1 Godkendelse af referatet fra sidste møde.

Transkript

1 REFERAT Referat fra bestyrelsesmødet mandag, den 14. marts 2016 kl i mødelokalet, Tangevej 30, Ribe Tilstede: Jens Hunderup, Annalise Graumann, Aase Elley, Karsten Andersen og Svend Villads Knudsen Fra Boligkontoret: Kristian Bechsgård og Anders Fabricius Udsendt den: 21. marts 2016 Indhold cases/mdr49/mdr Godkendelse af referatet fra sidste møde Revisionsprotokol Inkassosager / klage Meddelelser års jubilæum og 12. november Boligkontorets repræsentantskabsmøde lørdag, den 11. juni Livsstilsmesse den 6. og 7. februar Afdelinger Garage, opholdsrum og kontor til viceværterne Ansættelse af socialvicevært Byggesager afd ungdomsboligerne Implementering af Råd til husleje Implementering af konfliktmæglerfunktionen Tilbud om rådgivning i bekymringssager udsatte beboere Rådgivning om at styrke det boligsociale samarbejde med kommunerne Nyt fra Boligkontoret Danmark Eventuelt Næste møde Godkendelse af referatet fra sidste møde. Fremstilling: Referatet fra det sidste møde er tidligere udsendt, og der er ikke indløbet kommentarer. Organisationsbestyrelsen godkender og underskriver referatet fra sidste møde. Bilag: Referatet er tidligere udsendt. side 1/8

2 2 Revisionsprotokol Fremstilling: Der er ikke foretaget indføring i revisionsprotokollen siden sidste møde. Revisionsprotokollen tages til efterretning. Bilag: Revisionsprotokollen medbragt til mødet. 3 Inkassosager / klage Jens orienterede om en inkassosag, hvor en lejer havde tilbudt at betale halvdelen af sin gæld på kr. til Ribe Boligforening. Der er 12 lejere, der pt. er i restance. 4 Meddelelser Orientering ved Jens Rønnebærposten Der er forespørgsel fra redaktionen af Rønnebærposten om posten ikke kunne trykkes i farver. Ok fra bestyrelsen. Valgmøde i BL s 7. kreds den 6. april Jens, Aase og Valdemar har mulighed for at deltage. Tilbagemelding til Pia senest torsdag den 17. april. Annonce i JydskeVestkysten Der er modtaget henvendelse om indrykning af annonce i JydskeVestkystens BYG/NYT i maj og oktober. Pris kr. + moms. Bestyrelsen tilkendegav, at det var en god ide. Nye Ipad eller små bærbare. Der indhentes priser på Ipad med tekstprogram og tastatur samt små bærbare (MAC, Microsoft el. Lonovo) incl. programmer års jubilæum og 12. november 2016 Fredag, den 11. november Reception i Ribelunds festsal Ribelunds festsal er lejet til receptionen den 11. november. Mad: Der skal findes et cateringfirma, der kan stå for maden. Invitation a la den fra 60 års jubilæum laves af ARJ Kontorforsyning, Ribe eller BDK Marketing. Jens kontakter ARJ. Gaveide: Bidrag til oprettelse af en fond til sociale arrangementer for Ribe Boligforenings beboere. Invitationen sendes til alle beboere samt samarbejd spartnere. 6 Boligkontorets repræsentantskabsmøde lørdag, den 11. juni 2016 Boligkontoret afholder repræsentantskabsmøde lørdag, den 11. juni 2016, kl i IDA-centeret, København. Delegerede fra Ribe Boligforening: side 2/8

3 Annelise Graumann Aase Elley Svend Knudsen Karsten Andersen Bent Christiansen Valdemar Jensen Niels Poulsen 7 Livsstilsmesse den 6. og 7. februar Det indstilles, at bestyrelsen evaluerer livsstilsmessen. Alle gav udtryk for at det havde været en god messe. Messestand for 2017 er booket. Standplads til Ribe dyrskue 2016 er ligeledes booket. Dyrskuet afholdes den 29. juli. 8 Afdelinger Orientering om projekter i afdelingerne fra Kristian - Herunder evaluering af område syd Afd. 01, Seminarievej, Drost Pedersvej, Riddermandsvej: Separering af kloak på Seminarievej er under udførelse. Afd. 02, afsnit 31, Tangevej/Knudsvej: Der blev afholdt besigtigelse i afsnittet sammen med Ole Diget fra Ingeniørfirmaet Johannson & Kalstrup den 10. februar 2016 for at beslutte, hvor det vil være mest hensigtsmæssigt at montere altaner. Ved besigtigelsen blev det aftalt, at den bedste placering vil være en dobbelt altan monteret på karnappen med udgang fra køkkenet. Ole Diget har efterfølgende fremsendt et budget som også indeholder nyt køkken, da det eksisterende køkken har skabe/bord hen foran det vinduet der skal ændres til en terrassedør. Han har vurderet at arbejderne i køkkenet vil være så omfattende, at det er mest hensigtsmæssigt at montere et nyt køkken. Budgetoverslaget for de 2 dobbelt altaner og 4 nye køkkener er modtaget. Det vil ved et 20 årigt lån betyde en huslejestigning på 26,06 % svarende til gennemsnitlig kr ,-/mdr. og ved et 30 årigt lån en huslejestigning på 18,31 % svarende til gennemsnitlig 726,-/mdr. Det er anbefalet, at det er den 20 årige finansiering der arbejdes videre med, da der skal udskiftes køkkener. Forslaget er sendt videre til afdelingsbestyrelsen, så de kan undersøge om det fortsat er interesse hos de 4 beboere. De 4 beboere har efterfølgende meddelt via afdelingsformanden, at de ikke er interesseret i nye altaner pga. den høje huslejestigning. Afd. 04, Tangevej, Hans Jacobsvej, Idrætsalle, Stadionvej: Det blev aftalt, at der indhentes priser på udskiftning af eksisterende trævinduer på Tangevej og Hans Jacobsvej. Der indhentes også en tillægspris på udskiftning af vinduer i opgange og indgangsdøre. Herefter udarbejdes der et budget og det vurderes, om afdelingsbestyrelsen skal arbejde videre med projektet. Afd. 10, Parkvej: På afdelingsmødet i efteråret blev det aftalt, at der indhentes tilbud og udarbejdes budget på lydisolering i lejlighedsskel. Efter aftale med afdelingsbestyrelsen er der sendt et skema ud til samtlige lejemål i afdelingen, for at undersøge interessen for lydisolering. Ud af de 30 lejemål kom der 17 tilbagemeldinger, hvoraf 5 var interesserede i lydisolering. Der er efterfølgende, efter aftale med afdelingsbestyrelsen, sendt en skrivelse rundt til samtlige lejere med oplysning om, at afdelingen ikke vil indhente tilbud på lydisoleringen pga. den ringe interesse. De beboere der ønsker arbejdet udført, kan selv indhente tilbud og efterfølgende søge om at få det udført via råderetten med et lån i afdelingen. Afd. 11, Seminarievej m.v.: Separering af kloak på Seminarievej og Willemoesvej er afsluttet. Trappevask blev kort drøftet og det blev oplyst, at der ikke fra afdelingsbestyrelsens side arbejdes med fælles trappevask mere. side 3/8

4 Afd. 21, Rønnebærparken: I f.b. med udskiftning af 2 sæt carporte i afdelingen har BDK s byggeafdeling udarbejdet et budget og en ansøgning om trækningsret til LBF. Ole Diget fra ingeniørfirmaet Johannson & Kalstrup er blevet bedt om at ansøge om byggetilladelse ved Esbjerg Kommune. Når byggetilladelse og tilsagn om trækningsret er modtaget, vil der blive udarbejdet kontrakter med Helge Bruun & Søn og øvrige entreprenører. Arbejdet anmeldes til bygningsforsikringen. Udgiften i f.b. med dødfaldet i Rønnebærparken er på ca. kr ,-. Forsikringen dækker et beløb op til kr ,-. Restbeløbet forsøges inddraget ved boet. Afd. 25, Vandtårnet: Vandskaden i afdelingen er afsluttet. De samlede udgifter er opgjort til kr ,14. Alt er dækket af forsikringen. Afd. 30, Nipsvej, Finsensvej, J.A. Riisvej, Seminarievej og Svankærvej: Ellen fra BDK s byggeafdeling oplyser, at hun udarbejder et forslag til en helhedsplan ud fra den udarbejdede tilstandsrapporten i løbet af marts mdr vedr. boliger med flade tage og 1½ etages boliger. Afd. 32, Kastanie Alle m.v.: Der blev foretaget en besigtigelse i samtlige afsnit sammen med rådgivere den 17. februar Der blev afholdt byggeudvalgsmøde den 26. februar 2016, hvor diverse vedr. LBF-sagen blev drøftet. Næste byggeudvalgsmøde er den 18. marts Afd. 33, Våesvej Der er modtaget tilsagn fra trækningsretten på kr ,- i f.b. med renoveringssagen i afdelingen. Ole Fabricius har afholdt møder med entreprenører og det forventes, at murer påbegynder arbejdet den 4. april Udskiftning af vinduer og døre påbegyndes ca. 1. juni og forventes afsluttet ca. 1. juli Der bliver udarbejdet kontrakter til håndværkerne, som vil blive underskrevet snarest. Arbejdet anmeldes til bygningsforsikringen. Afd, 34, Sønderportsgade: Der har været afholdt et møde med arkitekt Anette Gori fra Esbjerg Kommune, for at aftale nærmere omkring renovering af gavlen på Sønderportsgade 4. Det blev aftalt, at gavlen i første omgang vandskures i en hvid farve. Når dette er udført mødes vi igen for at afsætte en farve. Finn Jepsen er bestilt til at udføre arbejdet. Det er besluttet, at arbejdet finansieres via arbejdskapitalen. Afd. 45, Tvedgade 15A-D: Renovering af den eksisterende elevator er tæt på at være afsluttet. Det forventes, at der bliver afholdt afleveringsforretning i uge 11. Afd. 49, Margrethegården: Der har været afholdt et møde med Ole Fabricius vedr. udskiftning af vinduer i 56 boliger. Generelt: En lejer i afdeling 02 har spurgt om det kan lade sig gøre at låne penge via råderetten til nye gulve. Gulve er ikke med på listen der er godkendt på afdelingsmødet for den nye afd. 02 den Udskiftning af gulve er dog en forbedring så det anbefales, at gulve tilføjes på listen i alle afdelinger der har godkendt råderetten, uden at det skal godkendes på afdelingsmødet igen. Ovenstående blev godkendt. Der blev udleveret en oversigt over vedligeholdelsesarbejder der er godkendt på afdelingsmøder til udførelse i budgetåret 2016/17. Viceværter: Evaluering på sammenlægning af viceværtfunktionen i Område Syd. Der har været sendt en mail ud til samtlige afdelingsformænd der hører under område syd med henblik på en evaluering. Der har kun været positive tilkendegivelser fra dem der har svaret tilbage. Herudover har afdelingsbestyrelsen i afd. 10 sendt en skrivelse ud til samtlige afdelingens beboere og de har modtaget 7 tilbagemeldinger. Her er der lidt utilfredshed med bl.a. at kontortiden er for kort og at der ikke er en fast vicevært i afdelingen. De involverede viceværter har afholdt et møde, hvor de kunne drøfte deres syn på det nye område syd. Disse har også været positive. Johannes, Jens, Annalise og Kristian har afholdt et evalueringsmøde den 8. marts 2016, hvor kommentarer og tilkendegivelser samt fordele og ulemper ved sammenlægningen blev drøftet. På mødet blev det aftalt, at det anbefales overfor bestyrelsen, at Område Syd kører videre. side 4/8

5 Bestyrelsen godkendte anbefalingen. 9 Garage, opholdsrum og kontor til viceværterne Det indstilles, at bestyrelsen drøfter nybyggeri af garage, opholdsrum og kontor til viceværterne. Det påtænkes, at byggeriet skal placeres bag ved afdeling 4s blok 2-4 på Hans Jacobs Vej. Bestyrelsen tilkendegav, at der må arbejdes videre med nye lokaler til ejendomsfunktionærerne. 10 Ansættelse af socialvicevært Oplæg/tilbud fra Boligkontorets udviklingsafdeling var fremsendt til bestyrelsen Oplægget gengives herunder i korte træk:: Tilbud på etableringen af en social vicevært funktion i Ribe Boligforening. Tilbuddet omfatter: Udarbejdelse af projektbeskrivelse + evt. tilpasning Udarbejdelse af budget Oplæg for organisationsbestyrelsen med introduktion til projektet Oplæg for afdelingsbestyrelserne (fællesmøde) med introduktion til projektet Udarbejdelse af stillingsbeskrivelse Deltagelse i ansættelsesproces Etablering af kontorplads mv. Opstartsproces for social vicevært, inkl. oplæring i Udviklingsafdelingen Et samlet evalueringsmøde via skærm med organisationsbestyrelse og afdelingsbestyrelser Tilrette projekt Bestyrelsen tiltrådte tilbuddet og godendte, at der arbejdes videre med ansættelse af en socialvicevært. 11 Byggesager afd ungdomsboligerne Orientering om status for projektet Bestyrelsen anmodes, af hensyn til långiver, Realkredit Danmark, om at drøfte og tiltræde den samlede økonomi for ombygning/renoveringssagen i ungdomsboligerne. Bestyrelsen godkendte den samlede økonomi for projektet med samme forudsætning som på bestyrelsesmødet den 1. sept Skyttevej Der er aftalt møde med Ribelund om en drøftelse af en samarbejdsaftale ved Ribelunds brug af Skyttevej. Aftalen betyder, at Ribelund har 100 pct. Anvisning af boligerne på Skyttevej og garanterer for huslejen i den periode som aftalen løber. Bestyrelsen gav udtryk for at der kunne indarbejdes en passus om at Ribe Boligforening dækkede tab ved lejeledighed når der var 50 % af de tidligere anviste beboere fra Ribelund tilbage i bebyggelsen på Skyttevej. 12 Implementering af Råd til husleje Projekt Stop udsættelser blev igangsat i 2011 i 5 af Boligkontorets selskaber. Projektet havde til formål at nedbringe antallet af udsættelser, som har store omkostninger både menneskeligt og økonomisk. Således koster én udsættelse i gennemsnit omkring kr. for boligselskabet. I projektets løbetid er antallet af udsættelser faldet med mere end 60% i de involverede boligselskaber, hvilket har medvirket til betydelige besparelser. På baggrund af den succesrate, blev der på sidste års repræsentantskabsmøde vedtaget en forhøjelse af administrationsbidraget med 30 kr. pr. lejemål til forankring af projekt Stop udsættelser. side 5/8

6 Det skal sikre at de gode erfaringer og metoder implementeres til gavn for alle vores boligselskaber. Formålet er, før som nu, at hjælpe så mange beboere som muligt, så de kan blive boende i deres bolig, og at undgå unødig tab på udsættelser for boligselskaberne. Tilbuddet forankres under navnet Råd til husleje. Råd til husleje dækker alle BDK s medlemsselskaber, og der tilbydes rådgivningsforløb til beboere i hele landet. I dag varetages sagerne fra København men fra 1/ varetages sager på Sjælland og øerne fra København og sager i Jylland og på Fyn varetages fra Ribe. Råd til husleje dækker også de boligselskaber, der gør brug af ekstern advokat. Det vurderes ikke at medføre en yderligere udgift for boligselskabet. Som led i forankringen er Råd til husleje blevet en integreret del af Boligkontoret Danmarks restancepolitik. Det betyder, at der som en del af Råd til husleje kan indgås afdragsordninger med beboere med restance på boligorganisationens vegne. I særlige tilfælde kan boligorganisationen dog vælge at fastholde ophævelsen af lejemålet, hvis der er øvrige forhold der taler for det. Sagsgangen i Råd til husleje 1. Screening Alle beboere, der modtager en ophævelse, bliver kontakt enten pr. telefon, mail eller brev for at afklare, om beboeren har behov for hjælp til at tackle huslejerestancen. 2. Basisforløb De beboere, som ikke allerede selv har en løsning, når rådgiverne kontakter dem, tilbydes rådgivning telefonisk eller pr. mail samt opfølgning efter behov. Rådgivningen kan også bestå i at etablere kontakt til netværk, kommune, bank, indgå afdragsordninger m.m. Screening og basisforløb er indeholdt i administrationsbidraget 3 Udvidet rådgivning Hvis rådgiverne vurderer, at et basisforløb ikke er tilstrækkeligt for at undgå, at beboeren bliver sat ud af sin bolig, eller at der opstår ny restance, så tilbydes beboeren et personligt forløb. Et personligt forløb består af, at beboeren tilbydes fysiske møder med rådgiveren for at få hjælp til at få overblik over lejers økonomi samt finde en løsning på boligsituationen. Udvidede rådgivningsforløb er uden for administrationsbidraget Udvidet rådgivningsforløb koster jf. prisbladet i 2016 kr. 6250,-inkl. moms pr. sag. Hertil kommer transportudgifter. Transportudgiften er en fast gennemsnitspris, beregnet for hhv. udkørsel i Jylland/Fyn og Sjælland/øerne. Prisen for transport er 566 kr. Herefter udgør den samlede pris pr udvidet rådgivningsforløb i inkl. moms og transport. Det indstilles at boligselskabet beslutter at Tage BDK s restancepolitik til efterretning, herunder at der kan indgås afdragsordninger med beboere i forbindelse med Råd til husleje Godkende at det forhøjede administrationsbidrag på 30 kr. pr. lejemål dækkes af dispositionsfonden Godkende at udgiften til udvidede rådgivningsforløb dækkes af dispositionsfonden Beslutning Bestyrelsen besluttede at: Tage BDK s restancepolitik til efterretning, herunder at der kan indgås afdragsordninger med beboere i forbindelse med Råd til husleje Godkende at det forhøjede administrationsbidrag på 30 kr. pr. lejemål dækkes af dispositionsfonden Godkende at udgiften til udvidede rådgivningsforløb dækkes af dispositionsfonden 13 Implementering af konfliktmæglerfunktionen Boligkontoret Danmark tilbyder konfliktmægling i sager mellem beboere, beboere og bestyrelsen og bestyrelsen imellem. Konfliktmægling kan være en effektiv måde at få ændret adfærden hos mennesker, når forståelser og fjendebilleder præger opfattelsen af naboen. Det skal bidrage til at øge trivslen i afdelingerne og samtidig bidrage til sparet tid på afdelingskontoret til behandling af tilbagevendende klager mellem to eller flere parter. Konfliktmægling kan tilbydes, når det ikke længere giver mening at skrive advarsler og klagebreve. Konfliktmægling tilbydes i hele landet. I dag varetages sagerne fra København men fra 1/ varetages sager på Sjælland og øerne fra København og sager i Jylland og på Fyn varetages fra Ribe. side 6/8

7 Alle sager indledes med en afdækning af konfliktens indhold og parter. Herefter besluttes om der er basis for et mæglingsmøde eller om sagens parter rådgives telefonisk hver for sig. En måned efter følges op på om konflikten er løst eller konfliktniveauet nedbragt. Prisen for rådgivning og/eller mægling er jf. prisbladet i kr. inkl. moms pr. time. Et forløb tager fra ca timer, inkl. indledende afdækning og efterfølgende opfølgning. Ved mæglingsmøder tillægges udgifter til transport og evt. tolkebistand. Transportudgiften udgør 566 kr. som er en fast gennemsnitspris, beregnet for hhv. udkørsel i Jylland/Fyn og Sjælland/øerne. Det anbefales at mæglingen kun kan rekvireres af boligkontorets ansatte på afdelingskontoret eller af selskabets bestyrelse, og dermed ikke af enkeltbeboere. Det kan drøftes om man lokalt ønsker at kun én af parterne kan rekvirere en mægler og i hvilke situationer. Det indstilles at boligselskabet beslutter hvorvidt udgiften til konfliktmægling pålægges afdelingen eller selskabet eller begge ud fra en fastsat fordelingsnøgle. afsætter et rammebeløb i selskabet- og eller afdelingernes budget til konfliktmæglingssager beslutter hvem der kan rekvirere konfliktmægleren vedtager retningslinjer for, hvornår konfliktmægleren rekvireres Beslutning Bestyrelsen godkendte at udgiften til konfliktmægling pålægges organisationen. rekvirering af en konfliktmægler sker efter samråd/godkendelse med organisationsbestyrelsen. 14 Tilbud om rådgivning i bekymringssager udsatte beboere Rådgivningsfunktionen blev startet op i marts Det er en støttefunktion for kollegaer og bestyrelser, som har til formål at øge handleberedskabet i sager, hvor udsatte beboere skaber bekymring eller problemer i afdelingerne. Det kan være situationer hvor; der er tydelige tegn på at en beboer eller familie mistrives der er en beboer, der udviser en adfærd som kan skabe utryghed og mistrivsel i boligområdet der gentagne gange er klager over samme beboer/familie Sagerne håndteres som udgangspunkt lokalt i et samarbejde mellem bestyrelser, afdelingskontor, drift og kommunen. Rådgivningsfunktionen fungerer som faglig sparring i håndteringen af sagerne efter behov. Rådgivningsfunktionen tilbyder også at overtage sagerne i tilfælde, hvor man lokalt ikke kan komme længere eller hvor sagen tager mere tid end der kan bruges uden at det går ud over behandlingen af øvrige lejeres sager. I sådanne tilfælde overgives information til den boligsociale gruppe, som herefter vil handle på bekymringen ved at kontakte beboerens netværk og/eller kommunen for at sikre at den rette hjælp ydes. Rådgivningen er uden beregning, men vurderes det at være nødvendigt med et personligt møde, opkræves betaling for transporten. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Beslutning Taget til efterretning. 15 Rådgivning om at styrke det boligsociale samarbejde med kommunerne Den boligsociale gruppe tilbyder sparring og rådgivning omkring at styrke det strategiske samarbejde med kommunen på det boligsociale område. Formålet er, at blive endnu bedre til at handle på boligsociale problematikker inden de vokser og skader afdelingen både socialt og økonomisk. Rådgivningen er særlig aktuel i forbindelse med udarbejdelse af dokumentationspakken forud for styringsdialogen og i forbindelse med forhandling af flygtningeaftaler eller mere generelle boligaftaler med kommunen. Vi anbefaler derfor boligorganisationerne at drøfte afdelingerne igennem i god tid inden styringsdialogen med henblik på at identificere om der er afdelinger, hvor der er brug for en forstærket boligsocial indsats. Herefter kan den boligsociale gruppe kontaktes for en kort analyse af de udvalgte afdelinger og anbefalinger til, hvilke handlingsforslag, der kan drøftes med kommunen. side 7/8

8 Boligsocial gruppe kan også tilbyde at deltage i styringsdialogmøder eller øvrige samarbejdsmøder med kommunen på det boligsociale område, hvis selskabet ønsker det. Rådgivningsydelsen er uden beregning for selskabet, men hvis der køres ud til møder faktureres for kørselsudgiften. Der faktureres desuden for evt. udgifter til indhentning af boligsociale nøgletal fra Danmarks Statistik. For at styrke datagrundlaget er vi i gang med udviklingen af en model for monitorering af alle afdelinger med over 100 beboere. Når det er afgrænset til de afdelinger er det fordi det typisk er i de store boligafdelinger vi ser de boligsociale udfordringer koncentrere sig. Modellen er en samling og vægtning af en række data, der hentes såvel internt som hos Danmarks Statistik. Kvantitativ data er ofte et tungtvejende argument for at få et samarbejde i stand, og kan derfor være et meget anvendeligt værktøj for selskaber med én eller flere store afdelinger. Boligselskaberne vil modtage nærmere orientering om modellen og prisen, når den er færdigudviklet. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Beslutning Taget til efterretning 16 Nyt fra Boligkontoret Danmark Anders orienterede om, at det i forbindelse med en opsigelse på Boligkontorets Hovedkontor i København er besluttet at ansætte en medarbejder under projekt Råd til husleje på afdelingskontoret i Ribe. 17 Eventuelt Intet til referat. 18 Næste møde Bestyrelsesmøder: Bestyrelsesmøde: mandag, den 9. juni 2016 Bestyrelsesmøde med revisor mandag, den 5. september 2016 Bestyrelsesmøde: mandag, den 26. september 2016 efter generalforsamlingen Bestyrelsesmøde: mandag, den 28. november 2016 Møder ved byggesagen i afdeling 32: Afdelingsmøde ved byggesag mandag, den 18. april 2016 kl Evt. Ekstraordinær generalforsamling onsdag, den 11. maj 2016 Øvrige møder: Lokalrådsmøde: torsdag, den 28. april 2016 BDK repræsentantskabsmøde: lørdag, 11. juni 2016 Regnskabsmøde: mandag, den 12. september 2016 Generalforsamling: mandag, den 26. september 2016 side 8/8