Indstilling om diverse regnskabsmæssige forhold med relation til regnskab 2015

Transkript

1 Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Fra Borgmesterens Afdeling Dato 20. april 2016 Indstilling om diverse regnskabsmæssige forhold med relation til regnskab Resume I indstillingen Aarhus Kommunes regnskab for 2015 er resultatet af regnskabet for 2015 beskrevet. I tilknytning til regnskabet for 2015 er konstateret en række forhold, som det er hensigtsmæssigt eller nødvendigt at Byrådet tager stilling til. Disse forhold er nærmere beskrevet i denne indstilling punkt A.1 til A.5 og i bilag 1 til bilag 3. Byrådet har besluttet en række afrapporteringer, som det er hensigtsmæssigt at behandle i relation til årsregnskabet. De rapporter, som giver anledning til byrådsbeslutninger er medtaget i denne indstilling. Rapporterne er resumeret i punkterne D.1 til D.3 og vedlagt som bilag 4 til Beslutningspunkter På baggrund af bemærkningerne til regnskabsaflæggelsen for 2014 indstilles: At 1) Den løbende beretning fra BDO vedrørende regnskabet for 2015 tages til efterretning jf. afsnit A.1, bilag 1 og bilag 2. At 2) At de foreslåede justeringer af rammerne som følge af Garantiordning befordring godkendes jf. punkt A.2 og bilag 3. At 3) At den foreslåede justering af rammerne som følge merforbruget vedrørende BBR godkendes jf. punkt A.3. At 4) Finansiering af Grunddata-programmet som foreslået jf. punkt A.4. Klik her for at angive tekst. side 1 af 10

2 At 5) Borgmesterens afdeling bemyndiges til at optage lån i 2015 og 2016 jf. afsnit A.5. At 6) Opfølgningen vedrørende Dataproces/BBR tages til efterretning samt at provenuet på 3,0 mio. kr. i 2017 og herefter 3,5 mio. kr. årligt jf. afsnit D.1 og bilag 4. At 7) Evaluering af reguleringen af aktiveringsudgifterne tages til efterretning og at den nye regulering af aktiveringsudgifterne fortsætter uændret. jf. punkt D.2 og bilag 5. At 8) Afrapportering vedrørende anvendelse af midler fra puljen vedrørende ældremilliarden tages til efterretning og at MSO bemyndiges til i samarbejde med revisor at udarbejde dokumentation for brug af ældremilliarden jf. punkt D.3 og bilag Baggrund I indstillingen Aarhus Kommunes regnskab for 2015 er resultatet af regnskabet for 2015 beskrevet. I tilknytning til regnskabet for 2015 er konstateret en række forhold, som det er hensigtsmæssigt eller nødvendigt at Byrådet tager stilling til. Disse forhold er nærmere beskrevet i denne indstilling. 4. Den forventede effekt Effekten i forhold til borgerne af de beskrevne aktiviteter er beskrevet i de indstillinger, som ligger bag ved rapporteringerne og i selve rapporterne. 5. De planlagte ydelser De planlagte ydelser i forhold til borgerne af de beskrevne aktiviteter er beskrevet i de indstillinger, som ligger bag ved rapporteringerne og i selve rapporterne. 6. Organisering af indsatsen Bidragene til denne indstilling er udarbejdet af magistratsafdelingerne herunder af Borgmesterens Afdeling. Klik her for at angive tekst. side 2 af 10

3 7. Konsekvenser for ressourcer A: Økonomiske forhold vedrørende regnskabet for 2015 A.1 Løbende beretning fra BDO vedrørende regnskabet for 2015 Aarhus kommunes revision (BDO) har fremsendt beretning nr. 11 om den løbende revision af regnskabet for 2015 den 17. marts Beretningen omfatter den løbende revisionen af Aarhus Kommunes regnskab for Beretningen indeholder en revisionsbemærkning, som Byrådet skal besvare over for Tilsynsrådet. Beretningen omtaler herudover opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt enkelte problemstillinger, som revisionen anbefaler, at magistratsafdelingerne arbejder videre med. Revisionen har afgivet bemærkninger til følgende forhold jf. beskrivelsen i bilag 1 og den vedhæftede revisionsberetning: Personsager på det sociale område, uddannelseshjælp. Personsager på det sociale område, integrationsprogram. Bemærkningen vedrørende personsagerne på det sociale område vedrører ikke forhold med økonomisk betydning, men udelukkende opfølgningen på sagerne. Det fremgår af beretningen, at revisionen har tillid til, at socialforvaltningen vil have rettet op på de konstaterede problemer meget snart. NB: Det skal bemærkes, at revisionen ikke herudover har bemærkninger til Beskæftigelsesområdet og Socialområdet, selvom man beskriver et stort antal fundne fejl inden for områderne. Klik her for at angive tekst. side 3 af 10

4 Denne beskrivelsesform er et krav fra de ansvarlige ministerier og afspejler primært at områderne er uhyre komplicerede at administrere samt, at kravene til revision af områderne er meget omfattende og detaljerede. Hvis der var andre primære årsager til fejlene, ville det have resulteret i yderligere revisionsbemærkninger, som Byrådet skulle besvare over for de statslige tilsynsmyndigheder. Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og beskæftigelse har følgende bemærkninger til revisionens bemærkninger: Uddannelseshjælp Revisionen bemærker omkring uddannelseshjælp, at der er for mange fejl vedrørende manglende rettidig opfølgning, manglende rettidig tilbud og manglende uddannelsespålæg. Uanset at nogle af de manglende rettidige opfølgninger kan tilskrives IT-systemfejl, er der for mange sager, hvor der er væsentlige overskridelser i opfølgningen og manglende tilbud, herunder mentorstøtte. Beskæftigelsesforvaltningen har udarbejdet handleplan, som bl.a. indeholder en beskrivelse af iværksatte initiativer i 2015, og som forventes at have fuld effekt i Ud over en opnormering i afdelingen er der iværksat øget ledelseskontrol med fokus på overholdelse af frister for opfølgning og tilbud, undervisning og kompetenceudvikling af medarbejdere i forhold til de konstaterede problemområder samt initiativer med henblik på at identificere de sager, der har haft overskridelser i forhold til samtale eller tilbud. Endelig er det aftalt, at BDO i foråret 2016 gennemfører en særlig (udvidet) sagsrevision med fokus på rettidighed, både i opfølgning og tilbud, samt afgivelse af pålæg. Integrationsprogram I forhold til Integrationsprogram er det revisionens vurdering, at der er for mange fejl vedrørende manglende rettidig opfølgning, manglende under-skrift på integrationskontrakt samt manglende stillingtagen til sanktion. Klik her for at angive tekst. side 4 af 10

5 Der er udarbejdet en handleplan, og der foretages løbende opnormeringer på området. Derudover er der foretaget en gennemgang af sagsgangene i forhold til at effektivisere og justere disse. Endelig foretages der løbende kontroller herunder sags gennemgang sammen med medarbejderne, som løbende bliver kompetenceudviklet. Hovedparten af handleplanen på integrationsområdet er tilendebragt dog forløber der noget undervisning ind i 2. kvartal. Begge handleplaner har været drøftet med revisionen, der er enig i de iværksatte tiltag. A.2 Garantiordning befordring I budgetaftalen for budget er det fastlagt, at der gennemføres en budgetreduktion på 5,8 millioner kroner årligt (dog kun med 5/12 virkning i 2015) forholdsmæssigt fordelt på MSO, MBU og MSB i forhold til udgifterne i udgangspunktet. Samtidig fastsættes der dog en garantiordning (bilag 10 i Magistratens forslag til budget 2015). I forlængelse heraf er udarbejdet en redegørelse over status for regnskabsåret 2015 jf. bilag 3. På baggrund af regnskabet for 2015 foreslås følgende: MBU og MSO: Her anbefales at garantien udmøntes fuldt ud for 2015, idet der endnu ikke er gennemført fælles udbud eller andet, som medfører effektiviseringer for de to magistratsafdelinger. Udmøntning håndteres med regnskab 2015 som en saldokorrektion. Der mangler 1,1 mio. kr. i forhold til reserven (MBU skal have overført 1,29 mio. kr., MSO 0,67 mio. kr. Der står 0,83 mio. kr. til dækning heraf på reserven). MSB ( 41 kørsel): For 41-kørselen kan der konstateres at der er markant faldende udgifter, men hvor stor en del heraf, der er effektiviseringer, er ikke endelig opgjort. Det anbefales, at garantiordningen ikke udmøntes i 2015, men at det afventer en samlet (for ) opgørelse til regnskab 2016 A.3 Merforbrug BBR Teknik og Miljø har i 2015 afholdt udgifter på kr. til analyse og assistance fra KMD vedrørende en større Klik her for at angive tekst. side 5 af 10

6 mængde byggesager fra Der er givet tilladelse i sagerne, men de er ikke alle blevet korrekt indberettet til BBR-registreret. De manglende eller fejlagtige indberetninger har bl.a. påvirket kommunens indtægter fra udligningsordningen og dækningsafgiften. Der har desuden været en påvirkning af statens indtægter fra ejendomsværdiskat. Forholdene er bragt i orden i KMD skønner den positive, økonomiske konsekvens til at udgøre 5 mio. kr. via udligningsordningen og 0,5 mio. kr. via dækningsafgiften. Der har ikke været afsat budget til den ekstraordinære indsats. Da gevinsten ved indsatsen tilfalder kommunekassen, foreslås de kr. finansieret via saldokorrektion til sektor 248 Byggesagsbehandlings opsparing. A.4 Finansiering af Grunddata-programmet Som led i indførelse af Grunddata-programmet har kommunerne skullet bidrage til finansieringen af programmet. På reserven henstår et restbeløb til finansiering på 4,5 mio. kr. i 2016 og 2,5 mio. kr. i 2017 og frem. Det ville kræve et større analysearbejde at fordele disse besparelser på magistratsafdelingerne. Årsagen er, at der er tale om små tidsmæssige besparelser hos en lang række medarbejdere i mange forskellige arbejdsprocesser. Det foreslås derfor, at 1 mio. kr. i 2016 og frem finansieres ved en rammereduktion hos Teknik og Miljø, mens den resterende del af reserven finansieres via kassen. A.5 Optagelse af lån og opgørelse af lånerammen for 2015 Borgmesterens Afdeling anmoder i lighed med tidligere år om bemyndigelse til at optage og omlægge lån, herunder de budgetlagte lån for 2015 og 2016, samt optage lån på baggrund af de overførte låneberettigede udgifter fra 2015 til 2016 som følge af tidsforskydninger i projekterne. Klik her for at angive tekst. side 6 af 10

7 Endvidere anmodes om bemyndigelse til at optage og omlægge lån mhp. at udnytte de lånemuligheder, der ellers er eller opstår i løbet af 2016 i henhold til lånebekendtgørelsen. Det bemærkes, at for lånerammen for 2015 er medregnet låneberettigede vedrørende anlægsarbejder udført på Aarhus Havn. Kommuner kan medtage anlægsudgifter fra kommunale selvstyrehavne i deres låneramme, hvis havnene ikke selv optager lån på baggrund af deres låneberettigede anlægsudgifter. På grund af det nuværende lave renteniveau optages lån for de samlede låneberettigede udgifter svarende til i alt mio. kr. Fra tidligere år har Aarhus Kommune deponeret 286 mio. kr. Det er muligt at anvende fri låneramme til frigivelse af tidligere års deponering. Frigivelsen af tidligere års deponering udskydes igen i år, således at der fortsat er deponeret i alt 286 mio. kr. D: Afrapporteringer i relation til regnskabet D.1 Datavalidering i ESR I forbindelse med forventet regnskab pr blev det besluttet, at finansiere et konkret pilotprojekt med Dataproces om datavalidering i Ejendomsstamdataregisteret. Aftalen med Dataproces var, at kommunen for gennemgangen skulle betale et års gevinster dog maksimalt kroner. Det var samtidig en del af aftalen, at kommunen for de maks kroner modtog et klippekort på samme beløb til køb af ydelser hos Dataproces med henblik på at igangsætte yderligere projekter med tilknytning til digital indtægtsoptimering mm. Pilotprojektet er nu gennemført, og har givet anledning til årlige nettomerindtægter i tilskuds- og udligningssystemet på 3,5 million kroner fra Det er et væsentligt bedre resultat end de på forhånd skønnede merindtægter, som konservativt var vurderet til 1 million kroner årligt. Afrapporteringen fra Dataproces er vedlagt (afrapporteringen er fortrolig). Klik her for at angive tekst. side 7 af 10

8 Borgmesterens Afdeling er sammen med alle magistratsafdelinger i gang med at forberede en styrket indsats for digital indtægtsoptimering, generelt. Der planlægges i maj måned afholdt en workshop med deltagelse af Dataproces og økonomi- og datamedarbejdere fra alle magistratsafdelinger - samt inviterede medarbejdere fra Region Midt. Region Midt deltager specielt for at drøfte muligheder for en øget refusion fra borgere med betalingstilsagn fra udlandet. Det er Borgmesterens Afdelings vurdering, at der på et par års sigt vil være tocifrede årlige millionbeløb i gevinster for kommunekassen ved en styrket indsats på området, som bygger på avancerede analyser inden for Big Data mm. Vurderingen understøttes i høj grad af de gode resultater fra pilotprojektet. Et videre samarbejde med Dataproces kan være med til at kick starte indsatsen, men det er tanken at arbejde frem imod at Aarhus Kommune selv løser en stor del af opgaverne. Hvis potentialet skal høstes, kræver det dog også investeringer i medarbejderressourcer, systemudvikling mm. Borgmesterens afdeling indstiller derfor, at gevinsten ved det gennemførte pilotprojekt afsættes på en reserve, som kan udmøntes til omkostninger, som er nødvendige for yderligere digital indtægtsoptimering. Gevinsten udgør 3,5 million kroner årligt fra Herfra skal dog trækkes kroner i udgift for Rapporten over det udførte arbejde fremsendes til orientering. 1. Det indstilles at provenuet på 3,0 mio. kr. i 2017 og herefter 3,5 mio. kr. årligt afsættes på en reserve til senere disponering jf. bilag 4. D.2 Evaluering af reguleringen af aktiveringsudgifterne I forbindelse med budget 2015 besluttede byrådet at ændre i reguleringen af aktiveringsudgifterne til ledige overførselsmodtagere. Der blev aftalt en evaluering i forbindelse med regnskab Klik her for at angive tekst. side 8 af 10

9 Princippet i den nye regulering er grundlæggende, at der kun foretages reguleringer af aktiveringsbudgettet som følge af lovændringer, og at de foretages i forbindelse med budgetlægningen. På denne vis reguleres aktiveringsudgifterne i udgangspunktet på samme måde som decentraliserede serviceudgifter, som reguleres via lov- og cirkulæreprogrammet netop ved lovændringer. Beskæftigelsesforvaltningen har udarbejdet evaluering af reguleringen af aktiveringsudgifterne jf. bilag 4. Evalueringen fremsendes til Byrådet til orientering. På baggrund af evalueringen anbefales det Byrådet, at den nye regulering af aktiveringsudgifterne fortsætter uændret. D.3 Afrapportering vedrørende anvendelse af midler fra puljen vedrørende ældremilliarden Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg har udarbejdet afrapportering vedrørende anvendelse af midler fra puljen vedrørende ældremilliarden for regnskabsåret 2015 jf. bilag 5. Afrapporteringen fremsendes til Byrådet til orientering. Det foreslås i relation til afrapporteringen, at MSO bemyndiges til i samarbejde med revisor at udarbejde dokumentation for brug af ældremilliarden jf. bilag 5. Jacob Bundsgaard / Niels Højberg Bilag Bilag 1: Løbende beretning fra BDO vedrørende regnskabet for Bilag 2: Magistratsafdelingernes bemærkninger til revisionsberetning nr. 11. Bilag 3. Redegørelse for garantiordning befordring Bilag 4: Dataproces - Analyse af kommunens Klik her for at angive tekst. side 9 af 10

10 almennyttige boligmasse med henblik på den kommunale udligning. Bilag 5: Evaluering af reguleringen af aktiveringsudgifterne. Bilag 6: Afrapportering vedrørende anvendelse af midler fra puljen vedrørende ældremilliarden. Tidligere beslutninger Byrådet har den 9. oktober 2014 godkendt budgettet for 2015 Byrådet har den 2. december 2015, den 16. december 2015 og den 20. januar 2016 godkendt indstillinger om de forventede regnskaber for Sagsnummer: 16/ Budget og Regnskab Tlf.: E-post: Antal tegn: Klik her for at angive tekst. Sagsbehandler: Helge Skriver Tlf.: E-post: Klik her for at angive tekst. side 10 af 10