DSDW, Jobindsats og Refusionsløsningen

Transkript

1 Spørgsmål / svar til udbud 1 Kontrakt, Pkt. 2, 3. afsnit I Kontrakten, Pkt. 2, 3. afsnit er det anført at Kunden stiller udviklings- og testmiljøer til rådighed for opgaveløsning som beskrevet i bilag 2. Ansvaret for miljøerne, samt den videre udvikling, optimering og drift af disse overgår til Leverandøren på Overdragelsesdagen. Ordregiver bedes uddybe, hvad der ligger i ansvar om det alene er varetagelse af de ydelser, som kontrakten omfatter, eller om der er tale om anden og mere vidtrækkende overtagelse, fx f.s.v.a driftsansvar? Statens It varetager den tekniske drift af miljøerne, hvilket omfatter drift og vedligeholdelse af infrastrukturplatfo rmen inklusiv operativsystem, kapacitets- og ændringsstyrting, backup af infrastrukturplatfo rmen, samt logning og overvågning af adgange. Endvidere varetager Statens It fagapplikationsdri ften af Microsoftmiddleware (SQL Server og IIS). Leverandøren skal, i med kravene i bilag 3, under overholdelse af servicemålene i bilag 6, vedligeholde systemerne og miljøerne, herunder fagapplikationsdri ft af den ikke Microsoftspecifikke middleware, samt varetage supporten. Spørgsmål / svar til udbud Side 1 af 15

2 2 Kontrakt, Pkt. 9.4, 5. afsnit Der er u mellem Kontraktens Pkt. 9.4, 5. afsnits fornøden indsigt i grundlaget for løsningsforslag og henvisningen til pkt. 19, som giver en mere omfattende ret til audit. Tilbudsgiver foreslår at fjerne henvisningen til pkt. 19 herfra. Det fremgår af punkt 19, 5. afsnit, sidste punktum, at Kunden har til enhver tid ret til at lade en uvildig tredjemand, som er underlagt tavshedspligt, gennemgå løsningsforslag i med punkt 19. Af punkt 19 fremgår bl.a. Kunden har til enhver tid ret til at kontrollere arbejde med henblik på at afdække overholdelse af aftalte procedurer og aftalte standarder, herunder overholdelse af krav vedrørende it-sikkerhed, jf. punkt 15. Kontrollen sker ved en uafhængig sagkyndig tredjepart (auditor). Det er væsentligt for STAR, at STAR om nødvendigt har mulighed for at kontrollere arbejde med henblik på at Spørgsmål / svar til udbud Side 2 af 15

3 afdække overholdelse af aftalte procedurer og aftalte standarder, herunder overholdelse af krav vedrørende it-sikkerhed, også i relation til løsningsforslag. Bestemmelsen fastholdes derfor. 3 Kontrakten, Pkt Kontrakten, Pkt Kontrakten, Pkt Kontrakten, Pkt Fristerne i Kontraktens Pkt er korte i forhold til Tilbudsgivers mulighed for bemandingsplanlægning og evt. genplacering af medarbejdere. Tilbudsgiver foreslår at der gives længere frister. Tilbudsgiver foreslår at der i kontraktens vilkår om udskiftning af medarbejdere, Kontraktens Pkt , indarbejdes en undtagelse for medarbejderes opsigelse, langvarig sygdom eller andre personlige forhold mm. Tilbudsgiver foreslår at Kontraktens Pkt ikke skal gælde ved medarbejderudskiftning, som Leverandøren ikke er herre over, som fx medarbejderes opsigelse, langvarig sygdom eller andre personlige forhold mm. Tilbudsgiver foreslår at Kontraktens Pkt ændres. Således at hvis Kunden nedskalerer eller kræver en medarbejder udskiftet, da er Leverandøren ikke forpligtet af Bestemmelsen er udarbejdet i med STARs ønsker og behov, og fastholdes derfor. Bestemmelsen er udarbejdet i med STARs ønsker og behov, og fastholdes derfor. Bestemmelsen er udarbejdet i med STARs ønsker og behov, og fastholdes derfor. Bestemmelsen er udarbejdet i med STARs ønsker og behov, og fastholdes derfor. Spørgsmål / svar til udbud Side 3 af 15

4 7 Kontrakten, Pkt Med udgangspunkt i at kontrakten forventes at træde i kraft i november 2016 med overdragelsesdag i februar 2017, foreslår Tilbudsgiver at erklæringerne omfattet af Kontraktens Pkt skal leveres første gang i 2018 og at Kunden skal give leverandørens revisor al nødvendig adgang til Kundens lokaliteter og systemer, som er nødvendig for gennemførelsen af revisionen og udarbejdelsen af revisionserklæringerne. Bestemmelsen i kontraktens punkt 17.1, ændres fra: Leverandøren skal hvert år inden udgangen af 2. kvartal levere følgende erklæringer: En revisorerklæring (ISAE 3402 type-2) eller lignende, der omfatter de generelle itkontroller for de opgaver og områder, denne kontrakt vedrører. En revisorerklæring (ISAE 3000) eller lignende om overholdelse af Lov om personoplysninger med tilhørende bekendtgørelser og cirkulærer. Såfremt revisionserklæring en viser, at der er mangler ved sikkerheden i henhold til Kontrakten, herunder at kravene til itsikkerhed i punkt 17 ikke er overholdt, skal Leverandøren afhjælpe manglerne uden ugrundet ophold Spørgsmål / svar til udbud Side 4 af 15

5 og uden yderligere vederlag. Til: Leverandøren skal hvert år inden udgangen af 2. kvartal, første gang i 2018, levere følgende erklæringer: En revisorerklæring (ISAE 3402 type-2) eller lignende, der omfatter de generelle itkontroller for de opgaver og områder, denne kontrakt vedrører. En revisorerklæring (ISAE 3000) eller lignende om overholdelse af Lov om personoplysninger med tilhørende bekendtgørelser og cirkulærer. Kunden er forpligtet til i rimeligt omfang at yde den bistand, herunder ved at give revisor(erne) adgang til Kundens lokaliteter, systemer og dokumentation, som er nødvendig for gennemførelsen af revisionen og udarbejdelsen af Spørgsmål / svar til udbud Side 5 af 15

6 revisionserklæring erne. Såfremt revisionserklæring en viser, at der er mangler ved sikkerheden i henhold til Kontrakten, herunder at kravene til itsikkerhed i punkt 17 ikke er overholdt, skal Leverandøren afhjælpe manglerne uden ugrundet ophold og uden yderligere vederlag. 8 Kontrakten, Pkt Kontrakten, Pkt. 18, 7. afsnit Ordregiver bedes bekræfte, at forpligtelsen i Kontraktens pkt. 18 gælder for overholdelse af den til enhver tid gældende persondatalovgivning. I forbindelse med Kontraktens Pkt. 18, 7. afsnit, bedes Ordregiver bekræfte at Ordregiver skal klassificere data samt meddele Leverandøren, hvilke data, som er omfattet af PDL 41, stk. 4. Leverandøren er til enhver tid forpligtet til at sikre, at den til enhver tid gældende dansk persondatalovgivn ing overholdes. STAR meddeleler leverandøren, hvilke data i systemerne der skal behandles i med krigsreglen. Spørgsmål / svar til udbud Side 6 af 15

7 10 Kontrakten, Pkt. 18, 8. afsnit Kontrakten, Pkt. 18, 8. afsnit: Ordregiver foreslår, at det præciseres at det er samme erklæring, som er beskrevet i pkt Kontraktens punkt 18, 8. afsnit ændres fra: Leverandøren skal på Kunden anmodning give Kunden tilstrækkelige oplysninger til, at Kunden kan overholde sine forpligtelser som dataansvarlig efter persondatalovgivningen, herunder forpligtelser over for registrerede (såsom indsigtsretten) og forpligtelsen til at påse, at Leverandøren har truffet de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Leverandøren skal i den forbindelse foranledige, at en uafhængig tredjepart, en gang om året, afgiver en revisionserklæring til Kunden om de persondataretlige sikkerhedsmæssig e forhold hos Leverandøren. Til: Leverandøren skal på Kunden anmodning give Kunden tilstrækkelige Spørgsmål / svar til udbud Side 7 af 15

8 oplysninger til, at Kunden kan overholde sine forpligtelser som dataansvarlig efter persondatalovgivningen, herunder forpligtelser over for registrerede (såsom indsigtsretten) og forpligtelsen til at påse, at Leverandøren har truffet de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Leverandøren skal i den forbindelse foranledige, at en uafhængig tredjepart, en gang om året, afgiver en revisionserklæring til Kunden om de persondataretlige sikkerhedsmæssig e forhold hos Leverandøren i med det i punkt 17.1 anførte herom. 11 Kontrakten, Pkt Tilbudsgiver foreslår en prisreguleringsmodel med flere niveauer, for at afspejle den fulde effekt af Ordregivers væsentlige reduktion i det volumen, der ønskes leveret. Tilbudsgiver foreslår, at i tilfælde af reduktion med mere end 25%, da kan Leverandøren hæve priser med 10%, og ved reduktion med mere end 40%, da kan Leverandøren hæve priser med 20%. Bestemmelsen er udarbejdet i med STARs ønsker og behov, og fastholdes derfor. Spørgsmål / svar til udbud Side 8 af 15

9 12 Kontrakten, Pkt Ordregiver bedes bekræfte, at forpligtelsen i henhold til Kontraktens pkt. 23.8, gælder for krav, pålæg og lovgivning rettet mod Leverandøren. Det er korrekt, at garantien i Kontraktens punkt 23.8 forpligter Leverandøren til at overholde de for Leverandøren, i sin egenskab af leverandør af Kontraktens Ydelser, og de for Ydelserne under Kontrakten, relevante lovregler. Spørgsmål / svar til udbud Side 9 af 15

10 13 Kontrakten, Pkt. 30.2, 1. afsnit Med udgangspunkt i kontraktens pkt mener Tilbudsgiver at der er behov for en afklaring af, hvad der udgør materialer. Leverancen vil indeholde tæt forbundne elementer, som tager udgangspunkt i det Standardprogrammel, som ligger til grund for systemerne, og som videre baseres på opsætning og anvendelse af procedurer i Standardprogrammel, og som også kan have elementer af kundespecifikt programmel. Der kan ikke fra tilbudsgivere opnås overdragelse af rettigheder til Standardprogrammel, men alene til Kundespecifikt programmel, (materiale) fx leveret i form af, aftalte kundespecifikke leverancer, analyseresultater, data, eller sammenstillinger af data. Tilbudsgiver foreslå derfor at reguleringen opdeles som følger: Kundespecifikt programmel er programmel, der er tilpasset, tilrettet eller udviklet specielt til Kunden i forbindelse med opfyldelse af Kontrakten. I den situation, hvor Leverandøren tilpasser eller tilretter Standardprogrammel specielt til kunden i forbindelse med opfyldelse af Kontrakten, udgør selve tilpasningen eller tilrettelsen kundespecifikt Programmel. Standardprogrammel som kundespecifikt programmel, tilpasninger eller tilrettelser er baseret på, forbliver at være Standardprogrammel. Resultater, som følge af anvendelse af standardprocedurer i Standardprogrammel udgør ikke kundespecifikt programmel. Kunden erhverver ejendomsret, ophavsret og alle øvrige immaterielle rettigheder til, hvad der måtte være udviklet specifikt til Kunden efter aftale mellem Parterne, herunder rapporter og kildekode til kundespecifikt programmel, samt den dertil hørende dokumentation. Dette inkluderer ligeledes resultaterne af den af Leverandøren udførte konsulentbistand for Kunden. Kunden er berettiget til at foretage ændringer i kundespecifikt programmel. Rettighederne medfører en ret for Kunden til selv eller ved tredjemand at vedligeholde og ændre kundespecifikt programmel og dertil hørende dokumentation. Leverandøren opnår ingen rettigheder til de ændringer, der er foretaget af Kunden. Kontrakten omfatter ikke levering af allerede udviklet/eksistere nde programmel. Som et eksempel på materiale omfattet af bestemmelsen i punkt 30.2 kan således nævnes programmel udviklet af Leverandøren under Kontrakten, mod betaling, jf. punkt 21. Såfremt STAR (evt. efter drøftelse med leverandøren) finder det er hensigtsmæssigt at anskaffe sådant eksisterende/aller ede udviklet programmel, indgår STAR en separat aftale med rettighedshaveren om køb/brug af sådant programmel. Dette gælder også i de tilfælde, hvor leverandøren er rettighedshaver. STAR tilføjer til punkt 30.5 til Kontrakten: 30.5 rettigheder Spørgsmål / svar til udbud Side 10 af 15

11 Leverandøren er berettiget til at anvende knowhow, metoder og generel viden erhvervet i forbindelse med arbejde for Kunden i projekter for andre kunder. Leverandøren erhverver ingen rettigheder til Kundens eksisterende systemer og Dokumentation, jf. punkt 30.1, til materiale leveret som en del af Ydelser, jf. punkt 30.2 eller til data som angivet i punkt Leverandøren er dog berettiget til at anvende knowhow, metoder og generel viden erhvervet i forbindelse med arbejde for Kunden i andre sammenhænge, herunder projekter for andre kunder, dog altid under iagttagelse af tavshedspligten i punkt 31. Spørgsmål / svar til udbud Side 11 af 15

12 14 Kontrakten, Pkt. 30.3, 4. afsnit Kravet om at Leverandøren skal stille de værktøjer, herunder kildekoder og Dokumentation, der er nødvendige for, at Kunden kan udnytte sin immaterialret skal afgrænses i forhold til Standardprogrammel, idet Tilbudsgiver ikke inden for kontraktens prismodel skal kunne forventes at stille Standardprogrammel til rådighed, såfremt det er sådant standardprogrammel, som er nødvendige for at Kunden kan udnytte sin immaterialret til kundespecifikt programmel. Formuleringen bør tilføjes følgende: til rådighed for Kunden, på sædvanlige markedsmæssige vilkår, herunder producentens gældende standardvilkår og betaling. De. Bestemmelsen fastholdes. Se ovenstående svar. Spørgsmål / svar til udbud Side 12 af 15

13 15 Kontrakten, Pkt. 33.1, 1. afsnit Jf. Kontraktens pkt skal Leverandøren sikre at en stilling, som er en del af denne kontrakt besættes med en elev. Der opstår derved en potentiel u, da en elev ikke vil kunne opfylde kravene til kvalifikationer, som anført i Bilag 10. Der er heller ikke anført en elevressource i de efterspurgte roller. Ordregiver bedes redegøre for, hvorvidt elevpladsen er tænkt at ligge ud over de ønskede ressourcer (i både antal og kvalifikationer), samt for hvordan elevressourcen skal prissættes. Bestemmelsen i punkt 33 indeholder udtømmende kravene vedr. elever. Bestemmelsen stiller ikke krav til, hvordan leverandøren inddrager en elev til Kontraktens opfyldelse. Hvordan Leverandøren ønsker at inddrage en elev i forbindelse med opfyldelse af Kontrakten, er altså op til Leverandøren. Kunden betaler ikke særskilt vederlag for elever, der medvirker til levering af Kontraktens Ydelser, hvorfor Leverandøren skal medregne prisen på elever i de øvrige vederlag. Spørgsmål / svar til udbud Side 13 af 15

14 16 Kontrakten, Pkt. 37.1, 2. afsnit Kontrakten, Pkt. 37.1, 2. afsnit nævnes forhold, der kan indgå, og forhold, der ikke kan indgå som fortolkningsgrundlag. I 2. afsnit anføres at Tilsvarende gælder. Betyder det at forhold nævnt i 2. afsnit kan indgå, eller at de ikke kan indgå? Viden om Ydelser, der skal leveres under Kontrakten, Kundens it-miljø mv., som en part måtte have erfaret som led i et tidligere samarbejde, kan ikke efterfølgende påberåbes som fortolkningsgrundl ag for Kontrakten. 17 Bilag 3 Leverancebeskrivelse og Løsningsbeskrivelse 18 Udbudsbetingelser "Leverandøren bedes udfylde med blå skrift, således at det ved tilbudsvurderingen tydeligt fremgår, hvilke afsnit der er udfyldt af leverandøren". Vil Kunden acceptere, at Leverandøren besvarer spørgsmålene i "3. tilbudte løsning" i appendices? " Pre er en identifikation af leverandøren (oplyses efter prækvalifikationen)". Vil ordregiver oplyse denne identifikation? Ja. Identifikationen sendes til prækvalificerede tilbudsgivere pr. mail. 19 Bilag 3 Under kapitel 2 "Kundens opgavebeskrivelse og kravspecifikation" i bilag 3 "Leverancebeskrivelse og Løsningsbeskrivelse" er der beskrevet nogle afsnit med principper og krav som ikke fremgår af kapitel 3 " Tilbudte løsning": Principper og krav vedrørende udviklings- og testmiljø generelt Principper og krav vedrørende udviklings- og testmiljø DSDW Principper og krav vedrørende udviklings- og testmiljø Jobindsats Principper og krav vedrørende udviklings- og testmiljø Refusionsløsningen Bør disse afsnit ikke have tilsvarende afsnit under kapitel 3 " Tilbudte løsning"? Der mangler i afsnit 3 i bilag 3 referencer til de i spørgsmålet nævnte afsnit. Tilbudsgiverne skal derfor benytte det opdaterede bilag 3 (version 1.2, dateret ), som er lagt op på STAR s hjemmeside. Spørgsmål / svar til udbud Side 14 af 15

15 20 Bilag 10, appendiks Tilbudsgiver vil som ønsket af Udbudsgiver benytte regnearket 17DSDWJobindsatsRLBilag10AppKompetencematri cerogcvskabelon 2xlsx.xlsx fra udbudsmaterialet til at udfylde overblik over tilbudte CV er. Tilbudsgiver vil desuden af praktiske årsager gerne lægge de individuelle CV er ud i separate regneark pr. CV. Kan dette accepteres af udbudsgiver? Ja. 21 Udbudsbetingelser Navngivning af filer og elektronisk medie. Tilbudsgiver vil sørge for at filer på det elektroniske medie ligger i den rigtige rækkefølge og ønsker af praktiske årsager at navngive dokumenter på følgende vis: Pre_XX_bilag_nn, hvor XX = fortløbende nummer (med samme nummer inden for samme bilag), eksempel: Ja, under forudsætning af at rækkefølgen, også inden for samme bilag, fremgår entydigt. Pre_01_Resumé Pre_02_Bilag 01 Tidsplan Pre_03_Bilag 03 Leverancebeskrivelse Pre_03_Bilag 03 Leverancebeskrivelse.Kapitel 3.1 Afklaringsfase Pre_03_Bilag 03 Leverancebeskrivelse.Kapitel 3.2 Opstartsfase Osv Pre er en identifikation af leverandøren. 22 Udbudsbetingelser, appendiks A Kan Udbudsgiver acceptere denne navngivning af dokumenter på det elektroniske medie? Tilbudsgiver vil gerne gøre Udbudsgiver opmærksom på at der er generel manglende mellem afsnitsnummerering og tekst på afsnit i dokumentet 04-DSDW-Jobindsats- RL-Udbudsbetingelser_Appendiks_A_Tildelingskriterier pdf.pdf. Tilbudsgiver mener at hensigten med formuleringen er helt klar ud fra sammenhængen, men f.eks. bør henvisningen til (Bilag 3, afsnit 3.2.2, og 3.4.1) rettes til (Bilag 3, afsnit 3.3.2, og 3.5.1). De nævnte henvisninger er rettet. Tilbudsgiverne skal derfor benytte det opdaterede appendiks A (version 1.2, dateret ), som er lagt op på STAR s hjemmeside. Spørgsmål / svar til udbud Side 15 af 15