ProjektstyringsNYT Center for projekt- og porteføljestyring Efterår 2010

Transkript

1 ProjektstyringsNYT Center for projekt- og porteføljestyring Efterår 2010 Side 2 - Projektværktøjer - hvad er det? Side 2. Artikel af Lars B. Møller. Et der et enkelt svar på ovenstående spørgsmål? Og får man et rigtigt svar på seminaret Projektværktøjer? Side 3 - Vindkraftparken Rødsand 2 er nu klar Projektet har på alle måder været vellykket men med flere udfordringer undervejs. Læs mere om hvorledes verdens næststørste vindmøllepark kunne leveres 4 måneder før deadline - og under budget! Side 4 - Synliggørelse West Soft kompetencecenter for projektstyring West Soft er et af Danmarks førende kompetencecentre og den førende leverandør af værktøjer til projektstyring, porteføljestyring og risikoanalyse. Vores vision er at levere "forbedret projektstyring", dvs. at levere en kombination af viden, kompetence, uddannelse og værktøj, der kan forbedre projektstyringen i virksomheden, til gavn for dens konkurrenceevne og økonomi og til glæde for medarbejderne. Vi leverer også konsulentydelser, typisk deltager vi i større implementeringsprojekter, eller vi assisterer projektlederen med bl.a. tids- og ressourceplanlægning, økonomistyring og risikoanalyse. Vi har kunder i alle brancher, f.eks.: Banker og forsikringsselskaber Bygge- og anlægsvirksomhed Elektronikudvikling Energiforsyning Maskinindustri Medicinalindustri Offentlig administration Produktudvikling Rådgivnings- og konsulentvirksomhed Telekommunikation Softwareudvikling Hvorfor er der ikke større synliglighed i projekter og arbejdsopgaver? Hvordan kan man træffe beslutninger, hvis man ikke har overblik? Ønsker man synliggørelse? Hvad er konsekvensen af synliggørelse? Mangler man værktøjer? Side 5-20 gode råd om projekt og porteføljestyring Vi har opdateret vores 20 gode råd om projekt og porteføljestyring. Læs dem og bliv klædt på til din næste større projektopgave. Side 6 - P6 brugermøde og ny risikostyringskonference Læs et kort resumé af det årlige brugermøde for danske Primavera brugere, der blev afholdt i juni i Vejle. Den 30. november holder vi Risikostyringskonference, bl.a. med indlæg om byggerier og produktudvikling og risikoanalyse i store statslige projekter. Se det detaljerede program på Side 8 - Ny Primavera vers. 8! P6 version 8 er et 100% webbaseret produkt, og der er sket store forandringer mht. funktionalitet, fleksibilitet og brugergrænseflade. Side 9 og 10 - West Softs produkter og kursuskalender På side 9 er der en kort oversigt over West Softs produktportefølje, som består af Værktøjer, Konsulentydelser og Uddannelse. Se også nyt om MultiRisk. På side 10 er tillige en kursuskalender for de kommende måneder.

2 Projektværktøjer - hvad er det? Af Lars B. Møller, Direktør i West Soft A/S I forrige uge afholdt Medihuset Ingeniøren den årlige Projektværktøjsdag. Sidste år var West Soft udstiller på messen - i år valgte vi at deltage og lære af vores konkurrenter og andre indlægsholdere. For virksomheder der arbejder med at forbedre deres projekt- og porteføljestyring er messen selvfølgelig interessant med mange gode indlæg og synspunkter. Men samtidigt skal man ikke forvente af få overblik over, hvad projektværktøjer er, og man skal virkelig forholde sig kritisk til alt, hvad man hører og ser - selv de store konsulenthuse, der deltager, ser sig ikke for gode til at videregive direkte snæversynet og vildledende information for at promovere egne produkter. F.eks. er det utroligt, hvor lidt modene konsulenthusene mener, at danske virksomheder er. Og der er stadig konsulentfirmaer, der tror, at man ikke kan leve uden lige præcis deres geniale projektstyringsmodel. Man fristes næsten til at spørge, om det ikke er på tide, at konsulenthusene skal arbejde med deres modenhed. Markedsføringen og afholdelsen af messen var interessant. For nogle uger siden havde bladet Ingeniøren ofret et tillæg på arrangementet, og igen var der interessante artikler og mange gode synspunkter, men man fik ikke et egentligt overblik over emnet. Det jeg læste ville svare til, at man læste om mad og lavede en sammenligning af vitaminpiller, rødvin og stegte sild. Selve messen var præget af, at det er de firmaer, der betaler for at udstille, der styrer indhold og program. Der blev talt ufatteligt meget om projektstyringsmodeller, skabeloner, dokumentstyring, manglende modenhed og benefits på et overordnet niveau. Et vigtigt emne som risikoanalyse hørte jeg ikke et ord om. Jeg vil hermed opfordre arrangørerne til næste år at styre programmet for at give deltagerne et bedre og mere komplet overblik og lade være med at fokusere så meget på benefits i stedet for værktøjer. Hvad er projektværktøjer? Et enkelt svar på ovenstående spørgsmål kunne være, at det er værktøjer, der understøtter gennemførelse af projekter - med den tilføjelse, at værktøjer skal forstås meget bredt. Følgende nøgleord viser bredden: Virksomhedens ressourcer, konsulenter, uddannelse, projektmodeller, projektstyringsmodeller, underleverandører, indkøb, logistik, organisation, projekthåndbog, skabeloner, processer, workflow, aktivitetsstyring, ressourcestyring, økonomistyring, statusrapportering, risikoanalyse, finans, kontrakter, dokumentation, projektkontor, audits, erfaringsopsamling, tids- registrering En lang liste som sikkert ikke er komplet. Mange af disse emner blev ikke behandlet på messen, til gengæld var der meget om emnet porteføljestyring, som i princippet er noget helt andet. Projektmodenhed Projektmodenhed blev nævnt igen og igen på messen. Et af vores store velrenommerede konsulentfirmaer opdelte danske firmaer i tre modenhedsklasser mht. projektstyringsværktøjer. Lav = brug af Word og Excel, Middel = brug af projektstyringsmodel, skabeloner og Sharepoint og Høj = brug PPM systemer f.eks. Primavera. For nogle år siden rådede samme firma kunderne til at lave projektstyring i Excel. I dag sælger de Sharepoint-løsninger, altså på mange måder et tilbageskridt, for på et spørgsmål om ressourcestyring svarede de, at det kunne de ikke i Sharepoint. Den enkelte virksomheds brug af systemer hænger selvfølgelig sammen med både modenhed og behov. Og man kan lave den mest fantastiske planlægning i Excel, og man kan lave simple planlægningsløsninger i Primavera, som kan læres på få timer. West Softs projektværktøjer De seneste år er der sket en meget stor udvikling af PPM systemer. Systemerne er meget forskellige, nogle har enkel funktionalitet, nogle kræver meget udvikling af leverandøren og andre har megen funktionalitet, der kan tilpasses af brugeren selv. West Soft tilbyder Primavera P6, Primavera PM og Lean Project Planner - tre meget forskellige systemer: Primavera P6 er et 100% webbaseret projekt og porteføljestyringssystem med næsten uanede muligheder. Systemet kan tilpasses den enkelte virksomhed på få dage, og virksomheden kan løbende tilpasse systemet til de aktuelle behov og modenheden. Primavera PM er et porteføljestyringssystem, der er velegnet til at skabe overblik og orkestrere en stor portefølje af projekter, f.eks. i større offentlige organisationer. Lean Project Planner er et enkelt system til styring af portefølje, projekter, aktiviteter og ressourcer. Efter deltagelse i messen spørger jeg mig selv, om West Soft er det eneste firma, der kan levere enkelt projekt- og porteføljestyringsværktøj, der kan analysere projekter og ressourcer? Det tager f.eks. fra få timer til en dag at lære at bruge Lean Project Planner. Fælles for systemerne er, at de er billige at implementere og billige i drift. Ud fra disse systemer skræddersyr vi systemer til de enkelte virksomheder. Er West Soft det eneste firma, der kan levere et enkelt projekt- og porteføljestyringsværktøj, der kan analysere projekter og ressourcer? Scorecard fra Lean Project Planner Læs mere om projektværktøj på Side 2

3 Vindkraftparken Rødsand 2 er nu klar Den 3. august blev den sidste af de 90 vindmøller på Rødsand 2 projektet sat i drift, og dermed var vindkraftparken færdigbygget. Rödsand 2 er verdens næststørste offshore vindkraftpark og er placeret på et 34 kvadratkilometer stort område mellem Nysted Havmøllepark, Gedser og Rødby. Møllerne er 115 meter høje og er placeret i 5 rækker med 18 møller i hver række. Ejer af vindkraftparken er E.ON, der med ansatte og en omsætning på 420 mia. kr. er verdens største privatejede energiselskab. I praksis er det E.ON Vind i Malmö, der har stået for byggeriet, der har en effekt på 207 megawatt og skal producere 800 millioner kilowatttimer om året. Dette svarer til forbruget af el hos husstande, og da Rødsand 2 erstatter kulkraft, reduceres udslippet af kuldioxid med ton pr. året. Et vellykket projekt Projektet har på alle måder været vellykket, og projektleder Anders Ljungman kunne ved projektets afslutning konstatere, at idriftsætningen var klar 4 måneder tidligere end planlagt, hvilket betyder 4 måneders ekstra indtægter, samt at projektets budget holdt med nogle procenters marginal. Anders Ljungman var således godt tilfreds og udtalte: Arbejdet er gået rigtig godt takket være en fantastisk indsats fra alle i projektet, og Siemens, som har leveret selve vindkraftværkerne, siger, at de aldrig har oplevet et bedre samarbejde og en større smidighed i et offshore projekt. Også de højere magter har været en medvirkende årsag til, at det er gået så godt, vejret har været rigtig fint i sommer. Rekorden for montering af et kraftværk er 3 1/2 time, og da vi rigtig fik flow i arbejdet, rejste vi et kraftværk om dagen inklusive transport med skib fra Nyborg. Projektet blev ledet af en projektgruppe på ca. 18 personer. Få var interne medarbejdere, og de øvrige var håndplukket fra en række svenske og danske konsulentfirmaer. Lars Hammer fra West Soft var ansvarlig for det daglige arbejde med planlægning og økonomistyring. Alle i projektet kan være stolte over at have leveret verdens næststørste vindkraftpark fire måneder tidligere end planlagt og under budgettet, siger projektleder Anders Ljungman Planlægning og økonomistyring Planlægsmæssigt har projektet på mange måder været en udfordring - der var mange parter indblandet: COWI har projekteret fundamenterne, Årsleff/ Bilfinger Berger JV. har bygget fundamenterne, Siemens Windpower har leveret møllerne, Peter Madsen Rederi A/S har gravet renderne, og NSW har produceret og lagt kablerne. E.ON har selv vha. en række underleverandører stået for montagen. Og så er der alle de omkringliggende systemer: Tilslutning, transformerstation, havnen i Rødby, montagepladsen i Nyborg og endelig idriftsætningen. Med 90 møller og mange indblandede findes der ikke mange projekter med så mange entreprenørgrænser, og så meget der kan gå galt. Primavera blev brugt til samordningen af projektet, og Lars Hammer fra West Soft mener da også, at en af de væsentligste årsager til projektets succes er, at bygherren helt fra projektets begyndelse har brugt meget tid på at samordne og justere entreprenørernes tidsplaner, og at det er dette koordineringsarbejde, der har skabt et velfungerende flow i projektet. Praksis viser, siger Lars med et smil, at holder tidsplanen i et projekt så holder budgettet også, og her blev vi færdig før tiden, og vi sparede på budgettet. Økonomien blev kørt i systemet BSA, hvilket betyder, at fakturaerne blev håndteret i både finanssystemet og i projektøkonomisystemet, altså dobbeltarbejde. Dette dobbeltarbejde opvejes imidlertid mange gange af den tid, man sparer i finansafdelingen ved at kunne lave en meget enkel bogføring, og den frihed man har i det daglige arbejde, hvor man kan lave en detaljeret opfølgning og løbende lave nødvendige tilpasninger. BSA giver løbende overblik over budget, budgetændringer, bestilt og betalt, og resultatet har været tilfredse revisorer og et fantastisk overblik over økonomien. En speciel udfordring for Rødsand 2 projektet har været, at projektets første periode kørte i svensk regi, og at bogføringen herefter blev flyttet til Danmark, men også dette blev klaret uden større vanskeligheder takket være et velfungerende projektøkonomisystem. (Fotos: Læs mere om West Soft på Side 3

4 Synliggørelse Af Lars B. Møller, Direktør i West Soft A/S I min omgangskreds møder jeg jævnligt personer som påstår, måske med rette, at de er ekstremt overbelastet af arbejdsopgaver. Det er ofte svært at mobilisere tilstrækkelig medfølelse, men det absolut værste man kan gøre er at sige: "Godt, så lister vi alle opgaverne, vurderer den nødvendige arbejdsindsats, og hvis det er rigtigt, at du er overbelastet, så beder du din chef prioritere...". Så er man dum, ufølsom osv. - det bliver altså pludselig så konkret, og en ingeniør tror fejlagtigt, at man kan regne på alting! Modsat oplever mange chefer der ønsker at have overblik over de aktuelle arbejdsopgaver det modsatte problem hvis de ønsker at få overblik over aktuelle arbejdsopgaver, og hvad arbejdstiden bruges til. Der er ofte en ganske stor modstand mod at liste arbejdsopgaver og registrere tidsforbruget. Medarbejderne synes at det er besværligt, og de vil ikke overvåges. Projekt og porteføljestyring som synliggørelse Disse to eksempler handler om synliggørelse, og jeg mener, at de udmærket illustrerer, hvad der i større og mindre skala sker mange stedet i dansk erhvervsliv. Hvorfor er der ikke større synliglighed? Hvordan kan man træffe beslutninger, hvis man ikke har overblik? Ønsker man synliggørelse? Hvad er konsekvensen af synliggørelse? Mangler man værktøjer? Projekt- og porteføljestyring handler netop om synliggørelse. Et projekt- og porteføljestyringssystem er jo i bund og grund en kombineret regnemaskine og kommunikationssystem, der bruges til synliggørelse, således at medarbejderne ved, hvad der forventes af dem og således, at ledelsen har overblik og kan bruge systemet til at prioritere og lave analyser for at finde bedre løsninger. Det fremgår sikkert allerede, at det er min opfattelse, at der i mange virksomheder er en utrolig mangel på synlighed, hvilke fører til, at der er gang i alt for meget samtidigt, der arbejdes dobbelt, der arbejdes med forkerte projekter, meget forsinkes, ressourcerne bruges ikke fornuftigt og organisationen stresses. Dette betyder modsat, at der er store muligheder for på samme tid at forbedre virksomhedens resultat og arbejdsmiljø. Vi er ikke modne til det! I de sidste årtier har danske virksomheder primært uddannet projektledere, og man starter nu forfra med at certificere de samme (og nye) projektledere. Burde vi ikke i stedet satse på bedre porteføljestyring? Stadig flere virksomheder far heldigvis fået øjnene op for de konkurrencefordele, der kan opnå på dette område, men der er også mange, der stritter imod - f.eks. hører vi tit bemærkningen: Vi er ikke modne til det! Og hvad er det så lige, man ikke er moden til? at have en liste over virksomhedens projekter? Konsulentfirmaet Implement påstår, at 80% af virksomhederne ikke har en sådan liste! at ledelsen tænker sig om og prøver at optimere den aktuelle projektportefølje? at ledelsen tænker sig om og ikke sætter for mange aktiviteter i gang samtidig? at ledelsen forsøger at bruge ressourcerne bedst muligt? at samle erfaringer og forbedre processerne Selvfølgelig er virksomhedernes modenhed forskellig, men alle er modne til at bruge et system til at bevare overblikket og lave analyser kompleksiteten og detaljeringsgraden bestemmer man jo selv. Modstand med konsekvenser Der er som sagt ofte megen modstand mod synliggørelse, og de organisationsmæssige konsekvenser er store. Inden min partner Kim kom til West Soft for mange år siden, var han chef på en større maskinfabrik, der udviklede og vedligeholdte maskiner og værktøjer i en af Danmarks store virksomheder. Kim indså hurtigt, at han ikke havde synderlig indflydelse på, hvad der blev produceret hvornår osv., styringen var decentraliseret, personlige relationer var afgørende for beslutningerne, og der eksisterede en høj grad af sub-optimering. Han valgte så at indføre enkel porteføljestyring. Det at håndtere systemet var enkelt, hvad der ikke var enkelt var, at få organisationen til at komme med input og acceptere den ændrede magtfordeling. Men nogle af de konkrete resultater blev et kortere projektforløb, mindre forsinkelser og bedre udnyttelse af ressourcerne. Kim som chef kunne altså nu styre det, han var ansvarlig for. Overblik giver handlekraft Så hvordan er det med synliggørelsen i din virksomhed? Hvis det går mindre godt, er det på høje tid at få lavet nogle forbedringer - går det meget godt, er det måske tid til at arbejde videre med disse spørgsmål for at forbedre konkurrencesituationen og arbejdsmiljøet. Mine venner kan godt have ret: Man kan muligvis ikke regne på alting, men det er nu meget rart med et overblik, så man har bare en anelse om, hvor det går skævt. Vi har tidligere i West Soft brugt mottoet: "Overblik giver handlekraft". Det holder stadig og det kan man godt både regne på og med! Det er skønt at arbejde i virksomheder, der tjener penge og hvor alting kan gøres meget bedre Vi har mange skjulte reserver i Danmark, men udnyt dem inden det går galt! Læs mere om projekt og porteføljestyring på Side 4

5 20 gode råd om projekt og porteføljestyring For snart 10 år siden opstillede vi 10 gode råd om projektstyring og 10 gode råd om porteføljestyring. Der var mange, der var glade for disse råd, og de er bl.a. blevet brugt som undervisningsmateriale til uddannelse af ingeniører og på projektlederuddannelser. Der er sket meget i de forløbne år, og vi i West Soft er også blevet klogere, så vi har nu valgt at opdatere de 20 gode råd. 10 råd om projektstyring 1) Definer mål med projektet og gerne nogle delmål undervejs det er vigtigt at arbejde med veldefinerede mål og benytte målbare størrelser! 2) For at sikre at målene opnås og undgå eventuel modstand engageres hele værdikæden i projektet f.eks. også salgsafdelingen og kunder. 3) Lav en liste over projektets interessenter og informer disse løbende informationen tilpasses de enkelte interessenter således, at den er tilstrækkelig og ikke for detaljeret. 4) Få projektdeltagerne til at føle ansvar og engagement dette sker f.eks. ved at projektdeltagerne deltager aktivt i planlægningsfasen og informeres løbende. 5) Det er vigtigt at der tales samme sprog i virksomhedens projekter. En forudsætning for dette er, at projektdata struktureres på samme optimale måde. Faseinddelingen er en vigtig struktur - andre eksempler kan være system, lokalitet, ansvarlig, organisation og produkttype. 6) Vælg et enkelt styringssystem det er vigtigt at styringssystemet bliver en hjælp og ikke en belastning. Dette kan f.eks. opnås ved at arbejde med differentierede brugergrænseflader tilpasset den enkeltes behov. 7) Lav en tids- og ressourceplan med en fornuftig detaljeringsgrad - det giver det bedste overblik over plan og fremdrift. Tidsplanen skal være dækkende, dvs. indeholde alle aktiviteter f.eks. også aktiviteter hos underleverandørerne. For detaljerede aktivitetsplaner kræver meget tid til vedligeholdelse (opdatering, fremdriftsrapportering) uden større værditilførsel, og bindingerne bliver ofte ulogiske. Beskrivelse af aktiviteternes indhold/arbejdsopgaver vil ofte være en god ide. 8) Evaluer jævnligt og beslut om projektet skal videreføres det er vigtigt at fastholde projektets mål og løbende vurdere, om det er fornuftigt at færdiggøre projektet. Vær således ikke bange for at afbryde projekter. 9) Lav en løbende opfølgning af projektet f.eks. hver 14. dag gennemløbes følgende cyklus: Rapportering, Registrering, Kontrol, Bearbejdning, Analyse, Beslutninger, Korrektioner og Dokumentation. Resultatet sammenfattes og udtrykkes i målbare størrelser. 10) Indsaml, vurder og reducer usikkerheder = trusler + muligheder, lav en liste over usikkerhederne, gennemgå listen med jævne mellemrum og forsøg systematisk at reducere truslerne og udnytte mulighederne. 10 råd om porteføljestyring 1) En velfungerende porteføljestyring kræver ledelsens støtte, og at virksomheden har klare mål, en strategi og retningslinjer for, hvordan projektporteføljen skal udvælges, prioriteres og sammensættes. 2) Hvis I ikke kan styre de enkelte projekter, kan I heller ikke styre projektporteføljen, f.eks. få mest muligt ud af virksomhedens ressourcer og undgå mislykkede projekter. 3) Vis lederskab og interesse det er ledelsens ansvar at have overblik, lokalisere problemer så tidligt som muligt og støtte projektlederne med at løse problemerne. Ligeledes er det også ledelsens ansvar at forbedre projektkulturen og dermed få velfungerende projekter til at gå endnu bedre. 4) Skab god kommunikation i organisationen vær åben i dialogen og husk at det påstås, at en organisations effektivitet kan måles på den tid, det tager at distribuere information. 5) Lav og ajourfør løbende en liste over samtlige aktuelle projekter og ideer til projekter overblik giver handlekraft, listen giver overblikket. Vurder eventuelle kommende projekters konsekvenser for f.eks. virksomhedens kapacitet, viden osv. 6) Sæt ikke flere projekter i gang ad gangen end medarbejderne kan overkomme virkningen af dette vil normalt være at projekternes gennemløbstid mindskes drastisk, og at ressourceforbruget falder. 7) Lav et system til at prioritere projekterne tag hensyn til virksomhedens korte og langsigtede mål, f.eks. økonomi, teknologisk udvikling og medarbejderudvikling. Brug f.eks. risikoanalyse i forbindelse med vurderingen. 8) Etabler en styringsfunktion (projektkontor) hvis opgave det er at støtte de enkelte projektledere, hvor der er behov og rapportere til ledelsen på tværs af projekterne. Det er vigtigt, at projektkontoret er en lille ikke styrende funktion. 9) Informer løbende de enkelte medarbejdere om, hvilke arbejdsopgaver de forventes at løse lav f.eks. løbende en aktivitetsplan og et ressourcehistogram til hver medarbejder på tværs af projekterne. Konsekvensen af dette vil være større engagement, at problemer lokaliseres tidligt, og at kvaliteten af planlægningen forbedres. 10) Skab anerkendelse og belønningssystem stil krav og anerkend både succeser og fiaskoer. Diskuter årsag og virkning åbent f.eks. på projektafslutningsmøder. Beløn ekstraordinære indsatser og husk, at det ofte er de små ting, der tæller. Læs mere om projekt og porteføljestyting Side 5

6 Indtryk fra det danske Primavera brugermøde juni 2010 I juni måned blev det årlige brugermøde for de danske Primavera-brugere afholdt i Vejle. Det blev en hyggelig og lang dag med masser af ny information, erfaringer og gode ideer. Mere end halvdelen af deltagerne valgte også at bruge aftenen på en middag og efterfølgende snak. Dagen startede med en kort indledning, herefter så vi nærmere på Primaveras Web-inteface og Primavera Risk Analysis, og der var mulighed for at lave hands-on test af programmerne. Efter frokost videregav MAN Diesel & Turbo og YouSee erfaringer med implementering af Primavera (se nedenfor). Vi brainstormede vedr. ønsker til kommende versioner til Primavera, og aktuelle ønsker blev efterfølgende sammenfattet og afleveret til Primaveras udviklingsteam. Det officielle program sluttede med en præsentation af nyheder i version 8 samt Primavera Portfolio Manager via internettet ledet af Primavers udviklingsdirektør Dick Faris. Jacob Juul fra MAN Diesel & Turbo, der fra tidligere job er en af de mest garvede brugere af Primavera i Danmark, fortale om implementeringen af Primavera. Implementeringen havde taget ca. 4 år. Første fase var at få accept af Primavera, mange SAP brugere skulle overbevises, og det var svært. P6 s fleksibilitet og muligheden for at simulere var vigtig funktionalitet her. Implementeringen skete herefter bottom-up med start som selvstændige øer, som langsomt kom til at hænge sammen. Efter 4 år fungerer alt næsten 100%, 200 projekter findes i databasen, og der sker ugentlige opdateringer og dataudveksling med SAP. Et godt råd fra Jacob er, at faste rutiner giver accept! Jesper Elving fra YouSee fortalte om YouSee s implementering af Primavera, og ikke mindst om de store planer, man har for udbygning af løsningen fremover. YouSee anskaffede Primavera i 2008 og arbejder som en af de eneste i Danmark udelukkende med web-klienten. YouSee bruger Primavera til styring af udbygningsprojekter, som udføres af diverse entreprenører og mange underentreprenører. I løbet af de seneste to år er YouSee gået fra en kundetilfredshed på 30% til 90%, og Primavera er en af de væsentligste årsager - overblikket betyder, at man stort set holder, det man lover. Mht. fremtiden er der lavet en udviklingsplan frem til Første step er, at entreprenørerne får adgang til selv at rapportere fremdrift - herefter er der 7 integrationsprojekter, udbygning med en ny afdeling, forbedret ressourcestyring og meget andet. Konference om risikostyring den 30. november i København Den 30. november afholder West Soft i samarbejde med Krucow.com en konference om risikostyring. Målet er at vise, at der er økonomi i at nedsætte usikkerhed og risici - man frigør f.eks. Ressourcer, som så kan bruges til f.eks. produktudvikling. På konferencen får man svaret på, hvorfor man laver usikkerheds og risikoanalyser. Hvilke metoder findes der? Hvordan gør man i praksis for at få et godt resultat? Hvad får man ud af det, hvordan tager man action, og hvordan vurderer man resultatet? Konferencen er meget praktisk orienteret og vil give deltagerne et overblik over, hvordan man effektivt laver risikoanalyse for tidsplaner og økonomi. Vi mener, at denne kendte menu fortjener en udvidelse og har derfor også inddraget projektledelsesaspekter som følge af manglende teknisk risikoanalyse. Hvert år mistes på denne konto mennesker, anlæg og materiel i et uacceptabelt omfang! På konferencen vil der være et hovedspor - parallelt med dette er der mulighed for at se på metoder og Torvehallerne i Vejle dannede rammen om det årlige Primavera brugermøde i juni værktøjer eller få en diskussion om egne udfordringer. Læs mere om West Soft på Side 6

7 Primavera version 8 Skærmbillede fra det nye risikoanalysemodul Selv om vi ikke har nogen endelig dato, så nærmer tiden sig, hvor den nye Primavera P6 version 8 er færdigtestet og bliver frigivet. Der er tale om en meget stor opdatering med rigtigt mange ændringer og forbedringer. Den helt store ændring er, at P6 version 8 er et 100% web-baseret produkt, hvilket betyder, at klienten P6 Professional herefter betragtes som en valgfri ekstra-komponent. Dette har selvfølgelig krævet, at masser af funktionalitet fra klienten nu er implementeret i Web-delen, hvilket samtidigt har givet anledning til nytænkning og forbedring af denne funktionalitet. Også for P6 Professional, altså klienten, er der sket store ændringer. Brugergrænsefladen har fået et nyt moderne look og meget større fleksibilitet der kan f.eks. arbejdes med flere vinduer åbne på en gang, og vinduerne kan arrangeres med faneblade eller ved siden af hinanden, ikon-barerne kan konfigureres osv. Der er også tale om nytænkning i version 8 - bl.a. er der sket store forbedringer mht. ressourcestyring. Et lille men vigtigt eksempel for mange er muligheden for, at hver person kan have og vedligeholde sin egen kalender eventuelt via link til Outlook. Nedenfor findes en sammenfatning af nogle af de vigtigste ændringer og forbedringer: Opsætning/administration Administration og opsætning af enterprise data er flyttet til web-delen og forbedret på en lang række punkter, f.eks. er det enklere at oprette, få overblik og lave analyser for brugerne. Enterprise Views Der kan nu oprettes enterprise views enten som tabeller eller gantt visning sorteret, filtreret, grupperet og summeret efter alle aktuelle parametre. Også funktionen Create Portfolio, som har været udsat for en del kritik, er forbedret. Project Templates Funktionen erstatter Methodology Manager. I princippet er der tale om samme funktionalitet som tidligere men enklere og smartere. Data ligger i samme database, skabelonerne vedligeholdes med samme brugergrænseflade, og man slipper for en del mindre problemer i og med, at de samme enterprise registre benyttes. Forbedret planlægning og analyser Et utal af mindre og større forbedringer vedr. filtre, grupperinger, håndtering af baselines, layouts osv. er implementeret i web-klienten, men også nye funktioner er tilføjet f.eks. en 14 punkter Schedule Checker -funktion, som analyserer projektet mht. ulogiske data f.eks. negativt slæk, constraints der ikke overholdes, bindingstyper, forsinkelser osv. Forbedret ressourceanalyser Tre nye views er implementeret i webklienten Ressource Assignments View, Ressource Assignments Gantt View og Usage Spreadsheet View - alle views med muligheder for at lave layouts og filtre på bl.a. ressourcer, ressource codes, ressource teams, roller og rolle teams osv. Nyt risikomodul Modulet er baseret på metoden FMEA, hvor der opbygges risikoregistre, og hvor de enkelte risikoparametre kan linkes til aktiviteter, vurderes med sandsynlighed og konsekvens, kontrolleres og vises som risiko score matrix. Der er også mulighed for at håndtere risiko på tværs af projekterne, f.eks. for porteføljer og programmer. P6 Professional Der er implementeret et nyt view Timescaled Logic Diagram - en type ganttvisning, der viser alle aktiviteter og bindinger. Forskellen er, at der tillades at aktiviteter placeres på samme linje, hvilket er meget pladsbesparende. Læs mere om Primavera på Side 7

8 West Softs produktportefølje Lean Project Planner Lean Project Planner er et enkelt projektog porteføljestyrings værktøj udviklet specielt til virksomheder der ønsker et værktøj som kan benyttes efter få timers indlæring. Det er muligt at styre de enkelte projekter, styre ressourcerne på tværs af projekterne og få overblik over og prioritere projektporteføljen herunder at lave cashflows, risikoanalyse, scorecards- og bubblecharts. Programmet er tilpasset skandinaviske virksomheder, hvor den centrale styring typisk er erstattet af friheden til at kunne styre de enkelte projekter ude i organisationen. Flere brugergrænseflader, der hver især understøtter de enkelte interessenters behov, sikrer en aktiv deltagelse af alle projektdeltagere. MultiRisk MultiRisk er er risikoanalyseværktøj baseret på metoden successiv kalkulation. Vi har i længere tid arbejdet med ideer og en specifikationen til en ny version 5, og nu har vi sat udviklingen i gang. Som udviklingsplatform bruger vi C#.net og med en MS SQL database og det er et klart mål, at programmet forsat skal være så enkelt, at man kan lære både metode og program på et endagskursus. I den nye version går vi over til at bruge Monte Carlo simulering, hvilket giver et antal fordele - f.eks. får man den rigtige fordelingskurve, og man får mulighed for at sætte en sandsynlighed på de enkelte poster. Konsulentydelser og uddannelse West Softs forretningsidé er at tilbyde vores kunder bedre projektstyring bestående af én eller flere af de komponenter, der findes i vores produktportefølje: Software, Uddannelse og Konsulentydelser. Ser vi på de virksomheder, vi gennem tiderne har hjulpet, kan vi konstatere, at ydelserne er mange og forskellige, da hver virksomhed jo har særlige behov, som vi forsøger af dække. Vi har erfaring fra mange brancher og fra forskellige typer opgaver, så udover at tilbyde software til projekt og porteføljestyring, deler vi gerne ud af vores erfaringer og kan tilbyde vores kompetence som rådgivere eller som ekstra ressource i situationer med spidsbelastning. Primavera P6 Primavera P6 er verdens mest udbredte high-end projekt og porteføljestyringssystem. Programmet bruges af mindre virksomheder der ønsker et meget fleksibelt system til nogle af Danmarks største virksomheder og projekter. Ledelsen skaber sig et overblik, orkestrerer projektporteføljen, prioriterer projekterne og skaber flow. Økonomichefen kan skabe sig overblik og laver fremdrifts- og earned value analyser. Linjecheferne udvikler og disponerer firmaets ressourcer. Projektlederne planlægger og gennemfører de enkelte projekter - og projektdeltagerne får deres personlige overblik, får information om projekter og aktiviteter og kan rapportere tidsforbruget. For alle er Primavera et kommunikationssystem med kollaborative funktioner, issue håndtering, håndtering af risici, håndtering af dokumenter osv. Primavera Portfolio Manager Primavera Portfolio Manager (tidligere Prosight) er en perfekt værktøjskasse til at skabe porteføljestyringssystemer udviklet unikt til den enkelte virksomhed. Programmet er fleksibelt og tilpasses hurtigt og enkelt tilpasses til den enkelte virksomhed behov og ønsker. Virksomheden får samlet alle informationer om projekterne i ét system, man synliggør, strukturerer, kvalitetssikrer og forbedrer informationen og ledelsen har et enkelt og effektivt værktøj til at orkestrere porteføljen. Primavera Portfolio Manager anskaffes typisk, når der skal håndteres meget store projektporteføljer. What-if analyse, simulering af ressourcebelastning ved flytning af projekter Primavera Risk Analysis - tidligere kaldt Pertmaster, er et full lifecycle program til risikoanalyse til brug i Primavera og Microsoft Project og er et af de mest anvendte i verden. Ved at analysere på omkostninger og planlagte aktiviteter kan programmet give brugeren et overblik over de ricisi, man opererer med, og fastslå, om projektet kan gennemføres inden for den planlagte tid og inden for den angivne økonomiske ramme og herefter lave en beredskabsplan for nødvendige tiltag. Programmet er baseret på et af de mest anvendte principper inden for risikoanalyse: Monte Carlo Simulering. Læs mere om West Softs produkter, kurser og seminarer på Side 8

9 Kurser Kurserne gennemføres i mindre hold, og der er lagt stor vægt på øvelser og på at relatere undervisningen til deltagernes dagligdag. Er der tale om værktøjskurser er deltagerantallet begrænset til 8 personer, og West Soft stiller pc ere til rådighed også hvis kurserne gennemføres i kundens lokaler. Alle kurserne kan også gennemføres som virksomhedskurser. Workshops West Soft tilbyder at arrangere virksomhedsspecifikke workshops om forskellige emner inden for områderne projektstyring, porteføljestyring og risikoanalyse. På disse arrangementer tager vi udgangspunkt i den aktuelle virksomheds situation, og der bliver arbejdet med metoder og cases fra virksomheden. Eksempler på workshops og specialkurser vi har gennemført de seneste år er: Uddannelse i grundlæggende planlægning Bedre projekt og porteføljetstyring Implementering af tidsregistrering Risikoanalyse alment Økonomiske eller tidsmæssige risikoanalyser af konkrete projekter Uddannelse af virksomhedens ledelse Mange virksomhedsledere har aldrig lært om projekt og porteføljestyring. Derfor kan det være effektivt at lave workshops i emner, hvor der findes et forbedringspotentiale. West Soft arrangerer gerne sådanne workshops, temaer og overskrifter kan f.eks. være: Sammensætning af projektporteføljen 20 gode råd om projekt og porteføljestyring Bedre udnyttelse af virksomhedens ressourcer Risici i forbindelse med porteføljestyring Kurser K nov Risikoanalyse alment (Generel Ledelse) K nov Porteføljestyring (Generel Ledelse) K nov Projektkontoret (Generel Ledelse) K nov Konference om Risikostyring Demoseminarer (gratis) Primavera P6 Grundkursus (Værktøjer og metoder) 1) afholdes hos West Soft Development, Havneparken 2, 7100 Vejle K dec Lean Project Planner Grundkursus K dec MultiRisk K jan Opdateringskursus Primavera vers. 8 Vejle 1) K jan Opdateringskursus Primavera vers. 8 K jan Primavera Web klienter K jan Primavera P6 Videregående K jan K feb Primavera P6 Grundkursus (Værktøjer og metoder) Kommunikation og Kropssprog (Personlig Udvikling K feb Forandringsledele (Personlig Udvikling) K feb K feb K nov Projektøkonomi (Værktøjer og metoder) Samarbejde og Relationer (Personlig Udvikling) Kom bedre i mål med usikkerheds og risikoanalyse i projekter København S feb formid. Usikkerheds og risikoanalyse Vejle 1) S feb eftermid. Projekt og Porteføljestyring Vejle 1) S feb formid Usikkerheds og risikoanalyse S feb eftermid. Projekt og Porteføljestyring Konference Den 30. november afholdes en heldagskonferencen om Risiko i projekter. Der kommer flere interessante indlæg - se mere på West Soft A/S Skovlytoften 4 DK 2840 Tlf ws@westsoft.dk