaet fortsat anvendes. Dog skal viceværter melde ind straks efter deres kendskab til en opsigelse, hvis de er vidende om at der findes carporte, udhus m.v. der er så dårlige, at en overdragelse ikke skal finde sted. Fraflytter skal gøres opmærksom på, at carport eller andet er for dårlig til en overdragelse og derfor skal fjernes inden fraflytningssyn. Separering af kloak: Separering af kloak på Tangevej udføres i løbet af marts mdr. af Kloakfirmaet Allan Testrup. EnviDan arbejder videre med projektering af separeringen i den øvrige del af afd. 03. Viceværter: Der er afholdt MUS med samtlige viceværter og de er alle godt tilfredse med at være ansat ved Ribe Boligforening. Det er besluttet, at Torben Larsen der var ansat som ferieafløser i 2013, også ansættes i år i perioden 5. maj til 30. september Søren ønsker at deltage i AMO kurset vedr. ufyrede anlæg, 10 dage, i perioden maj Der udbetales refusion for kurset. Han ønsker også at deltage i et kursus vedr. ejendomsservice i perioden nov Der udbetales refusion for kurset. Kurset vedr. ufyrede anlæg blev godkendt. Kurset vedr. ejendomsservice afventer. Jan ønsker at også deltage i AMO kurset vedr. ufyrede anlæg i nov Der udbetales refusion for kurset. Ønsket drøftes på et senere tidspunkt, når man kender lidt mere til LBF sagen vedr. ungdomsboligerne. Indkøb af ozon-anlæg. Det blev drøftet, om der skal indkøbes et ozon-anlæg til brug i f.b. med fraflytninger fra rygerlejemål. Det blev besluttet, at anlægget indkøbes via dispositionsfonden. Jysk Kontrolcentral: Jysk Kontrolcentral er blevet kontaktet vedr. en overvågningsaftale udenfor normal arbejdstid. Det blev besluttet, at der laves en samarbejdsaftale med Jysk Kontrolcentral. Viceværter fra de tidligere DVB afdelinger har et ønske om, at det er deres telefon nr. der kommer til at stå forrest i forhåndsordren til Jysk Kontrolcentral. Det blev besluttet, at viceværternes telefon nr. ikke skal stå på telefonlisten over de tidligere DVB afdelinger. Forsikring: Kristian har afholdt møde med forsikringsmægler Bækmark & Kvist den 11. marts Efter aftale med Jens Hunderup skal der ikke oprettes kaskoforsikring på maskiner og summen for løsøredækning sættes til kr ,-. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Ad. punkt 6: Orientering v. Boligkontoret Danmark sammenlægning af afdelinger. Anvisning Esbjerg Kommune har for første gang i lang tid anvist en bolig til en borger. 4

5 Der har yderligere været en dialog om anvisning med Esbjerg Kommune. Udsendelse af regnskaber I forlængelse af ønsket om større digitalisering og udnyttelse af ressourcerne, kan Boligkontoret tilbyde at levere regnskabet elektronisk frem for på papir. Fordelen ved at overgå til elektronisk udsendelse af regnskaberne er, at godkendte regnskaber derved hurtigere kan fremsendes til bestyrelsen, samtidig med at forbruget af papir vil mindskes betydeligt til glæde for miljøet og ressourcerne I bedes i bestyrelsen drøfte og tage beslutning om, hvorvidt det fremadrettet kan undgås at skrive regnskaberne ud i papirformat, for i stedet alene at få det fremsendt elektronisk Bestyrelsen drøftede muligheden for, at modtage regnskaberne digitalt og besluttede at fastholde papirregnskabet i hvert falde endnu et år. Ulykkesforsikring Det bliver muligvis muligt at tagen en ulykkesforsikring for bestyrelsen. Administrationsaftale Den nuværende aftale er udløbet og der vil indenfor den nærmeste fremtid blive udarbejdet forslag til ny aftale. Borgmestermøde Der afholdes det årlige borgmestermøde tirsdag, den 18. marts kl Jens og Annalise deltager. Sammenlægning af boliger I forlængelse af den tidligere beslutning om, at afdeling 2, 3, 7, 24, 31 og 41 sammenlægges til en ny afdeling 2 pr. 1. april 2014 har samtlige afdelinger nu godkendt dette. Generalforsamlingen har uddelegeret kompetencen for godkendes af væsentlige ændringer afdelingernes ejendomme den 23. september 2013 til organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen godkendte, at afdelingerne 2,3,7,24,31 og 47 sammenlægges pr. 1. april Der afholdes møde i den nye afdeling, den 26. marts. Ad. punkt 7: Evaluering af organisationsbestyrelsens arbejde. Der var en kort gennemgang af resultatet af undersøgelsen. Ad. punkt 8: Ledige boliger. Anders orienterede om, at der pt. er 2 ledige boliger med tab pr. 1. marts og at alle ungdomsboliger er udlejet! Andes bemærkede, at ikke alle ledige boliger med tab synliggøres på Boligkontorets hjemmeside. Bestyrelsen besluttede, at afdelinger/boliger med udlejningsproblemer og forventet tab ved lejeledighed synliggøres på hjemmesiden. Ad. punkt 9: Eventuelt. Møder: Bestyrelsesmøde: mandag, den 28. april 2014 Bestyrelsesmøde: tirsdag, den 3. juni 214 5

6 Bestyrelsesmøde med revisor: tirsdag, den 2. september 2014 Generalforsamling: mandag, den 22. september 2014 Bestyrelsesmøde - konstituering: umiddelbart efter generalforsamlingen. Almene boligdag: 5. og 6. september