Nærværende arbejdsgrundlag for Spejdernes Lejr 2012 beskriver det grundlag, hvorpå lejren planlægges og gennemføres.

Transkript

1

2 Forord Nærværende arbejdsgrundlag for Spejdernes Lejr 2012 beskriver det grundlag, hvorpå lejren planlægges og gennemføres. Arbejdsgrundlaget er udarbejdet for at alle der er med i planlægningen frem mod sommeren 2012 kender de værdier og mål som Lejrledelsen har besluttet skal være gældende. Under visionen og temaet: Vi møder hinanden, vi forandrer verden, jeg udvikler mig, vil vi sammen skabe en fantastisk lejr der giver livsoplevelser for såvel deltagere som alle involverede i planlægningen og gennemførelsen. Samtidig ønsker vi også med spejdernes lejr 2012 at sætte spejderarbejdet i Danmark på landkortet. Vi ønsker at vise det øvrige samfund at vi er en levende, engagerende og aktiv bevægelse. En bevægelse der har noget at give samfundet men også en bevægelse der ønsker at forholde sig aktivt til og være deltager i samfundet. Vi er 5 forskellige korps, der skal arbejde sammen om denne opgave. Det er en stor opgave og ingen kan siges at have patent på løsninger. Lang fra. Vi kan lære meget af hinanden. Med Arbejdsgrundlaget ønsker lejrledelsen at sætte rammerne for den kultur og det indhold, der skal være gældende for Spejdernes Lejr Samtidig er Arbejdsgrundlaget med til at give sammenhæng og helhed. Arbejdsgrundlaget er ikke et blandt andre dokumenter. Det er dokumentet. Lejrledelsen, august

3 Indhold Forord... 2 Indhold... 3 Vision... 4 Tema... 4 Principper... 4 De tre deltemaer... 4 Koncept... 6 Lejrens fysiske indretning... 6 Gruppens selvbestemmelse... 8 Deltagere... 9 Madkoncept Klima og miljø Aktivitetskoncept Tid Ledelsesgrundlag Udgangspunkt Målet med ledelsesgrundlaget Værdier Principper for organisering Leveregler Organisering Overordnet organisering Modellen for Spejdernes Lejr Overblik over hovedudvalg Hovedudvalgenes opgaver Generelle beføjelser og retningslinjer Økonomi Dispositioner Styringsværkstøjer/Rapportering Stabsfunktionen Bilag Bilag 1, Beslutningsmatrix Bilag 2, Historier om 6 deltagere

4 Vision Lejrens vision er endnu ikke endeligt formuleret. Tema Lejrens tema er Vi møder hinanden Vi forandrer verden Jeg udvikler mig Principper For os er det vigtigt, at temaet kan leve op til følgende principper: Det kan rumme værdierne Det rummer lejrens målgruppesegmenter Det skal fungere både internt og eksternt Det skal være konkret Det skal være bredt og åbne muligheder Det skal udtrykke, at vi vil noget med spejderne, som deltager Desuden ønsker vi, at temaet rummer forskellige former for relationer (både at lede og at blive ledt (illustreret af pilene en op-ned relation), samt en ligeværdig relation til ligestillede ), forskellige fællesskaber ( mig, os og alle ), og de forskellige dele af spejderbevægelsens grundlag (Duty to yourself, duty to others og duty to God). Hvis temaet kan rumme denne bredde, bliver det tilstrækkeligt komplekst og bredt til at give muligheder og samtidig skabe helhed. Sidst, men ikke mindst ønsker vi, at temaet består af aktive begreber, som udtrykker handling og fremdrift frem for stilstand. De tre deltemaer Tilsammen udtrykker de tre deltemaer de forskellige former for fokus, som er relevante på lejren. I stedet for at vælge imellem nogle snævre temaer, som pegede i hver sin retning, har vi nu samlet dem i en helhed, som er dækkende for spejderarbejdet anno 2012, samt den særlige anledning det er at være på den første fælles landslejr for de danske spejderkorps. 4

5 Deltemaerne er beskrevet nedenfor via stikord: Vi møder hinanden Vi forandrer verden Jeg udvikler mig Overordnet Fokus Møde hinanden på tværs af korps er et vigtigt input fra vores workshops. Lejren er en særlig anledning til at sætte fokus på dette. Mødet gælder også mødet med internationale spejdere Os (fokus på fællesskabet, os der er på lejr sammen og samarbejdet mellem de 5 korps) Samfundsengagement (Duty to others) kernestof i spejderarbejdet Alle (fokus på verden omkring os, samfundet både lokalt, nationalt og globalt) Den personlige udvikling frem mod det hele menneske (Duty to yourself og duty to God, discover your potential) kernestof i spejderarbejdet Mig (fokus på den enkelte og udvikling af kompetencer, gerne sammen med patruljen) Tidsrum På lejren (ens lejrplads) i pauserne, på caféer, til de store aktiviteter og rundt omkring evt. også før og efter lejren I et eller flere projekter der forløber før, under og efter lejren På lejren i de konkrete almindelige aktiviteter, som man deltager i Typiske aktiviteter Socialt samvær Mød-hinanden-koncepter Lokalt samarbejde Internationale gæster Mega-aktiviteter Erfaringsudveksling mellem grupper Udvikling af nyt spejderarbejde Projekter med fokus på samfundets udfordringer: Klima Udsatte børn og unge Anti-mobning Ligestilling Good turn i lokalområdet Spejderhjælpen Ulandsprojekter Uddannelse Personlige målsætninger Aktiviteter som udvikler det hele menneske: Adventure-aktiviteter Aktiviteter med fokus på refleksion og åndelighed Aktiviteter med fokus på mental og følelsesmæssig udvikling Samarbejdsaktiviteter Kompetencer Åbenhed og anerkendelse overfor nye mennesker, der er anderledes end en selv Etik og værdier Ansvarlighed Livsmestringskompetencer Ledelseskompetencer 5

6 Relation Vi møder hinanden Vi forandrer verden Jeg udvikler mig Her er relationen lige ud til en ligeværdig, den anden spejder som man møder og er nysgerrig overfor Her er relationen nedad til nogen andre, som man gør noget for (man er selv ansvarlig) -at lede nogen Her er relationen opad til ens leder, en person, der har planlagt en aktivitet for en (nogen er ansvarlig for en) at blive ledt Temaet rummer mange muligheder, både konkret i forhold til mangfoldighed i aktiviteter og i forhold til alt det, der på en spejderlejr ikke er aktiviteter fritiden på lejrpladsen, andre mødesteder, i forhold til ekstern kommunikation, og et før/efter-perspektiv i forhold til tværkorpsligt samarbejde. Koncept Konceptet for Spejdernes Lejr 2012 består af 3 principper, som går igen på tværs af lejrens indretning og organisering: Fleksibilitet valgmuligheder indenfor definerede rammer Intensitet tydelig skelnen imellem aktivitetstid (med knald på) og fritid Enkelhed overskuelighed som modvægt til størrelse Disse ord sammenfatter kernen i konceptet i forhold til Lejrens fysiske indretning, Gruppens selvbestemmelse, Deltagere, Madkoncept, Klima og miljø samt Aktivitetskoncept. Som bilag til arbejdsgrundlaget kan du finde historier om forskellige personer, som deltager i lejren. Disse historier har vi brugt som udgangspunkt for vores oplæg til koncept. Lejrens fysiske indretning Lejren bygges op som en by betyder, og der tænkes i by-elementer, når lejrens funktioner udvikles og placeres. Der tænkes i by-betegnelse (=lejren), bydel-betegnelse (=underlejren) og villakvarter (=ca grupper fra samme kommune), når funktionerne skal placeres. Det betyder, at der i byen skal placeres følgende funktioner: 6

7 Rådhus borgerservice, lejrledelse Stadion stor scene Hospital Domkirke Hotel Campingplads familielejr (eventuelt i udkanten af byen) Biograf Sportsplads hvor man kan spille beach volley og lignende Caféer, barer, pub, lounge, diskotek Spillesteder Spisesteder Uddannelsesinstitutioner aktivitetszonerne (placeres rundt omkring inde i lejren, så der er liv i lejren hele tiden) En plads Bypark Vi forestiller os, at nogle af disse faciliteter (biograf, scene, caféer, sportsplads) kan placeres samlet i en form for fritidsområde. I bydelen eller forstaden skal følgende funktioner placeres: Supermarkeder SFO/Ungdomsklub Netcáfe Park med legeplads (herunder klatrestativer, forhindringsbaner og måske en ged) Kirkeplads I villakvarteret tænker vi at følgende funktioner skal placeres: Matrikler gruppelejrpladser Baggård villakvarterets hygge- og legeområde Ferielejlighed gæsteplads (måske ikke i hvert enkelt villakvarter, men tæt på den enkelte gruppe) Det er centralt i denne tænkning, at der opereres med forskellige størrelsesforhold og et forskelligt centrum for ens lejr, alt efter hvor gammel man er. De yngste deltagere samt de voksne ledere opholder sig måske mest i villakvarteret. Spejderne (de yngste unge) har forstaden som omdrejningspunkt, mens de unge og dynamiske borgere samt de arbejdende færdes rundt i hele byen. Det er også en central tanke, at der er en række mødesteder, både i villakvarteret (baggården), i forstaden/bydelen (parken, ungdomsklubben/sfo en) og i byen (caféer, sportspladsen, biografen, stadion, spisestederne og på pladsen) som gør, at Vi møder hinanden finder sted både lokalt og centralt, måske alt efter hvor gammel man er. En del af dette koncept er, at gruppen bor sammen. Det er vigtigt, fordi rollemodellerne (de unge) skal være synlige, og fordi gruppens lejrplads kommer til at udgøre familiens trygge hjem. 7

8 Gruppens selvbestemmelse Inden gruppen tager af sted på lejr, træffer de en række beslutninger omkring hvordan deres lejr skal foregå. Nogle af beslutningerne kan eventuelt træffes i fællesskab i villakvarteret. Gruppen modtager en skriftlig guide til en fantastisk lejroplevelse, som illustrerer forskellige alternativer samt mulige begrundelser for at træffe det ene valg frem for det andet. I guiden kan der også være en standardløsning, som man kan vælge, hvis man ikke kan overskue at træffe valg. Mulige selvbestemmelsesområder: 1. Gruppens egne leveregler herunder besøgstider, mobiltelefonpolitik, sengetider mm. Der fastsættes et tidsrum for ro i villakvartererne centralt fra lejrens side. 2. Ansvarsfordeling mellem gruppens unge og voksne. Hvornår kan de unge og de voksne tage på aktivitet, hvor de selv bliver udfordret? 3. Dagsprogram ud over store fælles arrangementer og stilletime definerer gruppen selv spisetider, aktivitetstider og sengetider. Det fremgår i lejrbogen, hvornår hvilke aktivitetszoner holder åbent, og man melder sig at deltage i hele zonens aktivitetstid. 4. Ugeprogram der kan være fastlagte muligheder for, hvornår man kan deltage i hvilke aktiviteter (f.eks. rotation imellem aktivitetszonerne eller givne muligheder for at deltage i store arrangementer). Indenfor disse rammer lægger gruppen selv sit ugeprogram for de forskellige aldersgrupper, herunder fri tid, egne aktiviteter og deltagelse i lejrens aktiviteter. 5. Aldersgrupper gruppen definerer selv hvilke aldersgrupper, der følges ad på aktiviteter, samt hvordan man eventuelt deler sig op (i patruljer, efter interesse eller lignende). Dette kan imødegås ved, at lejrbogen indeholder målgrupper for de enkelte aktiviteter samt minimums- og maksimumsstørrelse pr. hold. 6. Menuforslag kan vælges ud fra et givent antal muligheder. Før lejren har grupperne i samme villakvarter (sammen med andre villakvarterer) også fået besøg af et par facilitatorer, som kommer ud og faciliterer de beslutninger, som grupperne i villakvarteret skal træffe i fællesskab (fælles arrangementer, fælles gæsteplads samt fælles hygge- og aktivitetsområde) samt opbygningen det nye fællesskab i villakvarteret. Villakvarteret vil på lejren være samlingspunktet for de yngste deltagere og sikkert også for de voksne ledere, som mest holder til hjemme i lejren. Der vil også være nogle grupper, som kun ønsker et minimalt samarbejde i villakvarteret og det er ok, da det er deres eget valg. Nøgleord Selvbestemmelse og ansvar i gruppen Fleksibilitet indenfor givne rammer Gruppen og villakvarteret som centrale fællesskaber Skriftlig guide til valg i gruppen 8

9 Facilitatorer til at facilitere villakvarterets nye fællesskab Begrundelse På grund af de mange forskellige traditioner og kulturer i grupperne, er det relevant at give dem ansvar for udformningen af en del af deres lejroplevelse, nemlig dagligdagen i gruppen. Det ligger desuden i tråd med lejrorganisationens organisering at beslutninger træffes så tæt på der, hvor de skal implementeres, som muligt. Desuden vil fælles beslutninger i villakvarteret være et godt udgangspunkt for at skabe et tæt sammenhold i villakvarteret. Deltagere Går man en tur rundt i lejren, ser man mange forskellige typer mennesker. I villakvartererne bor der spejdergrupper, internationale grupper og eksterne gruppe i en god blanding. De almindelige grupper støtter de internationale og eksterne grupper, som også får besøg og støtte af centrale folk fra lejrorganisationen disse er de internationale og eksterne gruppers værter. De eksterne grupper på lejren er noget nyt, og alle har gjort sig særligt umage for at de får en god lejr. Eksterne grupper deltager i regi af Ungdommens Røde Kors, børnehjem, fritidshjem og lignende, hvor der enten er frivillige unge mennesker eller ansatte, som har ansvaret for børnene i gruppen. I nogle af de eksterne grupper er der desuden tilknyttet nogle seniorer og løse fugle, som har meldt sig til sammen at være leder i den eksterne gruppe. De eksterne deltagere indgår i villakvarteret som gruppe på lige fod med spejdergrupperne. De eksterne deltagere kan være på lejren på eget initiativ for at give flere børn og unge en fantastisk oplevelse, eller de kan være der for at stå for en aktivitet. De kan også være på lejren fordi de er blevet særligt inviteret igennem projekter, hvor deres deltagelse er en af aktiviteterne. Disse projekter hører hjemme under Vi forandrer verden, hvor de er blevet inviteret med af en gruppe, et villakvarter, eller fra lejrens side i forbindelse med et nationalt projekt. I alle tilfælde er det essentielt, at de bor blandt spejderne, sådan at de får så rigtig en lejroplevelse som muligt, samt for at spejderne får oplevelsen af, at møde andre børn og unge, som er forskellige fra dem selv. Det er ikke kun grupperne, men også lejrorganisationen, der har ansvaret for at tage Definitioner af deltagere, gæster og hjælpere: Deltager: En spejder, som deltager sammen med sin gruppe. Det kan også være en FDF-kreds eller tilsvarende. International deltager: En international spejder, som deltager sammen med sin internationale gruppe. Ekstern deltager: En ekstern person, som deltager sammen med en ekstern gruppe personer udenfor spejderkredse med særlig støtte. Det kan være i regi af andre ungdomsorganisationer og i forbindelse med lejrens projekter. Gæstedeltager: En person uden gruppetilhørsforhold som deltager under særlige vilkår. F.eks. en kammerat, et familiemedlem eller lignende til en spejder, som deltager i lejren. Gæstedeltagere kan ligesom de øvrige deltagere deltage i aktiviteter efter behov, eller være hjælper. Besøgende: En person som kommer i løbet af en enkelt dag og er tilskuer til lejren, men ikke deltager. Særligt inviteret gæst: En person, som i kraft af sin titel eller relevans for spejderbevægelsen er inviteret af lejrledelsen til at deltage ved et særligt arrangement på lejren. Særligt inviterede gæster betaler ikke for deltagelse i det arrangement, de er inviteret til. Definitioner af hjælpere følger i løbet af september

10 initiativ til at rekruttere denne gruppe deltagere både gennem direkte indsatser og gennem redskaber, der kan støtte grupperne i at finde samarbejdspartnere og invitere eksterne deltagere. En del af de eksterne deltagere vil være finansieret gennem projekter og øvrig fundraising. I nogle grupper deltager der også internationale eller eksterne deltagere som en del af gruppen. Her har spejderlederne et større ansvar for disse deltagere, og har værtsfunktionen. Der er dog stadig en tæt opfølgning fra lejrorganisationens folk, hvoraf mange har taget en konfliktløsningsuddannelse og dermed er i stand til at forebygge konflikter mellem de forskellige deltagere. Ud over almindelige grupper samt internationale og eksterne grupper i villakvarteret, er der også en lille gæstelejrplads med plads til telte. Her kan familiemedlemmer, skolekammerater og lignende til de spejdere, som bor i villakvarteret, bo. Det giver dem mulighed for at deltage i lejren som gæstedeltagere sammen med den person de besøger. De spiser enten i den gruppe, hvor deres vært bor, eller på lejrens spisesteder. De kan også deltage i aktiviteter sammen med spejderne. Andre gæstedeltagere bor på gæstelejrpladser i underlejren, på hotellet eller på campingpladsen. Her er der forskellige muligheder alt efter, hvilke faciliteter man ønsker der hvor man bor, og hvilken pris man ønsker at deltage til. Nogle af disse gæstedeltagere deltager i aktiviteter, mens andre er hjælpere på lejren og har tilknytning til en særlig opgave eller et hjælper-sjak. Alle gæstedeltagerne har købt billet til lejren i det omfang, de ønsker at deltage. De fleste har købt hjemmefra, men der er desuden et begrænset antal billetter ved døren, som man kan benytte sig af, når man alligevel ikke kan få sig selv til at tage hjem, fordi man har det så sjovt. Der udleveres et armbånd, tørklæde eller lignende, hvoraf det fremgår hvilke døgn man har ret til at opholde sig på lejrpladsen. Der er mulighed for at deltage i lejren i forskelligt antal dage. Hver dag myldrer desuden et antal besøgende ind i lejren. De besøgende benytter sig i høj grad af den guidede tur rundt i lejren, hvor de kan få lejrens seværdigheder at se på en nem måde. Personer under 14 år må ikke deltage i lejren uden tilknytning til en ansvarlig voksen. Nøgleord Billetter af forskellig varighed samt besøgspas Mulighed for forskellige muligheder for forplejning Gæstelejrpladser i villakvarteret, underlejren samt hotel og campingplads på lejren Begrundelse Jo flere deltagere udefra vi får til at deltage i lejren, jo bedre får vi vist vores omverden, hvor fedt det er at være spejder. Derfor er det en del af konceptet, at forældre, kammerater, kærester, FDF ere, udsatte børn og unge, tidligere spejdere, hjælpere og alle mulige andre reelt kan deltage i lejren. 10

11 Madkoncept På en lejr skal man have mad. Det dejlige ved denne lejr er, at der er nogle valgmuligheder i forhold til, hvad man vil spise, hvornår og hvor henne. Til morgenmad er der forskellige muligheder, sådan at alle får noget at spise, som de kan lide. Og til frokost er der også flere muligheder forskellige slags brød, mulighed for at lave pastasalat og andre forskellige ting, som gør måltidet lidt mere spændende. De spejdere, som er på aktivitet langt væk, har taget deres frokost med, så de ikke behøver at komme tilbage bare for at spise. Om eftermiddagen tager nogen et stykke frugt, mens andre går hen i kiosken og køber en is. Når det er aftensmadstid i lejren, stiger røgen op fra bålpladserne rundt omkring på lejren. Maden er hentet i et supermarked. Gruppen har hentet madvarer til det antal personer, som skal spise i lejren netop denne aften og ud fra hvilken menu de har valgt til dagens måltid. Nogle af lejrens unge og voksne er ikke i lejren ved spisetid de er enten ude og hygge sig med andre unge og voksne, eller i gang med at løse en opgave. Men de personer, som ikke er i lejren, skal ikke gå sultne i seng! Om formiddagen har de nemlig aftalt, hvem i gruppen der skulle have de 6 spisebilletter til take away, som gruppelederen har været i besiddelse af. Og det blev selvfølgelig dem, der ikke har mulighed for at komme tilbage til lejren for at spise. Til gengæld er der nogle ekstra personer (forældre og en kæreste) i lejren, og de hjælper til ved madlavningen og spiser med. Lejrens gæstedeltagere har mulighed for at spise i folkekøkkenet, købe take away eller selv lave mad over trangia. Man kan få forskellige retter take away, og retterne er nemme at tage med, så man kan spise lige hvor man har lyst. Nøgleord: Hovedparten spiser i grupperne Mulighed for take away i begrænset og styrbart omfang lækker mad som på festivaller Fleksibel mængde mad til gruppen, afhængigt af hvem der spiser med denne dag Forskellige menuer og varierede muligheder for frokost og morgenmad Folkekøkkener Begrundelse: Som spejderbevægelse skal vi lære vores deltagere at leve et sundt liv. Det indbefatter en sund og varieret kost og at man får noget at spise (også selvom man f.eks. ikke kan lide fisk, rugbrød eller corn flakes eller man har travlt). Derfor er det vigtigt, at maden kan tilpasses deltagernes behov i nogen grad, sådan at der er valgmuligheder ved alle måltider. Samtidig betyder lejrens store distancer og gæstekonceptet, at det vil variere hvor mange der spiser i gruppen de enkelte dage. Derfor skal mængderne kunne være fleksible efter behov, og der skal være mulighed for at spise take away for de få, som ikke kan nå tilbage 11

12 til lejren. Der er jo også økonomi for lejren i, at hjælpere, aktivitetsansvarlige m.fl. ikke skal bruge lang tid på at bevæge sig hen for at spise et bestemt sted. Klima og miljø Som spejderbevægelse er det vigtigt, at vi bruger ressourcerne med omtanke. Lejren vil forsøge at minimere ressourceforbruget hvor det er muligt med henblik på at skåne klima og miljø mest muligt. Der vil desuden blive udarbejdet en vejledning, som giver inspiration til grupperne i forhold til, hvordan de kan bruge ressourcerne med omtanke på lejrpladsen. Aktivitetskoncept Nøgleordene for aktivitetskonceptet er de samme som for konceptet generelt: En vis fleksibilitet i forhold til valg af konkret aktivitet samt dagsprogram. Intensitet, så man tydeligt mærker hvornår man er på aktivitet og hvornår man ikke er. Og ikke mindst enkelhed, så den enkelte deltager uden større tankespind kan se en direkte kobling fra temaerne til aktiviteten og så der er nogle klare faste rammer som gør, at aktiviteterne ikke bare bliver en klump mudder. Jeg udvikler mig Der skal være aktiviteter dagen lang (og ind imellem døgnet rundt). Hovedvægten af aktiviteter organiseres i aktivitetszoner med et bestemt emne (eksempelvis vild med ild, adventure eller demokrati ). Aktivitetszonerne skal have kapacitet til ca personer ad gangen, og rumme en række aktiviteter indenfor det valgte fokus. Deltagerne tilmelder sig aktivitetszonerne på forhånd (for eksempel via et klippekort), men indenfor zonerne er det fleksibelt, hvilke konkrete aktiviteter man ønsker at deltage i. De enkelte aktiviteter indenfor en aktivitetszone kan planlægges af centrale ressourcer, allerede etablerede teams (søspejdere, musikspejdere, centre, løb og lignende), eksterne samarbejdspartnere eller lokale grupper, som er blevet prikket. Alle aktiviteter har en specificeret målgruppe. Denne kan enten specificeres for en hel aktivitetszone eller for de enkelte aktiviteter indenfor aktivitetszonerne. Det er vigtigt, at målgruppen er bred, således at de eksisterende enheder i de enkelte korps kan følges ad til aktivitet, selvom aldersgrænserne er skåret forskelligt. Alle aktiviteter har også en på forhånd defineret åbningstid. Det kan overvejes, at åbningstiderne for de forskellige zoner er forskellige, sådan at trækket på lejrens øvrige faciliteter lettes hen over dagen. Der er dagen lang mindst en aktivitetszone åben (dvs. også om aftenen) og enkelte aktivitetszoner kan også have åbent om natten ind imellem. Alle aktivitetszoner har fokus på Jeg udvikler mig som overordnet aktivitetstema. Aktivitetszonerne skal tilsammen dække en bredde af aktiviteter, herunder både fysiske udfordringer, åndelige aktiviteter og stillingtagen, samfundsengagerende aktiviteter, samarbejdsaktiviteter osv. Ledertræning hører under aktiviteter og Jeg udvikler mig, og kan indtænkes i aktivitetszonerne eller placeres i en særlig uddannelseszone. Der kan desuden laves et laboratorium (Den erogene zone), hvor deltagere kan komme og udvikle samt afprøve idéer til fremtidens spejderarbejde på andre deltagere. 12

13 Ud over aktivitetszonerne er der et andet aktivitetskoncept, som er, at aktiviteterne kommer til deltagerne. Det kan fx indgå på følgende måder: Aktivitetszonerne er for store og uoverskuelige for de yngste deltagere. Her kan konceptet, at aktiviteterne kommer til deltagerne, med fordel anvendes ex i villakvarteret i form af omrejsende trupper, et forløb over flere dage og forskellige aktiviteter, som der tages et mærke i. Til disse aktiviteter kan der tilknyttes en fantasiramme (som går igen i aktiviteter, godnathistorie og lignende) samt en maskot (som også kan sælges som bamse som merchandise på lejren) For de voksne i villakvarteret, på campingpladsen eller andre steder kan der også tænkes i, at aktiviteterne kommer til deltagerne i form af trænere, konsulenter, præster og andre, der kommer ud i villakvarteret med voksentræning/teambuilding/sjov og ballade en aften. Vi forandrer verden Før, under og efter lejren skal det myldre med projekter under overskriften Vi forandrer verden. Projekternes initiativtagere skal så vidt muligt være lokale spejdere, som ved hjælp af en projektaktivitetspakke med vejledninger og redskaber samt et centralt projektkontor, som indsamler viden, støtter, koordinerer og formidler alle projekterne. Projektkontoret har særligt fokus på at støtte de lokale i at finde eksterne samarbejdspartnere samt finansiering. Projekterne kan forankres i den enkelte patrulje, gruppe, i samarbejde mellem flere grupper, division/distrikt/region samt i særlige tilfælde på nationalt niveau. Gennem projekterne lærer spejderne et projekts forløb fra start til slut, samt oplever at være med til at forandre verden. Projekterne kan involvere samarbejdspartnere (asylcenter-børn, børn med handicap osv.) som kan deltage i lejren som eksterne deltagere. Projekterne kan desuden indeholde aktiviteter, som de deltagende spejdere og eksterne deltagere afholder på lejren for de øvrige deltagere. Aktivitetszonerne kan suppleres med særlige projektzoner med baggrund i Vi forandrer verden, eller disse aktiviteter kan integreres i de øvrige aktivitetszoner, hvis det giver mening. Vi møder hinanden Deltemaet Vi møder hinanden finder sted på alle lejrens mødesteder og er uorganiseret. Under deltemaet Vi møder hinanden er alle fritidsaktiviteter placeret, herunder fritid i villakvarteret, drop-in aktiviteter udenfor zonernes åbningstider, caféer, ungeområde og andre mødesteder samt erfaringsudveksling mellem grupper. Desuden vil de store arrangementer (shows, koncerter, biograf, gudstjenester mm) give deltagerne en oplevelse af at være mange. 13

14 Tid Lejren afvikles i Holstebro i tidsrummet 20/21 juli 28/29 juli 2012 Uge 30. De flydende start og slutdatoer er udtryk for bekymringer omkring håndtering af ankomst og afrejse. Når disse forhold er belyst vil der blive truffet en endelig beslutning. Ledelsesgrundlag Udgangspunkt Ledelsesgrundlaget beskriver kort formål, mål og arbejdsgrundlag for Spejdernes lejr - og fokuserer på de fælles værdier, principper og leveregler som alle i lejrledelse, hovedudvalg, projektgrupper, arbejdsteam m.fl. skal forholde sig til, uanset hvor i den samlede organisation de indgår. Ledelsesgrundlaget er det fælles udgangspunkt for ledelse, udvikling og fremdrift på alle niveauer i forbindelse Spejdernes lejr Synlighed og det at de involverede genkender ledelsesgrundlaget i det praktiske arbejde med Spejdernes lejr er også et succeskriterie. Oversigtsmæssigt kan sammenhængen i ledelsesgrundlaget beskrives via nedenstående figur: 14

15 Målet med ledelsesgrundlaget Målet med ledelsesgrundlaget er: At tydeliggøre bærende værdier, principper og leveregler i forbindelse med Spejdernes lejr. At skabe et godt grundlag for samarbejde, ledelse og fremdrift på tværs af niveauer og opgaver. At sætte rammen for hvordan lejrledelsen og lejrorganisationen i øvrigt skaber en god lejr og efterlever formål og mål med Spejdernes lejr. Målet med ledelsesgrundlaget er et første skridt på vejen. Lejrledelsen ønsker at ledelsesgrundlagets elementer bliver omsat i ord og handling før, under og efter lejren og vil selv gøre sit hertil. Værdier Ledelsen af Spejdernes lejr er karakteriseret ved: Dialog, Anerkendelse, Tillid og Helhed. Værdierne præger organisationen i sin helhed og er bærende for kulturen og samarbejdet, internt og eksternt. Værdierne er således anvisende for alle, der er engageret i lejrledelse og lejrorganisationen i øvrigt. Dialog betyder at vi: er nysgerrige på andres meninger, overvejelser og bidrag til Spejdernes lejr. værdsætter den gode dialog og tilstræber åben, ærlig, fordomsfri og anerkendende samtale. opfatter dialogen som middel til at kvalificere løsninger af alle arbejdsopgaver. Anerkendelse betyder at vi: Er rummelige, fleksible og behandler alle med ligeværdighed. Møder hinanden og samarbejder i gensidig respekt. Ser mangfoldighed som en ressource. Tillid betyder at vi: Delegerer opgaver, fordi vi anerkender hinandens ansvar og kompetencer. Skaber tillid ved at gøre det vi siger og sige det vi gør. Accepterer at vi er forskellige og at vi på hver vores måde bidrager til de fælles mål. Helhed betyder at vi: Vægter helheden, uanset hvor vi er placeret i lejrens organisation. Prioriterer tværgående opgaveløsninger og samarbejder. Lægger vægt på inddragelse og videndeling. Spørger til både opgaven og personen. 15

16 Principper for organisering Organiseringen af Spejdernes lejr er karakteriseret ved Beslutningskraft og Enkelhed. Principperne skaber klarhed og sammenhæng i opgaveløsning, ansvars- og arbejdsfordelinger. Principperne er anvisende for hvordan opgaver sættes i gang, også nye opgaver, der kommer til. Principperne skal være genkendelige for alle, der er engageret i arbejdet med Spejdernes lejr. Beslutningskraft betyder, at vi: Uddelegerer opgaver og ansvar, så beslutninger bliver truffet tæt på. Har klare og overskuelige beslutningsveje. Ved hvor vi hører til og hvem vi skal og bør samarbejde med. Inddrager hinanden i opgaveløsningen. Giver plads til at tænke ud over eget område og kan handle smidigt og fleksibelt. Enkelhed - betyder at vi: Kender vores organisation og at vejene i organisationen er overskuelige. Har nemt ved at finde frem til de ansvarlige og kompetente personer, projektgrupper eller udvalg. Prioriterer løsninger som skaber helheder for lejrens deltagere, lejrorganisationen og samarbejdspartnere. Skaber plads, så arbejdsopgaver bliver løst hensigtsmæssigt, med sigte på det fælles mål. Tænker i muligheder, frem for begrænsninger. Leveregler I sammenhæng med værdier og principper er Spejdernes lejr karakteriseret ved en række praktiske leveregler, der bidrager til at realisere lejren, samarbejdet og skabe god ledelse. Levereglerne omhandler: Bidrager til målet?, Sjov, glæde og engagement, Ressourceorientering, Makkerskaber, Second opinion, Best practice next practice, Risikovillighed, God kommunikation og Koordination med korpsene. Bidrager til målet? betyder at vi: I alle sammenhænge skal stille os selv og hinanden spørgsmål om hvordan opgaveløsninger bidrager til målet med Spejdernes lejr. Til stadighed arbejder med at skabe sammenhæng mellem ord og handling. Sjov, glæde og engagement betyder at vi: Tager os tid til det gode grin, sætter pris på god lejr-humor og de sjove situationer undervejs. Værdsætter den enkeltes engagement, glæde og kompetencer. 16

17 Ressourceorientering - betyder at vi: Er opmærksomme på hvordan vi bruger hinandens tid og de fælles ressourcer hensigtsmæssigt. At ansvarlige har kompetence og ansvar for at prioritere hvordan de aftalte ressourcer bruges til at nå de ønskede resultater. Makkerskaber betyder at vi: Hele tiden etablerer hensigtsmæssige arbejdsfællesskaber omkring arbejdsopgaver, så løsninger heraf ikke bliver afhængige af enkeltpersoner. Ønsker at skabe en kultur hvor der er rum og tid til at stille spørgsmål og drøfte løsningen af arbejdsopgaver med andre. Second opinion betyder at vi: Udvikler og kvalitetssikrer ved at indhente andres viden, synspunkter og bidrag i den konkrete sammenhæng. Best practice next practice betyder at vi: Ikke kun arbejder på den måde, vi ved, der virker - men hele tiden arbejder med øjnene åbne for, hvad der kunne virke bedre. Risikovillighed betyder at vi: Skaber plads til nytænkning, udvikling og muligheden for at gøre fejl undervejs. God kommunikation betyder at vi: Anerkender, at god kommunikation skal være rettidig, målrettet, entydig og ærlig og samtidig skabe klarhed og mening. Er bevidste om at god kommunikation er et gensidigt ansvar og bidrager til at skabe sammenhæng i lejrorganisationen. Er ansvarlige for at gøre vores budskaber og informationer tilgængelige. Koordinering med korpsene betyder at vi: Jævnligt afstemmer opgaveløsninger, tidsplaner, eksterne initiativer med mere med korpsene og har en forventning om at spejderkorpsene gør noget tilsvarende i forhold til Spejdernes lejr. 17

18 Organisering Overordnet organisering Overordnet set er lejren organiseret i en selvstændig forening, Spejdernes Lejr. Repræsentantskabet består af spejdercheferne fra de 5 spejderkorps. Hvert korps vælger 1 repræsentant til bestyrelsen. Bestyrelsen har det helt overordnet ansvar for foreningens aktiviteter, og dermed også planlægningen og gennemførelsen af Spejdernes lejr En meget stor del af kompetencen til planlægning og gennemførelse af Spejdernes lejr 2012 har bestyrelsen uddelegeret til Lejrledelsen. Det er ubetinget Lejrledelsen der har det endelige ansvar for alle dispositioner og beslutninger i forhold til Spejdernes Lejr Modellen for Spejdernes Lejr 2012 I forlængelse af den overordnede organisering har lejrledelsen besluttet følgende model. En model med fokus på helhed, på værdier og på at beslutninger træffes tæt på der hvor de skal implementeres. Dette under henvisning til værdier, principper og krav anført i ledelsesgrundlaget for lejren. 18

19 Overordnet har denne model: Stor beslutningskraft Strategisk fokus, hvor det er nødvendigt Helhedsorientering Modellens led Lejrråd Overordnet koordineringsorgan der består af Lejrledelsen samt formand/-mændene for de enkelte hovedudvalg. Opgave: Koordinering på tværs. Lejrrådet træffer i udgangspunktet ikke beslutninger. Lejrrådet mødes ca. 1 gang i kvartalet. LejrLedelse (LL) Den centrale ledelse, der har det overordnede ansvar for planlægning og gennemførelse af lejren under ansvar for styregruppen. Hvert medlem i LL har kontaktansvar i forhold til en eller flere hovedudvalg. Lejrledelsen er ikke fagpersoner, men en ledelsesgruppe med kontakter til de faglige underenheder. Lejrledelsen mødes ca. hver 6. uge. 19

20 Hovedudvalg Har ansvaret inden for dets arbejdsområde. Træffer alle beslutninger under hensyntagen til de givne rammer. Hovedudvalget nedsættes af Lejrledelsen. Formanden/-mændene for hovedudvalget skal have en vis faglig forståelse. Men opgaven er primært ledelse og styring. Principper for hovedudvalget: Et hovedudvalg skal ledes at to sidestillede formænd Som hovedregel bør formændene være af hvert sit køn Det tilstræbes at der maksimalt er 2/3 af det ene køn i udvalget Der tilstræbes en bred repræsentation i et hovedudvalg. Der skal som minimum være repræsentanter fra to korps. Kompetencer er et nøgleord når udvalgets poster skal besættes Et hovedudvalg skal ledes af to formænd. I tilfælde af, at der ikke kan findes to formænd næsten samtidig kan arbejdet i hovedudvalget igangsættes med kun en formand når udvalget i øvrigt er funktionelt. Det tilstræbes at der hurtigst muligt findes en med-formand. Arbejdsudvalg Hovedudvalget har ansvar for at sikre overholdelse af principper ift. besætningen i egne underudvalg. Har ansvaret for konkrete opgaver. Rammerne og indholdet i arbejdsudvalget fastsættes af Hovedudvalget. Principper: Et underudvalg kan ledes af en formand alene, eller af to sidestillede formænd Det tilstræbes at der maksimalt er 2/3 af det ene køn i udvalget Medlemmerne i et arbejdsudvalg skal som minimum repræsentere to korps, helst flere Kompetencer er et nøgleord når udvalgets poster skal besættes Arbejdssjak Stabsfunktion, ansatte Til udførelse af konkrete opgaver kan arbejdssjak anvendes. Der gælder ikke særlige regler herfor. Der forventes et antal ansatte, der skal være med til at støtte op om planlægning og gennemførelse samt den nødvendige administration. 20

21 Overblik over hovedudvalg Der etableres følgende hovedudvalg Hovedudvalgenes opgaver I det følgende er hovedudvalgenes ansvar beskrevet. Det konkrete indhold af kommissorium for det enkelte hovedudvalg er tilgængeligt på Kommunikation og merchandise Hovedudvalget for kommunikation har ansvar for al budskabsbærende kommunikation før, under og efter lejren. Opgaven er at fortælle de gode historier om spejderarbejdet anno 2012 til omverdenen, samt dele disse gode historier med lejrens deltagere i henhold til lejrens kommunikationsstrategi. Hovedudvalget har ansvar for at koordinere og producere til både den nationale og lokale pressedækning i både tv, radio, trykte medier og sociale medier. Hovedudvalget har ansvar for indhold og produktion af historiefortællende medier (lejravis, lejrradio og - TV) under lejren. Til dette hører også at udarbejde et minde-materiale om lejren. Hovedudvalget har desuden ansvaret for udvikling og produktion af merchandise, herunder at overveje hvilke signaler om spejderne i Danmark de forskellige varer sender til omverdenen. Sidst men ikke mindst har hovedudvalget ansvar for afholdelse af receptioner inklusiv prinsessebesøg. 21

22 Internationale og eksterne deltagere A. at planlægge og indarbejde den internationale dimension i lejrens planlægning og gennemførelse, dels gennem selvstændige opgaver, dels gennem samarbejde med øvrige Hovedudvalg for derigennem at tiltrække udenlandske deltagere og give dem en positiv oplevelse af dansk spejderarbejde. Det er hovedudvalgets ansvar at planlægge og forestå det nødvendige for at opnå den i lejrens kommissorie fastsatte 10 % deltagelse af internationale deltagere ved hjælp af målrettet international kommunikation og annoncering. B. at planlægge og facilitere deltagelse af eksterne deltagere, således at disse får en positiv lejroplevelse med den nødvendige støtte og vejledning. Definition Ekstern deltager: En ekstern person, som deltager sammen med en ekstern gruppe personer udenfor spejderkredse med særlig støtte. Det kan være i regi af andre ungdomsorganisationer og i forbindelse med lejrens projekter. IT-services A. Forestå specifikation og udvikling af de nødvendige it-supportsystemer forud for lejren. B. Planlægge og forestå driften af de for lejrens gennemførelse nødvendige it-services i brug for lejrens organisation. Hovedudvalget for IT Services er et serviceudvalg for de øvrige Hovedudvalg og skal som sådan være fokuseret på at skulle levere de nødvendige it-services for at de øvrige Hovedudvalg kan løse deres opgaver på den mest optimale måde. Medlemmer af Hovedudvalget for IT Services forventes at have en relevant it-kompetence og erfaring, og forventes derfor også at tage ansvar for at hjælpe de øvrige Hovedudvalg med at nå frem til de rette it- og procesmæssige beslutninger. Udvalget skal selv tage initiativ til at løse de nedenfor nævnte opgaver i samarbejde med det hovedudvalg, der har ansvaret for det pågældende område, som IT servicen skal understøtte. Udvalget kan med fordel tage udgangspunkt i korpsenes eksisterende systemer, men kan også hvis det skønnes formålstjenligt og nødvendigt igangsætte nyudvikling eller specialtilpasning af egnede systemer. Hovedudvalget IT Services står for planlægning, design, etablering og drift af den fysiske IT infrastruktur på lejrområdet til brug for lejrens organisation og for deltagerne. Rejse og indkøb A. Målet for Hovedudvalget for Rejse og indkøb er, at sikre den bedste og billigste transport af deltagere og hjælpere til og fra lejren samt den nødvendige koordinering heraf i forhold til rejseplaner, billetter mv. Der foretages en analyse, som afdækker hvorvidt lejren eller deltagerne mest hensigtsmæssigt arrangerer transporten. Analysen af optimal transport fører til en indstilling til LL. Herefter har Rejse og indkøb ansvar for implementering af denne beslutning. 22

23 B. Målet for Hovedudvalget for Rejse og indkøb er, at sikre sammenhængende indkøb og håndtering af alle former for materialer (mad undtaget) på tværs af hele lejrorganisationen. Det er ligeledes et mål, at indkøbene gennem koordinering og samlet indkøb bliver billigere, end de ville være, hvis indkøbene blev foretaget af mange forskellige udvalg og grupperinger. Samtidig er det vigtigt, at det fælles indkøb opleves enkelt og at bestillerne føler sig trygge ved at varerne bliver leveret som aftalt. a. Udvalget har ligeledes en serviceopgave i at planlægge og drive en Maskinstation & Byggemarked funktion, der skal låne og indkøbe materiel, der under lejren udlånes til aktivitetsfolk, deltagende grupper m.fl., og som efter lejren leveres tilbage (lånt materiel) eller sælges (indkøbt materiel). C. At sikre en overordnet koordinering af de større kontrakter der indgås som led i lejrens planlægning og afvikling, herunder også sikre at juridiske og betalingsmæssige vilkår er så fordelagtige som muligt for lejren. Det er HRI's ansvar, at alle kontrakter for alle hovedudvalg tilgodeser lejren bedst muligt og om nødvendigt gennemgås af en advokat. Sikkerhed Hovedudvalgets har til opgave at sikre deltagerne en tryg og sikker lejroplevelse. Hovedudvalget har ansvaret for sikkerheden på lejren. Dette omfatter Udarbejdelse af beredskabsplan, herunder ansvar for kontakt til de respektive offentlige myndigheder Varetage sikkerheden og beredskabet på alle niveauer under gennnemførelsen af lejren, herunder kontakten til de respektive offentlige myndigheder. Markedsføring og information Det er hovedudvalgets mål at planlægge, koordinere og producere den kommunikation/information, som er målrettet lejrens deltagere og potentielle deltagere altså kundeperspektivet. Dette gælder i fasen op til lejren som på lejren. Overordnet skal det sikres, at deltagerne altid har al den information, de har brug for. Før lejren handler det blandt andet om at motivere grupper og gruppers medlemmer til at deltage. Desuden er markedsføring overfor internationale deltagere, andre organisationer samt gæster også en del af udvalgets opgaver. Under lejren er det udvalgets opgave at sikre nødvendig information til deltagere og ledere. Hovedudvalget har endvidere til opgave at tænke i, hvordan lejren kan være med til at rekruttere nye medlemmer til spejderkorpsene i forbindelse med lejren. Markedsføringen skal leve op til lejrens markedsføringsstrategi. 23

24 HR Hovedudvalget for HR har ansvaret for rekruttering af de personer der skal til for at varetage lejrens drift, stabsmedarbejdere, og for koordinering af det samlede behov for disse. Det betyder, at al markedsføring og koordination omkring driftsopgaver i forbindelse med lejren varetages af hovedudvalget for HR. Opgaverne skal tilrettelægges, så de tilgodeser både personer der ønsker at være stab på fuld tid samt dem, som også er ledere eller i øvrigt deltagere på lejren. Arbejdet koordineres i et tæt samarbejde med de øvrige hovedudvalg via hvert hovedudvalgs HR-ansvarlige. Hovedudvalget har ansvar for at udarbejde den nødvendige vejledning der sikrer at alle er i stand til at anvende lejrens styringsredskaber. Ligeledes kan det være relevant med uddannelse inden for området. Hovedudvalget har desuden ansvaret for modtagelse og pleje af stabsmedarbejderne samt involverede i planlægningsorganisationen, både før og under lejren. Der planlægges desuden kick-off i forår og efterår 2011 i samarbejde med lejrledelsen hvor alle organisationens involverede mødes og sætter fokus på arbejdsgrundlaget og opbygning af netværk på tværs af korps. Sidst men ikke mindst har hovedudvalget ansvar for sammen med lejrledelsen at sige tak til alle involverede i lejrens planlægning og gennemførelse på en god og ordentlig måde. Service og drift Udvalgets opgaver består i at planlægge og stå for den infrastrukturmæssige indretning og opbygning i samarbejde med øvrige relevante Hovedudvalg ud fra ønsker og behov, samt i at være det primære kontaktpunkt for den lokale kommunes enheder. Desuden skal udvalget stå for den daglige drift af infrastrukturen under lejren og oprydningen og afleveringen af lejrområdet til værtskommunen. Hovedudvalgets ansvarsområde kan opdeles i 5 dele: A. Planlægge og forestå den infrastrukturmæssige opbygning af lejrområdet i samarbejde med værtskommunens tekniske afdeling, således at lejrområdet kan danne en effektiv og naturmæssig optimal ramme om lejrens gennemførelse mht. områder til boliger, små og store aktiviteter, fællesarealer mv. B. Planlægge og forestå den funktionelle opdeling i underlejre C. Planlægge og forestå driften af lejrens infrastruktur under lejren (veje, vand, kloak, el, m.m.) D. Planlægge og forestå nedbrydning og oprydning efter lejren. Økonomi Hovedudvalgets vigtigste mål er at sikre en pålidelig og opdateret økonomistyring, som kan levere økonomiinformation til LL eller HU og agere som sparringspartner for disse. Hovedudvalget er drivkraften i budgetlægningen samt i budgetrevisioner og regnskaber. Hovedudvalget har desuden til opgave at sikre korrekt og sikkerhedsmæssigt forsvarlig håndtering af pengestrømme, hittegods og post under lejren, herunder professionel varetagelse af disse opgaver under lejren i tæt samarbejde med lejrens team af ansatte. 24

25 Under lejren skal hovedudvalget sikre de fornødne faciliteter til hittegods, bank og post samt kontorfaciliteter til alle hoved- og arbejdsudvalg i forbindelse med afviklingen af lejren. Hovedudvalget skal sikre at der indhentes de relevante myndighedstilladelser til afvikling af lejren. Hovedudvalget skal sikre at der til enhver tid er den fornødne struktur der kan understøtte en tilstrækkelig skriftlig dokumentation af lejrorganisationens arbejde, både før, under og efter lejren. Store arrangementer Hovedudvalget for store arrangementer har ansvar for planlægning og gennemførelse af alle store arrangementer med en kvalitet, som appellerer til deltagerne og viser spejderbevægelsen som tidssvarende. Hovedudvalget har herunder ansvar for åbning og afslutning af lejren samt øvrige store arrangementer. Arrangementerne skal give store sus samt oplevelsen af, at vi er én stor spejderbevægelse på tværs af korps. De store arrangementer må gerne indeholde overraskelser for deltagerne. Det er vigtigt at arrangementerne ikke tænkes som lejrbål men som store fælles live-shows, ligge i tråd med tendenserne i de store live-shows i det øvrige samfund samtidig med at der ligger et formål bag og ligger i tråd med spejderværdierne og lejrens tema. Øvrige store arrangementer indbefatter f.eks. biograf, koncerter, gudstjenester, fester mm. Alle store arrangementer beskrives i en arrangementsplan. Hovedudvalget har desuden ansvaret for lejrsangen, som indholdsmæssigt skal leve op til lejrens arbejdsgrundlag (tema, koncept, værdier mm.) samt lejren som helhed. Aktiviteter Planlægge og afvikle aktiviteter med kvalitet, som er med til at vise spejderarbejdet som attraktivt og tidssvarende. Målet er aktiviteter dagen lang (og i nogle tilfælde døgnet rundt) for alle lejrens deltagere både spejdere, internationale og eksterne deltagere samt gæstedeltagere og fordelt på alle aldersgrupper. Den primære målgruppe er årige. Aktiviteterne skal ligge i tråd med aktivitetskonceptet og temaet. Hovedudvalget har et stort ansvar for, at temaet bliver nærværende for den enkelte deltager. Hovedudvalget har desuden som mål at sikre, at projekter tilknyttet Vi forandrer verden bliver en central del af lejren, herunder også perioden før og efter lejren, for hovedparten af deltagerne. Disse projekter kan forankres henholdsvis lokalt, regionalt eller nationalt, eventuelt nogle direkte tilkoblet lejren, og hovedudvalget har ansvar for at motivere, guide, understøtte og støtte de enkelte projekter i deres udvikling, etablering og gennemførelse. 25

26 Hovedudvalget har ansvar for at tænke udvikling af den enkeltes ind i aktiviteterne på en alsidig og nuanceret måde, herunder også indtænke åndelige aktiviteter, som udfordrer den enkelte til at tage stilling og være nysgerrig i forhold til andres tro. Uddannelse og lederuddannelse er desuden en af de aktivitetsformer, som hovedudvalget har ansvar for. Forplejning og forretning Hovedudvalgets primære ansvarsområde kan opdeles i 3 hovedområder: Deltagerforplejning Stabsbespisning Forretningsdrift (hvor lejren har ansvar for salg) Det er hovedudvalgets ansvar at forestå tilrettelæggelse af disse opgaver såvel under planlægningen som under gennemførelsen af lejren. Til de enkelte områder kan defineres følgende: Deltagerforplejning: De overordnede krav til deltagerforplejningen er følgende: Fastlæggelse af koncept for forplejning der tilgodeser mindst muligt ressourceforbrug og størst mulig valgmulighed for den enkelte deltager Indenfor de definerede økonomiske rammer sikre en alsidig og nærende kost af kvalitetsvarer. Der skal tages hensyn til at udbuddet tillige skal omfatte allergikere, vegetarer og andre særlige kost hensyn. Menuerne skal tilrettelægges med en særdeles god portion nytænkning. Det er ikke absolut, at alle retter skal tilberedes over bål, herunder take away som et af tilbuddene. Nogle af nøgleordene er o Flexibilitet i forhold til tilberedning og indtagelse o Kvalitet og alsidighed Håndtering af madvarer sker i overensstemmelse med myndighedernes krav Stabsbespisning Der skal etableres én eller flere muligheder for bespisning af stab. Det er hovedudvalgets ansvar at: Definere rammerne Definere indhold Varetage driften Forretninger På lejren skal der være mulighed for at købe madvarer, is, drikkevarer og personlige fornødenheder. Ligeledes skal der i overensstemmelse med konceptet etableres en række cafeer og restauranter, hvor så vel deltagere som gæster kan købe mad. Det er hovedudvalgets ansvar at Definere rammerne og indhold for forretnings- og cafe drift Varetage driften af forretninger og cafeer Forretningsdriften omfatter alene de forretninger hvor lejren har ansvaret for salget. 26

27 Generelle beføjelser og retningslinjer Som tidligere anført er det Lejrledelsen der har det helt overordnede ansvar for planlægning og gennemførelse af Spejdernes lejr For at sikre hensigtsmæssige beslutninger er der udarbejdet overordnet beslutningsmatrix, jf. bilag 1. Matrixen giver et billede af, hvilken kompetence de enkelte udvalg har. Økonomi Hovedudvalget har ansvar for økonomien indenfor eget område. Som grundlag for økonomien udarbejdes der budget. Hovedudvalget kommer med input på budget for eget område. Budgettet fastlægges endeligt i samråd med Lejrledelsen. Der vil komme en række budgetrevisioner, hvilket kan påvirke de godkendte budgetter. Kommunikationen omkring økonomien vil primært gå gennem den hovedansvarlige for økonomien i det enkelte hovedudvalg. Dispositioner Indenfor rammerne af hovedudvalgets formål kan hovedudvalget gennemføre egne dispositioner, vel og mærke hvis det ligger indenfor rammerne af lejren (tema og koncept) samt indeholdt i budget. For at sikre en smidighed i indgåelse af aftaler kan hovedudvalget selv disponere aftaler indenfor størrelsesordenen kr. Ligger aftalen indenfor kræver det lejrledelsens godkendelse. Ligger aftalen udover kr. kræver det bestyrelsens godkendelse. Der vil blive udarbejdet særskilte retningslinjer herfor. Styringsværkstøjer/Rapportering Der vil blive udarbejdet retningslinjer for styringsværktøjer. Dette gælder blandt andet: Løbende rapportering Økonomioversigter og budgetopfølgning Fremdrift i planlægningen Risikostyring Målnedbrydning Det forudsætter at de enkelte hovedudvalg skal brug de værktøjer, der stilles til rådighed. Kun herigennem kan skabes et ensartet overblik planlægningens forløb. 27