1 Godkendelse af referatet fra sidste møde.

Transkript

1 REFERAT Referat til bestyrelsesmødet mandag, den 15. januar 2018 kl i mødelokalet, Tangevej 30, Ribe Udsendt til: Bestyrelsen: Boligkontoret Danmark: Afbud fra: Jens Hunderup, Annalise Graumann, Aase Elley og Anders Bøgeholdt Kristian Bechsgård (ref. punkt 8) og Anders Fabricius (ref.) Karsten Andersen Udsendt den: 23. december Indhold cases/mdr49/mdr Godkendelse af referatet fra sidste møde Revisionsprotokol Inkassosager / klage Meddelelser Livstilsmesse februar Evaluering af juletræsfest den 28. december Åbent hus den 25. januar Vægtergade Afdelingerne Byggesager afd ungdomsboligerne Nyt fra Boligkontoret Danmark Eventuelt Næste møde Godkendelse af referatet fra sidste møde. Fremstilling: Referatet fra det sidste møde er tidligere udsendt, og der er ikke indløbet kommentarer. Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender og underskriver referatet fra sidste møde. Bilag: Referatet er tidligere udsendt. Beslutning: Referatet blev godkendt og underskrevet. 2 Revisionsprotokol Fremstilling: Der er ikke foretaget indføring i revisionsprotokollen siden sidste møde. side 1/6

2 Indstilling: Revisionsprotokollen tages til efterretning. Bilag: Revisionsprotokollen medbragt til mødet. Beslutning Taget til efterretning. 3 Inkassosager / klage Intet til referat. 4 Meddelelser Orientering ved Jens Krak Der er modtaget tilbud om gentegning af annonce via Krak. Pris kr. Bestyrelsen besluttede, at annoncen gentegnes. Kontor Kontoret er ved at blive indrettet til boligsocialvicevært. Naboskabsundersøgelse Naboskabsundersøgelse er ved at blive gennemført i afdeling 2, 4, 10 og Livstilsmesse februar 2018 Livsstilsmessen den 10. og 11. februar 2018 i Ribe Fritidscenter. Ejendomsfunktionær, Gert hjælper med at opstille standen fredag morgen samt nedtage standen søndag eftermiddag. Vagtplan: formiddag eftermiddag Hele dagen Lørdag: Aase Annalise Jens, Sanne Søndag: Karsten Annalise, Anders Jens, Sanne Fribilletter kan afhentes på kontoret. Der tilbydes gratis opskrivning for et år. Kuglepenne med BDK logo anvendes, da de er billige. 6 Evaluering af juletræsfest den 28. december 2017 Bestyrelsen gav udtryk for, at det var en vellykket juletræsfest med deltagelse af 113 børn og ca. 90 voksne. God ide med kuverter med både billetter til slik og sodavand. Annalise og Aase gav udtryk for at pølsebrødene ikke skal varmes. Dette prøves næste år. side 2/6

3 7 Åbent hus den 25. januar Vægtergade Som tidligere aftalt afholdes der åbent hus på ombygningen af Vægtergade torsdag, den 25. januar med deltagelse af Esbjerg Kommunes borgmester og boligkontorets direktør. Program: Start: kl Taler kl Slut: kl Borgmester Jesper Frost Rasmussen 2. Direktør Michael Demsitz 3. Tidligere bestyrelsesmedlem i RIBO Daniel Danielsen Forplejning i teltet: Fadølsanlæg, vand og vin, chips og saltstænger. (Aase og Annalise) Lejligheder: to lejemål i trykkeribygningen og en i hjørnebygningen åbnes for besigtigelse (nr. 1, 6 og 8) Lejelighedernes gulve beklædes med kraftigpap for beskyttelse. Der medtages herudover måtter fra kontoret. Der vil ligeledes være futter til de besøgende. Der afspærres for adgang til øvrige arealer (1. og 2. sal.) / Bemanding: 2 boligrådgiver fra BDK med stand i hjørnelejligheden (nr. 1). (Tina og Heidi) 2 ejendomsfunktionærer i bolig hhv. 6 og 8 (Jørn, Gert eller Johannes) Der indkøbes et antal lamper i genbrugsbutikker til belysning af lejelighederne. (Sanne og Jens) Der opstilles et stort telt med cafeborde samt borde og stole. Uden for referat efter aftale med Jens og Annalise: Lejlighed 8 ændres til lejlighed 7. Mødetid: alle møde i god tid. Toiletforhold: Der kan gives adgang til "fællestoilettet på 2. sal. Affaldsbeholder: ejendomsfunktionærer tager affaldsbeholder og poser med. Orden/Oprydning: Alle har ansvaret for at det ser ordentlig ud ved forbindelse med deres location. Slutoprydning: alle hjælper til. Opgaver: Jens: købe vand, vin, chips og saltstænger. Futter til lejelighederne Anders: bestille telt borde, stole og fadølsanlæg hos Ribe Festudlejning. Ejendomsfunktionærerne: afskærmning for adgang til 1 og 2. sal, affaldsbeholdere/poser og måtter fra kontoret. Håndværkere: beklædning af gulve i lejligheder Indkøb: servietter, plastglas, køkkenrulle, toiletpapir. Lamper 8 Afdelingerne Kristian orienterede om projekter i afdelingerne. Afd. 04-0, Tangevej m.v.: Der er opsat individuelle vandmålere i afsnit 11, Seminarievej m.v. men ikke i afsnit 0, Tangevej m.v. I flg. Energi og Forbrugsafdelingen er det lovligt som der afregnes vand i dag i afsnit 0, men de anbefaler, at der monteres individuelle vandmålere. Brunata har fremsendt et overslag på ca. kr ,- for montering af vandmålere i samtlige lejemål i afsnit 0. Det blev besluttet at, arbejdet skal udføres og finansiering foregår via afdelingens midler. Afd , Seminarievej m.v.: I f.b. med de nye vaskerier afholder Nortec demo for beboerne den 17. januar 2018 kl Samtlige lejere får udleveret en chip og et aktiveringsbrev. I h.t. til referatet fra sidste møde blev der sendt en skrivelse rundt til samtlige beboere i afdelingen vedr. de mistænkelige handlinger der foregår i afdelingen. Der har kun været reaktion fra én beboer, hvis kælderrum er blevet inddraget og aflåst af en anden beboer. Der er efterfølgende, efter aftale med Jura, sendt endnu et brev rundt til samtlige beboere, at det inddragede kælderrum skal tømmes straks. side 3/6

4 Afd. 18, Fasanvej: Lånedokumenter vedr. finansiering og tinglysning samt pantsætning i f.b. med sagen om udskiftning af vinduer og døre blev underskrevet. Afd. 21, Rønnebærparken: Genopførelse af det brandskadede lejemål er blevet overdraget til CM Byg, der var billigst. Det forventes, at lejemålet står klar til indflytning ca. 15. maj Der er lavet aftale med Ribe Camping om genhusning af lejeren til denne dato. Belægningsarbejder: Der er indhentet tilbud på udskiftning af flisebelægninger i 2 firkanter Rønnebærparken og Det blev besluttet, at arbejdet skal udføres af lavestbydende og at arbejdet finansieres via max. fra trækningsretten og restbeløbet fra henlæggelse. BDK s byggeafdelingen anmodes om at sørge for ansøgning om trækningsret inden arbejdet rekvireres. Efterfølgende har byggeafdelingen oplyst, at når der anvendes trækningsretsmidler må der ikke anvendes midler fra henlæggelserne. Beslutningen er derfor ændret til, at arbejdet finansieres via max. fra trækningsretten og restbeløbet som et lån fra dispositionsfonden. Det er oplyst, at arbejdet forventes påbegyndt medio marts 2018 og forventes afsluttet i løbet af ca. 7 uger alt efter vejrliget. Fælleshuset: Nye vinduer i festsal og toiletter samt yderdør leveres i uge 10 og forventes monteret i uge 11 og 12. Afd. 32, Tidl. ungdomsboliger: Hans Jacobsvej/Knudsvej: Der blev afholdt aflevering af 2. etape på Hans Jacobsvej/Knudsvej den 4. januar Der var enkelte mangler, som vil blive udbedret inden udlejning. Vægtergade: Der blev afholdt aflevering den 15. januar Der var enkelte mangler, som vil blive udbedret inden udlejning. Der afholdes åbent hus arrangement den 25. januar 2018 med deltagelse af den nye borgmester og BDK s direktør. Afd. 33, Våesvej: Udgiften i f.b. med nyt badeværelse m.v. som følge af vandskade samt gennemgang af flisebeklædning m.v. i øvrige boliger blev på ca. kr ,-. Efter aftale med Jens Hunderup er udgiften taget i afdelingen i første omgang, så tages der stilling til endelig finansiering ved regnskabsafslutning. Problemet med utæt tag er tidligere blevet drøftet. Der er nu modtaget flg. svar fra Esbjerg Kommune: Det kræver ikke facadetilladelse fra vores side, da ejendommen ikke er omfattet af en lokalplan. I kan selv vælge tagbelægningstype. Men hvis vi skal anbefale en løsning, vil det være som tidligere skrevet, at udskifte taget til røde vingetelgsten, model gammel dansk med rygning og grater lagt i mørtel og med det traditionelle svaj ved tagfoden og gesimsen. Det blev besluttet, at sagen vedr. nyt tag drøftes på et senere tidspunkt. Afd. 46: Der har været en brandskade i et lejemål på Hans Jensens vej, hvor beboerne havde glemt at slukke en juledekoration da de gik i seng. Røgalarmen reddede dem heldigvis midt på natten. Hele lejemålet er lettere sodskadet og det er sket skade på gulvbelægningen og vinduespartiet i stuen skal udskiftes. Skaden er anmeldt til forsikringen. Afd. 51, Ved Åen, Sct. Catharine Plads: DIA Coat, der udførte skaderne på altanplader og fuger i f.b. med Byggeskadefondssagen tilbage i 2012 har meddelt, at de alligevel ikke vil udbedre skaderne som først lovet. Det er aftalt, Ole Diget fra firmaet Fuldendt sættes på sagen samt at gummifugerne bliver udskift snarest for afdelingens regning. Skaderne på altanplader vil blive udbedret til foråret. Ole Diget sørger for, at Ibsen fuger fremsender en pris på udskiftning af fugerne. Udskiftningen udføres dog først når vejret tillader dette. side 4/6

5 Fugtskaderne på betonbjælker og underside af altanpladerne bliver anmeldt til Byggeskadefonden via Ellen i BDK s byggeafdeling. Afd. 53, Åmoseparken: Pårørendeforeningen har fremsendt en ansøgning om et tilskud på kr ,- incl. moms til flisebelægning i f.b. med opførelse af et orangeri i haven bygget til kørestolsbrugere. Finansieringen af selve orangeriet sker bl.a. ved et legat fra Slotsog kulturstyrelsen. Det blev besluttet, at beløbet til belægningsarbejderne kan tages af afdelingens midler. Velfærdsbygning og værksted til viceværter: BDK s byggeafdeling arbejder fortsat med kreditforeningen om en fornuftig finansieringsmodel. Der er møde med Realkredit Danmark den 12. december 2017, hvor en løsning vil blive drøftet. Efterfølgende har Realkredit Danmark gennemgået sagen igen. De kan ikke tilbyde et finansieringsforslag der tilfredsstillende. Byg tager hurtigst muligt et møde med Esbjerg Kommune for at høre, om man kan gå tilbage til den oprindelige model, hvor velfærdsbygningen opføres i afd. 04, og selskabet betaler alle udgifter. Håndværkerpriser: Der er indhentet nye timepriser for 2018 fra håndværkere der anvendes i Ribe Boligforening. Flere har reduceret timeprisen med helt op til kr. 30,- pr. time excl. moms. Det blev besluttet, at samarbejdet med for dyre håndværkere ophører. Øvrige håndværkere bibeholdes. 9 Byggesager afd ungdomsboligerne Orientering om status for projektet. Efter at der er fundet købere af Kastanie Alle er det muligt at tildele de øvrige afsnit afdelingsnumre Bestyrelsen godkendte, at BDK i samarbejde med LBF tildeler afdelingsnumre Der var en drøftelse af mulig sammenlægning af afdelinger og det blev besluttet, at der skal arbejdes videre med følgende: Skyttevej fortsætter som selvstændig afdeling, da boligerne udlejes i samarbejde med Ribelund. Vægtergade sammenlægning med afd. 34- Sønderportsgade Tangevej Mulig sammenlægning med enten afdeling 2 - Tange eller 34 Sønderportsgade (Vægtergade) Hans Jacobsvej / Knudsvej sammenlægning med afdeling 2 Tange Se i øvrigt ovenstående. 10 Nyt fra Boligkontoret Danmark Marianne Forsberg Boligrådgiver Marianne Forsberg er død. Formanden fylder 70 år. Anders spurgte om der skulle arbejdes med en reception i anledning af formandens 70 års fødselsdag. Formanden modsatte sig ikke, at der blev arbejdet med en reception. Partnerskabsaftale mellem Boligorganisationerne i Esbjerg Kommune og SSP& Forebyggelse og Social & Tilbud, Esbjerg Kommune. Der er modtaget underskrevet aftale mellem ovenstående. Samarbejde om rekruttering til kommunale sundhedstilbud. Der har været afholdt det første møde i forbindelse med samarbejdet om rekruttering til kommunale sundhedstilbud. I mødet deltog Jens Hunderup, Susanne Sleiman og Anders Fabricius 11 Eventuelt Intet til referat. side 5/6

6 12 Næste møde Bestyrelsesmøder: Bestyrelsesmøde torsdag, den 15. marts 2018 Bestyrelsesmøde mandag, den 7. maj 2018 Bestyrelsesmøde mandag, den 28. maj 2018 Bestyrelsesmøde med revisor torsdag, den 6. september 2018 Øvrige møder: Lokalrådsmøde torsdag, den 19. april 2018 BDK repræsentantskabsmøde lørdag, den 2. juni 2018 Regnskabsmøde med afdelingsbestyrelserne mandag, den 17. september 2018 Generalforsamling mandag, den 24. september 2018 side 6/6