Referat AARHUS UNIVERSITET. Møde den: 16. december 2016 Mødelokale /023 (videolink ) Ekstraordinært møde i LSU for AU Uddannelse

Transkript

1 Møde den: 16. december 2016 Mødelokale /023 (videolink ) Ekstraordinært møde i LSU for AU Uddannelse Referat Deltagere: Kristian Thorn, Helle Colding Seiersen, Anna Mette Morthorst, Anne Vedsted, Bjarke Parner, Christian K. Ramsing, Hazel Engelsmann, Gitte Heide, Lotte Skovborg, Louise Margrethe Pedersen, Per Lindblad Johansen, Vibeke Jartoft, Zbigniew Sobkowicz, Hanne Kaiser (HR, referent), Signe Osbahr 1. Godkendelse af dagsorden Der blev byttet om på punkterne 2. og Optagelse efter ophør af Teamkoordinator for kandidat og tilvalg [lukket] Christian Ramsing fortalte, at ledelsen påtænker en ændring af ledelsesstrukturen i Optagelsen efter, at den ene teamkoordinator er stoppet. Der ønskes indført en ny struktur med en tværgående koordinator, der suppleres af to faglige koordinatorer. Formålet er at styrke tværfagligheden, lette adgangen til faglig sparring samt skabe nye karriereveje for medarbejderne i Optagelsen bl.a. for at imødekomme nogle af opmærksomhedspunkterne fra APV en. Det vil fortsat være afsnitslederen, som har personaleansvaret. Dato: 20. december 2016 Side 1/6 Koordinatorerne vil alle blive udpeget. Stillingerne vil ikke blive slået op, men det forventes, at der skal ansættes en medarbejder som erstatning for det årsværk, som mangler, efter at en teamkoordinator er rejst. Kristian pointerede, at eventuelle lønforhandlinger i forbindelse med de nye stillinger vil blive holdt inden for budgettet og ikke komme til at påvirke rammen for de årlige lønforhandlinger. Der forventes tildeling af funktionstillæg iht. lønforhandlingskriterierne. Anne Vedsted udtrykte glæde over, at ledelsen har taget APV-resultaterne alvorligt samt tilfredshed med løsningen. Hun påpegede, at man dog skulle være opmærksom på, at det kan være en svær rolle at være tværgående koordinator, og at det derfor er vigtigt, at der er klare rollebeskrivelser. Hun foreslog, at der også udarbejdes en funktionsbeskrivelse for afsnitslederen. Christian Ramsing var enig i, at det er en god ide og tilføjede, at ledelsen også vil lave en funktionsbeskrivelse for funktionschefen, så ansvaret for alle ledelsesniveauer bliver tydeligt beskrevet. Medarbejderne i afdelingen vil blive orienteret om den nye ledelsesstruktur umiddelbart efter LSU-mødet. Efter nytår vil der blive afholdt 1:1 møder med alle medarbej- Aarhus Universitet

2 derne om den nye struktur, opgaver og ansvarsfordeling. Der var enighed om, at dialog er vigtigt for at få den nye struktur til at lande godt. Side 2/6 3. Fremtidig organisering af AU s biblioteksbetjening Kristian Thorn fremlagde udkast til procesplan og et notat: AUL i lyset af et samlet nationalt bibliotek, som redegør for baggrunden for en anbefaling af, at AUL ansatte virksomhedsoverdrages til det (nye) Kgl. Bibliotek. Tidsplanen er ændret, fordi der skal være ordentlig tid til at udarbejde og behandle høringssvar frem mod en endelig beslutning i bestyrelsen. Sagen forventes nu forelagt for bestyrelsen i april Der er underskrevet en hensigtserklæring, som giver AUL mulighed for at sidde med i fora på Det (nye) Kgl. Bibliotek som observatør med taleret. Det gælder bl.a. samarbejdsudvalget for det fusionerede bibliotek. Anna Mette Morthorst udtrykte tilfredshed med, at tidsplanen er rykket. Det er vigtigt, at der er den fornødne tid til drøftelser og høringer i de faglige miljøer. Medarbejderne spurgte, hvorfor de akademiske råd ikke har modtaget det samme omfattende notat, som LSU har fået, og undrede sig over dette. Hertil svarede Kristian Thorn, at det udleverede notat er udarbejdet specifikt til LSU og AU Uddannelse. Dekanerne har bedt om en sagsfremstilling på 2-3 sider, som er sædvanligt for sagsfremstillinger til Universitetsledelsen. Det er dekanerne, som er ansvarlige for drøftelserne på fakulteterne. Der er frist for høringssvar fra fakulteterne d. 27. januar. Der har foreløbig været drøftelser i akademisk råd på Arts, men der er ikke kommet en officiel udmelding om resultatet. Medarbejdersiden var tilfredse med, at der nu foreligger et skriftligt notat, der redegør for baggrunden for anbefalingen af en virksomhedsoverdragelse. Notatet efterlader dog efter medarbejderes mening mange udsagn, der ikke uden videre er dokumenteret, blandt andet synliggjort af en række spørgsmål stillet af medarbejdere fra AU Library forud for mødet. Mange medarbejdere har eksempelvis spurgt ind til rationalet for en overdragelse af AUL herunder især det faglige rationale i forhold til, hvordan ændringen vil opleves som en forbedring i biblioteksservice for forskere og studerende på AU. Hertil svarede Kristian Thorn, at det er en samlet vurdering af faglige, organisatoriske hensyn, som er årsagen til, at man påtænker at overdrage AUL til Det (nye) Kgl. Bibliotek. Det primære hensyn har været mulighederne for også i fremtiden at kunne opretholde et højt serviceniveau på biblioteksområdet for VIP og studerende.

3 Medarbejdersiden var enige i, man bør opretholde et højt serviceniveau, men at det er uklart, hvad ledelsen mener med et højt serviceniveau, og at der tales både om at sikre den bedst mulige biblioteksbetjening og at opretholde status quo, hvilket ikke nødvendigvis er det samme. Side 3/6 Kristian Thorn fortalte, at AU har haft en særdeles fordelagtig samarbejdsaftale og ressourcefordeling med Statsbiblioteket, og det vurderes, at disse vilkår vanskeligt kan opretholdes efter dannelsen af Det (nye) Kgl. Bibliotek. Risikoen er, at dele af økonomien i AU Library kan omprioriteres til øvrige formål. En overdragelse kan ske på nuværende vilkår, hvorved den eksisterende service fastfryses i tid og på samme høje niveau. Kristian Thorn fortalte endvidere, at Det (nye) Kgl. Bibliotek får en nær betjening af Københavns Universitet, men en uensartet og kun delvis betjening af AU. Når Det (nye) Kgl. Bibliotek begynder at effektivisere sin universitetsbiblioteksopgave, vurderes det at være i AU s interesse, at biblioteksbetjeningen af AU får samme interne organisatoriske vægt som betjeningen af Københavns Universitet. Dermed får AU indflydelse på Det (nye) Kgl. Biblioteks organisationsstruktur med henblik på at varetage AU s interesser og services bedst. Medarbejderne gav udtryk for, at AUL har en velfungerende biblioteksfunktion, som ikke uden videre kan sammenlignes med biblioteksbetjeningen på Københavns Universitet, som blandt andet har en anden organisatorisk struktur. Medarbejderne mente, at man ville kunne få lige så stor indflydelse ved at fastholde det nuværende AU Library og en samarbejdsaftale i stedet for en virksomhedsoverdragelse. AU må forventes fremover at have en plads i direktionen på det (nye) Kgl. Bibliotek, og Det (nye) Kgl. Bibliotek er forpligtet til at servicere både KU og AU på ens vilkår. Kristian Thorn fortalte, at det omkostningsniveau, som AU bruger til administration af AUL vil blive overdraget til Det (nye) Kgl. Bibliotek. Det forventes, at Det (nye) Kgl. Bibliotek vil opnå stordriftsfordele og økonomiske gevinster. Af det fremsendte notat fremgår, at gevinster svarende til 2 % af det samlede budget i årene vil tilfalde AU. Medarbejderne spurgte nærmere ind til, hvordan man ville opnå disse effektiviseringsgevinster, og hvorvidt man kunne regne med det. Hertil svarede Kristian Thorn, at det kunne ske ved sammenlægning af afdelinger i den nye organisation, men at dette ikke var afklaret. Medarbejdersiden svarede, at det gav en usikker prognose for AU Library ansatte. Hertil svarede Kristian Thorn, at der er et tilsagn fra ledelsen af Det (nye) Kgl. Bibliotek om, at de forventede gevinstrealiseringer på 2 % skal tilfalde AU. Hazel Engelsmann spurgte, hvem der i tilfælde af overdragelse vil have ansvaret for biblioteksdriften på AU. Hertil svarede Kristian Thorn, at der planlægges nedsat et

4 biblioteksudvalg, og det skal afklares i universitetsledelsen, hvem af medlemmerne i universitetsledelsen, der skal have det overordnede ansvar. Side 4/6 Anna Mette Morthorst spurgte, hvordan man i tilfælde af overdragelse vil sikre fortsat adgang til AU s forskellige udvalg. Hun udtrykte bekymring for formuleringen efter konkret invitation, som hun mente, ikke er forpligtende nok. Kristian Thorn forklarede, at intentionen er at fortsætte med samme ledelsesfora og informationsflow ved en overdragelse. Dette skal sikres i aftalegrundlaget. Helle Colding Seiersen spurgte, hvordan det sikres, at AUL får indflydelse på arbejdsmiljøet og personalepolitikken og ikke stilles ringere end i dag. Per Lindblad Johansen forklarede, at der skal ske drøftelser i samarbejdssystemet og arbejdsmiljøorganisationen i forbindelse med udvikling af fælles praksis. Helle Colding Seiersen ønskede at se de personalepolitiske retningslinjer, som kan komme i spil fra det nuværende Statsbibliotek og Kongelige bibliotek. Anna Mette Morthorst spurgte, om der ved en overdragelse vil blive skåret i midlerne til kompetenceudviklingen for medarbejderne i AUL, da det forlyder, at Statsbibliotekets midler til kompetencemidler har været faldende de seneste år. Hertil svarede Kristian Thorn, at det skal sikres, at der fortsat vil være mulighed for solid kompetenceudvikling som biblioteksmedarbejder inden for rammerne af Det (nye) Kgl. Bibliotek. Det er ledelsens vurdering, at det større faglige fællesskab og skala i sig selv indeholder nye muligheder for kompetenceudvikling. Anna Mette Morthorst bad om at få belyst dette nærmere på det næste møde. Medarbejdersiden gav udtryk for, at det er uklart, hvad årsagen er til beslutningen om overdragelse, når der tales om faglige, organisatoriske hensyn men samtidig lægges stor vægt på økonomi. De udfordrede argumentet om, at status quo er væk, og gav udtryk for, at det er muligt at fastholde en samarbejdsaftale med Det (nye) Kgl. Bibliotek. Kristian Thorn svarede, at det tungtvejende argument er ønsket om at fastholde serviceniveauet og tillægsydelserne på biblioteksområdet. Gennem en overdragelse kan den samlede investering i et højt niveauservice sikres og ikke alene de 50 pct. af ressourcerne i AU Library, som i dag investeres af AU. Lotte Skovborg spurgte i den forbindelse, hvor længe AU kan forvente, at den fordelagtige aftale med Det (nye) Kgl. Bibliotek kan fastfryses. Kristian Thorn svarede, at der er sikkerhed for at fastholde udgiftsniveau frem til 2019, og at der hvert år skal være dialogmøder mellem AU og Det (nye) Kgl. Bibliotek. Grundet et gensidigt ønske om at skabe ro om den påtænkte konstruktion, kan man først i 2019 begynde at drøfte eventuelle ændringer i økonomi og service, og der skal i så fald ske en forhandling.

5 Der blev også fra medarbejderside spurgt ind til om alle fakulteters biblioteker vil blive økonomisk sidestillet ved en virksomhedsoverdragelse. Dertil svarede Per Lindblad, at der fortsat ville være forskellige serviceniveauer fakulteterne imellem og dermed tilsvarende økonomiske bidrag. Side 5/6 Anna Mette Morthorst spurgte, om AU fortsat betragtede AU Library som en kerneopgave, da det er lidt uklart jf. s. 14 i notatet, der fremhæver at universitetet må fokusere på sine kerneopgaver. Kristian Thorn bekræftede, at biblioteksbetjeningen af AU fortsat er en kerneopgave. Helle Colding Seiersen spurgte, om processen får nogen indflydelse på de kommende årlige lønforhandlinger, hvortil Kristian Thorn svarede, at der ikke forventes ændringer, idet man forventer at gennemføre de årlige lønforhandlinger for medarbejderne i AUL sammen med det øvrige AU Uddannelse i løbet af foråret Tidsplanen for AUL processen blev gennemgået, og det blev aftalt, at der indkaldes til et ekstra LSU-møde i uge 2 for at imødekomme en videre drøftelse af notatet samt i uge 5, hvor der er mulighed for at fremlægge resultatet af høringerne. Anna Mette Morthorst spurgte, om det er muligt at afholde et medarbejdermøde i løbet af processen, hvilket Kristian Thorn bekræftede. Arnold Boon har allerede tilbudt at deltage i et eventuelt medarbejdermøde. Det blev aftalt, at der tages endeligt stilling til dette på LSU-mødet i uge 2 eller 5. Per Lindblad Johansen fortalte, at der vil blive nedsat faglige arbejdsgrupper i Det (nye) Kgl. Bibliotek efter nytår. Der vil i den forbindelse være fokus på, at AU Library får mulighed for at deltage i arbejdet. Kristian Thorn fortalte, at Det (nye) Kgl. Bibliotek har tilbudt en plads som observatør i deres interim samarbejdsudvalg. Medarbejderne drøfter, hvem der eventuelt skal deltage og melder tilbage til Signe Osbahr. Kristian Thorn fortalte, at der kommer en hjemmeside, hvor alle dokumenter der vedrører høring om en evt. virksomhedsoverdragelse af AUL samles. Hjemmesiden vil løbende blive opdateret med informationer om processen, partshøringssvar mv. Anna Mette Morthorst nævnte, at man fra medarbejderside i AU Library påtænker at fremsende et notat som samlet høringssvar, som svar på ledelsens anbefaling. Medarbejdersiden vil sende forslag til yderligere drøftelse af ledelsens notat forud for næste møde i LSU. 4. Eventuelt Arbejdsmiljøstatistikker for Q3 var sendt til orientering, og der var enighed om, at sygefraværet er på at lavt niveau for AU Uddannelse.

6 Lotte Skovborg fortalte, at Louise Ydemann Duarte er tilbage fra orlov efter nytår, så hun genindtræder i LSU. Side 6/6 Hazel Engelsmann fortalte, at hun har fået ny suppleant. Det er Jens Jan Andersen.